Siklus Pengembangan Sistem Informasi Untuk Membangun dan Mengimplementasikan Sistem Informasi Bisnis Di Suatu Perusahaan Siklus Hidup System

Transkripsi

1 Siklus Pengembangan Sistem Informasi Untuk Membangun dan Mengimplementasikan Sistem Informasi Bisnis Di Suatu Perusahaan Siklus Hidup System Menurut Kenneth C. Laudon siklus hidup adalah metode atau cara (method) paling lama untuk membangun sistem informasi dan masih digunakan sampai sekarang untuk proyek sistem menengah atau besar yang kompleks. metode siklus hidup sistem adalah tahap pendekatan dalam membangun suatu sistem yang membagi pengembangan sistem kedalam taraf/tingkat yang ada. Metode ini mempertahankan bagian (devision) yang snagat resmi (formal) antara pemakai akhir dan ahli sistem informasi. Ahli sistem informasi,seperti analisis dan pemograman,akan bertanggung jawab terhadap banyaknya analisis sistem,dan rancangan. Menurut Raymond Mc Leod Jr (1995:214) silkus hidup adalah proses perubahan yang diikuti dengan penerapan sistem atau sub-sistem informasi berbasis komputer. Siklus ini terdiri dari serangkaian tugas-tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem. Siklus ini sering disebut sebagai pendekatan air terjun untuk pengembangan dan penggunaan sistem. Menurut Gerald V.Post mengatakan siklus hidup adalah pengembangan sistem (SDLC) dirancang untuk menanggulangi masalah yang timbul pada proyek berskala besar yang melibatkan banyak pemakai dan memerlukan banyak waktu dalam pengembangan analisis dan pemogram. Siklus hidup sistem (system life cycle SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. dilakukan dengan strategi Top-Down Design. Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu : a. Perencanaan sistem b. Analisis sistem

2 c. Perancangan sistem secara umum / konseptual d. Evaluasi dan seleksi sistem e. Perancangan sistem secara detail f. Pengembangan Software dan Implementasi sistem g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem a. Fase Perencanaan Sistem Dalam fase perencanaan sistem : Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi. Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan. Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem. b. Fase Analisis Sistem Dalam fase ini : Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi. Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem. Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem. c. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual Dalam fase ini : Dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka. Analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporanlaporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data

3 masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer. d. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya e. Fase Perancangan Sistem secara Detail atau Fungsional Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya. f. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem Pada fase ini : Sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi. Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru. Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi system

4 g. Sistem Pemeliharaan (Maintance System) Sistem pemeliharaan meliputi pengawasan, evaluasi, dan modifikasi sistem operasional bisnis untuk membuat peningkatan sesuai dengan yang dibutuhkan. Pemeliharaan juga penting bagi masalah lain yang timbul selama pengoperasian sistem. Aktivitas pemeliharaan meliputi proses peninjauan sesudah tahap implementasi untuk memastikan bahwa sistem baru yang diimplementasikan memenuhi tujuan bisnis yang dibangun. Pemeliharaan juga meliputi pembuatan modifikasi untuk membangun sistem selama perubahan dalam lingkungan bisnis. Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala. Bugsbugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data. Contoh langkah langkah yang diperlukan dalam siklus pengembangan suatu sistem informasi 1. Tahap Perencanaan Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS: Menentukan lingkup dari proyek; Mengenali berbagai area permasalahan potensial; Mengatur urutan tugas; Memberikan dasar untuk pengendalian. Adapun langkah-langkah dalam tahap perencanaan. a. Menyadari Masalah kebutuhan adanya proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer dan unsur-unsur dalam lingkungan perusahaan. b. Mendefinisikan masalah setelah sadar akan adanya masalah manajer harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasinya. c. Menentukan tujuan sistem manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai d. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem kendala-kendala ini penting untuk diidentifikasi sebelum system benar-benar mulai dikerjakan.

5 e. Membuat studi kelayakan: studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. f. Mempersiapkan usulan penelitian sistem: jika sistem dan proyek layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian sistem (system study) akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberikan dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analis. g. Menyetujui atau menolak penelitian proyek: manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan atau tidak. h. Menetapkan mekanisme pengendalian: sebelum proyek dimulai perlu ditetapkan mekanisme pengendaliannya. Jumlah waktu yang diperlukan dinyatakan dalam orang-bulan. Setelah proyek jalan perlu dimonitor. Berbagai teknik dokumentasi yang dapat digunakan antara lain: tabel, grafik, diagram jaringan (network diagram: PERT dan CPM) 2. Tahap Analisis Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Adapun tahapan dalam analisis sistem adalah: a. Mengumumkan Penelitian Sistem: untuk mengurangi kekuatiran akan adanya aplikasi komputer baru, kiranya perlu dikomunikasikan dengan cara (a) alasan perusahaan melaksanakan proyek; dan (b) bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai. b. Mengorganisasikan tim proyek: sebaiknya pemimpin proyek adalah spesialis informasi, jangan pemakai; c. Mendefinisikan kebutuhan pemakai: pengumpulan informasi kebutuhan pemakai dapat dilakukan dengan: wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei. Wawancara lebih disukai, karena: (1) adanya komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh; (2) meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis, maupun

6 pemakai; (3) dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi; (4) memberi kesempatan bagi peserta proyek kalau ada perbedaan pandangan. Dokumentasinya dapat berupa flowchart, diagram arus data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Semua dokumentasi ini yang menjelaskan sistem ini disebut kamus proyek. d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem: setelah kebutuhan informasi didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat kriteria kinerja sistem Contoh, manajer pemasaran menetapkan kriteria laporan biaya bulanan sbb: (1) laporan disiapkan dalam kertas dan tampilan; (2) laporan disediakan tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan; (3) laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya aktual dengan anggaran. e. Menyiapkan usulan rancangan: analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan/hentikan untuk kedua kalinya. Manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk usulan rancangan. f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek: manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah disetujui atau tidak. 3. Tahap Rancangan Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Untuk sistem berbasis komputer biasanya dalam rancangan ada spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci: analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang telah dijelaskan dalam modul teknis. Penggambaran dilakukan dari yang besar dan secara bertahap secara rinci dengan pendekatan top-down dan ini biasanya dilakukan untuk rancangan terstruktur (structured design). b. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis harus mengidentifikasikan konfigurasi (bukan merek atau model) peralatan

7 komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan. c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis bekerja bersama manajer mengevaluasi berbagai alternatif dan dipilih yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada. d. Memilih konfigurasi yang terbaik. analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dengan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah dianalisis kemudian direkomendasikan kepada manajer untuk disetujui. Persetujuan dilakukan oleh Komite pengarah SIM. e. Menyetujui usulan penerapan. analisis menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya. f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem: jika keuntungan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui. 4. Tahap Penerapan Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumberdaya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya adalah: a. Merencanakan penerapan: sebelum sistem baru digunakan, manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem. b. Mengumumkan penerapan: proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama seperti penelitian sistem. Tujuannya untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama pegawai. c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras; rancangan system disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP).

8 d. Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak: dapat membuat sendiri oleh programmer dari dokumen yang disiapkan analis sistem atau menggunakat perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software). e. Menyiapkan database: DBA bertanggungjawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database. f. Menyiapkan fasilitas fisik. Fasilitas di sini adalah lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu ruangan dan kelembaban khusus, keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dsb. g. Mendidik peserta dan pemakai: baik peserta (operator pemasukan data, pegawai coding, dan administrasi) dan pemakai harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan sebaiknya setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan. h. Masuk ke sistem baru: proses menggantikan sistem lama ke sistem baru disebut cutover. Ada 4 pendekatan dasar: percontohan (pilot project), serentak, bertahap, dan paralel. 5. Tahap Penggunaan Tahap penggunaan terdiri dari 3 langkah : a. Menggunakan sistem. Pemakai menggunakan system untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan. b. Audit sistem. Penelitian apakah sistem baru memenuhi kriteria kinerja. Studi ini disebut penelaahan setelah penerapan (post implementation). c. Memelihara sistem. Selama manajer menggunakan sistem berbagai modifikasi dibuat sehingga system terus memberikan dukungan yang diperlukan Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem. Ada 3 alasan untuk pemeliharaan : Memperbaiki kesalahan. Menjaga kemutakhiran sistem. Meningkatkan sistem. Guna memberi respon yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai, spesialis informasi telah membuat modifikasi pada system life cycle (SLC) sehingga waktu

9 penerapan berkurang. Ada dua modifikasi yang dapat dilakukan yaitu prototyping dan Rapid Application Development (RAD). Model prototipe Prototype adalah sebuah Javascript Framework yang dibuat untuk lebih memudahkan proses dalam membangun aplikasi berbasis web. Metode protyping sebagai suatu paradigma baru dalam pengembangan sistem informasi, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem informasi yang sudah ada, tetapi sekaligus merupakan revolusi dalam pengembangan sistem informasi manajemen. Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara system akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Prosesnya disebut prototyping. Ada 2 jenis prototype: Prototipe jenis I sesungguhnya menjadi sistem operasional; Prototipe jenis II merupakan suatu model yang dapat berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional. Rapid Application Development (RAD). RAD adalah istilah yang dibuat oleh James Martin, seorang konsultan komputer dan pengarang, untuk suatu siklus hidup pengembangan yang dimaksudkan untuk menghasilkan sistem secara cepat tanpa mengorbankan kualitas. RAD merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut information engineering (EI) Unsur-unsur penting dari RAD adalah manajemen, manusia, metodologi, dan peralatan. Karakteristik metode prototyping meliputi langkah-langkah : 1. Pemilahan fungsi 2. Penyusunan Sistem Informasi 3. Evaluasi 4. Penggunaan Selanjutnya

10 Jenis-jenis prototyping meliputi 1. Feasibility prototyping 2. Requirement prototyping 3. Desain Prototyping 4. Implementation prototyping Teknik-teknik prototyping meliputi 1. Perancangan Model 2. Perancangan Dialog 3. Simulasi Sejak spesifikasi fungsi pada umumnya berhubungan dengan pandangan user terhadap sistem, hanya dengan prototipe tampilan bagi user sudah cukup untuk memeriksa yang dibutuhkan. Menu-menu, bentuk tampilan input, tampilan keluaran, atau laporan yang dicetak, pertanyaan-pertanyaan, pesan-pesan merupakan calon yang ideal untuk prototipe. Di lain pihak, perhitungan yang rumit, kumpulan update data dan realtime, dan sistem yang bersifat scientific sangat sulit untuk dijadikan model. Sistem yang paling sesuai untuk prototipe adalah satu dari banyak hal yang bergantung pada sistem input/output dari user. Sistem dengan transaksi on-line dikendalikan melalui menu, layar, formulir, laporan, daftar dan perintah. Keuntungan dari prototype: 1. Menghasilkan syarat yang lebih baik dari produksi yang dihasilkan oleh metode spesifikasi tulisan. 2. User dapat mempertimbangkan sedikit perubahan selama masih bentuk prototipe. 3. Memberikan hasil yang lebih akurat dari pada perkiraan sebelumnya, karena fungsi yang diinginkan dan kerumitannya sudah dapat diketahui dengan baik. 4. User merasa puas. Pertama, user dapat mengenal melalui komputer. Dengan melakukan prototipe (dengan analisis yang sudah ada), user belajar mengenai komputer dan aplikasi yang akan dibuatkan untuknya. Kedua, user terlibat langsung dari awal dan memotivasi semangat untuk mendukung analisis selama proyek berlangsung.