BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Perusahaan yang menjadi obyek penelitian ini adalah PT Tripar Multivision Plus. Pada tahun 1990 perusahaan ini didirikan oleh Bapak Raam Punjabi. Perusahaan ini bertempat di Jakarta dengan kantor pusat yang terletak di jalan K.H. Hasyim Ashari Kav. 125 B blok C2 no Jakarta PT Tripar Multivision Plus bergerak di bidang production house, dimana perusahaan ini memproduksi berbagai macam sinetron. Setelah beberapa tahun berjalan, PT Tripar Multivision Plus mengalami kemajuan dan berkembang menjadi production house terbesar di Indonesia. Visi pada perusahaan ini adalah membuat PT. Tripar Multivision Plus menjadi pelopor perindustrian film dan sinetron. Sedangkan misi pada PT. Tripar Multivision Plus ini adalah : 1. Meningkatkan kepedulian masyarakat Indonesia akan dunia persinetronan Indonesia 2. Meningkatkan mutu persinetronan Indonesia 3. Membuat sinetron Indonesia menjadi terkenal pada taraf Internasional terutama Asia Tenggara. 29

2 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dari PT. Tripar Multivision Plus dapat digambarkan dengan bagan sebagai berikut : Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tripar Multivision Plus 30

3 President Director Menentukan garis besar pengelolaan perusahaan Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan Memantau semua kegiatan pada perusahaan Bertanggung jawab atas kesejahteraan perusahaan dan seluruh karyawan. Vice President Director Membantu tugas-tugas dari President Director Mengawasi data keuangan perusahaan Secretary Mencatat segala agenda harian dari para director, segala acara yang akan dihadiri atau yang harus dilaksanakan. Menyampaikan perintah dari president director dan vice president director kepada director setiap divisi. Divisi Finance & Admin Mengatur administrasi kepegawaian maupun administrasi keuangan perusahaan 31

4 Memeriksa penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan Membuat dan menganalisa laporan keuangan seperti laporan neraca, laporan laba rugi, laporan kontrak artis, kontrak stasiun tv dan sebagainya Divisi Film Production Bertanggung jawab pada President Director Bertugas dalam memproduksi film layar lebar Membuat laporan semua kegiatan pada divisi film kepada President Director Divisi Sinetron Production Terdiri dari beberapa divisi yaitu Director Production, Pimpinan Produksi, Manager Casting, Casting Coordinator dan Database Coordinator. Bertugas dalam memproduksi sinetron Merevisi skenario yang tidak sesuai Mengatur persiapan sinetron Menentukan dan mengkoordinir crew dalam penggarapan sinetron Divisi Script & Post Production Membagikan skenario kepada crew dan staff sesuai dengan produksi sinetron yang dipegang masing masing. 32

5 Mengedit dan menerjemahkan skenario dari pengarang Divisi Marketing Membuat laporan bulanan dan memberikan laporan langsung kepada President Director Mencari sponsor sebanyak mungkin untuk mendukung produksi sinetron Membuat schedule untuk kegiatan promosi sinetron terbaru Finance and Accounting Manager Memeriksa dan menganalisis laporan keuangan dari dari staff-nya untuk diberikan kepada President Director Mengontrol sistem keuangan perusahaan Menyiapkan laporan pengeluaran bulanan dan tahunan HRD Manager Mengatur administrasi kepegawaian Merekrut dan menyaring tenaga kerja Mengawasi kegiatan karyawan yang berhubungan dengan disiplin kerja Memperhatikan kesejahteraan karyawan 33

6 Kontrak Adm Manager Membuat persetujuan kontrak dengan artis Memeriksa dan menganalisis kontrak yang akan dibuat Bertanggung jawab memberikan laporan mengenai masalah kontrak kepada President Director Studio Manager Mengawasi karyawan pada bagian gudang dan peralatan Bertanggung jawab pada perlengkapan kostum President Director Memantau semua kegiatan pada produksi sinetron yang ada Memberikan keputusan final dalam pemilihan pemain pada suatu sinetron dan budgetnya. Casting Manager Mengawasi kegiatan pada divisi casting Memonitor kegiatan dalam mempersiapkan sinetron Memberikan laporan kepada Director Production 34

7 Casting Coordinator Mencari pemain dalam produksi sinetron baru maupun sinetron yang sedang tayang Melakukan negosiasi budget pemain Pimpinan Produksi Memantau pelaksanaan pembuatan sinetron di lapangan Mengkoordinir crew dan artis yang bekerja dalam pembuatan sebuah sinetron Database Coordinator Menciptakan sistem yang handal dalam basis data pemain Memantau sistem basis data Mengawasi semua orang yang berhubungan dengan basis data Menyediakan semua data kepada casting coordinator Meng-update data data artis Script Coordinator Menerima dan menyaring script dari penulis Mengkoordinir para pembuat naskah Menterjemahkan dan mengedit naskah 35

8 Marketing Manager Mengawasi kegiatan pada divisi marketing Memberikan laporan kepada Director Production Bertanggung jawab atas pencapaian target pemasaran sinetron PR Manager Melakukan kerja sama dengan pihak stasiun TV Menjaga nama baik perusahaan Membangun kerja sama dengan beberapa event organizer dan infotainment dalam acara seperti Penganugrahan Penghargaan, Pemilihan Model, Clubbing, dan acara penting lainnya. 3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan Pertama-tama yang dilakukan oleh Database Coordinator pada sistem yang sedang berjalan adalah menginput data artis untuk disimpan ke dalam database. Datadata artis tersebut digunakan sebagai data untuk melakukan proses penentuan kandidat tokoh dalam proses pembuatan sebuah sinetron. Pengolahan data dan laporan dalam proses persiapan dan pembuatan suatu sinetron, pada perusahaan ini masih dilakukan secara manual hingga saat ini. Pada bagian persiapan, mula-mula bagian Script dan Post Production memberikan script kepada Database Coordinator. Kemudian Database Coordinator akan memberikan 36

9 script tersebut kepada Casting Manager. Casting Manager akan memberikan script tersebut kepada Casting Coordinator untuk diolah lebih lanjut. Casting Coordinator akan menentukan tokoh-tokoh apa saja yang sesuai dengan script yang didapat. Kemudian Casting Coordinator menentukan beberapa karyawan yang berperan dalam pembuatan sinetron tersebut. Setelah itu Casting Coordinator akan meminta persetujuan dari Director Production apakah pemilihan tokohnya sesuai atau tidak. Jika ya, Casting Coordinator akan mulai melakukan negosisasi budget dengan artis. Setelah melakukan negosiasi maka kontrak dengan artis dibuat oleh Kontrak Administration Manager. Setelah artis tersebut setuju dengan kontrak yang ada, bagian Finance and Accounting akan memberikan pembayaran yang bersangkutan. Setelah proses persiapan sinetron berhasil maka, tahap selanjutnya adalah pembuatan sebuah sinetron. Pada tahap pembuatan sinetron, Casting Coordinator dapat melakukan pemilihan artis yang perlu ditambahkan pada saat pembuatan sinetron sedang berjalan dan tahap tersebut hampir sama seperti pada tahap persiapan, yaitu: pemilihan artis, meminta persetujuan Director Production dan seterusnya. Selain casting coordinator karyawan lain juga dapat memberikan ide dalam hal pemilihan artis seperti misalnya manager, direktur, dsb. Selama pembuatan sinetron, Casting Coordinator juga mencatat semua pengeluaran yang dikeluarkan untu pembiayaan sebuah sinetron. Kemudian Casting coordinator membuat laporan yang ditujukan kepada Casting Manager yang berisi tentang keterangan pengeluaran-pengeluaran yang telah dikeluarkan. Setelah sebuah sinetron diproduksi, maka sinetron tersebut akan dipromosikan kepada beberapa stasiun TV yang dilakukan oleh Divisi Marketing. Setelah sinetron tersebut dibeli oleh salah satu stasiun TV, stasiun TV tersebut akan membuat perjanjian 37

10 kontrak dengan perusahaan yang ditangani oleh Kontrak Administration Manager. Kemudian bagian Finance and Accounting akan membuat tagihan kepada stasiun TV yang bersangkutan. Divisi Finance and Administration juga mempunyai tanggung jawab untuk membuat laporan untuk kontrak artis dan kontrak stasiun TV. Berikut ini contoh sinetron yang telah diproduksi PT.Tripar Multivision Plus yang dapat dilihat pada tabel

11 Tabel 3.1 Tabel contoh sinetron produksi PT.Tripar Multivision Plus Contoh Produksi Sinetron PT. Tripar Multivision Plus Judul Casting Coordinator Produser Pelaksana Pimpinan Produksi ABG Ade Reza Rajesh Punjabi Zulki Zakaria Adilkah Sigit Michel Katwani Dyah Ayu S. Ekayanti Ande-Ande Lumut Indah Adit Rajesh Punjabi Edward Chandra Belahan Jiwa Firi Wicky V. Olindo - Bidadari Memet Slamet Rajesh Punjabi Zulki Zakaria Bidadari II Memet Slamet Rajesh Punjabi Zulki Zakaria Bidadari III Memet Slamet Rajesh Punjabi Zulki Zakaria Bujangan David Mandang Sukhdev Singh Marzuki Ibrahim Cecep Andry Guska Sukhdev Singh Marzuki Ibrahim Cecep II Andry Guska Sukhdev Singh Marzuki Ibrahim Cintaku di Rumah Susun Andry Guska Sukhdev Singh Marzuki Ibrahim Gengsi Gede-Gedean Firmansyah Rajesh Punjabi Zulki Zakaria Habibi dan Habibah Firmansyah Dedy Abdurachman Taufik Husni Hanya Tuhan yang Tahu Arief Kurniawan Dedy Abdurachman Ayu Yuhana Dewi Jalan Jaksa Arief Kurniawan Rajesh Punjabi Zulki Zakaria Jangan Berhenti Mencintaiku Indah Adit Dedy Abdurachman Syarief Azis KaruniaMu Sigit Michel Katwani Dyah Ayu S. Ekayanti Keluarga Yul dan Mbak Yul Arief Kurniawan Dedy Abdurachman Syarief Azis Kurindu Jiwaku Sharon Adeliana Rajesh Punjabi Edward Chandra Mukjizat Allah dan Titipan Illahi Andry Guska Sukhdev Singh Marzuki Ibrahim PadaMu Ya Robi Memet Slamet Dedy Abdurachman Ayu Yuhana Dewi Pelacur Andry Guska Sukhdev Singh Marzuki Ibrahim Samson Betawi Arief Kurniawan Dedy Abdurachman Syarief Azis Semua Mimpi Indah Sigit Michel Katwani Dyah Ayu S. Ekayanti Senyuman Ananda Sigit Michel Katwani Dyah Ayu S. Ekayanti Sweet Seventeen Firmansyah Wicky V. Olindo Bagus Setyo Nugroho Tangisan Anak Tiri Sigit Michel Katwani Dyah Ayu S. Ekayanti Tersanjung Debby Debora Lantang Rajesh Punjabi Edward Chandra Tersanjung II Debby Debora Lantang Rajesh Punjabi Edward Chandra Tersanjung III Debby Debora Lantang Rajesh Punjabi Edward Chandra Tersanjung IV Debby Debora Lantang Rajesh Punjabi Edward Chandra Tersanjung V Debby Debora Lantang Rajesh Punjabi Edward Chandra Tersanjung VI Debby Debora Lantang Rajesh Punjabi Edward Chandra Toyib Minta Kawin Andry Guska Sukhdev Singh Marzuki Ibrahim Udin Peak Vandah Dedy Abdurachman Syarief Azis 39

12 3.4 Diagram Sistem yang Berjalan Data Flow Diagram Diagram Konteks Berdasarkan prosedur sistem yang berjalan maka dapat digambarkan diagram konteks seperti pada gambar 3.2. Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan Diagram Nol Berdasarkan diagram konteks sistem yang berjalan maka dapat digambarkan diagram nol seperti pada gambar

13 Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Berjalan Decomposition Diagram Berdasarkan prosedur sistem yang berjalan maka sistem dapat didekomposisi seperti pada gambar

14 Gambar 3.4 Decomposition Diagram 3.5 Analisis Hasil Observasi Sistem Berjalan dan Wawancara Masalah yang dihadapi oleh perusahaan pada sistem yang lama adalah : 1. Data dan informasi mengenai artis, karyawan dan stasiun TV belum dapat digunakan secara optimal dan masih dilakukan secara manual oleh casting coordinator. 2. Presentasi untuk artis yang terpilih sebagai kandidat dalam pembuatan suatu sinetron masih secara manual dengan melihat dari file yang ada. 3. Pengeluaran dalam pembuatan sinetron masih belum diolah secara terkomputerisasi. 4. Pembayaran artis dan penagihan ke stasiun TV yang membeli sebuah sinetron belum terkoordinasi dengan sistem. 5. Sulitnya membuat dan menyajikan laporan dalam pembuatan sinetron. 6. Sulitnya mencari data dokumentasi yang telah lama dibuat. 3.6 Solusi yang Ditawarkan Solusi yang dapat diberikan antara lain : 42

15 1. Membuat sistem terkomputerisasi sehingga data mengenai artis, karyawan dan stasiun TV dapat digunakan secara maksimal. 2. Presentasi untuk artis yang terpilih dapat dilakukan secara langsung pada sistem yang akan dibuat. 3. Pengeluaran dalam pembuatan sinetron dapat diinput per episode pada sistem yang akan dibuat. 4. Pembayaran artis dan penagihan ke stasiun TV yang membeli sebuah sinetron dikoordinasi dengan sistem yang terkomputerisasi. 5. Penyajian laporan dalam pembuatan sinetron dapat disesuaikan dengan data yang telah tersimpan dalam basis data. 6. Data disimpan ke dalam basis data secara terkomputerisasi. 43