BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 38 BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Pelayaran MitraBahari Sentosa (MBS) adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayaran (shipping) yang dirintis sejak tahun 1996 dengan menyediakan jasa transportasi menggunakan kapal tugboat dan tongkang. Dengan perkembangan yang pesat maka PT. Pelayaran MitraBahari Sentosa diresmikan sejak tahun 1998 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM No. C HT.0104.TH98 tertanggal 25 Juni PT. Pelayaran MitraBahari Sentosa saat ini terletak di Jakarta sebagai kantor pusat dan Banjarmasin sebagai cabang yang merupakan pusat dari operasional kapal tugboat dan tongkang yang dimilikinya. Pada awalnya, PT. Pelayaran MitraBahari Sentosa didirikan dengan tujuan utama untuk mendukung perusahaan induk yang bergerak di bidang industri kayu. Namun saat ini, PT. Pelayaran MitraBahari Sentosa telah memperluas usahanya dengan melakukan diversifikasi terhadap pelayanannya meliputi pelanggan dari berbagai industri manufaktur, industri agrikultural, dan industri pertambangan. Pada umumnya, barang yang diangkut adalah kayu dan batubara. Dengan perkembangan yang sangat pesat dan didukung dengan perkembangan globalisasi pada pangsa pasar, maka sekarang PT. Pelayaran MitraBahari Sentosa telah menyediakan pelayanan sampai kepada negara tetangga termasuk Singapura, Malaysia, dan Thailand.

2 39 Bekerja sama dengan perusahaan pelayaran di Singapura dan di Indonesia saat ini PT. Pelayaran MitraBahari Sentosa telah memiliki 20 set tugboat dan tongkang, dengan masing masing tugboat berkekuatan sampai tenaga kuda (BHP) dan masing masing tongkang dengan panjang feet serta tongkang khusus untuk batu bara sejumlah 8 buah dengan panjang feet. Jasa pelayanan yang ditawarkan oleh PT. Pelayaran MitraBahari Sentosa adalah: Voyage Charter (Charter kapal menurut perjalanan ) adalah kontrak kapal berdasarkan perjalanan dimana perhitungan dilakukan berdasarkan jumlah muatan yang dikirim atau jarak yang dituju. Semua biaya operasional di tanggung oleh pemilik kapal. Time Charter (Charter kapal menurut periode waktu tertentu ) adalah kontrak kapal berdasarkan periode waktu dimana kapal tersebut ingin digunakan. Semua biaya operasional ditanggung oleh pihak penyewa kapal. Tetapi untuk pegawai kapalnya tetap menggunakan dari pihak pemilik kapal. Bareboat Charter adalah kontrak yang menyerupai dengan konsep time charter namun pada bareboat charter, pihak pemilik kapal hanya menyediakan kapal saja. Sedangkan semua biaya operasional dan pegawai kapal ditanggung oleh pihak penyewa kapal. Consecutive Voyage Charter (Charter kapal dengan sistem berkelanjutan )

3 40 adalah kontrak yang menyerupai dengan konsep voyage charter namun pengangkutan yang dilakukan berulang kali untuk jangka waktu tertentu atau jumlah barang yang diangkut Visi, Misi dan Strategi Perusahaan PT. Pelayaran MitraBahari Sentosa mempunyai visi dan misi untuk menjadi pemimpin dalam bidang jasa pengangkutan (shipping) ini dengan terus berusaha menjamin kepercayaan dan kepuasan pelanggan dengan fokus kepada integritas pelayanan dan hubungan yang baik dengan pelanggan. Sedangkan Strategi yang diterapkan oleh PT. Pelayaran Mitra Bahari Sentosa untuk meraih kesuksesan perusahaan adalah : o Meningkatkan dan menjaga hubungan baik terhadap pelanggan demi kepuasan pelanggan dimana yang diberikan adalah bukti pelayanan terhadap pelanggan. o Memberikan variasi jasa pelayanan yang ditawarkan kepada pelanggan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan o Menjaga keseimbangan tingkat cost effective perusahaan yang menggunakan analisis keuangan antara pendapatan dan pengeluaraan perusahaan dalam operasional kapal sehingga penawaran harga dapat bersaing dengan pasar namun dapat meraih keuntungan.

4 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan PT. MITRABAHARI SENTOSA

5 Tugas & Wewenang Tugas dan Wewenang dari struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Director Memimpin dan mengendalikan perusahaan Mengontrol dan mengawasi kerja dari Manager Berwewenang mengadakan rapat direksi terhadap Manager dan direksi lainnya untuk memantau kegiatan perusahaan Berwewenang mengambil keputusan penting berkaitan dengan jalannya perusahaan 2. Marketing Manager Mengkoordinasi para sales dalam melakukan aktivitas harian yang berhubungan dengan kontrak yang diperoleh Menentukan strategi pemasaran serta promosi atau market Membantu dalam menjaga hubungan baik terhadap pelanggan Memberikan pertanggung jawaban terhadap Director 3. Finance Manager Mengontrol keuangan perusahaan untuk keperluan operasional perusahaan Mengambil keputusan untuk cut cost untuk menjaga keseimbangan cost effective operasional jalannya perusahaan

6 43 Menentukan dan menyusun rencana keuangan jangka panjang dan jangka pendek keuangan perusahaan dengan bagian yang terkait Memberikan pertanggung jawaban terhadap Director 4. Operational Manager Bertanggung jawab terhadap sistem bagian operasional Mengambil keputusan yang berkaitan dengan bagian operasional Memberikan pertanggung jawaban terhadap Director 5. Sales Admin Membantu menyiapkan laporan berkaitan dengan aktivitas para sales Mengontrol kontrak dari para pelanggan yang berkaitan dengan persedian kapal tugboat dan tongkang Membantu dan melayani pelanggan dari kantor Memberikan pertanggung jawaban terhadap Marketing Manager 6. Accounting Membuat laporan keuangan keuangan dalam bentuk laporan rugi laba, jurnal dan neraca dari operasional kapal dan jalannya perusahaan. Menyusun anggaran serta laporan operasional yang berhubungan dengan pembukuan perusahaan

7 44 Bertanggung jawab terhadap Finance Manager 7. Cashier Menyiapkan dan mengumpulkan faktur tagihan terhadap pelanggan berdasarkan kontrak Menyiapkan dan menangani pembayaran atas kontrak pelanggan serta memverifikasikan pembayaran terhadap bagian operasional dan marketing Menyiapkan bulanan cash/bank jurnal Bertanggung jawab terhadap Finance Manager 8. Operation Maintenance Bertanggung jawab atas pemeliharaan dari kapal tugboat dan tongkang Mengontrol dalam penjadwalan dan bengkel untuk pemeliharan kapal tugboat dan tongkang Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan semua barang untuk keperluan yang berhubungan dengan kapal tugboat dan tongkang Memberikan pertanggung jawaban terhadap Operation Manager 9. Operation Controller Memonitor aktivitas operasi sehari-hari Mengendalikan bahan bakar pemakaian sehari-hari

8 45 Mengendalikan bahan bakar pemakaian berdasar pada jarak mil berlayar Mengendalikan percepatan sesuai dengan jarak Mengendalikan jumlah hari untuk on-standby dan off-standby Memberikan pertanggung jawaban terhadap Operation Manager 10. Operation Coordinator Bertanggung jawab atas koordinasi dalam operasional kapal tugboat dan tongkang Mengkoordinasi para pegawai kapal dalam aktivitas seharihari Bertanggung jawab atas izin dari operasional kapal tugboat dan tongkang Memberikan pertanggung jawaban terhadap Operation Manager 11. Inventory Operation Bertanggung Jawab atas persediaan barang yang akan digunakan dalam operasional kapal Mengawasi dan mengontrol air, oli dan bahan bakar sebagai persediaan barang dalam operasional Memberikan pertanggung jawaban terhadap Operation Manager

9 Cost Finance Menyiapkan anggaran mingguan Memonitor biaya operasional Menyiapkan analisa laba operasional terbaru Bertanggung jawab terhadap Accounting 13. Financial Menyiapkan laporan keuangan triwulan Menyiapkan bahan bakar berkaitan dengan operasional biaya laporan triwulan Menyediakan perincian keuangan untuk support dari laporan accounting Bertanggung jawab terhadap Accounting 14. Document Operation Bertanggung jawab atas dokumen yang berhubungan operasional kapal tugboat dan tongkang Mengontrol dan mengatur dokumen tentang perizinan kapal Memperpanjang dan memperbaharui dokumen yang berkaitan dengan izin dari tugboat dan tongkang Bertanggung jawab kepada Operation Coordinator 3.2 Analisa Sistem Berjalan Sistem Operasional Perusahaan Dalam sistem operasional perusahaan saat ini terbagi menjadi dua bagian yaitu operasional kapal dimana kapal berjalan dengan adanya

10 47 kontrak dan operasional kapal yang berjalan untuk keperluan kapal tersebut. Namun pada umumnya, operasional kapal perusahaan adalah operasional kapal yang berkaitan dengan kontrak. Prosedur yang dijalankan operasional secara garis besar adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Operasional mendapatkan Instruksi Manager operasional mendapatkan instruksi yang dapat berupa kontrak atau surat perintah kerja yang berisikan permintaan kapal berlayar menuju tempat yang diinginkan. 2. Tatalaksana Kapal Berlayar dalam Operasional Kordinator operasional mendapatkan surat perintah kerja yang menugaskan setiap kapal (tugboat dan tongkang) yang dimiliki oleh perusahaan dari manager operasional. Dengan adanya perintah dari koordinator operasional tersebut maka setiap kapal akan melakukan kegiatan sesuai dengan instruksi. Setiap perjalanan kapal berlayar selalu dilakukan pengecekan terhadap data jarak mil untuk mengetahui jarak yang akan ditempuh. Setelah didapatkan jarak mil yang akan ditempuh maka dilakukan pengecekan terhadap bahan bakar yang tersedia pada kapal. Dan sebelum dilakukannya perjalanan, dilakukan pengecekan oleh operasional dokumen kapal yang bersangkutan sertifikat kapal sebagai izin legalitas operasional kapal yang berkaitan dengan masa berlakunya surat tersebut.

11 48 3. Prosedur Pelaporan Aktivitas Kapal Setiap hari dilakukan pelaporan untuk semua kapal ( tugboat dan tongkang ) yang dimiliki perusahaan oleh nakhoda kapal masingmasing kepada operasional kontroler sehingga segala aktivitas harian untuk setiap kapal ( tugboat dan tongkang ) dicatat. Laporan yang diberikan adalah posisi kapal, kegiatan kapal, dan jumlah bahan bakar, air, dan oli pada kapal. Laporan untuk semua kapal tersebut diberikan kepada koordinator operasional. Setelah itu, koordinator operasional membuat laporan aktivitas per kapal. Laporan yang telah dibuat diserahkan kepada koordinator operasional. 4. Prosedur Penentuan Status Operasional Koordinator operasional memberikan laporan aktivitas per kapal kepada manager operasional. Dengan adanya laporan aktivitas per kapal tersebut, manager operasional yang menentukan bahwa aktivitas kapal tersebut termasuk dalam instruksi mana saja sesuai dengan data instruksi yang telah diperoleh. Dengan adanya penentuan ini maka operasional kapal baru dapat diketahui bahwa operasional tersebut termasuk bagian yang kontrak atau tidak. Dan dari data yang ada maka manager operasional membuatkan laporan aktivitas kapal per kontrak dan juga laporan analisa untuk semua kapal yang dimiliki oleh perusahaan. 5. Prosedur Laporan Operasional terhadap Direktur

12 49 Laporan yang telah dibuat oleh manager operasional diberikan kepada Direktur sebagai laporan hasil operasional untuk perusahaan yang digunakan untuk kepentingan lainnya Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

13 Diagram Nol Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

14 Permasalahan Yang Dihadapi Dengan seiringnya perkembangan pada PT. MitraBahari Sentosa mendorong semakin banyaknya operasional kapal perusahaan sehingga sistem operasional yang digunakan pada saat ini terdapat beberapa permasalahan pokok yang dihadapi yang mempengaruhi efektivitas kinerja perusahaan yaitu : 1) Terjadinya proses pekerjaan yang berulang dalam pencatatan data yang berkaitan dengan data operasional harian dimana setelah awak kapal lapor pada cabang banjarmasin maka terjadi proses pencatatan pertama kali dan ketika laporan tersebut diteruskan kepada kantor pusat di jakarta maka terjadi proses pencatatan kedua kalinya sehingga kinerja perusahaan tidak efektif akibat pemborosan sumber daya manusia dan pemborosan waktu. 2) Data aktivitas dari operasional kapal perusahaan yang telah dicatat tidak saling terintegrasi sehingga apabila diinginkan untuk mengeluarkan suatu laporan mengenai operasional maka proses pencarian data menjadi sangat sulit dan memakan waktu yang lama. Oleh karena itu, proses pencarian data operasional yang terbaru tidak dapat dilakukan secara cepat sehingga mempengaruhi kinerja perusahaan dan juga dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan operasional kapal tersebut. 3) Dengan sistem yang ada saat ini, keamanan data operasional yang ada masih sangat kurang untuk menjaga hak akses seseorang karena data dapat disimpan, dimanipulasi dan disebar luaskan tanpa adanya kontrol secara sistem. Keamanan data saat ini hanya dikontrol secara manual yang merupakan tanggung jawab para manager setiap divisi. 3.4 Analisis Kebutuhan Informasi

15 52 Berikut ini adalah analisis kebutuhan informasi yang dibutuhkan PT. Pelayaran Mitra Bahari Sentosa : Laporan Aktivitas Kapal Merupakan laporan yang berkaitan tentang operasional semua kapal dalam periode yang diinginkan Laporan Transaksi Bahan Bakar Merupakan laporan apabila terjadinya transaksi bahan bakar kapal yang digunakan dalam menjalankan perjalanan sehingga dapat mengetahui jumlah bahan bakar yang masih tersedia. Laporan Jatuh Tempo Sertifikat Kapal Merupakan laporan untuk pengontrolan jangka waktu sertifikat legal kapal sehingga adanya peringatan apabila jangka waktu sertifikat tersebut telah mendekati waktunya. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang terbaik pada saat ini adalah dengan membangun sebuah aplikasi untuk sistem operasional berbasis web sebagai sistem baru dari operasional. Namun sebelum adanya pembangunan dari aplikasi untuk sistem operasional berbasis web tersebut diperlukannya analisa dan perancangan basis data dari sistem operasional yang akan dibangun tersebut. Analisa dan perancangan basis data ini digunakan sebagai bahan dasar pembangunan sistem aplikasi tersebut. Dengan adanya sistem operasional berbasis web maka secara langsung data yang berkaitan dengan operasional yang dicatat oleh cabang perusahaan dapat terkoneksi dengan database server yang ada di pusat sehingga tidak terjadi pekerjaan

16 53 yang berulang dalam pencatatan data atau untuk memperoleh data. Dengan aplikasi ini, pengolahan data melalui web dapat dilakukan dengan cepat dan akurat sehingga jarak tidak lagi menjadi masalah dan pengolahan data bisa lebih terkontrol serta data perusahaan yang diperoleh merupakan data operasional yang terbaru. Selain itu sistem tersebut merupakan sistem yang mengintegrasikan data yang dicatat sehingga hasil summary data dan laporan operasional dapat diperoleh dengan cepat dan terotomatisasikan. Dalam pembangunan aplikasi sistem operasional berbasis web tersebut diusulkan menggunakan teknologi baru dalam bahasa pemrograman web yaitu dengan software ASP.NET sebagai tools dalam pembuatan aplikasi tersebut dan menggunakan Relational Database Management System (RDBMS) yang stabil yaitu dengan SQL Server Masing-masing dari software tersebut mempunyai keunggulan masing-masing sehingga dapat mendukung data dan mendukung aplikasi sistem operasional tersebut berjalan dengan baik. Software ASP.NET memiliki beberapa keunggulan dalam pembangunan aplikasi berbasis web yaitu : 1) Kemudahan mengakses berbagai library.net Framework secara konsisten dan powerful, yang mempercepat pengembangan aplikasi. 2) Penggunaan berbagai bahasa pemrograman secara penuh, misalnya VB.NET, C#, J#, dan C++. Dalam ASP.NET bahasa-bahasa ini dapat digunakan secara penuh sebagaimana layaknya bekerja di Windows Application. Hal ini jauh berbeda dibandingkan ASP klasik yang mengunakan scripting language. Misalnya VBScript agak berbeda sintaksnya dengan VB, dalam ASP.NET dapat menggunakan VB.NET dengan sintaks yang 100% sama dengan ketika

17 54 membangun Windows Application. Demikian juga dengan C#, tidak ada perbedaan sintaks antara C# untuk membuat kode ASP.NET dengan Windows Form. Ini sangat memudahkan memprogram aplikasi Windows dan Web secara konsisten. 3) Tersedia berbagai Web Control yang dapat digunakan untuk membangun aplikasi secara cepat. Programmer dapat dengan mudah mengkaitkan data ke web control sebagaimana layaknya memprogram aplikasi windows. Hal ini sangat mempercepat pembuatan aplikasi dibandingkan harus menyusun kode-kode HTML secara manual. 4) Code Behind, yang berartinya kode-kode pemrograman yang menjadi logic aplikasi ditempatkan terpisah dengan kode user interface yang berbentuk HTML. Ini sangat memudahkan dalam debugging, karena kode untuk presentation layer tidak tercampur dengan kode application logic. Sedangkan untuk RDBMSnya, software SQL Server 2000 memiliki fungsi utamanya sebagai database server yang mengatur semua proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. SQL Server 2000 memiliki fitur-fitur lengkap untuk membangun aplikasi mulai skala kecil sampai dengan tingkat enterprise yang dapat dipaparkan sebagai berikut : Feature SQL Server 2000 Database name length 128 Column name length 128 Index name length 128 Table name length 128 View name length 128 Stored procedure name length 128 Max columns per index 16

18 55 Max char() size 8000 Max varchar() size 8000 Max columns per table 1024 Max table row length 8036 Max query size Recursive subqueries 40 Constant string size in SELECT Constant string size in WHERE 8000 Dengan adanya keunggulan dan fasilitas yang telah tersedia pada software ASP.NET dan SQL Server 2000 tersebut diharapkan dapat membangun sebuah aplikasi berbasis web untuk mendukung sistem operasional pada PT.Pelayaran MitraBahari Sentosa yang dapat berjalan dengan baik.