BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Suzuki Indomobil Motor PT. Indomobil Suzuki Internasional (ISI) adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang industri produksi, perakitan, dan distribusi kendaraan bermotor baik roda dua maupun roda empat. Indomobil Group berdiri tahun 1970, dimulai dengan PT. Indohero Steel & Engineering Co, sekaligus menandai kehadiran kendaraan bermotor merk Suzuki di Indonesia, dengan produk-produknya. Manajemen baru Indomobil Group dibawah kepemimpinan Soebronto Laras tahun 1976, merupakan awal dari perkembangan industri otomotif secara nasional. PT. ISI merupakan gabungan usaha (merger) dari beberapa usaha yang telah disetujui oleh Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) dengan surat No. 552/III/PMA1990 tanggal 12 November 1990 dan efektif dilaksanakan tanggal 1 Januari PT. ISI berdiri atas ijin BKPM (Badan Koordinasi Penanaman Modal) dan atas persetujuan Presiden Republik Indonesia No. B331/Pres/XII/89 tanggal 23 Desember 1989, serta surat pemberitahuan tentang persetujuan Presiden dari Ketua Umum BKPM No. 05/PPMA/90 tanggal 6 Januari 1990 dan No. 91/III/PMA/90 tanggal 21 Maret

2 46 PT. ISI merupakan jenis perusahaan penanaman modal asing, karena modal terbesarnya berasal dari Jepang. Oleh karena status permodalannya adalah modal asing, maka pemilikan saham nya juga terbagi antara kedua belah pihak yaitu, Indonesia 51% dan Jepang 49% dengan perincian sebagai berikut : PT. Indomobil Suzuki Internasional adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industri perakitan dan distribusi kendaraan bermotor baik roda dua (motor) maupun roda empat (mobil) untuk wilayah Republik Indonesia. Kegiatan Indomobil Group semakin melebar dengan masuknya Mazda dan Hino dalam lingkungan Indomobil Group pada tahun 1985 dan setahun kemudian ditambah lagi dengan masuknya Nissan Volvo. Dengan demikian, dapat dikatakan lengkaplah produk line dari Indomobil sejak tahun 1986, sehingga Indomobil Group menjadi salah satu Group yang berpengaruh dalam industri otomotif mulai saat ini. Disamping itu, ditambah lagi dengan kenyataan pada bahwa tahun yang sama, mobil Suzuki meraih pangsa pasar terbesar di Indonesia. Sampai saat ini, ada 16 perusahaan yang bernaung dibawah Indomobil Group yang ke semua usahanya berkaitan dengan bisnis otomotif. Salah satu diantaranya adalah PT. Indomobil Suzuki Internasional (ISI). Pada tahun 2008, PT. Indomobil Suzuki Internasional (ISI) berganti nama menjadi PT. Suzuki Indomobil Motor dibawah kepimpinan Yoshiji Terada. Hal ini bertujuan agar merek Suzuki semakin mudal dikenal dan juga untuk meningkatkan penjualan produknya berupa sepeda motor dan mobil.

3 Logo PT. Suzuki Indomobil Motor Gambar 3.1 Logo PT. Suzuki Indomobil Motor 3.2 Visi dan Misi PT. Suzuki Indomobil Motor Visi : Menjadi perusahaan otomotif terhandal dan terpercaya di dalam negeri. Misi : Mengembangkan seluruh sumber daya yang dimiliki secara berkesinambungan untuk meningkatkan profesionalisme bagi kepuasan pelanggan. Memberikan konstribusi dan berupaya sepenuhnya bagi pengembangan usaha Indomobil. Memberikan komitmen dan nilai terbaik bagi seluruh pihak yang berkepentingan dengan memperhatikan kepentingan masyarakat. 3.3 Struktur Organisasi PT. Suzuki Indomobil Motor Perusahaan merupakan suatu bentuk dari organisasi, sedangkan organisasi itu sendiri merupakan suatu sistem. Sistem yang berupa organisasi itu terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerja

4 48 sama dan tujuan tertentu. Dari perpaduan ketiga unsur itu lahirlah kebulatan yang disebut organisasi. Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Suzuki Indomobil Motor adalah struktur organisasi garis dan mengikuti organisasi sistem jepang, yaitu dari samping kiri ke kanan. Struktur organisasi ini mengandung arti bahwa tidak ada pembatasan atau perbedaan antara pimpinan dan bawahan, maksudnya semua jabatan adalah sama saja tetapi yang berbeda adalah tugas dan wewenang masing-masing jabatan. Ini bertujuan untuk menciptakan hubungan dan suasana kerja yang baik dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. Selain itu juga akan terjalin hubungan erat antara pimpinan dan bawahan, juga antara sesama karyawan.

5 49 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Tugas dan Tanggung Jawab Pembagian tugas dari jabatan-jabatan yang ada pada PT. Suzuki Indomobil Motor adalah sebagai berikut : 1. Executive Board - Menentukan strategi perusahaan, - Menentukan visi dan misi perusahaan, - Menyeleksi, memilih, menetapkan President Director dan Assistant President,

6 50 - Mengontrol, memonitor, dan mengawasi President Director dan Assistant President, - Menilai dan menyetujui penggunaan sumber daya, - Memberikan perhatian khusus kepada pemegang saham, - Bertugas dalam pengambilan keputusan, - Bertanggung jawab kepada para pemegang saham. 2. President Director - Melaksanakan kebijakan perusahaan jangka pendek maupun jangka menengah, - Mengkoordinir dan melakukan pengawasan, - Memimpin dan memberikan petunjuk-petunjuk pada Direktur masing-masing bidang, - Bertanggung jawab kepada Executive Board. 3. Assistant President - Berkewajiban mewakili President Director apabila yang bersangkutan cuti atau berhalangan, - Bertanggung jawab kepada President Director atas laju roda kegiatan intern perusahaan sehari-sehari. 4. Administration 1 & 2 Director - Membantu President Director yang berkaitan dengan masalah administrasi dan masalah-masalah yang berhubungan dengan pengembangan perusahaan.

7 51 5. Sales & Marketing Director - Bertugas membantu President Director dalam menentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan pemasaran kendaraan baik roda dua maupun roda empat dan kegiatan purna jual. 6. Production Director - Bertugas atas pengaturan seluruh proses produksi yang berhubungan dengan perawatan dan elektrikal dalam mencapai sasaran pengoperasian pabrik, - Mengambil kebijaksanaan, strategi dan program serta langsung bertanggungjawab terhadap President Director. 7. Head of Human Resource Development & General Affairs - Melaksanakan perekrutan pegawai, - Pemberian sanksi dan memproses karyawan yang bermasalah, - Melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan, - Menetapkan pegawai menurut jenis keahlian dan keterampilan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 8. Head of Finance Section - Melaksanakan pengawasan, memimpin dan memberikan petunjuk terhadap pengawasan pembayaran dan pengeluaran anggaran keuangan perusahaan dan bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan.

8 52 9. Head of Accounting Section - Bertugas untuk mengawasi, memimpin dan memberikan petunjuk terhadap operasi pencatatan transaksi perusahaan, - Bertanggung jawab untuk membuat laporan keuangan secara berkala. 10. Head of IT Section - Bertugas untuk mengawasi, memimpin dan memberikan petunjuk terhadap kelangsungan sistem operasi komputer, - Me-maintenance seluruh komputer baik perangkat keras, perangkat lunak, maupun jaringan, - Menangani instalasi perangkat lunak, dan pengoperasian program. 11. Head of Marketing 2 W & 4 W - Membuat strategi pemasaran, - Menetapkan target penjualan, - Memperluas pangsa pasar perusahaan. 12. Head of Spare part - Bertanggung jawab untuk menjaga ketersediaan stok spare part, - Bertugas untuk memimpin, mengawasi dalam penjualan dan pemasaran sparepart, - Menyediakan dan melayani penjualan spare part. 13. Head of Sales 2 W & 4 W - Memonitor harga pembelian dan penjualan di pasar untuk penentuan harga jual produk,

9 53 - Bertanggung jawab akan keadaan produk di pasar mengenai keadaan produk (roda dua / empat) sampai pada konsumen. 14. Head of Production 2 W & 4 W - Bertanggung jawab atas jalannya proses produksi roda empat dan roda dua, - Bertanggung jawab terhadap Production Director. 15. Head of Procurement - Bertanggung jawab untuk pengadaan barang, - Bertugas untuk mengawasi, memimpin, dan memberi petunjuk terhadap barang yang masuk untuk keperluan bisnis perusahaan. 16. Head of Quality Assurance - Bertugas untuk menjaga kualitas mesin dan peralatan produksi serta perawatannya agar kinerja mesin dan efisiensinya selalu dalam keadaan baik dan terjaga serta bertanggung jawab langsung kepada Production Director. 3.5 Hasil Wawancara dan Kuesioner Wawancara Wawancara ini dilakukan kepada Bapak Giri Santoso selaku Manager HRD GA. 1. Bagaimana proses training yang sedang berjalan? Proses training masih bersifat manual, dimana Trainee dan Trainer nya berada dalam 1 ruangan pada waktu yang sudah ditentukan. Hand-out

10 54 materi diberikan kepada masing-masing peserta dan Trainer membawakan materi secara langsung. 2. Apa saja kendala-kendala selama proses training yang sedang berjalan? - Susah bertemu dengan Trainer pada saat diluar jam training. - Trainee kurang memahami materi yang diberikan oleh Trainer. - Waktu untuk training yang terbatas. - Kondisi ruangan yang kurang mendukung untuk konsentrasi. 3. Apa yang dilakukan oleh Trainer, apabila materi belajar pada hari tersebut tidak selesai? Trainer memberikan tugas kepada Trainee untuk mempelajari lebih lanjut akan materi tersebut, dan akan di-review kembali serta dibahas pada pertemuan selanjutnya. 4. Metode pembelajaran seperti apa yang disukai oleh Trainee? Metode pembelajaran yang disukai oleh Trainee berupa pembelajaran dengan media visual, sedangkat saat ini, metode pembelajaran hanya berupa hand-out materi dan study case. 5. Apakah Bapak / Ibu pernah mendengar mengenai istilah e-learning? Hampir semua divisi yang kita wawancarai (IT, Accounting, HRD) mengetahui tentang istilah e-learning. Secara umum, pendapat mereka mengenai e-learning adalah suatu metode pembelajaran baru yang efisien dimana Trainee dapat belajar dan mengakses materi dimanapun dia berada dan kapanpun dengan menggunakan media internet.

11 55 6. Jika perusahaan anda menggunakan e-learning, fasilitas apa yang anda harapkan? - Discussion Forum, - Download Materi - Notifikasi Apakah dapat dilakukan penambahan waktu Training? Tidak bisa, karena semua jadwal sudah ditentukan sebelumnya, sehingga tidak dapat dilakukan penambahan waktu training Kuesioner Jumlah kuesioner yang dibagikan sebanyak 20 (dua puluh) lembar selanjutnya diterima kembali sebanyak 20 (dua puluh) lembar dan data tersebut valid. Kuesioner ini dibagikan kepada user yang bekerja dibagian HRD, Acounting, IT. 1. Apakah Anda mampu menyerap semua materi training yang diberikan? Tabel 3.1 Hasil perhitungan dari kemampuan user menerima semua materi training yang diberikan Jawaban Jumlah Persentase A Ya 8 40 % B Tidak % Total %

12 56 Gambar 3.3 Diagram Pie yang menggambarkan kemampuan user menerima semua materi training yang di be rik an Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, hanya sebanyak 40% atau 9 orang Trainee mampu menyerap materi training yang diberikan dan 60% atau 11 orang Trainee yang tidak mampu menyerap materi pelatihan yang diberikan. 2. Urutkan hambatan yang Anda temui selama proses training? Tabel 3.2 Hasil perhitungan dari hambatan yang user temui selama proses training Prioritas ke. Pilihan Waktu pelatihan terbatas materi sulit dimengerti waktu untuk praktek terbatas Suasana belajar yang tidak mendukung fasilitas terbatas Lain lain Bobot

13 Jmlh Waktu pelatihan terbatas % materi sulit dimengerti % waktu untuk praktek % terbatas Suasana belajar yang % tidak mendukung fasilitas terbatas % Lain lain % Gambar 3.4 Diagram Pie yang menggambarkan tentang hambatan yang user temui selama proses training Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 23% hambatan terbesar yang ditemui selama proses training adalah karena waktu pelatihan

14 58 terbatas, 21% untuk suasana belajar yang tidak mendukung, 19% disebabkan oleh fasilitas yang terbatas, 16% waktu untuk praktek terbatas, 15% untuk materi sulit dimengerti, dan sisanya sebanyak 5% mengatakan karena hal lain seperti Trainernya membosankan, materi kurang lengkap dan menggangu jam kerja karyawan. 3. Urutkan hambatan yang Anda temui selama pengerjaan soal tes? Tabel 3.3 Hasil perhitungan dari hambatan yang user temui selama pengerjaan soal tes. Pilihan Waktu pengerjaan tes Soal yang diberikan sulit Suasana tidak mendukung (berisik, tegang, menyontek) Lain lain Bobot Jumlah Waktu pengerjaan tes % Soal yang diberikan sulit % Suasana tidak mendukung % (berisik, tegang, menyontek) Lain lain %

15 59 Gambar 3.5 Diagram Pie yang menggambarkan tentang hambatan yang user temui selama pengerjaan soal tes. Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 33% hambatan terbesar yang ditemui selama pengerjaan soal tes adalah karena kurangnya waktu pengerjaan tugas, 29% soal yang diberikan sulit, 24% disebabkan oleh suasana yang tidak mendukung (berisik, tegang dan menyontek), dan sisanya sebanyak 13% mengatakan karena hal lain seperti jumlah soal yang terlalu banyak dan tidak dapat berkonsentrasi. 4. Apakah Anda memiliki fasilitas internet diluar kantor? Tabel 3.4 Hasil perhitungan dari user yang memiliki fasilitas internet diluar kantor Jawaban Jumlah Persentase A Ya 18 90% B Tidak 2 10 % Total %

16 60 Gambar 3.6 Diagram Pie yang menggambarkan tentang user yang memiliki fasilitas internet diluar kantor Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 90% atau 18 orang Trainee mempunyai fasilitas internet di luar kantor dan hanya 10% atau 2 orang Trainee yang tidak mempunyai fasilitas internet di luar kantor. 5. Jika pelatihan dilakukan melalui komputer / internet, fasilitas fasilitas yang diinginkan? Tabel 3.5 Hasil perhitungan dari fasilitas seperti apa yang diinginkan oleh user jika pelatihannya dilakukan melalui media komputer Jawaban Jumlah A Forum Diskusi 7 35% B Informasi Pengumuman 2 10% C Pengerjaan soal tes online 2 10% D Download materi 9 45%

17 61 Gambar 3.7 Diagram Pie yang menggambarkan tentang fasilitas seperti apa yang diinginkan oleh user jika pelatihannya dilakukan melalui media komputer Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner menyimpulkan bahwa jika pelatihan dilakukan melalui komputer / internet, fasilitas fasilitas terbanyak yang dibutuhkan adalah download materi dan forum diskusi. 6. Apakah Anda sering melakukan diskusi dengan rekan kerja? Tabel 3.6 Hasil perhitungan dari seberapa banyak user yang sering melakukan diskusi dengan rekan kerja Jawaban Jumlah Persentase A Ya % B Tidak 3 15 % Total %

18 62 Gambar 3.8 Diagram Pie yang menggambarkan tentang seberapa banyak user yang sering melakukan diskusi dengan rekan kerja Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 85% atau 17 orang Trainee sering melakukan diskusi dengan rekan kerjannya dan sisanya 15% atau 3 orang Trainee tidak melakukan diskusi dengan rekan kerjannya. 7. Di luar jam pelatihan, apakah Anda membutuhkan konsultasi dengan Trainer? Tabel 3.7 Hasil perhitungan dari seberapa perlu user membutuhkan konsultasi dengan trainer Jawaban Jumlah Persentase A Perlu % B T.Perlu 2 10 % Total %

19 63 Gambar 3.9 Diagram Pie yang menggambarkan tentang seberapa perlu user membutuhkan konsultasi dengan trainer Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 90% atau 18 orang Trainee membutuhkan konsultasi dengan Trainer diluar jam training dan hanya 10% atau 2 orang Trainee yang tidak membutuhkan konsultasi dengan Trainer diluar jam training. 1. Apakah fasilitas ruangan menunjang kegiatan belajar mengajar? Tabel 3.8 Hasil perhitungan dari apakah fasilitas ruangan menunjang kegiatan belajar mengajar Jawaban Jumlah Persentase A Sangat Setuju 3 15 % B Setuju 9 45 % C Netral 3 15 % D Tidak Setuju 2 10 % E Sangat Tidak Setuju 3 15 % Total %

20 64 Gambar 3.10 Diagram Pie yang menggambarkan tentang apakah fasilitas ruangan menunjang kegiatan belajar mengajar Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, 45% setuju bahwa fasilitas ruangan mendukung kegiatan belajar mengajar, 15% sangat setuju netral sangat tidak setuju, dan sisanya 10% tidak setuju bahwa fasilitas ruangan mendukung kegiatan belajar mengajar. 2. Apakah alat alat bantu pengajaran (OHP,kasus,dll) yang digunakan membantu efektivitas proses belajar mengajar? Tabel 3.9 Hasil perhitungan dari apakah alat alat bantu pengajaran (yang digunakan membantu efektivitas proses belajar mengajar Jawaban Jumlah Persentase A Sangat Setuju 4 20 % B Setuju % C Netral 4 20 % D Tidak Setuju 1 5 % E Sangat Tidak Setuju 0 0 % Total %

21 65 Gambar 3.11 Diagram Pie yang menggambarkan tentang apakah alat alat bantu pengajaran yang digunakan membantu efektivitas proses belajar mengajar Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, mayoritas 55% setuju bahwa penggunaan OHP dan studi kasus membantu efektivitas proses belajar mengajar, 20% sangat setuju netral, dan sisanya 5% tidak setuju bahwa penggunaan OHP dan studi kasus membantu efektivitas proses belajar mengajar. 3. Apakah handout yang dibagikan membantu Anda memahami materi? Tabel 3.10 Hasil perhitungan dari kegunaan handout yang dibagikan kepada user Jawaban Jumlah Persentase A Sangat Setuju 3 15 % B Setuju % C Netral 5 25 % D Tidak Setuju 2 10 % E Sangat Tidak Setuju 0 0 % Total %

22 66 Gambar 3.12 Diagram Pie yang menggambarkan tentang kegunaan handout yang dibagikan kepada user Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, mayoritas 50% setuju bahwa penggunaan handout membantu Trainee memahami materi training, 15% sangat setuju, 25% netral, dan sisanya 10% tidak setuju bahwa penggunaan handout membantu Trainee memahami materi training tsb. 4. Apakah informasi program yang diberikan membantu kesiapan Anda untuk mengikuti program pelatihan? Tabel 3.11 Hasil perhitungan dari kegunaan informasi progam yang diberikan membantu kesiapan user untuk mengikuti progam pelatihan Jawaban Jumlah Persentase A Sangat Setuju 3 15 % B Setuju % C Netral 2 10 % D Tidak Setuju 3 15 % E Sangat Tidak Setuju 0 0 % Total %

23 67 Gambar 3.13 Diagram Pie yang menggambarkan tentang kegunaan informasi progam yang diberikan membantu kesiapan user untuk mengikuti progam pelatihan Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, mayoritas 60% setuju bahwa informasi program yang diberikan membantu kesiapan dalam mengikuti progam pelatihan, 15% sangat setuju tidak setuju, dan sisanya 10% netral bahwa informasi program yang diberikan membantu kesiapan dalam mengikuti progam pelatihan. 5. Berapa lama proses training yang terakhir Anda ikuti? Tabel 3.12 Hasil perhitungan dari lamanya proses training yang terakhir User ikuti. Jawaban Jumlah Persentase A 1-3 hari 6 30% B 3-7 hari % C 7-10 hari 0 0 % D > 10 hari 0 0 % Total %

24 68 Gambar 3.14 Diagram Pie yang menggambarkan tentang lamanya proses training yang terakhir User ikuti. Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 70% atau 14 Trainee mengatakan lamanya proses training yang terakhir kali mereka ikuti adalah 3-7 hari, dan sebanyak 30% atau 6 Trainee mengatakan lamanya proses training yang terakhir kali mereka ikuti adalah 1-3 hari. 6. Menurut Anda, berapa lama waktu yang cukup untuk training? Tabel 3.13 Hasil perhitungan dari lamanya waktu yang cukup bagi User untuk training. Jawaban Jumlah Persentase A 1-3 hari 0 0% B 3-7 hari 3 15 % C 7-10 hari 15 75% D > 10 hari 2 10 % Total %

25 69 Gambar 3.15 Diagram Pie yang menggambarkan tentang lamanya waktu yang cukup bagi User untuk training. Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 75% atau 15 Trainee mengatakan lamanya waktu yang cukup bagi User untuk training adalah 7-10 hari, 15% atau 3 Trainee selama 3-7 hari, dan 10% atau 2 Trainee selama 7-10 hari. 7. Bagaimana Anda mengatur waktu untuk memahami materi yang diikuti? Tabel 3.14 Hasil perhitungan dari cara User mengatur waktu untuk memahami materi yang diikuti. A Jawaban Melakukan diskusi dengan sesama trainee selama proses training Jumlah Persentase 4 20% B Mempelajari materi pada saat training 2 10 % C Melanjutkan diskusi dengan trainer diluar jam training 9 45% D Mempelajari materi diluar jam training 5 25 % Total %

26 70 Gambar 3.16 Diagram Pie yang menggambarkan tentang cara User mengatur waktu untuk memahami materi yang diikuti. Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 45% atau 9 Trainee mengatakan cara mereka mengatur waktu untuk memahami materi yang diikuti dengan cara melanjutkan diskusi dengan trainer diluar jam training, 25% dengan mempelajari materi diluar jam training, 20% dengan melakukan diskusi dengan sesama trainee selama proses training, dan 10% dengan mempelajari materi pada saat training. 8. Materi seperti apakah yang dapat membuat Anda lebih mengerti mengenai materi yang diajarkan? Tabel 3.15 Hasil perhitungan dari jenis materi yang membuat User lebih mengerti mengenai materi yang diajarkan.

27 71 Jawaban Jumlah Persentase A Materi yang disajikan dalam bentuk text book 2 10% B Materi yang disajikan dalam bentuk animasi dan digital % C Materi yang disajikan langsung dari Trainer 4 20% D Tidak mengerti sama sekali 0 0 % Total % Gambar 3.17 Diagram Pie yang menggambarkan tentang jenis materi yang membuat User lebih mengerti mengenai materi yang diajarkan. Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 70% atau 14 Trainee mengatakan jenis materi yang membuat mereka lebih mengerti mengenai materi yang diajarkan berupa animasi dan digital, 20% dengan materi yang dibawakan Trainer, 10% dalam bentuk text book. 9. Kapankah Anda bertanya kepada Trainer pada saat training? Tabel 3.16 Hasil perhitungan dari saat kapan User bertanya kepada Trainer pada saat training.

28 72 A Jawaban Ketika penjelasan materi dari buku tidak mengerti Jumlah Persentase 7 35% B Ketika penjelasan dari trainer tidak dimengerti 8 40 % C Ketika ada materi lain yang diajarkan dan Anda tidak mengerti 2 10% D Ketika ada soal kasus yang tidak dapat dijawab 3 15 % Total % Gambar 3.18 Diagram Pie yang menggambarkan saat kapan User bertanya kepada Trainer pada saat training. Kesimpulan : Berdasarkan hasil kuesioner, sebanyak 40% atau 8 Trainee mengatakan mereka bertanya kepada trainer ketika penjelasan dari trainer tidak dimengerti, 35% ketika penjelasan materi dari buku tidak mengerti, 15% ketika ada soal kasus yang tidak dapat dijawab, dan sisanya sebanyak 10% ketika ada materi lain yang diajarkan dan tidak dimengerti.

29 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Gambar 3.19 Rich Picture sistem yang berjalan

30 Deskripsi Rich Picture 1. Bagian HRD menginput data Trainee yang akan mengikuti training dan Trainer yang akan mengajar. 2. Bagian HRD mengirimkan silabus materi dan draft materi training yang akan digunakan pada training tersebut kepada HRD Head. 3. a. Jika ada materi yang kurang maka, HRD Head akan memberikan materi tambahan b. Jika tidak ada materi yang kurang maka, HRD Head akan menyetujui materi training tersebut dan memberitahukan kepada Bagian HRD. 4. Bagian HRD akan mengecek kalender perusahaan untuk menentukan jadwal training. 5. Setelah sudah fix, maka Bagian HRD akan memberikan jadwal fix dan materi training kepada HRD Head. 6. Setelah dipelajari, HRD Head akan mengirimkan memo pengadaan latihan yang bertujuan untuk mengundang Trainee. 7. Bagian HRD mengirimkan undangan training kepada Trainee melalui Bagian HRD memberikan jadwal fix dan materi training kepada Trainer untuk dipelajari. 9. Trainer memberikan pengajaran kepada Trainee. 10. Setelah itu terjadi proses Tanya jawab antara Trainer dengan Trainee. 11. a. Trainee mengikuti ujian guna untuk mengetahui seberapa besar tingkat pemahaman Trainee terhadap materi yang diberikan.

31 75 b. Trainer mengawasi Trainee yang sedang mengikuti ujian. 12. Trainer memeriksa ujian para Trainee lalu. 13. Memberikan score atau nilai. 14. Yang kemudian score tersebut dikirimkan via kepada Section Head agar, Section Head mengetahui hasil dari training yang dijalankan oleh karyawannya. 15. Section Head memberikan pengumuman nilai kepada Trainee. 3.7 Masalah yang Dihadapi Masalah yang dihadapi dalam penulisan skripsi ini adalah : - Sebanyak 23 % Trainee merasa waktu pelatihan yang terbatas sehingga materi yang disampaikan tidak mencapai sasaran pembelajaran dan Trainee sulit untuk mengerti materi yang akan disampaikan. - Tidak adanya media yang memudahkan pendistribusian materi training dan informasi lain (jadwal tes, nilai, pengumuman) kepada karyawan diluar jam training. - 90% Trainee membutuhkan konsultasi mengenai materi yang diajarkan dengan Trainer diluar jam training. 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Dengan membuat proses training menjadi lebih fleksibel, maka sebaiknya PT. Suzuki Indomobil Motor meminimalkan masalah yang dihadapi.

32 76 Usulan penyelesaian masalah diatas dapat diatasi dengan : - Mengganti media penyampaian yang digunakan dalam memberikan materi kepada Trainee. Media penyampaian yang baru akan menggunakan sistem yaitu Learning Management System berbasis web. - Menyediakan fasilitas download materi untuk memudahkan dalam pendistribusian materi training dan notifikasi yang bertujuan untuk memberitahukan kepada Trainee akan jadwal tes dan informasi lainnya yang berhubungan dengan training tersebut. - Menyediakan discussion forum sebagai wadah untuk komunikasi dan berdiskusi mengenai materi dengan Trainer maupun Trainee lainnya.