BAB 3. gedung induk, yaitu hotel tower 10 lantai dan apartment tower 8 lantai. Twin Plaza

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM S IS TEM INFORMAS I YANG S EDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. SLIPI SRI INDOPURI merupakan anak perusahaan dari PT. Pupuk Sriwidjaja (Persero), bergerak di bidang penyediaan jasa perhotelan dan apartemen Pada pertengahan tahun 1993, Southern Pacific Indonesia memulai pembicaraan dengan PT. SLIPI SRI INDOPURI mengenai pembangunan Twin Plaza Hotel. Pembangunan dimulai pada tahun 1993 sampai 1996 dengan membangun gedung induk, yaitu hotel tower 10 lantai dan apartment tower 8 lantai. Twin Plaza Hotel terdiri dari 300 kamar tamu, dan Twin Plaza Residential Tower memiliki 100 suite. Kamar suite memiliki 2 atau 3 kamar tidur. Saat gedung fisik sudah selesai dibangun, pihak Southern Pacific menempatkan General Manager walaupun sebenarnya hanya dalam bentuk fisik dan kamar belum siap dijual yang bertujuan untuk mengelola gedung tersebut. General Manager bernama Peter Hesler. Tahun 1996 sampai 1997, pihak manajemen melakukan perekrutan dan training karyawan bersamaan dengan penyempurnaan gedung fisik agar siap dijual dan dioperasikan pada akhir tahun Dan pada tahun 1998, Twin Plaza Hotel melakukan soft opening dengan mulai menjual kamar yang tersedia. Awalnya, Twin Plaza Hotel ini bernama Park Royal, namun pada tahun 1999 berubah nama menjadi Park Plaza International dibawah manajemen General Manager Mr. Ibrahim Pearce. Pada tahun 2002 namanya kembali berubah menjadi 55

2 56 Twin Plaza Hotel dibawah manajemen Managing Director Mr. Harun Tjandra. Awal November 2003 terjadi perubahan kepemilikan saham Twin Plaza Hotel Jakarta dari PT. SRI INDOPURI ASRI selaku pemegang saham PT. SLIPI SRI INDOPURI kepada PT. BHAKTI INVESTAMA selaku pemegang saham baru PT. SLIPI SRI INDOPURI dengan General Manager Mr. Rico Gosal. Twin Plaza Hotel adalah hotel bintang empat yang di desain dengan konsep Lifestyle Entertainment Hotel di Jakarta. Memiliki dua menara dengan 300 kamar dilengkapi dengan fasilitas modern. Menawarkan berbagai pilihan akomodasi dari kamar Superior dengan pemandangan yang indah dan unik untuk memanjakan tamu. Dalam beberapa kamar terdapat fasilitas broadband internet access. Setiap kamar dilengkapi dengan fasilitas standar internasional untuk kenyamanan baik bisnis maupun wisatawan. Seperti TV berwarna dengan saluran internasional seperti CNN. Terdapat penyejuk udara (air conditioner), telepon, mini bar, fasilitas pembuat teh dan kopi, hairdryer, fire alarm, dan listrik berkekuatan 220V untuk setiap kamar. Nama Notaris : Sutjipto, SH Nomor Akta Notaris : No.230 / Tahun 2006 Wajib Pajak : Twin Plaza Hotel Nomor NPWPD : Gambar 3.1 Logo Twin Plaza Hotel

3 57 Gambar 3.2 Gedung Twin Plaza Hotel Gambar 3.3 Site Map Twin Plaza Hotel Twin Plaza Hotel Jl. S. Parman Kav Slipi, Jakarta 11420, INDONESIA

4 Spesifikasi Kamar 1. Presidential Suite Presidential Suite adalah akomodasi yang paling megah dari Twin Plaza Hotel. Dihiasi dengan dekorasi yang berselera tinggi dan pemandangan indah untuk memastikan pengunjung terasa berada di jantung kota Jakarta. Ukuran kamar ini adalah 94 meter persegi. Gambar 3.4 Presidential Suite Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Meja kantor dilengkapi dengan peralatan tulis. b. Koneksi internet berkecepatan tinggi. c. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. d. Mantel mandi. e. Gantungan baju berbahan satin. f. Sandal hotel. g. Pengering rambut. h. Mini-bar. i. Fasilitas pembuat kopi / teh. j. Panel kontrol disamping kasur.

5 59 k. Channel TV internasional. l. Telepon dengan panggilan langsung. m. Sprinkler system dengan heat detectors. 2. Executive Suite Executive suite Twin Plaza Hotel Jakarta menawarkan akomodasi bisnis dan fasilitas. Suite bergaya ini tersedia akses internet berkecepatan tinggi sebagai standarnya. Kamar mandi yang mewah dan luas adalah tempat yang tepat untuk merendam diri dari stres. Ukuran kamar ini adalah 73 meter persegi. Gambar 3.5 Executive Suite Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Meja kantor dilengkapi dengan peralatan tulis. b. Koneksi internet berkecepatan tinggi. c. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. d. Mantel mandi. e. Gantungan baju berbahan satin. f. Sandal hotel.

6 60 g. Pengering rambut. h. Mini-bar. i. Fasilitas pembuat kopi / teh. j. Panel kontrol disamping kasur. k. Channel TV internasional. l. Telepon dengan panggilan langsung. m. Sprinkler system dengan heat detectors. 3. Studio Suite Studio suite menawarkan ruang duduk terpisah dengan kamarnya. Awalnya terdapat jenis kamar Grand Studio Suite namun kini direnovasi menjadi Presidential Suite. Ukuran kamar ini adalah 74 meter persegi. Gambar 3.6 Studio Suite Gambar 3.7 Grand Studio Suite

7 61 Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Broadband internet gratis (dalam kamar dan di area publik) untuk semua tamu di kamar ini. b. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. c. Channel TV internasional. d. Gantungan baju berbahan satin. e. Sandal hotel. f. Mini-bar. g. Fasilitas pembuat kopi / teh. h. Akses broadband internet. i. Panel kontrol disamping kasur. j. Telepon dengan panggilan langsung. k. Sprinkler system dengan heat detectors. 4. Junior Suite Desain unik dengan interior yang elegan dan modern memberikan sudut segar untuk hidup chic dan nyaman. Ukuran kamar ini adalah 36 meter persegi. Gambar 3.8 Junior Suite

8 62 Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Broadband internet gratis (dalam kamar dan di area publik) untuk semua tamu di kamar ini. b. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. c. Tersedia bathub dan shower. d. Gantungan baju berbahan satin. e. Sandal hotel. f. Mini-bar. g. Fasilitas pembuat kopi / teh. h. Akses broadband internet. i. Panel kontrol disamping kasur. j. Channel TV internasional. k. Telepon dengan panggilan langsung. l. Sprinkler system dengan heat detectors. m. Menghubungkan kamar yang tersedia atas permintaan. 5. Deluxe Room Deluxe room adalah kombinasi sempurna dari teknologi dan desain inspirasional diciptakan untuk memaksimalkan ruang untuk kemudahan kerja atau bersantai. Ukuran kamar ini adalah 25 meter persegi.

9 63 Gambar 3.9 Deluxe Room Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Broadband internet gratis (dalam kamar dan di area publik) untuk semua tamu di kamar ini. b. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. c. Channel TV internasional. d. Gantungan baju berbahan satin. e. Sandal hotel. f. Mini-bar. g. Fasilitas pembuat kopi / teh. h. Akses broadband internet. i. Panel kontrol disamping kasur. j. Telepon dengan panggilan langsung. k. Sprinkler system dengan heat detectors. l. Menghubungkan kamar yang tersedia atas permintaan.

10 64 6. Superior Room Nikmati istirahat Anda dalam Superior Room. Nikmati tempat tidur tunggal dan twin-share menenangkan dan sejumlah fasilitas, termasuk meja kerja, produk mandi, dan akses Internet kecepatan tinggi. Gambar 3.10 Superior Room Gambar 3.11 Superior Twin Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah: a. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur. b. Channel TV internasional. c. Gantungan baju. d. Sandal hotel. e. Fasilitas pembuat kopi / teh.

11 65 f. Akses broadband internet. g. Panel kontrol disamping kasur. h. Telepon dengan panggilan langsung. i. Sprinkler system dengan heat detectors. j. Menghubungkan kamar yang tersedia atas permintaan Harga Kamar Tabel 3.1 Harga Kamar Sumber: Bed and Breakfast Available Room Price of First Night BED AND BREAKFAST Superior IDR 16% PROMOTION at Twin Plaza Hotel IDR Harga sudah termasuk: Buffet sarapan gratis harian untuk 1 (satu) atau 2 dua (orang) Welcome drink Deluxe IDR 15% IDR Best Available Rates Available Room Price of First Night Room Only Package! Superior I IDR 23% IDR Harga sudah termasuk: Welcome drink Deluxe IDR 21% IDR Junior Suite Studio Suite IDR 17% IDR IDR 15% IDR Long Stay Package Available Room Price of First Night Tinggal untuk 5 malam dengan Twin Plaza Hotel dan nikmati harga khusus dan keuntungannya! Superior IDR 29% IDR Harga sudah termasuk: Welcome drink Buffet sarapan gratis harian untuk 1 (satu) atau 2 dua (orang) Deluxe IDR 21% IDR Suite Deal Package Available Room Price of First Night Nikmati tawaran menarik suites Grand Studio IDR

12 66 kami yang luas dan akomodasi bisnis. Suite Deal Package Promo valid sampai 29 Desember 2010 Harga sudah termasuk: Akses gratis ke business center Welcome drink Buffet sarapan gratis harian untuk 1 (satu) atau 2 dua (orang) Suite Available Room Price Of First Night Executive Suite IDR 19% IDR Published Rates Available Room Price of First Night Twin Plaza Hotel Jakarta mempersembahkan harga kamar berlaku hingga 30 Desember 2010 Superior Deluxe IDR IDR Harga sudah termasuk: Sarapan harian Junior Suite Studio Suite Executive Suite IDR IDR IDR 3.2 Visi dan Misi Visi Dari tahun ke tahun, Twin Plaza Hotel dan orang-orangnya akan diakui sebagai salah satu hotel dan apartemen di Indonesia yang terbaik dan paling diminati Misi 1. Menjadi pemimpin dalam industri perjalanan dan pariwisata di Indonesia. 2. Berusaha keras untuk memberikan keuntungan yang tinggi kepada para pemegang saham. 3. Menawarkan batas pelayanan dan produk yang standar melebihi perkiraaan pelanggan. 4. Menanamkan rasa bangga yang kuat dan setia melalui pelatihan dan pengembangan karir.

13 Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan disajikan dalam bentuk hierarki. Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi dalam perusahaan maka pencapian tujuan perusahan akan lebih terarah. Selain itu dengan struktur organisasi yang jelas dan baik maka akan dapat diketahui sampai dimana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seseorang dalam menjalankan tugasnya. Berikut ini adalah bagian struktur organisasi Twin Plaza Hotel dalam rangka pencapaian tujuan atau demi suksesnya kegiatan usaha yang dilakukan.

14 Struktur Organisasi Twin Plaza Hotel Gambar 3.12 Struktur Organisasi Twin Plaza Hotel Sumber: Twin Plaza Hotel

15 Uraian Jabatan Dari struktur organisasi Twin Plaza Hotel, uraian jabatan adalah sebagai berikut: 1. General Manager Tugas dan tanggung jawab General Manager: a. Memimpin operasional hotel secara keseluruhan untuk mempertahankan standar biaya dan kualitas, mencapai tingkat keuntungan dan pendapatan yang telah diproyeksikan, meraih hasil tujuan kepuasan pelanggan dan memastikan pemeliharaan dan keamanan aset fisik hotel. b. Mengembangkan/memperbaharui rencana bisnis hotel dan memonitor kinerja keuangan. c. Mengelola kebijakan-kebijakan perusahaan dan prosedur-prosedur. d. Menjaga citra komunitas yang positif dan tetap tetap mengikuti tren bisnis lokal. e. Meninjau ulang operasional sistem sumber daya manusia hotel untuk memastikan bahwa staf yang dipilih, dilatih, dinasihati dan diberikan penghargaan untuk mempertahankan standar kinerja. 2. Director of Human Resource Tugas dan tanggung jawab Director of Human Resource: a. Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja,

16 70 manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu dan lainlain (ditambahkan selama masih relvean). b. Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek penting dari pengembangan HR. c. Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati. d. Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya). e. Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui. 3. Human Resource Manager Tugas dan tanggung jawab Human Resource Manager: a. Mencari dan merekrut karyawan baru untuk menggantikan posisi karyawan yang keluar dari hotel. b. Melakukan pelatihan bagi seluruh karyawan terhadap hal-hal yang dianggap baru bagi perusahaan dan memberikan pelatihan bagi karyawan yang baru diterima masuk sebagai karyawan hotel. c. Negosiasi gaji dan upah pekerja dengan karyawan. d. Memberikan motivasi bagi karyawan agar bisa lebih berusaha baik dalam pekerjaannya untuk masa depan perusahaan.

17 71 e. Melakukan penilaian terhadap kepuasan karyawan dan meminta mereka untuk memberikan feedback atau masukan agar pihak manajemen dapat menutup kekurangan yang dirasa perlu untuk diperbaiki. 4. Human Resource Administration Tugas dan tanggung jawab Human Resource Administration: a. Bertanggung jawab untuk semua aktivitas Human Resource Administration, terutama Filling. b. Menerima dan mengalihkan semua panggilan telepon Human Resource. c. Menerima dan memproses administrasi untuk setiap pemohon dan trainee yang datang (untuk mengisi aplikasi, test, dan sebagainya) dan secepatnya mengkoordinasikan dengan departemen yang terkait untuk wawancara. d. Memantau setiap trainee setiap kali selesai melakukan pelatihan dan melaporkan ke Human Resource Manager. e. Menerima dan memproses klaim administrasi medis yang datang setiap harinya. 5. Chief Security Tugas dan tanggung jawab Chief Security: a. Melakukan penyelidikan untuk secepatnya membuat keputusan. b. Melaksanakan tindakan disiplin termasuk seluruh staf untuk menghindari staf yang tidak bertindak wajar sesuai dengan peraturan perusahaan. c. Melaksanakan seluruh aktivitas yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. d. Melakukan inspeksi bagi orang yang hendak masuk ke area hotel.

18 72 e. Selalu siap dan waspada mengenai kondisi darurat atau kejadian lainnya. 6. Security Supervisor Tugas dan tanggung jawab Security Supervisor: a. Memantu Chief Security dalam melaksanakan semua fungsi keamanan. b. Mempersiapkan dan mengatur jadwal bulanan departemen keamanan untuk fungsi sehari-hari. c. Menangani setiap masalah yang berhubungan dengan keamanan. d. Melaksanakan pengawasan, evaluasi, dan tindakan yang berkaitan dengan keamanan. e. Selalu melaporkan dan member saran kepada atasannya tentang semua kegiatan yang harus dilakukan karyawan dan yang bertentangan dengan peraturan perusahaan. 7. Security Guard Tugas dan tanggung jawab Security Guard: a. Melaporkan langsung ke supervisor mengenai apa saja yang terjadi pada hari itu. b. Mengantisipasi tindakan sabotase yang dilarang oleh pihak perusahaan. c. Membuat catatan mengenai apa saja yang terjadi pada log book. d. Menjalin dan memelihara hubungan harmonis dengan seluruh staf. e. Melakukan pengawasan rutin area gedung hotel. 8. Financial Controller

19 73 Tugas dan tanggung jawab Financial Controller: a. Memelihara catatan akuntansi seperti buku besar, jurnal, dan catatan akuntansi lainnya untuk mematuhi perintah atau peraturan yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah daerah dan sebagaimana yang telah diatur oleh pihak manajemen Twin Plaza Hotel. b. Menyusun laporan dan intepretasi laporan keuangan hotel. c. Merencanakan dan mengendalikan anggaran. d. Menjaga kontrak, leasing, dan catatan penting mengenai keuangan hotel. e. Menyetujui semua voucher pembayaran dan diserahkan kepada General Manager untuk pembayaran. 9. Chief Accountant Tugas dan tanggung jawab Chief Accountant: a. Menganalisis semua kredit potongan harga dan voucher biaya lain-lain untuk memastikan laporan yang akurat dari angka pendapatan. b. Mengelola log harian dari biaya paket khusus untuk tujuan rekening kliring rekonsiliasi pada akhir bulan. c. Menyelidiki setiap perbedaan yang ditemukan pada night audit report. d. Menyiapkan semua rekening bank bulanan dan rekonsiliasi. e. Mempersiapkan atau mengawasi penyusunan semua entri jurnal yang diperlukan untuk menutup buku secara bulanan. 10. Accountant Tugas dan tanggung jawab Accountant:

20 74 a. Melaporkan pendapatan dan pengeluaran spesifik setiap harinya. b. Menganalisis semua potongan kredit dan voucher biaya lain-lain. c. Mengelola log harian mengenai biaya paket khusus dengan tujuan rekening kliring rekonsiliasi pada akhir bulan. d. Menyelidiki setiap perbedaan yang ditemukan di laporan night audit. e. Mempersiapkan atau mengawasi penyusunan semua entri jurnal yang diperlukan untuk menutup buku setiap bulan. 11. Cost Control Tugas dan tanggung jawab Cost Control: a. Verifikasi setiap order pembelian yang disetujui oleh Purchasing Manager dengan jumlah stock persediaan yang tercatat di sistem. b. Melakukan entry pembelian berdasarkan bukti penerimaan barang dan PO (Purchase Order) yang telah disetujui dimana journal voucher dicetak dan dilampirkan dengan bukti penerimaan barang dan PO terkait. c. Melakukan entry setiap issued (penggunaan persediaan) setiap hari. d. Melakukan stock opname setiap akhir bulan dan membuat berita acaranya. Setiap selisih atas stock, diklarifikasi dengan pihak gudang dan dibuatkan berita acara penghapusan yang disetujui oleh Financial Controller dan General Manager. e. Membuat rekapitulasi dan mutasi persediaan setiap bulan. 12. Night Auditor Tugas dan tanggung jawab Night Auditor:

21 75 a. Menangani semua traksaksi front office selama shift malam ( ). b. Menentukan saldo buku besar tamu yang terdiri dari laporan kasir bagian food and beverage, long distant traffic sheets, laporan laundry, dan sebagainya. c. Audit semua laporan pendapatan dan tagihan bagian restoran dan bar setiap hari dan merangkum mereka ke dalam satu laporan utama. d. Memastikan bahwa semua dokumen sudah diperiksa dan diberikan nomor untuk masing-masing dokumen. e. Menyiapkan daftar semua saldo yang melebihi saldo yang sudah ditetapkan sebelumnya (biasanya penjualan kamar satu minggu). Satu salinan harus diberikan ke General Manager, satu untuk Financial Controller, dan satu kepada Credit Manager. 13. Asst. Financial Controller Tugas dan tanggung jawab Asst. Financial Controller: a. Dapat bertindak sebagai Financial Controller jika Financial Controller tidak berada di hotel. b. Mengawasi penutupan buku-buku pada akhir bulan dan persiapan yang tepat waktu dari data keuangan yang dibutuhkan. c. Mengatasi seluruh masalah finance yang disebabkan oleh staf bawahannya setiap harinya. d. Tetap up to date dengan seluruh peraturan manajemen hotel. e. Memastikan semua kegiatan berjalan lancar dan efektif dari hari ke hari dan menghasilkan kerja yang efisien.

22 IT Manager Tugas dan tanggung jawab IT Manager: a. Merencanakan, mengatur, memerintah, mengendalikan dan mengevaluasi operasi sistem informasi dan pengolahan data elektronik (EDP). b. Mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur untuk pemrosesan data elektronik dari operasi sistem komputer. c. Bertemu dengan para manajer untuk mendiskusikan kebutuhan sistem, spesifikasi, biaya dan jadwal. d. Merekrut dan mengelola sistem informasi pegawai dan kontraktor untuk merancang, membangun, menerapkan, mengoperasikan dan mengelola komputer dan telekomunikasi perangkat lunak, jaringan dan sistem informasi. e. Mengawasi sistem anggaran dan pengeluaran komputer. 15. IT Staff Tugas dan tanggung jawab IT Staff: a. Memasang dan mengkonfigurasikan komponen jaringan dan layanan terkait. b. Menginstal dan melakukan pengujian yang diperlukan untuk software dan hardware. c. Mengatur dan memelihara operasi dasar jaringan, termasuk perakitan perangkat keras jaringan dan memberikan bantuan kepada administrator jaringan. d. Menyediakan help desk bagi pengguna.

23 77 e. Membantu menyelesaikan masalah pada jaringan untuk mengisolasi dan mendiagnosa masalah umum yang sering terjadi. 16. Income Auditor Tugas dan tanggung jawab Income Auditor: a. Mengaudit pendapatan harian dan folio pendukung dan voucher-voucher yang disampaikan oleh night auditor. b. Mengaudit kas harian yang disusun oleh bagian kasir. c. Menyiapkan laporan harian untuk ditandatangi oleh Financial Controller. d. Memasukkan laporan penghasilan harian di buku besar dan saldo pada akhir bulan. e. Menyiapkan ringkasan dan jurnal potongan harga. 17. Food and Beverage Controller Tugas dan tanggung jawab Food and Beverage Controller: a. Memverifikasi keakuratan hitungan matematika dan faktur tagihan makan dan minuman yang diterima setiap hari. b. Bertanggung jawab untuk produksi makanan harian dan biaya kumulatif food and beverage di outlet dengan bekerja sama dengan akuntan. c. Memimpin dan membantu dalam mengambil persediaan makanan dan minuman dan persiapan selanjutnya untuk makanan bulanan dan biaya rekonsiliasi minuman.

24 78 d. Untuk memainkan peran dalam perhitungan biaya per piring menu untuk melindungi biaya makanan dan minuman dengan memproyeksikan harga menu dengan akurat. e. Melakukan pemeriksaan acak terhadap keakuratan fungsi penerimaan. 18. Purchasing Manager Tugas dan tanggung jawab Purchasing Manager: a. Untuk mendapatkan barang dengan kualitas terbaik untuk hotel dengan harga yang masuk akal. b. Bekerja sama dengan berbagai macam kepala departemen dalam hotel untuk memastikan bahwa kebutuhan departemen dapat dikomunikasikan dan diantisipasi dengan jelas. c. Menjamin bahwa persediaan makanan dan minuman dipertahankan pada tingkat yang memadai melalui komunikasi cepat dan akurat dengan Chef Executive dan Chef terkait. d. Memenuhi permintaan pembelian dan sistem pemesanan pembelian, dibentuk oleh departemen keuangan juga untuk menjaga kepuasan tamu hotel. e. Membuat dokumen penerimaan dan dicocokkan dengan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk penerimaan tanda terima yang cepat dan akurat. 19. Purchasing Clerk Tugas dan tanggung jawab Purchasing Clerk: a. Menyiapkan dan memproses semua pemesanan pembelian berdasarkan permintaan pembelian dan beberapa tawaran.

25 79 b. Mengelola semua file untuk Purchasing Manager. c. Mengelola aliran data antara Finance Department, Purchasing Manager dan departemen lainnya. d. Melakukan tugas tambahan apapun yang diminta dari Purchasing Manager untuk menjamin bahwa operasi pembelian dikelola secara professional. e. Bekerja sama dan membantu Senior Storekeeper dari waktu ke waktu dalam operasional sehari-hari. 20. Credit Manager Tugas dan tanggung jawab Credit Manager: a. Melakukan penyelidikan dari berbagai sumber sehingga mendapatkan penilaian yang cerdas, sepadan dengan pelanggan dan mampu membenarkan perpanjangan kredit. b. Memeriksa dokumen pendukung dan menverifikasi akurasi saldo piutang. c. Melaporkan langsung kepada Financial Controller dan/atau General Manager semua hal yang mempengaruhi kredit dan penagihan. d. Mengawasi kegiatan staf kredit untuk mencapai kinerja yang efisien dan efektif masing-masing individu. e. Memastikan bahwa kebijakan dan prosedur sebagaimana tercantum dalam buku pedoman kredit yang dipelajari. 21. Director of Sales Tugas dan tanggung jawab Director of Sales:

26 80 a. Berpartisipasi dengan General Manager dalam elaborasi standar hotel penjualan dan prosedur dan bertanggung jawab langsung pelaksanaan mereka dan rasa hormat dari anggota tim b. Mengkompilasi semua informasi pasar yang diperlukan dalam menyusun laporan penjualan tahunan dan rencana pemasaran. c. Bertanggung jawab untuk mengontrol / biaya nya departemen dan untuk menghormati anggaran dan pedoman. d. Bertanggung jawab untuk memaksimalkan pendapatan hotel. e. Memastikan kerja sama dengan bagian keuangan atas pengendalian yang tepat tentang pengajuan kredit dan membantu apabila dibutuhkan dalam mengoleksi piutang. 22. Asst. Director of Sales Tugas dan tanggung jawab Asst. Director of Sales: a. Mendelegasikan tanggung jawab yang tepat kepada orang lain berdasarkan kemampuan mereka sementara memastikan mereka memiliki kewenangan dan sumber daya yang memadai. b. Menetapkan dan mengkomunikasikan standar kinerja yang tinggi. c. Mencapai rekor keberhasilan dalam merekrut, wawancara dan mempekerjakan orang dengan mendapatkan sumber daya yang tepat dan posisi yang tepat. d. Membantu dalam penyusunan rencana bisnis tahunan untuk departemen. e. Monitor anggaran departemen secara proaktif.

27 Sales Manager Tugas dan tanggung jawab Sales Manager: a. Membangun dan meningkatkan kerjasama tim komitmen untuk pekerjaan mereka dan hotel. b. Pastikan semua karyawan di bawah pengawasan dan dijadwalkan sesuai dengan kebutuhan bisnis. c. Menyiapkan rencana bisnis tahunan untuk departemen. d. Berkomunikasi secara efektif dalam organisasi di semua tingkatan menggunakan metode komunikasi yang paling sesuai untuk hal yang bersangkutan. e. Memonitor setiap anggaran tiap departemen dan secara proaktif melakukan tindakan yang diperlukan. 24. Food and Beverage Manager Tugas dan tanggung jawab Food and Beverage Manager: a. Menjaga dan memelihara hubungan yang baik dengan pelanggan setiap hari. b. Selidiki setiap keluhan pelanggan dan memulai tindakan korektif untuk perbaikan. c. Pastikan semua makanan dan minuman di departemen dibuat dan disajikan oleh orang yang ahli. d. Menjaga dan menetapkan standar untuk persiapan, penyajian dan pelayanan makanan dan minuman kepada tamu.

28 82 e. Pastikan semua makanan dan minuman serta daerah penyajian tetap bersih dan rapi sesuai dengan standar perusahaan dan undang-undang kebersihan setempat. 25. Restaurant Manager Tugas dan tanggung jawab Restaurant Manager: a. Menyelesaikan keluhan pelanggan mengenai kualitas makanan atau pelayanan. b. Monitor tindakan staf dan pelanggan untuk memastikan standar kesehatan dan sanitasi. c. Memeriksa kualitas pengiriman makanan segar dan barang. d. Merekrut, mempekerjakan, dan mengawasi pelatihan untuk sraf. e. Menilai kualitas makan. f. Monitor persiapan makanan dan metode pembersihan. 26. Bartender Tugas dan tanggung jawab Bartender: a. Menjaga dan membersihkan semua peralatan yang dibutuhkan oleh manajemen. b. Menyiapkan minuman dan minuman segera setelah terdapat pesanan dari pelanggan. c. Menjaga bar agar tetap bersih dan ready stock sebelum masa shift kerja habis.

29 83 d. Menyelesaikan semua tugas dan mengumpulkan kas sesuai prosedur yang terdapat pada buku pedoman pelatihan. e. Melengkapi tugas lainnya yang diberikan oleh manager untuk kemajuan bar dan restoran. 27. Waiter / Waitress Tugas dan tanggung jawab Waiter / Waitress: a. Menghadiri rapat staf untuk briefing. b. Membantu rekan kerja dalam menyelesaikan tugas mereka. c. Melaporkan pergantian shift kerja tepat waktu. d. Menyelesaikan tugas lain yang diberikan oleh manager yang bertugas. e. Mengantarkan makanan dan minuman yang dipesan oleh pelanggan. 28. Banquet Manager Tugas dan tanggung jawab Banquet Manager: a. Mengatur, mengendalikan dan memantau semua aspek persiapan dan servis pada seluruh fungsi. b. Berkoordinasi dengan Executive Chef dalam memastikan standar kualitas yang tinggi pada presentasi makanan. c. Untuk memastikan standar pelayanan tamu untuk berbagai jenis fungsi dipelihara dengan baik. d. Memastikan seluruh karyawan banquet telah mengerjakan tugas-tugasnya selaras dengan standar hotel.

30 84 e. Pastikan seluruh area fungsi dan gudang telah bersih, rapi, dan tetap terpelihara dengan benar mengenai penggunaannya, penyimpanannya, dan pelabelannya. 29. Banquet Sales Manager Tugas dan tanggung jawab Banquet Sales Manager: a. Memastikan kebersihan dan fungsi ruang perjamuan. b. Berurusan dengan klien dan mencapai kepuasan tamu melalui negosiasi yang efektif. c. Menghadiri acara perjamuan dan memastikan pertemuan selanjutnya sudah direncanakan sebelumnya. d. Membuat laporan mengenai masalah atau keluhan yang mungkin timbul selama berjalannya acara. e. Menghadiri pertemuan mingguan dan pelatihan sebagaimana yang telah direncanakan. 30. Executive Chef Tugas dan tanggung jawab Executive Chef: a. Mengawasi seluruh fungsi departemen seperti karyawan dapur, fasilitas, penjualan dan biaya untuk memastikan keuntungan departemen maksimal tercapai. b. Kontrol dan analisis, secara terus-menerus, mengoptimalkan dari sudut pandang berikut: 1) Tingkat kualitas produk makanan.

31 85 2) Kepuasan tamu. 3) Staf discipliary dan pengendalian sikap. 4) Biaya Operasional. 5) Sanitasi dan Kebersihan. c. Mengkoordinasi dan mengawasi penyusunan, penyajian dan pelayanan produk makanan untuk memastikan makanan dalam kualitas yang terbaik sepanjang waktu. d. Menetapkan dan memelihara hubungan kerja yang efektif. e. Melakukan fungsi-fungsi seperti wawancara, orietation karyawan, evaluasi kinerja, pembinaan, dan pemberhentian jika perlu untuk memastikan staf telah tepat dalam penempatannya. 31. Sous Chef Tugas dan tanggung jawab Sous Chef: a. Membantu Executive Chef dalam mengawasi seluruh fungsi departemen seperti karyawan dapur, fasilitas, dan biaya untuk memastikan keuntungan departemen maksimal dapat tercapai. b. Mengawasi Chief Steward untuk menjamin kebersihan tingkat tinggi di semua area dapur. c. Mengontrol dan memastikan tingkat kualitas kerusakan semua barang yang diterima di hotel. d. Memastikan dan mengontrol seluruh standar pada restoran dan menu layanan kamar.

32 86 e. Menjamin kinerja yang optimal dari seluruh staf dengan memberikan informasi kepada bagian yang bersangkutan dan melakukan tindak lanjut secara konstan. 32. Room Divison Manager Tugas dan tanggung jawab Room Division Manager: a. Menyediakan profesionalitas, konsultasi dan layanan dukungan terhadap eksekutif kepada General Manager untuk membantu dalam memenuhi pembentukan tujuan strategis. b. Menerapkan strategi dengan tujuan minimalisir biaya, memaksimalkan produktivitas tanpa mengurangi standar kualitas. c. Mengasosiasikan kontrak dengan pemasok yang telah disetujui sesuai dengan kebijakan perusahaan. d. Melaporkan kesalahan pemeriksaan dan kerusakan perabot dan alat kelengkapan di semua area hotel kepada departemen pemeliharaan. e. Mengontrol dan memantau ketersediaan kamar, tipe kamar dan kategorikategori harga kamar. 33. Executive Housekeeper Tugas dan tanggung jawab Executive Housekeeper: a. Untuk memastikan jalur komunikasi yang efektif dengan departemen lain. b. Memastikan standar kebersihan dan penampilan kamar tamu, area publik dan melakukan inspeksi harian semua area tersebut.

33 87 c. Melakukan uji pengawasan mutu proses kerja, survei untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya dan menghasilkan layanan yang lebih baik. d. Tetap berhubungan dengan bagian front office mengenai status kamar. e. Mengontrol kualitas layanan housekeeping dan memastikan kebutuhan tamu terpenuhi. 34. Housekeeping Supervisor Tugas dan tanggung jawab Housekeeping Supervisor: a. Bertanggung jawab menjaga standar kebersihan dan pelayanan. b. Memeriksa kamar tamu / area publik setelah dibersihkan oleh petugas kebersihan secara teratur. c. Menangani keluhan tamu secara cepat dan efisien untuk kepuasan penuh tamu. Menginformasikan Executive Housekeeper dan menindaklanjuti dengan respon cepat. d. Memastikan bahwa kunci master disimpan dengan aman oleh petugas pada shift dimana Housekeeping Supervisor bekerja dan dikembalikan pada akhir shift. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Executive Housekeeper. 35. Laundry Dry Clean Manager Tugas dan tanggung jawab Laundry Dry Clean Manager: a. Memastikan semua food and beverage linen bersih dan tersedia setiap saat. b. Mengendalikan dan mengawasi semua perlengkapan untuk ke binatu.

34 88 c. Menyiapkan semua laporan operasi yang diperlukan untuk disampaikan kepada departemen accounting. d. Mengawasi fungsi seluruh karyawan laundry dry cleaning. e. Mengecek secara rutin untuk memastikan detergen digunakan sesuai yang diperintahkan agar kualitas laundry dry cleaning tetap terjaga. 36. Laundry Dry Clean Supervisor Tugas dan tanggung jawab Laundry Dry Clean Supervisor: a. Memastikan bahwa semua pekerja bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan menjaga peralatan mereka bersih dan rapi. b. Membuat program pelatihan untuk setiap bulan. c. Membuat laporan dalam log book harian. d. Memastikan bahwa semua tugas terlaksana. e. Melaksanakan tugas Laundry Manager selama ketidakhadirannya di kantor. 37. Room Attendant Tugas dan tanggung jawab Room Attendant: a. Melaporkan ke departemen pada awal shift masing-masing untuk sign in dan bekerja. b. Melaporkan kerusakan apapun dan/atau barang rusak ke atasan. c. Tidak membuka pintu ruang tamu untuk orang yang tidak berkepentingan. d. Menangani produk kebersihan di setiap kamar tamu seperti handuk, sikat gigi, shampoo, dan sabun.

35 89 e. Memperbarui perlengkapan mandi dan tidur yang berada di dalam kamar yang sudah digunakan oleh tamu. 38. Front Office Manager Tugas dan tanggung jawab Front Office Manager: a. Memelihara pribadi kontak dengan pelanggan kapan dan dimana pun. b. Memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang lengkap dan mematuhi kebijakan yang berkaitan dengan kebijakan penanganan kebakaran, kebersihan, kesehatan, dan keselamatan dalam hotel. c. Membentuk, memelihara dan meninjau semua kebijakan administratif dan prosedur operasional operasional di area front office sesuai tanggung jawab masing-masing. d. Memastikan bahwa prosedur operasional dan format laporan sesuai dengan kebijakan Twin Plaza Hotel. e. Mengawasi jalannya operasi di Front Desk, Bagian Reservasi, hubungan dengan tamu, penyambut tamu, dan operator telepon. Memastikan bahwa standar kualitas dalam bekerja telah dipelihara. 39. Night Manager Tugas dan tanggung jawab Night Manager: a. Membaca log book untuk menindaklanjuti kejadian yang terjadi pada siang hari. b. Memeriksa kinerja staf hotel, memperhatikan disiplin staf mulai dari cara berpakaian dan mengambil tindakan yang bijaksana.

36 90 c. Mencatat semua insiden yang tidak biasa atau keluha dalam log book untuk informasi dan referensi manajemen. d. Membantu departemen keamanan menyelidiki semua insiden pencurian yang mungkin terjadi dalam lokasi hotel. e. Mengawasi keamanan di dalam dan sekitar hotel setiap waktu, memastikan keselamatan dan keamanan hotel dan properti tamu dan staf. 40. Concierge Tugas dan tanggung jawab Concierge: a. Memastikan bellboy melaksanakan tugas sesuai dengan kebijakan dan prosedur hotel. b. Memastikan bellboy, driver, dan doormen berpakaian sesuai strandar yang telah ditentukan oleh manajemen hotel. c. Bertanggung jawab untuk melatih semua anggota staf bawahannya. d. Memastikan semua koper diberikan tag dengan benar dan disimpan dengan benar pula. e. Memastikan standar tinggi kebersihan lobby, front desk, porte corchere, dan driveway. 41. Receptionist Tugas dan tanggung jawab Receptionist: a. Menyambut semua tamu dan segera lakukan check in sesuai dengan pemesanan / reservation yang sudah dibuat sebelumnya. b. Memastikan registration form diisi dengan lengkap oleh tamu.

37 91 c. Menghadiri briefing pertemuan, harian dan sesi pelatihan. d. Melaporkan setiap kesehatan, keselamatan dan/atau bahaya keamana segera kepada atasan. e. Memastikan bahwa tamu mendapatkan voucher fasilitas setelah tamu berhasil melakukan check in. 42. Bellboy Tugas dan tanggung jawab Bellboy: a. Mengantar tamu ke kamar mereka dan membantu mereka dengan barangbarang bawaan mereka, menjelaskan kepada tamu cara menggunakan semua fasilitas tamu. b. Bertanggung jawab mengumpulkan, mengirim, dan menyimpan barang bawaan. c. Mengirim pesan / fax ke kamar tamu sesuai SOP (Standard Operating Procedure). d. Melakukan tur pengenalan disekitar hotel ketika diminta. e. Menghadiri pertemuan dan pelatihan sebagaimana ketika diperlukan. 43. Chief Engineer Tugas dan tanggung jawab Chief Engineer: a. Memastikan semua karyawan melayani tamu dengan sopan dan profesional setiap saat. b. Melakukan evaluasi staf secara triwulan untuk meninjau kinerja secara umum, mengevaluasi area engineer untuk melakukan perbaikan dan

38 92 melaksanakan program untuk mencapai tujuan dan untuk melihat apakah target dan tujuan tersebut terpenuhi atau belum. c. Pastikan bahwa semua karyawan membuat dan menyerahkan laporan tepat waktu dan mengenakan seragam yang benar dan name tag setiap saat. d. Membentuk, memelihara dan meninjau semua kebijakan administratif dan prosedur operasional dan kontrol staf yang berhubungan dengan departemen engineering. e. Bertanggung jawab atas pemeliharaan umum gedung dan sekitarnya termasuk fasilitas-fasilitasnya seperti sistem kunci, mesin-mesin genset, air conditioning. 44. Technician Tugas dan tanggung jawab Technician: a. Memperbaiki fasilitas hotel yang rusak. b. Melakukan pekerjaan sesuai perintah dari atasan. c. Membantu Chief Engineer dalam melaksanakan tugasnya ketika terdapat suatu masalah mengenai infrastruktur gedung. 3.5 Proses Bisnis Reservasi Via Telepon 1. Tamu melakukan reservasi via telepon. 2. Bagian Reservasi meminta data tamu. 3. Bagian Reservasi mengecek ketersediaan kamar. 4. Komputer menampilkan ketersediaan kamar.

39 93 5. Bagian Reservasi mencatat data ke reservation form. 6. Bagian Reservasi memastikan status check-in tamu, jika: a. Tamu reservasi dengan Guarantee berupa deposit: 1) Tamu membayar Guarantee. 2) Tamu mengirim Bukti Pembayaran melalui fax. 3) Bagian Reservasi menerima Bukti Pembayaran. 4) Bagian Reservasi mengirim Bukti Pembayaran ke bagian akuntansi. 5) Front Desk menkonfirmasi reservasi, Jika tamu tidak datang maka kamar akan di cancel. Jika tamu datang maka proses selesai. b. Tamu yang reservasi tanpa Guarantee maka reservasi akan di cancel pada pukul WIB Reservasi Via Website 1. Tamu mengunjungi situs resmi Twin Plaza Hotel di 2. Komputer menampilkan menu home. 3. Tamu menginput tanggal check-in dan check-out lalu mengklik check availability. 4. Komputer menampilkan menu check availability. 5. Tamu menginput jumlah orang yang menginap. 6. Komputer menampilkan daftar harga dan kamar. 7. Tamu meng-klik option book sesuai dengan pilihan kamar. 8. Komputer menampilkan menu reservasi. 9. Menginput data di form reservasi yang ada di website. 10. Komputer menampilkan reservation summary.

40 Tamu submit reservasi. 12. Komputer menampilkan credit card information. 13. Tamu mengisi data credit card information. 14. Komputer menampilkan final confirmation. 15. Komputer menyimpan data reservasi. 16. Bagian Reservasi mengecek dari reservasi yang sudah dibuat oleh tamu dari website. 17. Mencatat reservasi ke dalam Reservation Form. 18. Mencatat reservasi ke dalam sistem. 19. Komputer menyimpan data reservasi Check In (Dengan Reservasi) 1. Tamu datang ke hotel. 2. Front Desk menanyakan apakah sudah melakukan reservasi. 3. Front Desk mengecek daftar reservasi. 4. Komputer menampilkan daftar reservasi. 5. Front Desk meminta ID Card tamu untuk di copy. 6. Tamu memberikan ID Card kepada Front Desk. 7. Front Desk memberikan Registration Form kepada tamu. 8. Tamu mengisi Registration Form. 9. Registration Form terdiri dari dua rangkap, rangkap satu untuk di arsip, rangkap dua untuk dimasukkan ke dalam docket (arsip sementara sampai tamu check out). 10. Front Desk menyiapkan fasilitas seperti kupon makan, kupon minum, free parking (jika membawa kendaraan) dan internet voucher.

41 Front Desk memvalidasi kunci kamar. 12. Komputer menampilkan validasi kunci kamar. 13. Front Desk memberikan kunci kamar. 14. Tamu menerima kunci kamar Check In (Tanpa Reservasi) 1. Tamu datang ke hotel. 2. Front Desk menanyakan apakah sudah melakukan reservasi. 3. Jika belum, Front Desk mengecek ketersediaa kamar (room available). 4. Komputer menampilkan ketersediaan kamar. 5. Front Desk menawarkan kamar yang tersedia ke tamu. 6. Jika tamu setuju, Front Desk meminta ID Card tamu untuk di copy. 7. Tamu memberikan ID Card kepada Front Desk. 8. Front Desk memberikan Registration Form kepada tamu. 9. Tamu mengisi Registration Form. 10. Registration Form terdiri dari dua rangkap, rangkap satu untuk di arsip, rangkap dua untuk dimasukkan ke dalam docket (arsip sementara sampai tamu check-out). 11. Front Desk menyiapkan fasilitas seperti kupon makan, kupon minum, free parking (jika membawa kendaraan) dan internet voucher. 12. Front Desk memvalidasi kunci kamar. 13. Komputer menampilkan validasi kunci kamar. 14. Front Desk memberikan kunci kamar. 15. Tamu menerima kunci kamar.

42 Check Out 1. Tamu datang ke Front Desk. 2. Front Desk menanyakan nomor kamar tamu. 3. Front Desk menghubungi Housekeeping via HT (Handy Talky) atau telepon. 4. Housekeeping memberitahukan penggunaan mini bar apa saja yang digunakan oleh tamu beserta denda seperti puntung rokok, peralatan hotel yang rusak dan barang milik hotel hilang. 5. Front Desk membuat Mini Bar Form untuk mencatat penggunaan mini bar tamu berdasarkan info yang diberikan oleh Housekeeping. 6. Front Desk membuat Guest Folio dua rangkap, rangkap satu untuk diberikan ke Bagian Accounting dan rangkap dua untul di arsip. 7. Front Desk mencetak Guest Folio. 8. Front Desk memberikan Guest Folio ke tamu untuk di cek terlebih dahulu. 9. Tamu menandatangani Guest Folio Pembayaran (Tunai) 1. Front Desk mengecek data tamu dari Registration Form. 2. Front Desk mengecek cara pembayaran tamu. 3. Front Desk menerima Bukti Pembayaran dari tamu. 4. Front Desk menghitung selisih total pembayaran dengan deposit yang tertulis di Bukti Pembayaran. 5. Front Desk membuat Miscellaneous Form dua rangkap dimana rangkap satu untuk digabung dengan Guest Folio rangkap satu untuk di berikan ke

43 97 Bagian Accounting dan rangkap dua digabung dengan Guest Folio rangkap dua untuk di arsip Pembayaran (Kartu Kredit) 1. Front Desk mengecek data tamu dari Registration Form. 2. Front Desk mengecek cara pembayaran tamu. 3. Front Desk meminta kartu kredit tamu. 4. Front Desk menggesek kartu kredit pada mesin ADC. 5. Front Desk mencetak slip pembayaran 2 rangkap dimana rangkap satu untuk digabungkan dengan Registration Form untuk di arsip dan rangkap dua untuk diberikan ke tamu. 6. Front Desk memberikan slip pembayaran rangkap satu kepada tamu untuk di tanda tangani. 3.6 Rich Picture Gambar 3.13 Rich Picture

44 Event Table Tabel 3.2 Event Table Event Internal Agent Start When Activity Melayani reservasi Front Desk Tamu melakukan reservasi 1. Membuat Reservation Form 2 rangkap, rangkap 1 untuk disimpan dalam arsip sementara sampai tamu check out dan rangkap 2 untuk di arsip. 2. Membuat Bukti Pembayaran 2 rangkap, rangkap 1 untuk tamu dan rangkap 2 untuk di Melayani check-in Front Desk Tamu hendak checkin Melayani check-out Front Desk Tamu konfirmasi check-out Melayani pembayaran Front Desk Tamu selesai melakukan check-out arsip. 1. Membuat Registration Form 2 rangkap, rangkap satu untuk disimpan dalam arsip sementara sampai tamu check-out dan rangkap dua untuk di arsip. 2. Membuat validasi kunci. 3. Membuat voucher fasilitas untuk tamu. 1. Membuat Mini Bar Form. 2. Membuat Guest Folio 2 rangkap, rangkap satu untuk Bagian Accounting dan rangkap dua untuk diarsip. 1. Membuat Miscellaneous Form 2 rangkap, rangkap satu untuk Bagian Accounting dan rangkap dua untuk diarsip.

45 Overview Activity Diagram Gambar 3.14 Overview Activity Diagram Twin Plaza Hotel

46 Workflow Gambar 3.3 Tabel Workflow Actor Bagian Reservasi Komputer Bagian Reservasi Komputer Bagian Reservasi Komputer Actor Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Bagian Reservasi Komputer Bagian Reservasi Komputer Actor Front Desk Komputer Activity Reservasi via telepon 1. Menerima telepon dari calon tamu 2. Mengecek ketersediaan kamar 3. Menampilkan data ketersediaan kamar 4. Membuat reservation form dua rangkap 5. Menanyakan ingin memberikan deposit guarantee atau tidak 6. Jika tidak, kamar yang di reservasi tetap di booking tetapi ditunggu sampai pukul WIB saat hari itu juga, jika tamu tidak kunjung datang maka reservasi akan di cancel 7. Jika ya, menerima Bukti Pembayaran deposit guarantee dari tamu melalui fax dan status tamu dianggap melakukan reservasi dan kamar di-book sampai waktu check out 8. Mengirim Bukti Pembayaran deposit guarantee ke bagian accounting 9. Mengakses data reservasi di sistem 10. Menampilkan data reservasi 11. Menginput data reservasi di Registration Form ke dalam sistem 12. Menyimpan data reservasi ke dalam sistem 13. Data reservasi tersimpan Reservasi Via Website 1. Membuka situs 2. Menampilkan menu home 3. Menginput tanggal check in dan check out 4. Mengklik pilihan check availability 5. Menampilkan menu check availability 6. Menginput data jumlah orang yang menginap 7. Mengklik pilihan availability check 8. Menampilkan menu daftar harga dan kamar 9. Mengklik pilihan book pada kamar yang di pilih 10. Menampilkan menu reservasi 11. Menginput data reservasi 12. Mengklik pilihan continue 13. Menampilkan reservation summary 14. Mengklik pilihan submit reservation 15. Menampilkan menu Credit Card Information 16. Menginput Credit Card Information 17. Mengklik pilihan submit 18. Menampilkan Final Confirmation 19. Mengklik pilihan close window 20. Menyimpan data reservasi 21. Mengecek data reservasi via hotel 22. Mengklik pilihan download 23. Download selesai 24. Membuat Reservation Form 25. Menginput data reservasi ke dalam sistem 26. Mengklik pilihan menyimpan 27. Menyimpan data reservasi 28. Data reservasi tersimpan Check In (dengan reservasi) 1. Mengakses menu reservasi 2. Menampilkan menu reservasi

47 101 Actor Front Desk Komputer Front Desk Komputer Front Desk Komputer Actor Front Desk Komputer Front Desk Komputer Front Desk Komputer Actor Front Desk Komputer Front Desk Komputer Front Desk Actor Front Desk Bagian Accounting Front Desk Komputer Actor Front Desk Mesin ADC Front Desk Mesin ADC Front Desk Mesin ADC Front Desk Activity Reservasi via telepon 3. Mengakses daftar reservasi 4. Menampilkan daftar reservasi 5. Mengecek dafrar reservasi 6. Membuat Registration Form dua rangkap 7. Rangkap satu untuk disimpan dalam docket (arsip sementara), rangkap dua untuk di arsip 8. Menyimpan data registrasi ke dalam sistem 9. Data registrasi tersimpan 10. Membuat voucher fasilitas 11. Membuat validasi kunci 12. Memvalidasi kunci magnetic 13. Kunci magnetic tervalidasi Check In (Tanpa Reservasi) 1. Mengecek ketersedi aan kamar 2. Menampilkan ketersediaan kamar 3. Membuat Registration Form dua rangkap 4. Rangkap satu untuk disimpan dalam docket (arsip sementara), rangkap dua untuk di arsip 5. Menyimpan data registrasi ke dalam sistem 6. Data registrasi tersimpan 7. Membuat voucher fasilitas 8. Membuat validasi kunci 9. Memvalidasi kunci magnetic 10. Kunci magnetic tervalidasi Check Out 1. Membuat Mini Bar Form 2. Membuat Guest Folio 3. Menyimpan Guest Folio 4. Guest Folio tersimpan 5. Mencetak Guest Folio dua rangkap 6. Guest Folio tercetak 7. Mengirim Guest Folio rangkap satu ke bagian accounting 8. Menyimpan Guest Folio rangkap dua ke dalam arsip Pembayaran (Tunai) 1. Mengecek cara pembayaran tamu dari Registration Form 2. Menerima Bukti Pembayaran dari tamu 3. Menghitung selisih total pembayaran dengan deposit 4. Membuat Miscellaneous Form dua rangkap 5. Menerima Miscellaneous Form rangkap satu 6. Mengarsip Miscellaneous Form rangkap dua bersama dengan Guest Folio 7. Menginput transaksi pembayaran ke dalam sistem 8. Transaksi pembayaran tersimpan Pembayaran (Kartu Kredit) 1. Mengecek cara pembayaran tamu dari Registration Form 2. Menggesek kartu kredit pada mesin ADC 3. Menampilkan deposit 4. Menginput nominal total pembayaran 5. Verify pembayaran 6. Mencetak slip pembayaran dua kali 7. Slip pembayaran tercet ak 8. Memberikan copy slip pembayaran ke tamu 9. Mengarsip slip pembayaran bersama dengan Registration Form

48 102 Komputer Actor Activity Reservasi via telepon 10. Menginput transaksi pembayaran ke dalam sistem 11. Transaksi pembayaran tersimpan 3.10 Detailed Activity Diagram Reservasi Via Telepon Gambar 3.15 DAD Reservasi Via Telepon Twin Plaza Hotel

49 Reservasi Via Website Gambar 3.16 DAD Reservasi Via Website Twin Plaza Hotel

50 Check In (Dengan Reservasi) Gambar 3.17 DAD Check In (Dengan Reservasi) Twin Plaza Hotel

51 Check In (Tanpa Reservasi) Gambar 3.18 DAD Check In (Tanpa Reservasi) Twin Plaza Hotel

52 Check Out Gambar 3.19 DAD Check Out Twin Plaza Hotel

53 Pembayaran (Tunai) Gambar 3.20 DAD Pembayaran (Tunai) Twin Plaza Hotel

54 Pembayaran (Kartu Kredit) Gambar 3.21 DAD Pembayaran (Kartu Kredit) Twin Plaza Hotel

55 Dokumen Yang Digunakan 1. Reservation Form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat data tamu yang hendak menginap di hotel. Dokumen ini diisi oleh Bagian Reservasi ketika calon tamu melakukan reservasi via telepon atau website. Gambar 3.22 Reservation Form 2. Registration Form digunakan saat tamu ingin melakukan check-in. Dokumen ini sangat penting karena menyangkut semua informasi mengenai data tamu yang tinggal di hotel. Gambar 3.23 Registration Form

56 Change and/or Cancellation digunakan untuk tamu yang hendak melakukan perubahan kamar atau membatalkan kamar yang telah di tempatinya. Front Desk mengisi data-data perubahan kamar dan/atau pembatalan reservasi. Gambar 3.24 Change and/or Cancellation 4. Change Room Rate adalah dokumen yang diisi oleh Front Desk ketika tamu telah sepakat untuk pindah kamar. Harga kamar sebelum pindah dan setelah pindah dicatat pada formulir ini. Gambar 3.25 Change Room Rate

57 Welcome Bread Coupon adalah kupon makanan yang diberikan kepada tamu setelah tamu berhasil registrasi check-in. Hanya berlaku setelah check-in saja. Gambar 3.26 Welcome Bread Coupon 6. Welcome Drink Coupon adalah kupon minuman yang diberikan kepada tamu setelah tamu berhasil registrasi check-in. Hanya berlaku setelah check-in saja. Gambar 3.27 Welcome Drink Coupon 7. Meal Coupon adalah kupon yang dapat ditukarkan dengan makan pagi, makan siang, atau makan malam. Hanya berlaku 1 kali penggunaan.

58 112 Gambar 3.28 Meal Coupon 8. Internet Voucher adalah voucher yang diberikan oleh Twin Plaza Hotel kepada tamu agar dapat mengakses internet selama menginap di hotel. Voucher dilengkapi dengan user ID dan password. Gambar 3.29 Internet Voucher 9. Free Parking Voucher adalah voucher yang berlaku untuk tamu yang menginap dan membawa kendaraan pribadinya. Voucher ini berguna agar tamu tidak dipungut biaya parkir.

59 113 Gambar 3.30 Free Parking Voucher 10. Mini Bar Form adalah bukti penggunaan mini bar didalam kamar hotel. Bukti ini diisi oleh Front Desk didasari informasi yang diberikan oleh Housekeeping melalui telepon atau HT (Handy Talky). Gambar 3.31 Mini Bar Form

60 Guest Folio (Bill) digunakan untuk merangkap room rate/harga kamar, restaurant, laundry, dan charges/denda. Gambar 3.32 Guest Folio (Bill) 12. Bukti Pembayaran (Official Receipt) adalah Bukti Pembayaran deposit pada saat tamu selesai melakukan registrasi. Digunakan hanya jika tamu membayar deposit secara tunai.

61 115 Gambar 3.33 Bukti Pembayaran (Official Receipt) 13. Miscellaneous Form digunakan untuk catatan bukti sisa deposit tamu, denda, potongan harga dan kas yang sudah dibayar oleh tamu. Gambar 3.34 Miscellaneous Form 3.12 Uraian Spesifikasi Perangkat yang Digunakan Berikut adalah uraian spesifikasi perangkat keras (hardware) dan lunak (software) yang digunakan oleh Twin Plaza Hotel untuk mendukung proses bisnisnya.

62 Perangkat Keras (Hardware) 1. Processor: Intel Pentium Processor E2200 (1Mb, 2.20Ghz, Fsb 800Mhz, LGA 775) Gambar 3.35 Intel Pentium Processor E Memory: Visipro DDR2 2GB Gambar 3.36 Visipro DDR2 2GB 3. Power Supply Unit: Simbadda 350 Watt Gambar 3.37 Power Supply Unit Simbadda 350 Watt

63 Harddisk: Seagate GB Gambar 3.38 Harddisk Seagate GB 5. Monitor: LG 15 CRT Gambar 3.39 Monitor LG 15 CRT 6. Keyboard: Logitech Classic Keyboard Plus Black PS2 Gambar 3.40 Keyboard Logitech Classic Keyboard Plus Black PS2

64 Mouse: Logitech Optical Mouse Black PS2 Gambar 3.41 Mouse Logitech Optical Mouse Black PS2 8. Switch: 3com 3c Port Baseline Switch 2226 Plus Gambar 3.42 Switch 3com 9. Credit Card Terminal: Verifone Omni 3730LE / VX510 Gambar 3.43 Credit Card Terminal

65 Hotel Lock: HLH-IC Encoder Gambar 3.44 HLH-IC Encoder Perangkat Lunak (Software) 1. Operating System: Windows XP Starter Pack 3 2. Software khusus: X-PERT Hotel Management System 3. Antivirus: Kaspersky 3.13 Dasar Penentuan Kriteria Pengukuran Twin Plaza Hotel dalam proses bisnisnya sangat mengutamakan kebutuhan dan kepuasan pelanggan dalam hal penyediaan informasi maupun jasa pelayanan front office. Twin Plaza Hotel mempunyai strategi pasar tersendiri dalam mempertahankan pelanggan lama dan memperoleh pelanggan baru untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis. Sejak pelanggan datang hingga pelanggan keluar, pihak perusahaan berusaha memberikan pelayanan yang terbaik sehingga pelanggan merasa nyaman dan puas. Twin Plaza Hotel telah memberikan kemudahan dalam pendaftaran, fasilitas yang disediakan, proses check in dan check out serta pembayaran.