PEMBUATAN SISTEM INFORMASI RESERVASI KAMAR MENGGUNAKAN VISUAL BASIC.NET PADA HOTEL OMAH E SUN CONDONGCATUR YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PEMBUATAN SISTEM INFORMASI RESERVASI KAMAR MENGGUNAKAN VISUAL BASIC.NET PADA HOTEL OMAH E SUN CONDONGCATUR YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Hari Vickyantoro Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 BUILDING A ROOM RESERVATION INFORMATION SYSTEM USING VISUAL BASIC.NET IN HOTEL OMAH E SUN CONDONGCATUR YOGYAKARTA PEMBUATAN SISTEM INFORMASI RESERVASI KAMAR MENGGUNAKAN VISUAL BASIC.NET PADA HOTEL OMAH E SUN CONDONGCATUR YOGYAKARTA Hari Vickyantoro Kusrini Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT Every company or institution in demand to deliver maximum service system, in order to improve the performance of a company engaged in the field of hospitality services. Then one of the service system needs to be improved is the room reservation information system. Room reservation information system has benefits to support the flow of information availability facilities available at the hotel such as the availability number of rooms, payment, revenue, data collection and making report. With reference to this, the authors made a point of building a room reservation information system using Visual Basic.Net at Hotel Omah e Sun Condong Catur Yogyakarta. Hotel Omah'e Sun is a company engaged in the service inn located in Sleman Yogyakarta. Conditions of use reservation system at the Hotel Omah'e Sun still using manual systems and not use the computerized technology, which in many data processing errors occur. To the authors propose the Hotel Omah'e Sun have made a room reservation information system software based on the data that is relevant, timely and accurate. to simplify the data processing room reservation, which produced the report information correctly and can save time and effort in preparation. Keyword : Room Reservation Information System

4 1. Pendahuluan Setiap perusahaan atau instansi dituntut untuk memberikan sistem pelayanan yang maksimal, Guna meningkatkan kinerja suatu perusahaan yang bergerak dibidang perhotelan. Maka salah satu sistem pelayanan yang perlu ditingkatkan adalah sistem informasi reservasi kamar. Sistem informasi reservasi kamar ini memiliki manfaat untuk menunjang arus informasi ketersedian fasilitas kamar yang ada dihotel, seperti ketersediaan jumlah kamar, pembayaran, penerimaan, pendataan dan pembuatan laporan. Hotel Omah e Sun adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa perhotelan dan berlokasi di Sleman Yogyakarta. Kondisi penggunaan sistem reservasi kamar di Hotel Omah e Sun masih menggunakan sistem manual dan belum menggunkan teknologi yang terkomputerisasi, dimana dalam hal pengolahan datanya banyak terjadi kesalahan dan lamanya waktu yang dibutuhkan saat pembuatan laporan. Untuk itu penulis mengajukan pada Hotel Omah e Sun perlu dibuatnya sebuah software sistem informasi reservasi kamar berbasis data yang relevan, tepat waktu dan akurat. untuk mempermudah dalam pengolahan data reservasi kamar, yang menghasilkan informasi laporan secara benar serta dapat menghemat waktu dan tenaga dalam penyusunannya. Atas dasar uraian diatas, maka penulis mengambil topik penelitian skripsi dengan judul Pembuatan Sistem Informasi Reservasi Kamar Menggunakan Visual Basic.Net Pada Hotel Omah'e Sun Condong Catur Yogyakarta 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Definisi sistem secara umum, sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variablevariabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Menurut Murdick dan Ross (1993) dalam tulisannya Fatta, Hanif Al (2007:3) Mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara, definisi sistem dalam kamus Webster s Unbridged dalam tulisannya Fatta, Hanif Al (2007:3) sistem adalah elemenelemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Menurut Scott (1996), dalam tulisannya Fatta, Hanif Al (2007:4) Sistem terdiri dari unsurunsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (Output). 1

5 2.2 Definisi Informasi Definisi informasi Menurut Davis (1995) dalam tulisanya Fatta, Hanif Al (2007:9) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Menurut Mc Leod (1995) dalam tulisannya Fatta, Hanif Al (2007:9) informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Informasi yang berkualitas harus memenuhi standar sebagai berikut : a. Akurat, informasi yang dihasilakan tepat dan teliti. b. Tepat waktu, informaasi yang terima harus tepat waktu. c. Relevan, informasi yang dihasilkan sesuai dengan permintaan user. 2.3 Reservasi Hotel Semua pengertian pada reservasi hotel ini didownload dari ( Sunday, October 06, 2013, 10:54 PM). Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan, untuk menyediakan jasa penginapan, makan dan minum, serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersial (Menurut Dirjen Pariwisata). Hotel adalah suatu bentuk akomodasi yang dikelola secara komersial, disediakan bagi setiap orang untuk memperoleh pelayanan penginapan, berikut makan dan minum. Menurut Webster Hotel adalah suatu bangunan atau suatu lembaga yang menyediakan kamar untuk menginap, makan dan minum serta pelayanan lainnya untuk umum (Menurut Surat Keputusan Menteri Perhubungan R.I No. PM 10/PW - 301/Phb. 77, tanggal 12 Desember 1977). Sedangkan pengertian Reservasi berdasarkan kamus Inggris Indonesia oleh John M. Echols dan Hasan Shadily (Reservation ; kb. 1. Pesanan Tempat...). Jadi Reservasi Hotel adalah pemesanan kamar hotel dengan fasilitas yang dimiliki hotel agar menarik pelanggan dan merasakan kepuasaan, serasa rumah sendiri dengan berbagai fasilitas yang ditawarkan agar dalam waktu yang akan datang tamu datang lagi ke hotel tersebut. 2.4 Definisi Arsitektur Sistem Menurut penelitian Putri Eka Sevtiyuni tentang Arsitektur sistem informasi yang berjalan pada jaringan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya : 2

6 a. Disebut juga arsitektur teknologi informasi, arsitektur sistem informasi, infrastruktur teknologi informasi. b. Pemetaan atau rencana kebutuhan-kebutuhan informasi dalam suatu organisasi (Turban, Mc Lean, Watherbe, 1999) c. Bentuk khusus yang menggunakan teknologi informasi dalam organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan atau fungsi-fungsi yang telah dipilih (laudon & laudon, 1998) d. Desain sistem komputer secara keseluruhan (termasuk sistem jaringan) untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi yang spesifik (Zwass, 1998). 2.5 Definisi Basis Data Menurut Kusrini (2006:2) Basis Data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). 2.6 Manfaat Basis Data Menurut Kusrini dalam bukunya yang berjudul Strategi perancangan dan pengelolaan basis data tahun (2007:5). banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan basis data, manfaat atau kelebihan basis data diantaranya adalah : Kecepatan dan kemudahan, Kebersamaan pemakai (sharability), pemusatan kontrol data, efisiensi ruang penyimpanan, keakuratan, ketersediaan, kelengkapan, keamanan, pemakaiaan secara langsung, kebebasan data, user view. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Lama Pada Hotel Omah e Sun Analisis terhadap sistem yang lama bertujuan untuk menunjukan apa saja yang tidak optiamal dalam sistem tersebut yang dapat di identifikasi dan dievaluasi dengan menggunkan analisis PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Service) diuraikan sebagai berikut : a. Kinerja (Performace) Tabel 3.1 Analisis Performace Sistem Lama Tolak Ukur Analisis 1. Respon Time - Waktu tanggap kinerja pada hotel omah e sun membutuhkan waktu sekitar 5 menit, untuk satu sekali pelayanan transaksi. 3

7 2. Jumlah layanan - Lamanya waktu yang dibutuhkan saat pembuatan laporan bulanan, waktu yang dibutuhkan sekitar 2-3 jam. - Resipsionis Hotel Omah e Sun dapat melayani 12 pengunjung atau tamu dalam waktu 1 jam. b. Informasi (Information) Tabel 3.2 Analisis Information Sistem Lama Tolak Ukur Analisis 1. Kebenaran 2. Kerapian - Dari sistem yang lama masih banyak terjadi kesalahan dalam pencatatan data transaksi sehingga informasi yang dihasilkan belum maksimal. - Pencatatan transaksi hanya dilakukan dalam satu buku, sehingga data yang tercatat tidak rapi. - Sering terjadi pencoretan dan penghapusan saat terjadi kesalahan pencatatan data transaksi. c. Ekonomi (Economy) Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Sistem Lama Tolak Ukur Analisis 1. Biaya (Kerugian) - Karena sering terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi maka menimbulkan kerugian untuk perusahaan, apabila hal ini terus berlanjut dalam jangka panjang maka kerugian yang diterima perusahaan akan sangat besar. 4

8 d. Kontrol (Control) Tabel 3.4 Analisis Control Sistem Lama Tolak Ukur Analisis 1. Hak akses - Sistem yang lama tidak memberikan adanya batasan siapa saja yang dapat mengakses data-data penting yang ada di hotel, hal ini dapat menyebabkan kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan, karena tidak ada batasan dalam menjalankan sistem. e. Efisiensi (Eficiency) Tabel 3.5 Analisis Eficiency Sistem Lama Tolak Ukur Analisis 1. Waktu - Membutuhkan banyak waku saat pembutan laporan. - Terjadinya penyalinana data yang berulang - ulang sehingga membutuhkan banyak kertas dan banyak waktu yang terbuang. f. Layanan (Service) Tabel 3.6 Analisis Service Sistem Lama Tolak Ukur Analisis 1. Konsistensi - Layanan yang dihasilkan tidak konsisten, terkadang waktu pelayanan yang diberikan kepada pengunjung lebih lama dari waktu yang ditetapkan yaitu 5 menit. 5

9 3.2 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan gerakan data melalui sebuah sistem, mulai dari masuk sampai ke tujuannya. Arus data dapat juga digambarkan secara sederhana sebagai Input-Proses-Cetak-Simpan. Berikut adalah tahapan pembuatan diagram arus data dari Sistem Informasi Reservasi Kamar pada Hotel Omah e Sun. dengan pembuatan suatu diagram konteks dari sistem, pendekatan struktur ini mengambarkan sistem secara garis besar yang kemudian akan dipecah menjadi bagian-bagian lebih rinci. Gambar berikut ini adalah konteks diagram dari sistem Informasi Reservasi Kamar Pada Hotel Omah e Sun. Karyawan Login Data Karyawan Data Tamu Data Kamar Data Jenis kamar Data Booking Data Check In Data Check Out Validasi Login Info Karyawan Info Tamu Info Kamar Info Jenis Kamar Info Booking Info Check In Info Check Out Info Pendapatan 0 Sistem Informasi Reservasi Kamar Hotel Omah e Sun Data Karyawan Data Tamu Data Kamar Data Jenis kamar Data Booking Data Check In Data Check Out Info Karyawan Info Tamu Info Kamar Info Jenis Kamar Info Booking Info Check In Info Check Out Info Pendapatan Validasi Login Info Hak Akses Laporan Karyawan Laporan Tamu Laporan Kamar Laporan Booking Laporan Check In Laporan Check Out Laporan Pendapatan Admin Login Data Hak Akses Cetak laporan Karyawan Cetak laporan Tamu Cetak Laporan Kamar Cetak Laporan Booking Cetak Laporan Check In Cetak Laporan Check Out Cetak laporan Pendapatan Gambar 3.3 Diagram Konteks 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pengujian Sistem Pengujian sistem merupakan proses mengekseskusi sistem perangkat lunak untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak tersebut cocok dengan spesifikasi sistem dan berjalan sesuai dengan lingkugan yang diinginkan. Pengujian sistem sering di asosiasikan dengan pencarian bug, ketidak sempurnaan program, kesalahan pada baris 6

10 program yang menyebabkan kegagalan pada ekseskusi sistem perangkat lunak. Dalam pengujian sistem ini terdapat dua macam testing yang dilakukan, yaitu dengan Black Box Testing dan White Box Testing. 4.2 Manual program Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjelaskan bagaimana menjalankan aplikasi program dalam komputer dan form-form yang digunakan beserta langkah-langkah dalam menggunakan form tersebut sehingga program dapat dioprasikan dengan mudah. 4.3 Form Menu Utama Berikut ini adalah tampilan menu utama dari aplikasi reservasi kamar Hotel Omah e Sun Setelah login Sukses, maka akan muncul form menu utama yang merupakan induk dari semua form yang ada. Pada menu utama terdapat beberapa pilihan menu yaitu sebagai berikut : Gambar 4.29 Form Menu Utama 1. Sistem Menu sistem terdiri dari sub menu log out dan exit 2. Master data Menu master data dibagi menjadi beberapa sub menu : 7

11 a. Kamar f. Booking b. Hak akses g. Check In c. Ubah Password h. Check Out d. Tamu i. Karyawan e. Jenis kamar 3. Laporan Menu Laporan dibagi menjadi beberapa sub menu : a. Karyawan d. Check Out g. Pendapatan b. Kamar e. Tamu c. Check In f. Booking 4.4 Form Booking Gambar 4.32 Form Booking Form Booking merupakan form digunakan untuk mengelola data booking yang ada di Hotel Omah e Sun, Berikut keterangan dari form booking : 1. No. Booking : Nobooking terisi secara otomatis. 2. Tangal Booking : Diinputkan pada saat pembokingan 3. Atasnama : Diisi nama pembooking. 4. Alamat : Diisi alamat pembooking. 5. No. Telepon : Diisi nomor Telepon pembooking 8

12 6. Tanggal Check in : Diisi tanggal pada saat check in 7. Tanggal check Out : Diisi tanggal pada saat check out. 8. Lama Menginap :Terisi secara otomatis penjumlahan dari tanggal check in dan check out. 9. Jenis kamar : Diisi dengan pemilihan jenis kamar. 10. No Kamar : Diisi dengan nomor kamar yang statusnya kosong. 11. Status : Status kamar akan terisi secara otomatis. 12. Harga : Harga akan terisi secara otomatis. 13. Simpan : untuk menyimapan data booking. 14. Edit : Untuk mengubah data booking. 15. Hapus : Untuk menghapus data booking. 16. Batal : Untuk membatalkan inputan booking. 17. Cetak : Untuk mencetak slip pembookingan kamar. 18. Keluar : Untuk keluar dari form booking. 19. Total pesan : Total pemesanan kamar terisi secara otomatis 20. Total Harga : Total harga dari pemesanan kamar. 21. DP : Pembayaran DP dengan nominal angka. 22. Kekurangan : Kekurangan pembayaran dari total harga. 4.5 Laporan Booking Gambar 4.40 Laporan Booking 9

13 4.6 Analisis PIECES Untuk Sistem Lama dan Sitem Baru Analisis PIECES (Performance, Informaion, Economy, Control, Eficiency, dan Service ) digunakan untuk membandingkan sitem yang lama dengan sistem yang baru degan tujuan untuk mengetahui seberapa banyak maanfaat yang dihasilkan dari sistem yang baru : Tabel 4.12 Analisis Pieces Sistem Lama dan Sistem Baru Jenis Analisis Sistem Lama Sistem Baru Kinerja (Performance) Informasi (Information) Ekonomi (Economic) Sistem pemesanan kamar secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan pemrosesan data. selain itu pemrosesan data akan memakan banyak waktu seperti : a. Melihat informasi laporan yang ada di hotel. (waktu yang dibutuhakn sekitar 2-3 jam) Dari sistem yang lama masih banyak terjadi kesalahan dalam pencatatan data transaksi sehingga informasi yang dihasilkan belum maksimal. Karena sering terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi maka menimbulkan kerugian untuk perusahaan, apabila hal ini terus berlanjut dalam jangka panjang maka kerugian yang diterima perusahaan akan sangat besar. Sistem berbasis Komputer, menggunakan perangkat lunak untuk proses pemesanan kamar yang ada di hotel : a. Lebih cepat dalam mendapatkan informasi maupun laporan yang ada di hotel (waktu yang dibutuhkan 2-5 menit) Sistem yang baru berbasis komputer dapat melakukan perekaman transaksi dengan cepat, tepat dan akurat. Dalam jangka pedek biaya yang dibutuhkan akan cukup besar. Tetapi untuk jangka panjang lebih sedikit karena hanya mengeluarkan biaya perawatan komputer. 10

14 Kontrol/kendali (Control) Efisiensi (Eficiency) Sistem pemesanan kamar secara manual akan sulit melakukan control karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia dan tidak ada batasan kendali yang diberikan kepada karyawan. Sistem informasi kamar secara manual kurang efisien karena melakukan dokumentasi secara manual dan terjadinya penyalinana data yang berulang - ulang sehingga membutuhkan banyak kertas dan banyak waktu yang terbuang. Sistem berbasis komputer memberikan batasan kendali yang disebut dengan Hak akses, sehingga karyawan diberi batasan dalam menjalankan sistem reservassi kamar. Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi akan dilakukan secara otomatis dan memudahkan admin dalam pembutan laporan. Pelayanan (Services) Layanan yang dihasilkan tidak konsisten, terkadang waktu pelayanan yang diberikan kepada pengunjung lebih lama dari waktu yang ditetapkan yaitu 5 menit. Memberikan pelayanan yang konsisten terhadap tamu karena pemrosesan dan pengecekan data tamu dilakukan dengan komputer. 11

15 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari bab-bab sebelumnya untuk menjawab rumusan masalah Bagaimana Membuat Sistem Informasi Reservasi Kamar Menggunakan Visual Basic.net pada Hotel Omah'e Sun Condongcatur Yogyakarta? Tahapan yang digunakan untuk membuat sistem informsai reservasi kamar menggunakan Visual Basic.Net pada Hotel Omah'e Sun Condongcatur Yogyakarta adalah sebagai berikut : 1. Melakukan penelitian dan menganalisa permasalahan yang ada di Hotel Omah'e Sun. 2. Membuat rancangan database dan desain aplikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan yang ada di Hotel Omah'e Sun. 3. Pemilahan software yang digunakan untuk membuat sistem, dan software yang digunakan yaitu SQL Server 2008 untuk database nya dan Visual Basic.Net untuk desain dan bahasa pemrogramanya. 4. Tahap selanjutnya yaitu, tahapan implementasi dan pengujian sistem reservasi kamar yang telah selesai dibuat, dengan menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan Hotel Omah'e Sun. Setelah semua tahapan selesai dikerajakan maka terbentuklah sistem informasi reservasi kamar di Hotel Omeh'e Sun dengan menghasilkan manfaat, diantarnya : 1. Sistem ini memudahkan admin untuk mengolah dan mengetahui data kamar, data tamu, data karyawan, dan laporan-laporan dengan cepat, tepat dan akurat. 2. Sistem ini memudahkan karyawan untuk melakukan perekaman transaksi pemesanan kamar, check in dan checkout, pengolahan data tamu, data kamar dengan cepat, tepat dan akurat. 3. Sistem ini dapat mempercepat dan memudahkan karyawan dalam pembutan laporan, dan laporan dapat disajikan dalam bentuk laporan harian, mingguan dan bulanan. 4. Sistem ini memberikan infomasi ketersedian kamar yang akurat dan up to date sehingga tidak lagi terjadi miss communication antara pihak hotel dan tamu. 12

16 5.2 Saran Sistem informasi reservasi kamar ini masih banyak kekurangan, yang mungkin dapat disempurnakan lagi pada penelitian-penelitian berikutnya. Beberapa saran yang dapat penulis berikan agar sistem ini lebih baik lagi adalah sebagai berikut : 1. Diharapkan pada peelitian selanjutnya agar mempertimbangkan sistem ini dapat dijalankan secara online sehingga memudahkan konsumen dalam pemesanan kamar tanpa harus datang langsung kelokasi. 2. Pengembangan dengan menambahkan sistem akuntansi misalnya buku besar, laba bersih, laporan laba rugi dan lainnya. 3. Diharapkan dapat dikembangkan untuk beberapa komputer dalam satu jaringan berupa client server. 4. Tampilan aplikasi hendaknya dibuat menjadi lebih menarik lagi. 5. Untuk informasi ketersedian nomor kamar hendaknya dibuat lebih detail. 13

17 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keungulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan BasisData. Yogyakarta: Andi Offset. Leong, Marlon Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic. NET. Yogyakarta: Andi Offset. Putri Eka Sevtiyuni Arsitektur Sistem Informasi Yang Berjalan Pada Jaringan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya Supardi, Yuniar Semua Bisa Menjadi Programmer Visual Basic Jakarta: PT Elex Media Komputindo Kompas Gramedia. 14