NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Dian Setiyaningsih

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGISIAN BUKU TAMU PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH UNIT MALIOBORO JOGJA LIBRARY CENTER PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Dian Setiyaningsih kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGISIAN BUKU TAMU PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH UNIT MALIOBORO JOGJA LIBRARY CENTER PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Dian Setiyaningsih, Krisnawati Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia dian.1716@students.amikom.ac.id, krisna@amikom.ac.id Abstract - Currently the system is charging the guest book at the National Library and Regional Archives (BPAD) unit Malioboro Jogja Library Center is still done manually, visitors who come to fill the guest book itself in the ledger are available. Making data reports by officers also take a long time in processing. A computerized system should be made. Charging the guest book and the report be made with greater detail. There are books and impression facility request books. The hope is if the data is needed at a time can be processed better. And improve the organization's image. Charging information system design guest book is tailored to the needs of BPAD unit Malioboro Jogja Library Center made in favor of this important technology in the present. Charging information system design guest book using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server The expected benefits of making this system is to provide convenience to the officers in improving the quality of service for the community. Keywords - System, Information, Guest Book, Reports, Technology 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang diolah oleh pemerintah memiliki banyak unit perpustakaan diantara lain adalah Unit Badran 1, Unit Malioboro, Unit Rumah Belajar Modern (RBM) Sewon, dan yang terbaru Grahatama Pustaka. Tujuannya adalah untuk melayani masyarakat dalam menyediakaan buku bacaan dan rekreasi. Salah satunya yang berada di wilayah Jl. Malioboro yaitu Jogja Library Center yang memiliki beragam koleksi majalah, buku langka dan koleksi koran lama yang lengkap. Banyak pengunjung yang berkunjung di sana. Setiap pengunjung yang datang diwajibkan untuk mengisi buku tamu terlebih dahulu di bagian administrasi depan. Pengisian buku tamu ini dilakukan manual yaitu pengunjung menulis sendiri data diri dan keperluan berkunjung ke perpustakaan Jogja Library Center dibuku besar yang tersedia. Kegiatan ini mungkin mudah dilakukan tetapi karena tuntutan perkembangan teknologi yang berkembang saat ini sebaiknya di buat sistem pengisian data yang terkomputerisasi dengan baik. Tujuannya agar Kepala BPAD maupun bagian Tata Usaha dapat melihat laporan data pengunjung perpustakaan. Hal ini bisa dilihat dari kalangan mana saja yang berkunjung, tujuan berkunjung, jumlah pengunjung tiap harinya, dan kesan dan pesan yang bisa diberikan pengunjung, dan lain-lain. Itu merupakan upaya agar dalam pelayanan dapat ditingkatkan dengan lebih baik lagi sesuai denagan kebutuhkan masyakat. Dalam penelitian ini penulis berusaha membuat sistem informasi pengisian buku tamu pada BPAD Unit Malioboro Jogja Library Center dalam pembuatan laporan buku tamu yang terkomputerisasi. Aplikasi yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan databasenya menggunakan Microsoft SQL Server Rumusan Masalah Berdasarkan identifikasi latar belakang masalah tersebut, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : Bagaimana menganalisa dan merancang Sistem Informasi Pengisian Buku Tamu yang sesuai dengan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Unit Malioboro Jogja Library Center? 1.3 Batasan Masalah Untuk menghindari penyimpangan dalam pembahasan maka penulis membatasi beberapa pokok permasalah antara lain : 1. Sistem mengolah data tamu (pengunjung) perpustakaan. Sistem mengolah data admin, sistem mengolah data event, sistem mengolah data katalog, sistem mengolah buku tamu, dan sistem mengolah data request buku. 2. Sistem mengolah laporan data katalog, sistem mengolah laporan data tamu, sistem mengolah laporan buku tamu per periode tanggal, sistem mengolah laporan buku tamu event, sistem mengolah laporan request buku per periode tanggal, sistem mengolah laporan kesan pesan per periode tanggal. 1

4 3. Software yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Sistem ini dapat digunakan oleh Pengunjung untuk pengisian data buku tamu dan dapat digunakan bagian Tata Usaha untuk melihat laporan data pengunjung. 1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dan tujuan dari pembuatan penelitian ini adalah : Dapat membangun sistem informasi pengisian buku tamu yang sesuai dengan kebutuhan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Unit Malioboro Jogja Library Center guna mendukung kemajuan yang dapat mempermudah dalam melihat laporan data pengunjung perpustakaan, dan melihat kesan dan masukan yang diharapkan pengunjung perpustakaan. Sistem ini meliputi pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pelaporan data pengunjung. 1.5 Metode Penelitian Metode penelitian adalah cara atau teknik yang sistematis untuk mengerjakan atau menyelesaikan sesuatu. Adapun metodologi penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan tersebut adalah : Metode Pengumpulan Data Metode Observasi Merupakan metode yang dilakukan oleh penulis secara langsung mendatangi dan melakukan penelitian di Jogja Library Center. Melakukan pengamatan pada sistem pengisian buku tamu yang sedang berjalan agar sumber data yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan yang akan digunakan Metode Wawancara Pengumpulan data dengan wawancara dilakukan langsung pada Kepala Tata Usaha, hal apa saja yang menjadi permasalan perpustakaan dan hal apa saja yang diinginkan oleh pihak perpustakaan. Ini digunakan untuk meyakinkan bahwa data yang diperoleh benar-benar sesuai dengan yang diinginkan Metode Kearsipan Metode kearsipan yaitu metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang diperoleh dari instansi dalam bentuk dokumen dan brosur Metode Studi Kepustakaan Menggunakan buku-buku dan jurnal-jurnal yang berhubungan dengan tujuan penulis yang dapat membantu menyelesaikan masalah yang dapat dipakai sebagai landasan teori Metode Analisis Analisis sistem sistem merupakan tahapan awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Analisis sistem yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi buku tamu ini adalah: Analisis Kelemahan Sistem Masalah yang dipelajari dari analisis ini adalah masalah yang dihadapi pengguna. Sistem yang sedang berjalan disana, mempelajari masalah yang ada. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama. Analisis PIECES adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi suatu instansi atau perusahaan. Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap Performance (kinerja), Information (informasi), Economy (ekonomi), Control (control), Efficiency (efisiensi), dan Services (pelayanan pengunjung). Panduan inilah yang dikenal dengan analisis PIECES Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari analisis ini adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut. Jenis kebutuhan sistem adalah kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi prosesproses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Sedangkan kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi : operasional, kinerja, keamanan, politik dan budaya Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan adalah mekanisme untuk menjustifikasi apakah kebutuhan sistem yang telah dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem yang baik atau tidak. Untuk memastikan usulan tersebut harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi, meliputi : kelayakan teknis, kelayakan operasional, kelayakan hukum, dan kelayakan ekonomi Metode Perancangan Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dari rancangan rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Rancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara rinci kepada user terutama sistem yang telah dibuat. Rancangan ini mengidentifikasikan komponen yang akan dirancang seperti pembuatan Flowchart, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel hingga gambaran relasi antar tabel, dan tampilan interface Metode Pengembangan Metode SDLC (System Development Life Cycle) adalah metode yang menggunakan pendekatan sistem dimana setiap tahapan sistem akan dikerjakan secara berurutan menurun dari perencanaan, analisa, desain, implementasi, dan perawatan Metode Testing White Box Testing White Box Testing merupakan cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kodekode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu atau diperbaiki, kemudian di-compile ulang. 2

5 Black Box Testing Black Box Testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang tes fungsionalitas dari aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja. Metode uji dapat diterapkan pada semua tingkat pengujian perangkat lunak : unit, integrasi, fungsional, sistem dan penerimaan. Metode uji coba blackbox memfokuskan pada keperluan fungsional dari software. Karena itu uji coba blackbox memungkinkan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. 1.6 Tinjaun Pustaka Subhan (STMIK U BUDIYAH Indonesia Banda Aceh, 2011) dalam penelitian berjudul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGISIAN BUKU TAMU PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI ACEH memaparkan penelitian tentang bagaimana cara merancang sistem yang baru dan juga untuk mengetahui manfaat dari sistem informasi buku tamu. Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi adalah memberikan kemudahan pada pihak kantor dalam meningkatkan kualitas yang semakin baik. Software yang digunakan Microsoft Visual Basic dan Crystal Report. Form yang dibuat adalah form login admin, menu utama, input data tamu, pencarian data tamu, laporan data tamu berdasar keperluan, laporan data tamu berdasarkan jenis kelamin, laporan data tamu harian.[1] Abdul Rohman, Fakhriyansyah, dan Tomi Septiana (Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung, 2011) dalam penelitian berjudul SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN BUKU TAMU DI DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PROVINSI JAWA BARAT memaparkan penelitian tentang kebutuhan akan data dan sistem informasi yang dapat diakses dan digunakan secara efisien sangat dibutuhkan pada saat ini disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang ada, untuk dapat mewujudkan hal tersebut maka setiap proses yang ada harus menunjang dan dilakukan secara komputerisasi dan sistematik agar memudahkan dalam proses kerja di perusahaan tersebut. Software yang digunakan adalah PHP, Macromedia Dreamweaver, dan Mysql. Form yang dibuat adalah form admin, form isi buku tamu dan form user. Laporan yang dibuat adalah laporan data pengunjung.[2] Trionggo Permadi (Fakultas Teknologi dan Informatika - Institut Bisnis dan Informatika STIKOM Surabaya, 2014) dalam penelitian berjudul RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI APLIKASI BUKU TAMU PADA PT.PLN (PERSERO) APJ KEDIRI memaparkan penelitian tentang kontribusi merancang sistem informasi buku tamu yang mampu menyelesaikan masalah pencatatan buku tamu dan parkir serta dapat mengurangi penggunaan kertas karena sistem pencatatan parkir dan buku tamu sudah berbasis komputer sehingga tidak menggunakan buku jurnal yang penyimpanan buku tersebut memakan banyak ruang. Software yang digunakan adalah Microsoft SQL Server dan Microsoft Visual Basic. Form yang dibuat adalah menu login, menu utama, menu input data master driver, menu input data master keamanan, menu input master mobil, form parkir, form buku tamu, form buat janji. Sedangkan laporan yang dibuat adalah laporan buku tamu, laporan parkir dinas, dan laporan parkir umum.[3] 1.7 Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu rangkaian proses yang saling berinteraksi antara satu elemen dengan elemen yang lain untuk mencapai suatu tujuan. 1.8 Pengertian Informasi Menurut Davis (1995) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. 1.9 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Pengertian Buku Tamu Buku Tamu merupakan alat bantu untuk mengetahui seberapa banyak tamu yang datang ke suatu tempat, instansi atau perpustakaan. Penggunaan buku tamu pada dasarnya mendata pengunjung atau yang datang ke suatu tempat, instansi atau perpustakaan. Beberapa rumah pribadi menyimpan buku-buku pengunjung. Spesialis bentuk dari buku tamu seperti reservasi hotel, dimana para tamu diminta untuk memberikan informasi kontak mereka, di website buku tamu digunakan sistem login yang memungkinkan pengunjung sebuah situs untuk meninggalkan komentar publik umpan balik dari mereka Pengertian Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau simbol). 2. Pembahasan 2.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan Sistem flowchart merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisikal. Sebuah desain sistem akan sangat menentukan penyelesaian terhadap permasalahan. Flowchart (bagan alir) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan dalam sistem. 3

6 2.4 Relasi Tabel 2.5 Rancangan Tabel 1. Tabel Admin 2. Tabel Event 3. Tabel Tamu 4. Tabel BukuTamu 5. Tabel Katalog 6. Tabel Request Buku Gambar 2.4 Relasi Tabel Gambar 2.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan 2.2 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data. Pembuatan DFD digambarkan dengan beberapa level. Diagram level menggambarkan sistem secara garis besar yang kemudian akan dipecah menjadi bagianbagian lebih rinci. Berikut Rancangan DFD Sistem Informasi Buku Tamu BPAD Unit Malioboro Jogja Library Center : 2.6 Halaman Menu Tampilan Pengunjung Pada halaman ini pengunjung dapat mengisi data buku tamu, pencarian data katalog, dan memberikan kesan pesan untuk perpustakaan. Gambar 2.5 Tampilan Halaman Pengunjung Gambar 2.2 Diagram Konteks Halaman Pengisian Buku Tamu Form pengisian buku tamu digunakan untuk menginputkan data tamu dan buku tamu. Masukkan data yang dibutuhkan dan simpan jika sudah selesai. 2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 2.6 Halaman Pengisian Buku Tamu Gambar 2.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Halaman Pencarian Katalog Buku 4

7 Halaman pencarian data katalog ini diharapkan dapat membantu pengunjung dalam pencarian buku berdasarkan kode rak yang tersedia. Pengunjung tinggal menginputkan judul buku yang ingin dicari Halaman Login Jika pengguna ingin mengolah data laporan dan menginputkan data katalog maka pengguna harus login sistem terlebih dahulu. Pada menu halaman login ini pengguna diminta untuk memasukkan username dan password yang benar. Jika username dan password yang dimasukkan benar maka pengguna dapat masuk ke dalam sistem, tetapi jika salah maka akan ditampilkan pesan kesalahan. Fungsi dari pembuatan halaman login ini adalah demi keamanan aplikasi dan juga hanya pihak tertentu saja yang dapat mengakses sistem ini. Gambar 2.7 Halaman Pencarian Katalog Halaman Request Buku Halaman request buku ini membantu pengunjung jika buku yang ingin dibaca atau dicari tidak ada di halaman katalog buku atau perpustakaan. Hal ini juga membantu pegawai untuk mendata judul buku apa saja yang belum tersedia di perpustakaaan. Gambar 2.10 Halaman Login Laporan Buku Tamu Per Periode Tanggal Untuk melihat dan mencetak laporan data Buku Tamu Per Periode tanggal, input terlebih dahulu tanggal yang ingin dicari sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Pilih periode dari tanggal berapa sampai berapa lalu pilih tombol TAMPIL. Gambar 2.8 Halaman Request Buku Halaman Kesan Pesan Halaman kesan pesan ini tidak wajib diisi oleh pengunjung perpustakaan, tetapi harapannya setelah mereka mengunjungi perpustakaan dapat mengisi kesan dan pesan mereka selama disana. Hal ini diharapkan perpustakaan agar dapat meningkatkan pelayanan yang lebih baik lagi. Gambar 2.12 Input Tanggal Laporan Buku Tamu Per Periode Tanggal Gambar 2.9 Halaman Kesan Pesan Gambar 2.13 Laporan Data Buku Tamu Per Periode Tanggal 5

8 2.6.7 White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisa adanya kesalahan. Pengujian program ini meliputi pengujian keseluruhan kode-kode program. Salah satu contoh pengujian white box testing yang diambil adalah pada halaman Login. Apabila pengguna memasukkan username dan password salah maka akan muncul peringatan seperti berikut : Gambar 2.14 Halaman Validasi Login Black Box Testing Black box testing adalah pengujian spesifikasi pada fungsi atau modul apakah dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Cara pengujian dengan menjalankan unit sistem secara keseluruhan, kemudian dicek dan dicermati apakah hasil data yang masuk sudah sesuai dengan data yang diharapkan pada tahap perancangan. Pengujian dilakukan di semua halaman (form) yang dibuat termasuk laporan data. 3. Kesimpulan Berdasarkan uraian pembahasan pada bab-bab sebelumnya mengenai Sistem Informasi Pengisian Buku Tamu pada BPAD Unit Malioboro Jogja Library Center, maka penulis mendapatkan kesimpulan sebagai berikut : 1. Penggunaan sistem ini disesuaikan dengan rancangan sistem yang sesuai dan tepat pada BPAD Unit Malioboro Jogja Library Center agar dapat membantu bagian administrasi Tata Usaha Perpustakaan agar dapat membuat laporan dan pencarian data lebih cepat dan mengurangi kesalahan. 2. Sistem aplikasi ini mampu merekam dan mencatat data admin, data event, data katalog, data tamu, data buku tamu, data request buku, melakukan pencarian data katalog buku pada BPAD Unit Malioboro Jogja Library Center. 3. Informasi dari setiap transaksi yang terekan akan disajikan oleh sistem ini melalui laporan-laporan data. User hanya perlu menampilkan laporan apa yang diinginkan. Dalam sistem ini dapat menampilkan laporan seluruh data maupun laporan data per periode tanggal. Dengan sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dalam pembuatan laporan sehingga dapat melengkapi sistem pengolahan data yang sedang berjalan pada BPAD Unit Malioboro Jogja Library Center. Daftar Pustaka [1] Subhan.2011.Perancangan Sistem Informasi Pengisian Buku Tamu pada Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Aceh. Banda Aceh : STMIK U BUDIYAH Indonesia Banda Aceh. [2] Rohman Abdul.2011.Fakhriyansyah, dan Tomi Septiana, Sistem Informasi Pengelolaan Buku Tamu di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat. Bandung : Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung. [3] Permadi Trionggo.2014.Rancang Bangun Sistem Informasi Aplikasi Buku Tamu pada PT.PLN (PERSERO) APJ KEDIRI. Surabaya :` Fakultas Teknologi dan Informatika - Institut Bisnis dan Informatika STIKOM Surabaya. [4] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andy Offset. [5] Jogiyanto HM Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andy Offset. [6] Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:Andy Offset. [7] Alam, M. Agus J Microsoft Visual Basic Versi 6.0. Jakarta : Elex Media Komputindo. [8] Pamungkas Tip&Trik Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta : Elex Media Komputindo. [9] Sunyoto, Andy Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andy Offset. Biodata Penulis Dian Setiyaningsih, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Program Studi Sistem Informasi STMIK Amikom Yogyakarta, lulus tahun Pendidikan terakhir memperoleh gelar Ahli Madya Komputer (Amd), Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Krisnawati, memperoleh gelar sarjana (S.Si), MIPA Ilmu Komputer UGM. Memperoleh gelar (MT) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Elektro, Sistem Komputer & Informatika Universitas Gajah Mada Yogyakarta. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta dan juga menjabat sebagai Ketua Program Studi Sistem Informasi di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6