BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 5 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Informasi merupakan hal yang penting dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi dan teknologi informasi adalah dua istilah yang sering digunakan. Istilah sistem informasi muncul lebih dulu sebelum teknologi informasi (Ward and Peppard, 2002, p3). Menurut O Brien (2003, p7), sistem informasi meruipakan kombinasi dari orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi. Menurut Laudon (2003, p7), sistem informasi merupakan sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan atau mencari kembali, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kontrol didalam organisasi Sedangkan istilah teknologi informasi lebih mengacu pada teknologi seperti hardware, software, serta jaringan telekomunikasi (Ward dan Peppard, 2002, p3). Menurut Alter (1999, p42), teknologi informasi merupakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh sistem. Menurut Thompson (2003, p3), teknologi informasi adalah perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dikemas

2 sebagai suatu alat untuk menangkap (capturing), menyimpan (storing), memproses (processing), dan menghasilkan (outputting) suatu produk Peran Strategis dari Teknologi Informasi bagi Bisnis Salah satu manfaat dari implementasi proyek TI adalah kemampuannya untuk mendukung strategik bisnis perusahaan. Untuk memahami hubungan strategis antara TI dan usaha digunakan McFarlan Strategic Grid. McFarlan strategic Grid ini menjelaskan tentang dampak strategis dari teknologi informasi yang saat ini digunakan oleh perusahaan serta dampak strategis dari teknologi informasi yang belum digunakan namun akan digunakan pada waktu yang akan datang. Gambar 2.1. Dampak Strategis dari TI mendatang McFarlan (Ward dan Preppard, 2002, p42) McFarlan menyatakan bahwa aplikasi TI yang digunakan dalam perusahaan tidak selamanya berada dalam kuadran yang sama. Suatu saat apabila aplikasi tersebut telah berkurang dampak strategisnya, maka aplikasi tersebut akan bergeser ke kuadran yang lain. Urutan berjalannya aplikasi adalah sebagai berikut :

3 7 Yang terletak pada kuadran Strategic adalah aplikasi yang memiliki dampak strategis tinggi, baik untuk saat ini maupun untuk masa yang akan datang. Aplikasi ini mampu memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan dengan menciptakan suatu nilai tambah bagi bisnis perusahaan. Contohnya adalah trace and tracking, mobile banking, e learning, dan lain lain. Seiring dengan berjalannya waktu dan perubahan kebutuhan, akan muncul aplikasi yang semula berada di kuadran strategis bisa tergeser dan turun menjadi aplikasi pada kuadran Potential. Apabila aplikasi tersebut kurang relevan dengan kebutuhan strategis pada saat itu, namun masih dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai sukses. Contohnya adalah aplikasi general ledger (GL). Pergerakan ini akan terus berlanjut seiring dengan perkembangan teknologi yang dinamis. Sistem aplikasi yang bergeser tidak hanya sistem aplikasi dari kuadran Strategic ke kudran Potential. Tetapi sistem aplikasi yang berada pada kuadran Potential juga bisa bergeser turun ke kuadran Support. Ini adalah aplikasi yang membantu efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan tapi tidak memiliki keunggulan bersaing. Contohnya adalah aplikasi Microsoft Office. Kuadran yang berikutnya adalah kuadran Operational, yaitu kuadran yang berisi aplikasi aplikasi yang belum digunakan saat ini namun berpotensi besar untuk digunakan di masa yang akan datang. Aplikasi yang berada di kuadran ini memiliki dampak strategis yang tinggi

4 8 untuk masa depan dan siap untuk masuk dalam kuadran Strategic untuk memberikan competitive advantage yang tinggi. Contohnya adalah sistem aplikasi perbankan untuk transaksi dengan uang digital. Sistem ini belum diterapkan saat ini, namun berpotensi untuk diterapkan dalam industri perbankan di masa yang akan datang dengan kecenderungan pelaku bisnis dan masyarakat yang mengutamakan kepraktisan dan kemudahan, serta dukungan kondisi pasar dimana mobile phone sudah menjadi teknologi yang hampir dimiliki oleh masyarakat diberbagai lapisan dan golongan, maka sistem aplikasi ini akan memberikan manfaat strategik yang besar untuk perusahaan. Pergeseran dari sistem aplikasi pada teori McFarlan ini tidak bisa terjadi secara serta merta. Pergeseran aplikasi yang digunakan dalam perusahaan terjadi ketika ada perubahan situasi dan kondisi umum yang dihadapi. Sistem aplikasi yang masih memiliki kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan pada saat itu masih tetap berada pada kuadran yang sama meskipun ada sistem aplikasi baru yang muncul. 2.3 Critical Success Factor Perusahaan dapat dikatakan baik jika dalam memproduksi 5 hasil (better projects, right project choises, reduced nonperforming spending, improved performance of existing spending, dan right management actions) dengan menguji apakah:

5 9 Bisnis dan proses perencanaan TI secara penuh dihubungkan dan diintegrasikan TI dapat berpengaruh pada inovasi perencanaan bisnis dan hasil dalam strategi bisnis baru dan memperbaiki cara untuk mengimplementasikan strategi bisnis yang sekarang. Investasi TI diprioritaskan lagi pada strategi bisnis. Semua pengeluaran TI, termasuk pengembangan, operasi, maintenance, dan servis, disesuaikan dengan strategi bisnis. Bisnis TI dan teknikal performance disesuaikan Tim bisnis dan IT management secara konsisten menjalankan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada performance bisnis bottom-line. Proses perencanaan dan manajemen fokus pada seluruh investasi TI, termasuk Lights-on dan projects Manajer TI dan Tim bisnis berpartisipasi secara efektif dalam proses manajemen ini. CSF diatas tersebut mendukung Management Strategic Intentions yang menggambarkan keefektifitasan suatu perusahaan. Definisi umum keefektivitasan operasional dan strategi, dan penggunaan mereka untuk menjelaskan maksud strategi manajemen. Operational effectiveness, berarti menampilkan aktivitas yang hampir sama tapi lebih baik daripada penampilan lawan mereka.

6 10 Meliputi: efisiensi, peningkatan proses, peningkatan kualitas, dan informasi manajemen. Strategic effectiveness, berarti menampilkan aktivitas berbeda dari lawannya atau menampilkan aktivitas yang sama tapi dengan cara yang berbeda. Meliputi: pengembangan dan posisi produk dan jasa, akses pelanggan, mentargetkan segmen pelanggan. 2.4 Businees Re- Engineering dan value chain Business re-engineering, sebagai mekanisme untuk perubahan strategis, normalnya termasuk dimensi proses proses yg secara signifikan mempengaruhi bisnis. Kebanyakan inisiasi business re-engineering yang sukses memiliki fokus eksternal, memastikan bahwa perubahan internal yang dilakukan, termasuk pengembangan ter- deliver sampai ke customer. Model Value chain tradisional yang dikenalkan porter hanya dapat diaplukasikan untuk industri manufaktur atau industri retail dan bekerja baik untuk physical goods. Pengaplikasian model tradisional tersebut memberikan hasil yang kurang baik jika digunakan pada bisnis jasa. Pada beberapa kesempatan model tersebut tidak benar benar menggambarkan hubungan antara customer dengan suppliers. Bagian value chain yang dipakai untuk menganalisis sistem call center Bakmi GM hanya sebagian kecil saja di antaranya rencana bisnis tahunan,

7 11 proyek-proyek, rencana tahunan proyek, rencana TI tahunan, anggaran proyek, anggaran operasional. (Ward dan Preppard, 2002, p.268) Support activities Infrastructure, technology, human resources, administration, etc. Service contractors Other resources Network Infrastructure development Operation and maintenance - Marketing - Pricing - Contracts - Performance - Capacity Service development and operations (a) Core services (all customer groups) Service delivery All customers Buyer/Seller segments (a) Suppliers Core technologies - Security, standards controls - Transaction and revenue management - Availability - Information provision, etc (b) Value - added services (designed for particular customer groups) (b) (c) etc Primary Activities Gambar 2.2 Value Chain Kegiatan utama (primary activities) terdiri dari: 1. Layanan pengantar (service delivery), terdiri dari: Layanan inti (core services) Nilai tambah dari layanan (value-added services) 2. Layanan pengembangan dan operasi (Service development and operations), terdiri dari: Pemasaran (marketing), pemasaran dilakukan dengan cara memasang iklan (baik media elektronik ataupun media cetak), dan lain-lain.

8 Pengadaan (availability), ketersediaan layanan yang ditawarkan (produk dan jasa) Infrastruktur jaringan untuk pengembangan operasi dan pemeliharaan (Network Infrastructure development Operation and maintenance). Kegiatan pendukung (support activities) : 1. Infrastruktur (infrastructure) terdiri dari gedung, gudang, dan lain-lain. 2. Teknologi (technology), teknologi yang digunakan untuk mendukung kegiatan utama. 3. Sumber Daya Manusia (human resources) melakukan training bagi karyawan. 4. Administrasi (administration) filing dan pembuatan laporan yang disesuaikan dengan SOP yang ada. 2.5 Six Sigma Method Six sigma adalah konsep statistik yang mengukur proses dalam hal penemuan defects. Mencapai six sigma berarti proses yang dilaksanakan hanya memiliki 3.4 defects per 1 juta kesempatan. Dengan kata lain, mereka mengerjakan pekerjaannya dengan hampir mendekati sempurna. Pusat dari semua ide dari six sigma manajemen adalah jika anda dapat mengukur defects dalam proses, anda dapat secara sistematis mendapatkan gambaran jalan keluar untuk mengeliminasi defects tersebut, untuk mencapai level kualitas nol defects.

9 13 Jadi, dengan kata pendek, dalam six sigma ada beberapa hal sebagai berikut: Dasar perhitungan statistik: 3.4 defects per 1 juta kesempatan. Filosofi dan tujuan : sama sempurnanya dengan kemungkinan praktis Metodologi Simbol kualitas (Brue, 2000, pp. 2-3) Apa yang paling ingin dicapai oleh suatu perusahaan secara terus menerus? Kami menyimpulkan sebagai berikut : Menciptakan produk produk baru dan penawaran pelayanan. Menyediakan jasa pengiriman seperti yang dibutuhkan oleh customer. Menghasilkan pengembalian yang menarik untuk para pemegang saham. Menjadi tempat terbaik bagi karyawan untuk bekerja. Beroperasi satu sama lain menciptakan value dalam suatu hubungan dengan supplier dan pihak ketiga. Kami belum pernah menemukan customer yang memiliki keputusan untuk membeli berdasarkan pada pernyataan perusahaan untuk mengembangkan strategi bisnis, tapi kami bertemu banyak pembeli yg membuat keputusan pembelian dengan mempertimbangkan value (kualitas dan harga) yang ditawarkan perusahaan. Dengan metode six sigma dapat membantu pencapaian kesuksesan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi.

10 14 Tahapan dalam mengaplikasikan metode six sigma adalah sebagai berikut : Define Dalam tahapan ini, semua permasalahan yang terjadi didefinisikan, sehingga dapat diketahui masalah-masalah yang akan dipecahkan. Pada tahap ini pula dilakukan identifikasi terhadap kesempatan untuk pengembangan, prosesproses yang terjadi dan hal-hal crucial lainnya. Langkah-langkah dalam proses define adalah sebagai berikut : 1. Identifikasikan Team Charter. a) Background / Business Case. b) Key Measurement Definition. c) Opportunity Statement. d) Goal Statement. e) Financial Impact. f) Project Scope. g) Project Plan. h) Team Members.

11 15 2. Identifikasi Crossed-Functional Process Map. Gambar 2.3 Crossed-Functional Process Map 3. Identifikasi SIPOC. a) Identifikasi proses dan aktivitas utama. b) Identifikasi output proses dan customernya. c) Identifikasi input dan suppliernya. d) Jika terlalu banyak, focus hanya kepada hal-hal yang crucial saja. e) Memprioritaskan 6 faktor masalah yang paling banyak terjadi. Gambar 2.4 SIPOC

12 Measure Pada Tahap ini, dilakukan pengukuran untuk semua aspek-aspek kritis dalam proses dan pengumpulan data untuk analisis. Langkah-langkah dalam proses measure adalah sebagai berikut : 1. Identifikasi Voice of Customer (VOC) & Critical to Quality (CTQ). Performance Measurements. Pada proses ini, dilakukan bussines define dan pengukuran terhadap perkembangan proses sampai mencapai target yang hendak dicapai. Tahap ini juga harus dapat merefleksikan critical success factors dari suatu organisasi, sehingga tidak terlalu abstrak dan dapat dihitung, serta dapat mengidentifikasikan area untuk pengembangan. Requirement. Memaparkan persepsi ideal dari customer di masing-masing bagian organisasi tentang kualitas.

13 17 Gambar 2.5 VOC dan CTQ 2. Data Collection Plan. Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan data pada area yang telah difokuskan dan penyebab masalah sebenarnya. Mengerti tujuan dari pengumpulan setiap data. Menjelaskan secara terperinci kepada kolektor data mengenai metode pengumpulan data yang dipergunakan. Mulai mengumpulkan data berdasarkan konfirmasi dari perencanaan pengumpulan data. Mulai menganalisis data-data yang didapatkan. Jangan menunggu sampai semua data terkumpul terlebih dahulu. Verifikasi keakuratan dan ketepatan data serta lakukan pemeriksaan ulang jika data yang didapatkan memerlukan pembenahan.

14 18 Data analisis dapat dilakukan secara terpisah, item by item. Gambar 2.6 Data Collection Plan 3. Data Collection Form. Form pengumpulan data ini dibuat dan disesuaikan dengan kebutuhan pengumpulan data yang akan dilakukan. a) Untuk data collection Used in the shop floor Filled in by the front-line people b) For Consolidation Used for consolidation for data collected from the shop floor Done by the team member Analyze Analisis semua data untuk menterjemahkan penyebab utama yang menghambat kinerja dan validasi dengan data dukungan.

15 19 Tahap analisis dapat dilakukan sebagai berikut : a) Fokus pada area permasalahan. b) Identifikasi kemungkinan penyebab utama permasalahan. c) Verifikasi penyebab utama. Tools yang dipakai dalam tahap analisis ini adalah sebagai berikut: Pareto analysis Histogram Run chart Pie graph Bar chart Proses dan data analisis harus dilakukan secara bersama sama, dimana diperlukan pengumpulan data untuk mendukung proses analisis. Penyebab utama (root cause) merupakan alasan yang paling mendasar, yang jika dieliminasi dapat mencegah atau bahkan menyelesaikan defect / permasalahan. Dalam pengidentifikasian root cause diperlukan pertimbangan adanya perbedaan pandangan, yakni What, where, when, who, why, how. Seberapa dalam tahap analisis dilakukan? Sampai tidak ada lagi jawaban yang dapat diberikan, normalnya tanyakan why pada 5 tahap untuk detailnya.

16 Improve Pada tahap berikut ini, dihasilkan solusi untuk memperbaiki hal-hal yang menjadi penyebab terjadinya masalah dan selanjutnya meningkatkan proses supaya lebih baik, sehingga dapat mencegah masalah tersebut terjadi kembali. Gambar 2.7 Solution Formulation Langkah-langkah dalam proses improve adalah sebagai berikut : 1. Generate potential solutions. a) Review seluruh masalah berdasarkan fakta yang ada dan data hasil analisis yang sudah dilakukan. b) Verifikasi terhadap masalah-masalah yang terpenting terlebih dahulu dan fokus penyelesaian masalah satu demi satu.

17 21 c) Melihat adanya peluang atau kemungkinan lain untuk mengimplementasikan alat / teknologi baru, ataupun peraturan baru. d) Berpikir out-of-box. e) Menggunakan teknik brainstorming. f) Fokus terhadap hal-hal yang ideal menurut customer. g) Hubungan yang baik antara customer dengan supplier. 2. Evaluate and select solutions. a) Minimum requirement test. b) Impact and effect assessment. c) Cost and benefit analysis. 3. Pilot test.. a) Planning. b) Piloting. c) Problem preventing. d) Pro-activity. 4. Implementation. a) Merencanakan implementasi baru secara menyeluruh. b) Mendokumentasikan setiap solusi yang dihasilkan. c) Melakukan review secara berkala dan meng-update performance measurement. d) Melakukan training terhadap user. e) Melaksanakan implementasi secara menyeluruh.

18 Control Pada tahap ini dilakukan pendefinisian control plan untuk mempertahankan segala keuntungan yang sudah didapatkan. Langkah-langkah dalam melakukan proses control adalah sebagai berikut : 1. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap : Implementasi segala kemajuan yang terjadi. Process performance. Standard Operating Procedures (SOP). 2. Kalkulasi actual saving. 2.6 Cost Benefit Analysis (CBA) Secara umum, Cost Benefit Analysis (CBA) menurut Siegel dan Shimp (1994, p110) adalah : Cara untuk menentukan apakah hasil yang menguntungkan dari sebuah alternatif, akan cukup untuk dijadikan alasan dalam menentukan biaya pengambilan alternatif. Analisis ini telah dipakai secara luas dalam hubungannya dengan proyek pengeluaran modal. Khususnya untuk dunia teknologi informasi, CBA adalah suatu teknik yang paling umum untuk menghitung biaya (cost) dan keuntungan/manfaat (benefit) dalam

19 23 suatu proyek teknologi informasi. Untuk dapat melaksanakan CBA, kita harus menentukan hal-hal tersebut sebagai suatu cost dan benefit. Tentu saja harus mengetahui kendala-kendala apa saja yang akan timbul untuk memperoleh hal-hal tersebut. Jadi dapat disimpulkan bahwa CBA adalah suatu analisis untuk menguraikan cost dan benefit secara tangible dan intangible. Pada dasarnya cost adalah suatu ukuran dari sumber yang diharapkan untuk mendapatkan suatu hasil. Sedangkan, benefit adalah suatu manfaat dalam bentuk penghematan biaya, penghindaran keluarnya biaya, penambahan pendapatan atau keuntungan lainnya yang intangible. Ada dua macam cost, yaitu development cost dan maintenance cost. Kemudian kita melihat ada tiga macam benefit, antara lain : hard benefit, yaitu keuntungan yang sudah dapat diperkirakan, soft benefit yaitu manfaat yang seringkali dipusatkan pada lebih meningkatnya efisiensi dari organisasi yang telah ada, dan intangible benefit yaitu manfaat yang seringkali difokuskan pada efektifitas dari organisasi. Benefit mempunyai hubungan dengan cost yaitu pada saat digunakan untuk menghitung Return on Investment (ROI). Untuk perhitungan ROI sederhana, digunakan development cost, ongoing expenses, dan economic impact.