SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN UMRAH DAN HAJI KHUSUS PADA PT. NUR RAMADHAN WISATA YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN UMRAH DAN HAJI KHUSUS PADA PT. NUR RAMADHAN WISATA YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Vivian Rachmawati Kusumaningsih kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN UMRAH DAN HAJI KHUSUS PADA PT. NUR RAMADHAN WISATA YOGYAKARTA Vivian Rachmawati Kusumaningsih 1), Rum Muhamad Andri Kr 2), 1,2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia vivian1556@students.amikom.ac.id 1), andri@amikom.ac.id 2) Abstract - Desktop as an information system nowadays is used by the companies in managing the data more be easy. It is used in process of making the report and process of Haji and Umrah registration. PT. Nur Ramadhan Wisata is a company in tour and travel sector including the ordering of Haji and Umrah package. The manual service system of Haji and Umrah registration that is implemented by the company is not effective because it needs so many time in processing Haji and Umrah s data. It confiscates time because should transfer the data from the invoices to the computer media. Based on the problems above, the writer will design a program of information system with desktop basic which is using Visual Basic 6.0 entitled THE INFORMATION SYSTEM OF UMRAH AND HAJI REGISTRATION AT PT. NUR RAMADHAN WISATA YOGYAKARTA. Key words : analysis, design, development, testing, evaluation, and information system 1. Pendahuluan Sistem informasi berbasis desktop yang ada saat ini banyak digunakan oleh perusahaan untuk mempermudah pendataan.maka dari itu, banyak perusahaan memakai system ini guna mempermudah pendataan seperti proses pembuatan laporan dan pendaftaran Haji dan Umrah. PT. Nur Ramadhan Wisata adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang tour & travel yang mencakup pemesanan paket perjalanan Haji dan Umrah. Sistem pelayanan pendaftaran Haji dan Umrah yang diterapkan selama ini masih manual sehingga dianggap kurang efektif karena waktu yang dibutuhkan untuk mengolah data para jama ah Haji dan Umrah sangat lama. Selain itu proses pembuatan laporan yang cukup menyita waktu dikarenakan harus memindahkan data dari faktur faktur ke media komputer. Dilihat dari permasalahan tersebut maka penulis akan merancang suatu program sistem informasi berbasis desktop menggunakan Visual Basic 6.0 dengan judul SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN UMRAH DAN HAJI KHUSUS PADA PT. NUR RAMADHAN WISATA YOGYAKARTA. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, yang menjadi rumusan masalah yaitu, bagaimana agar kinerja pelayanan pendaftaran umrah dan haji khusus pada PT. Nur Ramadhan Wisata Yogyakarta meningkat?" 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah yang digunakan dalam sebuah pembahasan bertujuan agar dalam pembahasannya lebih terarah dan sesuai dengan tujuan yang akan dicapai adapun batasan masalah yaitu : 1. Data Pegawai. 2. Data Jamaah Haji Khusus. 3. Data Jamaah Umrah. 4. Data Paket. 5. Data Pendaftaran. 6. Laporan laporan. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Sebagai persyaratan kelulusan program S1 SI (Sistem Informasi) STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2. Merancang sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar memudahkan proses pelayanan haji maupun umrah. 3. Memperdalam dan menuangkan ilmu tentang software yang diperoleh selama perkuliahan di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 1.5 Manfaat Penelitian Adapun adalah manfaat yang diharapkan dari penelitian ini 1. Memperoleh kinerja yang baik sehingga dapat lebih efisien dalam pengerjaan dan pengelolaan data pendaftaran. 2. Membantu pembuatan laporan dan mengembangkan sistem baru sehingga data pendaftaran menjadi lebih optimal. 3. Dapat memberikan pengetahuan praktis dan pengalaman secara langsung maupun tidak langsung kepada mahasiswa secara teoritis dalam penerapan ilmu yang didapat selama mengikuti pendidikan di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 1

4 1.6 Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian, salah satunya adalah dengan metode pengumpulan data, antara lain: 1. Wawancara (Metode Interview) 2. Pengamatan (Metode Observasi) 3. Metode Studi Pustaka 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Perkembangan teknologi modern, sistem informasi seperti pendaftaran akan lebih efektif dengan menggunakan sistem komputerisasi. Sistem ini akan membuat proses penerimaan informasi lebih cepat, pengolahan data lebih akurat, sehingga data dapat langsung dipublikasi. Sistem Infomasi pendaftaran sudah banyak di gunakan, salah satunya adalah Sistem Informasi Pendaftaran Umrah Dan Haji Pada Pt Cahaya Imani Tour And Travel. Reza Galih Dharmawan,Jafar Sodik,Dinul Ihsan (2014), membuat system informasi pendaftaran umrah dan haji menggunakan NetBeans dan MySQL. Program yang dibuat dititik beratkan pada proses pendaftaran dan pengelolaan sistem informasi umrah dan haji khusus. Sistem informasi ini hanya bisa diakses oleh pemilik perusahaan, dan karyawan yang menangani pendaftaran sedangkan sistem pendaftaran dapat diakses oleh calon jamaah haji. Kelebihan, Sistem informasi pendaftaran PT. Cahaya Imani Tour and Travel mengurangi pengeluaran, karena sudah tidak menggunakan faktur yang dapat menghabiskan biaya lebih.. Kekurangan, sistem informasi di PT. Cahaya Imani Tour and Travel hanya menitik beratkan pada proses pendaftaran saja, belum di proses pengolahan sistem haji dan umrahnya. Noor Latifah dan Diana L.F (2012) mendesain sistem informasi mengenai pendaftaran bimbingan manasik haji secara online berbasis web dengan transaksi pembayarannya menggunakan sistem transfer rekening bank.. Kelebihan Sistem Informasi Pendaftaran Bimbingan Manasik Haji Berbasis Web yang mampu memudahkan calon jama ah untuk melakukan pendaftaran dan menjadi salah satu media promosi. Kekurangan, Informasi yang dihasilkan oleh sistem hanya berupa laporan data calon,laporan data pembimbing dan laporan data pembayaran. Yesni Malau dan Adi S (2014),Membuat sistem pelayanan haji dan umroh secara online berbasis web dimana bagian pelayanan haji dan umroh dengan calon jemaah tidak bertatap muka secara langsung. Calon jemaah melakukan pendaftaran dengan mengisi formulir pendaftaran online melalui media browser dan melakukan upload struk konfirmasi pembayaran dan dokumen persyaratan umroh dan haji. Tujuan dari penelitian adalah menerapkan sistem informasi pelayanan online pendaftaran haji dan umrah pada PT. Mandiri Mawaddah Nusantara yang dapat membantu perusahaan dalam mengolah data calon Jemaah haji dan umrah. Kelebihan, sistem informasi ini membantu calon Jemaah haji dan umrah dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Meningkatkan kepuasan konsumen dan memperluas jangkauan pemasaran PT. Mandiri Mawaddah Nusantara. Kekurangan, karena sistem ini online jadi saat bertransaksi antara calon jemaah dan bagian administrasi tidak bertatap muka secera langsung. Dalam tinjauan pustaka diatas, maka penulis akan membangun sistem informasi ini menggunakan Visual Basic dan menggunakan data base My SQL berbentuk desktop aplications. Penulis akan membangun system informasi pendaftaran umrah dan haji khusus sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengolah data calon Jemaah haji dan umrah serta laporan-laporan yang lebih relevan, akurat dan tepat waktu pada PT. Nur Ramadhan Wisata Yogyakarta. 2.2 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi 1. Sistem Scott (1966) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing) serta keluaran (output). Ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat yaitu sistem untuk beroperasi dalam satu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan yang utama. Sementara Mc.Lead (1995) mendefiniskan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang berintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control. 2. Informasi Sumber dari informasi adalah data, data adalah fakta yang sudah pasti kebenarannya. Jadi, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 3. Sistem Informasi Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Akhirnya sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suata alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi,1995). 2.3 Definisi Haji dan Umrah Menurut istilah syara, haji ialah menuju atau mengunjungi Baitullah (Baitul Haram ) dan tempat-tempat tertentu untuk melaksanakan amalan-amalan ibadah, serta untuk waktu tertentu pula. Pada istilah teknis syari ah, umrah berarti melaksanakan tawaf di Kakbah dan Sa i antara Shofa dan Marwah, setelah memakai ihram yang diambil dari Miqat, dan umrah biasa dikenal atau disebut dengan istilah haji kecil. 2.4 Sistem Informasi Haji dan Umrah Sistem informasi haji dan umrah dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi data haji dan umrah dengan sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Sistem Informasi ini adalah sesuatu yang 2

5 memberikan layanan informasi yang berupa data dalam hal ini yang berhubungan dengan pendaftaran haji dan umrah. 2.5 Karakteristik Sistem Informasi Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikur ini adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain : 1.Batasan (boundary) 2.Lingkungan (environment) 3.Masukan (input) 4.Keluaran (output) 5.Komponen (component) 6.Sistem yang mentransformasikan input menjadi setengah jadi (output). 7.Penghubung (interface) 8.Penyimpanan (storage) 2.6 Konsep Arsitektur Sistem Sistem informasi yang akan dibuat oleh penulis adalah Stand Alone. Stand Alone adalah aplikasi yang hanya berjalan pada satu komputer pada satu waktu dan hanya mampu diakses oleh satu orang dalam satu waktu. Database (back end) beserta program aplikasinya (front end) berada dalam satu komputer, dan pengguna mengaksesnya dalam waktu dan tempat yang sama. 2.7 Konsep Permodelan Sistem DFD (Data flow diagram) Data flow diagram atau yang sering disebut juga diagram arus data (DAD) adalah grafis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang ditunjukkan dengan perpindahan data dari input ke output. DFD bertujuan untuk memperbaiki komunikasi antara pemakai dan sistem analisis. utamanya pengaturan dan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan. 2.9 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya Pengembangan Sistem Pengembangan sistem merupakan tindakan mengubah, menggantikan, atau menyusun kembali sistem lama menjadi sistem yang baru baik secara sebagian maupun keseluruhan untuk memperbaiki sistem yang selama ini berjalan (yang telah ada). Adapun tahapan pengembangan sistem informasi, yaitu: 1.Identifikasi dan Seleksi Proyek 2. Inisiasi dan Perencanaan Proyek 3. Tahap Analisis 4. Tahap Desain 5. Tahap Implementasi 6. Tahap Pemeliharaan 3. Analisis ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram adalah suatu diagram untuk menggambarkan desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional. ERD juga merupakan gambaran yang menghubungkan antara obyek satu dengan obyek lain dalam dunia nyata. 2.8 Konsep Basis Data Basis data terdiri atas 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang di rekam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Menurut Fathansyah, IR Basis data didefinisikan sebagai kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data sesungguhnya mempunyai prinsip kerja dan tujuan, prinsip Gambar 1 Flowchart Sistem yang Diusulkan 3

6 4. Implementasi 4.1 Interface 4.2 Manual Instalasi Langkah langkah penginstallan aplikasi 1.Buka folder package yang berisi setup file dari Pendaftaran aplication kemudian double click pada setup.exe Gambar 6 File Master Aplikasi Gambar 2 Menu Utama Gambar 3 Form Pendaftaran Umrah Gambar 7 Tampilan Pertama Proses Instalasi 2.Jika muncul gambar di atas, klik Ok. Gambar 4 Form Laporan Data Jamaah Umrah Gambar 8 Set Up Program 3.Klik gambar komputer jika setuju tujuan direktori instalasinya. 4. Klik tombol Continue. Gambar 5 Tampilan Laporan Data Jamaah Umrah dalam Excel Gambar 9 Proses Set Up Program 4

7 6.Tunggu proses instalasi ( gambar diatas ) sampai selesai. Gambar 10 Set Up Program Berhasil 7.Klik Ok untuk mengakhiri instalasi. Setelah proses instalasi selesai, program siap digunakan dengan klik Start Program Nur ramadhan. Tampilan program adalah langsung menampilkan menu login. Daftar Pustaka [1] Fathansyah, IR Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Bandung: Penerbit Informatika. [2] Galih, Reza, J. Sodik dan Dinul Ihsan Sistem Informasi Pendaftaran Umrah Dan Haji Pada PT Cahaya Imani Tour And Travel.Skripsi. Yogyakarta: Sistem Informasi, STMIK Amikom Yogyakarta. [3] Hanif Al Fatta Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. [4] Jogiyanto, H.M Analisis dan desain Sistem Informasi (Pendekatan Struktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis). Yogyakarta: Penerbit Andi. [5] Latifah,Noor dan L.F., Diana Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Bimbingan Manasik Haji Berbasis Web. Majalah Ilmiah. INFORMATIKA Vol.3 : [6] Malau, Yesni dan Adi S Implementasi Sistem Pelayanan Pendaftaran Haji dan Umroh Online pada PT. Mandiri Mawaddah Nusantara.Bianglala Informatika Vol. II : [7] Payumi,Aji Panduan Pintar Manasik Haji & Umrah. Jakarta: Pustaka Makmur. 5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Gambar 11 Tampilan Login Program Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program, hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1.Sistem informasi pendaftaran umrah dan haji khusus ini dapat meningkatkan pelayanan pada PT. Nur Ramadhan Wisata Yogyakarta. 2.Sistem informasi pendaftaran umrah dan haji khusus ini dilengkapi dengan menu pendaftarn, menu data jamaah umrah dan menu data jamaah haji khusus yang berfungsi untuk melakukan proses edit, tambah, dan hapus data. 3.Dengan sistem pendaftaran ini pengerjaan dan pengolahan data pendaftaran lebih cepat dan akurat. 4.Dengan sistem pendaftaran ini membantu pembuatan laporan sehingga data mudah diperoleh. 5.Bentuk tampilan yang mudah dimengerti oleh pemakai atau user. Biodata Penulis Vivian Rachmawati Kusumaningsih, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Rum Muhamad Indri Kr,, memperoleh gelar dari Program Studi Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan IPA Universitas Gadjahmada Yogyakarta. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 5