ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN DATA SUPPLIER TEBU PADA PT.MADUKISMO MENGGUNAKAN JAVA BERBASIS DEKSTOP NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN DATA SUPPLIER TEBU PADA PT.MADUKISMO MENGGUNAKAN JAVA BERBASIS DEKSTOP NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Fahrian Rahman kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN DATA SUPPLIER TEBU PADA PT.MADUKISMO MENGGUNAKAN JAVA BERBASIS DEKSTOP Fahrian Rahman 1), Rum Muhamad Andri Kr 2), 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Dosen STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia fahrian.r@students.amikom.ac.id 1), andri@amikom.ac.id 2) PT.Madukismo is a company engaged in the industrial field. There are currently recording data is still manual sugarcane suppliers. The existing system just a simple bookkeeping. Where the existing system is not effective, consuming a lot of time in the recording process suppliers. Based on test results, data management is done through computerization is far more effective and efficient. In the construction of the system using two research methods of observation and interviews. Observation method to observe directly the process of the work undertaken within the agency. Interview method is to conduct direct dialogue with the parties involved in providing information to the object under study. Software system development using NetBeans application and data storage using Mysql database. Keyword : Data Collection, Java, Information Systems, Desktop. 1. Pendahuluan PT.Madukismo merupakan satu satunya pabrik gula dan pabrik alkohol / spritus di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang mengemban tugas untuk mensukseskan program pengadaan pangan nasional khususnya gula pasir. PT.Madukismo pada devisi tanaman melakukan proses pendataan yang meliputi pendataan data petani, mandor, tenaga tebang, kebun, kontraktor truk, jadwal tebang, dan surat angkut tebu. Pendataan tersebut masih dilakukan dengan cara manual yaitu ditulis dalam buku jurnal. Dengan melakukan pencatatan data pada buku jurnal, sistem lama memiliki kekurangan pada pemborosan dalam pembelian buku jurnal dan perawatan terhadap data yang tersimpan. Berdasarkan kekurangan tersebut perusahaan seharusnya memiliki sistem informasi yang mampu menangani pendataan data petani, mandor, tenaga tebang, kebun, kontraktor truk, jadwal tebang, dan surat angkut tebu dan serta pembuatan laporan secara terkomputerisasi. Sehingga akan sangat membantu dalam pengarsipan dan pengolahan data. Dalam hal ini pendataan data petani, mandor, tenaga tebang, kebun, kontraktor truk, jadwal tebang, dan surat angkut tebu pada PT.Madukismo. Data hasil dari proses pendataan akan tersimpan dalam bentuk digital sehingga dapat menggantikan buku jurnal dan dapat disimpan dalam jangka waktu yang lebih lama. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Sistem dapat di definisikan sebagai sekumpulan obyek obyek yang saling berelasi dan berinteraksi serta berhubungan antar obyek bisa dilihat satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan [1]. Berdasarkan defenisi diatas maka sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemennya akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu suatu sistem. Didalam suatu sistem terdiri dari sejumlah kompenen yang saling berhubungan, yang artinya saling bekerja sama untuk membentuk suatu kesatuan. Komponen komponen sistem dapat berupa subsistem atau bagian dari sistem. Didalam suatu sistem terdapat sub sub sistem yang saling berhubungan melalui suatu media penghubung (interface), melalui penghubung inilah yang memungkinkan sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya. Suatu subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu untuk mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Keluaran (output) dari suatu subsistem menjadi masukan (input) dari subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan dan keluaran - keluaran yang dihasilkan sistem itu. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai tujuan atau sasaran. 1

4 2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penggunanya, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi[2]. Informasi didapatkan dari transformasi data menjadi informasi.data adalah deksripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak terpengaruh secara langsung oleh pemakai. Informasi hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya dan menggambarkan suatu kejadian nyata untuk alat bantu dalam pengambilan keputusan. 2.3 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen(SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level menajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resumerutin dan laporan laporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi. 1. Dengan memisahkan lapisan presentasi dari lapisan aplikasi maka perubahan pada aplikasi tidak akan merubah bentuk antarmuka yang dihadapi pemakai sehingga pemakai tidak perlu mempelajari hal baru lagi ketika aplikasi tersebut diperbaharui. 2. Karena lapisan presentasi terpisah dari lapisan lainya, maka antarmuka dapat dibuat lebih dari satu macam, sebagai contoh web dan mobile. 2.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A Leitch dan K.Roscoe Davis Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan transaksi harian mendukung sifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan laporan yang dibutuhkan [3].Jadi secara umum sistem informasi merupakan aktifitas aktifitas yang berisi informasi informasi untuk mencapai suatu tujuan. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efesiensi, dan pelayanan.panduan ini kenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, and Services).Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama.hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama tetapi hanya gejala dari masalah utama saja Analisis Kinerja (Performance) Tabel 1. Analisis Kinerja No. 1 Thourghput Petugas melakukan pencatatan data secara manual satu persatu pada buku baik bersifat input maupun output. Seharusnya 8 pekerjaan yang dapat dikerjaan namun dengan manual kurang dari 3. 2 Respon time Untuk pemberian informasi membutuhkan waktu 20 menit karena tidak adanya sistem pencarian. Misalkan ketika pencarian data petani, maka petugas harus mengecek satu persatu data yang telah diarsipkan sebelumnya. Sehingga berakibat penerima informasi tidak sewaktuwaktu dapat menerima informasi dari sistem yang dihasilkan Analisis Informasi (Information Analysis) Tabel 2. Analisis Informasi No. 1. Akurat Informasi pendataan yang terjadi belum akurat karena menggunakan sistem manual yang menyebabkan banyak kesalahan yang terjadi akibat kesalahan manusia contohnya : 1. Kesalahan penulisan laporan. 2. Kehilangan laporan yang tidak disadari. Rusaknya laporan yang memaksa petugas membuat ulang dengan mendata ulang laporan yang sudah dibuat sebelumnya, tidak menutup kemungkinan ada bagian-bagian yang terlupakan yang membuat petugas melakukan kesalahan dalam membuat laporan. 2. Relevan Dikarenakan informasi yang dibutuhkan memiliki proses yang lama sehingga terkadang tidak relevan dengan situasi tersebut. 2

5 Tingkat relevannya jadi berkurang dikarenakan situasi yang dilakukan secara manual. 3. Ketepatan Dengan membuka satu persatu dokumen yang berupa tumpukan kertas dapat menghambat penyajian informasi apabila dibutuhkan sewaktu-waktu sehingga tidak tepat waktu Analisis Ekonomi (Economic Analysis) Biaya dan Manfaat Tabel 3. Analisis Ekonomi Setiap pencatatan menggunakan buku dengan kata lain perusahaan mengeluarkan anggaran terus menerus setiap harinya. Anggaran yang dikeluarkan kurang bermanfaat Analisis Pengendalian (Control Analysis) Tabel 4. Analisis Pengendalian Keamanan Data 1. Pencegahan / pendeteksian kesalahan sistem masih tidak baik karena sistem lama masih terjadi kehilangan data yang disebabkan karena data-data yang ada belum dikumpulkan dengan rapi. 2. Keamanan data tidak terjamin dari akses yang diijinkan, disebabkan karena data dicatat pada arsip atau dokumen sehingga data dapat dilihat maupun diubah oleh pihak yang tidak berkempentingan Analisis Efesiensi (Efeciency Analysis) Sumber Daya Tabel 5. Analisis Efesiensi 1. Sistem lama tidak efesien dilihat dari segi sumber daya yang masuk karena penggunaan kertas yang banyak mengakibatkan pemborosan biaya dan waktu untuk pencatatan data, selain itu harus mencatat laporanlaporan data pengambilan yang sudah dipakai sebelumnya secara berulang Analisis Pelayanan (Service Analysis) Kepuasan Tabel 6. Analisis Pelayanan Hasil Kinerja Pelayanan saat ini kurang memuaskan dikarenakan petugas apabila melakukan pelayanan membutuhkan sumber informasi yang lengkap terkait keseluruhan data yang dapat diperoleh dari arsip-arsip. Mengakibatkan petugas belum bisa secara langsung dalam pengambilan keputusan informasi, karena sistem masih manual. Sehingga membutuhkan waktu untuk melakukan pelayanan dan membuat pelayanan. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis Kebutuhan Fungsional Dalam analisis kebutuhan fungsional dibagi menurut pembagian level user : 1. Petugas a. Petugas dapat melakukan login menggunakan username dan password yang telah ditentukan. b. Petugas dapat menambah, mengedit, menghapus, dan mencari data petani, mandor, tenaga tebang, kebun, kontraktor truk, jadwal tebang, dan surat angkut tebu. 2. Master a. Master dapat melakukan login menggunakan username dan password yang telah ditentukan. b. Master dapat menambah, mengedit, menghapus, mencari data user data petani, mandor, tenaga tebang, kebun, kontraktor truk, jadwal tebang, dan surat angkut tebu Analisis Kebutuhan Non-Fungsional Dalam pembuatan sistem informasi ini membutuhkan serangkaian peralatan yang dapat mendukung kelancaran proses pembuatan dan pengujian. Berikut aspek-aspek yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi. 3

6 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis Kelayakan Teknologi Sistem dikembangkan dikatakan layak secara teknologi karena teknologi pendukung baik dari segi hardware, software dan pembuat sudah dapat ditemukan di pasaran, selain itu sudah ada pihak yang mengembangkan sistem informasi yang sejenis sejenis sebelumnya. Gambar 1. Flowchart DFD (Data Flow Diagram) Analisis Kelayakan Hukum Pengembangan sistem dapat dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar hukum yang berlaku.pengguna software asli dan berlisensi yang terkait dalam penggunaan aplikasi pendukung sistem merupakan syarat mutlak agar tidak terjadi masalah dikemudian hari Analisis Kelayakan Operasional Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek.untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada disisi pemesanan sistem informasi.disamping itu informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya Kelayakan Ekonomi Kelayakan eknomi berhubungan dengan berapa lama biaya investasi dapat kembali (Return On Investment).Untuk menganalisa kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang dinamakan Analisi Biaya dan Manfaat (Cost Benefit Analysis).Tujuan analisis dan biaya manfaat yang diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Hasil kelayakan ekonomi akan dijelaskan lebih detail pada analisis biaya dan manfaat. 3.4 Perancangan Sistem Flowchart Gambar 2. Diagram konteks 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pengujian Program (White Box Testing) White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses, dari parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. Pengujian white-box testing diatas adalah pengujian pada saat pengguna memasukan username dan password yang salah atau tidak sesuai. Maka system akan memberitahukan bahwa username dan password yang digunakan salah dan mohon agar di cek kembali. 4.2 Pengujian Program (Black Box Testing) Terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan manjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudia diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Jika ada yang unit yang tidak sesuai outputnya maka untuk menyelesaikannya, diteruskan pada pengujian yang kedua, yaitu white box testing. 4.3 Implementasi Program Terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan manjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudia diamati 4

7 apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Jika ada yang unit yang tidak sesuai outputnya maka untuk menyelesaikannya, diteruskan pada pengujian yang kedua, yaitu white box testing. 5. Kesimpulan Setelah melakukan penelitian pada PT.Madukismo khususnya pada divisi tanaman berdasarkan rumusan masalah, tujuan penelitian, implementasi dan pembahasan maka dapat diambil beberapa kesimpulan. Berikut beberapa hal yang dapat disimpulkan : 1. Sistem yang telah dirancang dapat mempermudah pembuatan SPA dan laporan kontraktor truk, tenaga tebang, petani. 2. Sistem pendataan yang telah dirancang dapat mengurangi pemborosan biaya. Daftar Pustaka [1] Hanif AlFatta, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. [2] Kusrini, Andri Kuniyo, 2007, Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akutansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. [3] Jogiyanto HM, 2005, Analisis dan Desain Sistem informasi : Pendekatan Terstruktur teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Biodata Penulis Fahrian Rahman, memperoleh gelar sarjana computer (S.Kom), jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016 Biodata Dosen Pembimbing Rum Muhamad Andri Kr, Ir, M.Kom,riwayat mengajar di STMIK AMIKOM Yogyakarta: Komunikasi Data, Metodologi Penelitian, Interaksi Manusia dan Komputer, Paket Program Niaga, Pengantar Pengolahan Data Elektronika, Konsep Sistem Informasi, Pengantar Teknologi Informasi di jurusan Sistem Informasi dan Tekhnik Informatika. Karya Ilmiah : Error Detection Using VRC& LRC. Riwayat Pendidikan : Program Studi Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan IPA Universitas Gadjahmada Yogyakarta. 5