SIDANG TUGAS AKHIR. Indah Mayang Sari

Transkripsi

1 SIDANG TUGAS AKHIR Indah Mayang Sari

2 Judul Tugas Akhir PEMBUATAN METODE EVALUASI KEMATANGAN PELAKSANAAN PROYEK DENGAN MENGGABUNGKAN COBIT 5 DOMAIN BAI 1.11 DAN MEA 1.04 DENGAN BEST PRACTICE PMBOK 4TH Studi Kasus : Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia

3 Latar Belakang Keberhasilan pengelolaan proyek bergantung pada bagaimana merencanakan, mengelola, mengatur dan memonitor jalannya proyek. Setiap proyek memiliki karakteristik tertentu yang perlu diperhatikan oleh pelaksana proyek seperti proyek software, hardware, human resource. Telah banyak standar pedoman (framework) yang dipakai perusahaan dalam manajemen proyek. Namun, perusahaan seringkali kesulitan untuk mengevaluasi tingkat kematangan pengelolaan proyek yang dijalankan. Pada tugas akhir ini akan dilakukan pembuatan metode evaluasi tepat guna untuk mengukur tingkat kematangan pelaksanaan proyek di perusahaan

4 Penelitian Sebelumnya Turcato.Lance, "Integrating COBIT into the IT Audit Process (Planning, Scope Development, Practices)", April 2006, San Fransisco, ISACA [3] Chris Vandersluis, The Project Management System Maturity Model [4] Menjelaskan konsep dan model pengukuran project maturity level dari pengelolaan proyek di suatu organisasi Mapping of COBIT with ITIL and ISO (IT Governance Institute, 2008) [5] Untuk efektivitas manajemen dan penyelarasan IT dengan bisnis Maxwell J. Shanahan, CISA, FCPA, Max Shanahan & Associates, Australia, Mapping COBIT 4.0 with PMBOK 3th *6+ Pada paper ini dijelaskan hasil pemetaan pada setiap domain di COBIT dengan aktivitas di PMBOK.

5 Gap Analisis Dari penelitian sebelumnya, ditemukan beberapa kekurangan diantaranya: Mapping yang dilakukan hanya sebatas pemetaan domain COBIT dengan aktivitas di PMBOK tanpa adanya rincian indikator capaian pada setiap tingkat kematangan. Belum ada penelitian yang menggabungkan metode evaluasi kematangan pengelolaan proyek. Pada tugas akhir ini dilakukan pembuatan metode evaluasi kematangan pengelolaan proyek. Metode evaluasi dibuat dengan mengintegrasikan framework COBIT 5.0 dengan best practice PMBOK 4 th. Penggabungan metode evaluasi ini dilakukan untuk meningkatkan performa penilaian kematangan pelaksanaan proyek di perusahaan. Dengan kata lain, hibridisasi metode evaluasi ini dapat memberikan nilai kematangan pelaksanaan proyek yang sesuai dengan kondisi perusahaan

6 Tujuan Tugas Akhir Menghasilkan metode evaluasi yang dapat mengukur kematangan pelaksanaan proyek secara terukur dan lebih akurat. Menghasilkan laporan hasil monitoring dan evaluasi proses pengelolaan proyek berdasarkan hibridisasi metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek yang digunakan.

7 Manfaat Tugas Akhir Tugas akhir ini memberikan manfaat bagi akademisi berupa pengetahuan tentang hasil hibridisasi metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek COBIT 5 BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan best practice PMBOK 4th. Tugas akhir ini memberikan manfaat bagi praktisi berupa metode evaluasi proyek yang cocok untuk diterapkan dalam kasus penilaian kematangan pelaksanaan proyek di perusahaan.

8 Batasan Masalah Metode evaluasi manajemen proyek menggunakan best practice PMBOK 4 th dan framework COBIT 5. Dimensi evaluasi dilakukan pada 9 knowledge area manajemen proyek yaitu integration, scope, time, cost, quality, risk, human resource, communication, procurement [1]. Parameter evaluasi yang digunakan dalam framework COBIT 5 yaitu pada domain BAI 1.11 dan MEA 1.04 [2]. Perspektif manajemen proyek dari proses bisnis perusahaan yang akan dianalisis adalah portfolio management. Fokus evaluasi pelaksanaan proyek yaitu pada proses monitoring dan kontroling Ruang lingkup proyek yang dievaluasi yaitu pada proyek Sistem Informasi (pengadaan aplikasi software) Studi kasus pengujian metode evaluasi yaitu Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia. Ruang lingkup pengerjaan tugas akhir tidak sampai pada proses validasi metode evaluasi hasil hibridisasi secara kuantitatif

9 PMBOK 4 th Terdiri dari 42 ceklist aktivitas pada 5 proses project life cycle (initiation, planning, execution, monitoring & control, closing) Dibagi ke dalam 9 knowledge area (integration, scope, time, cost, quality, risk, human resource, communication, procurement) [1] COBIT 5.0 COBIT 5 terbagi ke dalam 2 area yaitu governance dan manajemen. Kedua area ini total terdiri dari 5 domain dan 37 proses yaitu sebagai berikut [2] : Governance of Enterprise IT Evaluate, Direct and Monitor (EDM) 5 proses Management of Enterprise IT Align, Plan and Organise (APO) 13 proses Build, Acquire and Implement (BAI) 10 proses Deliver, Service and Support (DSS) 6 proses Monitor, Evaluate and Assess (MEA) 3 proses

10

11 Bank Indonesia Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia merupakan bank sentral Republik Indonesia yang memiliki satu tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah Dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Bank Indonesia menjalankan Tiga Pilar yang menjadi tiga bidang tugas, yaitu menetapkan dan melaksanakan kebijakan moneter, mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran, serta mengatur dan mengawasi perbankan di Indonesia (Bank Indonesia, 2012). DPSI merupakan direktorat yang hanya berada di kantor Bank Indonesia Pusat di Jakarta. Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) merupakan penggabungan dari Direktorat Teknologi Informasi (DTI) dan Unit Khusus Manajemen Informasi (UKMI) Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi terdiri dari beberapa satuan kerja dan tim.

12 Struktur Organisasi DPSI BI

13 Tugas dan Produk Pokok DPSI Tugas Pokok 1. Menyusun dan menetapkan arah srategi, arsitektur kebijakan, dan ketentuan dalam rangka pengelolaan sistem informasi Bank Indonesia yang selaras dengan strategi Bank Indonesia. 2. Merancang dan menyediakan sistem informasi yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan strategi Bank Indonesia. 3. Mengelola, mengoperasionalkan dan memberikan sarana, layanan, dan bantuan teknis sistem informasi. 4. Mengelola sumber daya internal secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai misi dan visi direktorat. Produk Pokok 1. a. Arah strategi, arsitektur, dan kebijakan terkait dengna manajemen dan teknologi informasi Bank Indonesia b. Ketentuan pelaksanaan pengelolaan, operasional dan pemberian layanan sistem informasi. 2. Sistem informasi, terutama berupa informasi, aplikasi dan teknologi, yang terintegrasi dan sesua dengan kebutuhan pelaksanaan strategi Bank Indonesia. 3. Penyediaan sarana, pelayanan, dan pengoperasian sistem informasi yang efektif dan efisien guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas Bank Indonesia. 4. Pengelolaan sumber daya internal yang efektif dan efisien.

14 Metode Penelitian

15 Penjabaran Pembuatan Metode Evaluasi Pembuatan Model Evaluasi Mapping Aktivitas Verifikasi Model Traceback Method Validasi Model Delphi Method Pengujian metode evaluasi Analisis Melakukan eksplorasi hasil Penarikan Kesimpulan Pemberian rekomendasi

16 Penjabaran Verifikasi dan Validasi Metode Evaluasi

17 Pembuatan Metode Evaluasi Hasil Hibridisasi BAB IV

18 Hasil Mapping BAI 1.11 dan MEA 1.04 dengan PMBOK, ditinjau dari : Deskripsi Proses Output Penjabaran Aktifitas Pendefinisian Maturity Level Pembuatan Metode Evaluasi Verifikasi Metode Evaluasi Dengan metode traceback Validasi Metode Evaluasi Validasi Metode Evaluasi dengan mengujicobakan pada objek studi kasus, mengukur nilai kematangan pengelolaan proyek organisasi tersebut

19 1. Hasil Mapping Proses Antara BAI 01 dengan PMBOK 4 th Ditinjau dari Process Description Mapping BAI 01 PMBOK 4th COBIT 5 PMBOK 4th Mengelola semua proyek dari investment portfolio. 1. Masuk ke dalam Portfolio Management. Mencakup 5 fase siklus hidup proyek Melakukan inisiasi, perencanaan, kontrol, (initiating planning executing monitor eksekusi, penutupan proyek dan program 2. & control closing). melalui review pasca implementasi. Mencakup 9 knowledge area. Mencakup 42 proses.

20 2. Hasil mapping proses antara BAI 1.11 dengan PMBOK 4 th ditinjau dari Process Description Mapping BAI 1.11 PMBOK 4th COBIT 5 PMBOK 4th Masuk ke dalam fase Monitoring & Control di siklus hidup proyek. Pengukuran performa proyek pada knowledge area : 2. Project Scope Management 2.4 Verify Scope Melakukan pengukuran performa proyek 2.5 Control Scope melalui criteria kunci pada cakupan, Project Time Management schedule, kualitas, biaya dan resiko 3.6 Control Schedule 4. Project Cost Management 4.3 Control Cost 5. Project Quality Management 5.3 Perform Quality Control 8. Project Risk Management 8.6 Monitor and Control Risk Masuk ke dalam fase Planning di siklus hidup proyek. Identifikasi penyimpangan terdapat pada knowledge area: 2. Project Scope Management 2.2 Define Scope 2.3 Create WBS 3. Project Time Management 3.1 Define Activities 3.2 Sequence Activities 3.3 Estimated Activity Resources Melakukan identifikasi penyimpangan dari 3.4 Estimated Activity Durations 2. rencana awal 3.5 Develop Schedule 4. Project Cost Management 4.1 Estimate Costs 4.2 Determine Budget 5. Project Quality Management 5.1 Plan Quality 8. Project Risk Management 8.1 Plan Risk Management 8.2 Identify Risk 8.3 Perform Qualitative Risk Analysis 8.4 Perform Quantitative Risk Analysis 8.5 Plan Risk Response Melakukan penilaian terhadap dampak dari penyimpangan pada proyek dan keseluruhan program Melaporkan hasil kepada pihak utama pemegang kepentingan Melakukan perbandingan hasil antara perencanaan (di fase planning) dengan realisasi (di fase eksekusi). Masuk ke dalam fase Monitoring & Control di siklus hidup proyek. Masuk ke dalam Project Communication Management à 7.5 Report Performance

21 3. Hasil mapping proses antara BAI 1.11 dengan PMBOK 4 th ditinjau dari Output COBIT 5 BAI 1.11 Project Performance Criteria (Kriteria kinerja pengelolaan proyek) Project Progress Report (Laporan progress pengelolaan proyek) Agreed on hang to project plan (Persetujuan pada dokumen perencanaan proyek) Mapping Output PMBOK 4th Source Selection Criteria (Output 1. Document Plan Procurement) Performance Report (Output Document Report Performance) Progress Report mencakup : Scope : Monitor & Control Project Work 1. Change Request 2. Project Management Plan Updates 3. Project Document Updates Time : Control Schedule 1. Work Performance Measurements 2. Organizational Process Assets Updates 3. Change Request 4. Project Management Plan Updates 5. Project Document Updates Cost : Control Cost 1. Work Performance Measurements 2. Budget Forecasts 3. Organizational Process Assets Updates Change Requests 5. Project Management Plan Updates 6. Project Document Updates Quality : Perform Quality Control 1. Quality Control 2. Validated Changes 3. Validated Deliverables 4. Organizational Process Assets Updates 5. Change Requests 6. Project Management Plan Updates 7. Project Document Updates Risk : Monitor & Control Risk 1. Risk Register Updates 2. Organizational Process Assets Updates 3. Change Requests 4. Project Management Plan Updates 5. Project Document Updates 3. Document Project Management Plan

22 4. Berdasarkan Hasil Mapping Antara COBIT 5 BAI 1.11 dengan PMBOK 4 th, berikut ini beberapa capaian dan penjabaran metriknya yang sesuai : Ref IT-Related Goal P/S Related Metrics 06 Transparency of IT costs, benefits and risks S Percent investment business case with clearly defined and approved expected IT-related costs and benefits Percent IT services with clearly defined and approved operational cost and expected benefits Satisfaction survey of key stakeholders regarding the transparency, understanding and accuracy of IT financial information 13 Delivery of program on time, on budget, and meeting requirements and quality standards P Number of program/project on time and within budget Percent stakeholders satisfied with program/project quality Number of program needing significant rework due to quality defects Cost of application maintenance vs. overall IT cost

23 5. Berikut ini tabel RACI chart dari BAI 1.11 mengenai pembagian kewenangan dalam pengelolaan proyek :

24 6. Penjabaran Aktifitas Hasil Mapping BAI 1.11 dengan PMBOK 4 th

25

26

27 7. Pendefinisian Maturity Level

28

29

30

31 Verifikasi Metode Evaluasi Verifikasi metode evaluasi pada tugas akhir ini dilakukan menggunakan metode traceback, yaitu membandingkan proses dari hasil mapping dengan kedua framework yang dipakai (COBIT 5 BAI 1.11 dengan PMBOK 4 th )

32

33

34 Pembuatan Metode Evaluasi Setelah melakukan mapping pada bagian sebelumnya, hasil penggabungan kedua buah metode tersebut akan ditransformasikan ke dalam sebuah metode evaluasi kematangan pengelolaan proyek. Metode evaluasi ini bertujuan untuk mengukur seberapa besar tingkat kematangan pengelolaan proyek yang dilakukan pada sebuah organisasi. Metode evaluasi ini pun dibuat pada file excel, yang terdiri dari dua sheet, yaitu Relevance of Activity Maturity Measurement Dari pengisian kedua sheet tersebut, akan didapatkan nilai kematangan monitoring pengelolaan proyek dari sebuah organisasi.

35 Flowchart Metode Evaluasi

36 Validasi Metode Evaluasi Validasi metode evaluasi dilakukan dengan menguji cobakan metode evaluasi pada objek studi kasus yaitu DPSI Bank Indonesia, yang kemudian akan menghasilkan nilai kematangan pengelolaan proyek organisasi tersebut. Proses validasi dilakukan pada tanggal Desember 2012 dengan jumlah responden 9 orang.

37 Proses validasi dilakukan pada Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia Unit Kerja : Biro Strategi & Pengembangan Sistem Informasi Tim Strategi dan Arsitektur Teknologi Informasi (SATI) Pak Eko (G-III) Pak Jefri (G-II) Bu Linda (G-III) Tim Strategi dan Arsitektur Manajemen Informasi (SAMI) Bu Itjut (G-IV) Tim Manajemen Program Sistem Informasi (MPSI) Pak Keri Wiroprabowo (G-IV) Pak Indra (G-IV) Pak Candra P (G-II) Tim Perancangan dan Pengembangan Manajemen Informasi (PPMI) Pak Yulianta (G-IV) Pak Ahmad Handriansah (G-IV)

38 Hasil Analisis dan Evaluasi

39 Hasil Pengujian Metode Evaluasi sheet Relevance of Activity - Activity

40 Tabel Rekapitulasi Relevance of Activity

41 Analisis Relevance of Activity Berdasarkan tabel rekapitulasi di atas, dapat terlihat bahwa hanya 6 dari 9 data responden yang dapat dilanjutkan analisis. Aktifitas yang dilakukan oleh DPSI Bank Indonesia yaitu aktifitas dengan jumlah responden 4 untuk masingmasing indikator proses. Sehingga terdapat 13 aktifitas (81.25% tingkat kesesuaian dengan hasil mapping metode evaluasi) yang dilakukan oleh DPSI Bank Indonesia dalam proses monitoring pengelolaan proyek.

42 Hasil Pengujian Metode Evaluasi sheet Relevance of Activity Indicator Process

43 Proses Hasil Rekapitulasi Indicator Process Indikator Responden Rata-rata Bobot Indikator Proses Tidak ada Percent of projects on time and on budget Percent of projects meeting stakeholder expectation Percent activities aligned to scope and expected outcomes Frequency of status reviews Percent deviations from plan addressed Percent of stakeholders participating in projects (involvement index) Number of program/project on time and within budget Percent stakeholders satisfied with program/project quality Percent of projects meeting stakeholders expectation (on time, on budget) Percent of meeting attend by stakeholder solving and agreed of project deliverable Percent of critical processes monitored Percentage of goals and metrics approved by stakeholders Percent active programs undertaken without valid and risk control Percent of project following project management standards and practices Percent stakeholder signoffs for update review of active programs Number of program needing significant rework due to quality defects Cost of application maintenance vs. overall IT cost Number of report document assign by key stakeholder Percentage performance reports delivered as scheduled Percentage of goals and metrics approved by stakeholders Percent processes with goals and metrics effectiveness reviewed and improved Amount of stakeholder satisfaction with the measuring process Percent processes with defined goals and metrics Percent processes with goals and metrics effectiveness reviewed and improved Percent goals and metrics aligned to enterprise monitoring system Number of improvement actions driven by monitoring activities Percent of project receiving post-implementation reviews Percent of metrics that can be benchmarked to industry standards and set targets 0-1 Tidak ada

44 Analisis Indicator Process : Dari tabel rekapitulasi di atas, dapat diketahui bahwa : Nilai bobot tertinggi yaitu 3.78 Nilai bobot terendah yaitu 1.78 Rata-rata dari nilai bobot indikator proses ini adalah 2.92 Nilai median dari bobot indikator proses yaitu Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi tinggi rendahnya bobot yang diberi maupun banyak sedikitnya aktifitas yang dilakukan, yaitu : Faktor unit satuan kerja dan jabatan Faktor pengetahuan dan pengalaman pengelolaan proyek

45 Hasil Pengujian Metode Evaluasi sheet Maturity Measurement Perhitungan Total Level Compliance Contribution Value Maturity Level : Perhitungan Total Level Compliance Contribution Value Maturity Level : Perhitungan Total Level Compliance Contribution Value Maturity Level : Perhitungan Total Level Compliance Contribution Value Maturity Level : Perhitungan Total Level Compliance Contribution Value Maturity Level : Perhitungan Total Level Compliance Contribution Value Maturity Level :

46 Responden Maturity Level Keterangan Defined Defined Defined Defined Definef Defined Managed & Measurable Repeatable bu Intuitive Defined Rata-rata : Defined AC PSP TA SE RA GSM Ratarata Integration Scope Time Cost Quality Human Resource Communication Risk Procurement Maturity Level : Perbandingan Nilai Kematangan Pengelolaan Proyek 2,950 2,900 2,850 2,800 2,750 2,700 2,650 2,600 2,550 2, ,692

47 Dilihat dari diagram batang di atas, dapat dilihat bahwa nilai kematangan yang dihasilkan dari metode evaluasi yang baru menghasilkan nilai yang lebih tinggi (2.913) daripada nilai pengukuran kematangan yang dilakukan sebelumnya yang hanya bernilai Kesenjangan nilai kematangan ini dapat disebabkan oleh beberapa hal, yaitu : Faktor kompleksitas dari metode evaluasi Faktor diferensiasi objek dan tempat pengujian metode evaluasi Faktor periode pengukuran nilai kematangan pengelolaan proyek Faktor perkembangan organisasi

48 Kesimpulan Pembuatan metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek dihasilkan dari mapping dua buah framework yaitu COBIT 5 Domain BAI 1.11 (Monitor & Control a Project) dan MEA 1.04 (Analyse & Report Performance) dengan PMBOK 4th. Metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek terdiri dari dua sheet yaitu relevance of activity (relevansi aktifitas) dan maturity measurement (pengukuran nilai maturity level). Dari hasil validasi metode evaluasi kematangan pelaksanaan proyek pada objek studi kasus yaitu Direktorat Pengelolaan Sistem Informasi (DPSI) Bank Indonesia, diketahui bahwa : Melalui sheet relevance of activity, DPSI Bank Indonesia melakukan 13 aktifitas dari total 16 aktifitas monitoring pengelolaan proyek atau setara dengan 81.25% kesesuaian dengan hasil mapping metode evaluasi. Melalui sheet maturity measurement, DPSI Bank Indonesia memiliki nilai kematangan (maturity level) yaitu atau Defined. Nilai maturity level yang dihasilkan melalui metode evaluasi ini memberikan nilai lebih tinggi dibandingkan dengan pengukuran maturity level sebelumnya yang pernah dilakukan oleh DPSI Bank Indonesia. Adanya kesenjangan nilai kematangan ini disebabkan oleh beberapa hal yaitu faktor kompleksitas metode evaluasi, faktor diferensiasi objek dan tempat pengujian metode evaluasi, faktor periode pengukuran nilai kematangan, dan faktor perkembangan organisasi

49 Saran Metode evaluasi yang dibuat pada tugas akhir ini hanya mengaplikasikan dua buah domain proses pada COBIT yaitu BAI 1.11 dan MEA Selain itu metode evaluasi ini masih dalam batasan pembuatan melalui hasil mapping dua buah framework yaitu PMBOK 4th dan COBIT 5. Pada penelitian selanjutnya diharapkan metode evaluasi ini dapat lebih dikembangkan tidak hanya sebatas kedua buah framework itu saja, sehingga metode evaluasi yang dihasilkan memiliki performa yang lebih baik. Validasi metode evaluasi ini hanya dilakukan pada objek studi kasus tunggal pada Bank Indonesia, hal ini menyebabkan hasil pengujian masih bersifat subjektif berdasarkan sudut pandang sebuah organisasi. Pada penelitian selanjutnya diharapkan validasi atau pengujian metode evaluasi ini dapat dilakukan di beberapa objek studi kasus dan pada area pengujian lainnya (selain perbankan), sehingga hasil pengujian yang didapatkan bersifat lebih objektif

50 Daftar Pustaka [1] PMBOK 4 th [2] COBIT [3] Turcato.Lance, "Integrating COBIT into the IT Audit Process (Planning, Scope Development, Practices)", April 2006, San Fransisco, ISACA [4] Chris Vandersluis, The Project Management System Maturity Model [5] Mapping of COBIT with ITIL and ISO (IT Governance Institute) 2008 [6] Maxwell J. Shanahan, CISA, FCPA, Max Shanahan & Associates, Australia, Mapping COBIT 4.0 with PMBOK 3th [7] Suchit Ahuja, Integration of COBIT, Balanced Scorecard and SSE-CMM as a strategic Information Security Management (ISM) framework [8] Capability Maturity Model.