EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT PAL INDONESIA (PERSERO) DENGAN PENDEKATAN COBIT

Transkripsi

1 EVALUASI TINGKAT KEMATANGAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT PAL INDONESIA (PERSERO) DENGAN PENDEKATAN COBIT Hendra Purnama dan Febriliyan Samopa Program Studi Magister Manajemen Teknologi Informasi Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Pasacasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang industri strategis, PT PAL Indonesia (Persero) dituntut untuk dapat menunjang kebutuhan Indonesia dalam bidang maritim, terutama di bidang kapal perang dan kapal komersil. Untuk meningkatkan kinerja bisnisnya, PT PAL Indonesia (Persero) berupaya meningkatkan optimalisasi peran dan manfaat aset informasi sebagai aset strategis perusahaan. Tata kelola TI menjadi hal yang mutlak diperhatikan ketika suatu perusahaan akan meningkatkan kinerja teknologi informasinya. Data dan informasi mengenai tata kelola informasi, baik kondisi saat ini maupun kondisi yang diharapkan, diperoleh melalui tinjauan pustaka, wawancara, dan penyebaran kuesioner. COBIT yang dijadikan framework dalam penelitian ini menyediakan menyediakan lima control objectives yang terkait dengan pencapaian tujuan teknologi informasi (IT Goal) dalam merespon kebutuhan tata kelola sesuai dengan arahan Dewan Direksi sebagai perwujudan dari tujuan bisnis (Business Goal) memperoleh informasi yang andal dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan strategis. Lima control objectives tersebut adalah PO1 (Define a Strategic Plan), PO4 (Define IT Processes, Organisation, and Relationship), PO10 (Manage Projects), ME1 (Monitor and Evaluate IT Performance), dan ME4 (Provide IT Governance). Dari hasil penelitian, diketahui bahwa control objectives dengan bobot prioritas tertinggi adalah PO4. Pengukuran kematangan yang dilakukan menunjukkan bahwa sebagian besar atribut kematangan proses PO4 saat ini berada pada tingkat kematangan 2, sedangkan yang diharapkan berada pada tingkat kematangan 4. Model tata kelola yang dibuat mencakup rumusan rekomendasi perbaikan untuk menghilangkan kesenjangan tingkat kematangan, deskripsi tujuan teknologi informasi, proses dan aktivitas beserta alat ukur kinerjanya masingmasing, rencana aksi serta draft kebijakan penerapan tata kelola pengorganisasian investasi teknologi informasi dalam framework COBIT. Kata kunci: Analisis kesenjangan, COBIT, framework, industri strategis, tata kelola TI, tingkat kematangan TI. PENDAHULUAN PT PAL Indonesia (Persero) selanjutnya disebut dengan PT PAL adalah industri galangan nasional yang melakukan aktivitas desain, rekayasa, produksi, manufaktur, assembly, reparasi dan pemeliharaan kapal niaga dan kapal perang dan rekayasa umum (offshore structure dan power plant). Aktivitas proses bisnis perusahaan termasuk dalam kategori manufaktur berbasis engineering-to-order. Saat ini PT PAL berupaya untuk meningkatkan kinerja bisnisnya dengan mengoptimalkan peran dan manfaat aset informasi (information capital) sebagai aset strategis perusahaan. C-11-1

2 Investasi teknologi informasi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan pengoptimalan peran dan manfaat aset informasi di atas, dapat tercapai jika informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat diandalkan dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan yang sifatnya strategis. Sistem informasi yang ada sekarang dirasa kurang memadai bagi keperluan bisnis, baik yang terkait dengan layanan kepada pihak eksternal maupun layanan kepada pihak internal. Terkait dengan permasalahan di atas, penelitian diarahkan untuk menjawab bagaimana tingkat kematangan proses TI saat ini dan yang diharapkan di PT PAL yang terkait dengan perolehan informasi yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan bisnis, serta bagaimanakah menyusun tata kelola proses TI terkait agar bisa mengatasi gap tingkat kematangan sehingga layanan TI dapat merespon kebutuhan bisnis dengan cepat. Tata Kelola Teknologi Informasi Pemerintah RI melalui Peraturan Menteri Negara BUMN No. PER-01/MBU/2011 Tanggal 1 Agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance GCG) pada Badan Usaha Milik Negara, telah mewajibkan BUMN menerapkan tata kelola perusahaan yang baik secara konsisten dan berkelanjutan. Prinsipprinsip yang dipakai dalam penerapan GCG adalah transparansi (transparancy), akuntabilitas (accountability), pertanggungjawaban (responsibility), kemandirian (independency), dan kewajaran (fairness). Tata kelola TI, yang merupakan bagian dari tata kelola perusahaan secara keseluruhan, memiliki peranan penting dalam meyakinkan stakeholder, bahwa teknologi telah dikelola sedemikian rupa sehingga dapat memberikan return berupa peningkatan nilai (value) bagi perusahaan. Framework COBIT COBIT memberikan framework yang komprehensif yang dapat membantu perusahaan dalam merealisasikan tujuan perusahaan untuk mencapai tata kelola teknologi informasi. Secara sederhana, COBIT membantu perusahaan dalam menciptakan nilai teknologi informasinya melalui penyeimbangan antara pencapaian keuntungan bisnis, pengoptimalan tingkat risiko, dan pengoptimalan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki. Terdapat lima area yang menjadi fokus dalam tata kelola TI yang harus diperhatikan oleh manajemen eksekutif. Setiap area mempunyai standar pengaturan yang diuraikan dalam panduan COBIT. Area yang menjadi fokus tersebut adalah keselarasan strategi (strategic alignment), penyampaian nilai (value delivery), manajemen sumber daya (resource management), manajemen risiko (risk management), dan pengukuran kinerja (performance measurement). Fokus area di atas dapat digambarkan dalam bentuk alur pikir sebagai berikut: Gambar 1 Alur Pikir Area Fokus (ITGI, 2007) C-11-2

3 COBIT 4.1 menyajikan informasi untuk mengorganisir, mengukur dan mengendalikan proses yang spesifik, yang untuk setiap proses TI terdiri atas: Input Output (merupakan hubungan antar proses TI yang berbeda), Roles and Responsibilities (dalam bentuk diagram RACI), dan Goals and metrics (menggambarkan hubungan antar metrics pada level tujuan yang berbeda). Model Kematangan (Maturity) COBIT menyediakan kerangka identifikasi sejauh mana perusahaan telah memenuhi standar pengelolaan proses TI yang baik. Kerangka tersebut direpresentasikan dalam sebuah model kematangan yang memiliki level pengelompokkan kapabilitas organisasi dalam pengelolaan proses TI dari level nol hingga level lima sebagai berikut: a. 0 Non Exixtent, perusahaan merasa tidak membutuhkan adanya mekanisme proses tata kelola TI yang baku, sehingga sama sekali tidak ada pengawasan. b. 1 initial, sudah ada beberapa kepedulian akan perlunya tata kelola TI, namun sifatnya masih adhoc, sporadis, tidak konsisten, belum normal, dan reaktif. c. 2 Repeatable but Intuitive, perusahaan telah memiliki kebiasaan yang diterapkan oleh orang yang berbeda-beda dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang sama. Belum ada pelatihan atau komunikasi formal tentang prosedur yang standar dan tanggung jawab masih terletak pada masing-masing individu. d. 3 Defined Process, prosedur telah standar dan terdokumentasi, serta telah dikomunikasikan melalui pelatihan. e. 4 Managed and Measurable, manajemen telah melakukan pemantauan dan pengukuran ketaatan pada prosedur, serta melakukan aksi jika proses tidak bekerja secara efektif. Proses secara konstan dikembangkan. f. 5 Optimised, perusahaan telah berhasil menerapkan prinsip-prinsip tata kelola secara utuh dan mengacu pada best practice. Mapping COBIT secara generik memberikan panduan keterkaitan antara business goals, IT goals, dan IT Process. Untuk tujuan bisnis memperoleh informasi yang andal dan dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan yang strategik, sebagaimana fokus penelitian ini,keterkaitan tersebut terpetakan dalam gambar sebagai berikut: Gambar 2 Cascading Business Goals, IT Goals, dan IT Process (adaptasi dari ITGI, 2007) C-11-3

4 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian disusun dalam rangka merancang langkah-langkah sistematis dengan tujuan menjawab permasalahan yang telah dirumuskan sebelumnya. Bagan alur berikut menggambarkan tahapan penelitian untuk membantu dalam memahami strategi metodologi penelitian yang digunakan: Gambar 3 Bagan Alur Metodologi Penelitian Setelah dilakukan kajian pustaka, penelitian dilanjutkan dengan mapping proses TI terhdap framework COBIT. Mapping dilakukan dengan melakukan cascading tujuan bisnis PT PAL, yang dalam penelitian ini adalah memperoleh informasi yang andal dan dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan yang strategik, ke dalam tujuan TI dan proses TI. Proses TI ini kemudian akan menjadi objek penelitian kesadaran manajemen. Analisis kesadaran manajemen dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai bobot kebutuhan manajemen terhadap proses dan penanggung jawab TI. Selanjutnya dilakukan penentuan bobot prioritas terhadap lima proses TI hasil mapping dengan menggunakan metode AHP (Analitical Hierarcy Process). Pengukuran tingkat kematangan dilakukan terhadap proses TI dengan bobot prioritas tertinggi. Responden untuk pengisian kuesioner awareness manajemen, penentuan proses TI yang kritikal, dan pengukuran tingkat kematangan proses, dipilih sesuai dengan relevansi masing-masing peran yang disandang. Jumlah responden untuk masing-masing kuesioner tersebut adalah 15 orang, 7 orang, dan 25 orang mengacu pada model generik RACI chart COBIT (2007). C-11-4

5 HASIL DAN PEMBAHASAN Cascading Business Goals dalam Framework COBIT Sebagaimana yang disajikan dalam gambar 2 di atas, cascading business goals untuk memperoleh informasi yang andal dan dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan yang strategik, secara generik terkait dengan lima IT goals. Dari kelima IT Goals tersebut yang paling relevan dengan kebutuhan PT PAL adalah respon terhadap kebutuhan tata kelola yang selaras dengan arahan Dewan Direksi. IT Goals ini terdiri atas lima proses TI yaitu PO1 (Define a Strategic IT Plan), PO4 (Define IT Processes, Organisation and Relationships), PO10 (Manage Projects), ME1 (Monitor and Evaluate IT Performance), dan ME4 (Provide IT Governance). Analisis Kesadaran Manajemen Analisis kesadaran manajemen adalah untuk menilai tingkat kepedulian/kebutuhan manajemen terhadap proses TI terpilih dan menentukan penanggung jawab proses TI tersebut, yang hasilnya tergambar sebagai berikut: Tingkat Kebutuhan Manajemen Penanggung Jawab Proses TI Tidak Perlu Perlu Bagian TI Bukan Bagian TI PO1 PO4 PO10 ME1 ME4 PO1 PO4 PO10 ME1 ME4 Proses TI Proses TI Gambar 4 Tingkat Kebutuhan Manajemen dan Penanggung Jawab Proses TI Gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen memandang perlu semua proses TI yang terkait dengan respon terhadap kebutuhan tata kelola yang selaras dengan arahan Dewan Direksi dengan memberikan tanggung jawab besar pada bagian TI untuk mengelola aktivitas yang terkait dengan proses PO1, PO4, dan ME4, masing-masing sebesar 75%. Penentuan Proses TI yang Kritikal Metode AHP yang dilakukan dengan menggunakan bantuan software Expert Choice memberikan hasil bobot prioritas tertinggi adalah proses PO4, yang selanjutnya ditetapkan sebagai control objective yang hendak diukur tingkat kematangannya. Pengukuran Tingkat Kematangan Sebelum dilakukan pengukuran tingkat kematangan, dilakukan uji validitas dan reliabilitas terhadap data jawaban responden. Hasil pengolahan SPSS 17 menunjukkan kondisi as-is dan to-be sebagai berikut: C-11-5

6 Tabel 1 Hasil Uji Reliabilitas dan Validitas JENIS UJI AS-IS TO-BE 1. UJI VALIDITAS: Kolerasi Pearson: AC 0,347 0,739 PPP 0,493 0,727 TA 0,552 0,516 SE 0,737 0,796 RA 0,840 0,769 GSM 0,840 0, UJI RELIABILITAS: Alpha Cronbach 0,814 0,858 Tabel di atas menunjukkan seluruh jawaban responden valid karena besaran korelasi lebih besar dari r table dan reliabel karena besaran alpha cronbach di atas 0,6. Hasil pengukuran tingkat kematangan kondisi saat ini menunjukkan seluruh atribut berada pada level 2, kecuali PPP yang berada pada level1. Tingkat kematangan semua atribut diharapkan berada pada tingkat kematangan level 4. Dalam bentuk grafik laba-laba hasil pengukuran tersebut sebagai berikut: GSM 4 AC PPP As Is To Be RA TA SE Analisis Gap Proses TI Gambar 6 Representasi Tingkat Kematangan pada Proses PO4 Berdasarkan pembandingn antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan, diketahui bahwa terdapat area yang harus ditingkatkan. Diperlukan strategi khusus agar setiap atribut berada pada tingkat kematangan yang diinginkan. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan yang dapat diperoleh dari hasil penelitian ini sebagai berikut: 1. Tingkat kematangan kondisi saat ini yang berada di level 2 yang menunjukkan bahwa perusahaan telah memiliki kebiasaan yang diterapkan oleh orang yang berbeda-beda dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang sama. Serta belum ada pelatihan atau komunikasi formal tentang prosedur yang standar dan tanggung jawab masih terletak pada masing-masing individu. 2. Tingkat kematangan yang diharapkan berada di level 4, yaitu manajemen telah melakukan pemantauan dan pengukuran ketaatan pada prosedur, serta melakukan aksi jika proses tidak bekerja secara efektif. Proses secara konstan dikembangkan. C-11-6

7 Berdasarkan analisis gap, maka disarankan kepada Direksi PT PAL agar: 1. Meningkatkan tingkat kesadaran manajemen untuk mendukung eksistensi struktur organisasi TI dan membentuk forum komunikasi antara organisasi TI dengan bagian terkait. 2. Menyusun secara formal kebijakan, perencanaan, dan prosedur terkait proses TI berdasarkan best practise dan menyosialisasikannya. 3. Melakukan integrasi seluruh sistem aplikasi beserta tools yang digunakan. 4. Meningkatkan keahlian dan keterampilan pada semua proses yang kritikal sesuai dengan sertifikasi keahlian yang dibutuhkan. 5. Senantiasa menyelaraskan struktur organisasi TI dan job description-nya dengan strategi perusahaan. 6. Mengukur kinerja TI secara konsisten dan melakukan perbaikan secara berkelanjutan. DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon B. dan Hamilton Scott (1993), Managing Information, Business One Irwin, Illinois Detiknas (2007). "Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional - Versi 1, Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia ISACA (2012), A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT, COBIT 5 An ISACA Framework, ISACA ISACA (2012), Enabling Process, COBIT 5 An ISACA Framework, ISACA ISACA (2012), Implementation, COBIT 5 An ISACA Framework, ISACA IT Governance Institute (2007), "COBIT 4.1: Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models", IT Governance Institute IT Governance Network (2012), "Summary of Differences Between COBIT 4.1 and COBIT 5", IT Governance Network O'Brien, James A. (2004), "Management Information System, Sixth Edition", McGraw- Hill/Irwin Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara Tim Direktorat Keamanan Informasi (2011), "Panduan Penerapan Tata Kelola Keamanan Informasi Bagi Penyelenggara Pelayanan Publik", Kementerian Komunikasi dan Informasi RI C-11-7