BAB 3 DESKRIPSI UMUM

Transkripsi

1 BAB 3 DESKRIPSI UMUM 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Federal International Finance merupakan sebuah perusahaan pembiayaan konsumen yang Head Office nya berkedudukan di wilayah Jakarta Selatan dengan gedung yang disebut Menara FIF. Menara FIF terletak di Jl. TB. Simatupang kav 15, Lebak Bulus, Cilandak Barat, Jakarta 12440, Indonesia. Perusahaan yang merupakan anak dari grup Astra ini mengawali usaha di bidang pembiyaan konsumen sejak tahun Pada tahun 1996, perusahaan memutuskan untuk memusatkan kegiatan usahanya pada pembiayaan kendaraan bermotor untuk produk sepeda motor Honda yang diproduksi oleh PT. Astra Honda Motor, sebuah anak perusahaan dari PT Astra International tbk. Sejalan dengan kemajuan usahanya perusahaan berupaya untuk senantiasa mengembangkan usaha perusahaan dengan mengembangkan pembiayaan untuk sepeda motor bekas dan pembelian produk elektronik. Perusahaan ini merupakan business unit dari FIF Group bersama dengan Astra Multinational Finance (AMF). Di antara perusahaan pembiayaan sejenis lainnya, PT. Federal International Finance merupakan perusahaan pembiayaan pertama yang menawarkan pembiayaan produk berdasarkan prinsip syariah. Prinsip-prinsip syariah tersebut menempatkan nilai-nilai religi saat menjalankan idealisme usaha dalam bingkai semangat yang dilandasi dengan nilai-nilai universal untuk kemaslahatan umat dalam mewujudkan transaksi yang adil dan mencegah kerugian atau beban yang memberatkan dikemudian hari. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan PT Federal International Finance memiliki visi menawarkan solusi keuangan terbaik bagi para pelanggan. Maksudnya adalah memberikan fasilitas-fasilitas pembiayaan untuk pengadaan barang berdasarkan kebutuhan konsumen dengan prinsip mudah, aman dan menguntungkan. Dalam menjalankan visi tersebut, maka PT Federal International Finance menetapkan misi misi untuk mencapai visi tersebut, misi misi dipaparkan sebagai berikut: 45

2 46 1. Beroperasi secara lugas dengan tetap mengindahkan aspek kehati - hatian. 2. Berkontribusi dalam meningkatkan distribusi sepeda motor produk Astra. 3. Memenuhi harapan para pelangan, karyawan, pemegang saham, kreditur dan pemerintah. 4. Menawarkan produk yang terjangkau bagi pelanggan. 5. Memanfaatkan infrastruktur untuk kredit mikro, pinjaman jaminan dan bisnis pegadaian. Nilai dari PT. Federal International Finance adalah sebagai berikut : 1. Teamwork Mendorong semangat sema insane untuk bersinergi yang didasari ileh sikap saling menghargai, berfikir positif serta mengutamakan kepentingan perusahaan agar menghasilkan kinerja yang optimal. 2. Excellence Mendorong semua insane untuk mengutamakan layanan unggul pada konsumen eksternal dan internal melalui proses yang sederhana, lugas serta berkualitas yang didasari oleh sikap pro aktif dalam melakukan perbaikan berkesinambungan. 3. Achieving Mendorong semua insan berintegritas dan berkomitmen untuk terus meningkatkan prestasi kerja setingi tinggi nya dengan mengedepankan profesionalisme untuk menghasilkan inovasi inovasi. 4. Moving forward Mendorong semua insan agar peka dan tanggap terhadap perubahan serta berwawasab jauh kedepan dalam merancang dan melakukan perubahan strategis.

3 Struktur Organisasi Di dalam suatu perusahaan harus memiliki struktur organisasi yang baik agar pengelolaan sistem perusahaan dapat terarah. Struktur organisasi merupakan suatu bagan yang menggambarkan susunan fungsi dan tanggung jawab dari fungsi fungsi yang ada di dalam suatu perusahaan yang memiliki tugas dan wewenangnya masing masing. Dalam strtuktur organisasi yang baik terlihat adanya pemisahan wewenang dan tanggung jawab secara jelas sehingga setiap pegawai atau bawahan dapat mengetahui dengan jelas dimana kedudukannya dan kepada siapa harus bertanggung jawab. Sturktur organisasi PT Federal International Finance merupakan struktur organisasi fungsional, yaitu tiap dalam strutur tersebut terbagi atas divisi divisi yang menjalankan peran dan fungsi kerja masing masing. Dapat dilihat pada gambar : Gambar 3.1 Stuktur Organisasi FIF Group

4 48 Gambar 3.2 Struktur IT Divison PT. Federal International dipimpin President Director. Kemudian, terdapat dua corporate yang membawahi enam bagian fungsional, yaitu: Corporate Audit Internal dan Legal and Corporate Secretary Division. Enam bagian fungsional tersebut adalah 1. Finance Director terdiri dari Accounting and Budget Division serta Finance and Treasury Division. 2. Operational Director terdiri dari Branch Management Division, Account Management Division, dan Pre-Owned Motorcycle Financing Division. 3. Information Technology and Risk Management Director terdiri dari Risk Management Division dan Information Technology Division. 4. Marketing Director terdiri dari New Motorcycle Financing Marketing Division. 5. Human Capital & General Support Director terdiri dari Human Capital ivision dan General Support Division 6. Corporate Planning and Business Development Chief terdiri dari Corporate Planning and Control Division serta Business Development and Financial Control Division. Setiap departemen atau divisi di PT.Federal International Finance dikepalai oleh seorang kepala divisi (manager) dan mempunyai uraian tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

5 49 1. President Director a) Memimpin para direksi untuk bekerja sesuai dengan tugasnya demi mencapai tujuan perusahaan. b) Merumuskan tujuan dan kebijakan umum perusahaan. c) Menentukan kebijakan / keputusan yang perlu diambil baik untuk kelangsungan hidup perusahaan maupun untuk peningkatan kinerja manajemen. d) Menetapkan dan mengarahkan strategi kepada semua karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan aktivitas perusahaan. e) Mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala tindakan, baik yang mengenai kepengurusan maupun mengenai kepemilikan. f) Menetapkan keputusan perjanjian dengan pihak lain. g) Bertanggung jawab kepada pihak komisaris atas jalannya kegiatan perusahaan secara keseluruhan berdasarkan wewenang yang dimiliki. 2. Corporate Audit Internal a) Menetapkan standar internal audit, prosedur dan kebijakan perusahaan. b) Mengawasi pelaksanaan proses audit operasional perusahaan secara periodik dan posisi finansial perusahaan. c) Menjaga hubungan baik dengan auditor eksternal. d) Memastikan kekauratan dan ketepatan waktu dalam membuat laporan laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen perusahaan, oleh divisi divisi yang menjadi tanggung jawabnya. 3. Legal and Corporate Secretary Division a) Memulihkan keadaan manajemen perusahaan. b) Bertanggung jawab dalam segara pengurusan yang berhubungan dengan legalitas perusahaan. c) Mengawasi tindakan pelanggaran yang dilakukan para distributor serta mengambil tindakan atas pelanggaran tersebut. d) Mengikuti perkembangan pasar modal, khususnya peraturan peraturan yang berlaku di bidang pasar modal.

6 50 4. Finance Director 4.1 Accounting and Budget Division a) Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi dan pembukuan peusahaan. b) Memonitor dan saldo perusahaan tiap akhir bulan. c) Menghasilkan dan melaporkan keuangan perusahaan. d) Melakukan kerja sama dan koordinasi yang baik dengan divisi lainnya guna mendukung pencapaian tujuan perusahaan. e) Bertanggung jawab kepada manajer operasional atas segala hal yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan berdasarkan wewenang yang dimiliki Finance and Treasury Division a) Menangani masalah penerimaan dan pengeluaran kas. b) Membuat anggaran penerimaan dan pengeluaran keuangan perusahaan. 5. Operational Director a) Menentukan kebijakan operasional perusahaan dan melaporkannya kepada president direktur. b) Mengawasi dan bertanggung jawab atas jalannya operasional perusahaan. 5.1 Branch Management Division a) Handling semua tugas dan tanggung jawab yang apa pada Branch. b) Mengawasi kinerja dan fungsi administratif dan menyertakannya dalam kultur kantor cabang. 5.2 Account Management Division a) Mengelola tim bisnis dan pada saat yang sama harus menyediakan semua hubungan antar laporan dan tanggung jawab untuk mengorganisasikan keuangan korporasi.

7 51 b) Memberikan informasi bisnis termasuk peramalan dan perencanaan, melakukan analisis varians, mengkaji dan memantau biaya yang melekat dalam bisnis. 5.3 Pre-Owned Motorcycle Financing Division a) Mengurusi bagian application forms, menerima, dan menyeleksi applicant yg daftar untuk kredit motor bekas, dari mulai penerimaan applicant yang masuk, penyeleksian, sampe mendapatkan kredit motor bekas tersebut, khusus bagian motor bekas, dimana yang dimaksud dengan motor bekas itu dalam arti motor yang ditarik sama dealer dari orang - orang yang tidak bisa melunasi kreditnya, telat bayar dan lain-lain. b) Memasarkan lagi motor yang ditarik oleh PT. Federal International Finance. 6. Information Technology and Risk Management Director 6.1 Risk Management Division a) Memberikan pendapat kepada top management terhadap semua potensi resiko yang dihadapi perusahaan. b) Memberikan solusi atau cara pencegahan dan penanggulangan dari resiko yang dihadapi. 6.2 Information Technology Division a) Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan informasi teknologi perusahaan. b) Merancang sistem informasi berupa aplikasi kerja. Salah satu bagian departemen dari divisi ini adalah Quality Assurance (QA) Department untuk melakukan pengecekan apabila terdapat error pada sistem perusahaan. Dalam kata lain, departemen ini membuat sistem pengolahan data untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Peran utama dalam aplikasi ini adalah sebagai programmer. Dalam proses pengerjaan, ada beberapa tugas yang dapat dibagi diantaranya adalah Yuni merancang user interface bersama dengan pihak

8 52 perusahaan, agar aplikasi ini sesuai kebutuhan dari perusahaan. Baharudin merancang aplikasi ini dengan menggunakan UML diantaranya use case, class diagram, dan sequences diagram. Bimo bertugas melakukan coding sesuai dengan rancangan user interface yang telah dibuat sebelumnya dan menyesuaikan dengan UML yang telah dibuat. 7. Marketing Director a) Bertanggung jawab dalam pengelolaan pengembangan sistem pemasaran. b) Memberikan pengarahan dalam pengembangan jalur pemasaran New Motorcycle Financing Marketing Division a) Merencanakan strategi pemasaran. b) Mengadakan pembinaan dan pengembangan jalur pemasaran. c) Menyelenggarakan riset pasar. d) Mengkoordinasikan proses penawaran dengan proses terkait. e) Menyajikan informasi harga perkiraan dari pemilik / pesaing. f) Melaksanakan penerapan sistem manajemen mutu yang dikembangkan perusahaan. g) Membina fungsi di lingkungannya dan SDM yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan arah perkembangan perusahaan. h) Melaksanakan koordinasi dengan pihak eksternal yang terkait dengan fungsi pemasaran dalam upaya optimalisasi perolehan pesanan, undangan tender. 8. Human Capital and General Support Director 8.1 Human Capital Division Mengevaluasi kinerja bawahan agar terjadi peningkatan atau perbaikan kinerja. 8.2 General Support Division a) Mengusulkan kebijakan perusahaan yang ada hubungannya dengan karir (promosi, demosi, atau pemutusan hubungan kerja) b) Memberikan motivasi, arahan, dan bimbingan (coaching and counseling) kepada seluruh karyawan sehingga mengenai

9 pelaksanaan pekerjaan dan pengembangan diri para karyawan sehingga meningkatkan kinerja karyawan secara terus-menerus Corporate Planning & Business Development Chief 9.1 Corporate Planning & Control Division a) Bertanggung jawab atas bisnis perusahaan. b) Mengadakan survey dan penelitian untuk bisnis baru. c) Memperluas kerjasama dengan pihak lain untuk pengembangan bisnis, dan produk. d) Mengendalikan efektivitas realisasi program krja dalam bidang bisnis perusahaan Business Development & Financial Control Division a) Bertanggung jawab dalam pengembangan bisnis dan produk perusahaan. b) Bertanggung jawab dalam standar kualitas dan kuantitas barang / produk perusahaan. c) Mengontrol, mengevaluasi, mendiskusikan serta membua keputusan keputusan baik yang bersifat strategis maupun operasional yang berkaitan dengan tugas tugas. 3.4 Sistem yang Sedang Berjalan Gambar 3.3 Tampilan Awal Aplikasi Qadocs Lama

10 54 Gambar 3.4 Tampilan Lain Aplikasi Qadocs Lama Beberapa menu aplikasi dari Qadocs lama: 1. Entry Ticket Document Menu ini digunakan sebatas mendaftarkan sebuah tiket. Tidak ada aktivitas untuk melakukan pendaftaran kepada setiap karyawan yang terlibat dalam tiket tersebut. 2. Inquiry Progress Ticket Menu ini digunakan untuk melakukan update kerja dari sebuah tiket. Dalam prosesnya hanya sebagai catatan progress sebuah tiket dan hasil perubahan progress tersebut tidak terhubung langsung dengan tiket. 3. Document Number Menu ini digunakan untuk mencatat nomor dokumen yang ada pada dokumen Deployment. 4. Undefined Document Pada menu ini tidak memiliki data sehingga hanya menampilkan halaman kosong. 5. Object Compiled History Menu ini menampilkan data yang berhubungan dengan compile dari sebuah object. 6. Object For Ticket Menu ini digunakan untuk mendaftarkan object yang dipakai pada sebuah tiket.

11 55 7. QA Test Plan Menu ini tidak menampilkan halaman apapun. Pada awalnya menu ini dibuat untuk membuat scenario design dalam web tetapi QA menolak pembuatan menu ini. 8. Error References Menu ini digunakan untuk mendaftarkan hasil gambar error yang ditemukan Tester pada sebuah tiket. 9. Misc Menu ini berisi panduan alur kerja dari seorang deployer atau biasa disebut dengan FAQ (Frequently Asked Questions). 10. Setup Menu ini berguna untuk mengatur nomor dokumen deployment kembali pada awal setiap pergantian tahun. 3.5 Masalah dalam Perusahaan Berikut ini masalah yang ditemukan berdasarkan sistem yang sedang berjalan dan wawancara didapatkan masalah masalah sebagai berikut: 1. Pemantauan pergerakan tiket yang dikerjakan karyawan masih bersifat manual, sehingga kesulitan dalam mendokumentasikan proyek apa saja yang sudah dikerjakan dan yang sedang dikerjakan. 2. Keputusan dalam menentukan karyawan yang akan diberikan tugas masih bersifat manual disebabkan karena belum adanya sistem untuk menghitung profisiensi dan availabilitas setiap karyawan. Sehingga sering ditemukan karyawan yang mendapatkan tugas berlebih, dan mengakibatkan pengerjaan tugas yang menjadi tidak efektif.. 3. Pembuatan dokumentasi tiket masih dilakukan manual menggunakan microsoft excel, sehingga apabila dilakukan update terhadap yang mengerjakan tiket, departemen Quality Assurance mengalami kesulitan dalam melakukan tracking terhadap perubahan yang terjadi. 4. Belum terdapat fitur yang dapat menghitung banyaknya compile yang dilakukan terhadap objek. Serta melakukan filter terhadap data compiled object yang ditampilkan berdasarkan nomor tiket. 5. Dokumentasi terhadap dokumen-dokumen yang diperlukan dalam suatu tiket masih bersifat manual.

12 Solusi yang Diberikan Dari analisis permasalahan/kebutuhan yang dilakukan, pemecahan masalah yang diusulkan adalah 1. Membuat dan mengimplementasikan sebuah aplikasi berbasis web yang dapat melakukan pengelolaan serta pencatatan perubahan yang terjadi pada tiket dan dilengkapi dengan fitur deployment. 2. Membuat fitur timeline dalam bentuk gantt chart yang bias diakses oleh masing-masing karyawan, sehingga dapat memudahkan pemantuan tiket. 3. Membuat fitur compiled history untuk mengetahui seberapa banyak sebuah object dipakai dalam satu tiket. 4. Membuat fitur pooling document untuk membantu pencatatan terhadap sebuah dokumen yang telah dikumpulkan kepada bagian Deployment.