Disampaikan Oleh: Didi Supriyadi

Transkripsi

1 Disampaikan Oleh: Didi Supriyadi

2 Catatan: Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology Project Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, Silahkan lihat ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini. 2

3 Learning Objectives Memahami pentingnya jadwal pryek dan manajemen waktu proyek yang baik Mendefinisikan kegiatan sebagai dasar untuk mengembangkan jadwal proyek Menjelaskan bagaimana manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan dependensi untuk membantu dalam mengurutkan kegiatan Memahami hubungan antara perkiraan sumber daya dan jadwal proyek Menjelaskan bagaimana berbagai alat dan teknik membantu manajer proyek melakukan aktivitas durasi estimasi 3

4 Learning Objectives (continued) Use a Gantt chart for planning and tracking schedule information, find the critical path for a project, and describe how critical chain scheduling and the Program Evaluation and Review Technique (PERT) affect schedule development Discuss how reality checks and people issues are involved in controlling and managing changes to the project schedule Describe how project management software can assist in project time management and review words of caution before using this software Menggunakan Gantt chart untuk perencanaan dan pelacakan informasi jadwal, menemukan jalur kritis untuk sebuah proyek, dan menjelaskan bagaimana kritis rantai penjadwalan dan Evaluasi Program dan Review Technique (PERT) mempengaruhi perkembangan jadwal Diskusikan bagaimana cek realitas dan masalah orang yang terlibat dalam mengendalikan dan mengelola perubahan jadwal proyek 4

5 Pentingnya Jadwal Proyek Manager biasanya menyampaikan bahwa men-deliver proyek tepat waktu sebagai salah satu tantangan terbesar bagi mereka Waktu adalah hal yang memiliki paling sedikit fleksibilitas, melewati apa pun yang terjadi pada sebuah proyek Masalah jadwal adalah alasan utama penyebab konflik pada proyek proyek, khususnya selama paruh waktu kedua proyek 5

6 Gaya Kerja Individu dan Perbedaan Budaya Penyebab Konflik Jadwal Schedule adalah hal yang penting pada sebuah proyek Kepatuhan terhadap schedule dapat membantu project manager untuk memprediksi kapan seharusnya proyek akan selesai Akan tetapi dilapangan, banyak terjadi kendala kendala yang menjadi hambatan dalam menjalankan schedule yang telah ditetapkan diantaranya budaya kerja dari individual maupun budaya kerja dari organisasi tersebut Ada beberapa orang yang strik mengikuti schedule proyek dan beberapa yang tidak, perbedaan kultur ini harus dapat dikomunikasikan dengan baik oleh project manager 6

7 Project Time Management Processes Defining activities: mengidentifikasi kegiatan khusus bahwa anggota tim proyek dan stakeholder harus melakukan untuk menghasilkan deliverable proyek Sequencing activities: mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara kegiatan proyek Estimating activity resources: memperkirakan berapa banyak resources tim proyek yang harus digunakan untuk melakukan kegiatan proyek Estimating activity durations: memperkirakan jumlah waktu kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan individu Developing the schedule: urutan kegiatan analisis, perkiraan aktivitas sumber daya, dan perkiraan durasi kegiatan untuk membuat jadwal proyek Controlling the schedule: mengendalikan dan mengelola perubahan jadwal proyek 7

8 Figure 6-1. Project Time Management Summary 8

9 Where Do Schedules Come From? Defining Activities Project schedules tumbuh dari dokumen dasar yang memulai proyek Project charter termasuk awal dan akhir tanggal dan informasi anggaran Scope statement dan WBS membantu menentukan apa yang akan dilakukan Activity definition melibatkan pengembangan WBS yang lebih rinci dan mendukung penjelasan untuk memahami semua pekerjaan yang harus dilakukan 9

10 Activity Lists and Attributes Activity list adalah tabulasi kegiatan untuk dimsukkan pada jadwal proyek yang meliputi: Nama kegiatan Identifier kegiatan atau nomor kegiatan Deskripsi singkat dari aktivitas Activity attributes memberikan informasi lebih seperti pendahulunya, penerus, hubungan logis, kebutuhan sumber daya, kendala, kapan diberlakukan, dan sumsi terkait dengan kegiatan 10

11 Milestones milestone adalah peristiwa penting yang biasanya tidak memiliki durasi Milestone sering membutuhkan beberapa kegiatan dan banyak pekerjaan untuk menyelesaikannya Hal ini merupakan alat yang berguna untuk menetapkan tujuan jadwal dan memantau kemajuan Contohnya termasuk memperoleh pelanggan sign-off pada dokumen kunci atau penyelesaian produk tertentu 11

12 Sequencing Activities Merupakan proses penyusunan aktivitas berdasarkan dependensi maupun relasi yang ada dependency ataupun relationship adalah urutan kegiatan proyek atau tugas Kita harus menentukan dependensi untuk mengnlisis jalur kritis 12

13 Three types of Dependencies Mandatory dependencies: dependensi wajib yang melekat pada sifat dari pekerjaan yang dilakukan pada proyek Discretionary dependencies: didefinisikan oleh tim proyek; dan digunakan dengan hati hati untuk membatasi penjadwalan External dependencies: melibatkan hubungan antara kegiatan proyek dan non-proyek 13

14 Network Diagrams Network diagrams adalah teknik yang dipilih untuk menunjukkan aktivitas sequencing network diagram merupakan tampilan skematis dari hubungan logis antara, atau urutan kegiatan proyek Dua format utama adalah panah dan diutamakan metode diagram 14

15 Figure 6-2. Sample Activity-on-Arrow (AOA) Network Diagram for Project X 15

16 Arrow Diagramming Method (ADM) Disebut juga activity-on-arrow (AOA) network diagrams Kegiatan yang diwakili oleh panah Node atau lingkaran yang mulai dan titik akhir dari kegiatan hanya dapat menampilkan finish-to-start dependensi 16

17 Figure 6-3. Task Dependency Types 17

18 Figure 6-4. Sample PDM Network Diagram 18

19 Estimating Activity Resources Sebelum memperkirakan durasi aktivitas, Kita harus memiliki ide yang baik dari jumlah dan jenis sumber daya yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan; sumber daya manusia, peralatan, dan bahan Pertimbangkan isu isu penting berikut dalam memperkirakan sumber daya: Bagaimana tingkat kesulitan aktivitas yang akan dilakukan pada proyek ini? Apa sejarah organisasi dalam melakukan kegiatan serupa? Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia? resource breakdown structure adalah struktur hirarkis yang mengidentifikasi sumber daya proyek berdasarkan kategori dan jenis 19

20 Activity Duration Estimating Duration termasuk jumlah aktual waktu bekerja pada kegiatan ditambah waktu yang telah berlalu Effort /upaya adalah jumlah hari kerja atau jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas Effort/upaya yang dilakukan tidak semuanya sama Orang yang melakukan pekerjaan harus membantu menciptakan perkiraan, dan seorang ahli harus meninjau 20

21 Three-Point Estimates Dalam melakukan perkiraan, biasanya kita menggunakan pendekatan Three-point estimate Three-point estimate, yaitu kita memperkirakan durasi sebuah tugas dengan memperhatikan tiga hal yaitu optimis, kemungkinan besar, dan perkiraan pesimis, seperti tiga minggu untuk optimis, empat minggu untuk paling mungkin, dan lima minggu untuk perkiraan pesimis Three-point estimate diperlukan untuk PERT dan Monte Carlo simulasi 21

22 Developing the Schedule Menggunakan hasil dari proses manajemen waktu lain untuk menentukan tanggal awal dan akhir proyek Tujuan utamanya adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang menyediakan dasar untuk kemajuan proyek pemantauan untuk dimensi waktu proyek Alat penting dan teknik termasuk Gantt chart, analisis jalur kritis, dan kritis rantai penjadwalan, dan analisis PERT 22

23 Gantt Charts Gantt charts menyediakan format standar untuk menampilkan informasi jadwal proyek dengan daftar kegiatan proyek yang berhubungan dan menyelesaikan tanggal dalam format kalender Symbols include: Black diamonds: milestones Thick black bars: summary tasks Lighter horizontal bars: durations of tasks Arrows: dependencies between tasks 23

24 Critical Path Method (CPM) CPM adalah teknik jaringan diagram yang digunakan untuk memprediksi durasi total proyek critical path untuk sebuah proyek merupakan serangkaian kegiatan menetukan waktu yang paling awal dimana proyek dapat diselesaikan The critical path adalah jalur terpanjang melalui diagram jaringan dan memiliki sedikit slack atau float Slack or float adalah jumlah waktu kegiatan dapat ditunda tanpa menunda kegiatan atau tanggal selesai proyek 24

25 Calculating the Critical Path Pertama kembangkan diagram jaringan yang baik Tambahkan perkiraan durasi untuk semua kegiatan di setiap jalan melalui diagram jaringan Jalan terpanjang adalah critical path Jika salah satu atau lebih dari kegiatan pada jalur kritis membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan, jadwal, keseluruhan proyek akan tergelincir kecuali manajer proyek mengambil tindakan korektif 25

26 Figure 6-8. Determining the Critical Path for Project X 26

27 Using Critical Path Analysis to Make Schedule Trade-offs Free slack or free float adalah jumlah waktu kegiatan yang dapat ditunda tanpa menunda awal dari kegiatan Total slack or total float adalah jumlah waktu kegiatan yang mungkin tertunda dari awal tanpa menunda tanggal selesai proyek yang direncanakan forward pass merupakan sebuah langkah maju melewati diagram jaringan dalam menentukan awal mulai dan tanggal selesai backward pass merupakan sebuah lulus mundur dalam menentukan awal-akhir dan akhir tanggal 27

28 Using the Critical Path to Shorten a Project Schedule Tiga teknik utama untuk memperpendek jadwal Memperpendek durasi kegiatan kritis / tugas dengan menambahkan lebih banyak sumber daya atau mengubah cakupannya Menerjang kegiatan dengan mendapatkan jumlah terbesar dari kompresi jadwal untuk biaya setidaknya tambahan kegiatan pelacakan cepat dengan melakukan mereka secara paralel atau tumpang tindih mereka 28

29 Importance of Updating Critical Path Data It is important to update project schedule information to meet time goals for a project The critical path may change as you enter actual start and finish dates If you know the project completion date will slip, negotiate with the project sponsor 29

30 Critical Chain Scheduling Critical chain scheduling A method of scheduling that considers limited resources when creating a project schedule and includes buffers to protect the project completion date Uses the Theory of Constraints (TOC) A management philosophy developed by Eliyahu M. Goldratt and introduced in his book The Goal Attempts to minimize multitasking When a resource works on more than one task at a time 30

31 Figures 6-10a and 6-10b. Multitasking Example 31

32 Figure Example of Critical Chain Scheduling 32

33 Program Evaluation and Review Technique (PERT) PERT adalah teknik analisis jaringan yang digunakan untuk memperkirakan durasi proyek ketika ada ketidakpastian yang tinggi tentang perkiraan durasi aktivitas individu PERT menggunakan perkiraan waktu probabilistik Perkiraan durasi berdasarkan menggunakan optimis, kemungkinan besar, dan perkiraan pesimis durasi aktivitas, atau estimasi tiga titik 33

34 PERT Formula and Example PERT weighted average = optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6 Example: PERT weighted average = 8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days 6 where optimistic time = 8 days most likely time = 10 days, and pessimistic time = 24 days Therefore, you d use 12 days on the network diagram instead of 10 when using PERT for the above example 34

35 Schedule Control Suggestions Melakukan pemeriksaan kenyataan di jadwal Memungkinkan untuk kontinjensi Tidak berencana untuk semua orang untuk bekerja pada kapasitas 100% sepanjang waktu Mengadakan pertemuan kemajuan dengan pemangku kepentingan dan jelas dan jujur dalam berkomunikasi masalah jadwal 35

36 Controlling the Schedule Tujuannya adalah untuk mengetahui status jadwal, pengaruh faktor-faktor yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan ketika mereka terjadi Alat dan teknik meliputi: Progress reports A schedule change control system Project management software, including schedule comparison charts like the tracking Gantt chart Variance analysis, such as analyzing float or slack Performance management 36

37 Reality Checks on Scheduling Pertama, review rancangan jadwal untuk memperkirakan tanggal penyelesaian pada project charter Siapkan jadwal yang lebih rinci dengan tim proyek Pastikan jadwal yang realistis untuk diikuti Ingatkan top management dengan baik di awal jika ada masalah jadwal 37

38 Working with People Issues Kepemimpinan yang kuat membantu proyek berhasil lebih dari grafik PERT yang baik manajer proyek harus menggunakan: Empowerment/pemberdayaan Incentives/insentif Discipline/disiplin Negotiation/negosiasi 38

39 Using Software to Assist in Time Management Software for facilitating communications helps people exchange schedule-related information Decision support models help analyze trade-offs that can be made Project management software can help in various time management areas 39

40 Chapter Summary Project time management is often cited as the main source of conflict on projects, and most IT projects exceed time estimates Main processes include: Define activities Sequence activities Estimate activity resources Estimate activity durations Develop schedule Control schedule 40