PANDUAN PERMOHONAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI e-ulp DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN MALANG

Transkripsi

1 PANDUAN PERMOHONAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI e-ulp DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN MALANG USER Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 1. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memperoleh Username dan Password setelah menyerahkan Fotocopy SK PPK kepada Sekretariat ULP Kabupaten Malang; 2. Buka aplikasi e-ulp melalui browser (Mozilla Firefox/Chrome) dengan alamat 3. Saat muncul halaman login, silahkan masukkan username dan password untuk PPK yang telah diberikan; 4. Setelah berhasil login, akan muncul 2 (dua) opsi pilihan PERSURATAN dan LAYANAN PENGADAAN, silahkan pilih opsi PERSURATAN untuk melakukan pengajuan lelang; 5. Klik tombol Surat Pengadaan ; 6. Dalam menu Surat Pengadaan PPK dapat membuat surat pengajuan lelang dengan menekan tombol ;

2 7. Akan muncul jendela form isian yang memiliki beberapa Tab/Lembar yang harus diisi oleh PPK diantaranya : Keterangan : a) Surat Pengadaan memuat permintaan data yang terkait Nomor Surat, Perihal, Tujuan Surat (ditujukan kepada ULP), Nama Paket, Jenis Pengadaan, dan Sumber Dana dari Paket tersebut; b) Isian Data Paket memuat permintaan data terkait pengisian HPS Paket, Kode RUP, Jenis Kontrak, Jangka Waktu Pelaksanaan Pekerjaan, Tanggal Awal dan Akhir Pekerjaan; c) Kelengkapan Pelelangan memuat permintaan data terkait dokumen softcopy yang perlu diupload untuk melakukan proses lelang. Contoh : HPS, KAK, FC DPA, FC SK PPK, BQ/Daftar Kuantitas & Harga, Rancangan SPK; d) Upload Surat PPK diminta untuk upload file PDF hasil scan dari hardcopy surat permohonan pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 8. Dalam Tab Surat Pengadaan PPK silahkan mengisi data seperti contoh di bawah ini : 9. Untuk Tab Isian Data Paket PPK dapat mengisi data seperti contoh di bawah ini:

3 10. Cara upload file/berkas lelang paket dalam Tab Kelengkapan Pelelangan Jendela yang muncul saat kita sudah klik tombol Upload 11. Untuk Tab Upload Surat PPK dapat langsung memasukkan file hasil Scan surat permohonan lelang dalam format PDF, kemudia klik Simpan. 12. Setelah proses dari nomor 7 (tujuh) sampai dengan nomor 10 (sepuluh) selesai dilakukan, PPK kembali membuka Tab Kelengkapan Pelelangan kemudian klik tombol KIRIM STAF yang nantinya surat tersebut akan dilakukan validasi terlebih dahulu oleh Staf pendukung ULP sebelum dinaikkan kepada Kepala ULP; 13. Setelah proses pada nomor 12 (dua belas) selesai, PPK memantau pergerakan surat permohonan lelang dengan melihat status yang muncul dalam halaman Surat Pengadaan terdapat 6 (enam) status yang muncul diantaranya: NO STATUS KETERANGAN A KIRIM STAF Proses pengirimam surat awal yang dikirim ke ULP dan diterima oleh Staf Pendukung ULP B REVISI STAF Surat telah diterima oleh Staf Pendukung ULP, namun setelah dikoreksi masih terdapat kekurangan berkas, maka surat dikembalikan lagi kepada PPK C VALIDASI STAF Surat telah diterima oleh Staf Pendukung ULP, dan telah dikoreksi tidak ada kekurangan berkas. PPK melakukan proses pengiriman surat kepada kepala ULP

4 D KIRIM ULP Surat telah diterima oleh Kepala ULP dan selanjutnya akan dilakukan disposisi kepada Sekretaris ULP dan Pokja ULP E KAJI ULANG POKJA Surat telah diterima oleh Pokja ULP namun setelah dikoreksi dan dikaji oleh Pokja ternyata terdapat kekurangan, maka surat dikembalikan lagi kepada PPK F SIAP LELANG Surat telah diterima oleh Pokja ULP dan setelah dilakukan koreksi dan kajian tidak terdapat kekurangan, maka permohonan pengadaan barang/jasa akan segera dilelangkan Apabila muncul status REVISI STAF atau KAJI ULANG POKJA, PPK dapat memperbaiki kekurangan/kesalahan yang muncul pada kolom revisi dalam menu isian surat pengadaan, dengan terlebih dahulu mengganti isian maupun berkas yang diajukan dalam revisi tersebut; Manakala PPK akan menindaklanjuti proses dari melihat status yang muncul, PPK dapat memilih surat yang akan ditindaklanjuti, kemudian klik tombol, Pilih Tab Kelengkapan Pelelangan dan klik tombol KIRIM ULP. CATATAN : a) PPK hanya dapat memasukkan 1(satu) paket lelang untuk setiap permohonan pengadaan barang/jasa melalui e-ulp; b) Apabila dalam panduan ini terdapat hal yang belum dipahami dapat berkoordinasi dengan Sekretariat ULP Kabupaten Malang.

5 ALUR PENDISTRIBUSIAN SURAT PERMOHONAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI APLIKASI e-ulp