BAB 3 LAMPIRANAN UMUM SISTEM INFORMASI AKTIVA TETAP YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 70 BAB 3 LAMPIRANAN UMUM SISTEM INFORMASI AKTIVA TETAP YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. TRITEGUH MANUNGGAL SEJATI yang didirikan pertama kali pada tahun 1974 dan berlokasi di Kalideres ( ), merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi jelly. Pada tahun 1998, PT. TRITEGUH MANUNGGAL SEJATI bergabung dengan Garudafood Putra-Putri Jaya (GPPJ) dan menjadi divisi jelly (Jelly Division) dalam Garudafood Group. Produk jelly yang diproduksi dikenal dengan merek OKKY dan KEFFY. Meskipun relatif baru, pertumbuhan laba atas penjualan memperlihatkan bahwa bisnis ini berpeluang besar untuk tumbuh. Permintaan pasar dari semua jaringan distribusi selalu bergerak naik, demikian juga permintaan pasar dari luar negeri, seperti negara-negara Timur Tengah, juga terus meningkat. Produk pertama yang dihasilkan adalah Okky Jelly Super Cup (SCO- 10). Dan pada tahun 2002, produk Okky Jelly menjadi market leader di pasar jelly, yang kemudian berkembang Okky Jumbo Cup, Okky Jumbo Sedot, serta berkembang menjadi produk minuman Okky Jelly Drink pada tahun Dan pada bulan Juni 2004, Okky Jelly meraih sertifikat Top Brand for Kids dari Frontier. Tak lama sesudahnya, yaitu pada bulan Juli 2004, Okky Jelly meraih IBBA (Indonesian Best Brand Award). Produk baru yang diproduksi perusahaan pada tahun 2005 adalah Bollo.

2 71 Selain menguasai pasar nasional, produk ini juga diekspor ke berbagai negara seperti Singapore, Malaysia, Hongkong, Filipina, Brunei Darussalam, Cina, Australia, Kepulauan Pasifik, USA, Canada, Guatemala, Mexico, Bangladesh, India, Arab Saudi (KSA), UAE, Jordania, Lebanon, Yaman, Belanda, Jerman, dan lain-lain. Hal ini tercapai berkat kerjasama yang simultan dan terencana antara Divisi Pemasaran, Divisi Riset dan Pengembangan, serta Divisi Produksi. Yang pada akhirnya, mampu menyuguhkan beraneka macam produk makanan dan minuman yang inovatif dan berstandar internasional, dengan tetap mengacu kepada selera dan kepuasan pelanggan. Sesuai visi dan misinya, kelompok usaha ini tentu saja tidak cepat berpuas diri dengan prestasi yang telah dicapai selama ini. Berbagai inovasi terus dilakukan untuk terus membuat produk-produk baru yang sesuai dengan kebutuhan pasar. Semua itu dilakukan, tidak lain demi kepuasan yang sebesarbesarnya bagi para konsumen yang merupakan penentu hidup matinya sebuah perusahaan. Berdasarkan semangat pendiri, yaitu sukses itu lahir dari kejujuran, keuletan, dan ketekunan yang diiringi doa dan filosofi perusahaan : Damai dan Dinamis, target yang diusung dalam visi Garudafood hingga 2008 adalah menjadi perusahaan makanan dan minuman terbaik dalam aspek keuntungan, pendapatan dan kepuasan pelanggan. Mengacu pada konsep balanced scorecard, untuk mencapai sustainable enterprise (perspektif keuangan), Garudafood dituntut untuk selalu dapat memberikan nilai tambah (value added) kepada pelanggannya (perspektif pelanggan).

3 72 Saat ini PT. TRITEGUH MANUNGGAL SEJATI memiliki 3 pabrik atau plant, yaitu Plant F (Tangerang), Plant G yang berlokasi di Jalan Raya Serang km 14,5, Desa Telaga Sari, Cikupa (beroperasi mulai bulan Februari 2004), dan Plant J (Jawa Timur, beroperasi mulai tahun 2005). 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri makanan dan minuman di Indonesia dalam aspek profitabilitas, penjualan dan kepuasan konsumen melalui karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten Misi Memuaskan konsumen dengan menyediakan : produk-produk makanan & minuman berkualitas, produk-produk konsumsi dan layanan berkualitas, dan yang bukan berasal dari bahan-bahan yang merupakan hasil pengorbanan hewan atas kehendak langsung perusahaan. Membentuk komunitas karyawan untuk tumbuh bersama dan mengembangkan kualitas kehidupan, lingkungan kerja dan pekerjaan para karyawan. Menciptakan kemanfaatan jangka panjang yang berkesinambungan dalam hubungan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha. Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik.

4 Struktur Organisasi Manajer Pabrik Manajer Produksi Kepala Gudang Manajer Pembelian Manajer A & K HRD Manajer Penjualan IT Staff Produksi Staff Gudang Staff Pembelian Staff A & K Staff GA Staff Penjualan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pada PT Triteguh Manunggal Sejati Sumber : Dikembangkan Penulis Dari Hasil Wawancara 3.4 Job Description 1. Manajer Pabrik a. Menyetujui Proposal Pengajuan Investasi Aktiva Tetap. b. Menyetujui Laporan Keuangan. c. Menyetujui Surat Jalan (SJ), Faktur Pajak (FP), dan Faktur yang diterima dari pemasok untuk melakukan pembayaran. d. Menjalankan aktivitas yang bermanfaat dan mengambil keputusan guna tercapainya tujuan perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. e. Memimpin dan menjalankan kooordinasi, pengawasan, pengendalian dan pembinaan fungsi organisasi, staf dan seluruh perangkat serta personal pada PT. TRITEGUH MANUNGGAL SEJATI.

5 74 2. Manajer Produksi a. Menetapkan mutu dan kualitas barang yang diproduksi. b. Menentukan waktu mulai dan penyelesaian proses produksi. c. Membuat Laporan Hasil Produksi. d. Memberikan pengarahan mengenai produk-produk yang diproduksi oleh perusahaan. e. Mengawasi dan bertanggung jawab atas keseluruhan proses produksi. 3. Staff Produksi a. Memproduksi bahan baku menjadi barang jadi. b. Menerima bahan baku dari Bagian Gudang. c. Memasukkan produk jadi ke dalam gudang. d. Melakukan input data bahan baku, barang dalam proses, dan produk jadi. e. Merawat dan membersihkan alat-alat yang digunakan. 4. Kepala Gudang a. Bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan barang. b. Melakukan stock opname untuk mengambil tindak lanjut apabila terjadi selisih stok. c. Membuat laporan stok kepada Manager Pabrik. d. Mempunyai wewenang untuk mengotorisasi setiap penerimaan dan pengeluaran barang beserta dokumen-dokumennya. 5. Staff Gudang a. Membuat BBM (Bukti Barang Masuk). b. Merapikan barang digudang. c. Bertanggung jawab atas keamanan barang di gudang.

6 75 d. Bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan barang. e. Menerima dan memeriksa barang yang dibeli perusahaan. f. Menyimpan produk jadi yang telah diproduksi. g. Mengecek persediaan atau stok bahan baku dan barang jadi. h. Mengecek kelengkapan barang yang diterima dari pemasok. i. Mengarsip dokumen-dokumen yang berkaitan. 6. Manajer Pembelian a. Memeriksa dan menyetujui Laporan Pembelian dan Penerimaan Barang. b. Mengevaluasi kinerja pemasok berdasarkan service level (satuan dalam %) dan batas waktu (leadtime) pengiriman (satuan dalam hari) sebagai dasar untuk menyetujui pemasok yang telah diseleksi oleh staff pembelian. c. Merencanakan, mengkoordinasi, mengevaluasi, mengontrol proses pembelian dan pengadaan bahan untuk keperluan produksi langsung agar tercapainya target kualitas dan kuantitas sesuai waktu yang ditentukan; dan keperluan produksi tidak langsung agar tercapainya target kualitas, kuantitas dan harga sesuai waktu yang ditentukan. 7. Staff Pembelian a. Mempersiapkan barang barang yang dibutuhkan setiap departemen. b. Membuat Purchase Order (PO). c. Memilih atau menyeleksi pemasok. d. Membandingkan dan menganalisa penawaran harga dari pemasok. e. Mengarsip dokumen dokumen pembelian. f. Melakukan transaksi pembelian aktiva tetap.

7 76 g. Mengajukan pengaduan (komplain) ke pemasok jika barang yang diterima tidak sesuai dengan standar mutu atau spesifikasi yang diminta. 8. Manajer A & K (Akuntansi dan Keuangan) a. Memeriksa Proposal Pengajuan Investasi Aktiva Tetap. b. Memonitor data akuntansi dan keuangan. Mengawasi pencatatan secara periodik kegiatan penagihan piutang, pembayaran hutang, order pembelian dan inventory control sesuai dengan waktu dan prosedur yang telah ditentukan Memonitor pekerjaan administrasi di bagian keuangan sehingga proses pembukuan dapat dilakukan secara akurat Memantau pelaksanaan tugas staff dalam melakukan tugas agar memenuhi prosedur yang ditetapkan Memeriksa dan memonitor data laporan pajak agar sesuai dengan peraturan perpajakan c. Menganalisa data akuntansi dan keuangan. Memeriksa laporan transaksi keuangan, transaksi bisnis, slip penjualan, faktur, receipts. Memeriksa voucher yang akan diajukan. Menganalisa costing (pembiayaan). Menganalisa data inventory control dan retur. Menganalisa data order pembelian.

8 77 Menganalisa penentuan tax liability sesuai dengan prosedur yang berlaku dengan sasaran akurasi dan kesesuaian prosedur yang berlaku d. Mengevaluasi kinerja anak buah agar bekerja sesuai standar kinerja yang ditentukan. e. Otorisasi terhadap rekonsiliasi bank, rekonsiliasi pos-pos neraca, rekonsiliasi pos perpajakan, rekonsiliasi Rekening Koran antar BU. f. Melakukan kontrol budget dengan memeriksa dokumen pengeluaran uang dan barang agar sesuai dengan prosedur peruntukan yang akurat. g. Melakukan pertemuan dengan vendor (KAP), pemasok, dan instansi terkait untuk membicarakan kerjasama-kerjasama. h. Mengontrol kegiatan operasional dalam akuntansi dan keuangan. Melakukan cash opname untuk memastikan tidak ada kesalahan prosedur di kasir. Mengawasi pelaksanaan stock opname bahan baku dan finished good. Melakukan pengecekan data akuntansi lainnya sesuai dengan keadaan yang seharusnya. Contoh : konfirmasi piutang atau hutang dagang. Memeriksa dan menandatangani voucher sebelum diajukan ke Direksi, untuk memastikan agar kelengkapan data sudah benar. 9. Staff A & K (Staff Akuntansi dan Keuangan) a. Membuat Bukti Bank Keluar (BBK) dan Bukti Bank Masuk (BBM).

9 78 b. Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. c. Membuat Laporan Keuangan setiap awal bulan. d. Membuat Laporan Aktiva Tetap. e. Melakukan pengarsipan dokumen-dokumen akuntansi dan keuangan perusahaan. f. Melakukan pembayaran atas transaksi pembelian dan reparasi aktiva tetap. 10. HRD (Human Resource Development) a. Mengatur dan menganalisa yang berhubungan dengan kepegawaian dan penggajian. b. Membuat Laporan Penggajian. c. Merekrut dan menyeleksi calon tenaga kerja yang potensial. d. Mengusulkan penerimaan, penempatan, mutasi, rotasi dan pemberhentian karyawan. e. Mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kinerja karyawan. f. Mengontrol kegiatan surat menyurat, perpanjangan surat kontrak dan update karyawan agar seluruh kegiatan administrasi kepersonaliaan dapat berjalan dengan baik dan terdokumentasi. 11. Staff GA ( General Affair ) a. Melaporkan suatu permintaan untuk kebutuhan RT (Rumah Tangga) perusahaan. b. Analisa realisasi budget GA pada pembelian dan permintaan yang sudah dilakukan selama 1 bulan. c. Evaluasi dan maintenance dari GA setiap minggu.

10 79 d. Melakukan pemecahan masalah dari BOP yang sudah direncanakan jikalau tidak sesuai dengan laporan perencanaan sebelumnya. e. Menghubungi pemasok untuk melakukan reparasi aktiva tetap. 12. Manager Penjualan a. Memeriksa dan menyetujui Laporan Penjualan. b. Menganalisa Laporan Penjualan dan menentukan langkah selanjutnya. c. Mengontrol kegiatan penjualan secara keseluruhan dan kinerja para staff. d. Menentukan nomor Surat Jalan dan mengirimkannya bersama dengan Purchase Order ke bagian Staff Gudang. 13. Staff Penjualan a. Bertanggung jawab dalam membuat dokumen dokumen penjualan seperti faktur, SO (Sales Order), Surat Jalan dan dokumen lain yang berhubungan dengan penjualan. b. Membuat laporan penjualan. c. Melayani retur penjualan. d. Melakukan promosi produk ke pelanggan. e. Menginput data barang keluar dan barang retur pada sistem informasi penjualan. f. Menerima pesanan barang. g. Mengarsip dokumen-dokumen penjualan. 14. IT (Information Technology) a. Memberikan arahan kepada user dalam hal mengatasi masalah IT yang terjadi pada user sehingga user dapat bekerja dengan baik.

11 80 b. Melakukan pemeliharaan server & client (antivirus, exchange, PC server dan PC client) untuk kelancaran proses penggunaan server. c. Melakukan pemeliharaan infrastruktur untuk tindakan preventif dan reaktif terhadap masalah jaringan baik internal ataupun eksternal perusahaan agar komunikasi dan informasi lancar. d. Melakukan proses sinkronisasi database ACCPAC untuk konsolidasi data dengan Head Office. e. Menyusun Laporan Periodik Progress Project untuk dilaporkan kepada Manager A&K dan IT, sehingga dapat diketahui kinerja sub departemen IT. f. Melakukan instalasi jaringan agar dapat memenuhi kebutuhan instalasi baru. 3.5 Sistem Informasi yang Berjalan Prosedur Sistem Informasi Aktiva Tetap PT Triteguh Manunggal Sejati Bagian yang membutuhkan aktiva tetap (pemakai) melakukan pengajuan pembelian aktiva tetap dengan membuat Proposal Pengajuan Investasi Aktiva Tetap. Untuk membuat proposal ini, pemakai menyesuaikan dengan nilai anggaran yang dimilikinya dan meminta nomor investasi ke Bagian Akuntansi dan Keuangan. Kemudian proposal tersebut diperiksa oleh Manajer Akuntansi dan Keuangan (Finance and Accounting Manager) dan disetujui oleh Manajer Pabrik (Factory Manager). Lalu proposal diserahkan kepada Bagian Pembelian. Setelah proposal disetujui oleh Manajer Pabrik, Bagian pembelian akan melakukan pembelian aktiva tetap. Sebelumnya Bagian Pembelian melakukan

12 81 pemilihan pemasok (supplier) berdasarkan rekomendasi dari pemakai atau dipilih sendiri oleh Bagian Pembelian. Kemudian Bagian Pembelian membuat PO (Purchase Order) 4 rangkap dan Bagian Akuntansi dan Keuangan menginput PO ke dalam database PO: rangkap 1, berwarna putih diberikan kepada pemasok untuk pemesanan aktiva tetap. rangkap 2, berwarna merah sebagai arsip Bagian Pembelian. rangkap 3, berwarna hijau diberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan untuk dicatat sebagai transaksi pembelian. rangkap 4, berwarna kuning diberikan Bagian Akuntansi dan Keuangan sebagai Lampiran pembayaran. Lalu pemasok mengirimkan barang yang dipesan dengan menyertakan Surat Jalan (SJ), Faktur Pajak (FP), dan Faktur. Barang beserta dokumendokumen yang disertakan diterima dan diperiksa oleh Bagian Gudang. Bagian Gudang membuat Bukti Barang Masuk (BBM) 4 rangkap dan Bagian Akuntansi dan Keuangan menginput BBM ke dalam database BBM : rangkap 1, berwarna putih diberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan sebagai Lampiran pembayaran. rangkap 2, berwarna kuning diberikan kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan untuk diarsipkan. rangkap 3, berwarna hijau diberikan kepada Bagian Pembelian. rangkap 4, berwarna biru sebagai arsip Bagian Gudang.

13 82 Bagian Gudang mengirimkan barang kepada pemakai. Kemudian pemakai menandatangani BBM 4 rangkap (sebelum BBM diberikan kepada bagianbagian yang membutuhkan). Bagian Gudang juga menyerahkan SJ, FP, dan Faktur kepada Bagian Akuntansi dan Keuangan. Setelah menerima dokumen-dokumen tersebut, Bagian Akuntansi dan Keuangan mencocokkan Faktur yang diterima dari pemasok dengan PO. Kemudian Bagian Akuntansi dan Keuangan membuat Bukti Bank Keluar (BBK) 2 rangkap dan memasukkannya ke dalam database BBK. BBK tersebut harus disetujui terlebih dahulu oleh Manajer Pabrik. BBK tersebut dilampiri dengan PO rangkap 4, BBM rangkap 1, Faktur, dan Faktur Pajak dan ditandatangani oleh Manajer Pabrik. Berdasarkan BBK yang telah disetujui, Bagian Akuntansi dan Keuangan melakukan pembayaran uang muka atas pembelian aktiva sebesar 30% dari harga pembelian. Dua minggu kemudian, Bagian Akuntansi dan Keuangan melunasi pembayaran sebesar 70% dari harga pembelian. Pembayaran dilakukan melalui bank dan bukti transfernya disimpan oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan sebagai bukti pembayaran. Setelah pembayaran, Bagian Akuntansi dan Keuangan menginput aktiva tetap tersebut ke dalam database A/M (asset management) dan menempelkan barcode pada aktiva untuk mengakui aktiva tetap tersebut sebagai aset perusahaan. Setiap bulan, Bagian Pembelian membuat Laporan Pembelian dan Penerimaan Barang berdasarkan BBM (Bukti Barang Masuk). Kemudian laporan tersebut diberikan kepada Manajer Pembelian. Pada akhir bulan, Bagian Akuntansi dan Keuangan melakukan penyusutan aktiva tetap berdasarkan database A/M. Penghitungan nilai

14 83 penyusutan atau depresiasi aktiva tetap dilakukan secara otomatis oleh sistem menurut kategori yang telah ditentukan berdasarkan masa manfaat atau umur ekonomis aktiva tetap dan metode penyusutan. Metode penyusutan yang digunakan untuk setiap aktiva tetap adalah metode garis lurus (straight-line method). Penyusutan yang dilakukan akan mempengaruhi nilai aktiva tetap pada database A/M. Jika terjadi kerusakan pada aktiva tetap, maka pemakai akan memberitahukan kepada Bagian GA (General Affair) untuk menghubungi pemasok supaya melakukan perbaikan. Setelah selesai memperbaiki, Bagian Akuntansi dan Keuangan akan menerima faktur perbaikan dari pemasok untuk melakukan pembayaran. Kemudian, Bagian Akuntansi dan Keuangan membuat Bukti Kas Keluar (BBK) dan memasukkannya ke dalam database BBK. Biaya perbaikan tersebut tidak mempengaruhi nilai aktiva tetap, melainkan hanya akan dimasukkan ke dalam Laporan Laba Rugi yang termasuk dalam Laporan Keuangan. Penghentian pemakaian aktiva tetap (disposal) hanya terjadi jika aktiva tetap dijual. Aktiva tetap yang dijual akan dihapus dari database asset management. Tetapi selama ini, aktiva tetap hanya dipindahkan ke cabang yang lain dan tidak dihapus dari database AM, hanya mengalami perubahan nama cabang yang menggunakannya. Setelah itu, Bagian Akuntansi dan Keuangan membuat Laporan Aktiva Tetap. Sedangkan pada awal bulan, Bagian Akuntansi dan Keuangan membuat Laporan Keuangan berdasarkan BBK.

15 Dokumen Sumber Pada Sistem Informasi Aktiva Tetap PT Triteguh Manunggal Sejati 1. Proposal Pengajuan Investasi Aktiva Tetap. Dokumen ini dibuat oleh pemakai yang membutuhkan aktiva tetap untuk meminta persetujuan pembelian aktiva tetap yang disesuaikan dengan nilai anggaran yang dimiliki tiap departemen. Dokumen ini diperiksa oleh Manajer Akuntansi dan Keuangan dan disetujui oleh Manajer Pabrik. 2. PO (Purchase Order) Dokumen ini dibuat oleh Bagian Pembelian berdasarkan Proposal Pengajuan Investasi Aktiva Tetap yang telah disetujui. Dokumen ini dibuat untuk memesan aktiva tetap pada pemasok. Umumnya pemilihan pemasok dilakukan berdasarkan rekomendasi dari pemakai atau dipilih sendiri oleh Bagian Pembelian. 3. BBM (Bukti Barang Masuk) Dokumen ini dibuat setelah Bagian Gudang menerima barang yang dipesan dan memeriksa kelengkapan, kondisi, dan kesesuaian barang tersebut dengan Surat Jalan dari pemasok. 4. BBK (Bukti Bank Keluar) Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan berdasarkan PO (Purchase Order), BBM (Bukti Barang Masuk), Faktur, dan Faktur Pajak dan disetujui oleh Manajer Pabrik.

16 Laporan Yang Dihasilkan dari Sistem Informasi Aktiva Tetap PT Triteguh Manunggal Sejati 1. Laporan Keuangan Laporan ini dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan pada awal bulan berikutnya. Laporan ini dapat digunakan untuk melihat pemasukan dan pengeluaran perusahaan per bulan untuk mengevaluasi keuangan perusahaan. 2. Laporan Pembelian dan Penerimaan Barang Laporan ini dibuat oleh Bagian Pembelian pada akhir bulan untuk mengetahui daftar semua aktiva tetap yang dibeli dan diterima selama satu bulan. 3. Laporan Aktiva tetap Laporan yang berupa softcopy ini dibuat secara otomatis oleh sistem setelah di-posting oleh Manajer Akuntansi Dan Keuangan berdasarkan data pembelian yang diinput oleh Staff Akuntansi dan Keuangan. Laporan ini merupakan daftar aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan, penyusutan aktiva tetap tersebut, akumulasi penyusutan aktiva tetap, nilai pasar, nilai buku, atau nilai jual aktiva tetap tersebut Hardware PT. TRITEGUH MANUNGGAL SEJATI memiliki 8 unit komputer (khusus Bagian A&K) yang terhubung dengan LAN (Local Area Network) dengan salah satunya berfungsi sebagai Server, sedangkan untuk komunikasi dengan cabang lain, terhubung dengan menggunakan WAN (Wide Area Network). Adapun penjelasan spesifikasi hardware-nya adalah sebagai berikut :

17 86 Server Motherboard IBM X336, Intel CEON. Processor Intel Pentium IV (3 Ghz). Monitor LG 15. Keyboard dan Mouse Scroll Zyrex. Client Motherboard Zyrex particel Processor Duo Core 2 (1.8 Mhz). Memory 256 MB. Harddisk 20 GB. VGA Card Pixel View. Monitor LG, Zyrex 14 dan 15. Keyboard dan Mouse Scroll Zyrex. 4 unit printer hp dan 2 unit printer Epson Software Operating System Microsoft Windows XP Professional. Software aplikasi yang digunakan adalah ACCPAC 5.3 Software Anti Virus yang digunakan adalah Symantec Menu menu pada Sistem o Menu Login Menu yang akan ditampilkan pertama kali ketika ACCPAC 5.3 dibuka. Menu Utama, terdiri dari : o Purchase Order

18 87 Menu Purchase Order adalah menu yang digunakan untuk menginput atau Purchase Order yang akan dicetak untuk melakukan pembelian, termasuk pembelian aktiva tetap. o Account Payable Menu ini digunakan sebagai sistem utang dan pembayaran pada PT.Triteguh Manunggal Sejati. o Account Receivable Menu ini digunakan sebagai sistem piutang pada PT.Triteguh Manunggal Sejati. Fungsi-fungsi dalam menu ini serupa dengan menu Account Payable, hanya saja untuk transaksi piutang. o Inventory Control Menu yang digunakan sebagai sistem persediaan pada PT.Triteguh Manunggal Sejati. Setiap fungsi dalam menu ini berhubungan dengan bahan mentah, setengah jadi, dan produk yang siap dijual kepada pelanggan. o Order Entry Order Entry adalah menu yang digunakan untuk melakukan transaksi penjualan. Menu ini digunakan untuk membuat pesanan dari pelanggan, surat jalan, dan segala hal yang berkaitan dengan penjualan yang terjadi pada PT.Triteguh Manunggal Sejati. o Asset Management Menu yang digunakan sebagai sistem aktiva tetap pada PT.Triteguh Manunggal Sejati. Manajemen aset yang dimaksud pada menu ini hanya ditujukan manajemen aset yang berupa aktiva tetap saja.

19 88 o Admistrative Service Menu ini digunakan untuk memodifikasi informasi mengenai seluruh pengguna, hak akses pengguna, menampilkan pengguna yang sedang melakukan proses input, dan semua yang berkaitan dengan pengguna aplikasi. Selain itu, dalam menu ini juga terdapat menu untuk melakukan back up data, perbaikan data karena matinya listrik, menu fiscal calendar (penguncian bulan yang telah berlalu sehingga pengguna lain tidak melakukan kesalahan dalam menginput nama bulan transaksi), menu penyimpanan data untuk dikirimkan ke kantor pusat, menu pembaruan data (update) dan menu-menu lain yang berkaitan dengan administrasi data. Menu ini hanya dapat dibuka oleh Bagian IT dan Manajer Pabrik. o Common Services Dalam menu ini, terdapat menu-menu umum yang bersifat mendukung aplikasi yang berjalan. Salah satu menunya adalah Bank Services, yaitu menu untuk kode-kode bank resmi yang digunakan oleh perusahaan. Untuk menu Bank Services, hanya Bagian IT pada kantor pusat, yaitu Bagian IT di PT.Garudafood yang dapat memodifikasinya. o General Ledger Menu ini adalah menu buku besar (General ledger) dari seluruh catatan akuntansi pada perusahaan. Semua data-data sistem akuntansi lain akan di-posting ke dalam buku besar ini.

20 User Manual Sistem Informasi Aktiva Tetap Pada PT.Triteguh Manunggal Sejati Sistem Informasi Aktiva Tetap PT.Triteguh Manunggal Sejati (PT.TRMS) menggunakan aplikasi ACCPAC International 5.3 (Lampiran 1, L1). Pertama kali aplikasi ACCPAC akan menampilkan Menu Login (Lampiran 2, L2) sebelum menampilkan menu-menu sistem informasi yang ada. o Pada Menu Login, user memasukkan user ID dan password dan mengklik tombol OK untuk masuk ke dalam menu-menu utama ACCPAC. User ID akan menentukan hak akses yang telah ditentukan sesuai dengan jabatan, tugas dan tanggung jawab setiap pengguna. Untuk mengubah password, user mengklik tombol Change Password. Session Date adalah tanggal yang sesuai dengan tanggal di komputer yang berubah setiap harinya secara otomatis, sehingga user tidak perlu menginputnya lagi. Untuk mengakhiri aplikasi ACCPAC, user dapat mengklik tombol Cancel, yaitu menutup aplikasi ACCPAC. Jika user salah memasukkan user ID atau password, akan muncul warning message dan ACCPAC tidak akan menampilkan menu-menu utama Sistem Informasi PT. TRMS. (Lampiran 3, L2-3) o Menu Purchase Order (Lampiran 4, L3) adalah salah satu menu utama dalam sistem aktiva tetap pada aplikasi ACCPAC PT.TRMS. Menu Purchase Order adalah menu yang digunakan untuk menginput kegiatan pembelian aktiva tetap. Menu ini terdiri dari : P/O Analytical Reports, P/O Create Purchase Order, P/O Forms, P/O Periodic Processing, P/O Setup, P/O Setup Reports, P/O Statistics and Inquiries, dan P/O Transactions,

21 90 menu yang digunakan untuk semua transaksi pembelian. Menu yang terdapat di dalam P/O Transactions adalah : a. Requisition Entry Menu yang digunakan untuk menginput dan membuat surat permintaan pembelian aktiva tetap. b. Purchase Order Entry menu yang digunakan untuk mengentri dan membuat Purchase Order untuk melakukan pembelian kepada pemasok. - User menginput nomor PO dan memilih nomor pemasok. ACCPAC akan secara otomatis memunculkan nama pemasok dengan nomor yang telah diinput. User juga menginput tanggal PO dibuat dan tanggal jatuh tempo pembayaran (Term of payment). Baru kemudian user menginput kolom-kolom yang berisikan aktiva-aktiva yang dibeli oleh PT.TRMS. - Kode yang digunakan PT.Triteguh Manunggal Sejati (PT.TRMS) untuk Purchase Order Entry adalah POGAM-OE xxxx-xxxx. Contohnya, POGAM-OE Setelah proses input selesai dan benar, user mengklik tombol Post atau dengan menekan tombol Ctrl dan S pada keyboard, untuk menyimpan data ke dalam database sementara, yang akan diperiksa kembali oleh manajer. - Untuk menutup Menu Purchase Order Entry, user dapat mengklik tombol Close. (Lampiran 5, L4) c. Receipt Entry menu yang digunakan untuk menginput dan membuat Bukti Penerimaan Barang atau Bukti Barang Masuk (BBM). Kode

22 91 yang digunakan PT.Triteguh Manunggal Sejati (PT.TRMS) untuk Receipt Entry adalah POGAM-RE xxxx-xxxx. Contohnya, POGAM- RE Ketika user memilih Menu Receipt Entry, ACCPAC akan menampilkan layar input untuk Receipt Entry (BBM). Kode yang digunakan memiliki nomor yang sama dengan PO yang berhubungan, hanya berbeda pada huruf tengah yang menandakan nama formulir saja. - User kemudian memilih kode pemasok dan nomor PO yang bersangkutan. User juga memasukkan tanggal diterimanya aktivaaktiva yang dibeli oleh PT.TRMS dan menginput Term of payment. Setelah itu, user menginput jumlah dan keterangan mengenai aktiva-aktiva yang diterima oleh Bagian Gudang. - Setelah proses input selesai dan benar, user mengklik tombol Post untuk menyimpan data transaksi ke dalam database sementara. User dapat melanjutkan input faktur transaksi pembelian melalui layar tampilan Menu Receipt Entry dengan mengklik tombol Invoice... (Lampiran 6, L5). Kemudian ACCPAC akan menampilkan Menu Invoice Entry. d. Invoice Entry menu yang digunakan untuk membuat faktur yang gunanya sebagai bukti pembelian dari pemasok. Kode yang digunakan PT.Triteguh Manunggal Sejati (PT.TRMS) untuk Invoice Entry adalah POGAM-IE xxxx-xxxx. Contohnya POGAM-IE

23 92 - User menginput nomor faktur dari pemasok yang diurutkan berdasarkan faktur yang diterima dan menginput nomor atau kode pemasok yang mengirimkan faktur. Kemudian user memilih nomor BBM dengan mengklik tombol di samping kolom (textbox) Receipt Number. Total harga (Invoice Total) yang tercantum pada faktur akan menjadi pengendalian untuk penginputan yang salah. - Langkah selanjutnya adalah menginput jumlah aktiva tetap yang dibeli. Harga aktiva yang diinput pada layar tampilan ini akan dijumlahkan seluruhnya dan harus memiliki jumlah yang sama dengan total harga sebelumnya (Invoice Total) pada layar tampilan ini juga. Jika jumlahnya berbeda, maka akan muncul peringatan dan data tidak dapat diposting. Setelah proses penginputan, user mengklik tombol Post untuk menyimpan data transaksi. Untuk menutup layar tampilan P/O Invoice Entry, user mengklik tombol Close. (Lampiran 7, L6) e. Return Entry Menu yang digunakan apabila ada kesalahan dalam menginput transaksi pembelian. Fungsinya adalah untuk menghapus data transaksi yang salah supaya tidak terjadi error. f. Credit/Debit note Entry Menu yang digunakan untuk menginput dan membuat nota kredit maupun nota debit. o Menu Account Payable (Lampiran 8, L7)

24 93 Menu ini digunakan sebagai sistem utang dan pembayaran pada PT.Triteguh Manunggal Sejati. Dan menu Account Payable yang digunakan untuk Sistem Informasi Aktiva Tetap adalah menu Payment Batch List dan Payment Entry. Staf yang menginput pada Menu Purchase Order berbeda dengan staf yang menginput pada Menu Account Payable ini. # A/P Payment Entry Menu ini digunakan untuk menginput pembayaran aktiva tetap yang dibeli (Bukti Bank Keluar BBK). - Pertama, user mengklik menu A/P Payment Entry pada menu utama Account Payable. Setelah layar tampilan menu ditampilkan (Lampiran 9, L 8), user memasukkan nomor batch dimana transaksi ini akan disimpan, dan menginput tanggal batch tersebut. - User menginput Entry Number dan keterangan-keterangan mengenai transaksi. Setelah itu, user menginput nomor BBK untuk transaksi ini dan jumlah yang tertera pada BBK (Check Number). Pada kolom subform, user menginput deskripsi pembayaran terhadap aktiva tetap dan jumlah yang dibayarkan. - User mengklik tombol Save untuk menyimpan transaksi ini, mengklik tombol Close untuk menutup layar tampilan ini, atau mengklik tombol Delete untuk menghapus transaksi atau data yang diinput. Untuk mencetak data transaksi ini (BBK), user mengklik tombol Print Check. # A/P Payment Batch List

25 94 Batch List ini adalah batch list pembayaran aktiva tetap secara tunai maupun kredit. Ketika user membuka menu ini, ACCPAC akan menampilkan daftar pembayaran aktiva tetap yang telah diinput. - User dapat menggunakan fasilitas search (pencarian) dengan menginput nomor batch pada kolom Batch Number untuk mencari pembayaran aktiva tetap yang ingin dilihat. - Untuk membuat atau menginput data transaksi pembayaran aktiva tetap yang baru, user dapat melakukannya melalui layar tampilan ini dengan mengklik tombol New. - User dapat membuka transaksi yang telah diinput sebelumnya oleh user dengan mengklik transaksi tersebut dan mengklik tombol Open. - User juga dapat menghapus data transaksi yang salah (hanya dapat dilakukan oleh manajer) dengan mengklik transaksi tersebut dan mengklik tombol Delete. - Untuk melakukan posting ke dalam database ataupun mencetak batch list ini, user dapat mengklik tombol Print/Post, atau tombol Print untuk langsung mencetak sebelum melakukan posting. - Sedangkan untuk memperbaharui layar tampilan sesuai dengan datadata transaksi pembayaran yang baru saja diinput oleh user lain, user dapat mengklik tombol Refresh. User mengklik tombol Close untuk menutup layar tampilan ini. (Lampiran 10, L9) o Asset Management Menu utama yang digunakan sebagai sistem aktiva tetap pada PT.Triteguh Manunggal Sejati (Lampiran 11, L10). Manajemen aset yang dimaksud

26 95 pada menu ini hanya ditujukan manajemen aset yang berupa aktiva tetap saja. Menu yang digunakan untuk Sistem Informasi Aktiva Tetap PT.TRMS adalah : # Acquisition Batch List (batch list pengakuan atau akuisisi aktiva tetap) Ini merupakan kumpulan (batch list) dari aktiva-aktiva yang telah diakui sebagai aset PT.TRMS. # Acquisition Entry (menu penginputan akuisisi aktiva tetap) - Pertama, user mengklik menu Acquisition Entry pada menu utama Asset Management. Setelah layar tampilan menu ditampilkan (Lampiran 12, L11), user memasukkan nomor batch dimana transaksi ini akan disimpan dan menginput nomor akuisisi aktiva tetap ini. User juga memilih kode pemasok aktiva tetap ini dan nomor BBM (Receipt Entry). - Kemudian user menginput kode aktiva tetap, nama aktiva, kategori, dan deskripsi- deskripsi lainnya. # Depreciation Batch List (batch list penyusutan aktiva tetap) Batch List ini adalah batch list penyusutan-penyusutan aktiva tetap PT.TRMS. Ketika user membuka menu ini, ACCPAC akan menampilkan daftar penyusutan aktiva tetap yang telah diinput. - User dapat menginput nomor batch pada kolom Starting Batch Number untuk menampilkan penyusutan aktiva tetap yang ingin dilihat dimulai dari nomor yang diinput. - Untuk memproses penyusutan aktiva tetap yang baru, user dapat melakukannya melalui layar tampilan ini dengan mengklik tombol

27 96 New. User dapat membuka proses penyusutan yang diproses sebelumnya oleh user (tanpa dapat mengubahnya) dengan mengklik transaksi tersebut dan mengklik tombol Open. - User juga dapat menghapus data transaksi yang salah (hanya dapat dilakukan oleh Manajer Pabrik) dengan mengklik transaksi tersebut dan mengklik tombol Delete. Untuk melakukan posting ke dalam database, user mengklik tombol Post, atau tombol Print untuk langsung mencetak batch list ini. - Sedangkan untuk memperbaharui layar tampilan sesuai dengan datadata transaksi penyusutan yang baru saja diinput oleh user lain, user dapat mengklik tombol Refresh. - User mengklik tombol Close untuk menutup layar tampilan ini. (Lampiran 14, L13) # Depreciation (menu penginputan proses penyusutan) Layar tampilan A/M Depreciation Entry merupakan layar tampilan untuk memproses penyusutan (depresiasi) aktiva tetap berdasarkan tanggal transaksi pengakuan aktiva tetap. Tampilan ini hanya dapat diakses oleh Manajer A&K dan Manajer Pabrik, dan hanya dapat dilakukan satu kali pada setiap bulannya oleh Manajer A&K. Jadi, jika pada tengah bulan proses penyusutan telah dilakukan, maka tidak akan ada lagi penyusutan yang dapat diproses lagi pada bulan tersebut, meskipun ada aktiva tetap yang harus disusutkan. Untuk menampilkan depresiasi ini, Description (deskripsi) pada tampilan ini diisi periode penyusutan. Contohnya, PENYUSUTAN BULAN MARET

28 Kemudian user mengklik tombol Process dan tombol Close untuk menutup layar tampilan. (Lampiran 13, L12). Penyusutan yang telah diproses akan tersimpan ke dalam Depreciation batch list. # Depreciation Projection (proyeksi Laporan Penyusutan) Proses input pada tampilan ini tidak jauh berbeda dengan proses input pada menu tampilan Depreciation karena pada dasarnya menu tampilan ini merupakan proyeksi dari proses penyusutan yang sebenarnya (karena proses penyusutan hanya dapat dilakukan satu kali dalam satu bulan). Setelah user mengklik tombol Process (Lampiran 15, L14), ACCPAC akan menampilkan hasil proyeksi penyusutan pada bulan yang bersangkutan (depreciation projection sheet - Lampiran 16, L15). # Adjustment Batch List (batch list penyesuaian yang terjadi) Tampilan dan menu-menu pada batch list ini sama dengan batch list lainnya, hanya berisi seluruh penyesuaian yang dilakukan terhadap transaksi-transaksi tertentu. # Adjustment Entry (menu penginputan penyesuaian yang terjadi) Layar tampilan A/M Adjustment Entry merupakan tampilan input untuk penyesuaian aktiva tetap (Fixed Asset Adjustment). Penyesuaian biasanya dilakukan karena adanya kesalahan dalam penginputan atau terjadi retur barang. Penyesuaian hanya dapat diinput ketika akuisisi telah diinput dan diposting, serta diperiksa oleh Manajer A&K. Untuk menginput penyesuaian aktiva tetap, user harus memilih salah satu nomor batch yang berisikan aktiva tetap yang berhubungan. Kemudian,

29 98 user mengklik tombol Save untuk menyimpan penyesuaian ini atau Delete untuk membatalkan penyesuaian yang telah diinput, dan Close untuk menutup menu atau layar tampilan ini. (Lampiran 17, L16) # Disposal Batch List (batch list penghentian pemakaian aktiva tetap) - Ketika user membuka menu ini, ACCPAC akan menampilkan daftar disposal aktiva tetap yang telah diinput. User dapat menginput nomor batch pada kolom Starting Batch Number untuk menampilkan disposal aktiva tetap yang ingin dilihat dimulai dari nomor yang diinput. - Untuk menginput transaksi disposal aktiva tetap yang baru, user dapat melakukannya melalui layar tampilan ini dengan mengklik tombol New. - User dapat membuka transaksi disposal yang diinput sebelumnya oleh user (tanpa dapat mengubahnya) dengan mengklik transaksi tersebut dan mengklik tombol Open. - Untuk menghapus data transaksi yang salah (hanya dapat dilakukan oleh Manajer Pabrik), user mengklik transaksi tersebut dan mengklik tombol Delete. - Untuk melakukan posting ke dalam database, user mengklik tombol Post, atau tombol Print untuk langsung mencetak batch list ini. - Sedangkan untuk memperbaharui layar tampilan sesuai dengan datadata transaksi disposal yang baru saja diinput oleh user lain, user

30 99 dapat mengklik tombol Refresh. User mengklik tombol Close untuk menutup layar tampilan ini. (Lampiran 19, L17) # Disposal Entry (penginputan penghentian pemakaian aktiva tetap) Tampilan Input A/M Disposal Entry adalah layar tampilan untuk menginput penghentian pemakaian aktiva tetap (disposal). Selama ini, penghentian pemakaian yang terjadi hanyalah pemindahan aktiva tetap ke cabang lain. Hanya Manajer A&K dan Manajer Pabrik yang dapat mengakses layar tampilan ini dan melakukan penghentian atau pemindahan aktiva tetap (dengan persetujuan Manajer Pabrik). - Dalam tampilan input ini, terdapat kolom keterangan untuk cabang yang akan menerima aktiva tersebut, kode aktiva, nama aktiva yang akan dipindahkan, dan sebagainya. (Lampiran 18, L16 ) - Untuk melakukan disposal, user harus memilih salah satu batch (Batch No.) yang berisi aktiva tetap yang akan dipindahkan dan kode aktiva yang akan dipindahkan (Asset ID). - User mengklik tombol Save untuk menyimpan pemindahan ini atau Delete untuk membatalkan pemindahan yang telah diinput, dan Close untuk menutup menu atau layar tampilan ini. - Transaksi penghentian yang telah diinput dan disimpan akan dikumpulkan dalam sebuah batch list, yang disebut A/M Disposal Batch List. o Asset Management (Print Report)

31 100 Menu ini (Tampilan ini hanya dapat diakses oleh Manajer A&K dan Manajer Pabrik saja.) digunakan untuk mencetak laporan-laporan maupun daftardaftar (batch list) yang berhubungan dengan aktiva tetap yang telah dikelompokkan. (Lampiran 20, 21, 22, 23, L18-21) - User memillih ACCOUNTING pada kolom Group No. dan A/M Accounting Reports pada kolom Description (dalam SI Aktiva Tetap, hanya laporan pada grup ini yang digunakan). - Contohnya, untuk mencetak Laporan Aktiva Tetap, user memilih Asset Listing dan mengkliknya dua kali sehingga akan akan muncul layar input untuk memilih format yang diinginkan untuk laporan tersebut. - Kemudian user mengklik tombol Print untuk mencetak laporan di layar (laporan berupa softcopy). Sedangkan untuk mencetak laporan berupa hardcopy dapat dilakukan setelah Preview laporan yang berupa softcopy ditampilkan. (Lampiran 24, L22) - Sedangkan untuk mencetak batch list-batch list, user memilih Batch Listing. Dan kemudian user memilih jenis batch list dan nomor batch list (mulai dari nomor tertentu hingga nomor tertentu), serta tanggal batch list (mulai dari tanggal tertentu hingga tanggal tertentu) yang akan dicetak. Setelah memilih status batch list tersebut, user mengklik tombol Print untuk mencetak dan dapat menutup layar tampilan jika batal melakukan pencetakan dengan mengklik tombol Close. o General Ledger

32 101 Menu ini adalah buku besar (General ledger) dari seluruh catatan akuntansi pada perusahaan. Semua data-data sistem akuntansi lain akan di-posting ke dalam buku besar ini (Lampiran 25, L23). # G/L Batch List (Lampiran 26, L24) Layar tampilan General Ledger Batch List merupakan tampilan yang menunjukkan kumpulan (Batch List) dari transaksi-transaksi yang terjadi. Batch ini yang kemudian akan diposting ke dalam Laporan Keuangan. - Untuk menginput transaksi yang baru, user dapat melakukannya melalui layar tampilan ini dengan mengklik tombol New. - User dapat membuka transaksi yang diinput sebelumnya oleh user dengan mengklik transaksi tersebut dan mengklik tombol Open. - User dapat menghapus data transaksi yang salah (hanya dapat dilakukan oleh Manajer A&K dan Manajer Pabrik) dengan mengklik transaksi tersebut dan mengklik tombol Delete. - Untuk melakukan posting ke dalam database, user mengklik tombol Post, atau tombol Print untuk langsung mencetak batch list ini. - Sedangkan untuk memperbaharui layar tampilan sesuai dengan datadata transaksi yang baru saja diinput oleh user lain, user dapat mengklik tombol Refresh. - User mengklik tombol Close untuk menutup layar tampilan ini.

33 Fungsi fungsi yang Terkait Bagian Pembelian Bagian Pembelian bertugas melakukan pemilihan pemasok (supplier), membuat PO (Purchase Order), dan membuat Laporan Pembelian dan Penerimaan Barang setiap bulan. Bagian Gudang Bagian Gudang bertugas menerima barang dari pemasok dan mengecek kelengkapannya, serta membuat Bukti Barang Masuk. Bagian Akuntansi dan Keuangan Bagian Akuntansi dan Keuangan bertugas untuk memberikan nomor investasi kepada pemakai yang meminta aktiva tetap, melakukan pembayaran pembelian dan reparasi aktiva tetap, membuat Bukti Kas Keluar, melakukan penyusutan aktiva tetap, melakukan penghapusan aktiva tetap, dan membuat Laporan Aktiva Tetap dan Laporan Keuangan. Bagian GA (General affair) Bagian GA bertugas untuk menghubungi pemasok untuk reparasi aktiva tetap.

34 Data Flow Diagram Diagram Konteks Pemakai aktiva_tetap_&_bbm proposal_ok Manajer A&K BBM_ttd proposal_pengajuan_investasi_aktiva_tetap aktiva_tetap,_sj,_fp,_faktur bukti_transfer faktur_perbaikan Sistem Informasi Aktiva Tetap PT.Triteguh Manunggal Sejati proposal_dicek laporan_aktiva_tetap laporan_keuangan proposal_diterima Pemasok pembayaran_biaya_perbaikan PO pembayaran proposal Manajer Pabrik Manajer Pembelian laporan_pembelian_dan_penerimaan_barang Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Aktiva Tetap PT Triteguh Manunggal Sejati Sumber : Dikembangkan Penulis Dari Hasil Wawancara

35 Diagram Nol proposal_pengajuan_investasi_aktiva_tetap proposal 1.0 Pengajuan Pembelian aktiva tetap proposal_ok proposal_dicek Pemakai Manajer Pabrik proposal_diterima 2.0 Pembelian aktiva tetap PO Manajer A&K BBM_ttd aktiva_tetap_&_bbm 3.0 Penerimaa n aktiva tetap aktiva_tetap,_sj,_fp,_faktur Pemasok Tr_PO BBM_ttd,_SJ,_FP,_faktur Tr_BBM 4.0 Pembayaran dan Pengakuan aktiva bukti_transfer pembayaran Tr_BBK Ms_AM 5.0 Membuat laporan pembelian dan penerimaan barang 6.0 Penyusutan aktiva tetap laporan_pembelian_dan_penerimaan_barang Manajer Pembelian pembayaran_biaya_perbaikan laporan_aktiva_tetap laporan_keuangan 7.0 Perbaikan aktiva tetap faktur_perbaikan 8.0 Penghapus an aktiva tetap 9.0 Membuat laporan aktiva tetap 10.0 Membuat laporan keuangan Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi Informasi Aktiva Tetap PT Triteguh Manunggal Sejati Sumber : Dikembangkan Penulis Dari Hasil Wawancara