BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM. mendapatkan suatu solusi. Berikut analisis masalah untuk Direktorat Jenderal

Transkripsi

1 69 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Umum Sebelum proses perancangan suatu aplikasi, perlu dilakukan analisis masalah untuk mendapatkan rumusan masalah yang ada dan usulan untuk mendapatkan suatu solusi. Berikut analisis masalah untuk Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan Tinjauan Instansi Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan, selanjutnya disingkat DJK, adalah salah satu unit di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang mempunyai tugas melaksanakan tugas merumuskan kebijakan di bidang Ketenagalistrikan. DJK memiliki banyak unit. Salah satu unit yang ada menangani masalah persuratan adalah Bagian Tata Usaha. Bagian Tata Usaha merupakan pusat dari persuratan yang menerima surat masuk maupun surat keluar lebih dari 100 buah setiap harinya. Karena sistem kerja yang dilakukan masih secara manual, dan surat yang demikian banyak, menyebabkan terjadinya penumpukan di ruang penyimpanan yang terbatas. Dalam hal pencarian surat atau surat yang dibutuhkan, akan memakan waktu cukup lama. Begitu juga bila ada surat yang harus segera dikonfirmasi pimpinan, namun pimpinan tersebut tidak ada di tempat, sehingga harus menunggu sampai 69

2 70 pimpinan tersebut ada di tempat untuk mengirimkan surat dan mendapat konfirmasi. Sistem informasi berbasis web merupakan sebuah solusi untuk mengatasi permasalahan yang terjadi di DJK. Karena sistem berbasis web mudah untuk diakses melalui sebuah jaringan dan browser. Sehingga dapat diakses dimanapun dan kapanpun oleh pengguna sisem tersebut serta dapat mendukung penyajian informasi yang lebih mudah sehingga pengambilan keputusan lebih cepat dan tepat. 3.2 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan Dirjen Sesditjen Dirpro Dirbinus Dirtek Kabag Rencana dan Laporan Kasubdit Penyiapan Program Tenaga Listrik Kasubdit Pengaturan dan Pengawasan Usaha Tenaga Listrik Kasubdit Standardisasi Ketenagalistrikan Kabag Keuangan Kasubdit Investasi dan Pendanaan Kasubdit Pelayanan dan Bimbingan Usaha Tenaga Listrik Kasubdit Kelaikan Teknik dan Keselamatan Kabag Hukum Kasubdit Kerja Sama Ketenagalistrikan Kasubdit Harga dan Subsidi Listrik Kasubdit Perlindungan Lingkungan Tenaga Listrik Kabag Umum dan Kepegawaian Kasubdit Informasi Ketenagalistrikan dan Penyertaan Modal Kasubdit Hubungan Komersial Tenaga Listrik Kasubdit Tenaga Teknik Kasubag Tata Usaha Kasubdit Listrik Perdesaan Kasubdit Perlindungan Konsumen Listrik Kasubdit Usaha Penunjang Ketenagalistrikan Gambar 3.1 Struktur organisasi Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan

3 71 Dari struktur organisasi yang ada pada Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan dapat dilihat dengan jelas hubungan masing-masing bagian dengan bagian lainnya. Untuk lebih jelasnya, tugas, wewenang, serta tanggung jawab maupun fungsinya diuraikan sebagai berikut : 1. Dirjen Sebagai level eselon 1, yang memiliki kewenangan untuk memberi perintah kepada level dibawahnya sampai ke semua pegawai yang berada di lingkungan Ditjen Ketenagalistrikan. 2. Sesditjen Sebagai level eselon 2, yang memiliki kewenangan untuk memberi perintah kepada level dibawahnya sampai ke Kabag dan Kasubag yang berada dibawah kewenangan Sesditjen. 3. Kabag Sebagai level eselon 3, yang memiliki kewenangan untuk memberi perintah kepada level dibawahnya sampai ke Kasubag yang berada dibawah kewenangan Kabag. 3.3 Prosedur Sistem Berjalan Pada bagian ini, akan diuraikan secara umum prosedur sistem yang ada pada Proses alur bisnis surat di Ditjen Ketenagalistrikan saat ini masih menggunakan sistem konvensional. Semuanya serba manual dari mulai proses pencatatan sampai dengan pendistribusian ke unit yang dituju, sedangkan untuk pengarsipan surat masih penyimpanan berupa hardcopy. Adapun proses bisnis persuratan saat ini, sebagai berikut :

4 72 1. Surat Masuk Pada proses penerimaan surat masuk ini diawali dari penerimaan surat masuk oleh staf bagian tata usaha dari internal maupun eksternal, kemudian dicatat ke dalam buku agenda, setelah dicatat kemudian diberi disposisi oleh kepala subbag tata usaha, kemudian surat didistribusikan ke unit yang dituju dengan mencatatnya di buku ekspedisi. 2. Surat Keluar Pada proses penerimaan surat keluar, diawali dengan permintaan nomor surat kepada Staf Tata Usaha dengan mencatatnya di buku agenda, setelah surat di beri nomor kemudian surat dikirim ke unit atau instansi yang dituju. 3. Disposisi Surat yang sudah didistribusikan ke unit, kemudian surat di beri disposisi lanjutan oleh pemberi disposisi. Setelah surat masuk didisposisi, kemudian surat diteruskan oleh sekretariat ke unit pengolah disposisi. Setelah itu surat diproses.

5 Permasalahan Terdapat beberapa permasalahan yang terjadi dalam proses pendistribusian surat, penomoran dan pencarian surat, yaitu: 1. Didalam proses pendistribusian surat, dalam satu surat yang berasal dari Dirjen yang ditujukan kepada dua atau lebih Sesditjen dan dari sesditjen ditujukan kembali ke beberapa Kabag dibawah perintah Sesditjen, maka satu dokmen tersebut harus difotocopy sebanyak Sesditjen yang dituju oleh Dirjen, sehingga akan menimbulkan pemborosan pada kertas dan juga waktu yang banyak terbuang, sehingga tidak efisien dalam penanganan surat masuk tersebut. 2. Dalam penomoran surat keluar sering terjadi kesalahan pada pemberian nomor urut, dikarenakan masih menggunakan sistem yang konvensional. Seperti terjadinya redudansi pada penomoran nomor urut surat. Selain dari kesalahan pemberian nomor urut juga kurang efisiennya dalam hal waktu, karena untuk pemberian nomor surat keluar, pembuat surat harus melalui sekretariat tata usaha untuk penomoran suratnya. 3. Pada pencarian surat atau surat membutuhkan waktu yang cukup lama, karena pencari surat harus membuka buku agenda dan meminta nomor urut surat untuk mencari surat keluar atau nomor agenda untuk surat masuk kepada sekretariat dan kemudian mencari surat tersebut ditempat penyimpanan file.

6 Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ada pada sistem persuratan diatas, maka diajukan alternatif pemecahan masalah, yaitu: 1. Komputerisasi untuk sistem persuratan untuk surat masuk, dan surat keluar dengan menggunakan program PHP. Dengan adanya program tersebut diharapkan mampu menyelesaikan permasalahan yang timbul pada sistem yang ada, karena pada program tersebut menggunakan komputer yang berbasis web, sehingga setiap pegawai dapat mengakses aplikasi tersebut dengan login pegawai tanpa harus melalui sekretariat. 2. Dan penyimpanan data yang digunakan tidak lagi menggunakan arsip, tetapi didalam sistem database, sehingga mudah untuk pencarian surat, juga tidak memakan banyak tempat ruang penyimpanan arsip surat. 3.6 Perancangan Sistem Usulan Pemodelan kebutuhan untuk sistem usulan dibuat dalam bentuk diagram use case, activity diagram, sequence diagram, class diagram.

7 Use Case Sistem Berjalan Gambar 3.2 Use Case Sistem Berjalan Tabel Skenario Use Case Diagram Sistem Berjalan Tabel 3.1 Skenario Mengagendakan Surat Masuk Use Case Actor Skenario Mengagendakan Surat Masuk Staf T.U, Staf/user Staf TU/ Staf mengagendakan surat masuk staf TU dan Staf/User mengagendakan surat yang masuk kedalam buku agenda surat masuk

8 76 Tabel 3.2 Skenario Mendistribusikan surat masuk Use Case Actor Skenario Mendistribusikan surat Masuk Staf T.U, Pimpinan Staf TU mendistribusikan surat masuk Staf TU mendistribusikan surat masuk ke pimpinan dengan mencatat nomor agenda dibuku exspedisi Tabel 3.3. Skenario Menyimpan Arsip Surat Masuk Use Case Actor Skenario Menyimpan Arsip Surat Masuk Staf T.U Staf TU menyimpan surat masuk Staf TU menyimpan arsip surat masuk ke dalam folder didalam lemari arsip Tabel 3.4 Skenario Mendisposisikan Surat Use Case Actor Skenario Mendisposisikan Surat Pimpinan Pimpinan mendisposisikan surat masuk Pimpinan mendisposisikan surat dengan menulis dilembar disposisi dan disampaikan oleh sekretariat TU kepada staf penerima disposisi. Tabel 3.5 Skenario Penomoran Surat Keluar Use Case Actor Penomoran Surat Keluar Staf, Staf TU

9 77 Skenario Staf melakukan permintaan nomor surat Staf melakukan permintaan nomor surat melalui Sekretariat T.U dan dicatat dibuku agenda surat keluar Tabel 3.6 Skenario Pengiriman Surat Keluar Use Case Actor Skenario Pengiriman Surat Keluar Staf, Sekretariat TU Staf melakukan pengiriman surat keluar Staf melakukan pengiriman surat keluar melalui Sekretariat TU Use Case Diagram Sistem Tata Persuratan Usulan Gambar 3.3 Use Case Sistem Tata Persuratan

10 Tabel Skenario Use Case Sistem Web Aplikasi Tata Persuratan Skenario use case sistem Aplikasi Tata Persuratan akan menjelaskan Skenario kejadian dari diagram use case diatas : Tabel 3.7 Skenario Login Use Case Actor Skenario Login Staf/admin, pimpinan Staf/admin, pimpinan melakukan login Staf/admin, pimpinan melakukan login untuk masuk ke sistem informasi tata persuratan Tabel 3.8 Skenario Pengguna Use Case Actor Pengguna Staf/Admin Staf/admin mengolah data pengguna Skenario Staf/admin melakukan pengolahan data pengguna yang disini merupakan pegawai dilingkungan DJK yang akan mengakses aplikasi sistem tata peruratan, setelah selesai melakukan penginputan kemudian disimpan ke basisdata. Tabel 3.9 Skenario surat masuk Use Case Actor Skenario Surat Masuk Staf/Admin Staf/admin mengolah data surat masuk Staf/admin melakukan penginputan data surat masuk mulai dari nomor surat sampai alamat surat yang dituju, setelah selesai melakukan penginputan kemudian disimpan ke basisdata.

11 79 Tabel 3.10 Skenario surat keluar Use Case Actor Skenario Surat Keluar Staf/Admin Staf/admin mengolah data surat keluar Staf/admin melakukan penginputan data surat keluar mulai dari pemberian nomor surat sampai alamat surat yang dituju, setelah selesai melakukan penginputan kemudian disimpan ke basisdata. Tabel 3.11 Skenario Disposisi Use Case Actor Skenario Disposisi Pimpinan Pimpinan memberikan disposisi pada staf Pimpinan menginput disposisi yang ditujukan kepada staf yang dituju. setelah selesai melakukan penginputan kemudian disimpan ke basisdata.

12 Activity Diagram Sistem Usulan Gambar Activty Diagram Login Gambar 3.4. Activty Diagram Login

13 Gambar 3.5 Activity Diagram Pengagendaan Surat 81

14 82 Gambar Activty Diagram Data Pengguna Gambar 3.6 Activity Diagram Data Pengguna 3.9 Activity Diagram Sistem Usulan Tabel 3.12 Activity Diagram Login Nama Activity Aktor Activty Diagram Login Admin,, User Admin dan user melakukan Login untuk masuk ke menu utama, dengan mamasukan username dan password, bila

15 83 login berhasil maka akan masuk ke menu utama ke sistem persuratan. Tabel 3.13 Activity Diagram Pengagendaan Surat Nama Activity Aktor Activty Diagram Pengagendaan Surat Staf Tata Usaha Admin melakukan Login dan masuk ke menu utama admin, kemudian memilih menu agenda surat. selanjutnya admin memasukan data surat ke dalam form agenda surat. setelah data dimasukan, klik tombol simpan untuk kemudian diolah kedalam database. Sistem akan menampilkan data tersebut. Tabel 3.14 Activity Diagram Data Pengguna Nama Activity Aktor Activty Diagram Data Pengguna Staf Tata Usaha Admin melakukan Login dan masuk ke menu utama admin, kemudian memilih menu data pegawai. selanjutnya admin memasukan data surat ke dalam form data pegawai. setelah data dimasukan, klik tombol simpan untuk kemudian diolah kedalam database. Sistem akan menampilkan data tersebut.

16 Sequence Diagram Sistem Tata Persuratan Gambar 3.7 Sequence Diagram Login Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Masuk

17 85 Gambar 3.9 Sequence Diagram Surat Keluar Gambar 3.10 Sequence Diagram Disposisi

18 86 Gambar 3.11 Sequence Diagram Data Pegawai Gambar 3.12 Sequence Diagram Data Pengguna

19 87 Gambar 3.13 Sequence Diagram Data Jabatan 3.11 Sequence Diagram Sistem Tata Persuratan Tabel 3.15 sequence diagram login Nama Sequence Aktor Sequence Diagram Login Admin/staf Admin atau staf membuka form login, kemudian memasukan username dan password, jika benar maka akan masuk kedalam menu utama Tabel 3.16 sequence diagram surat masuk Nama Sequence Sequence Diagram surat masuk

20 88 Aktor Admin/user Admin atau user masuk ke menu utama dan membuka form surat masuk. surat masuk diinput datanya dan mengupload surat yang sudah discan, kemudian data disimpan di sistem database, data surat masuk terkirim otomatis ke tujuan surat. Tabel 3.17 Nama Sequence Aktor sequence surat keluar Sequence Diagram surat keluar Admin/user Admin atau user masuk ke menu utama dan membuka form surat keluar, kemudian menginput data surat, kemudian surat dikirm ke unit yang dituju melalui sistem persuratan. Tabel 3.18 sequence diagram disposisi Nama Sequence Aktor Sequence Diagram disposisi Pimpinan Pimpinan masuk ke menu utama dan membuka form surat masuk, buka kotak surat masuk. Kemudian Input disposisi kepada user. Tabel 3.19 sequence diagram data pegawai Nama Sequence Aktor Sequence Diagram disposisi Admin/staf

21 89 Admin masuk ke menu pegawai dan membuka form tambah pegawai. Kemudian Input data pegawai. Tabel 3.20 sequence diagram data pengguna Nama Sequence Aktor Sequence Diagram disposisi Admin/staf Admin masuk ke menu pengguna dan membuka form tambah pengguna. Kemudian Input data pengguna. Tabel 3.21 sequence diagram data jabatan Nama Sequence Aktor Sequence Diagram disposisi Admin/staf Admin masuk ke menu jabatan dan membuka form tambah jabatan. Kemudian Input data jabatan.

22 Class Diagram Sistem Tata Persuratan Gambar 3.14 Class Diagram Sistem Persuratan

23 Spesifikasi Basis Data 1. Nama Database : db_surat_djk Nama Tabel Primary Key : tb_admin user : id Tabel 3.22 Spesifikasi Tabel admin user Attribut Tipe Data Length Keterangan Id int 11 Id Username varchar 200 User name Password Varchar 200 password kode_user Varchar 200 Kode user Klasifikasi Int 11 klasifikasi Level Int 11 level 2. Nama Database : db_surat_djk Nama Tabel Primary Key : tb_pegawai : NIP Tabel 3.23 Spesifikasi Tabel Pegawai Attribut Tipe Data Length Keterangan Nip Varchar 20 nip Password Varchar 200 password Nama Varchar 100 Nama Golongan Golonganpangkat Varchar 50 pangkat Id_jabatan Int 11 tugas isactive Varchar 45 isactive

24 92 3. Nama Database : db_surat_djk Nama Tabel Primary Key : tb_jabatan : id Tabel 3.24 Spesifikasi Tabel Jabatan Attribut Tipe Data Length Keterangan id Int 11 Id nama_jabatan Varchar 100 Nama jabatan alias Varchar 200 Alias parent Int 11 parent onbehalf Int 11 On behalf level Int 11 Level isactive Varchar 45 Is active type Varchar 255 Type 4. Nama Database : db_surat_djk Nama Tabel Primary Key : tb_surat masuk : id Tabel 3.25 Spesifikasi Tabel surat masuk Attribut Tipe Data Length Keterangan id Bigint 20 Id no_surat Varchar 45 Nomor surat tgl_surat Date () Tgl surat tgl_diterima Date () Tgl diterima asal_surat Varchar 100 Asal surat pengirim_surat Varchar 100 Pengirim surat perihal Varchar 200 Perihal id_naskahdinas Int 11 Id naskah dinas id_jenissurat Int 11 Id jenis surat id_sifatsurat Varchar 30 Id sifat surat datecreated datetime () Date created

25 93 dateupdated datetime () Date updated updateby Varchar 50 Update by createby Varchar 50 Created by isactive tinyint 1 Is active islocked Tinyint 1 Is locked isinternal Tinyint 1 Internal id_suratkeluar Int 11 Id surat keluar hasdisposisi Tinyint 1 Hasil disposisi perlakuansurat Varchar 255 Perlakuan surat fname Varchar 255 name 5. Nama Database : db_surat_djk Nama Tabel Primary Key : tb_surat keluar : Id Tabel 3.26 Spesifikasi Tabel Surat Keluar Attribut Tipe Data Length Keterangan id Int 11 Id tgl_surat date () Tgl surat no_surat Varchar 50 Nomor surat asal_surat Bigint 20 Asal surat perihal Varchar 200 perihal id_pejabatapproval Bigint 20 Id pejabat approval isapproved Tinyint 1 Approved approvalremark Text () Approval remark datecreated datetime () Date craeted dateupdated datetime () Date updated updateby Varchar 50 Updated createby Varchar 50 Created isactive Tinyint 1 Active islocked Tinyint 1 Locked id_naskahdinas Int 11 Id naskah dinas id_jenissurat Int 11 Id jenis surat sifatsurat Varchar 30 Sifat surat

26 94 isinternal Tinyint 1 Internal perlakuansurat Varchar 11 Perlakuan surat no_urut Int 11 Nomor urut fname Varchar 255 name 6. Nama Database : db_surat_djk Nama Tabel Primary Key : tb_disposisi : Id Tabel 3.27 Spesifikasi Tabel Disposisi Attribut Tipe Data Length Keterangan id bigint(20) 20 Id id_suratmasuk bigint(20) 20 Id surat masuk no_disposisi varchar(50) 50 Nomor disposisi asal_disposisi bigint(20) 20 Asal disposisi sifatdisposisi int(11) 11 Sifat disposisi isi_disposisi text () Isi disposisi datecreated datetime () Date created dateupdated datetime () Date updated updateby varchar(50) 50 Updated by isactive tinyint(1) 1 Is active islocked tinyint(1) 1 Is locked parent bigint(20) 20 Parent no_urut int(11) 11 Nomor urut

27 95 7. Nama Database : db_surat_djk Nama Tabel Primary Key : tb_pengguna : username Tabel 3.28 Spesifikasi Tabel pengguna Attribut Tipe Data Length Keterangan username Int 2 Id Password int 20 Id surat masuk Confirm_password int 20 Id disposisi Klasifikasi int 11 Id jabatan Nama_pegawaai varchar 100 Tujuan lainnya

28 Rancangan Layar Gambar 3.15 Rancangan Interface Aplikasi Tata Persuratan Keterangan gambar: 1. Header Header berfungsi informasi mengenai institusi dan penjelasan mengenai sistem/aplikasi. 2. Menu menu berfungsi untuk menempatkan menu mempermudah fungsi-fungsi aplikasi. 3. Content Content berfungsi untuk menempatkan tampilan form atau isi dari suatu aplikasi. 4. Footer Berfungsi untuk menempatkan informasi mengenai institusi

29 Halaman login 1. Form Login Nama Aplikasi Input Username HEADER Username Password LOGIN Input Password Tombol Login Gambar 3.16 Rancangan Halaman Login Masukkan Username dan Password dengan Benar, kemudian klik tombol Login.

30 98 2. Menu Utama Informasi nama institusi Kotak Notifikasi Nama Instansi Surat Masuk Surat Keluar Disposisi Surat Help Logout Beranda Beranda Manajemen Surat >> Entry Agenda Surat >> Lihat/Edit Surat Masuk Surat Masuk >> Kotak Masuk >> Kotak Arsip Penerima Surat Keluar >> Entry Surat Keluar >> Daftar Surat Keluar menampilkan isi/konten dari suatu aplikasi Menu Utama Disposisi >> Disposisi Masuk >> Kotak Masuk >> Disposisi Keluar Setting >> Ganti Password Gambar 3.17 Rancangan Halaman MenuUtama

31 Manajemen Surat 1. Surat Masuk Gambar 3.18 Rancangan Entry Surat Masuk

32 Disposisi Gambar 3.19 Rancangan Entry Disposisi

33 Entry Surat Keluar Gambar 3.20 Rancangan Entry Surat Keluar