BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan Membahas kearsipan tentunya tidak akan lepas dari istilah arsip. Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan Pengertian Arsip Menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 mengenai kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (dalam anri.go.id). Menurut Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan (dalam Sugiarto, 2005:5), Arsip (record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai dokumen, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula. Yang termasuk sebagai arsip itu misalnya : surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Sedangkan menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Perkantoran Modern (dalam Sugiarto, 2005:4), Administrasi Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. 5

2 Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang memuat keterangan atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat dan disimpan secara sistematis agar cepat ditemukan kembali apabila diperlukan Pengertian Kearsipan Menurut kamus Administrasi, kearsipan (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Sedangkan menurut Quible (2005:475), filing is activities involved in getting ready to and placing a document in the appropriate folder. Kearsipan adalah kegiatan yang menyiapkan dan menempatkan dokumen ke dalam folder yang sesuai. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah kegiatan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen secara sistematis dan disimpan pada folder yang sesuai agar dapat ditemukan kembali secara cepat. 2.2 Jenis-Jenis Arsip Menurut Sugiarto (2005:10) jenis-jenis arsip dapat dibedakan beberapa jenis arsip: 1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu: a. Arsip Kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya. b. Arsip Keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar. c. Arsip Pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya. 6

3 d. Arsip Pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya. 2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi: a. Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya. b. Pita rekaman c. Mikrofilm d. Disket e. Compact Disc (CD) 3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunannya. Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu: a. Arsip bernilai Informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya. b. Arsip bernilai Administrasi, contoh: ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai, dan sebagainya. c. Arsip bernilai Hukum, contoh: akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya. d. Arsip bernilai Sejarah, contoh: laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto peristiwa, dan sebagainya. e. Arsip bernilai Pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya. 7

4 4. Arsip menurut Sifat Kepentingannya Penggolongan ini lebih didasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu: a. Arsip Tidak Berguna (nonesensial), contoh: surat undangan, memo, dan sebagainya. b. Arsip Berguna, contoh: presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya. c. Arsip Penting, contoh: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya. d. Arsip Vital, contoh: akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijasah, dan sebagainya. 5. Arsip menurut Fungsinya Penggolongan ini lebih didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu: a. Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. b. Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 6. Arsip menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya Penggolongan ini didasarkan pada tempat atau tingkat pengelolaannya, dan sekaligus siapa yang bertanggungjawab. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan menjadi; a. Arsip Pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah: Arnas Pusat di Jakarta. b. Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah: Arnas Daerah di Ibukota Propinsi. 8

5 7. Arsip menurut Keasliannya Penggolongan ini didasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan: a. Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama. b. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli. c. Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli. d. Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli. 8. Arsip menurut Kekuatan Hukum Penggolongan ini didasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu: a. Arsip Otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (buka photocopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. b. Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa photocopy, film mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya. 2.3 Peranan Arsip Arsip memiliki peranan sebagai pusat ingatan sebagai informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, 9

6 pengambilan keputusan pembuat laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip memiliki peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi. Menurut Sugiarto (2005:9) fungsi arsip yaitu: 1. Arsip sebagai Sumber Ingatan atau Memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasiinformasi yang terekam dalam arsip tersebut. 2. Sebagai Bahan Pengambilan Keputusan Pihak Manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media, baik media elektronik ataupun non elektronik. 3. Sebagai Bukti atau Legalitas, arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legaitas atau bukti-bukti apabila diperlukan. 4. Sebagai Rujukan Historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi. 10

7 Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008:43) mengatakan bahwa sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai: 1. Alat utama ingatan organisasi. 2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. 2.4 Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. (Barthos, 2007:12) Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaran kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut (Sedarmayanti, 2008:43) : 1. Menerima arsip. 2. Mencatat arsip. 3. Mendistribusikan arsip sesuai kebutuhan. 4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu. 5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. 6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip. 11

8 7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain. 2.5 Pentingnya Sistem Kearsipan yang Baik Untuk memahami kegiatan kearsipan yang baik, diperlukan pemahaman prinsipprinsip dalam kegiatan kearsipan. Prinsip dalam pengelolaan arsip yang baik, adalah: Pengelolaan arsip sedikit mungkin Pengelolaan arsip yang benar-benar bermakna atau berguna Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana Pengelolaan arsip yang mudah, cepat dan tepat dalam penemuan kembali. Menurut Sugiarto (2005:19), faktor faktor yang menentukan sistem kearsipan yang baik adalah 1. Kepadatan; faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan penyimpanan arsip dapat efisiensi penggunaan ruang kantor. 2. Mudah dicapai; aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan dalam kegiatan pengelolaan arsip. File cabinet/almari penyimpanan harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah untuk menyimpan surat-surat ataupun mengambil arsip. Dengan mudah dicapai maka efisiensi tenaga dapat diwujudkan. 3. Kesederhanaan; faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem penataa arsip dapat dimengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas, atau pegawai pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip hanya dikarenakan seseorang tidak mengetahui bagaimana harus mencarinya. 4. Keamanan; faktor keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam 12

9 hal ini harus menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek keamanan. 5. Kehematan; faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan perluasan sistem penyimpanan dimasa yang akan datang. 6. Elastisitas; faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan perluasan sistem penyimpanan dimasa yang akan datang. 7. Penyimpanan dokumen seminimalnya; faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar bernilai. 8. Keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala (heading). 9. Dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun hal demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan. 10. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dan tepat dengan kebutuhan. Dengan demikian pemilihan sistem harus benar-benar didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara efektif. 2.6 Sistem Pengorganisasian Arsip Menurut Amsyah (2005:16) sistem pengorganisasian dibagi menjadi 3 (tiga) macam yaitu sebagai berikut: 1. Sentralisasi Sistem sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Akan tetapi, sentralisasi arsip yang murni agak sukar diterapkan, sebab begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahannya. Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. 13

10 Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat diseragamkan. Adapun kerugian dari sentralisasi arsip adalah: Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. 2. Desentralisasi Semua kegiatan desentralisasi arsip seperti pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing (Amsyah, 2005:18). Keuntungan desentralisasi arsip adalah: Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masingmasing. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik. Kerugian desentralisasi arsip adalah: Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan. 14

11 Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan. 3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Sistem ini adalah sistem kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Kombinasi ini dapat mengatasi kelemahan-kelemahan dari kedua cara sistem tersebut dapat teratasi. Dalam pengorganisasian arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip. 2.7 Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai tujuan manajemen arsip, maka perusahaan harus mengetahui siklus hidup arsip. Creation Utilization Storage Retrieval Disposition Sumber: Quible (2005) Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip 15

12 Pada umumnya setiap jenis akan melewati siklus hidup (Nuraida, 2008:93), yaitu sebagai berikut. 1. Tahap Penciptaan Pada tahap ini dokumen diciptakan/dibuat, lalu digunakan sebagai media penyampai informasi atau dasar dalam pengambilan keputusan. Pada tahap ini dokumen belum dapat dikategorikan sebagai arsip. 2. Tahap Penggunaan Meskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih diperlukan untuk waktu yang akan datang. Pada tahap ini dokumen dapat dikategorikan sebagai arsip. 3. Tahap Penyimpanan Aktif Arsip yang masih sering dipergunakan dalam berbagai kegiatan perusahaan disimpan di tempat penyimpanan dengan status aktif. 4. Tahap Pemindahan menjadi Pemindahan In-aktif Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan perusahaan, tetapi masih perlu disimpan apabila sewaktu-waktu ada kebutuhan yang relevan dengan kegiatan saat ini. Arsip tersebut kemudian dipindahkan menjadi arsip in-aktif. 5. Tahap Pemusnahan atau Pemindahan menjadi Arsip Historis Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna lagi bagi kegiatan perusahaan. Dengan pertimbangan dan alasan tertentu arsip yang tidak terpakai tetap disimpan sebagai arsip kuno, misalnya karena alasan historis. Kelima tahap ini hendaknya dilalui oleh setiap jenis arsip. Bila salah satu atau beberapa tahap di atas kurang mendapat penanganan yang serius/tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif pula. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak hanya menyangkut bagaimana cara menyimpan arsip dengan baik, tapi 16

13 mencakup hal-hal yang lebih signifikan mulai dari penciptaan sampai pemusnahaan arsip. 2.8 Sistem Penyimpanan Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan (Sugiarto, 2005:51). Sedangkan menurut Barthos (2007:43) filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan dokumen bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Dan menurut Amsyah (2005:71), sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bersama arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan arsip agar mudah ditemukan dengan cepat sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad (sistem nama), sistem numerik, sistem geografis, sistem subjek, dan kronologis. Dibawah ini penjelasan mengenai jenis-jenis penyimpanan arsip menurut Amsyah (2005:72) Sistem Abjad Sistem abjad adalah suatu sistem filing (penyimpanan dan penerimaan kembali) berdasarkan abjad. Sehingga cara menyimpan arsip tersebut diurutkan menurut abjad, yaitu dari huruf A sampai Z. Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena: 17

14 1. Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen. Sehingga dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama orang atau lembaga. 2. Dokumen-dokumen dari nama yang sama, akan berkelompok di bawah satu nama dan satu tempat. 3. Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang bervariasi. 4. Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menerima dan menyimpan dokumen yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga isi dokumen lebih cenderung mengenai masalah yang sama (misalnya: produksi, keuangan, dsb). Untuk situasi tersebut susunan nama lebih membantu. 5. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun. Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah: 1. Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana. 2. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu. 3. Surat masuk dan pertinggal dari surat-keluar disimpan bersebelahan dalam satu map. 4. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan indeks. Karena itu disebut sebagai sistem langsung. 5. Susunan guide dan folder sederhana. 6. Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan. 7. Dapat juga mempunyai file campuran. Kerugian dari sistem penyimpanan abjad: 1. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau nama panggilan, tetapi harus melalui belakang (last-name). 18

15 2. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpanan. 3. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing. 4. Harus mempergunakan Peraturan Mengindeks, sehingga diperlukan pemahaman tentang peraturan mengindeks. Mengenai contoh penataan arsip berdasarkan sistem nomor dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini. Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.2 Contoh Penyimpanan Sistem Abjad Sistem Nomor Sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem-nomor (numeric filing system). Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan arsip disasarkan kepada nama, sistem 19

16 nomor pun penyimpanan arsip didasarkan kepada nama, hanya nama di sini diganti dengan kode nomor (Amsyah, 2005:100). Sistem nomor sering disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system), karena sistem nomor sulit diingat maka digunakan juga alat bantu yang disebut indeks. Berikut adalah contoh klasifikasi arsip yang dapat dilihat pada tebel 2.1. Tabel 2.1 Contoh Klasifikasi Arsip Pola Klasifikasi Arsip 000 UMUM 010 Urusan Dalam 011 Gedung Kantor 012 Rumah Dinas 013 Listrik dan Telepon 020 Peralatan 030 Penelitian 040 Perencanaan 100 KEPEGAWAIAN 110 Pengadaan 120 Mutasi 130 Kedudukan 140 Kesejahteraan Pegawai 200 KEUANGAN 210 Gaji 220 Biaya Perjalanan Sumber: Sedarmayanti (2009) Keuntungan dari pemakaian sistem nomor ini adalah: 1. Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda. 2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja. 3. Perluasan nomor tidak terbatas. 20

17 4. Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks. 5. Indeks memuat seluruh nama koresponden. Sedangkan kerugian pemakaian sistem nomor adalah: 1. Filing tidak langusng. 2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri. 3. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan Peraturan Mengindeks. 4. Ongkos agak tinggi. Mengenai contoh penataan arsip berdasarkan sistem nomor dapat dilihat pada gambar 2.2 berikut ini. Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.3 Contoh Penyimpanan Sistem Nomor Sistem Geografis Menurut Amsyah (2005:124) sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat. Sistem geografis ini 21

18 dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Adapun keuntungan dan kerugian dari pemakaian sistem geografis diantaranya sebagai berikut: Keuntungan dari sistem geografis adalah: 1. Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui. 2. Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks. Kerugian dari sistem geografis adalah: 1. Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah. 2. Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas abjad untuk indeks. 3. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang. 4. Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik. Mengenai contoh penataan arsip berdasarkan sistem nomor dapat dilihat pada gambar 2.3 berikut ini. 22

19 Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.4 Contoh Penyimpanan Sistem Geografis Sistem Subjek Menurut Amsyah (2005:148) sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat atau subjek. Sistem subjek ini memiliki keuntungan dan kelebihan sebagai berikut: Keuntungan dari sistem subjek adalah: 1. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan. 2. Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama. Sedangkan kerugian dari sistem subjek adalah: 1. Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali. 2. Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang digunakan tidak dibatasi. 23

20 3. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman. 4. Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan berbagai subjek dan informasi yang terkait. 5. Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek, sehingga hal itu dapat mempersulit penemuan arsip. Mengenai contoh penataan arsip berdasarkan sistem nomor dapat dilihat pada gambar 2.4 berikut ini. Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.5 Contoh Penyimpanan Sistem Subjek Sistem Kronologis Menurut Amsyah (2005:83) sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim ke luar. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Adapun keuntungan dan kerugian dari sistem kronologis sebagai berikut: 24

21 Keuntungan sistem kronologis adalah: 1. Mudah dilaksanakan. 2. Susunan dan urutan guide sederhana. 3. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan. Kerugian dari sistem kronologis adalah 1. Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak. 2. Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak diketahui. 3. Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya. Mengenai contoh penataan arsip berdasarkan sistem nomor dapat dilihat pada gambar 2.5 berikut ini. Sumber: Nuraida (2008) Gambar 2.6 Contoh Penyimpanan Sistem Kronologis 2.9 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan (Filing Supplies) Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. (Amsyah, 2005:178) 25

22 2.9.1 Kriteria Pemilihan Peralatan Menurut Amsyah (2005:178) terdapat beberapa kriteria yang pelu dipertimbangkan sebelum memilih peralatan: 1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik, dan nilainya. 2. Frekuensi penggunaan arsip. 3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif. 4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi). 5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya. 6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif. 7. Bentuk organisasi. 8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan Tipe Peralatan Penyimpanan Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak menurut Amsyah (2005:179) dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu: 1. Alat penyimpanan tegak (vertical file). 2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file). 3. Alat penyimpanan berat (power file). Penjelasan mengenai masing-masing alat penyimpanan akan diuraikah berikut ini: 1. Alat Penyimpanan Tegak (Vertical File) Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar dapat terdiri dari 2 laci, 4 laci, 5 laci atau 6 laci. Ada dua macam almari arsip yaitu, almari arsip untuk diisi dengan folder biasa dan almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk 26

23 gantungan folder. Berikut adalah contoh gambar filing cabinet dapat dilihat pada gambar 2.6. Sumber: Gambar 2.7 Filing Cabinet Sumber: Gambar 2.8 Rotatory Filing System 27

24 2. Alat Penyimpanan Menyamping (Lateral File) Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci. Dengan demikian file ini dapat lebih menghemat tempat dibanding dengan file kabinet. Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih mempercepat penemuan daripada penyimpanan dalam kotak karton di rak terbuka. Berikut adalah contoh dari rak terbuka (gambar 2.8) Sumber: Gambar 2.9 Rak Arsip Terbuka 3. Alat Penyimpanan Elektrik (Power File) File elektrik terdiri dari 3 (tiga) model dasar, yaitu: a. File kartu, yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir dengan ukuran tertentu. b. File struktural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip. c. File mobil (file bergerak). 28

25 Berikut ini adalah contoh dari alat penyimpanan elektrik (power file) dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Sumber: Gambar 2.10 File Kartu Sumber: Gambar 2.11 File Struktural 29

26 2.9.3 Perlengkapan Penyimpanan a. Penyekat Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. Arsip ini umumnya dalam bentuk kartu-kartu, sehingga tidak perlu dimasukkan dalam map. Pada penyekat ditempelkan label yang berisikan kata tangkap sebagai penunjuk (guide) sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan. b. Map (Folder) Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah dan jenis dokumen di dalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan pilihan. Folder gantung yang diletakkan menggantung pada tempat gantungan yang terdapat pada kedua pinggir laci file biasa, menyimpan dokumen agar tetap bersih dan rata, dapat dimuat banyak, dan tidak memerlukan penyekat sebagaimana pada folder biasa (map letak) yang hanya terletak berdiri pada laci. Berikut adalah contoh map, dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.12 Folder 30

27 c. Penunjuk (Guide) Penunjuk memiliki fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label (tab) yang menjorok ke atas dibuat dalam berbagai bentuk yang disebut tonjolan. (gambar 2.12) Sumber: Amsyah (2005) Gambar 2.13 Contoh Penunjuk (Guide) d. Kata Tangkap Kata tangkap adalah judul yang terdapat pada tonjolan. Sebagaimana disebutkan pada istilahnya, kata tangkap tunggal berarti bahwa hanya terdapat satu huruf atau satu kombinasi huruf pada tiap tonjolan. Dan disebut kata tangkap pasangan bilamana kata tangkap tersebut menunjuk pengertian mulai huruf ini sampai dengan huruf itu atau mulai kata ini sampai dengan kata itu. e. Alat Bantu Kearsipan Label-label untuk laci, penyekat, dan folder tersedia dalam berbagai model. Mereka tersedia dalam bentuk tercetak atau kosong, sudah dengan lem dan tidak. Bermacam warna tersedia untuk keperluan penggolongan dan pengelompokkan. Untuk memudahkan persiapan, label-label tersebut digulung dalam bentuk rol di dalam bungkus khusus sesuai dengan rol mesin tulis. 31

28 Sedarmayanti dalam Nuraida (2007: ) menambahkan bahwa perlatan dan perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip adalah: 1. Filing cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai dua sampai lima laci. 2. Hang map (map gantung), adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing cabinet, dan berfungsi untuk meletakkan tab. Dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.14 Map Gantung 3. Schnelchecter map, adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan. Dapat dilihat pada gambar

29 Sumber: Gambar 2.15 Schnelchecter map 4. Folder (sampul arsip), adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi dengan tab/tonjolan untuk menempatkan kode arsip. 5. Tickler file (berkas penyekat), adalah alat atau kotak kecil berukuran kurang lebih 10x15cm yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau kartu-kartu peminjaman arsip, di mana cara penyusunan penyimpanan arsip tersebut sama dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal dan sistem lainnya. Dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.16 Tickler File 33

30 6. Ordner, adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperforator/dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut. 7. Letter tray (baki surat), adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan/menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. Dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.17 Letter Tray 8. Safe keeping document (brankas), adalah lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Brankas biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting/rahasia. Dapat dilihat pada gambar

31 Sumber: Gambar 2.18 Brankas 9. Rak buku (lemari terbuka), adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner. 10. Lemari arsip, adalah lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan ordner. 11. Visible record cabinet, adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun untuk disimpan dan dijepit di dalam laci atau bak, kemudian disusun dalam satu cabinet. Dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.19 Visible Record Cabinet 35

32 12. Compact rolling shelving (rool-o-pact/lemari geser) adalah lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah. Dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.20 Compact Rolling Shelving 13. Rotary filing system, adalah sistem file bertingkat (vertikal) yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna, berpola tingkat, berbentuk bundar serta dapat berputar untuk mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan. Memakai sistem pintu bergeser ke dalam sehingga tidak menyita tempat. 14. Mobiplan filing system, adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu, map cetakan, dan lain-lain secara vertikal/digantungkan. Alat ini mudah dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan roda sehingga mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas. 36

33 15. Vertical plan filing system. adalah lemari yang terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal/digantungkan. Dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.21 Vertical Plan Filing System 16. Data plan tray filing system (kardek), adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, atau kombinasi keduanya. Alat ini mudah disesuaikan dengan ruangan yang tersedia. 17. Retrix, adalah alat penyimpan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan sehingga jika nomor arsip yang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul di antara permukaan arsip lainnya. 37

34 18. Memory writer (mesin tik elektronik), adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas. Untuk menyimpan/menemukan kembali data yang diperlukan, maka kunci tertentu harus ditekan. Dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.22 Mesin Tik Elektronik 19. Microfilm, adalah suatu alat untuk memproses fotografi di mana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.23 Microfilm 38

35 20. Computer, adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Dapat dilihat pada gambar Sumber: Gambar 2.24 Computer 2.10 Prosedur Penyimpanan Menurut Amsyah (2005:62) prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu arsip. Terdapat 2 (dua) macam penyimpanan, yaitu penyimpanan arsip yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan arsip yang sudah diproses (file tetap). 1. Penyimpanan Sementara (File Pending) File pending adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya 39

36 dan 31 map bulan berikutnya lagi. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan. 2. Penyimpanan Tetap (Permanent File) Penyimpanan tetap terdiri dari langkah-langkah atau prosedur penyimpanan sebagai berikut: a. Pemeriksaan Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsiparsip bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap lainnya, surat akan disimpan. Dalam mengindeks penentuan kata-tangkap tergantung sistem penyimpanan yang dipergunakan. Seperti pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, nama tempat asal surat kata tangkap dari sistem geografis. c. Memberi Tanda Langkah ini sering disebut dengan pengkodean, dilakukan dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan. Dengan adanya tanda tersebut maka surat mudah disortir dan disimpan. d. Menyortir Menyortir adalah mengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini biasanya digunakan khusus untuk jumlah volume arsip yang banyak, sehingga memudahkan penyimpanan dalam hal mengelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. 40

37 e. Menyimpan Langkah terakhir adalah menyimpan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Dalam langkah ini terdapat 4 (empat) sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan yaitu sistem abjad, geografis, subjek dan numerik. Sistem penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai. 2.11Prosedur Penemuan Kembali Menurut Wursanto (2004) prosedur penemuan kembali arsip adalah langkahlangkah dalam menemukan arsip yang telah disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa dan bagaimana cara mengambilnya. Prosedur pencarian kembali arsip adalah langkah-langkah atau tata cara bagaimana suatu arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali dalam waktu yang cepat dan tepat (Amsyah, 2003). Dapat disimpulkan bahwa prosedur penemuan kembali arsip adalah langkahlangkah bagaimana suatu arsip yang telah disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun sistem apa dan bagaimana cara mengambilnya dalam waktu yang cepat dan tepat. Permintaan Arsip Kata Tangkap Kode Penyimpanan Tempat Penyimpanan Sumber: Amsyah (2003) Gambar 2.25 Prosedur Penemuan Kembali 41

38 Penggunaan sistem penyimpanan yang baik dan sistematis akan memudahkan penemuan kembali. Berikut adalah langkah-langkah prosedur penemuan kembali arsip: 1. Permintaan Arsip Adanya pihak-pihak di dalam organisasi atau perusahaan yang membutuhkan informasi yang terkandung dalam arsip, misalnya pimpinan perusahaan membutuhkan arsip pegawai untuk menentukan kenaikan pangkat pegawai yang bersangkutan. 2. Penentuan Kata Tangkap Setelah adanya permintaan arsip, langkah selanjutnya adalah menentukan kata tangkap dari arsip yang dibutuhkan. Kata tangkap (caption word) dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, perihal, wilayah, dan waktu. Penentuan kata tangkap tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan. 3. Penentuan Kode Penyimpanan Setelah menentukan kata tangkap, langkah selanjutnya adalah menentukan kode penyimpanan. Kode penyimpanan tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan misalnya untuk sistem subjek berkode, kode penyimpanan berupa kode klasifikasi. 4. Pencarian ke Tempat Penyimpanan Apabila kata tangkap telah diketahui, tahap akhir adalah mencari arsip ke tempat penyimpanan arsip sesuai dengan kode penyimpanan. 42

39 Sedangkan langkah-langkah penemuan kembali arsip menurut Quible (2001:460) adalah berikut: adalah: Record retrieval, which refers to the activities involved in locating and removing tangible records from the files, involves the following steps: (1) the individual who desires a record fills out a request slip, which is transported to the central storage facility (as organizations install systems, the request more than likely will be sent as an message); (2) the requisition clerk approves the request and asks the file clerk retrieve the record; (3) the record is transported either by messenger or by a mechanical device to the individual making the request; and (4) the record is returned to the central storage area when no longer needed. Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan bahwa langkah penemuan kembali Penemuan kembali merupakan aktivitas dalam mencari dan menghapus arsip dari tempat penyimpanannya. Adapun tahapan-tahapan dalam penemuan kembali arsip sebagai berikut: 1. Individu yang menginginkan arsip untuk mengisi slip permintaan, yang dikirim ke fasilitas pusat penyimpanan arsip (sebagai organisasi untuk menginstal sistem , apabila permintaan lebih besar kemungkinan akan dikirim melalui pesan ). 2. Permintaan arsip diterima oleh petugas penerima arsip dan meminta petugas penyimpanan arsip untuk mencari arsip yang dicari. 3. Arsip yang ditemukan akan dikirim baik melalui alat elektronik maupun secara manual kepada individu yang meminta arsip tersebut. 4. Arsip yang sudah dipinjam, kemudian dikembalikan ke pusat penyimpanan arsip. 2.12Prosedur Peminjaman Arsip Pada dasarnya penyimpanan arsip atau dokumen dilakukan, karena arsip atau dokumen tersebut nantinya akan digunakan kembali. Arsip atau dokumen sudah pasti akan keluar dari tempat penyimpanannya. Oleh karena itu diperlukan pengendalian 43

40 yang baik, karena keluarnya arsip memiliki peluang untuk hilang atau tidak diketahui keberadannya. Keluarnya arsip atau dokumen tersebut karena dipinjam oleh pihak lain, baik sesama karyawan, pimpinan ataupun yang lain. Agar meminimalisir hilangnya arsip yang dipinjam oleh pihak lain, perusahaan sebaiknya mencatat surat yang akan dipinjam tersbut dengan mencatatnya. Pencatatan dapat digunakan dengan buku peminjaman atau dengan Formulir peminjaman. Menurut Sugiarto (2005:96) penggunaan buku peminjaman, diperlukan peminjaman buku yang mencakup data-data tentang peminjaman arsip. Data yang diperlukan berupa: tanggal peminjaman, identitas peminjaman, data arsip yang dipinjam, lama peminjaman, tanda tangan peminjam, tanggal kembali, tanda tangan penerima arsip. Berikut contoh format dalam buku peminjaman dapat dilihat pada tabel 2.2. Tabel 2.2 Contoh Format Buku Peminjaman Data Arsip yang Tanda Tanda Tgl Lama Tgl. No. Pinjam Tangan Tangan Pinjam Pinjam Kembali Indeks Subyek Peminjam Penerima Sumber: Sugiarto (2005) Pencatatan menggunakan buku peminjaman ini akan lebih efektif apabila frekuensi peminjaman tidak terlalu tinggi, dan jumlah peminjam tidak terlalu banyak. Sedangkan apabila frekuensi peminjaman tinggi dan jumlah peminjam banuak, pencatatan melalui Formulir Peminjaman lebih efektif karena dengan Formulir Peminjaman petugas arsip memiliki informasi yang lengkap baik di meja petugas meupun dalam tempat penyimpanan. Formulir peminjaman dibuat dengan kertas berukuran 15 cm x 10 cm. Informasi atau data yang ada dalam formulir peminjaman adalah: Indeks, Subjek, Identitas Peminjam, Tanggal Peminjaman, Tanggal Kembali, 44

41 Tanda tangan peminjam, Tanda tangan penerima (Sugiarto, 2005:97). Berikut adalah contoh dari formulir peminjaman dapat dilihat pada tabel 2.3. Tabel 2.3 Format Formulir Peminjaman FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP PT SEJAHTERA JAKARTA Indeks Tanggal Kembali Subyek Tanggal Arsip Nama Paraf Peminjam Petugas Unit Kerja Keterangan Tanggal Pinjam Paraf Peminjam Catatan: Formulir dibuat rangkap 2 Rangkap 1 Untuk Petugas Rangkap 2 Untuk Tempat Penyimpanan Sumber: Sugiarto (2005) Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009:202) terdapat beberapa hal yang perlu diatur dalam peminjaman arsip antara lain: 1. Siapa yang berwenang memberi izin peminjaman. 2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip. 3. Tata cara meminjam arsip. 4. Semua peminjam arsip harus dicatat pada Lembar Peminjaman Arsip rangkap tiga dengan fungsi masing-masing: 45

42 a. Lembar peminjaman arsip 1 (putih) disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman. b. Lembar peminjaman arsip II (hijau) disimpan oleh penyimpan arsip, dan diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam. c. Lembar peminjam arsip III (biru) diserahkan kepada peminjam, sebagai catatan untuk mengingatkan peminjam. 46