BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT XYZ merupakan pelopor industri produk X di Indonesia. Didirikan pada 11 Juni 1971 dengan nama awal PT XY, yang sahamnya secara mayoritas dimiliki oleh PT Y. Saat itu, PT XY hanya merakit, sedangkan komponennya diimpor dari Jepang dalam bentuk CKD (completely knock down). Tipe produk X yang pertama kali di produksi oleh PT XYZ adalah tipe bisnis. Jumlah produksi pada tahun pertama selama satu tahun hanya 1500 unit, namun melonjak menjadi sekitar 30 ribu pada tahun dan terus berkembang hingga saat ini. Produk X terus berkembang dan menjadi salah satu produk andalan di Indonesia. Kebijakan pemerintah dalam hal lokalisasi komponen otomotif mendorong PT XY memproduksi berbagai komponen produk X tahun 2001 di dalam negeri melalui beberapa anak perusahaan, diantaranya PT A (1974) yang memproduksi komponenkomponen dasar produk X, PT B (1979) yang khusus memproduksi produk pendukung produk X, PT C (1984) yang memproduksi mesin produk X serta PT D (1990) yang khusus memproduksi saluran pembuangan produk X. Seiring dengan perkembangan kondisi ekonomi serta tumbuhnya pasar dari produk X, terjadi perubahan komposisi kepemilikan saham di pabrikan PT XYZ ini. Pada tahun 2000 PT A dan beberapa anak perusahaan di merger menjadi satu dengan nama PT XYZ, yang komposisi kepemilikan sahamnya menjadi 50% milik PT XYdan 50% milik XY Japan. 34

2 35 Saat ini PT XYZ memiliki 3 fasilitas pabrik perakitan, pabrik pertama berlokasi Sunter, Jakarta Utara yang juga berfungsi sebagai kantor pusat. Pabrik ke dua berlokasi di Pegangsaan Dua, Kelapa Gading, serta pabrik ke 3 yang sekaligus pabrik paling mutakhir berlokasi di kawasan MM 2100 Cikarang Barat, Bekasi. Pabrik ke 3 ini merupakan fasilitas pabrik perakitan terbaru yang mulai beroperasi sejak tahun Dengan keseluruhan fasilitas ini PT XYZ saat ini memiliki kapasitas produksi 4.3 juta unit produk X per-tahunnya, untuk permintaan produk X motor di Indonesia yang terus meningkat. Salah satu puncak prestasi yang berhasil diraih PT XYZ adalah pencapaian produksi ke 20 juta pada tahun Prestasi ini merupakan prestasi pertama yang yang berhasil diraih oleh industri produk X di Indonesia bahkan untuk tingkat ASEAN. Secara dunia pencapaian produksi produk X dari PT XYZ sebanyak 20 juta unit adalah yang ketiga, setelah pabrik sepeda motor ABC di Cina dan India. Guna menunjang kebutuhan serta kepuasan pelanggan produk X, saat PT XYZ di dukung oleh showroom dealer penjualan yang diberi kode X1, layanan service atau bengkel XYZ dengan kode X2, serta gerai suku cadang atau X, yang siap melayani jutaan pengguna produk X di seluruh Indonesia. Industri produk X saat ini merupakan suatu industri yang besar di Indonesia. Karyawan PT XYZ saat ini berjumlah sekitar orang, ditambah 130 vendor dan supplier serta ribuan jaringan lainnya, yang kesemuanya ini memberikan dampak ekonomi berantai yang luar biasa. Keseluruhan rantai ekonomi tersebut diperkirakan dapat memberikan kesempatan kerja kepada sekitar 500 ribu orang.

3 Visi dan Misi Visi dari perusahaan PT. XYZ, yaitu: Untuk memimpin pasar produk X di Indonesia dengan cara merealisasikan mimpi dan menciptakan kegembiraan para pelanggan serta berkontribusi bagi masyarakat Indonesia. Misi dari perusahaan PT. XYZ, yaitu: Menciptakan solusi mobilitas bagi masyarakat dengan produk dan layanan yang terbaik. 3.3 Struktur organisasi PT XYZ yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur memiliki struktur organisasi sebagai berikut: Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ 3.4 Tugas dan Wewenang Di dalam struktur organisasi PT XYZ, terdapat pembagian yang jelas mengenai tugas dan wewenang yang dimiliki oleh masing-masing divisi, yang bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan, dimana tugas dan wewenang dari masing-masing divisi antara lain :

4 37 1. President & Vice President President & Vice President tugas dan bertanggung jawab memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kestabilan perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan. 2. Director of Marketing Director of Marketing memiliki tugas dan wewenang untuk mengidentifikasi kebutuhan pangsa pasar sehingga PT. XYZ dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan peningkatan kualitas kuantitas produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ. 3. Director of Production, Engineering & Procurement Director ini membawahi tiga divisi yang berbeda yaitu : a. Production Pada divisi produksi, director mempunyai tugas dan wewenang dalam merencanakan produksi produk pada PT. XYZ sehingga mampu memenuhi permintaan pihak eksternal (konsumen) dan permintaan internal (dealer). b. Engineering Pada divisi produksi, director mempunyai tugas dan wewenang dalam melakukan pengawasan, pengoperasionalan, pengendalian keamanan dan pemeliharaan terhadap mesin-mesin berat yang berfungsi vital sebagai jantung operasi PT. XYZ.

5 38 c. Procurement Pada divisi procurement, director mempunyai tugas dan wewenang dalam melakukan fungsi pengendalian internal terhadap aktivitas pembelian semua material dan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dan material lain yang dibutuhkan dalam fungsi operasional perusahaan. 4. Director of Finance & Accounting Director of Finance & Accouting memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga dengan adanya divisi ini maka kegiatan yang berhuhubungan dengan keuangan di PT.XYZ dapat terkelola secara optimal serta pencatatan dapat tersimpan dengan baik. 5. Director of Human Resources, GA, & IT Director ini membawahi tiga divisi yang berbeda yaitu : a. Human Resources Pada divisi Human Resource, director mempunyai tugas dan wewenang dalam memberikan pelatihan-pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan kualitas karyawan yang dimiliki PT. XYZ dan melakukan perekrutan dan evaluasi karyawan berdasarkan kinerja, skill, serta disiplin dan berbagai penilaian lain dari karyawan PT. XYZ. b. GA (General Affairs) Pada divisi General Affairs, director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: 1. Merencanakan sistem dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien

6 39 2. Membantu dan mengatur pelaksanaan kegiatan intern PT. XYZ 3. Melakukan persetujuan atas surat tugas, surat mutasi, dan surat referensi kerja yang harus dikeluarkan. c. IT (Information Technology) Pada divisi IT, director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: 1. Menyusun rencana strategis IT untuk mendukung proses bisnis PT. XYZ 2. Menyelenggarakan dan mengembangkan layanan IT untuk mendukung proses bisnis PT. XYZ 3. Menangani masalah dan memberikan solusi terhadap masalah yang terjadi di dalam perusahaan serta menganalisa, merumuskan, dan membuat operating model atau master plan sistem yang terintegrasi. 3.5 Length of Effort Length of effort menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama internship di PT. XYZ, berikut adalah daftar kegiatan: Tgl 5 6 Waktu Kegiatan Jumlah Jam 4,5 Briefing Kegiatan Materi Peserta Hasil Kegiatan 3,5 Wawancara 4,5 Overvi ew Overvi ew Perusahaan Overvi ew Pay Pay End to End Process - Learning Division - Peserta internship - 1. Mengetahui proffile pada PT. XYZ. 2. Mengetahui struktur organisasi PT. XYZ. Memperoleh pengenalan garis besar mengenai proses Pay pada PT. XYZ. Memperoleh pengenalan proses bisnis procure to pay melalui flowchart.

7 ,5 Overvi ew 4,5 Briefing 3,5 Review 4,5 Tugas 3,5 Briefing Pay End to End Process Pay End to End Process Pay End to End Process Rich Picture Rich Picture - - Memperoleh pengenalan proses bisnis procure to pay melalui flowchart. Memperoleh pengenalan lebih detail mengenai proses bisnis procure to pay. Memperoleh pemahaman proses bisnis procure to pay melalui flowchart. Rich Picture yang menggambarkan proses bisnis procure to pay PT. XYZ. Memahami setiap fungsi pada procure to pay. 4,5 Overvi ew Processing for Non Stock Memahami proses permintaan pembelian untuk barang stock dan non-stock. 11 Processing for Non Stock Membuat dokumentasi mengenai sistem permintaan pembelian yang akan direkomendasikan ,5 Briefing Pay Module dan penyusuna n skripsi Schedule 4,5 Overvi ew Purchasing PO Creation - Memahami apa saja yang harus dikerjakan untuk mencapai target. Menyusun hal-hal yang harus dikerjakan selama internship. Memahami proses permintaan pembelian pada PT. XYZ.

8 41 3,5 Tugas Purchasing PO Creation Membuat dokumentasi mengenai sistem pembelian yang akan direkomendasikan ,5 3,5 Briefing dan Review Briefing dan Review 4,5 Briefing 3,5 Briefing 2,5 Konsultasi 3,5 Konsultasi 4,5 Overvi ew Processing for Non Stock Purchasing PO Creation Processing for Non Stock Purchasing PO Creation Business Process Improveme nt Analisa masalah Recei ving Goods Recei ving Dosen - - Dosen - Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi permintaan pembelian. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi pembelian. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi permintaan pembelian. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi pembelian. Mempelajari tentang metode Business Process Improvement. Menganalisa masalah masalah yang terdapat pada sistem berjalan. Memahami proses penerimaan barang pada PT. XYZ.

9 ,5 Overvi ew 2 Konsultasi 3 4,5 3,5 Dokumenta si Briefing dan Review Briefing dan Review 4,5 Briefing 3,5 Briefing Recei ving Goods Recei ving Payment without DP Payment without DP Business Process Improveme nt Recei ving Goods Recei ving Payment without DP Recei ving Goods Recei ving Payment without DP - Dosen Membuat dokumentasi mengenai sistem penerimaan barang yang akan direkomendasikan. Memahami proses penagihan dan pembayaran pada PT. XYZ. Membuat dokumentasi mengenai sistem penagihan dan pembayaran yang akan direkomendasikan. Analisa scenario level yang telah dibuat sesuai dengan masalah. Mendokumentasi scenario level yang dibuat dengan metode Business Process Improvement. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penerimaan barang. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penagihan dan pembayaran. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penerimaan barang. Mengenal lebih detail mengenai proses yang akan dibuat pada fungsi penagihan dan pembayaran.

10 ,5 Overvi ew 3,5 Overvi ew 3 Konsultasi 3 Literature 4,5 Literature 4,5 Briefing 3,5 Review and Briefing 4,5 Tugas 4,5 Tugas SAP Pay SAP Pay Cost Benefit Analysis Cost Benefit Analysis Cost Benefit Analysis Cost Benefit Analysis Cost Benefit Analysis Processing for Non Stock Purchasing PO Creation Recei ving Goods Recei ving Payment without DP - Dosen Mengenal sistem Pay pada SAP PT. XYZ. Mengenal sistem Pay pada SAP PT. XYZ. Analisa scenario level yang telah dibuat sesuai dengan masalah. Mempelajari metode Cost Benefit Analysis. Mempelajari metode Cost Benefit Analysis. Menganalisa Cost dan Benefit dari setiap masalah. Membahas Cost dan Benefit yang telah dibuat. Mengenal teori tentang Cost and Benefit Analysis. Mendokumentasikan proses bisnis permintaan pembelian yang sedang berjalan. Mendokumentasikan proses bisnis pembelian yang sedang berjalan. Mendokumentasikan proses bisnis penerimaan barang yang sedang berjalan. Mendokumentasikan proses bisnis pembayaran yang sedang berjalan.

11 ,5 Tugas 4,5 Tugas 4,5 Briefing 3,5 Review dan Briefing 4,5 Tugas 4,5 Tugas 4,5 Tugas 4,5 Tugas 4,5 Briefing Processing for Non Stock Purchasing PO Creation Recei ving Goods Recei ving Payment without DP Activity Diagram Pay Activity Diagram Pay Mendokumentasikan proses bisnis permintaan pembelian yang direkomendasikan. Mendokumentasikan proses bisnis pembelian yang direkomendasikan. Mendokumentasikan proses bisnis penerimaan barang yang direkomendasikan. Mendokumentasikan proses bisnis pembayaran yang direkomendasikan. Membahas activity diagram proses bisnis Pay. Memperbaiki activity diagram dan membahas kembali. Membuat rancangan Membuat rancangan Membuat rancangan Membuat rancangan Membuat rancangan Membuat rancangan Membuat rancangan Membuat rancangan Membahas rancangan

12 45 3,5 Review Memperbaiki rancangan user interface website 22 4,5 Briefing 3,5 Overvi ew - Membahas rancangan Mempelajari coding pada website. 24 4,5 Tugas Membuat coding pada Membuat coding pada Tabel 3.1 Length of Effort 3.6 Sistem yang sedang berjalan Narasi atau Prosedur Sistem yang Berjalan Purchase Requisition () dibuat sebagai permintaan pembelian untuk persediaan material lokal. terdiri dari 2 jenis, yaitu Non MRP dan MRP. Untuk Non MRP dibuat langsung oleh Requester, sedangkan MRP dibuat oleh sistem berdasarkan jumlah komponen yang telah digunakan dalam proses produksi. yang terbentuk akan dicek apakah tersebut merupakan hasil MRP atau bukan. Untuk Non MRP, maka Section Head akan melakukan pengecekan. Selanjutnya akan diperiksa kelengkapan harga pada. Jika harga belum ada maka akan dibuat ke Puchasing Staff untuk menanyakan estimasi harga yang dibuat oleh Requester, selanjutnya Purchasing Staff akan me-maintain harga pada. Jika harga pada sudah lengkap, maka Section Head harus menyetujui/menolak. Jika tidak disetujui, maka Section Head akan membatalkan dan ada informasi dari sistem yang disampaikan kepada

13 46 Requester. Jika disetujui, maka dapat di-release oleh Purchasing Staff dan dilanjutkan dengan pembuatan PO. Untuk MRP, maka akan dilanjutkan pembuatan PO dilengkapi dengan BCT. Pada saat pembuatan PO akan dilakukan pengecekan harga pada sistem. Jika harga sudah ada, maka PO dapat langsung dibuat. Jika harga tidak ada, maka Purchasing Staff harus me-maintain info record, selanjutnya yang telah terbentuk akan diubah menjadi PO, jika jumlah PO kurang dari jumlah, Purchasing Staff akan melakukan konfirmasi kepada Requester, Jika jumlah PO disetujui, maka Requester akan memberitahu Fund Manager untuk mengirim memo ke Purchasing Staff, yang kemudian akan membatalkan sisa jumlah pada, dan mengulang proses perubahan ke PO. Jika jumlah PO tidak disetujui, maka sistem melakukan pemeriksaan ketersediaan budget dengan harga, jika jumlah PO lebih besar sama dengan jumlah, juga akan dilakukan pengecekan ketersediaan budget Jika budget tidak tersedia dan kebutuhan barang/jasa memiliki tingkat urgensi yang tinggi, Purchasing Staff harus menghubungi Requester, dan Requester yang membuat harus mengajukan permintaan perubahan budget kepada Fund Manager. PO tidak akan terbentuk jika budget tidak tersedia. Setelah dilakukan prosedur Over Budget, Purchasing staff akan mengulang proses pembuatan PO. Apabila PO sudah tidak over budget, PO akan disimpan dan dicetak oleh Purchasing Staff, PO yang sudah dicetak akan dicek dan

14 47 disetujui oleh Purchasing Function Head dan dikirim ke vendor melalui fax. Untuk penerimaan barang, vendor mengirim barang beserta surat jalan dan dokumen referensi (PO/BCT Pending) ke warehouse (WAHO) PT. XYZ yang akan diterima oleh karyawan WAHO PT. XYZ. Karyawan WAHO akan memeriksa kelengkapan dokumen yang dibawa. Apabila dokumen tidak lengkap maka barang tidak dapat diterima/pengiriman ditolak. Sementara apabila dokumen lengkap, maka selanjutnya akan dilakukan receiving inspection processes, dimana dilakukan pengecekan antara dokumen order (BCT), surat jalan (SJ) dan fisik barang. Dari receiving inspection processes akan didapat data pengiriman. Setelah data ini diperoleh, material dibawa ke area penyimpanan dan dilakukan transaksi penerimaan berdasarkan data tersebut. Untuk material/barang non BCT, transaksi kemudian dilanjutkan dengan melakukan entry BPB+ sejumlah penerimaan. Untuk barang BCT, transaksi penerimaan dilakukan dengan melakukan scan BCT. BCT ini hanya dapat di-scan 1 kali saja dan dengan melakukan scan BCT, maka sistem akan mencatat penerimaan material sejumlah yang tercantum pada BCT tersebut. Apabila fisik barang yang diterima lebih kecil dari BCT yang di-scan, maka karyawan harus melakukan entry jumlah yang diterima dan sistem akan mengkalkulasi jumlah barang yang tidak diterima yang akan membentuk

15 48 BCT Pending. BCT Pending ini selanjutnya diserahkan ke vendor sebagai dasar bagi vendor untuk mengirimkan kekurangan barang. Untuk barang BCT, transaksi penerimaan ini akan menghasilkan cetakan Bukti Penerimaan Barang (BPB+) yang kemudian ditempelkan di SJ. SJ yang tidak ada tempelan BPB+ tidak dapat digunakan sebagai dasar penagihan. Vendor akan melakukan verifikasi BPB+ sebelum membuat Invoice. Jika terdapat kesalahan, maka vendor akan menghubungi Purchasing Staff, dan apabila diperlukan koreksi, Receiving Dept Head akan me-non-aktifkan BPB+ dan membatalkan BPB+, lalu bagian WAHO harus mengulang kembali proses pembuatan BPB+. Jika semua barang telah dikirim, maka vendor dapat membuat Invoice berdasarkan SJ yang dilengkapi BPB+. Invoice beserta dokumen bermaterai dibawa oleh vendor ke Treasury. Treasury akan mengecek kelengkapan dokumen kemudian entry Invoice tersebut ke dalam SAP disertai penyimpanan dan pencetakan Tanda Terima Invoice (TTDV) dan tanggal pembayaran yang akan diberikan kepada vendor. Tanggal pembayaran dihitung berdasarkan baseline date yaitu tanggal terima Invoice ditambah lama jatuh tempo yang tertera di PO ditambah jumlah hari ke hari Rabu terdekat setelah tanggal jatuh tempo. Dokumen bermaterai dari vendor berisi: - Nama dan alamat perusahaan (vendor). - NPWP (jika ada). - Dokumen pembelian yang sah.

16 49 - Surat jalan beserta Bukti penerimaan barang (BPB+). - Kronologis (jika ada keterlambatan pekerjaan yang bukan merupakan kesalahan vendor). - Berita Acara Denda (jika ada keterlambatan pekerjaan yang merupakan kesalahan vendor). - Bukti cetak DN yang sudah di post (jika ada Berita Acara Denda). Sebelum melakukan pembayaran, Treasury harus melakukan pembuatan payment proposal. Payment proposal ini harus dibuat paling lambat 3 hari kerja sebelum hari pembayaran. Dasar pembuatan payment proposal yaitu hasil monitoring Treasury atas semua Invoice dari vendor yang telah diverifikasi dan belum dibayar. Kemudian hasil payment proposal akan diotorisasi oleh Treasury Manager. Setelah dilakukan otorisasi kemudian akan dilakukan pembayaran ke vendor.

17 Overview Acti vity Diagram Dari Sistem yang Berjalan ad Business Process Model Requester Purc hasing Staff WAHO Treasury Treasury Manager Section Head Fund Manager Pu rch a si ng F u nc t i on He ad Receiving Dept Head Vendor Sistem Create Purchase Requis ition Mengecek MRP / NonMRP [Apakah M RP?] Mengecek [No] [harga lengkap?] Me m buat memo [No] Maintain harga Appr ove/reject [Approve?] [No] Me n e ri ma informasi pembatalan Membatalkan Release Mengecek kelengkapan harga pada pembuatan PO [Ada harga?] Maintain info record [No] Mengecek kelengkapan barang [Jumlah PO < jumlah?] Memutuskan Konfirmasi Konfirmasi ke Requester [Approve konfirmasi] [No] [N o] Mengecek over budget [Y es] Membuat me m o pembatalan Membatalkan sisa jumlah [Apakah over budget?] Mengajukan permintaan perubahan budget Ma i n ta in budget Menyimpan dan mencetak PO [No] Mengecek dan menyetujui PO Fax PO Menerima PO Menerima barang & kelengkapan dokumen Me n girim bar ang, surat jalan, dan dokumen referensi [Dokumen lengkap?] [No] R eceiving inspection processes [BCT/Non BCT?] [BCT] [Non BCT] S ca n BCT Entry Penerimaan Membuat BPB+ Menerima su ra t jalan& BPB+ [B arang<bct?] Me m bentuk BCT pending Menerima BCT pending Mengirim BCT pending & sur at jalan Verifikasi BPB+ [ada kesalahan?] Konfirm asi Laporan Kesalahan Mengoreksi Laporan Kesalahan [No] [A pprove Kesalahan] [No] Membuat Invoice Menerima, mengecek invoice & kelengkapan dokumen Melakukan invoice verification Menyimpan dan mencetak TTDV dan tanggal pembayaran Me n e ri ma TTDV dan tanggal pembayar an Me m b uat payment pr oposal Otorisasi payment proposal Melakukan pembayaran Menerima pembayaran Gambar 3.2 Activity Diagram Sistem Berjalan

18 Masalah Yang Dihadapi Adapun masalah-masalah yang dihadapi setelah pengimplementasian SAP : 1. Pengiriman dokumen Purchase Order membutuhkan banyak waktu dan biaya. 2. Vendor membutuhkan waktu untuk mengecek apakah barang yang dikirim sesuai dengan barang yang diterima. 3. Vendor tidak cepat dalam menanggapi pengiriman kekurangan barang. 4. Proses kerja pelaporan kesalahan terhadap penerimaan barang tidak efisien. 5. Karyawan melakukan kesalahan input Invoice dari vendor. 6. Biaya operasional tidak efisien. 3.8 Usulan Pemecahan Masalah Adapun usulan untuk masalah-masalah diatas yaitu dengan pengembangan suatu website dimana berfungsi sebagai berikut : 1. Pembuatan sistem dengan fungsi view Purchase Order. 2. Pembuatan sistem dengan fungsi view BPB+. 3. Pembuatan sistem dengan fungsi view BCT Pending. 4. Pembuatan sistem dengan fungsi BPB+ Report. 5. Pembuatan sistem dengan fungsi pembuatan Invoice. 6. Pembuatan sistem dengan fungsi View Payment.