BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Perkembangan Perusahaan Latar belakang dan Sejarah Perusahaan Pada awal berdirinya, perusahaan Rapino merupakan sebuah perusahaan yang bergerak didalam pembuatan segala macam tas, seperti tas wanita, tas kantor, travel bag, koper, dompet dan lain sebagainya. Perusahaan Rapino didirikan oleh Bapak Bachrias Suth pada tahun Modal usaha yang digunakan untuk memulai usaha ini adalah uang hasil pinjaman dari saudara Bpk. Bachrias.Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya mempekerjakan satu orang penjahit dan satu orang asisten (kenek) penjahit. Pemilik perusahaan ini juga terlibat didalam melakukan proses pembuatan tas, seperti ikut menjahit tas, membuat pola dan menggambar pola tas hal tersebut dilakukan karena keterbatasan sumber dana yang ada untuk melakukan proses produksi yang besar. Pada saat itu lokasi yang di pergunakan untuk melakukan produksi adalah dua buah rumah kontrakan, satu untuk tinggal keluarga dan satu kontrakan lagi digunakan untuk usaha tas tersebut. Alamatnya sendiri pada waktu itu adalah di Jalan Raya Penggilinggan, tepatnya didepan pabrik PT.Suzuki Motor, Cakung Jakarta-Timur. Kurang lebih setahun tepatnya pada tahun 1985 ada seorang petugas dari Kanwil Deperindag DKI pada waktu itu yang datang ketempat Bapak Bachrias ini untuk mendata pengusaha-pengusaha kecil yang terdapat di wilayah DKI guna ditempatkan di suatu lokasi industri. Akhirnya dari sekian banyaknya pengusaha kecil yang terdapat di wilayah DKI beliau terpilih untuk menjadi salah satu penghuni kawasan industri tersebut yang dikenal dengan nama PIK (Perkampungan Industri Kecil) yang menempati blok sentra kulit. PIK ini merupakan kumpulan pengusaha kecil yang dilokalisir dalam suatu lingkungan yang di kelola oleh BPLIP ( Badan Pengelola Lingkungan Industri PIK ) dibawah naungan Kanwil Deperindag DKI, dimana 43

2 44 sistem yang digunakan didalam PIK ini adalah penghuni membayar sewa bulan terhadap hunian ini dan BPLIP sebagai pengelola juga memberikan pelatihan atau pun memberikan pemasaran terhadap pengusaha kecil di PIK tersebut. Selain itu kawasan PIK ini juga sering mendapatkan kunjungan dari berbagai macam kalangan, departemen, Kanwil Deperindag dari berbagai propinsi dan badan atau lembaga lainnya bahkan dari pejabat luar negeri pun sering melakukan studi banding di daerah Pik. Usaha yang dikelola oleh Bapak Bachrias Suth ini setiap tahunnya mengalami peningkatan sehingga Beliau dapat memperluas tempat usahanya dan sekaligus juga melakukan pendidikan usaha terhadap anak-anaknya. Dari enam orang anaknya empat orang mengikuti jejaknya menjadi pengusaha tas juga. Setelah beliau merasa bahwa anak-anaknya dapat mandiri maka Beliau memutuskan untuk melakukan produksi tas yang lebih spesifik yaitu dengan hanya memproduksi tas kantor, travel bag, koper, sedangkan segala macam tas wanita diserahkan kepada anak-anaknya sebagai usaha mereka sendiri. Setelah melakukan spesifikasi terhadap produk tas yang diproduksinya maka dengan sendirinya segmen dari konsumen perusahaan ini juga berubah dari sebelumnya konsumennya berupa perorangan dan toko-toko berubah menjadi badan-badan diklat, lembaga pendidikan,departemen, BUMN dan Badan-badan di bawah naungan TNI/Polri, seperti SPN (Sekolah Polisi Negara) Lido. Dari pergeseran konsumen ini maka dengan sendirinya juga terjadi perubahan volume penjualan yang sebelumnya penjualan produknya dalam satuan dan lusinan tas berubah menjadi puluhan, ratusan atau ribuan pesanan tas. Tentunya untuk memenuhi jumlah pesanan yang besar ini di butuhkan kapasitasn produksi yang besar juga, untuk menghasilkan kapasitas yang besar maka kemudian perusahaan Rapino mendapatkan pinjaman kredit dari Bank DKI sebesar RP ,- yang kemudian digunakan untuk membeli berbagai macam peralatan yang dibutuhkan, seperti mesin jahit, mesin seset, mesin cat, mesin bungkus, mesin cangklong, dan lain sebagainya. Seiring dengan berkembanganya waktu maka perusahaan ini juga semakin maju, pada saat ini jumlah pekerja yang ada telah mencapai sekitar 45 pekerja belum termasuk karyawan

3 45 lainnya dan juga kapasitas produksi yang di hasilkan dalam sebulan sekitar sampai dengan produk. Selain itu perusahaan ini juga sering mendapatkan berbagai macam penghargaan dari berbagai macam badan/lembaga. Dan pemilik perusahaan ini juga sering mendapatkan panggilan untuk menjadi pembicara pada seminar-seminar mengenai wirausaha. Adapun pemilik perusahaan tersebut sering mendapat penghargaan dari berbagai perguruan tinggi baik dalam negeri dan luar negeri maupun dari instansi pemerintahan atas pengabdianya dalam pembuatan tas. Perusahaan Rapino Bag Collection Berlokasi Perkampungan Industri Kecil (PIK), lebih tepatnya Blok C No Jln. Raya Penggilingan, Cakung, Jakarta Timur (13940) Indonesia. 3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan Sejak berdirinya perusahaan Rapino Bag Collection pada tahun 1984, Saat ini Perusahaan Rapino Bag Collection Memiliki beberapa rekanan bisnis baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Sedangkan untuk lebih memperkenalkan produk Tasnya Perusahaan Rapino melakukan penjualan dengan cara direct selling. Penjualan dengan langsung memasukan ke swalayan ataupun Toko Toko yang tersebar di hampir seluruh Indonesia khususnya dipulau Jawa dan Sulawesi dimana penjualannya lebih besar dari pada wilayah Indonesia lainnya. Dalam menghadapi persaingan yang semakin besar baik dari produk lokal sekarang mulai banyak diserbu dengan produk luar negeri khususnya dari Hongkong. Agar dapat bersaing dengan perusahaan tas yang lainnya, Rapino Bag Collection mulai melakukan pembuatan tas dengan model baru.

4 46 Sejak berdiri 1984 Perusahaan Rapino Bag Collection telah menghasilkan puluhan model tas, adapun jenis produk unggulannya yaitu : A. Tas Kantor. Tas Kantor terbuat dari sejenis bahan sintetis, seperti Spon, atau Parasut. Tas tersebut berfungsi sebagai bagian pelengkap oleh pekerja dalam pergi kekantor. Adapun tas kantor sering digunakan instansi pemerintah maupun swasta. B. Tas Koper/Trolly. Tas koper/ Trolly terbuat menggunakan bahan utamanya adalah, Bahan Spon Kopor, Kulit Sapi dan triplek. Kegunaan dari tas tersebut adalah orang yang memakainya dapat menyimpan dokumen dokumen tanpa rusak. Tas ini sering digunakan oleh instansi militer maupun pilot. C. Tas Seminar. Tas Seminar terbuat dari bahan kanvas (D 600). Tas ini digunakan banyak orang karena kepraktisannya dalam menyimpan makalah atau bahan seminar. D. Agenda. Agenda terbuat dari bahan kulit sapi. Berfungsi sebagai catatan penting (buku harian / catatan kecil). 3.3 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Perusahaan Rapino Bag Collection adalah perusahaan tas yang menjual berbagai macam produk tasnya agar dapat memenuhi kepuasan konsumennya. Proses pemesanan dan pengiriman yang ada sekarang di Perusahaan rapino masih menggunakan sistem lama yaitu dengan mendapatkan order pesanan melalui via telepon dan fax. Dari pemesanan tersebut perusahaan akan menelpon ke gudang untuk dibuat dan di kirim ke pemesan dengan cara mengirimkan melalui jasa expedisi atau jika jarak pemesan dekat perusahaan akan menggunakan

5 47 kendaraan operasional. Dari apa yang telah diterapkan perusahaan Rapino, sistem tersebut biasanya konsumen yang memesan barang akan menunggu lebih lama. PT Rapino Bag Collection juga sudah merambah pasar di luar Jakarta hingga keluar negeri antara lain Brunei, Arab Saudi, Malaysia, dan Singapura. Hal ini tentu saja mempengaruhi kinerja PT Rapino Bag Collection dalam memproduksi dan menyalurkan produknya sehingga tidak terjadi keterlambatan, yang dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan. Analisis Porter Ada lima kekuatan persaingan dalam dunia industri menurut Michael E. Porter (Whiteley,2000,pp26-29) yaitu : a. Ancaman Pendatang Baru (Threat of new entrants) Ancaman pendatang baru bagi PT Rapino Bag collection adalah PT Grutty Bag. Perusahaan ini baru saja memasuki pasar dengan segmen yang sama dengan PT Rapino Bag Collection, khususnya industri pembuatan jenis tas kantor dan tas lainnya. b. Daya tawar pemasok Kekuatan pemasok Perusahaan Rapino Bag Collection disini cukup kuat, karena bahan baku utama produksi yaitu Bahan spon, Kulit dan kunci nomor berasal dari Cina. Dengan begitu pemasok dapat menaikkan atau menurunkan harga. Untuk bahan pelengkap lainnya Perusahaan harus memilih pemasok yang dapat memenuhi segala kebutuhan dengan harga rendah namun tetap sesuai dengan standar mutu. c. Daya tawar pembeli Perusahaan Rapino Bag Collection telah memiliki banyak pembeli, dalam hal ini berupa retailer yaitu outlet atau toko toko kecil yang jumlah permintaan pesanan cukup kecil namun tinggi tingkat pemesanan kembali. Perusahaan Rapino Bag Collection juga melakukan eksport ke mancanegara antara lain Brunei, Arab Saudi, Malaysia, dan

6 48 Singapura. Selain itu Perusahaan Rapino Bag Collection juga mendistribusikan produknya ke Departemen Dalam Negeri, Departemen Perindustrian dan Perdangangan, Dewan Perwakilan Rakyat dan Pemerintahan ibu kota Jakarta. d. Ancaman barang pengganti (barang subtitusi) Ancaman selanjutnya datang dari produk substitusi. Produk substitusi bagi produk Perusahaan Rapino Bag Collection berupa produk jenis Tas seperti Tas Map. Banyaknya produk substitusi ini merupakan ancaman yang kuat bagi perusahaan. e. Persaingan antar perusahaan yang sejenis dalam industri Ancaman utama Perusahaan Rapino Bag Collection datang dari perusahaanperusahaan sejenis baik perusahaan besar maupun kecil yang bergerak dibidang dan segmen yang sama, yaitu industri tas terutama yang memproduksi jenis Tas Kantor, seperti PT Polo King. Perusahaan tersebut menawarkan produk yang relatif sama dengan Perusahaan Rapino Bag Collection. Gambar kondisi bisnis perusahaan dengan menggunakan analisis porter adalah sebagai berikut :

7 49 Pendatang baru PT. Grutty Pemasok PT. Kayseng PT. Kemenangan PT. Indah Jaya PT. Sylvania Button Persaingan di kalangan industri sejenis PT. Polo King PT. TraVel Time Pembeli Departemen Diklat Lembaga Pendidikan Perbankan BUMN PEMPROV DKI Produk Substitusi Tas Map Sumber : Data yang diolah Gambar 3.1 Lima kekuatan porter 3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Struktur organisasi merupakan suatu kerangka organisasi yang menggambarkan tugas utama yang harus dilakukan oleh segenap unsur organisasi tersebut. Struktur organisasi yang baik harus dapat menciptakan koordinasi yang baik antara pegawainya, sehingga memudahkan pegawai dalam menjalankan tugasnya. Pembuatan struktur organisasi dimaksudkan untuk memudahkan menajemen perusahaan dalam mencapai tujuan. Adapun struktur organisasi Perusahaan Tas Rapino dapat dilihat pada gambar 3.2

8 50 DIREKTUR UTAMA MANAJER PERSONALIA PENJUALAN KEUANGAN PABRIKASI PEMELIHARAAN PEMASARAN AKUNTANSI PRODUKSI SEKRETARIAT PENGIRIMAN KEUANGAN PERGUDANGAN CUSTOMER SERVICE PENGEPAKAN Sumber : PT Rapino Bag Collection ( 2005 ) Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Rapino Bag Collection Adapun tugas utama dalam jabatan struktur organisasi Perusahaan Rapino sebagai berikut : A. Direktur Utama Tugas direktur adalah sebagai berikut : 1. Memimpin dan mengelola serta bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan. 2. Mewakili perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan lembaga-lembaga pemerintahan maupun dengan perusahaan-perusahaan lainnya. 3. Mengkoordinasikan semua kegiatan perusahaan dan membina bawahan dalam melaksanakan ketentuan-ketentuan pokok perusahaan. 4. Membina hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan. 5. Menetapkan rencana kerja dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

9 51 6. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaa rencana kerja serta anggaran yang telah ditetapkan. B. Manajer Tugas manajer adalah sebagai berikut : 1. Mengawasi seluruh kegiatan yang dilaksanakan pada masing-masing bagian dan meminta pertanggungjawaban semua kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing bagian. 2. Menyusun rencana kerja tiap-tiap bagian-bagian dibawahnya. C. Personalia Tugas Bagian Personalia adalah sebagai berikut : 1. Membantu manager dalam merumuskan ketentuan-ketentuan pokok di bidang umum dan personalian. 2. Meminta laporan dari kegiatan yang dilaksanakan oleh staff-nya. 3. Melaporkan seluruh kegiatan Bagian Personalia kepada Manajer. 4. Melakukan rekrutasi pekerja baru. 5. Memilih dan menunjuk karyawan untuk mengikuti pelatihan, workshop. D. Pemeliharaan Tugas Bagian Pemeliharaan adalah sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab atas pemeliharaan aset perusahaan. 2. Mengawasi penggunaan aset perusahaan, agar tidak cepat rusak. 3. Membeli aset-aset perusahaan baru, bila dibutuhkan. E. Sekretariat Tugas Bagian Sekretariat adalah sebagai berikut : 1. Menerima saran dan kritik dari dalam maupun luar perusahaan. 2. Melakukan hubungan komunikasi kepada rekan kerja.

10 52 3. Membuat laporan kerja yang dilaporkan kepada atasan. E. Penjualan Tugas Bagian Penjualan adalah sebagai berikut : 1. Menyusun rencana pemasaran. 2. Melakukan perluasan pemasaran. 3. Mengawasi kegiatan staff-nya. 4. Membuat laporan kegiatan pemasaran. F. Pemasaran Tugas Bagian Pemasaran adalah sebagai berikut : 1. Menerima pemesanan tas dari konsumen. 2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan promosi yang dilakukan. 3. Mewakili perusahaan jika mengikuti pameran atau eksibisi lainnya. 4. Mengamati trend terhadap produk yang di inginkan atau sedang di sukai oleh pelanggan. G. Pengiriman Tugas Bagian Pengiriman adalah sebagai berikut : 1. Mengawasi proses pengiriman sampai ditujuan. 2. Bertanggung jawab atas barang yang dikirim apabila ada kerusakan. 3. Melakukan pengiriman sesuai perjanjian yang telah disepakati. H. Customer Service Tugas Customer Service adalah sebagai berikut : 1. Melakukan komunikasi pada costumer. 2. Menerima komplain konsumen untuk nantinya disampaikan kepada Bagian Penjualan. 3. Menjawab pertanyaan yang biasa ditanyakan oleh calon konsumen.

11 53 I. Keuangan Tugas Bagian Keuangan adalah sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab atas perhitungan aset perusahaan. 2. Mengawasi cash flow perusahaan. 3. Bertanggung jawab kepada seksi-seksinya. J. Akuntansi Tugas Bagian Akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Menyelengarakan pembukuan perusahaan. 2. Membuat laporan keuangan. 3. Mencatatat atau membuat laporan mengenai pemasukan dan pengeluaran bahan-baku dan barang jadi perusahaan. K. Keuangan Tugas Bagian Keuangan adalah sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab atas lalu lintas keuangan perusahaan. 2. Bertugas untuk memberikan gaji kepada karyawan sesuai periode tertentu. 3. Bertugas mengawasi transaksi yang dilakukan perusahaan. M. Pabrikasi Tugas Bagian Pabrikasi adalah sebagai berikut : 1. Mengawasi dan mengkoreksi kegiatan produksi. 2. Memberikan panduan atau bimbingan kepada pekerja. 3. Mengawasi jalannya proses pengemasan. N. Produksi Tugas Bagian Produksi adalah sebagai berikut : 1. Memeriksa kualitas barang.

12 54 2. Bertanggung jawab atas jalannya produksi, mulai dari bahan yang dipergunakan, barang jadi hingga sampai pada pengepakan. 3. Melakukan pengembangan produk dan mempertahankan kualitas produk. O. Pergudangan Tugas Bagian Pergudangan adalah sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab atas persediaan di gudang. 2. Mencatatat atau membuat laporan mengenai pemasukan dan pengeluaran bahan-baku dan barang jadi perusahaan. 3. Mengawasi kebersihan gudang. P. Pengiriman Tugas Bagian Pengiriman adalah sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab atas bahan baku kemasan. 2. Bertanggung jawab atas hasil pengemasan. 3.5 Permasalahan yang Dihadapi Perusahaan Dalam menjalankan bisnisnya,perusahaan Rapino Bag Collection memiliki beberapa masalah yang sering dialami. Masalah ini berhubungan dengan proses ordering (pemesanan) seperti : 1. Dalam pengiriman bahan baku yang sering terlambat dikarenakan informasi ordering terlambat disampaikan. 2. Informasi promosi produk kurang up to date. 3. Komplain atau pemesanan sering terhambat karena kurangnya jalur komunikasi.

13 Usulan untuk Pemecahan Masalah Dilihat dari tiga permasalahan diatas yang sering terjadi pada perusahaan Rapino, Maka Kami dalam hal ini ingin memberikan solusi yang bisa digunakan sebagai alternatif perusahaan. Berdasarkan permasalahan ini Kami memberikan usulan dengan jalan : 1. Pemasok dapat melihat stock minimum perusahaan Rapino pada sistem SCM melalui internet sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku dengan melihat status stock Rapino pada sistem. 2. Menggunakan media internet untuk mempermudah penyampaian informasi sekaligus sebagai media promosi yang hemat biaya. 3. Menggunakan media internet untuk mempermudah pengantrian pemesanan dan komplain. Secara virtual dapat menampung lebih banyak pesan dalam sekali waktu.