PURWARUPA DATA WAREHOUSE PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI STUDI KASUS STIKOM SURABAYA

Transkripsi

1 PURWARUPA DATA WAREHOUSE PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI STUDI KASUS STIKOM SURABAYA Oleh : Hendro Poerbo P. ( )

2 Latar Belakang PT dituntut untuk memiliki keunggulan bersaing Perguruan Tinggi Butuh Sistem Informasi Basis Data ( Database ) rich of data but poor of information Hanya untuk mengolah data transaksional harian Kuburan Data

3 Latar Belakang Butuh Pengelolaan khusus Berguna untuk : - Memutuskan suatu kebijakan - Melakukan suatu aksi strategis - Mengambil Keputusan bisnis Data adalah Asset PT Cara Manual Akibatnya : butuh waktu lama dalam Mengolah data dan menyajikan data DW di PT merupakan salah satu cara untuk mengekstrak informasi penting dari data yang tersebar di beberapa sistem informasi. Data yang sudah terintegrasi dapat dimanfaatkan untuk kegiatan penyampaian informasi dan analisis terhadap data dengan lebih cepat,efektif dan efisien Mengukur kinerja PT (evaluasi diri PT) Berdasarkan Kerangka kerja RAISE ++ Relevance,Academic atmosphere Internal Management and organization,sustainability Efficiency, Productivity hasil evaluasi diri itu merupakan bahan untuk mengisi borang akreditasi dan atau menyusun portfolio akreditasi, serta dapat digunakan sebagai bahan yang disediakan pada saat dilakukan visitasi oleh BAN-PT ke tempat kedudukan program studi.

4 Rumusan Masalah Laporan EVALUASI DIRI PT Kerangka Kerja RAISE++ Merancang suatu Purwarupa Data Warehouse, menggunakan terminologi Multi Dimensional Database sebagai pelaporan analisis informasi yang terpercaya serta diolah menggunakan Bussiness Intellegence untuk mengelola data dan menganalisis guna membantu proses pengambilan keputusan dan pembuatan laporan yang diperlukan dalam rangka evaluasi diri Perguruan tinggi dengan menggunakan kerangka kerja RAISE++.

5 Tujuan Penelitian Merancang dan membangun data warehouse yang bisa menghasilkan informasi yang bermanfaat baik bagi manajemen operasional maupun eksekutif dengan menyediakan kebutuhan dan penyimpanan data yang bersifat historis Data warehouse terpisah dari aplikasi operasional Menghasilkan berbagai bentuk informasi seperti laporan dan data analisis yang terintegrasi dari data mentah yang dapat digunakan untuk proses evaluasi diri dengan menggunakan kerangka kerja RAISE++. Menyediakan konsep data view secara multidimensional (dimensi dalam hal ini adalah dimensi waktu, lokasi, dan lain lain), termasuk dukungan penuh untuk tampilan data yang berhirarki sehingga memudahkan pengoperasiannya

6 Manfaat Penelitian Menyajikan informasi secara cepat, akurat dari sudut pandang yang berbeda untuk mendukung proses pengambilan keputusan bidang akademik di perguruan tinggi dan juga pembuatan pelaporan evaluasi diri dengan lebih cepat dan tepat serta efisien. Memudahkan pengolahan, analisis dan evaluasi data.

7 Batasan Masalah Ruang lingkup hanya data data operasional yang eksisting di STIKOM Surabaya Untuk kepentingan evaluasi diri STIKOM Surabaya Hanya mengolah mengenai data data yang ada di STIKOM Surabaya tidak membahas mengenai infrastruktur jaringan, perangkat keras yang digunakan dan keamanan jaringan.

8 Tinjauan Pustaka Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti dan nilai tambah bagi si penerima. Business Intelligence dikategorikan sebagai aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data yang membantu penggunanya mengambil keputusan bisnis secara lebih baik. Aktivitasnya meliputi sistem pendukung keputusan, query, reporting, online analytical processing (OLAP), analisis statistik, forecasting, dan data mining. BI dibutuhkan untuk mengubah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis. Evaluasi diri merupakan upaya program studi/lembaga perguruan tinggi untuk mengetahui gambaran mengenai kinerja dan keadaan dirinya melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan oleh program studi/perguruan tinggi sendiri berkenaan dengan kekuatan, kelemahan, peluang, tantangan, kendala, bahkan ancaman. Pengkajian dan analisis itu dapat dilaksanakan dengan memanfaatkan pakar sejawat dari luar program studi/lembaga perguruan tinggi. Laporan Evaluasi Diri dengan Kerangka kerja RAISE++ Kerangka kerja yang digunakan untuk lebih mematangkan penerapan paradigma baru yang dikeluarkan oleh BAN_DIKTI didalam penyusunan laporan evaluasi diri dalam tataran operasional OLTP adalah system yang berorientasi proses yang memproses suatu transaksi secara langsung melalui komputer yang terhubung dalam jaringan [Nandang, 2004] Data warehouse ialah sekumpulan informasi yang disimpan dalam basis data yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Data dikumpulkan dari berbagai aplikasi yang telah ada.data yang telah dikumpulkan tersebut kemudian divalidasi dan direstrukturisasi lagi -OLAP (Online Analytical Processing) merupakan bagian dari Business Intelligencey yang berguna untuk menyediakan laporan analisis, model multidimensi, yang mengijinkan query analisis yang kompleks dengan kecepatan eksekusi yang tinggi -[PC Media, 2007].

9 Kerangka kerja RAISE++ R A I S E I. RELEVANSI 1 IV. KEBERLANJUTAN V. EFISIENSI II. SUASANA AKADEMIK 2 KEBERLANJUTAN 7 SELEKTIVITAS 8 PEMERATAAN 9 III. PENGELOLAAN INSTITUSI EFEKTIVITAS 10 EFISIENSI 11 PRODUKTIVITAS 12 KEPEMIMPINAN 3 KELAYAKAN 4 KECUKUPAN 5 TATAPAMONG 6

10 Metodologi Penelitian 5. Membangun OLAP dan Analisis data multidimensional 4.Mendesain Data Warehouse 1. Identifikasi dan analisis kebutuhan aplikasi 2. Mendeskripsi aplikasi yang akan dikembangkan 3. Mengumpulkan dan Menganalisis Data 6.Ujicoba dan Evaluasi Aplikasi

11 Identifikasi dan analisis kebutuhan aplikasi Studi literatur / studi pustaka. Mereview/Observasi pada kondisi eksisting dari objek dan permasalahan yang terjadi SI Eksisting di STIKOM Surabaya -SI Akademik ( SITA ) Analisis pada dokumen dokumen

12 Mendeskripsikan aplikasi yang akan dikembangkan Menggambarkan aplikasi yang akan dikembangkan. Gambaran aplikasi ini bertujuan agar pengguna mempunyai gambaran awal mengenai aplikasi dan fitur-fitur apa saja yang ada diaplikasi yang dikembangkan Perangkat Lunak yang digunakan : Power Designer bit Microsoft Visio Profesional 2003 Oracle Database 11g Oracle Data warehouse 11g Oracle Bussiness Intellegence Publisher 11g Microsoft word 2007 Adobe Acrobat reader

13 Mengumpulkan dan Menganalisis Data Mengumpulkan data. Data data transaksi yang ada di STIKOM Surabaya Menganalisis data

14 Batasan Purwarupa Data Warehouse R A I S elevance Tingkat keterkaitan hasil/keluaran dengan tujuan institusi dan tuntutan masyarakat nasional maupun global, dan keterkaitan antara standar dan parameter -Data IPK min, maks dan rata2 yg dicapai mhs yg lulus -Data jml lulusan pada tp thn kelulusan yang memperoleh IPK < 2,75 -Data jml lulusan pada tp thn kelulusan yang memperoleh IPK - 3,50 -Data jml lulusan pada tp thn kelulusan yang memperoleh IPK > 3,50 E + +

15 Contoh Form yang akan dibuat STANDAR 13 (Lulusan) Tabel IPK lulusan dan Lama Penyelesaian Studi (siapkan untuk setiap jenjang pendidikan yang ada) Tahun Akademik IPK lulusan (*) Persentase Lulusan dengan IPK Minimum Rata-rata Maksimum < 2,75 2,75 3,5 > 3,5 Lamanya Penyelesaian Studi Rata-rata (bulan) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) TS-2 TS-1 TS Sajikan pada saat visitasi sistem penilaian yang menjadi acuan TS adalah tahun akademik terakhir dari saat meyusun portofolio (bukan tahun saat penyusunan portofolio).

16 Mendesain data warehouse Mendesain basis data logikal Menentukan skema data warehouse Membersihkan data. desain aplikasi untuk membersihkan/ memindahkan data. Melakukan input data

17 Membangun OLAP dan Analisis data multidimensional dianalisis dengan menggunakan OLAP Pengolahan data dengan OLAP dilakukan dengan membuat dimensi dan cube. Dimensi dan cube ini dibuat berdasarkan desain data warehouse yang dibuat pada tahap sebelumnya. OLAP data dianalisis dengan melakukan operasi slicing, dicing, roll up, dan drill down pada data warehouse.

18 Ujicoba dan Evaluasi Aplikasi Uji coba yang dilakukan mencakup - uji coba pada desain data warehouse - Proses ekstraksi - Transformasi - Load data ke data warehouse - Ujicoba pada OLAP Evaluasi Evaluasi hasil dan manfaat dengan cara membandingkan hasil yang didapatkan dengan kebutuhan pengguna saat survey kebutuhan pengguna.

19 Sekilas STIKOM Surabaya STIKOM ->Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer Surabaya > Akademi Komputer dan Informatika Surabaya (AKIS) program Diploma III Manajemen Informatika. maret 1986 berubah menjadi STIKOM Surabaya Strata 1 Sistem Informasi Strata 1 Sistem Komputer Strata 1 Komputerisasi Akuntansi Strata 1 Disain Komunikasi Visual Diploma IV Komputer Multimedia Diploma III Manajemen Informatika Diploma III Komputer Akuntansi Diploma III Perkantoran dan Kesekretariatan Diploma III Komputer Multimedia Diploma III Komputer Grafis dan Cetak

20 Struktur Organisasi YAYASAN BPH KETUA SEKRET. EKSEKUTIF KETUA SEKRETARIS WAKIL KETUA I (BIDANG AKADEMIK) WAKIL KETUA III (BIDANG KMHS & ALUMNI) HAI PRODI S1 SI PRODI S1SK PRODI S1 DKV PRODI S1 KA PRODI DIV/DIII MM PRODI DIII MI PRODI DIIIKPK PRODI DIII KGC AAK KMHS & ALUMNI WAKIL KETUA II (BIDANG SUMBER DAYA) AU HUMAS KEU KM LK PA PENMARU PM PPTI PSDM PUS RC S-PROM SSI BD

21 Sistem Informasi di STIKOM Surabaya Aplikasi PENMARU Aplikasi Kemahasiswaan Aplikasi STIKOM Career Center (SCC) Aplikasi Perpustakaan Aplikasi Administrasi Umum Aplikasi Keuangan Aplikasi PSDM Aplikasi Laboratorium Aplikasi KP/TA Aplikasi Aministrasi Akademik Beberapa Aplikasi kecil

22 Aplikasi Pendukung SIIS (Student Integrated Information System) SICYCA ( Sistem Informasi Cyber Campus ) SICYCA versi WAP SMESS ( STIKOM Message Service )

23 Skema Integrasi Komponen Sistem Informasi STIKOM SURABAYA Mencari Informasi Program studi dan pendaftaran Melakukan Pendaftaran Mengikuti Ujian Masuk STIKOM Surabaya Melihat pengumuman hasil penerimaan mhs baru Melakukan Registrasi dan Pembayaran Calon mahasiswa Portal STIKOM SI Penmaru SI Penmaru SI Penmaru SI Akademik SI Keuangan Kerja Praktek Tugas Akhir SI TA/KP Pembayaran SP dan SPP pengisian KRS SI Akademik SI keuangan Apl. Broadcast tunggakan Melihat hasil studi SI Akademik SICYCA SIIS SMESS WAP UTS dan UAS SI Akademik Pembayaran SP dan SPP SI Keuangan Apl.Broardcast tunggakan Mengumpulkan SSKM SI Kemahasiswaan Mencari referensi pustaka SI Perpustakaan Digital Library Melakukan Proses Studi dan Pembelajaran SI Akademik SI Laboratorium SICYCA SIIS E-Learning Mahasiswa Mendaftar Yudisium Wisuda Mencari informasi lowongan perkerjaan Mencari informasi Alumni Alumni SI Akademik SI Wisuda SI SCC SI SCC

24 Sistem Administrasi Akademik Admisi Operasi Akademik Ujian Kelulusan

25 Sistem Informasi Administrasi Akademik (SITA) Maintenance Admisi Perwalian Perkuliahan Utility Akhir Semester Ujian

26 Prosedur pengembangan Data warehouse PENENTUAN DIMENSI FEASIBILITY STUDY KONFIRMASI & TENTUKAN REPORT DATA SOURCE ETL BUSSINESS ANALISIS & PRESENTATION

27 PROSES ETL Server Production ( ORA2K Server Warehouse (OWH ) Langkah Langkah Proses ETL Akademik ODS Cleaning Data Fact Mart Operational Data Source - Ambil Semua Data - Pemilahan dan Parameterisasi - Grouping berdasarkan Parameter - Penentuan Measurement - Grouping berdasarkan perameter report SUMBER DATA STAGING AREA

28 Context Diagram Permintaan Laporan Hasil Laporan Manajemen administrasi data warehouse dan OLAP reg istrasi server warehouse reg istrasi server OLAP proses ETL terhadap dimensi 1 buat relasi antar dimensi dan kubus Proses ETL terhadap kubus informasi sumber data OLTP Sistem peng olahan data warehouse dan Olap + break down level dimensi Informasi Sumber data warehouse peng olah data warehouse olah kubus olah dimensi olah OLAP sesuai permintaan peng olah OLAP list sumber data

29 DVD LEVEL 0 olah user create or replace user 1 Database Warehouse get sumber data external 3 External Database 1 Extract sumber data 3 reg istrasi server warehouse Proses reg istrasi Warehouse info sumber data Proses Extract sumber Data get sumber data internal set sumber data external peng olah peng peng olah olah data data warehouse data warehouse informasi sumber data OLTP set sumber data internal 2 Internal Database list sumber data olah dimensi 4 Proses ETL terhadap kubus Olah Data Warehouse proses ETL terhadap dimensi olah kubus 2 administrasi data warehouse dan OLAP reg istrasi server OLAP Proses reg istrasi server OLAP informasi data warehouse peng olah pengolah OLAP OLAP Informasi Sumber data warehouse buat relasi antar dimensi dan kubus 5 break down level dimensi Olah Data Olap Permintaan Laporan Hasil Laporan Manajeme n Manajemen olah OLAP sesuai permintaan

30 Kebutuhan Perangkat Lunak 1. Windows 7 Profesional 2. Oracle Database 11g Release Oracle Warehouse Builder 11g 4. Oracle Business Intelegent Publisher 5. Microsoft Word Adobe Acrobat reader

31 Perancangan Di Oracle Database Dibuat 2 Schema Schema Akademik Tabel Mhs_Mf Tabel Alumni_Mf Tabel Fak_mf Schema Datawarehouse Tabel Strata Tabel Jurusan

32 Perancangan di Oracle Warehouse Bulider Import Data Membuat Workspace -> Datawarehouse Membuat Project-> Borang_Datawarehouse Membuat Modul - Akademik -> Schema Akademik - Datawarehouse -> Schema Datawarehouse - Borang -> Dimensi, cube dan Mapping

33 Hasil Import Data

34 Dimensi dan Cube Dimensi Nama Dimensi Fungsi Dimensi Tabel Asal DIM_FAK Menampung detil data strata dan jurusan -STRATA -JURUSAN -FAK_MF DIM_WAKTU Menampung detil data waktu TIME ( dari sistem OWB ) Cube CB_IPK_LULUSAN

35 Relasi Dimensi dan Cube

36 Mapping No Nama Mapping Keterangan 1 MAP_DIM_FAK Proses ETL untuk DIM_FAK 2 DIM_WAKTU_MAP Proses ETL untuk DIM_WAKTU 3 CB_IPK_LULUS Proses ETL untuk cb_ipk_lulusan

37 Mapping MAP_DIM_FAK

38 Mapping DIM_WAKTU_MAP

39 Mapping CB_IPK_LULUS

40 ETL MAP_DIM_FAK

41 ETL DIM_WAKTU_MAP

42 ETL CB_IPK_LULUS

43 Perancangan di OWB

44 Perancangan di OWB

45 Perancangan di Microsoft Word 2007

46 Hasil OLAP di format PDF

47 Technical Analysis Mesin Server : Notebook Fujitsu Esprimo Mobile U9200 Processosr : Intel Core 2 Duo Kapasitas RAM : 2 Gbyte Harddisk : 300 Gbyte Operating Sistem : Window 7 Database : Oracle Database 11g Datawarehouse : Oracle Warehouse Builder 11g BI : Oracle BI Publisher 11g

48 Yang menjadi Pertimbangan atau Resiko Database sumber data berasal dari satu sumber yaitu oracle database Jumlah user yang cukup banyak Jumlah record yang cukup banyak Resiko mutasi SDM analis dan Programmer Kemungkinan adanya perubahan sistem/konfigurasi data sumber Dukungan teknis vendor yang optimal Setiap karyawan mempunyai akses terhadap jaringan LAN menimbulkan resiko user yang tidak berhak untuk memasuki sistem cukup besar

49 Operational Analysis Sistem yang dikembangkan berfungsi untuk membantu manajemen untuk dengan segera bisa mendapatkan data data yang dibutuhkan untuk bisa digunakan sebagai analisis didalam mengambil keputusan sehingga dapat menghindari adanya Keterlambatan informasi data yang dibutuhkan sehingga mengganggu pengambilan keputusan.

50 Legal and Contractual Analysis System yang dikebangkan proses disain dan pemrogrmannya dilakukan sendiri oleh SDM internal STIKOM Surabaya sedangkan Sistem Operasi dan Software Developer yang digunakan adlah software yang berlisensi sehingga hal yang berkaitan dengan legal dan kontraktual analysis ini bukan menjadi issue yang dominan

51 Political Analysis Meningkatkan Image STIKOM Surabaya Meningkatkan efektifitas dalam pengambilan keputusan Meningkatkan efisiensi pengeluaran Meningkatkan pendapatan

52 Kesimpulan Pembuatan laporan yang diperlukan dalam rangka evaluasi diri Perguruan tinggi dengan menggunakan kerangka kerja RAISE++ dapat di lakukan dengan menggunakan teknik datawarehouse. Purwarupa data warehouse dapat mempercepat proses pembuatan laporan untuk manajamen Purwarupa data warehouse dapat mempercepat dan meningkatkan keakuratan proses pengambilan data untuk analisa atau untuk pengambilan keputusan bisnis

53 Saran Untuk penerapannya, diperlukan pengembangan sistem yang meliputi semua data yang ada si STIKOM Surabaya dan laporan laporan yang diperlukan dalam pembuatan laporan evaluasi diri dan laporan laporan yang mendukung untuk pengambilan keputusan bisnis yang diperlukan oleh manajemen.

54 SEKIAN- TERIMA KASIH