Pembangkitan Borang Akreditasi Nasional di Perguruan Tinggi Berbasis OLAP pada Data SDM dan Penelitian

Transkripsi

1 1 Pembangkitan Borang Akreditasi Nasional di Perguruan Tinggi Berbasis OLAP pada Data SDM dan Penelitian Kurnia Widyaningtias 1, Umi Laili Yuhana 2, Nurul Fajrin Ariyani 3 Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Gedung Teknik Informatika, Kampus ITS Sukolilo-Surabaya wdee_fun@cs.its.ac.id Abstrak: Akreditasi merupakan salah satu bentuk penilaian (evaluasi) mutu dan kelayakan institusi perguruan tinggi atau program studi yang dilakukan oleh organisasi atau badan mandiri di luar perguruan tinggi. Keputusan mengenai mutu didasarkan pada penilaian terhadap berbagai bukti yang terkait dengan standar yang ditetapkan dan berdasarkan nalar dan pertimbangan para pakar sejawat (judgments of informed experts). Aplikasi Pembangkitan Borang Akreditasi yang akan dibangun bertujuan untuk membantu program studi pada perguruan tinggi mempersiapkan berbagai data dan laporan untuk melengkapi penilaian akreditasi pada data SDM, Penelitian, Keuangan, Sarana dan Prasarana. Aplikasi ini dilengkapi dengan OLAP sebagai fitur tambahan yang bertujuan agar program studi dapat melakukan analisa dari data yang sudah disajikan menggunakan OLAP. Dengan menggunakan OLAP, program studi dapat melihat detail laporan dari beberapa sudut pandang. Kata Kunci : Akreditasi, OLAP, ASP.net I. PENDAHULUAN Akreditasi Perguruan Tinggi merupakan bentuk penilaian atau standar mutu terhadap Perguruan Tinggi. Akreditasi dilakukan pada periode tertentu. Hingga saat ini sistem akreditasi dilakukan secara manual, mengumpulkan informasi dari masing-masing program studi melalui dokumen-dokumen yang diperlukan. Sehingga waktu yang digunakan untuk membaca dokumen-dokumen tersebut dirasa kurang efisien. Sistem Pembangkitan Report Borang merupakan sebuah sistem yang akan membantu mengumpulkan dan mengolah semua informasi yang diperlukan menjadi sebuah report sesuai borang akreditasi. Semua informasi yang terkumpul menjadi kumpulan data yang sangat besar dan kompleks untuk diolah dalam suatu database. Untuk membantu pengolahan data tersebut diperlukan suatu metode yang dapat menangani query kompleks untuk menampilkan data dalam laporan borang. Data warehouse merupakan copy data transaksi yang strukturnya dirancang untuk proses analisis dan query, bukan untuk proses transactional (insert, update, delete). OLAP merupakan proses pengolahan dari data yang terdapat pada data warehouse untuk melakukan analisa dalam bentuk laporan berupa pivot tabel yang nantinya dapat membantu perguruan tinggi menyajikan report borang dan melakukan persiapan penilaian terhadap kinerjanya melalui sudut pandang tertentu. Aplikasi ini dibangun untuk menyimpan data isian kelengkapan borang dan menyajikan hasil borang yang dapat di generate ke dalam bentuk word. Makalah ini disusun dengan topik pembahasan seperti berikut : Pendahuluan, pada bab ini dibahas mengenai permasalahan yang ada sehingga aplikasi ini duibuat untuk menawarkan solusinya. Untuk dasar teori yang membahas tentang akreditasi dapat dilihat pada sub bab Akreditasi, untuk pembahasan dasar teori tentang OLAP dapat dilihat dalam sub bab OLAP. Dalam sub bab Aplikasi sistem pembangkitan report borang akan dibahas tentang analisa sistem, perancangan sistem, dan implementasi. Proses uji coba dan analisis hasil output dari sistem di bahas pada sub bab uji coba Dan terakhir sub bab kesimpulan dan saran yang berisi kesimpulan yang diambil berdasarkan hasil uji coba. II. AKREDITASI BAN PT Akreditasi merupakan salah satu bentuk penilaian (evaluasi) mutu dan kelayakan institusi perguruan tinggi atau program studi yang dilakukan oleh organisasi atau badan mandiri di luar perguruan tinggi. Bentuk penilaian mutu eksternal yang lain adalah penilaian yang berkaitan dengan akuntabilitas, pemberian izin, pemberian lisensi oleh badan tertentu. Ada juga pengumpulan data oleh badan pemerintah bagi tujuan tertentu, dan survei untuk menentukan peringkat (ranking) perguruan tinggi[2]. Berbeda dari bentuk penilaian mutu lainnya, akreditasi dilakukan oleh pakar sejawat dan mereka yang memahami hakekat pengelolaan program studi/perguruan tinggi sebagai Tim atau Kelompok Asesor. Keputusan

2 2 mengenai mutu didasarkan pada penilaian terhadap berbagai bukti yang terkait dengan standar yang ditetapkan dan berdasarkan nalar dan pertimbangan para pakar sejawat (judgments of informed experts). Bukti-bukti yang diperlukan termasuk laporan tertulis yang disiapkan oleh institusi perguruan tinggi yang akan diakreditasi yang diverifikasi melalui kunjungan para pakar sejawat ke tempat kedudukan perguruan tinggi[2]. Standar akreditasi program studi sarjana mencakup komitmen program studi sarjana untuk memberikan layanan prima dan efektivitas pendidikan yang terdiri atas tujuh standar seperti berikut [2] : Standar 1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian Standar 2. Tata pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan mutu Standar 3. Mahasiswa dan Lulusan Standar 4. Sumber daya manusia Standar 5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik Standar 6. Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi Standar 7. Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama III. OLAP OLAP adalah singkatan dari Online Analytical Processing. Istilah OLAP muncul pertama kali pada tahun 1993 yang diperkenalkan oleh Edgar F.Codd, S.B.Codd, dan C.T.Salley dalam dokumen untuk Arbor Corporation berjudul Providing OLAP(Online Analytical Processing) to User Analyst:An IT Mandate [6]. Sebagai catatan, Edgar F.Codd adalah salah satu diantara dua orang yang dianggap sebagai perumus model relational, model komputasi yang dipakai Relational DBMS[6]. Edgar F.Codd dan kawan-kawan tidak member dasar ilmiah untuk OLAP, tidak mendefinisikan dengan baik konsep OLAP pada dokumen mereka[6]. Seperti halnya dengan datawarehouse, dokumen ini juga menimbulkan euphoria. Euphoria banyak scienties dan akademis tentang OLAP mereda. Hasil kerja mereka mengkristal sehinggasaat ini, kita dapat mendaftarkan butirbutir berikut sebagai dasar ilmiah untuk OLAP [6]: Tipe : TABLE, REPORT, dan CUBE. Operasi : GROUPING, ROLLUP, CUBE Nilai : Pemakaian nilai NULL bagi nilainilai sel di kubus(cube) dan report untuk data agregat. Sebelum menggunakan OLAP, model database Relational diintegrasikan menjadi struktur yang disesuaikan dengan data warehouse. Star scheme merupakan representasi dari cube yang merupakan salah satu model skema dalam data warehouse yang nantinya siap diproses dalam OLAP. Star scheme terdiri dari beberapa tabel dimensi dan tabel fakta. Tabel fakta berisi informasi data yang dinalisis(biasanya berisi foreign key dan Measurement numeric). Sedangkan tabel dimensi berisi informasi yang dibutuhkan untuk pengelompokkan data yang berupa hierarki dan level[9]. IV. APLIKASI SISTEM PEMBANGKITAN REPORT BORANG A. Analisa Sistem Pengguna yang ada dalam sistem Pembangkitan Report Borang ini terbagi menjadi beberapa pengguna yaitu : Administrator Bertugas untuk mengelola sistem, terutama dalam pengelolaan user. Kepala Jurusan Kepala Jurusan adalah pengguna yang dapat mengakses seluruh halaman pada system kecuali untuk pengelolaan user. Bagian Kepegawaian Mempunyai hak penuh terhadap sistem informasi SDM Staf Akademik dan Dosen Mempunyai hak penuh terhadap pengelolaan kegiatan penelitian Bagian Keuangan Mempunyai hak penuh terhadap pengelolaan keuangan pada sistem Bagian Sarana dan Prasarana Mempunyai hak penuh terhadap pengelolaan sarana dan prasarana dalam sistem. Borang yang akan dihasilkan dalam aplikasi ini, antara lain : Borang Dosen Tetap Borang Kegiatan Tenaga Ahli/Pakar Borang Seminar Ilmiah Borang Pencapaian Prestasi Dosen Borang Keikutsertaan Dosen Tetap dalam Organisasi Borang Dana pada Penelitian Borang Jumlah Penelitian berdasarkan Sumber Dana Terdapat beberapa proses-proses utama yang terdapat dalam aplikasi ini, antara lain : Pendaftaran Fungsi ini digunakan untuk mengelola data pendaftaran user baru. Dengan fungsi ini maka akan diperoleh status pengguna yang berbeda mengakses sistem. Manajemen sistem data dosen Sistem ini digunakan untuk mengelola data dosen, seperti : data pendidikan dosen, data dosen tetap, data prestasi dosen, data organisasi dosen, data kegiatan tenaga ahli. Manajemen sistem Penelitian Sistem ini digunakan untuk mengelola data penelitian, seperti : data penelitian, sumber dana penelitian, kredit sks penelitian, data karya ilmiah. Manajemen sistem Keuangan Sistem ini digunakan untuk mengelola data keuangan, seperti : data perolehan keuangan, dan data penggunaan dana. Manajemen sistem Sarana dan Prasarana

3 3 Sistem ini digunakan untuk mengelola data sarana dan prasarana, seperti : data ruang dosen, prasarana utama dan prasarana penunjang. Pembuatan laporan borang akreditasi Fungsionalitas ini digunakan untuk menghasilkan laporan borang untuk data dosen, penelitian dan keuangan. Selain itu, juga bisa men-generate laporan borang ke bentuk word Menampilkan report kredit sks penelitian dengan OLAP Fungsionalitas ini menyajikan laporan jumlah kredit sks penelitian pada tiap dosen menggunakan OLAP dalam bentuk pivot table. terdapat hubungan include antara use case memasukkan data dosen dan memasukkan data detail pendidikan dosen. Dimana data detail pendidikan hanya bisa ditambahkan jika data dosen sudah ditambahkan terlebih dahulu. D. Physical Data Model Untuk perancangan physical data model dapat dilihat pada gambar2. B. ARSITEKTUR SISTEM Sistem Pembangkitan Borang akreditasi ini merupakan sebuah aplikasi sistem untuk men-generate borang akreditasi untuk data SDM, Penelitian, Keuangan dan Sarana dan Prasarana. Aplikasi yang dibangun merupakan aplikasi web based. Untuk menghasilkan borang tersebut, terdapat sistem informasi yang berfungsi untuk mengelola data-data yang diperlukan untuk menghasilkan borang. Dalam sistem informasi yang dibangun, data-data yang diperlukan diolah dan disimpan dalam database relational. Untuk menghasilkan borang, sistem mengambil data dari database relational yang kemudian ditampilkan melalui halaman browser. Terdapat beberapa borang yang melakukan fungsi agregate yang diperoleh dari beberapa tabel dari relational database. Dari tabel-tabel yang membutuhkan fungsi agregate ini dapat dibuat suatu cube untuk mempermudah penyajian data. Gambar untuk arsitektur sistem dapat dilihat pada gambar 1 berikut. C. USECASE DIAGRAM Gambar 1. Use case Diagram E. CLASS DIAGRAM Untuk perancangan class diagram dapat dilihat pada gambar 3. F. PERANCANGAN CUBE Untuk membuat cube, terlebih dahulu merancang star scheme. Star scheme merepresentasikan cube, dimana harus menentukan tabel dimensi dan fact table. Star Scheme kredit sks dosen Scheme ini bertujuan untuk menghitung jumlah kredit sks dosen yang diperoleh dari penelitian dan karya ilmiah. Perancangan star sceme ini dapat dilihat pada gambar 4. Gambar 1. Arsitektur Sistem Pada diagram use case Aplikasi sistem pembangkitan report borang, seperti yang ditunjukkan oleh gambar 2,

4 4 Gambar 2. Physical Data Model Gambar 3. Class Diagram

5 5 Gambar 4. Star Scheme untuk Menghitung jumlah sks V. IMPLEMENTASI V.1 Halaman Registrasi Terdapat 6(enam) tipe user pada form Registrasi, yaitu : Administrator, Keuangan, SDM, Penelitian, Sarana, Kepala Jurusan. Antar muka halaman registrasi dapat dilihat pada gambar 5 berikut ini : V.2 Implementasi Borang Gambar 5. Implementasi Halaman Registrasi Contoh halaman borang untuk menampilkan daftar dosen tetap dapat dilihat pada gambar 6. Dalam Borang dosen tetap ditampilkan data dosen dan detail pendidikan. UJI COBA DAN HASIL VI.1 Lingkungan Uji Coba Uji coba pada aplikasi ini menggunakan komputer yang berperan sebagai server dan client. Spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras adalah sebagai berikut : Perangkat lunak : Microsoft Visual Studio 2005 (ASP.net dan C#) Microsoft SQL Server 2005 Windows XP SP 2 Web browser Internet Explore 6 Perangkat keras : Prosesor : Intel(R) Core 2 Duo 2 GHz Memori : RAM 2 GB Data uji coba yang dipakai dalam aplikasi ini ada beberapa data yang menggunakan data real diantaranya : data dosen dan data kegiatan tenaga ahli dan ada beberapa data dummy seperti data penelitian dan keuangan. Untuk data penelitian diambil dari judul tugas akhir, nama pembimbing sebagai anggota penelitian dan data penelitian pada borang akreditasi sebelumnya. Perhitungan jumlah SKS dalam penelitian mengacu pada Nilai Angka Kredit ITS, diperoleh dari staf akademik fakultas. Untuk data keuangan, sumber dana dan jenis penggunaan mengacu pada borang sebelumnya dengan jumlah dana dummy. Data yang dipakai dalam sistem untuk masing-masing data berjumlah 10 record untuk data penelitian dan karya ilmiah, 20 record untuk data selain data penelitian dan karya ilmiah. VI.2 Pengujian Borang Jumlah SKS Dosen Proses pengujian proses Borang Jumlah SKS dosen tetap ini bertujuan untuk mengetahui apakah borang untuk jumlah sks ini berhasil digenerate. Borang Jumlah SKS dosen ini nantinya juga digenerate dengan OLAP dalam bentuk cube. Proses query untuk menampilkan borang jumlah sks dosen tetap ini cukup rumit sehingga dicoba mengenerate dalam bentuk OLAP. Query untuk menampilkan borang jumlah sks dosen tetap ini dapat dilihat dalam gambar 7. select aa.nama_dosen, q.id, isnull(q.sks_karya_ilmiah,0.00) as SKS_Karya_Ilmiah, isnull(q.sks_penelitian,0.00), (isnull(q.sks_karya_ilmiah,0.00)+isnull(q.sks_pe nelitian,0.00)) as Jumlah_SKS from (select a.id, a.sks_karyailmiah as SKS_Karya_Ilmiah, b.sks_penelitian as SKS_Penelitian from (SELECT id, isnull(sum(jumlah_sks),0.00) as sks_karyailmiah FROM DATA_ANGGOTA_KARYAILMIAH group by id) a full join (SELECT id, isnull(sum(jumlah_sks),0.00) as sks_penelitian FROM DATA_RPENELITIANDOSEN group by id) b on a.id = b.id )q, dosen aa where aa.id=q.id Gambar 7. Query untuk menghitung jumlah SKS Hasil dari generate borang dengan jumlah sks dari kegiatan penelitian dan karya ilmiah, dapat dilihat dalam gambar 8. Gambar 6. Implementasi Halaman Borang Dosen Tetap

6 6 B. Saran Saran untuk mengembangkan aplikasi ini setelah dilakukan uji coba, antara lain : 1. Dalam pengisian data pada aplikasi ini hendaknya diisi dengan data yang lengkap dan data yang sebenarnya. 2. Umtuk melengkapi fitur OLAP, dapat dibuat beberapa cube dengan kebutuhan atau sudut pandang yang berbeda. DAFTAR PUSTAKA Gambar 8. Implementasi Halaman Borang Jumlah SKS Dosen Dari Borang Jumlah SKS di atas akan dibuat rancangan cube dalam star scheme seperti pada gambar 4.. Hasil Keluaran untuk hasil dari rancangan cube dapat dilihat pada gambar 9. [1] Borang dan Instrumentnewest, pada September [2] Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. Buku II Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta [3] Munawar. Pemodelan Visual dengan UML. Graha Ilmu, [4] Herimukti, Darlis. Slide ppt konsep data warehouse. Teknik Informatika, [5] Kusumo,Suryo, Ario.ASP.NET 2.0 dengan VB Elex Media Komputindo,2007. [6] I.Hutabarat,M.Sc, Bernaridho. Datawarehousing dengan SQL Server Elex Media Komputindo, [7] Mundy,Thornwaite,Kimball. The Microsoft Data Warehouse Toolkit: With SQL Server 2005 and the Microsoft Business Intelligence Toolset, 1st,WILEY,2006. [8] Desain Konsep OLAP, diakses pada September 2009 [9] ---.Slide Kuliah Datawarehouse Data Warehousing Concept Gambar 9. Hasil dari Cube VI. SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan Aplikasi Sistem Pembangkitan Borang Akreditasi ini berhasil melakukan fungsionalitas kebutuhan user untuk men-generate borang. Beberapa fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh sistem ini antara lain : 1. Proses pengumpulan data untuk keperluan borang akreditasi dapat disimpan dalam sistem dan ditampilkan dalam borang. 2. Proses laporan borang dapat disajikan dalam bentuk dokumen word. 3. Proses tranformasi data dari relational database ke dalam datawarehouse telah berhasil dilakukan menggunakan tools Integration Services pada SQL Server Business Intelligence Development Studio Setelah melakukan transformasi kemudian dibuat rancangan Star Scheme yang direpresentasikan dalam cube.