PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI TATA PAMONG DAN KEMAHASISWAAN MENGGUNAKAN OLAP UNTUK PENYUSUNAN LAPORAN BORANG AKREDITASI

Transkripsi

1 PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI TATA PAMONG DAN KEMAHASISWAAN MENGGUNAKAN OLAP UNTUK PENYUSUNAN LAPORAN BORANG AKREDITASI Masfulatul Lailiyah, Umi Laili Yuhana, Dini Adni Navastara Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Abstrak - Program studi merupakan lembaga yang melaksanakan fungsi Tridarma Perguruan Tinggi, yakni pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk menopang dedikasi dan fungsi tersebut, program studi harus diakreditasi oleh lembaga penjaminan mutu eksternal. Proses akreditasi biasanya dilakukan secara periodik setiap 5 tahun sekali. Sistem Manajemen Borang Akreditasi Online ini merupakan sistem berbasis web yang dibangun untuk membantu pihak jurusan/program studi dalam mengumpulkan informasi pengisi borang akreditasi dan informasi pendukung borang, serta penyusunan laporan borang akreditasi. Selain itu, dengan menggunakan OLAP data penyusun borang diolah menjadi laporan kinerja jurusan di bidang kemahasiswaan. Kata Kunci : borang akreditasi, OLAP 1. PENDAHULUAN Program studi merupakan lembaga yang melaksanakan fungsi Tridarma Perguruan Tinggi, yakni pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, serta mengelola ipteks selaras dengan bidang studi yang dikelolanya. Untuk menopang dedikasi dan fungsi tersebut, program studi harus mampu mengatur diri sendiri dalam upaya meningkatkan dan menjamin mutu program akademik dan layanan yang diberikan kepada masyarakat secara berkelanjutan. Dan sebagai bukti bahwa sistem penjaminan mutu telah dilaksanakan dengan baik dan benar, program studi harus diakreditasi oleh lembaga penjaminan mutu eksternal. Proses akreditasi biasanya dilakukan secara periodik setiap 5 tahun sekali. Dimana pengisian borang dilakukan secara manual oleh panitia akreditasi. Panitia mengumpulkan data selama 5 tahun terakhir kemudian merekap data tersebut dalam laporan borang dan data pendukung borang. Hal ini terus berulang untuk setiap periode akreditasi. Oleh karena itu, dirasa cara ini kurang efektif karena membutuhkan waktu yang lama dalam proses pengumpulan data. Penulis membangun sebuah sistem manajemen akreditasi berbasis web untuk membantu pihak jurusan/program studi dalam mengumpulkan informasi pengisi borang akreditasi dan informasi pendukung borang, serta penyusunan laporan borang akreditasi yang bisa di export menjadi word serta menyajikan laporan kinerja bidang kemahasiswaan menggunakan OLAP Laporan disajikan dalam bentuk pivot table dan chart. Dari laporan tersebut diharapkan bisa memberi masukan kepada kepala jurusan dalam mengambil kebijakan di bidang kemahasiswaan. Makalah ini disusun dengan susunan sebagai berikut : Pendahuluan, pada bab ini dijelaskan mengenai permasalahan-permasalahan yang ada dan solusi yang ditawarkan. Pembahasan mengenai penjelasan akreditasi program studi, teori OLAP dan cube dijelaskan pada sub bab akreditasi program studi Sub bab sistem manjemen akreditasi borang membahas tentang analisa sistem, arsitektur sistem, usecase diagram, dan implementasi. Proses uji coba dan analisis hasil output dari sistem di bahas pada sub bab uji coba Dan terakhir sub bab kesimpulan dan saran yang berisi kesimpulan yang diambil berdasarkan hasil uji coba. 2. AKREDITASI PROGRAM STUDI Berdasarkan BAN-PT, Akreditasi program studi sarjana adalah proses evaluasi dan penilaian secara komprehensif atas komitmen program studi terhadap mutu dan kapasitas penyelenggaraan program tridarma perguruan tinggi, untuk menentukan kelayakan program akademiknya[8]. Standart akreditasi adalah tolak ukur yang harus dipenuhi oleh program studi sarjana. Standart akreditasi program studi sarjana mencakup standart tentang komitmen program studi sarjana terhadap kapasitas institusional (institusional capacity) dan komitmen terhadap efektivitas program pendidikan (educational effectiveness), yang dikemas dalam tujuh standart akreditasi[8], yaitu : Standart 1 Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian 1 Masfulatul Lailiyah

2 Standart 2 Tata pamong, kepemimpinan, system pengelolaan, dan penjaminan mutu Standart 3 Mahasiswa dan Lulusan Standart 4 Sumber daya manusia Standart 5 Kurikulum, pembelajran, dan suasana akademik Standart 6 Pembiayaan, sarana, dan prasarana, serta system informasi Standart 7 Penelitian dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerja sama. Untuk proses penilaian akreditasi program studi harus mengumpulkan borang akreditasi. Borang akreditasi akan dinilai oleh BAN-PT selaku lembaga penjaminan mutu eksternal. 2.1 OLAP Pengertian dasar Online Analytical Processing (OLAP) adalah suatu metode khusus untuk melakukan analisis terhadap data (database) dalam struktur multidimensi, Adapun karakteristik dari OLAP [1], yaitu : Mengijinkan user untuk melihat data dari sudut pandang logical dan multidimensional pada datawarehouse. Memfasilitasi query yang kompleks dan analisa bagi user. Mengijinkan user melakukan drill down untuk menampilkan data pada level yang lebih detil atau roll up untuk agregasi dari satu dimensi atau beberapa dimensi. Menyediakan proses kalkulasi dan perbandingan data. Menampilkan hasil dalam bentuk number termasuk dalam table dan grafik. 2.2 CUBE Cube merupakan bagian utama dari OLAP. Cube merupakan representasi multidimensi dari sekumpulan data[11]. Di dalam cube terdapat Dimension dan Measures. Dimension Table berisi informasi yang dibutuhkan untuk pengelompokan data yang berupa hierarki dan level [9]. Measures merupakan bagian dari cube yang berisi kumpulan data yang akan dirangkum, seperti data jumlah mahasiswa regular, jumlah mahasiswa laki-laki, dan lainlain[11]. Tabel yang berisi data-data dalam kelompok measure ini disebut Fact Table. Contoh analogi dari sebuah cube ditunjukkan oleh Gambar 1 Gambar 1 Contoh Cube Beberapa operasi yang bisa dilakukan pada cube adalah[5]: Slice and dice Slice dan Dice memungkinkan untuk melihat kubus dari sudut pandang yang berbeda. Drill down Drill down merupakan teknik untuk memecah sebuah informasi menjadi beberapa informasi yang lebih detail. Pivoting Dengan operasi pivoting suatu informasi dapat diamati dari sudut pandang yang berbeda Filtering Filtering merupakan suatu teknik untuk menyaring informasi yang akan disajikan. 3. SISTEM MANAJEMEN AKREDITASI BORANG Berikut ini akan dijelaskan mengenai analisa sistem, usecase diagram, physical data model, class diagram dan implementasi. 3.1 ANALISIS SISTEM Sistem manajemen akreditasi ini memiliki 4(empat) tipe pengguna yaitu : Admin Bertugas untuk mengelola data user dan data master lainnya. TU Tata Pamong Bertugas untuk mengelola data tata pamong dan membangkitkan laporan borang untuk data tata pamong TU Kemahasiswaan Bertugas untuk mengelola data kemahasiswaan dan membangkitkan laporan borang untuk data kemahasiswaam Ketua Jurusan Kajur bisa membangkitkan laporan borang untuk data tata pamong dan kemahasiswaan serta mengakses halaman report kemahasiswaan dalam bentuk pivot table dan chart. 2 Masfulatul Lailiyah

3 Terdapat beberapa proses-proses utama yang terdapat dalam aplikasi ini, antara lain : Gambar 2. Arsitektur Sistem Manajemen Akreditasi Pendaftaran Fungsi ini digunakan untuk mengelola data pendaftaran user baru. Dengan fungsi ini maka akan diperoleh status pengguna yang berbeda mengakses sistem. Manajemen sistem tata pamong Sistem ini digunakan untuk mengelola data tata pamong, seperti : identitas program studi, visi misi program studi, sistem kepemimpinan, umpan balik program studi dan lain-lain Manajemen sistem kemahasiswaan Sistem ini digunakan untuk mengelola data kemahasiswaan, seperti : biodata mahasiswa, transkrip nilai mahasiswa, pengguna lulusan, alumni dan lain-lain. Pembuatan laporan borang akreditasi Fungsionalitas ini digunakan untuk menghasilkan laporan borang untuk data tata pamong dan kemahasiswaan. Selain itu, juga bisa meng-export laporan borang ke bentuk word Menampilkan report kemahasiswaan dengan OLAP Fungsionalitas ini menyajikan laporan kinerja kemahasiswaan menggunakan OLAP dalam bentuk pivot table dan chart 3.2 ARSITEKTUR SISTEM Aplikasi yang akan dibangun dijelaskan oleh Gambar 2. Langkah pertama yang dilakukan penulis adalah membangun sistem informasi tata pamong dan sistem informasi kemahasiswaan. Selanjutnya borang akreditasi di bangkitkan dari database sistem informasi tata pamong dan kemahasiswaan. Sedangkan, untuk laporan kinerja bagian kemahasiswaan diperoleh dari data hasil transformasi operational database ke datawarehouse, Gambar 3. Use case diagram sistem tata pamong data dalam datawarehouse diolah menggunakan OLAP dengan pembentukan star shcema dan cube. Dan dari data dalam cube inilah yang akan di sajikan sebagai report kinerja kemahasiswaan dalam bentuk pivot table dan chart. 3.3 USECASE DIAGRAM Pada diagram use case sistem informasi tata pamong, seperti yang ditunjukkan oleh gambar 3, terdapat hubungan include antara use case mengelola unit dan use case mengelola struktur organisasi. Dimana data struktur organisasi hanya bisa ditambahkan jika data unit/bagian sudah ditambahkan terlebih dahulu. Use case sistem informasi mahasiswa ditunjukkan oleh Gambar 4, pada use case diagram sistem informasi kemehasiswaan terdapat beberapa hubungan include dan extend antar use case. Salah satu diantaranya adalah hubungan extend antara use case mengelola mahasiswa dengan use case mengelola transkrip nilai dan mengelola status mahasiswa. Dimana setelah menambahkan data mahasiswa, user bisa menambahkan transkrip nilai mahasiswa tersebut atau merubah status mahasiswa, atau bisa juga user hanya menambahkan data mahasiswa saja tanpa menambahkan data transkrip nilai mahasiswa tersebut atau merubah statusnya. 3 Masfulatul Lailiyah

4 Gambar 4. Use case diagram sistem kemahasiswaan 3.4 TRANSFORMASI DATA Sebelum dilakukan pembuatan objek-objek data warehouse pada Microsoft SQL Server 2005, terlebih dahulu dilakukan proses transformasi data dari database relasional ke data warehouse. Nantinya, data pada data warehouse inilah yang akan digunakan untuk pembuatan objek-objek data warehouse, seperti dimensi dan cube. Disini penulis melakukan proses transformasi data secara manual, dengan tahapan sebagai berikut : a. Membuat proyek integration services pada business intelligence project. b. Menentukan data source yang digunakan c. Menentukan atau membuat destination d. Memilih tabel atau view dari data source yang ingin di copy ke destination source. e. Proyek integration services di running untuk menjalankan proses transformasi data dari data source ke destination source. JALUR PENERIMAAN. Cube yang dihasilkan diberi nama LULUSAN. Skema yang digunakan dalam cube ini adalah star schema, dengan rancangan seperti yang ditunjukkan pada Gambar 7 b. Skema analisis nilai mahasiswa per semester Skema ini bertujuan untuk menampilkan laporan analisis nilai ipk mahasiswa per-semester berdasarkan angkatan dan jalur penerimaan. Skema analisis nilai mahasiswa per-semester ini disusun oleh tabel 1 fakta dan 3 dimensi yaitu tabel fakta NILAI_MHS, dimensi MAHASISWA, dimensi NILAI MAHASISWA dan dimensi JALUR PENERIMAAN. Cube yang dihasilkan diberi nama NILAI_MAHASISWA. Skema yang digunakan dalam cube ini adalah snowflakes schema, dengan rancangan seperti yang ditunjukkan pada Gambar SKEMA CUBE Skema merupakan representasi dari cube. Oleh karena itu, dalam membuat olap tidak lepas dari pembuatan skema. a. Skema analisis kelulusan mahasiswa Skema ini bertujuan untuk menampilkan laporan analisis mahasiswa yang lulus berdasarkan angkatan dan jalur penerimaan. Skema analisis kelulusan mahasiswa ini disusun oleh 1 tabel fakta dan 2 dimensi, yaitu tabel fakta LULUSAN, dimensi MAHASISWA, dan dimensi Gambar 8. Star schema untuk cube nilai mahasiswa 4 Masfulatul Lailiyah

5 c. Skema analisis peminat program studi Skema ini bertujuan untuk menampilkan laporan analisis peminat program studi berdasarkan tahun ajaran dan jalur penerimaan. Skema analisis peminat program studi ini disusun oleh 1 tabel fakta dan 2 dimensi, yaitu tabel fakta PEMINAT, dimensi SELEKSI MAHASISWA, dan dimensi JALUR PENERIMAAN. Cube yang dihasilkan diberi nama PEMINAT. Skema yang digunakan dalam cube ini adalah star schema, dengan rancangan seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9 berikut ini. rancangan seperti yang ditunjukkan pada Gambar 10 berikut ini Gambar 10. Star schema untuk cube status Gambar 7. Star schema untuk cube lulusan 3.6 IMPLEMENTASI Implementasi halaman registrasi Halaman ini digunakan untuk mendaftar sebagai user dari sistem. Dikarenakan database dari sistem manajemen akreditasi ini terpusat, maka user harus memasukkan informasi fakultas, jurusan beserta bagian dimana dia bekerja untuk registrasi. Antar muka dari halaman registrasi ditunjukkan oleh Gambar 13 Gambar 13. Antar muka halaman registrasi Gambar 9. Star schema untuk cube peminat d. Skema analisis status mahasiswa Skema ini bertujuan untuk menampilkan laporan analisis mahasiswa yang DO atau mengundurkan diri berdasarkan tahun masuk (angkatan) dan tahun keluar. Skema analisis kelulusan mahasiswa ini disusun oleh 1 tabel fakta dan 3 dimensi, yaitu tabel fakta STATUS, dimensi MAHASISWA, dimensi DETAIL STATUS MHS dan dimensi JALUR PENERIMAAN. Cube yang dihasilkan diberi nama STATUS. Skema yang digunakan dalam cube ini adalah snowflake schema, dengan Implementasi halaman laporan borang Halaman ini digunakan untuk menampilkan report borang akreditasi. Laporan borang akreditasi yang dihasilkan bisa di export ke bentuk word. Daftar borang yang dihasilkan oleh sistem manajemen akreditasi dijelaskan dalam Tabel 1. Tabel 1 Daftar Borang Akreditasi No Nama Laporan Deskripsi 1 Identitas Laporan ini berisi identitas program studi program studi 2 Visi misi Laporan ini berisi visi, misi, program studi tujuan, dan sasaran dari program studi 5 Masfulatul Lailiyah

6 No Nama Laporan Deskripsi 3 Sistem tata pamong Laporan ini berisi sistem tata pamong, pola kepemimpinan, sistem pengelolaan program studi, dan penjaminan mutu program studi 4 Umpan balik Laporan ini berisi umpan balik dari dosen, mahasiswa, alumni dan pengguna alumni mengenai harapan dan persepsi mereka 5 Upaya keberlanjutan 6 Data mahasiswa regular dan lulusannya 7 Data mahasiswa non-reguler 8 Prestasi mahasiswa 9 Layanan kepada mahasiswa 10 Studi pelacakan lulusan 11 Evaluasi lulusan oleh pihak pengguna 12 Himpunan Alumni 13 Kegiatan Himpunan Alumni Laporan ini berisi upaya untuk menjamin keberlanjutan program studi Laporan ini berisi data seluruh mahasiswa reguler dan lulusannnya dalam kurun waktu 5 tahun terakhir Laporan ini berisi data seluruh mahasiswa non-reguler dan lulusannya dalam kurun waktu 5 tahun terakhir Laporan ini berisi daftar pencapaian prestasi mahasiswa dalam kurun waktu 3 tahun terakhir dibidang akademik dan non-akademik Laporan ini berisi jenis pelayanan kepada mahasiwa Laporan ini berisi studi pelacakan untuk mendapatkan evaluasi kinerja lulusan oleh pihak pengguna Laporan ini berisi evaluasi lulusan oleh pihak pengguna. Seperti etika moral, profesionalisme, kerjasama tim, keahlian bahasa inggris, dll. Laporan ini berisi data himpunan alumni yang dimiliki program studi dalam rangka untuk pelacakan lulusan. Laporan ini berisi kegiatan dari himpunan alumni yang dimiliki program studi. Contoh laporan borang yang dihasilkan oleh sistem akreditasi ditunjukkan oleh Gambar 14, Gambar 15 dan Gambar 16 Gambar 14. laporan borang profil mahasiswa Gambar 15. laporan borang sistem kepemimpinan Implementasi halaman laporan kinerja bagian kemahasiswaan menggunakan OLAP Halaman ini digunakan untuk menampilkan laporan kinerja bagian kemahasiswaan menggunakan OLAP dalam bentuk pivot table dan chart. Laporan kinerja yang dihasilkan diantaranya : laporan jumlah dan rata-rata ipk lulusan berdasarkan jalur penerimaan dan angkatan, laporan nilai ipk mahasiswa per semester berdasarkan angkatan dan jalur penerimaan, laporan jumlah peminat program studi berdasarkan jalur penerimaan dan tahun akademik dan laporan jumlah mahasiswa yang keluar dari program studi berdasarkan angkatan dan tahun akademik. Contoh laporan kinerja yang dihasilkan ditunjukkan oleh Gambar 17 dan Gambar 18 6 Masfulatul Lailiyah

7 b. Spesifikasi perangkat lunak untuk computer pengguna : Windows XP Service Pack 2 SQL Server 2005 Microsoft Visual Studio 2005 Frameword.Net 2.0 Internet Explorer 6 Gambar 16. laporan borang evaluasi lulusan Gambar 17. Laporan kinerja lulusan dalam bentuk pivot table Data Uji Coba Data sample yang digunakan untuk proses uji coba pada tugas akhir ini adalah data transkrip nilai mahasiswa teknik informatika angkatan 2001 sampai dengan angkatan 2009 sebanyak 183 mahasiswa yang diperoleh dari sistem akademik. Sedangkan untuk data jalur penerimaan yang digunakan dalam uji coba ini untuk angkatan 2004 sampai dengan 2009 diperoleh dari data sistem akademik sedangkan untuk angkatan 2001 sampai dengan angkatan 2003 adalah data dummy tetapi mendekati benar. Analisis Hasil Pada analisis kelulusan mahasiswa, jika dilihat dari jumlah dan rata-rata ipk lulusan per angkatan berdasarkan jalur penerimaan diperoleh hasil sebagai berikut : a. Mahasiswa Lintas Jalur Disini mahasiswa lintas jalur hanya terdapat 1 orang yakni angkatan Hal ini dijelaskan oleh Gambar 17 Gambar 18. Laporan kinerja lulusan dalam bentuk chart 4. UJI COBA DAN HASIL Proses Uji coba Uji coba dilakukan untuk memastikan bahwa apakah sistem berjalan dengan baik dan menghasilkan output seperti yang diinginkan. Implementasi sistem yang dilakukan pada lingkungan dengan spesifikasi sebagai berikut : a. Spesifikasi hadware Prosessor Intel Core 2 Duo 2.00GHz RAM 2.93 GB Gambar 17 Rata-rata ipk lulusan mahasiswa lintas jalur b. Mahasiswa PMDK Kemitraan Dari data kelulusan mahasiswa untuk jalur penerimaan pmdk kemitraan menunjukkan hasil adanya peningkatan rata-rata ipk lulusan pada angkatan Sedangkan pada angkatan 2003 dan 2004 terdapat penurunan rata-rata ipk lulusan. Hal ini ditunjukkan oleh Gambar 18 7 Masfulatul Lailiyah

8 Gambar 18 Rata-rata ipk lulusan mahasiswa PMDK kemitraan c. Mahasiswa PMDK Prestasi Dari data kelulusan mahasiswa untuk jalur penerimaan pmdk prestasi menunjukkan hasil adanya penurunan rata-rata ipk lulusan pada angkatan 2003 yakni 3.0, sedangkan pada angkatan 2004 dan 2005 terdapat kenaikan rata-rata ipk lulusan yakni 3.17 dan 3.35, seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 19 Gambar 19 Rata-rata ipk lulusan mahasiswa PMDK prestasi d. Mahasiswa SPMB/SNMPTN Dari data kelulusan mahasiswa untuk jalur penerimaan spmb/snmptn menunjukkan adanya peningkatan rata-rata ipk lulusan untuk tiap angkatan seperti yang ditunjukkan oleh Gambar KESIMPULAN Berdasarkan hasil uji coba, diperoleh kesimpulan bahwa aplikasi borang akreditasi ini telah berhasil melakukan fungsi-fungsi kebutuhan user terutama dalam proses pengumpulan data dan pembuatan borang akreditasi program studi itu sendiri. Sehingga diharapkan menjadi sebuah sistem yang dapat membantu program studi dalam pengumpulan data borang akreditasi. Beberapa fungsi yang berhasil dilakukan antara lain : 1. Membuat borang akreditasi untuk data tata pamong dan kemahasiswaan dan mengekspor borang akreditasi ke bentuk word. 2. Menyajikan data pendukung borang akreditasi untuk data tata pamong dan kemahasiswaan. 3. Menyajikan laporan kinerja jurusan untuk data kemahasiswaan menggunakan OLAP dalam bentuk pivot table dan chart. 4. Beberapa tabel dari database sistem informasi kemahasiswaan ditransformasikan ke data warehouse. Selanjutnya, data dalam data warehouse diubah menjadi struktur multidimensi yang direpresentasikan dalam sebuah cube. Data pada cube inilah yang akan di sajikan sebagai laporan kinerja kemahasiswaan dalam bentuk pivot tabel dan chart. 5.2 SARAN Saran yang diberikan oleh peneliti berdasarkan tugas akhir yang sudah dibuat adalah sebagai berikut : 1. Agar sistem yang dibuat bisa dimanfaatkan secara optimal, hendaknya dilakukan integrasi dengan database pada sistem akademik. 2. Untuk keakuratan data yang akan dibuat aplikasi OLAP, hendaknya database sumber terisi dengan lengkap dan proses transformasi dilakukan secara otomatis dan berkala agar hasil analisis tepat dan sesuai dengan yang diharapkan. Gambar 4.10 Rata-rata ipk lulusan mahasiswa SPMB/SNMPTN 5. KESIMPULAN DAN SARAN Berikut ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan dan saran dari aplikasi sistem manajemen akreditasi yang telah dibuat. 6. DAFTAR PUSTAKA [1] Agusta, Yudi. Data Warehouse dan Data Mining Lecture [2] Badriyah,Tessy. Konsep Pemrograman Berbasis Obyek. Jurusan Teknologi Informasi. PENS ITS. Surabaya [3] Choirul,M,Amri. Pengantar ASP.Net [4] Edi,Lukito,Nugroho. Object Oriented Concept Masfulatul Lailiyah

9 [5] Handoyo,Andreas,. Rostianingsih,Silvia. Pembuatan Data Warehouse Pengukuran Kinerja Proses Belajar Mengajar Di Jurusan Teknik Informatika UK PETRA. Jurusan Teknik Informatika. UK PETRA. Surabaya [6] Suryo,Ario,Kusumo, ASP.Net 2.0 Dengan Visual Basic Elex Media Komputindo [7] Yasid, Achmad. Word Teori Datawarehouse [8] ---.Buku 1 Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana ( [9] ---. Slide Kuliah Datawarehouse - Data Warehousing Concept [10] ---. SQL Server 2005 tutorial. ( [11] 9/12/10/sql-olap-online-analyticalprocessing-di-ms-sql-server-2005/ 9 Masfulatul Lailiyah