BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori Dasar/Umum Sistem M enurut M cleod (2004, p9), sistem adalah sekelompok elemenelemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut O Brien (2005, p29), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Menurut Hanif (2007, p3), sistem merupakan sekumpulan objekobjek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai tujuan. Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan atau pun kesatuan dari elemen-elemen yang berkaitan antara bagian satu dengan yang lainnya untuk melaksanakan suatu proses tertentu, sehingga menghasilkan suatu tujuan Informasi Menurut Mcleod (2004, p12), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti yang dapat digunakan oleh para pemakai atau pengguna dari informasi. 8

2 9 Menurut O Brien (2005, p38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Menurut Turban et al (2008, p41), informasi adalah data yang telah diproses serta memiliki arti dan nilai bagi penerima informasi. Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, informasi dapat diartikan sebagai data yang dikelola untuk menghasilkan sesuatu yang bernilai bagi para pemakai yang bersangkutan, yang kemudian digunakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi Menurut O Brien (2005, p5), sistem informasi adalah kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyerbarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Hanif (2007, p14), sistem informasi merupakan sistem dengan komponen-komponen yang bekerja untuk mengolah data menjadi informasi. Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, sistem informasi dapat diartikan sebagai kombinasi atau kesatuan proses dari berbagai komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya, sehingga menerima data untuk diproses dan menghasilkan keluaran yang dapat digunakan oleh pemakai sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan.

3 Jenis Sistem Informasi Sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan informasi bagi para pemakai dalam suatu organisasi dapat dibedakan menurut area fungsional, yaitu sebagai berikut: Sistem informasi Sistem Informasi Akuntansi Keterangan Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan. Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan (departemen/bagian keuangan) yang menyangkut keuangan perusahaan; misalnya berupa ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi pembayaran. Sistem Sistem informasi yang bekerja sama dengan sistem Informasi informasi lain untuk mendukung manajemen Manufaktur perusahaan (baik dalam hal perencanaan maupun pengendalian) dalam meyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan. Misalnya berupa data bahan mentah, profil vendor baru, dan jadwal produksi.

4 11 Sistem Informasi Pemasaran Sistem Informasi SDM Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran; misalnya berupa ringkasan penjualan. Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia; misalnya berisi informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangantunjangan, hingga kinerja pegawai. Tabel 2.1 Sistem Informasi dari Area Fungsional (Sumber: Abdul dan T erra, 2003, pp551-pp554) Peran Dasar Sistem Informasi dalam Bisnis Terdapat tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis dalam sistem informasi. Hal ini dapat ditemukan dalam tiga peran penting yang dapat dilakukan sistem informasi untuk sebuah perusahaan bisnis: Mendukung proses dan operasi bisnis. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manager. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif. (O Brien, 2005, p10) Komponen-komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya dasar yang meliputi: manusia, hardware, software, data, dan jaringan. Penjelasan kelima komponen tersebut sebagai berikut:

5 12 a) Sumber Daya Manusia. Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi. b) Sumber Daya Hardware. Meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Tidak hanya mesin, tetapi juga semua medis data, hingga disk magnetis atau optikal. Contoh hardware: sistem komputer dan periferal komputer. c) Sumber Daya Software. Meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Contoh software: software sistem, software aplikasi, dan prosedur. d) Sumber Daya Data. Data lebih dari bahan baku mentah sistem informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh para manager dan pakar sistem informasi. Data sebagai sumber yang harus dikelola secara efektif agar dapat memberikan manfaat bagi para pemakai akhir dalam sebuah organisasi. e) Sumber Daya Jaringan. Menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi: media komunikasi dan dukungan jaringan. (O Brien, 2005, pp34-pp39)

6 Software Definisi Software Menurut O Brien (2005, p713), software adalah program dan prosedur komputer yang berkaitan dengan operasi sistem informasi. Menurut Djoko (2006, p311), software adalah kumpulan dari berbagai jenis program aplikasi untuk berbagai tujuan. Menurut kutipan dari Oktavita.com, software adalah sekumpulan berita yang dijalankan (atau dieksekusi) oleh komputer. Program komputer ini terdiri dari susunan logika untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu di komputer. Perangkat lunak ini melibatkan berbagai komponen dalam komputer, seperti sistem operasi, program, dan data yang disimpan atau dibaca. Logika yang ada dalam perangkat lunak tersebut disusun sedemikian rupa sehingga komputer dapat memahami dan menjalankan instruksi yang terkandung di dalamnya ( Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, dapat disimpulkan bahwa software adalah prosedur yang berisi sistem operasi, program, data yang tersusun untuk menjalan suatu kerjaan tertentu di komputer yang berkaitan dengan sistem informasi Jenis-jenis software Gambaran umum dari software komputer adalah:

7 14 Software Komputer Software Aplikasi Melakukan Pekerjaan Pemprosesan Informasi bagi Pemakai Akhir Software Sistem Mengelolah dan Mendukung Operasi Sistem Serta Jaringan Komputer Program Aplikasi Umum Software Suite Penjelajah Web Word Processing Spreadsheets Pengelola Database Grafik Presentasi Pengelola Informasi Personal Groupware Program Aplikasi Khusus Program Manajemen Sistem Bisnis-Akuntasi Pemrosesan Transaksi, Sistem Operasi Penerjemah Bahasa Pemrograman Manajemen hubungan dengan pelanggan, Program Manajemen Jaringan Alat dan Editor Pemrograman Enterprise Resource Planning, E-commerce, dan lain-lain Sistem Manajemen Database Paket Software Computer-Aided Software Engineering (CASE) Sains dan Teknik Server Aplikasi Pendidikan, Hiburan, dan lain-lain. Utilitas Sistem Pengawasan Keamanan dan Kinerja Program Pengembangan Sistem Gambar 2.1 Jenis-jenis Software Komput er (Sumber: O Brien, 2005, p155)

8 ERP Sejarah ERP Sistem ERP telah ada sejak tahun 1960an, di mana awalnya hanya berfokus pada sistem fabrikasi untuk pengendalian persediaan. Dan seiring berkembangnya waktu dan teknologi sistem ERP telah mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaaan sumber daya. Tahun 1960an Peristiwa Sistem fabrikasi fokus kepada pengendalian inventory (inventory control) 1970an Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbas is timephased net, untuk perencanaan dan pengawasan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku. 1980an MRP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi. 1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir

9 16 semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning. Entended ERP menjadi ERP II 2000ansekarang T abel 2.2 Sejarah Sistem ERP (Sumber: Santo dan Suparto, 2009, p15-16) Definisi ERP Menurut Brady et al (2001, p2), ERP adalah suatu program software yang terdepan dari teknologi informasi. Program ERP membantu perusahaan mengatur proses bisnis, dengan menggunakan database yang secara bersama dan berbagai penggunaan manajemen. Software ERP membantu mendukung operasi bisnis dan proses yang efisien dengan mengintegrasikan segala aktivitas bisnis, termasuk penjualan, pemasaran, manufaktur, akuntansi, dan staf. Menurut Olson (2004, p9), ERP adalah sistem software yang memberikan pengaruh besar terhadap pengkomputerisasian organisasi. Hal ini meliputi teknologi, efektifitas proses, finansial, strategi, dan manfaat organisasi yang bermacam-macam pada sistem terkomputerisasi. Semua sistem tersebut terintegrasi satu dengan yang lain.

10 17 Menurut Santo dan Suparto (2009, p27), ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas perusahaan. Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, dapat disimpulkan bahwa Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem yang terintegrasi yang dapat digunakan untuk menunjang proses bisnis dari segala aspek yang berkaitan dengan perusahaan, sehingga menghasilkan keuntungan maksimal bagi setiap pihak yang bersangkutan dalam perusahaan yang menerapkan Proses Bisnis Menurut Brady et al (2001, p3), proses bisnis adalah kumpulan dari serangkaian aktivitas yang mengambil satu atau beberapa input dan menghasilkan output yang berguna bagi pelanggan. Ilustrasi gambarnya sebagai berikut:

11 18 Gambar 2.2 Ilustrasi Proses Bisnis Menurut kutipan dari Wikipedia Indonesia, proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan ( Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, proses bisnis adalah kumpulan dari runtutan berbagai aktivitas yang saling berkaitan, serta memberikan kontribusi antara aktivitas yang satu dengan aktivitas yang lain yang menunjang dalam pencapaian suatu tujuan Area Fungsi dari Operasional Perusahaan-perusahaan memiliki beberapa fungsi bisnis, aktivitas-aktivitas bisnis dalam area fungsi dari operasional. Adapun fungsi-fungsi bisnis tersebut, antara lain sebagai berikut: 1. Fungsi Marketing dan Sales Fungsi bisnis ini meliputi pemasaran produk, pemrosesan sales order, manajemen hubungan dengan pelanggan (customer relationship

12 19 management), dukungan untuk pelanggan, peramalan penjualan, dan periklanan. 2. Fungsi Produksi dan Materials Management Fungsi bisnis ini meliputi pembelian, penerimaan barang dari supplier, transportasi/logistik, penjadwalan produksi, kegiatan produksi, dan pemeliharaan pabrik. 3. Fungsi Accounting dan Finance Fungsi bisnis ini meliputi akuntansi finansial, alokasi biaya dan pengendalian, perencanaan dan penganggaran biaya, serta manajemen arus kas (cash-flow management). 4. Fungsi Human Resources Fungsi bisnis ini meliputi perekrutan dan hiring, pelatihan, penggajian, dan benefit. (Brady et al, 2001, p2) Studi Kelayakan Proyek (Feasibilities Study) Menurut Siswanto (2000), studi kelayakan proyek merupakan penelitian untuk mengevaluasi aspek-aspek yang menjadi fokus utama untuk mencari kaitan antara aspek yang satu dengan yang lainnya untuk mendukung kelayakan proyek sehingga menghasilkan kepastian proyek dapat dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Fokus utama studi kelayakan proyek terpusat pada empat macam aspek, yaitu: a. Pasar dan pemasaran barang atau jasa yang akan dihasilkan proyek, b. Produk, teknis, dan teknologi,

13 20 c. Manajemen dan sumber daya manusia, d. Keuangan dan ekonomi. Menurut Suad dan Suwarsono (2000, p4), studi kelayakan proyek adalah penelitian tentang dapat tidaknya suatu proyek (biasanya merupakan proyek investasi) dilaksanakan dengan berhasil. Menurut Ahmad (2007, p6), studi kelayakan proyek adalah penelitian yang mendalam terhadap suatu ide bisnis tentang layak atau tidak layaknya ide tersebut untuk dilaksanakan. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa studi kelayakan proyek adalah penelitian yang menjadi keharusan untuk dilakukan sebelum suatu proyek dapat diputuskan untuk dinyatakan layak atau tidak layaknya, di mana penelitian dilakukan dengan meninjau dari berbagai aspek yang akan menghasilkan kepastian pelaksanaan terhadap proyek yang telah direncanakan sebelumnya Teknik Pengumpulan Data Menurut Sugiyono (2004, p129), teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan), dan gabungan ketiganya Interview (Wawancara) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.

14 21 Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun dengan menggunakan telepon. Berikut ini adalah penjabaran dari masing-masing jenis wawancara berdasarkan Sugiyono (2004, pp130-pp132): a. Wawancara Terstruktur Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Oleh karena itu, dalam melakukan wawancara, pengumpul data telah menyiapkan instrumen penelitian berupa pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif jawabannya pun telah disiapkan. b. Wawancara Tidak Terstruktur Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas di mana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan Kuesioner (Angket) Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya.

15 22 Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa yang bisa diharapkan dari responden. Selain itu, kuesioner juga cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar di wilayah yang luas. Kuesioner dapat berupa pertanyaan/pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan kepada responden secara langsung atau dikirim melalui pos, atau internet (Sugiyono, 2004, p135) Observasi (Pengamatan) Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar. Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan serta) dan non participant observation. a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation) Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan seharihari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai

16 23 sumber data penelitian. Sambil melakukan penelitian, peneliti ikut melakukan suka dukanya. Dengan observasi partisipan ini, maka data yang diperoleh akan lebih lengkap, tajam, dan sampai mengetahui pada tingkat makna dari setiap perilaku yang nampak. b. Observasi Nonpartisipan (Non Participant Observation) Kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati, maka dalam observasi nonpartisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen (Sugiyono, 2004, pp138- pp140) SAP SAP AG Sejarah SAP SAP AG Pada tahun 1972, lima mantan analis sistem IBM (International Business Machines) membentuk Systemanalyse und Programmentwicklung (System Analysis and Program Development SAP) di Mannheim, Jerman. Kelima penemu SAP tersebut mengambil langkah awal dalam rangka mencapai tujuan mereka melalui perolehan sebuah paket Financial Accounting yang batch mode (non-real time). Dengan menggunakan paket ini sebagai sebuah titik permulaan, mereka mengembangkan sebuah standar, paket Financial Accounting yang real time, menjual kopi pertamanya kepada sebuah anak perusahaan Jerman dari ICI, sebuah perusahaan kimia besar yang

17 24 bermarkas di Inggris. Oleh karena penjualan dari paket Financial Accounting tersebut meningkat, maka SAP mengembangkan produk standar keduanya, sebuah program Materials Management dengan modul untuk Purchasing, Inventory Management, dan Invoice Verification. Data dari program Materials Management dapat secara mudah mengalir ke program Financial Accounting. Pada tahun 1977, SAP berpindah markas ke kota kecil di Walldorf, Jerman, dan mengubah namanya menjadi Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung dalam Bahasa Inggris, Systems, Applications, and Products in Data Processing. Selain itu, pada tahun tersebut SAP telah menjadi SAP GmbH (PT Tertutup). Oleh karena pengembangan yang terus-menerus dari teknologi komputer mainframe, pada tahun 1978 SAP mulai mengembangkan sebuah versi yang lebih terintegrasi dari produk software sebelumnya, yang disebut R/2 system. Penjualan berkembang secara cepat pada tahun 1980-an, dan SAP mengembangkan modul tambahan untuk Cost Accounting, Production Planning and Control, Personnel Management, dan Plant Maintenance. Pada tahun 1988, SAP telah menjadi SAP AG, sebuah perusahaan dagang yang terpublikasi (PT Terbuka). Pada tahun tersebut pula, SAP menyadari potensi dari arsitektur hardware

18 25 client-server dan mulai mengembangkan R/3 system, yang dirilis pada tahun Pada tahun 2000, SAP AG telah mempunyai karyawan di 50 negara dan pengguna pada instalasi di seluruh dunia (Brady et al, 2001, pp21-pp23) Produk-produk SAP SAP menawarkan produk-produknya untuk berbagai perusahaan dari segala skala. SAP menyediakan produk berskala yang dapat disesuaikan dengan ukuran dan proses-proses perubahan secara konstan dari perusahaan (SAP AG, 2006, p1-14). Adapun produk-produknya adalah sebagai berikut: a. MySAP Business Suite adalah sebuah paket lengkap dari open enterprise solution yang dapat menghubungkan semua orang yang terlibat, informasi, serta proses-proses, dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. Aplikasiaplikasinya menyediakan hasil yang konsisten secara keseluruhan jaringan perusahaan dan memberikan perusahaan fleksibilitas yang dibutuhkan pada situasi-situasi pasar yang dinamik saat ini. MySAP Business Suite menawarkan sebuah solusi software yang fleksibel untuk perusahaan-perusahaan berskala besar yang mempunyai jumlah pengguna yang besar dan proses-proses yang secara konstan berubah (SAP AG, 2006, p1-14).

19 26 b. MySAP All-in-One adalah sebuah prepackaged, versi spesifik industri dari mysap Business Suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi mysap All-in-One menawarkan out-of-the-box kombinasi fleksibilitas dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (SAP AG, 2006, p1-25). c. SAP Business One adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi manajemen operasional bagi perusahaan yang dinamik. Solusi ini sederhana namun sangat kuat, yang memungkinkan operasi bisnis dan aktivitas pelanggan yang langsung dan lengkap (SAP AG, 2006, p1-27) Microsoft Dynamics Microsoft Sejarah Microsoft Dynamics Microsoft Microsoft Dynamics adalah jenis aplikasi yang bergerak dalam bidang ERP dan CRM (Customer Relationship Management) yang dikembangkan oleh grup Microsoft Business Solutions. Grup Microsoft Business Solutions dibentuk karena adanya akusisi yang dilakukan oleh Microsoft terhadap dua perusahaan software ternama, yaitu Great Plains Software dan Navision. Great Plains Software merupakan perusahaan independen yang terletak di Forth, Dakota Utara, yang didirikan oleh Doug Burgum. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang

20 27 menyediakan paket akuntansi pertama kali di USA, yang didesain untuk multi-user dan dapat berjalan dalam Windows. Pada tahun 2000, Microsoft mengumumkan telah membeli Great Plains Software seharga $ 1,1 miliar, di mana sebelumnya Great Plains Software telah mengakusisi Solomon Software, yaitu perusahaan independen yang menyediakan software accounting. Akusisi Microsoft terhadap Great Plains Software ini diresmikan pada bulan April Dari akusisi tersebut, maka dihasilkan dua software ERP yang tergolong dalam Microsoft Dynamics, yaitu Microsoft Dynamics GP dan Microsoft Dynamics SL. Navision merupakan perusahaan software yang didirikan pada tahun 1984 di Denmark, yang dikenal sebagai PC&C ApS (Personal Computing and Consulting). Pada tahun 2000, Navision (saat itu dikenal dengan Navision Software A/S) bermerger dengan firma Danish, Damgaard A/S (didirikan pada tahun 1983), sehingga terbentuklah NavisionDamgaard A/S, yang kemudian berubah lagi namanya menjadi Navision A/S. Lalu, pada tanggal 11 Juli 2002, Microsoft mengakusisi Navision A/S seperti yang dilakukan sebelumnya terhadap Great Plains. Dari akusisi tersebut, maka Microsoft Dynamics menambah jenis produk ERP-nya, yaitu Microsoft Dynamics AX dan Microsoft Dynamics NAV. Mengenai produk CRM, Microsoft Dynamics CRM memasuki pasarnya pada tahun 2003, termasuk Microsoft

21 28 Dynamics CRM Online, yaitu versi online Microsoft Dynamics CRM. Kini Microsoft Dynamics telah meluaskan cakupan solusi industrinya dengan menyediakan Microsoft Dynamics POS (Point of Sale), yang diluncurkan pada tahun 2009, dan Microsoft Dynamics RMS (Retail Management System) ( Produk-produk Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics memiliki 3 jenis produk, yaitu Microsoft Dynamics ERP, Microsoft Dynamics untuk industri retail, dan Microsoft Dynamics CRM. Microsoft Dynamics ERP merupakan aplikasi ERP yang ditujukan untuk perusahaan menengah, atau untuk cabang dan divisi dari perusahaan besar. Microsoft Dynamics ERP memiliki 4 produk utama, yaitu: Microsoft Dynamics AX, didesain untuk membantu perusahaan melakukan bisnis antar lokasi dan negara melalui proses-proses yang terstandarisasi dan membantu menyederhanakan proses yang dilaksanakan. Microsoft Dynamics GP, dapat membantu perusahaan beradaptasi terhadap kesempatan dan perkembangan yang baru melalui manajemen perubahan pasar, memungkinkan kebutuhan perusahaan yang unik, dan menghubungkan proses bisnis antar organisasi.

22 29 Microsoft Dynamics NAV, didesain untuk membantu memperlancar proses bisnis specific industry. Microsoft Dynamics SL, dapat membantu perusahaan mendapatkan laporan proyek dan analisis bisnis serta mengotomatisasi proyek antar lokasi dan divisi perusahaan. Selain itu, Microsoft Dynamics SL menyediakan fungsionalitas bisnis dalam finance, project accounting, manufacturing, field service, supply chains, analytics, & electronic commerce, dan target utamanya adalah perusahaan kecil dan menengah. Adapun produk-produk Microsoft Dynamics untuk industri retail adalah sebagai berikut: Microsoft Dynamics POS 2009, adalah solusi point of sale untuk para pengecer yang berskala kecil ataupun menengah, yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan retail yang unik. Microsoft Dynamics RMS, adalah sebuah sistem yang memanajemen toko retail, termasuk interface pengguna berdasarkan peran masing-masing pengguna yang dapat dicustomize oleh pengguna itu sendiri, dan wizard yang digunakan untuk membantu mengatur operasi toko secara individual. Microsoft Dynamics CRM merupakan aplikasi manajemen hubungan dengan pelanggan yang multi-lingual dari Microsoft.

23 30 Selain itu, Microsoft Dynamics CRM juga menyediakan kemampuan penjualan, pelayanan, dan pemasaran ( 2.2 Teori-teori Khusus SAP Business One 2007 A SAP Business One 2007 merupakan solusi software yang terintegrasi dan ditujukan untuk perusahaan kecil dan menengah, di mana sistem dilengkapi dengan semua fungsi yang diperlukan untuk memenuhi sebagian besar kebutuhan proses bisnis perusahaan. Berdasarkan wilayah dan bahasanya, SAP Business One 2007 terbagi dalam 2 cluster, yaitu cluster A dan cluster B. Indonesia merupakan bagian dari cluster A, sehingga SAP Business One 2007 A yang diterapkan di Indonesia. Gambar 2.3 User Interface SAP Business One 2007 A

24 Modul SAP Business One 2007 A Adapun modul-modul yang terdapat pada SAP Business One 2007 A meliputi: a) Administration Module (Modul Administrasi) Langkah awal dalam penerapan SAP Business One 2007 A pada perusahaan adalah dengan menentukan berbagai informasi tentang perusahaan ke dalam sistem. Hal tersebut dapat terlaksana dengan menggunakan modul administrasi. Berbagai informasi yang ditentukan meliputi: nilai tukar mata uang, kewenangan dan persetujuan, surat internal organisasi, pengaturan , data ekspor dan import, serta berbagai informasi lainnya. Modul ini digunakan untuk menentukan pengaturan dan parameter sistem, serta melakukan perawatan fungsi seperti backup dan restore. Fungsi pada modul administrasi adalah: System Initialization, fungsi ini digunakan untuk menyesuaikan persyaratan dari perusahaan. Salah satu contoh yang menjadi fokus penyesuaian adalah masalah pendefinisian: Bagaimana cara transaksi bisnis untuk diproses dalam sistem. Berbagai pengaturan default. Kewenangan. Pencetakan preferensi.

25 32 Authorizations, fungsi ini memungkinkan user untuk diberikan hak akses khusus guna melihat, membuat, dan memperbaharui dokumen tertentu. Dalam hal ini, terdapat 2 macam user yaitu: regular user dan super user. Regular user: Tidak memiliki hak untuk memberikan otorisasi kepada user yang lain. Dapat melakukan tindakan tertentu, misalnya pemberian diskon, perubahan harga, atau mengakses akun rahasia dengan otorisasi yang tepat. Super user: Memiliki hak untuk memberikan otorisasi kepada user yang lain. Memiliki otorisasi penuh dan tak terbatas bagi semua user. Secara otomatis memiliki hak penuh untuk semua fungsi dalam sistem. Data Import/Export, fungsi yang berhubungan dengan master data, seperti: pelanggan dan pemasok, atau produk dan transaksi yang ada pada sistem. Utilities, fungsi ini digunakan untuk melakukan penutupan akhir periode dan penutupan akhir tahun, seperti pekerjaan

26 33 perawatan berkala. Ini dilakukan untuk menjamin kelancaran sistem. Approval Procedures, fungsi di mana setiap persetujuan harus dilakukan oleh manager atau senior yang bersangkutan dalam perusahaan untuk dapat menghasilkan dokumen-dokumen tertentu. Alert Management, fungsi ini digunakan agar sistem dapat memberitahukan user tertentu apabila terdapat peristiwa tertentu. Terdapat 2 jenis alert, yaitu: predefined alerts and user-defined. Alert ini sifatnya optional dan dapat dimodifikasi. Alert yang ada mencakup batas kredit, % laba kotor, komitmen, diskon, persediaan minimum, dan budget. b) Financials Module (Modul Finansial) Modul finansial melibatkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan dalam operasi akuntansi dan keuangan perusahaan. Modul ini juga meliputi pengaturan pajak yang dilaksanakan berdasarkan peraturan yang berlaku pada masing-masing negara. Dengan modul finansial, perusahaan dapat mendokumentasikan semua akuntansi dan keuangan yang berhubungan dengan transaksi yang ada. Modul finansial terdiri dari berbagai tool dan sub modul yang berfungsi untuk menghubungkan perusahaan agar dapat mengatur keseluruhan

27 34 proses finansial. Berbagai tool dan sub modul tersebut, antara lain: Chart of Account, merupakan indeks dari semua akun buku besar (general ledger (G/L)) yang digunakan oleh satu atau lebih perusahaan. Setiap akun yang terdapat pada G/L memiliki kode, deskripsi, dan informasi yang menentukan setiap fungsi. Account Code Generator, fungsi ini digunakan untuk membuat: Nomor akun aktif yang tak terbatas yang merupakan kombinasi berbagai segmen. Spesifik akun G/L dalam beberapa kelompok akun yang berbeda (contoh berdasarkan departemen) secara bersamaan. Entry Journal, digunakan dalam melakukan pengentrian jurnal secara manual untuk akun dan mitra bisnis tertentu. Pengentrian yang dilakukan secara manual akan secara otomatis tersimpan di dalam database dan tidak dapat dihapus. Untuk membatalkan pengentrian jurnal tersebut dapat dilakukan dengan membuat jurnal koreksi. Journal Voucher, merupakan tahapan perancangan dokumen yang tidak menciptakan nilai dalam buku besar.

28 35 Journal voucher dapat diperiksa dan diselesaikan, serta kemudian dicatat. Posting Template, membantu dalam pembuatan format posting yang jenis transaksinya selalu tetap. Pada posting template, yang dicatat hanya jumlah nilai transaksi yang selalu berbeda. Recurring Posting, setiap perusahaan memiliki transaksi yang berulang setiap bulan atau minggunya. Recurring posting otomatis menangani transaksi sejenis ini dan nilai transaksi tidak harus selalu sama, walaupun objek transaksinya selalu sama. Reverse Transactions, fungsi ini menampilkan daftar semua entri jurnal manual yang dijadwalkan untuk pembalikan otomatis, sehingga dapat dilakukan eksekusi terhadap entri jurnal yang ingin dilakukan. Exchange Rate Differences, membantu dalam melakukan penyesuaian nilai mata uang luar negeri dengan nilai mata uang negara yang bersangkutan. Hal ini untuk menyeimbangkan saldo di FC (Foreign Currency) dan LC (Local Currency). Conversion Differences, untuk melakukan penyesuaian antar akun/mitra bisnis dalam keseimbangan sistem mata uang dan saldo dalam mata uang lokal.

29 editing, hanya berlaku pada USA. Financial Report Template, digunakan dalam membuat tampilan laporan keuangan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun laporan yang umum adalah: Neraca. Neraca Saldo. Laporan Rugi/Laba. Budget, digunakan untuk menentukan anggaran terhadap akun tertentu yang ingin dipilih. Cost accounting, membantu dalam menentukan laba dari masing-masing kegiatan perusahaan atau departemen dan peraturan distribusi yang diperbaharui secara otomatis dan teratur. Fungsi ini membantu dalam memberikan laporan biaya yang terkait yang ingin diketahui. Revaluation, membantu dalam hal meng-update nilai saldo dari G/L, biaya penjualan, dan persediaan. Financial reports, mencakup semua laporan yang berkaitan dengan keuangan dan kegiatan akuntansi perusahaan. Kategori laporan yang terkait antara lain: Keuangan. Akuntansi. Perbandingan.

30 37 Pengaturan Anggaran. c) Sales Opportunity Module (Modul Peluang Penjualan) Modul peluang penjualan digunakan untuk melacak dan menganalisis peluang-peluang penjualan berdasarkan pada kemajuan aktivitas-aktivitas penjualan. Sejumlah laporan, dari berbagai sudut pandang operasional perusahaan, dapat diolah untuk analisis. Sistem forecasting menggunakan metode yang lengkap dan kompleks untuk memproyeksikan pendapatan yang potensial dan memprioritaskan aktivitas-aktivitas penjualan. Fitur-fitur yang ada dalam modul peluang penjualan meliputi: Penghubung berbagai dokumen. Perencanaan seorang pemilik untuk kesempatan penjualan. Pemilihan pemilik yang berbeda untuk setiap tahap peluang penjualan. Penentuan akses karyawan dalam informasi yang terkait. Pengambilan tabel dan laporan grafik untuk menyediakan laporan dalam berbagai format untuk keperluan analisis. Analisis yang dapat dilakukan per tahap, per user, ikhtisar tingkat tinggi dalam menampilkan laporan statistik. Laporan dapat difilter sesuai dengan parameter seperti: rekan bisnis, staf penjualan, dan periode waktu.

31 38 d) Sales - A/R Module (Modul Penjualan Piutang Dagang) Modul penjualan- piutang dagang menangani proses penjualan secara keseluruhan, dari membuat penawaran untuk pelanggan dan potensial pelanggan hingga ke pembuatan faktur. SAP Bussiness One menyediakan beragam jenis dokumen penjualan bagi user-nya. Setiap dokumen mengacu pada sebuah tahapan yang berbeda dalam proses penjualan. e) Purchasing- A/P Module (Modul Pembelian Hutang Dagang) Modul pembelian memungkinkan user untuk mengontrol proses pembelian secara keseluruhan, dari negosiasi dengan pemasok dan permohonan pembelian hingga pengiriman produk yang dipesan, serta pemrosesan faktur pembelian. Adapun fitur pada modul pembelian ini adalah menghasilkan berbagai dokumen yang mendukung siklus pembelian. Dokumen yang dihasilkan meliputi: Purchase Order, dokumen ini digunakan untuk meminta produk atau jasa dari seorang pemasok pada harga yang telah disepakati. Goods Receipt PO, dokumen ini dibuat saat produk dari PO telah diterima. Pada saat dokumen dibuat, maka secara otomatis sistem akan memperbaharui kuantitas persediaan produk dan membuat jurnal akuntansi yang terkait.

32 39 A/P Invoice, dokumen yang dibuat pada saat permintaan pembayaran dari pemasok. Goods Returns, dokumen yang digunakan untuk mengembalikan produk-produk kepada pemasok atau untuk membalikkan transaksi pembelian produk. A/P Credit Memo, dokumen kliring faktur A/P. A/P Down Payment Invoice, dokumen yang dibuat pada saat ada yang melakukan pembayaran dengan cara memberikan uang muka. Hal ini tidak mempengaruhi jumlah persediaan. A/P Reserve Invoice, dokumen yang digunakan dalam membuat posting yang relevan dalam sistem akuntansi saja dan tidak mempengaruhi persediaan serta nilai-nilai saham. f) Business Partners Module (Modul Mitra Bisnis) Modul mitra bisnis membantu dalam memanajemen semua data mitra bisnis perusahaan. Selain itu, modul ini juga meliputi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan dan pemasok. Informasi ini dibutuhkan untuk menangani transaksi-transaksi bisnis dan untuk mempersiapkan dokumen bisnis. Fitur-fitur yang terdapat pada modul mitra bisnis meliputi:

33 40 Business partner master data, digunakan untuk membantu dalam menyimpan dan mengambil semua data yang berhubungan dengan mitra bisnis dan jadwal kegiatan mitra bisnis. Informasi mitra bisnis yang biasa disimpan antara lain: Detil perusahaan, termasuk alamat dan nomor telepon. Kontak mitra bisnis personal, termasuk nomor telepon dan alamat . Perincian logistik. Informasi pajak. Informasi akuntansi. Rincian pembayaran. Business partner report, digunakan dalam membuat laporan mengenai data mitra bisnis perusahaan. Laporan ini memberikan tinjauan tentang interaksi perusahaan dengan mitra bisnis. Beberapa bentuk laporan meliputi: My Activities - Menampilkan semua kegiatan yang yang ada di perusahaan, baik yang dibuat sendiri maupun user lain. Activities Overview - Memberikan gambaran umum dari seluruh kegiatan yang ada di SAP Business One 2007 A.

34 41 Inactive Customers - Menampilkan seluruh pelanggan yang tidak muncul dalam salah satu dokumen penjualan yang dipilih. Dunning History Report - Menampilkan surat-surat tagihan per pelanggan dan invoice termasuk di dalamnya. g) Banking Module (Modul Perbankan) M odul perbankan digunakan untuk memfasilitasi transaksitransaksi keuangan secara lengkap. Transaksi keuangan yang dimaksudkan meliputi: Incoming payments, dibuat ketika menerima pembayaran. Adapun sarana pembayarannya dapat berupa: Kas. Cek. Kartu kredit. Transfer bank. Bill of exchange. Depositos, fungsi ini digunakan untuk: Membuat deposito untuk uang tunai, cek, dan voucher kartu kredit. Membuat deposito untuk memundurkan tanggal cek dan voucher kartu kredit.

35 42 Melihat deposit yang telah dibuat dengan bill of exchange (fungsi ini hanya berlaku di Chile, Perancis, Italia, Portugal, dan Spanyol). Outgoing Payments, dibuat ketika telah melakukan pembayaran kepada pelanggan dan pemasok. Adapun cara pembayaran yang dapat digunakan meliputi: Kas. Cek. Kartu kredit. Transfer bank. Bill of exchange. Bill of Exchange, sistem yang digunakan pada saat melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan perjanjian. Bank Statements and Reconciliations, memungkinkan perusahaan untuk: Melakukan proses terhadap laporan bank. Melakukan rekonsiliasi internal dan eksternal untuk akun tertentu dan mitra bisnis, secara manual atau secara otomatis. Mencetak rekonsiliasi. Mengelola dan membatalkan rekonsiliasi sebelumnya.

36 43 h) Inventory Module (Modul Persediaan) Dalam modul persediaan di SAP Business One 2007 A, perusahaan dapat mengatur semua produk, baik yang dibeli, dijual, diproduksi, maupun disimpan. Modul ini membantu dalam memperbaharui informasi kuantitas produk setiap saat, analisis dan kontrol keuangan pada waktu yang sama. Adapun berbagai tool dan modul yang terdapat pada modul persediaan antara lain: Item Master Data, membantu dalam menyediakan informasi mengenai produk-produk yang ada pada perusahaan. Item Management, untuk mengatur data produk yang ada pada perusahaan, seperti mencantumkan: nomor seri, kelompok nomor, mendefinisikan produk alternatif, mendefinisikan nomor-nomor katalog mitra bisnis, memperbaharui nomor-nomor katalog mitra bisnis secara global, dan metode penilaian persediaan. Inventory Transactions, pencatatan transaksi yang berkaitan dengan produk-produk yang ada pada perusahaan. Price Lists, untuk mendefinisikan daftar harga produk yang ada.

37 44 Pick and Pack, terdiri dari 3 macam status yang berkaitan dengan hal yang dilakukan oleh manager: Open, menunjukkan bahwa sales order atau invoice rows reversed dapat diproses untuk tahapan berikutnya. Released, menampilkan jumlah yang siap untuk dikeluarkan sesuai dengan daftar yang telah dipilih. Picked. Menampillkan jumlah yang dipilih. Inventory Reports, laporan persediaan yang memberikan informasi pada perusahaan mengenai deskripsi produk, jumlah persediaan, melakukan penilaian pada persediaan tersebut, dan mengetahui kondisi persediaan pada gudang. i) Production Module (Modul Produksi) Modul produksi mendefinsikan Bill of Material (BOM) untuk produk pelanggan, membuat dan memelihara Production Order (Pemesanan Produksi), mengontrol penerimaan dari dan pengeluaran untuk produksi, menghasilkan laporan produksi, dan dapat memperbaharui harga produk secara global. SAP Business One mendukung 3 jenis Production Order, antara lain: Standard - untuk produksi biasa. Komponen yang ada dapat disalin dari BOM.

38 45 Special - untuk memproduksi produk berdasarkan permintaan pelanggan sehingga kegiatan produksi tidak didasarkan pada Standar BOM. Disassembly - untuk melaporkan pembongkaran sebuah produk dengan BOM Produksi. Komponen yang ada dapat disalin dari BOM. Berbagai tool dan modul yang meliputi modul produksi ini adalah: Bill of Materials, fungsi untuk membuat BOM bertingkat dalam satu waktu. Production Order, fungsi untuk melacak jumlah dan biaya bahan baku, serta status produk dalam proses pembuatan. Receipt from Production, fungsi untuk melaporkan produk yang telah selesai diproduksi. Issue for Production, fungsi untuk menerbitkan perintah produksi produk dan pelaporan penyelesaian produksi. Update Parent Item Prices Globally, fungsi untuk menampilkan daftar harga produk yang berubah dan membuat daftar rekomendasi harga produk. Perusahaan dapat menolak atau menyetujui harga tersebut. Bill of Materials Report, fungsi untuk menampilkan semua harga produk yang telah dibuat.

39 46 j) MRP Module (Modul MRP) Modul MRP memungkinkan user untuk merencanakan kebutuhan material dalam proses produksi. MRP menghitung kebutuhan kotor untuk tingkat BOM tertinggi berdasarkan pemesanan dan ramalan permintaan. Selain itu, MRP juga mengestimasikan kebutuhan kotor dari tingkat BOM terendah berdasarkan permintaan pokok. Fitur yang terdapat pada modul MRP adalah: Forecasts, digunakan sebagai sumber data tambahan dalam membuat perkiraan untuk perencanaan pembelian dan produksi pada tahap awal. MRP Wizard, fungsi untuk membantu dalam memberikan panduan dan menentukan skenario MRP serta menganalisis hasil MRP. Semuanya tersaji dalam bentuk laporan. Order Recommendation, fungsi laporan ini untuk: Menampilkan daftar rekomendasi MRP berdasarkan kriteria seleksi yang ditentukan. Menentukan produk yang perlu dibeli dan dibuat. Membuat pesanan produksi dan pesanan pembelian secara otomatis. Mengubah jumlah dan produk. Menghapus rekomendasi.

40 47 k) Service Module (Modul Layanan) Modul layanan mengoptimasi potensi dari departemen penjualan dan pelayanan, menyediakan dukungan untuk operasi layanan, manajemen kontrak layanan, perencanaan layanan, melacak aktivitas interaksi pelanggan, dukungan pelanggan, dan manajemen peluang penjualan. Fitur yang terdapat pada modul layanan adalah: The Service Call, fungsi yang digunakan untuk membantu dalam menyelesaikan keluhan pelanggan dan menangani masalah yang berhubungan dengan produk produk. The Customer Equipment Card, merupakan layanan database yang terdiri dari semua nomor seri produk. The Service Contract, perjanjian yang mengikat secara hukum antara layanan dan pembayaran layanan. Memungkinkan pelanggan mendapat layanan produk dan nomor produk. The Solutions Knowledge Base, membantu dalam mengefektifkan pelayanan dengan menyediakan database sebagai alat bantu untuk menyelesaikan masalah pelanggan. The Service Reports, fungsi untuk melihat dan menganalisis data yang terkait dengan kontrak layanan,

41 48 kondisi produk yang dibeli oleh pelanggan, dan layanan panggilan. l) Human Resource Module (Modul Sumber Daya Manusia (SDM)) Modul SDM memungkinkan user untuk mengentri dan memelihara informasi tentang seluruh karyawan perusahaan dan untuk melaksanakan beberapa tugas yang berkaitan di bawah ini: Mengentri dan memelihara informasi karyawan baik yang bersifat personal maupun yang bersifat umum, seperti umur, status, nomor paspor, kode karyawan, nomor telepon, dan alamat. Mengatur informasi tentang pendidikan karyawan, catatan pekerjaan sebelumnya, dan absensi. Menganalisis biaya dan gaji karyawan. Membuat berbagai laporan dan daftar karyawan untuk memungkinkan operasi bisnis yang lebih efisien. Fitur yang ada pada modul ini adalah: Employee Master Data, menyimpan data karyawan yang digunakan untuk menentukan kinerja karyawan. Human Resource Report, digunakan untuk menghasilkan laporan karyawan sesuai dengan kebutuhan.

42 System Requirements SAP Business One 2007 Modul SAP Business One 2007 memiliki beberapa spesifikasi sistem yang sebaiknya dipenuhi untuk dapat menghasilkan kinerja sistem yang maksimal. Beberapa spesifikasi sistem tersebut antara lain sebagai berikut: a) Server, berikut beberapa spesifikasi server yang sebaiknya digunakan dalam mendukung kinerja sistem: Component Processor Best-Practice Recomendation 1-10 Users: 1 x Intel Pentium D/Xeon, 2 GHz/ 1 MB Users: 1 to 2 x Intel Pentium D/Xeon, 2-3 GHz/ 2 MB Users: 2 to 4 x Intel Xeon, 3 GHz/ 2 MB. Hard disk 1-10 Users: 2 GB for application and 10 GB for database Users: 2 GB for application and 20 GB for database Users: 2 GB for application and 30 GB for database. Memory 1-10 Users: 1-2 GB Users: 2-3 GB Users: 3-4 GB

43 50 Drive Display RAID Support CD/DVD ROM 1024 x 768 with 24Bit color RAID-1 (Mirrored) Tabel 2.3 Spesifikasi Server SAP Business One 2007 b) Client, berikut spesifikasi client yang sebaiknya digunakan dalam mendukung kinerja sistem: Component Processor Hard disk Memory Drive Display Best-Practice Recomendation Intel Pentium 4, 2 GHz (or equivalent) 1 GB of free hard disk space 1GB 24x CD ROM 1024 x 768 with 24Bit color Tabel 2.4 Spesifikasi Client SAP Business One Jangka Waktu Implementasi SAP Business One 2007 A Salah satu faktor yang turut mendukung dalam keberhasilan suatu implementasi SAP Business One 2007 A tidak terlepas dari periode waktu yang menjadi salah satu poin yang harus dipertimbangkan. Untuk itu, diperlukan manajemen waktu yang baik dalam pengimplementasian SAP Business One 2007 A agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Adapun jangka waktu yang diperlukan dalam proses pengimplementasian SAP Business One 2007 A adalah + 3,5 bulan (105 hari), di mana

44 51 selama + 3,5 bulan tersebut mencakup tahap preparation (10 hari), blueprint (18 hari), realization (70 hari), final preparation (7 hari), dan go live & support Biaya Lisensi SAP Business One 2007 A Jenis-jenis lisensi yang terdapat pada SAP Business One 2007 A terdiri dari 4 macam, yaitu meliputi: 1) Professional User License, merupakan lisensi user yang memiliki hak akses secara menyeluruh ke semua fungsi dalam sistem, seperti: keuangan, penjualan, pelanggan, dan operasional. 2) Limited CRM User, merupakan lisensi user yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola peluang penjualan kepada pelanggan. User dengan lisensi ini memiliki hak akses berbagai laporan manajerial, seperti: laporan distribusi penjualan, laporan analisis peluang, dan banyak lagi. User dengan lisensi ini memiliki hak dalam menjalankan fungsi layanan, seperti: membuat kontrak, service calls, dan tracking equipment dari sisi pelanggan. Selain itu, hak lain yang dimiliki oleh user adalah mencari solusi berdasarkan pengetahuan dalam sistem dan fungsi operasional. 3) Limited Financial User, merupakan lisensi user yang memiliki hak dalam kegiatan rutin yang berpusat pada penginputan jurnal, penanganan pemasukan, dan pembayaran.

45 52 User jenis ini tidak memiliki hak dalam membuat dan mencetak faktur penjualan. 4) Limited Logistics User, merupakan lisensi user yang memiliki hak akses dalam fungsi operasional pembelian, penjualan, dan fungsi persediaan. Selain itu, lisensi ini juga memungkinkan user memiliki akses dalam memelihara serial produk dan batch data untuk membuat transaksi persediaan berjalan, serta untuk menghasilkan laporan persediaan. Keempat jenis lisensi yang telah dijelaskan di atas memiliki spesifikasi harga yang berbeda. Spesifikasi harga tersebut adalah sebagai berikut: Untuk 1 Professional User = 2000 Euro. Untuk 1 Limited Logistics User = 800 Euro. Untuk 1 Limited Financial User = 800 Euro. Untuk 1 Limited CRM User = 1000 Euro. Selain harga lisensi, terdapat pula harga maintenance & support untuk mendukung sistem SAP Business One yang telah diimplementasikan. Harga maintenance & support tersebut adalah sebesar: 17% x Total biaya lisensi Kegunaan dari biaya maintenance & support ini adalah sebagai biaya pelayanan dan pemberian informasi tentang SAP Business One 2007 A, sehingga setiap perusahaan yang

46 53 membayar harga maintenance tersebut akan mendapatkan pelayanan lebih terhadap produk yang mereka gunakan, misalnya ketika SAP Business One mengeluarkan versi terbaru, maka perusahaan akan mendapatkan layanan upgrade. Selain itu, jika sistem SAP Business One pada perusahaan tersebut mengalami error, maka pihak SAP akan membantu untuk mengatasi error tersebut Microsoft Dynamics NAV 5.0 Microsoft Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang lengkap dan ditujukan kepada perusahaan menengah, di mana sistem mengintegrasikan keseluruhan modul yang ada dan menyatukan seluruh data ke dalam suatu database yang tersentralisasi. Selain itu, Microsoft Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang cepat dalam hal implementasi, memberikan kemudahan dalam hal konfigurasi, serta mudah dalam penggunaannya karena tampilannya yang sudah umum dalam produk buatan Microsoft lainnya.

47 54 Gambar 2.4 User Interface Microsoft Dynamics NAV Modul Microsoft Dynamics NAV 5.0 Adapun modul-modul yang terdapat dalam Microsoft Dynamics NAV 5.0 antara lain sebagai berikut: a) Financial Management Module (Modul Manajamen Finansial) Modul ini merupakan solusi dari Microsoft Dynamics Nav 5.0 dalam membantu perusahaan untuk menganalisis dan melacak informasi keuangannya. Perusahaan dapat dengan mudah mengatur buku besar, hutang-piutang, persediaan, analisis keuangan, aktiva tetap dan cash flow. Dalam modul ini tersedia fitur-fitur antara lain:

48 55 1. Flowfields dan Tombol Lookup Flowfields digunakan untuk mendapatkan data finansial yang up-to-date. Sistem secara terus menerus akan meng-update dan menghitung ulang isi dari flowfields. Selain itu, sistem dapat men-drill down semua angka dalam flowfields untuk mengetahui rincian dari jumlah angka tersebut. Tombol Lookup digunakan untuk mengakses informasi secara langsung terhadap data yang sudah pernah dientri. Pengentrian data akan semakin mudah dan cepat dengan adanya fitur ini. 2. General Ledger General Ledger menyediakan fitur-fitur dasar yang digunakan dalam menyusun laporan internal maupun eksternal. Di dalamnya tersedia chart of accounts, jurnal umum, fitur VAT (value added tax), jurnal pembalik, dan pelaporan laporan keuangan. Tahun fiskal dapat ditentukan pada tanggal apapun dan dapat dibagikan ke dalam beberapa periode akuntansi. Sebelum melakukan posting, dapat dilakukan preview bagaimana jurnal tersebut akan mempengaruhi akunakun likuiditas.