Rancang Bangun Aplikasi Penyimpanan Barang Di Ceva Logistics

Transkripsi

1 Rancang Bangun Aplikasi Penyimpanan Barang Di Ceva Logistics Jalu Prayogi 1) 1) S1/ Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, Abstract : Ceva Logistics which founded on 2007, is a logistic company that serve all clients logistic needs. Nowdays Ceva has a contract with Michelin Indonesia to serve the logistic needs of that company, which knows that Michelin Indonesia is the license holder of Michelin product market such as tires in Indonesia. In that contract, Ceva state as third party logistic (3PL) that providing a warehouse and handling logistic of the product for the client. At present, process to determine storage location and retrieval of goods decided by warehouse admin by searching one by one in a warehouse. That process feared would take a long time, so were deemed to be less efficient in terms of time. Human error also tend to occur in the process like this. In accordance with the problems described above, an application system of storage of goods at Ceva Logistics is need to be developed, that system expected to help the warehouse admin to locate and determine the location for the storage and retrieval of goods in the warehouse. Based on the results tests carried out on the application of the goods storage system at Ceva Logistics can be concluded that the application of the storage system is able to help the warehouse admin to locate and determine the location of goods storage in warehouses. For the future application, these goods storage systems can be developed into a warehouse management system and also can be applied more widely to the other warehouse. Keyword : Third Party Logistic (3PL), Logistic, Goods Storage, Goods Retrieval, Goods Storage System Ceva Logistik didirikan pada tahun 2007, adalah sebuah perusahaan logistik yang dapat menyediakan semua layanan logistik yang dibutuhkan oleh klien.sekarang ini Ceva mempunyai sebuah kontrak logistik dengan Michelin Indonesia, dimana Michelin Indonesia ini adalah pemegang lisensi dari Michelin untuk pemasaran produk yang berupa ban di wilayah Indonesia. Dalam kontraknya, Ceva sebagai pihak third party logistic (3PL) menyediakan sebuah gudang dan menangani proses logistik untuk produk dari klien. Proses logistik dalam gudang terdiri dari 3 proses utama, yaitu proses inbound (barang datang), penyimpanan barang, dan proses outbound (barang keluar). Tipe produk yang datang dan diterima di gudang ada 3 jenis, yaitu Passenger Car (TC), Light Truck (LT), Truck and Bus (PL). Saat ini penyimpanan produk dari klien yang diterima di gudang dilakukan dengan proses meletakkan terlebih dahulu produk yang datang pada docking yang kemudian akan diperiksa jumlah dan kualitasnya. Setelah dilakukan pemeriksaan, produk dikelompokkan berdasarkan tipe produk dan dikelompokkan lagi menurut jenis-jenisnya untuk kemudian dimasukkan dalam pallet dan disimpan pada gudang. Untuk proses penyimpanan dalam gudang pada satu lokasi penyimpanan diharuskan diisi dengan satu tipe produk, satu jenis produk, dan tidak lebih dari 8 minggu dari kode produksi produk yang pertama masuk di lokasi penyimpanan, dan untuk mencari lokasi penyimpanan tersebut dilakukan dengan cara

2 mencari lokasi satu-persatu dalam gudang. Proses penyimpanan seperti ini akan membutuhkan waktu yang lama, sehingga dianggap masih kurang efisien dalam segi waktu. Terjadinya human error juga dikhawatirkan terjadi pada proses penyimpanan seperti ini. Proses pengambilan produk dilakukan pada satu lokasi penyimpanan dimana produk yang diambil adalah produk yang datang lebih dulu di gudang dan mempunyai kode produksi yang lebih dulu. Produk yang akan diambil dicari di lokasi penyimpanan produk satu-persatu dalam gudang. Sama halnya dengan proses yang terjadi pada saat penyimpanan, efisiensi waktu dan terjadinya human error dikhawatirkan pada saat proses penyimpanan seperti ini Dengan keseluruhan proses yang dilakukan dalam gudang mulai dari barang datang sampai dengan barang keluar, aplikasi penyimpanan barang diharapkan dapat membantu untuk mencari lokasi penyimpanan produk dan mencari lokasi untuk pengambilan produk. Third Party Logistic (3PL) Berdasarkan Badan Supply Chain Management Profesional, Third Party Logistic (3PL) dapat didefinisikan sebagai perusahaan yang menyediakan beberapa layanan logistik untuk digunakan oleh pelanggan. Lebih baik apabila layanan digabungkan dan dijadikan satu oleh penyedia layanan. Penyedia layanan 3PL biasanya mengkhususkan diri pada pekerjaan yang terintegrasi, yaitu pelayanan gudang dan transportasi yang dapat di buat dan disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan berdasarkan kondisi pasar, permintaan, dan kebutuhan layanan pengiriman untuk produk dan materialnya. Pengangkutan merupakan fungsi yang penting dalam penyedia layanan 3PL, fungsi lain dan juga sama pentingnya yang dikelola oleh perusahaan 3PL adalah kontrak logistik. Di bawah payung kontrak logistik yang luas, penyedia 3PL menyediakan layanan untuk pusat persiapan gabungan, pusat distribusi, gudang, dan layanan manajemen inventori. Aturan untuk proses penggudangan dan manajemen inventori yang terkait, adalah bagian integral dari banyak definisi tentang teori 3PL, dan dikutip sebagai elemen aktifitas noncompulsory yang pertama, ini menunjukkan fakta bahwa untuk kebanyakan 3PL perhatian utama pada aktifitas non-transport adalah area ini (Sweeny dan Evangelista, 2005, 3). Perusahaan 3PL menyewakan fasilitas seperti gudang, mereka berinvestasi dengan membangun fasilitas sendiri pada lokasi yang strategis dalam jaringan transportasi atau dekat dengan pasar utama, atau dalam beberapa kasus mereka membangun pada lokasi yang spesifik, yang dekat dengan fasilitas pelanggan. Pergudangan pada 3PL digunakan untuk mengelola inventori, baik barang baku ataupun barang jadi. Tergantung pada kebutuhan dan jumlah dari pekerjaan, 3PL mungkin mempersiapkan fasilitas sepenuhnya berdasarkan kebutuhan yang spesifik dari klien atau menyediakan ruang penyimpanan dan layanan untuk berbagi fasilitas ataupun juga menyediakan tempat untuk penyimpanan pallet yang penggunaannya

3 berdasarkan sewa dari klien. Ketiga cara ini digunakan tergantung pada kebutuhan khusus dari rencana logistik. Warehouse Management System (WMS) Dalam bentuk yang sederhana, Warehouse Management System (WMS) dapat melacak data produk selama proses produksi dan berlaku sebagai penerjemah dan juga penahan pesan diantara Enterprise Resource Planning (ERP) yang ada dengan sistem WMS. Saat ini WMS bukan hanya mengelola dalam lingkup gudang saja, WMS berlaku lebih lebar lagi yang melebihi lingkup fisik. Manajemen inventori, perencanaan inventori, manajemen biaya, teknologi komunikasi dan aplikasi IT akan digunakan dengan semua yang berhubungan pada manajemen gudang. Tempat penyimpanan barang, proses memuat dan membongkar barang juga tercakup dalam manajemen gudang. manajemen gudang saat ini adalah bagian dari Supply Chain Management (SCM) dan manajemen permintaan. Bahkan manajemen produksi juga bergantung besar pada manajemen gudang. Manajemen gudang yang efisien memberikan cara baru pada rantai distribusi untuk perusahaan ritel. Manajemen gudang bukan hanya dimulai dengan menerima material, tetapi sebenarnya dimulai dengan perencanaan awal ketika desain kontainer dibuat untuk produk. Model gudang dan model proses pada gudang juga termasuk dalam manajemen gudang. Manajemen gudang adalah bagian dari logistik dan SCM. Manajemen gudang mengawasi perkembangan dari produk yang melewati gudang. Proses ini melibatkan infrastruktur fisik dari gudang, sistem pelacakan, dan komunikasi diantara produk. Manajemen gudang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan perpindahan barang, normalnya barang jadi ke tempat penyimpanan sementara atau ke pelanggan akhir. Tujuan dari manajemen gudang adalah membantu optimalisasi biaya dari waktu penyelesaian pesanan dengan cara mengelola sumberdaya secara ekonomis. Beberapa alasan untuk menggunakan WMS antara lain : 1. Karena angka perbedaan stok yang tinggi dalam gudang, bagian operasional membutuhkan WMS untuk memperbaikinya. Jadi akan memperbaiki dalam hal memenuhi pesanan dan akurasi data untuk stok. 2. Mengurangi biaya transportasi dan pengiriman dengan menggabungkan barang pesanan. 3. Mengurangi arus proses yang tidak efisien, pekerjaan yang serupa, inventori yang berlebihan. 4. Memperbaiki keseimbangan beban kerja dan perencanaan. 5. Membuat pertukaran informasi dan perpindahan barang lebih sederhana pada gudang. Detail untuk persiapan dan pemrosesan menggunakan WMS bisa saja sangat berbeda dari vendor software satu dengan yang lain, bagaimanapun juga logika dasarnya akan menggunakan kombinasi dari barang, lokasi, jumlah, ukuran, dan informasi pesanan untuk memeriksa dimana menaruh, dimana mengambil,

4 dan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk pekerjaan ini (Piasecki, 2003) Manajemen Penyimpanan Manajemen memiliki berbagai pengertian, secara umum manajemen adalah penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran dan kinerja yang tinggi dalam berbagai tipe organisasi profit maupun non profit. Manajemen sebagai seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan (Sule dan Saefullah, 2008). Penyimpanan barang adalah menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di order atau dipersiapkan untuk diproses selanjutnya. Penyimpanan dilakukan sesuai dengan karakteristik barang. Putaway adalah aktifitas penempatan barang yang telah dicek (sesuai dengan dokumen) menuju ke tempat penyimpanan barang dengan aman dan sesuai dengan lokasi yang disediakan. Putaway dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu direct putaway atau penempatan barang secara langsung ke tempat dan directed putaway atau penempatan barang yang diarahkan oleh sebuah sistem. Jika sebuah gudang tidak memiliki sistem manajemen gudang, maka putaway dapat dilakukan dengan cara manual : 1. Tentukan area penyimpanan sesuai dengan jenis barang. 2. Letakkan barang yang sering keluar/masuk di dekat pintu keluar/masuk. 3. Catat lokasi dimana barang diletakkan. 4. Jika diperlukan, tentukan staff yang menangani setiap jenis barang. Michelin Putaway Standard Sebelumnya akan dijelaskan beberapa istilah yang digunakan pada putaway standard ini, yaitu : 1. Department Of Transport (DOT) adalah kode produksi yang digunakan pada produk, misal sebuah produk mempunyai DOT 1101, berarti produk tersebut diproduksi pada minggu pertama tahun Receiving date (Rotadate) adalah tanggal dimana produk diterima di gudang. 3. Pattern adalah pola yang digunakan dalam gudang, pola yang dimaksud adalah area yang digunakan dalam gudang berdasarkan tipe produk. 4. Pallet adalah sebuah tempat khusus untuk menyimpan produk. Michelin sebagai klien mempunyai standard untuk proses putaway produknya, diantaranya adalah : 1. Jika tidak ada stok untuk produk : a. Pallet akan direncanakan untuk ditaruh pada lokasi pertama pada pattern, sampai dengan tumpukan pada blok penuh dan kemudian mencari lokasi berikutnya pada pattern sampai semua pallet sudah direncanakan pada proses putaway. b. Jika tidak ada lokasi yang tersedia, maka pallet akan ditempatkan pada lokasi baru menurut pattern. 2. Jika ada stok untuk produk, dan ada satu lokasi yang terisi sebagian, maka akan diberlakukan aturan sebagai berikut :

5 a. Jika pallet mempunyai DOT yang sama, maka pallet akan direncanakan untuk ditaruh pada lokasi yang terisi sebagian tersebut. b. Jika pallet mempunyai DOT kurang dari atau sama dengan 8 minggu (misalnya satu lokasi mempunyai stok dengan DOT 1101 dan pallet dengan DOT dari 1102 sampai dengan 1108), maka pallet ini direncanakan untuk ditaruh pada lokasi yang terisi sebagian. c. Jika pallet mempunyai DOT lebih dari dengan 8 minggu, maka pallet akan direncanakan ke lokasi yang baru menurut pattern. d. Jika pallet mempunyai DOT yang sama, tetapi mempunyai status yang berbeda untuk stok dalam lokasi yang telah terisi sebagian, maka pallet akan direncanakan ke lokasi yang baru menurut pattern. e. Jika lokasi yang terisi sebagian ada peringatan stok untuk produk, maka tidak ada proses putaway yang akan direncanakan pada lokasi ini karena lokasi ini dibekukan. 3. Jika ada stok untuk produk, dan ada dua lokasi yang terisi sebagian, dan stok ini diterima dengan DOT dengan tahun yang sama dan : a. DOT kurang dari atau sama dengan 8 minggu, maka lokasi yang terakhir yang akan diisi, lokasi ini akan diisi sampai penuh dan kemudian lokasi selanjutnya pada pattern akan direncanakan untuk proses putaway seperti biasa. b. DOT lebih dari 8 minggu, maka pallet akan direncanakan untuk proses putaway ke lokasi selanjutnya pada pattern. Sistem Pelayanan Sistem pelayanan yang digunakan, yaitu: 1. Priority Priority adalah suatu metode dimana pelayanannya memprioritaskan data atau barang sesuai dengan perhitungan nilai prioritas. Setelah itu data atau barang yang masuk akan mendapat nilai prioritas dan nilai tertinggi, dari data itulah yang akan keluar terlebih dahulu. 2. First In First Out (FIFO) FIFO adalah suatu metode dimana data yang masuk paling awal adalah data yang keluar paling awal juga. Hal ini juga dapat dianalogikan (dalam kehidupan sehari-hari) misalnya saat sekelompok orang yang datang (enqueue) mengantri hendak membeli tiket di loket, maka orang yang pertama kali mengantri untuk membeli karcis akan mendapatkan pelayanan terlebih dahulu. Sama halnya dengan antrian barang yang akan masuk ke gudang penyimpanan (stuffing), pada saat barang datang maka dari pihak gudang akan memberikan pelayanan terlebih dahulu, kemudian menyusul barang yang ada di belakangnya. Analisis Permasalahan Setelah melakukan pengamatan sistem diatas dapat diidentifikasi beberapa masalah, diantaranya :

6 1. Pada proses penyimpanan barang admin mencari lokasi berdasarkan data barang terakhir yang masuk ke gudang, hal ini membutuhkan waktu yang lebih untuk proses pencariannya, belum lagi apabila lokasi yang dimaksud sudah diisi barang atau lokasi yang dimaksud salah. 2. Pada proses pengambilan barang hampir sama dengan proses penyimpanan barang, admin mencari lokasi pengambilan barang berdasarkan tanggal barang yang diterima terlebih dahulu di gudang, hal ini juga membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Dari identifikasi masalah yang ada sistem penyimpanan barang mencoba memberi solusi dari masalah yang timbul. Pada proses penerimaan, barang yang datang akan ditempatkan pada pallet yang sejenis dan data dari barang datang disimpan di sistem. Kemudian data barang datang akan dicocokkan dengan data lokasi yang sejenis dan sudah memiliki nilai prioritas yang ada di sistem. Dari sini akan muncul sebuah informasi tentang lokasi dimana barang datang akan disimpan. Pada proses pengambilan, barang yang dipesan customer akan diinputkan di sistem. Dari data tersebut, sistem akan mencari data barang dengan tanggal terima yang terlama yang sudah masuk dalam database sistem. Setelah data barang yang dimaksud ditemukan, sistem akan memberi informasi lokasi barang tersebut. Solusi dari sistem penyimpanan barang diharapkan dapat mengurangi pekerjaan admin dalam mencari lokasi untuk barang dalam gudang. Model Pengembangan Sistem Pada model pengembangan ini akan digambarkan secara umum bagaimana sistem penyimpanan barang ini berjalan. Model pengembangan sistem penyimpanan barang dapat dilihat pada gambar di bawah. Gambar 1. Model Pengembangan Sistem Dalam gambar diatas dapat dijelaskan setelah admin gudang menerima dokumen PO (purchase order) dari Michelin, admin akan membuat dokumen inbound untuk gudang dan disimpan di database. Setelah order diterima di gudang, data-data barang yang diterima disimpan di database. Kemudian data diproses dan dicocokkan dengan lokasi berdasarkan jenis dan prioritas yang sudah ditetapkan pada lokasi penyimpanan. Dari proses tersebut akan dihasilkan sebuah lokasi penyimpanan yang akan diberikan ke operator gudang untuk proses penyimpanan barang. Pada proses pengambilan barang, Michelin memberikan dokumen SO (sales order) kepada admin gudang. Admin gudang akan membuat perintah outbound untuk gudang dan disimpan di database. Dari perintah outbound tersebut akan dicari data barang yang lebih dulu diterima di gudang, dan akan dihasilkan informasi lokasi pengambilan dengan data barang yang

7 dimaksud, yang kemudian akan diberikan ke operator untuk selanjutnya mengambil barang. Putaway Logic Pada gambar dibawah menggambarkan setelah barang diterima di gudang, barang akan dicarikan lokasi sesuai dengan jenis barangnya. Kemudian sistem akan memeriksa apakah ada stok yang serupa untuk barang yang baru datang, jika tidak ada maka barang akan ditempatkan di lokasi baru yang memiliki prioritas tertinggi. Jika ada sistem akan memeriksa apakah ada ruang kosong pada lokasi yang memiliki jenis yang sama dengan barang baru. Apabila masih ada ruang kosong, maka akan dilihat apakah barang yang baru datang masih masuk toleransi 8 minggu dari stok yang ada. Apabila masuk dalam toleransi 8 minggu barang akan ditempatkan dengan stok yang ada, jika tidak barang akan ditempatkan di lokasi yang baru sesuai jenis dan prioritas lokasi. Picking Logic Pada rancangan picking logic ini, dijelaskan bagaimana sistem akan mencari lokasi dan pallet untuk barang yang akan dikeluarkan dari gudang. Setelah menerima Delivery Order (DO), sistem akan mencari tanggal penerimaan barang yang terlama. Apabila barang memiliki tanggal penerimaan yang sama, akan diambil barang dengan umur terlama. Jika barang memiliki umur barang yang sama maka barang yang diambil adalah barang dari transaksi terlama yang diterima di gudang. Barang yang akan diambil dicatat pack ID dan location ID, yang kemudian dilihat di lokasi pengambilan, apakah barang yang akan diambil ini berada pada posisi yang memungkinkan untuk dilakukan picking. Jika tidak, akan dilakukan swap. Swap disini adalah proses menukar status pack ID barang yang seharusnya diambil dengan barang yang benarbenar diambil dalam keadaan aktualnya. Jika barang yang diambil ini mempunyai umur barang yang lebih dari 8 minggu dengan barang yang seharusnya diambil, maka akan terjadi error pada proses swap. Selanjutnya barang siap untuk diambil. Prosedur-prosedur yang dilakukan pada picking logic dapat dilihat pada gambar di bawah. Gambar 2. Putaway Logic

8 Gambar 3. Picking Logic System Flow Proses Penyimpanan Dokumen PO yang diterima admin kemudian diproses menjadi data inbound dan disimpan dalam tabel inbound. Data-data yang dibutuhkan pada proses inbound diambil dari beberapa tabel master, seperti supplier, UOM (Unit Of Measurement), order type, dan product. Dari dokumen inbound yang sudah dihasilkan dilanjutkan ke proses GR (Good Receipt). Pada proses GR ini data produk yang diterima akan dicocokkan dengan jenis lokasi dari tabel master location, dimana dalam tabel location terdapat nilai prioritas untuk masing-masing jenis lokasi. Dari proses GR ini barang yang diterima akan ditempatkan pada lokasi yang mempunyai nilai prioritas tertinggi. Setelah data lokasi didapatkan, dilanjutkan ke proses penyimpanan barang dan data barang yang dimasukkan ke gudang disimpan dalam tabel inventory. Gambar.4 System Flow Proses Penyimpanan System Flow Proses Pengambilan Admin menerima dokumen SO, dan diteruskan ke proses outbound. Dalam proses outbound akan diambil data dari tabel customer dan akan dicari data produk dengan tanggal terima paling lama di tabel inventory, data-data yang dihasilkan dari proses ini disimpan pada tabel outbound. Dari proses ini akan didapatkan lokasi untuk pengambilan produk yang diinginkan. Setelah didapatkan lokasi untuk pengambilan, dilanjutkan dengan proses pengambilan barang dan admin akan membuat dokumen DO. Dari dokumen DO tersebut dilanjutkan ke proses check DO dimana data yang dibutuhkan diambil dari tabel outbound dan disimpan dalam tabel DO. Setelah DO di cek, DO dikonfirmasi. Produk siap dikirim dan data produk yang sudah diambil disimpan dalam tabel

9 inventory. System flow proses pengambilan dapat dilihat pada gambar di bawah. Proses Picking Gambar.4 System Flow Proses Pengambilan Proses Putaway Form putaway digunakan untuk mencatat dan melihat data-data barang yang akan disimpan di gudang. Ada 3 tombol di bagian atas form, tombol save, digunakan untuk menyimpan sementara, setelah memasukkan data-data yang dibutuhkan. Setelah data-data barang sudah diyakini benar, tombol confirm digunakan untuk menyimpan form. Tombol exit digunakan untuk keluar dari form. Form putaway dapat dilihat pada gambar di bawah. Gambar.5 Form Putaway Gambar.6 Form Picking Form picking digunakan untuk mencatat dan melihat data-data barang yang akan diambil. Tombol save, digunakan untuk menyimpan sementara, setelah memasukkan data-data yang dibutuhkan. Setelah data-data barang sudah diyakini benar, tombol confirm digunakan untuk menyimpan form. Tombol exit digunakan untuk keluar dari form. Kesimpulan dan Saran Setelah dilakukan analisis, perancangan, pembuatan, dan evaluasi aplikasi sistem penyimpanan barang, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem penyimpanan barang ini telah mampu menjadi sistem yang dapat membantu admin gudang dalam proses operasional di gudang. Sistem penyimpanan barang ini mampu membantu untuk mencari dan menentukan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang di gudang, sehingga dapat mengurangi waktu pencarian lokasi oleh admin gudang. Adapun saran yang dapat diberikan adalah aplikasi sistem penyimpanan barang ini dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih kompleks lagi, seperti sistem manajemen gudang. Pada sistem yang dikembangkan nantinya dapat ditambahkan sistem pendukung yang lain, sistem

10 untuk penagihan pembayaran customer, sistem yang terkoneksi dengan pihak bea cukai untuk proses impor barang, dan sistem manajemen transport untuk proses pengiriman barang. Daftar Rujukan Abusalih, Nidal. 2008, ERP (Enterprise Resource Planning), (Online), ( -technology-articles/, diakses 15 April 2012). Logistik Indonesia, 2010, Penyimpanan Barang, (Online), ( 0/07/penyimpanan-barang.html, diakses 22 Mei 2012). Newlin, Julie S. 2009, Effect of Enterprise Resource Planning Implementation on Organizational Productivity, (Online), (FindArticles.com, diakses 15 April 2012). Piasecki, Dave. 2003, Warehouse Management System (WMS), (Online), ( _management_systems.htm, diakses 14 April 2012). Sweeny, E., Evangelista, P. 2005, 3PL Definition and Taxonomy, Technical Focus in Logistic Solution, the Journal of the National Institute for Transport and Logistic, Vol. 7, No. 2, pp Sule, E.T., Saefullah, K., 2008, Pengantar Manajemen, Kencana, Jakarta. Wisner, Joel D., Leong, G. Keong, and Tan Keah- Choon. 2005, Principles of Supply Chain Management : A Balanced Approach, South-Western, USA.