SOP Penanganan Variance Order

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "SOP Penanganan Variance Order"

Sonny Lesmono
7 tahun lalu
Tontonan:

1 Halaman : 1 dari 5 1. Latar Belakang Dalam kegiatan penyelesaian proyek dapat terjadi perubahan yang menimbulkan perbedaan ruang lingkup pekerjaan atau proyek dari yang telah disepakati bersama dalam Dokumen Kontrak antara Kelompok BMI dengan Customer. Perbedaan ruang lingkup kerja yang terjadi akan mengakibatkan perubahan penggunaan sumber daya (waktu, tenaga, energi, tempat dan biaya) sehingga harus dapat ditagihkan kepada Customer sebagai suatu Variance Order. 2. Tindakan dan Kebijakan Perubahan yang menimbulkan perbedaan ruang lingkup pekerjaan dapat disebabkan oleh kondisi sebagai berikut: (a) Adanya permintaan dari Customer (b) Adanya penemuan dari lapangan oleh team pelaksana pekerjaan atau proyek (c) Adanya tambahan ruang lingkup pekerjaan baru Semua perubahan tersebut harus diwujudkan dalam bentuk Design Drawing oleh bagian Engineering-BMI. Setelah Design Drawing selesai dibuat maka harus dibuatkan lembar Persetujuan Perubahan Design Drawing sebagai Variance Order (form E ). Oleh Niaga- BMI (Commercial Admin), lembar Persetujuan Perubahan Design Drawing sebagai Variance Order diajukan kepada Customer untuk mendapatkan persetujuan Customer. Setelah diperoleh persetujuan Customer atas Variance Order yang diajukan, oleh Niaga-BMI (Commercial Admin) lembar persetujuan didistribusikan kepada bagian Engineering-BMI, PMT, Legal-BMI dan Finance-BMI. Serah terima menggunakan form Serah Terima lembar persetujuan perubahan Design Drawing sebagai Variance Order (form N ). Dengan diterimanya lembar persetujuan Variance Order, maka tindak lanjut dari masingmasing bagian adalah: - Engineering-BMI : membuat Design Drawing yang sesuai dengan Variance Order, - PMT : memastikan pengerjaan pekerjaan sesuai Variance Order dan membuat Berita Acara penyelesaian pekerjaannya, - Legal-BMI : memastikan dari sisi hukum kekuatan Variance Order tersebut sehingga dapat ditagihkan kepada Customer (membuat amandemen kontrak jika diperlukan), - Finance-BMI : melakukan penagihan Variance Order kepada Customer dengan dilengkapi dokumen pendukung. Alur proses monitoring perubahan Design Drawing dan pengurusan Variance Order mengacu kepada diagram alur dalam lampiran berikut. Prosedur ini berlaku sampai adanya tindakan dan kebijakan baru yang ditetapkan untuk menggantikan tindakan dan kebijakan di atas.

2 Halaman : 2 dari 5 Lampiran: Flowchart monitoring perubahan Design Drawing untuk mendapatkan persetujuan Variance Order dari Customer MULAI Dokumen Kontrak BMI Customer yang berisi Ruang Lingkup Pekerjaan, Basic Drawing dan Syarat dan Kondisi Pembuatan Design Drawing oleh Engineering-BMI merujuk kepada Dokumen Kontrak Persetujuan oleh Customer? Revisi Design Drawing sesuai permintaan Customer Ya Komentar atau permintaan dari Customer? Ada Deviasi Komentar terhadap Dokumen Kontrak? Ada Registrasi Design Drawing Pengajuan Variance Order oleh Niaga-BMI kepada Customer Serah terima Design Drawing kepada Pelaksana Proyek Persetujuan Variance Order oleh Customer Ya STOP

3 Halaman : 3 dari 5 Flowchart Pengurusan Variance Order MULAI Dokumen Kontrak BMI Customer yang berisi Ruang Lingkup Pekerjaan, Basic Drawing dan Syarat dan Kondisi Pembuatan Design Drawing oleh Engineering-BMI merujuk kepada Dokumen Kontrak Perubahan Design Drawing yang berbeda dengan Dokumen Kontrak Penyebab perubahan Design Drawing: - Diluar lingkup pekerjaan awal - Adanya permintaan dari Customer - Usulan dari team pelaksana proyek (dilengkapi dengan Site Instruction) Pengajuan Variance Order oleh Niaga-BMI kepada Customer Persetujuan Variance Order oleh Customer Pencatatan dan dokumentasi Variance Order Distribusi Variance Order kepada Engineering-BMI, PMT, Legal-BMI dan Finance-BMI STOP

4 Halaman : 4 dari 5 Form No. E FORM PERSETUJUAN PERUBAHAN DESIGN DRAWING SEBAGAI VARIANCE ORDER Nama Customer Nama Proyek :.... : Perincian Perubahan Design Drawing : No. Indeks Gambar Deskripsi Desain Awal Deskripsi Desain Revisi Keterangan Diajukan oleh PT Bakrie Metal Industries Disetujui oleh Customer: Engineering Sales Commercial Admin CSR/Engineering Commercial/Procurement Nama: Nama: Nama: Nama: Nama: Tgl. Tgl. Tgl. Tgl. Tgl.

5 Halaman : 5 dari 5 Form No. N FORM SERAH TERIMA PERSETUJUAN PERUBAHAN DESIGN DRAWING SEBAGAI VARIANCE ORDER Dengan ini telah diserahterimakan dokumen lembar Persetujuan Perubahan Design Drawing sebagai Variance Order sebagai berikut: Nama Customer :... Nama Proyek : Deskripsi Variance Order : Yang Menyerahkan, Yang Menerima, Niaga-BMI Engineering/PMT/Legal/Finance *) Nama: Tgl. Nama: Tgl. *) coret yang tidak perlu

dokumen-dokumen yang mirip

BAB I TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

1 BAB I TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 1.1 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN Perusahaan kontraktor adalah orang atau badan usaha yang menerima pekerjaan dan melaksanakan pekerjaan sesuai yang ditetapkan, peraturan dan