PROJECT MANAGEMENT TOOL BERBASIS WEB

Transkripsi

1 Seminar Nasinal Invasi dalam Desain dan Teknlgi - IDeaTech 2015 ISSN: PROJECT MANAGEMENT TOOL BERBASIS WEB Ysua Setyawan Sekamt dan Edwin Pramana Teknik Infrmatika Seklah Tinggi Teknik Infrmatika dark.yshi.1990@htmail.cm dan epramana@gmail.cm ABSTRAK Serang prject manager diminta untuk kritis dalam memimpin dan memilah kebutuhan waktu, biaya dan tujuan yang baik dan diminta untuk memfasilitiasi seluruh prses pekerjaan, sehingga tercapailah ekspektasi dan tujuan yang diinginkan dari pembuatan prject. Karena banyaknya tugas prject manager dibutuhkan alat bantu yaitu prject management tl untuk membantu pengaturan prject beserta perkerjaan di dalamnya. Dengan semakin pesatnya perkembangan teknlgi infrmasi, prject management tl diminta untuk semakin fleksibel untuk digunakan di manapun dan kapanpun. Aplikasi prject management ini akan membantu prject manager dalam mengatur jadwal prses pekerjaan, mengatur pegawai yang bertugas pada setiap pekerjaan, mengatur infrmasi kmunikasi dan distribusi dkumentasi dalam pembuatan prject dan pembuatan gantt chart beserta perhitungan critical path. Fitur critical path akan membantu prject manager dalam melihat dan menghitung pekerjaan yang lebih penting dan bahkan sangat penting untuk diselesaikan dalam serangkaian prject. Critical path akan ditampilkan dalam bentuk grafis sehingga dapat dilihat dan dimengerti dengan mudah. Dengan adanya aplikasi ini di website, prject manager dapat meminimalisir terjadinya kegagalan prject yang mengakibatkan kegagalan perusahaan. Jika semakin banyak prject yang gagal maka semakin gagal juga sebuah perusahaan dipandang leh perusahaan lain, leh karena itu dengan kemampuan prject manager dalam memimpin dan mengatur prject dirasa kurang maksimal jika tidak didampingi prject management tl yang baik, lengkap dan mudah digunakan. Kata kunci: Prject Management, Sftware Engineer ABSTRACT Prject Managers must nt nly strive t meet specific scpe, time, cst, and quality gals, they must als facilitate the entire prcess t meet the needs and expectatins f the peple invlved in r affected by prject activities. Because there is s much wrks f Prject Manager, they will need tls t help them maintain their prject activites. Therefre t help Prject Managers, Prject Management Tls needed, and with vast infrmatin technlgies PM s Tls need t be flexible t use anywhere and anytime. This applicatin will help prject manager t maintain their prject s schedule, maintain users invlved in prject, maintain cmmunicatins and dcumentatin s distributin and gantt chart with als critical path calculatin. Critical path will help prject manager t maintain which activity r activities is mre imprtant t finish in the prject. Critical path will be shwn in graphical design s that it can easily t understand. With this applicatin, the prject manager can minimize the failing in prjects that can trigger the failing f enterprise. If there are many failed 409

2 Seminar Nasinal Invasi dalam Desain dan Teknlgi - IDeaTech 2015 ISSN: prjects in the enterprise, thers will see it is a failed enterprise. Therefre a prject manager s skills t maintain and lead the prject will nt be maximal withut gd, cmprehensive and easily use prject management tl. Keywrds: Prject Management, Sftware Engineer I. PENDAHULUAN Prject adalah sebuah usaha yang bertujuan menghasilkan prduct (prduk) atau service (jasa) dalam jangka waktu tertentu. Di dalam sebuah prject terdapat lebih dari satu task (pekerjaan) dan lebih dari dua rang yang tergabung dalam tim dalam mengerjakan prject tersebut. Selain task terdapat juga milestne yang merupakan penanda dalam prject untuk mengetahui perkembangan prject tersebut telah mencapai tahap tertentu. Untuk memberikan pengingat batas memulai sebuah milestne dan menuju milestne selanjutnya terdapat kalender kerja setiap task yang dikerjakan, kalender kerja ini selanjutnya dikenal dengan sebutan gantt chart. Biasanya sebuah prject akan diberikan leh serang pimpinan kepada pegawainya yang nantinya akan bertugas sebagai prject leader yang memimpin jalannya tim prject tersebut. Serang pimpinan juga harus melakukan pengamatan dan penilaian terhadap jalannya prject yang telah diberikan kepada prject leader tersebut. Prject leader harus mampu memimpin tim dan melihat situasi dan kndisi yang terjadi dalam setiap task dalam prject tersebut agar tidak terjadi kegagalan. Seiring perkembangan zaman, muncul banyak rang atau badan perusahaan yang membuat prject, akan tetapi karena kurangnya penyusunan dan pengaturan terhadap prject tersebut maka seringkali prject tersebut selesai tidak pada waktu yang ditentukan atau bahkan tidak selesai yang biasa disebut prject gagal. Adapun penyusunan dan pengaturan yang dimaksudkan adalah penyusunan terhadap pembagian kerja tim, penyusunan gantt chart, pengaturan anggta tim yang sedang menunggu giliran kerja, pemanfaatan resurce dan kmunikasi dalam tim. Selain dari penyusunan dan pengaturan, sering terjadi pekerjaan ganda yang dilakukan leh salah serang anggta tim dikarenakan anggta tersebut tergabung dengan tim lain sehingga task yang diberikan tidak selesai tepat waktu. II. TUJUAN Tujuan pembuatan prject ini adalah memberikan alat bantu kepada setiap pihak yang terkait dalam sebuah prject. Alat bantu yang diberikan adalah pembuatan prject beserta prject leadernya, pembuatan task, pembuatan gantt chart, kmunikasi dalam tim, dan pengaksesan resurce. Selain hal-hal tersebut, Prject ini bertujuan untuk mengatasi hambatan pekerjaan ganda yang disebabkan multi prject - multi team. III. LANDASAN TEORI Landasan teri yang digunakan dalam pembuatan prject ini adalah teri terhadap management prject yang dikemukakan leh Schwalbe et al.[6] yang berisi mengenai strategi dalam perencanaan, perhitungan estimasi hingga pengaturan 410

3 Seminar Nasinal Invasi dalam Desain dan Teknlgi - IDeaTech 2015 ISSN: pelaksanaan. Setiap pryek umumnya memilliki serang pemimpin yang mengatur tim pekerja, mengella data infrmasi dan merancangkan strategi untuk menyelesaikan pryek tersebut. Dengan landasan teri ini serta dengan teri dari Valacich et al. [7], prject management tl ini akan dibuat sedemikian hingga untuk memudahkan penggunaan serta membantu perencanaan dalam menghadapi pryek-pryek. IV. ANALISA SISTEM Pada bagian ini akan dibahas mengenai prgram pembanding terhadap prgram yang dibuat. Prgram pembanding yang digunakan adalah prject management tl berbasis web yaitu eprjecttracker.cm dan prject pier. Kedua tl ini dipilih karena sejenis yaitu berbasis web. 4.1 eprject Tracker eprject Tracker merupakan sftware untuk membantu dalam pengaturan prject baik dari status persentase penyelesaian prject hingga penjadwalan prject dari awal hingga akhir, untuk memastikan kesuksesan prject dengan menggunakan manajemen yang terbaik. Cnth halaman eprject Tracker dapat dilihat pada gambar 1. Gambar 1. Halaman Hme eprject Tracker 4.2 Prject Pier Prject pier adalah aplikasi PHP yang ditujukan untuk mengatur task, prject dan tim kerja dalam menyelesaikan prject dengan menggunakan halaman web, tidak dipungut biaya untuk menggunakan prgram ini dan merupakan prgram yang pen surce. Cnth halaman Prject Pier dapat dilihat pada gambar 2. Gambar 2. Halaman Hme Prject Pier 411

4 Seminar Nasinal Invasi dalam Desain dan Teknlgi - IDeaTech 2015 ISSN: Berdasarkan analisa, permasalahan yang terjadi pada saat pembuatan prject adalah kesulitan dalam pengaturan jadwal hari dan waktu, pengaturan pekerja, pengaturan bahan atau resurce, pengaturan pembagian kerja, pengaturan keuangan dan pengaturan jam kerja. Serang prject manager dituntut untuk mampu mengatasi seluruh pengaturan-pengaturan tersebut, akan tetapi keterbatasan alat bantu membuat serang prject manager kesulitan dalam mengawasi sebuah prject. Permasalahan lain yang muncul adalah kurangnya anggta pekerja dan instansi perusahaan tidak dapat atau belum dapat menambah anggta pekerja. Dengan anggta pekerja yang bisa dianggap kurang ini, akan muncul beberapa anggta pekerja yang mengerjakan lebih dari satu prject, bahkan bisa juga serang anggta tersebut memiliki tanggung jawab yang besar di setiap prjectnya yang bisa juga berjalan bersamaan seperti permasalahan sebelumnya. Dengan permasalahan pengaturan dan jumlah prject serta keterbatasan pekerja dan kmunikasi, sering kali prject mengalami kegagalan baik mengalami kemunduran penyelesaian hingga terburuk yaitu pembatalan prject. Bagi sebuah instansi perusahaan, kegagalan semacam ini akan mempengaruhi nama baik instansi tersebut hingga ketidak-percayaan anggta pekerja terhadap instansi perusahaannya sendiri. Ini akan mengakibatkan kehancuran sebuah instansi perusahaan. V. DESAIN SISTEM Pada bab ini akan dijelaskan mengenai desain sistem yang dibuat. Desain sistem ini meliputi use case diagram, desain tabel database, desain tampilan prgram (interface) dan desain prsedural. Setiap desain akan dijelaskan dengan menggunakan bantuan gambar. Gambar 3. Use Case Diagram 412

5 Seminar Nasinal Invasi dalam Desain dan Teknlgi - IDeaTech 2015 ISSN: Dari gambar 3 dapat dilihat bahwa terdapat tiga actr pada sistem ini yaitu, actr Regular User, actr Leader dan actr Admin. Actr leader dan actr admin merupakan spesialisasi dari actr regular user, yang berarti seluruh activity yang dapat dilakukan regular user dapat dilakukan leh actr leader dan admin, tetapi activity yang dapat dilakukan leh leader atau admin tidak dapat dilakukan leh actr regular user. # MESSAGE MERAJUK MESSAGES IDMESSAGE IDPROEJCT_REF ID PARENT MESSAGE _REF MESSAGE TARGET USER_MESSAGE CONTENT D_MESSAGE STATUS MESSAGE USER MENULIS Variable characters (255) Variable characters (255) Text (255) MEMILIKI PARENT MESSAGE USER MEMIMPIN MEMILIKI MESSAGE # PROJECTS IDCOMPANY_REF PROJECT NAME _REF_PROJECT P_START P_FINISH FILESIZE PROGRESS STATUS PROJECT Variable characters (50) Number (3) Number (2) TERDIRI DARI USERS # IDROOT IDPREDECESSOR_USER USERNAME PASSWORD NAMA USER ALAMAT USER TELP USER HP USER POSISI STATUS USER... Variable characters (15) Variable characters (10) Variable characters (30) Variable characters (60) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (20) USER MENGERJAKAN # TASKS IDTASK _REF TASK IDPARENT TASK _REF TASK TASKNAME D_START D_FINISH D_BEGIN D_COMPLETE HOUR STATUS TASK Number (255) Variable characters (50) Number (2) MEMILIKI PARENT TASK MEMILIKI FILE USER ADMIN MEMILIKI COMPANY MEMILIKI COMPANY # IDCOMPANY IDOWNER COMPANY NAME Variable characters (30) USER MEMILIKI FILE MERAJUK # IDFILE _REF FILES FILE NAME FILE PATH _REF FILE TARGET USER_FILES D_UPLOAD STATUS FILE FILES Variable characters (255) Text (255) Variable characters (50) Gambar 4. Cnceptual Data Mdel Pada gambar 4 ditampilkan beberapa ktak yang mewakili entity database dengan garis yang mewakili relasi antar entity. Untuk membantu memberikan keterangan pada setiap relasi, diberikan steretype yang dituliskan pada garis relasi. Terdapat dua jenis garis relasi yang digambarkan dengan garis putus dan garis utuh. Untuk garis putus menggambarkan bahwa relasi entity tersebut memiliki nilai relasi minimum nl dan untuk garis utuh menggambarkan bahwa relasi entity memiliki nilai relasi minimum satu. Pemdelan database menggunakan CDM selanjutnya diprses menjadi mdel fisik yaitu PDM. Bentuk pemdelan database PDM dapat dilihat pada gambar

6 Seminar Nasinal Invasi dalam Desain dan Teknlgi - IDeaTech 2015 ISSN: FK_USERS_MESSAGE_M_MESSAGES MESSAGES IDMESSAGE MES_IDMESSAGE IDPROEJCT_REF ID PARENT MESSAGE _REF MESSAGE TARGET USER_MESSAGE CONTENT D_MESSAGE STATUS MESSAGE varchar(255) varchar(255) lng varchar <pk> <fk3> <fk2> <fk1> FK_MESSAGES_USER_MENU_USERS FK_MESSAGES_MEMILIKI MESSAGES FK_MESSAGES_MEMILIKI PROJECTS FK_PROJECTS_USER_MEMI_USERS PROJECTS <pk> <fk> IDCOMPANY_REF PROJECT NAME varchar(50) _REF_PROJECT P_START P_FINISH FILESIZE numeric(3) PROGRESS numeric(2) STATUS PROJECT USERS IDTASK IDCOMPANY COM_IDCOMPANY IDFILE IDMESSAGE IDROOT IDPREDECESSOR_USER USERNAME PASSWORD NAMA USER ALAMAT USER TELP USER HP USER POSISI STATUS USER varchar(15) varchar(10) varchar(30) varchar(60) varchar(50) varchar(20) varchar(20) <pk> <fk2> <fk3> <fk1> <fk4> <fk5> FK_TASKS_USER_MENG_USERS FK_USERS_USER_MENG_TASKS TASKS IDTASK TAS_IDTASK _REF TASK IDPARENT TASK _REF TASK TASKNAME D_START D_FINISH D_BEGIN D_COMPLETE HOUR STATUS TASK FK_TASKS_TERDIRI_D_PROJECTS numeric(255) varchar(50) numeric(2) <pk> <fk3> <fk1> <fk2> FK_TASKS_MEMILIKI TASKS FK_FILES_MEMILIKI PROJECTS FK_USERS_USER_ADMI_COMPANY FK_COMPANY_USER_ADMI_USERS IDCOMPANY IDOWNER... FK_USERS_COMPANY_M_COMPANY COMPANY <pk> <fk> FK_FILES_USER_MEMI_USERS FK_USERS_FILE_MERA_FILES Gambar 5. Physical Data Mdel FILES IDFILE _REF FILES FILE NAME FILE PATH _REF FILE TARGET USER_FILES D_UPLOAD STATUS FILE varchar(255) lng varchar varchar(50) <pk> <fk2> <fk1> Setelah melalui CDM dilakukan pembentukan PDM yang lebih mengarahkan desain pada pembuatan tabel sesungguhnya. Relasi yang telah disusun pada CDM selanjutnya digunakan untuk membentuk penghubung antar tabel. Dengan menggunakan dua jenis pemdelan ini selanjutnya disusunlah tabel database pada prvider database yaitu MySQL. VI. UJI COBA Pada bab ini akan dijelaskan mengenai uji cba yang dilakukan pada prgram. Uji cba atau testing akan dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi ini sudah berjelan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi tujuan. Uji cba akan dilakukan dengan menggunakan black bx testing atau pengujian fungsinalitas sistem dengan memberikan inputan pada setiap mdul prgram. Uji cba akan dicnthkan pada mdul critical path. Cnth uji cba pada critical path terdapat pada gambar

7 Seminar Nasinal Invasi dalam Desain dan Teknlgi - IDeaTech 2015 ISSN: Gambar 6. Cnth Uji Cba Critical Path Mdul critical path hanya digunakan untuk menampilkan task mana saja yang menjadi penting pada rantai task dalam prject. Uji cba yang dilakukan pada mdul ini dilakukan dengan memberikan task yang memiliki rantai yang tidak terputus dan task yang memiliki rantai yang terputus-putus. VII. PENUTUP Terdapat sejumlah kesimpulan yang didapatkan dari pengerjaan prject ini serta dengan prses uji cba. Kesimpulan yang didapat antara lain: 1. Pembuatan tabel gridview untuk menampilkan database beserta dengan manipulasinya cukup sulit dilakukan pada PHP karena dibutuhkan fungsi untuk membaca ulang database yang telah diubah. 2. Pengecekan tanggal task dan prject cukup sulit dilakukan karena baik perintah Javascript dan PHP menghitung selisih perbedaan tanggalnya. 3. Meskipun kemampuan management prject prgram ini cukup baik, akan tetapi masih memiliki keterbatasan seperti penambahan database seperti user, prject, task, message dan file. Keterbatasan dapat menghasilkan beberapa jenis anmali seperti gagal melakukan kneksi pada saat prses berlangsung atau gagal 415

8 Seminar Nasinal Invasi dalam Desain dan Teknlgi - IDeaTech 2015 ISSN: melakukan penyimpanan karena data yang disimpan cukup banyak sehingga prses penyimpanan membutuhkan waktu yang relatif lama. 4. Penggambaran critical path menggunakan canvas pada HTML 5 dirasa kurang maksimal maka dari itu digunakan elemen svg. Selain itu perhitungan critical path ini dapat terjadi anmali jika terjadi beberapa data yang memiliki jeda tanggal pengerjaan task yang mengakibatkan penambahan durasi pengerjaan serta pengecekan tanggal task mulai dan akhir. 5. Manipulasi tanggal menggunakan tag elemen HTML div akan sulit dilakukan jika tidak diberikan adanya pemetaan pada div utama yang menampung div tanggal tersebut karena akan mengalami kesulitan dalam menentukan pergeseran div serta pembesaran ukurannya. Terdapat pula sejumlah saran yang dapat digunakan dalam pengembangan prject lebih lanjut, yaitu: 1. Untuk melakukan pengembangan sebaiknya dibentuk pemdelan dengan menggunakan byek dan selanjutnya prgram dikembangkan menjadi bentuk byek sehingga mudah untuk diubah dan digunakan. 2. Untuk menambahkan kemampuan prject management selanjutnya dapat ditambahkan fitur manipulasi critical path secara langsung serta diperlukan pemrgraman berbasis byek sehingga task yang terdapat pada critical path dapat dimanipulasi dengan mudah. VIII. DAFTAR PUSTAKA [1] Achur, Mehdi. PHP Manual [2] Llyd, Ian. The Ultimate HTML Reference [3] Olsn, Tmmy, The Ultimate CSS Reference [4] Raggett, Dave. HTML 3.2 Reference Spesificatin. Januari [5] Schmitt, Christper. CSS Ckbk [6] Schwalbe, Kathy. Infrmatin Technlgy Prject Management [7] Valacich, Gerge, Hffer. Essentials f Systems Analysis and Design