JSIKA Vol. 5, No. 8, Tahun 2016 ISSN X

Transkripsi

1 JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016 ISSN X Rancang Bangun Sistem Infrmasi Perencanaan dan Pengadaan Kebutuhan Bahan Baku dengan Menggunakan Metde Lt Fr Lt pada PT Bukit Baja Anugrah Sari Zetari Irawan 1) Arifin Puji Widd 2) Henry Bambang Setyawan 3) S1 / Jurusan Sistem Infrmasi Kekhususan Kmputerisasi Akuntansi Institut Bisnis dan Infrmatika STIKOM Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, ) azetari@yah.cm, 2) arifin@stikm.edu, 3) henry@stikm.edu Abstrak: PT Bukit Baja Anugrah is a cmpany in the manufacturing f pipes. As lng as cmpanies are experiencing delays in the fulfillment f custmer rders. This is because in determining the rder fulfillment time is still based n estimates and rders directly frm the manager in the purchase f raw material requirements, s there is n recrding in detail the structure f the prduct requirements and checking f raw materials is nt dne n a regular basis als resulted in a shrtage r excess raw materials. Based n these prblems, then made the infrmatin system planning raw material requirements by using Lt Fr Lt. In the raw material requirements planning system there are sme prcesses, namely the prcess f receiving data MPS where the infrmatin btained in the frm f raw material needs and schedule pre-defined messages, the prcess f recrding the initial raw material inventry and prcess MRP (Material Requirement Planning). In the prcess there is a prcess that MRP Netting, Lt Sizing, Offsetting and Explding. Based n the infrmatin system created by the testing that has been dne, then this infrmatin system can meet the needs f raw materials needed fr the prductin prcess, especially in prducing a raw material requirements planning as any raw materials that must be rdered, hw much, and when the raw materials have t be rdered. And infrmatin systems have resulted in reprts f raw material requirements planning, inventry status reprts and reprts planned purchase f raw materials. Keywrds: Material Requirements Planning, Lt Fr Lt, MRP. PT Bukit Baja Anugrah merupakan perusahaan bergerak di bidang manufaktur/industri yang memprduksi pipa sesuai dengan pesanan pelanggan (jb rder). Perusahan ini berada di JL. Mayjend Sungkn N. 5 Blk B Gresik. Usaha ini diris kurang lebih dua puluh tahun yang lalu. Perusahan merupakan Business t business (B2B) yang menjelaskan sebuah transaksi yang melibatkan usaha / bisnis / perusahaan yang menyediakan prduk dan layanan untuk usaha / perusahaan lain. Terdapat beberapa jenis pipa dengan 30 macam ukuran jenis pipa dan plat yang dapat digunakan pada suatu pryek. Perusahaan manufaktur ini memprduksi prduk yaitu pipa, dimana prses prduksi yang dijalankan yaitu dengan memrses bahan baku berupa besi atau cil. Jenis bahan baku (cil) yang ada seperti HR (Hitam), GAS (Galvanil), CR (Putih), GIS (Galvanize) perbedaan pada warna, kualitas bahan dan kelunakan bahan. Prses ini dimulai dari pesanan pelanggan akan dicatat leh bagian sales rder yang dilah menjadi kebutuhan bahan baku untuk dilakukan prses prduksi, kemudian pengecekan ketersediaan bahan baku leh bagian gudang. Jika ketersediaan bahan baku masih ada akan langsung prses untuk diprduksi, apabila ketersediaan bahan baku tidak mencukupi maka bagian pembelian melakukan pemesanan kebutuhan bahan baku. Banyaknya pemesanan pelanggan yang diterima perusahaan mengakibatkan pembelian bahan baku yang dilakukan selama ini dengan perkiraan atau dengan hasil prduksi dengan kapasitas yang telah diprses pada peride sebelumnya. Dikarenakan tidak ada pencatatan yang dijadwalkan secara terstruktur tentang kegiatan prduksi maka bahan baku yang akan dibutuhkan juga tidak dapat terinci dengan baik. Kurangnya merencanakan suatu jadwal prduksi yang tidak tepat mengakibatkan permaan pelanggan terus diterima leh perusahaan dengan jatuh yang diinginkan leh pelanggan tanpa melihat pesanan yang harus diprses JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016, ISSN X Page 1

2 JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016 ISSN X dengan jatuh temp yang sama tetapi kuantitas prduk yang lebih banyak dengan jenis bahan baku berbeda. Dan pembelian bahan baku sesekali dibeli dari perah atasan. Kekurangan persediaan akan menghambat prses prduksi dan kelebihan bahan baku juga dihindari leh perusahaan karena menyebabkan tertanamnya investasi pada persediaan. Oleh karena itu perusahaan harus dapat memenuhi kebutuhan bahan baku pada saat yang sesuai dengan minimal setiap item. Hal ini berdampak pada keterlambatan waktu prses dalam pemenuhan pesanaan pelanggan, keterlambatan tersebut prsentase sekitar 46%. Keterlambatan prduksi pada tahun 2015 peride Januari-Juni terjadi keterlambatan sebanyak 48 kali dari 105 jenis prduksi, sehingga diperlleh 48: 105 = 0,457. Dari hasil perbandingan tersebut dapat diketahui bahwa tingkat keterlambatan di PT. Bukit Baja Anugrah ini mencapai 0,457 x 100% = 45, 7%. Dengan demikian diperlukannya suatu perencanaan bahan baku untuk dapat memenuhi prses alahan bahan baku yang akan diprduksi. Berdasarkan permasalahan yang ada di latar belakang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan bahan baku sesuai dengan waktu yang akan diprses untuk memenuhi pesanan pelangggan, maka dibuatlah rancang bangun sistem infrmasi perencanaan dan pengadaan kebutuhan bahan baku dengan menggunakan metde Lt Fr Lt. Perencanaan kebutuhan material dimaksudkan mampu mengendalikan apa saja yang dibutuhakan, berapa jumlah bahan baku yang diperlukan, kapan bahan baku dapat di terima, dengan pembelian bahan baku sesuai dengan apa yang dibutuhkan saja sehingga tidak menyebabkan biaya simpan. Dengan adanya sistem tersebut diharapkan perusahaan mampu memenuhi kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan. Tujuan dari sistem ini adalah dapat memberikan sebuah sistem infrmasi perencanaan dan pengadaan kebutuhan bahan baku kepada perusahaan, serta sistem infrmasi tersebut dapat menghasilkan lapran-lapran diantaranya yaitu: lapran kebutuhan bahan baku, lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per peride, lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per minggu lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per prduk, lapran status persediaan lapran rencana pembelian bahan baku. Perhitungan Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku: Menurut Tanuwijaya (2012) knsep dari perhitungan dari perencanaan kebutuhan bahan baku dari banyaknya jumlah item pada Bill Of Material, ditambah dengan prduk jadi itu sendiri. Berikut langkah-langkah dalam perhitungan rencana kebutuhan bahan baku: - Netting Prses mencari jumlah kebutuhan bersih pada item yang bisa diperleh dari mengurangi kebutuhan ktr dengan inventri yang ada dan penerimaan yang akan terjadi: NR = GR (SR+OHI) di mana: NR = Kebutuhan bersih GR = Kebutuhan ktr SR = Pesanan terjadwal OHI = Jumlah persediaan awal - Ltsizing Prses mendapatkan jumlah bahan baku atau ukuran lt untuk memenuhi: NR = POR di mana: NR = Kebutuhan bersih POR = Rencana penerimaan atau penerimaan pemesanan yang direncanakan. POR tergantung pada metde Ltsizing yang dipilih. Metde Ltsizing yang digunkana adalah Lt Fr lt, yaitu jumlah item yang dibutuhkan, sesuai dengan kebutuhan bersih - Offsetting Prses menetapkan waktu kapan suatu rder harus dilakukan (diperhitungkan dengan Lead Time). PORt = PORlt di mana: PORt = Rencana penerimaan PORlt = Rencana pemesanan pada peride t + lead time (waktu tunggu). - Explding Prses menghitung kebutuhan item yang mempunyai level yang lebih JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016, ISSN X Page 2

3 JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016 ISSN X bawah. Data BOM sangat memegang peranan, karena atas dasar BOM inilah prses Explding ini berjalan. Kmpnen-Kmpnen MRP: - Grss Requirement, menurut Sfyan, Diana K. merurpakan keseluruhan jumlah item yang diperlukan, termasuk kebutuhan yang diantisipasi pada suatu peride waktu. GR = Jumlah kebutuhan - Schedule Receipts, menurut Katherine & S.Yukie merupakan jumlah item yang akan diterima pada suatu peride sebagai rder yang telah dipesan dari supplier maupun dari rder prduksi. SR = Jumlah yang diterima - On Hand Inventry, menurut Gaspersz merupakan kuantitas yang diharapkan ada dalam inventri pada akhir peride. Dengan rumus: OHI = OHI awal + SR + POR GR - Net Requirement, merupakan jumlah kebutuhan bersih. NR = GR + SR- OHI peride sebelumnya. - Planned Order Receipts, menurut Gaspersz merupakan kuantitas pesanan pengisian kembali (pesanan pembelian) yang telah direncanakan leh MRP untuk memenuhi kebutuhan bersih. POR = NR - Planned Order Releases, menurut Katherine & S.Yukie merupakan rencana pemesanan pasa suatu level atau tingkat menentukan kebutuhan ktr pada level dibawahny. PORlt = POR + Lead Time Rencana Pembelian Merencanakan pembelian item-item bahan baku yang dibutuhkan dengan waktu pesan yang telah ditentukan pada prses perhitungan Lt Fr Lt. Menurut Tanuwijaya (2012): PORlt = Rencana pemesanan pada peride t + lead time (waktu tunggu). Hierarchy plus Input-Prcess-Output Hierarchy plus Input-Prcess-Output (HIPO) atau yang dapat disebut diagram jenjang merupakan gambaran secara umum sistem infrmasi perencanaan kebutuhan bahan baku yang terdapat dalam data flw diagram (DFD). Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun sistem dapat digambarkan sebagai berikut: 1 Master 1.1 MPS 1.2 Persediaan Awal 0 Sistem Infrmasi Perencaan Kebutuhan Bahan Baku 2 Transaksi 2.1 Permaan Barang 2.2 Rencana Pembelian Gambar 1. HIPO 3 Cetak Lapran 3.1 Lapran Kebutuhan Bahan Baku 3.2 Lapran Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Per Peride 3.3 Lapran Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Per Prduk 3.4 Lapran Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Per Minggu 3.5 Lapran Status Persediaan 3.6 Lapran Rencana Pembelian Gambar Hierarchy plus Input-Prcess- Output tedapat klm master yang berisi MPS dan persediaan bahan baku awal. Klm transaksi terdapat prses permaan barang yang akan diprses menjadi kebutuhan bahan baku, dan transaksi rencana kebutuhan bahan baku dimana prses tersebut menggunakan material requirement planning dengan metde ltsizing yaitu lt fr lt. Klm terakhir merupakan klm lapran yang berisi lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per peride, lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016, ISSN X Page 3

4 JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016 ISSN X minggu, lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per prduk, lapran kebutuhan bahan baku, lapran status persediaan, dan lapran pembelian. Cntext Diagram Data Flw Diagram Level 0 Gambar 2. Cntext Diagram Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Pada cntext diagram sistem infrmasi perencanaan kebutuhan bahan baku tersebut terdapat empat external entity. Yang merupakan fungsinalitas dari PT. Bukit Baja Anugrah yaitu: bagian prduksi, gudang, pembelian dan manager. Inputan yang digunakan yaitu data MPS (Master Prductin Scheduling), persediaan awal bahan baku, data supplier. Inputan tersebut akan dilah dalam prses permaan barang dimilai dari bagian prduksi memberikan lapran data MPS atas kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk prses prduksi. Kemudian diprses ke dalam prses rencana kebutuhan bahan baku untuk dilakukan nya perencanaan kebutuhan bahan baku dan rencana pembelian. Sistem memberikan infrmasi berupa lapran lapran kebutuhan bahan baku, lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per peride, lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per minggu lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per prduk, lapran status persediaan lapran rencana pembelian bahan baku. Gambar 3. Data Flw Diagram L-0 Data flw diagram merupakan alur dari sistem yang decmpause dari cntext diagram. Pada prses kesatu terdapat prses permaan barang, dimana prses tersebut mendapat inputan berupa data MPS dan data persediaan awal. Kemudian menghasilkan lapran status persediaan dan lapran kebutuhan bahan baku. Data flw diagram pada prses kedua yaitu prses rencana kebutuhan bahan baku. Dimana prses tersebut merupakan prses perhitungan MRP dengan menggunakan metde ltsizing yaitu lt fr lt. Setelah melakukan perhitungan perencanaan kebutuhan bahan baku tersebut maka prses selanjutnya melakukan rencana pembelian bahan baku berdasarkan planned rder reales. Entity Relatinship Diagram (ERD) ERD adalah suatu mdel/diagram yang dipergunakan untuk menggambarkan dan menjelaskan hubungan antara entity dalam suatu JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016, ISSN X Page 4

5 JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016 ISSN X sistem. Berikut terdapat CDM dan PDM dari sistem yang akan dibuat: CDM CDM menggambarkan struktur data mdel secara detail dalam bentuk lgik/knsep rancangan pembuatan database yang terdiri dari beberapa entitas dan hubungan antar entitas tersebut id mps nmr_pemesanan item prduk jenis_prduk jenis_bhnbaku jumlah prduk tgl_pesan jumlah pesan tgl_prduksi tgl_selesai MPS Variable characters (10) Variable characters (10) Flat (10) Date Date Date Id_BOM Jumlah Id_Prduk Nama_Prduk Grade Berat_prduk Status_prduk Bentuk BOM Prduk Variable characters (30) Variable characters (100) Variable characters (30) Variable characters (30) melakukan Id_Persediaan bahanbaku jumlah_persediaan satuan Id_MRP GR SR OHI NR POR PORel Tgl_Perencanaan Tgl_Pemenuhan Keterangan ' MRP Persediaan Flat (10) Variable characters (8) Variable characters (50) Date & Time Date & Time Variable characters (100) Gambar 4. CDM Relatinship_7 PDM PDM terbentuk dari CDM (Cnceptual Data Mdel) yang menggambarkan tabel-tabel penyusun field-field yang terdapat pada setiap tabel. Pada PDM tabeltabel telah siap digunakan dan diimplementasikan pada sistem. PDM berguna untuk membantu dalam membuat database. FK_MPS_MEMILIKIM_BAHAN_BA id mps Id_BOM nmr_pemesanan item prduk jenis_prduk jenis_bhnbaku jumlah prduk tgl_pesan jumlah pesan tgl_prduksi tgl_selesai MPS varchar(10) varchar(10) flat(10) FK_MPS_MEMILIKI_BOM Id_BOM Id_Prduk Jumlah FK_BOM_MEMILIKIB_BAHAN_BA <fk2> <fk1> BOM <fk2> <fk1> FK_BOM_MEMILIKIP_PRODUK FK_PERSEDIA_RELATIONS_BAHAN_BA Id_Persediaan bahanbaku jumlah_persediaan satuan Persediaan FK_MRP_MELAKUKAN_MPS Id_MRP id mps Id_Persediaan GR SR OHI NR POR PORel Tgl_Perencanaan Tgl_Pemenuhan Keterangan flat(10) varchar(8) <fk> FK_MRP_MEMILIKI PERSEDIA MRP varchar(50) varchar(100) <fk2> <fk1> melakukan Jenis_bahan_baku Nama_bhanbaku berat lebar tebal Jumlah_bahan Status_bahan ID_Supplier Nama Supplier Alamat N_Tlfn Bahan Baku id_pembelian bahan_baku harga beli Ttal_bahanbaku Detail Pembelian Supplier Jenis_bahan_baku Nama_bhanbaku berat lebar tebal Jumlah_bahan Status_bahan Variable characters (30) Variable characters (50) Variable characters (15) Lng variable characters (20) Pembelian Variable characters (50) Variable characters (50) Number (15) Bahan Baku id_pembelian Id_MRP FK_PEMBELIA_MELAKUKAN_MRP ID_Supplier bahan_baku harga beli Ttal_bahanbaku varchar(50) varchar(15) FK_DETAIL_P_DETAIL_PE_BAHAN_BA id_pembelian Jumlah Bahan baku Detail Pembelian FK_DETAIL_P_DETAIL_PE_PEMBELIA Pembelian varchar(50) <pk,fk1> <pk,fk2> <fk1> <fk2> FK_PEMBELIA_MEMILIKI1_SUPPLIER HASIL DAN PEMBAHASAN Aplikasi yang dibangun untuk memberikan slusi permasalahan dan menghasilkan lapran lapran dan infrmasi yang mendukung untuk pengambilan keputusan yaitu: 1. Data MPS Data MPS yang diterima berisi tentang infrmasi pesanan pelanggan, jumlah prduk yang dibutuhkan, tanggal pesan (tanggal dibutuhkan) dan bahan baku yang digunakan untuk prses prduksi. Diambil cnth pada tanggal pesan : Diketahui pemesanan pelanggan: - Pipa jenis prduk GIS (Galvanil) - Pipa ukuran 3,5 x 3,5 - Lebar bahan 0,6 mm - Tebal bahan mm - Jumlah pesanan prduk 3000 pipa besi 2. Persediaan Bahan Baku (Awal) Pencatatan persediaan bahan baku awal akan menyimpan data persediaan yang terdapat pada perusahaan. Semua data jenis bahan baku akan tersimpan pada database. Persediaan awal pada bahan baku cil jenis GIS pada tanggal sebesar 40,2 Tn. 3. Prses Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Prses ini menampilkan infrmasi perencanaan setiap bahan baku yang akan dibutuhkan. Perencanaan kebutuhan bahan baku pada cil sebagai berikut: Prduk Id_Prduk Nama_Prduk varchar(100) Grade Berat_prduk Status_prduk Bentuk Supplier ID_Supplier Nama Supplier varchar(50) Alamat varchar(50) N_Tlfn numeric(15) Gambar 5. PDM JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016, ISSN X Page 5

6 JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016 ISSN X Gambar 4. Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku pada cil Prses perhitungan: - GR (Grss Requirement) atau kebutuhan ktr dibutuhkan pada tanggal = 34.8 Tn - SR (Schedule Receipt) = - - OHI (On Hand Inventry) awal pada tanggal = 40.2 Tn, sisa sejumlah 5.4 Tn pada tanggal karena telah dikurangi dengan jumlah GR. - NR (Net Requirement) pada tanggal = 0, karena OHI masih tersedia maka kebutuhan bersih telah terpenuhi, jika OHI bernilai 0 maka NR=GR. - POR (Planned Order Receipt) atau kapan rencana bahan baku diterima/dibutuhkan pada tanggal = 0 - PORel (Planned Order Release) atau rencana kapan bahan baku dipesan= 0, karena setiap bahan baku mempunyai lead time 2 hari maka PORel jatuh pada tanggal Prses Rencana Pembelian Prses rencana pembelian akan menampilkan suatu rencana pembelian dengan memilih peride tanggal pesan, jenis bahan baku yang akan dipesan, memilih supplier dan harga yang akan dibeli. 5. Lapran-lapran: Gambar 5. Rencana Pembelian a. Lapran Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Per Peride Lapran per peride ini menampilkan perencanaan kebutuhan bahan baku pada satu bulan, yaitu: prduk apa yang dipesan dan jumlah dari setiap bahan baku yang dibutuhkan. Gambar 6. Lapran Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Per Peride b. Lapran Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Per Minggu Lapran per minggu ini menampilkan perencanaan kebutuhan bahan baku pada perminggu, yaitu: prduk apa yang dipesan dan jumlah dari setiap bahan baku yang JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016, ISSN X Page 6

7 JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016 ISSN X dibutuhkan pada bulan apa di minggu keberapa. Gambar 9. Lapran Kebutuhan Bahan Baku Gambar 7. Lapran Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Per Minggu c. Lapran Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Per Prduk Lapran per prduk ini menampilkan perencanaan kebutuhan bahan baku pada perprduk, yaitu: mengetahui siapa yang memesan, prduk apa yang dipesan, berapa jumlah pesanan prduk, jumlah dari setiap bahan baku dan kapan tanggal rencana dibutuhkan dan tanggal rencana dipesan. e. Lapran Status Persediaan Lapran per prduk ini menampilkan statsu persediaan dari jumlah di pesan, jumlah diterima dan terpakai (untuk diprses sesuai kebutuhan) dan sisa. Gambar 10. Lapran Status Persediaan f. Lapran Rencana Pembelian Lapran perencanaan pembelian bahan baku ini memberikan infrmasi mengenai jumlah bahan baku dan ttal kebutuhan bahan baku yang harus dibeli pada peride yang dibutuhkan. Gambar 8. Lapran Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku Per Prduk d. Lapran Kebutuhan Bahan Baku Lapran per prduk ini menampilkan kebutuhan bahan baku leh bagian prduksi. JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016, ISSN X Page 7

8 JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016 ISSN X Gaspersz, V. (2012). All-in-ne Prductin and Inventry Management Fr Supply Chain Prfessinal. Bgr: Vinchrist Publicatin Katherine, KS., & G, S.Yukie. (2002). Sistem Infrmasi Manajemen II: STIKOM Surabaya Sfyan, Diana. K. (2013). Perencanaan dan Pengendalian Prduksi. Ygyakarta: Graha Ilmu. Gambar 11. Lapran Rencana Pembelian SIMPULAN Dari hasil uji cba dan evaluasi sistem yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan dari Sistem Infrmasi Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku pada PT Bukit Baja Anugrah adalah sebagai berikut: sistem infrmasi dapat memenuhi kebutuhan bahan baku dan rencana pembelian. Sistem akan memberikan infrmasi lapran yaitu: lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per peride, lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per minggu, lapran perencanaan kebutuhan bahan baku per prduk, lapran status persediaan dan lapran rencana pembelian. Tanuwijaya, H., & Setyawan, H. B. (2012). Manajemen Prduksi dan Operasi. Surabaya: STIKOM Surabaya SARAN Dalam pembuatan sistem ini masih terdapat banyak kekurangan, untuk pengemabangan sistem lebih lanjut maka disarankan agar: 1. Sistem infrmasi perencanaan kebutuhan bahan baku ini dapat diperluas dan dikembangkan dengan analisis menggunakan metde ltsizing yang lainnya seperti ecnmic rder, quatity,part perid balancing, least unit cst, dan silver meal. 2. Sistem infrmasi perencanaan kebutuhan bahan baku ini dapat dikembangkan lagi menjadi sistem yang teregrasi dengan sistem lainnya seperti sistem keuangan. RUJUKAN JSIKA Vl. 5, N. 8, Tahun 2016, ISSN X Page 8