No. Uraian Kegiatan Kepala LKPP Admin PPE

Transkripsi

1 SOP Registrasi dan Verifikasi Admin PPE No. Uraian Kegiatan Kepala LKPP Admin PPE 1 Kepala LPSE membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan terbentuknya LPSE serta permohonan user id dan password untuk admin PPE dengan dilampirkan SK pembentukan LPSE dan penunjukan tim pengelola LPSE Mulai Mengirimkan permohonan Surat permohonan dibuat dan ditandatangani Kepala LPSE ditujukan kepada Program Manager Direktorat e-procurement LKPP 2 a. Program Manager Direktorat e- Procurement LKPP menerima dan melakukan pengecekan terhadap kelengkapan berkas permohonan yang disampaikan oleh Kepala LPSE b. Apabila berkas permohonan tidak lengkap maka PM meminta kekurangan berkas kepada Kepala LPSE, namun jika sudah lengkap maka PM melanjutkan proses penginputan data Admin PPE Tanda terima penyerahan berkas 3 Program Manager Direktorat e- Procurement LKPP melakukan proses pembuatan Akun (user id dan password) Admin PPE Dalam pembuatan akun admin PPE, PM berkoordinasi dengan bagian terkait.

2 4 Program Manager Direktorat e- Procurement LKPP membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan Akun Admin PPE (user id dan password) kepada Kepala LPSE 5 a) Kepala LPSE menerima surat pemberitahuan Akun Admin PPE (user id dan password) dari Program Manager Direktorat e- Procurement LKPP b) Kepala LPSE memberitahukan user id dan password kepada Admin PPE menerima akun Admin PPE Memberitahukan akun kepada Admin PPE 6 Admin PPE Login pada aplikasi SPSE dan melakukan perubahan password menerima akun Admin PPE Login sebagai Admin PPE Melakukan perubahan password Selesai

3 Program Manager (PM) Dit. E- Procurement LKPP menerima berkas permohonan Mengecek kelengkapan berkas permohonan Berkas lengkap? Tidak ya meminta kekurangan berkas Melakukan input data pada aplikasi

4 Membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan usr id dan password

5 SOP Registrasi Verifikator No. Uraian Kegiatan Verifikator 1 Verifikator mengirimkan berkas permohonan pembuatan akun (user id dan password) yang terdiri dari surat permohonan dan surat penunjukan sebagai verifikator. SK mencantumkan informasi nama, jabatan/gol dan NIP Helpdesk, helpdesk, dst... (Sesuai dengan isian pada aplikasi SPSE) 2 a) Admin PPE menerima berkas permohonan dan melakukan pengecekan terhadap kelengkapan berkas. Mulai Mengirimkan berkas permohonan B) Apabila berkas permohonan dari Verifikator belum lengkap maka Admin PEE meminta kembali kelengkapan berkas kepada Verifikator c) Apabila berkas permohonan lengkap maka verifikator melanjutkan proses registrasi dan menyerahkan tanda terima penyerahan berkas kepada verifikator Tanda terima penyerahan berkas 3 Admin PPE melakukan input data Verifikator pada aplikasi SPSE 4 Admin PPE membuat dan mengirim surat pemberitahuan telah selesainya proses registrasi serta informasi user id dan password SPSE untuk Verifikator

6 5 Verifikator menerima surat pemberitahuan user id dan password dari Admin PPE Surat pemberitahuan user id dan password 6 Verifikator Login pada aplikasi SPSE Login sebagai Verifikator Selesai

7 Admin PPE menerima berkas permohonan Mengecek kelengkapan berkas permohonan Berkas lengkap? Tidak ya Melakukan input data pada aplikasi Membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan usr id dan password

8

9 SOP PENANGANAN PERMASALAHAN YANG DISAMPAIKAN MELALUI No. Uraian Kegiatan Pengguna SPSE Helpdesk LPSE 1 Pengguna SPSE dapat menyampaikan permasalahan/pertanyaan terkait permasalahan e-procurement dengan cara menghubungi LPSE melalui Mulai Mengirim 2 Helpdesk LPSE menerima dari pengguna SPSE kemudian mempelajari permasalahan yang disampaikan menerima dari pengguna SPSE 3 Helpdesk LPSE jika diperlukan dapat meminta data pendukung kepada pengguna SPSE melalui . Mempelajari permasalahan yang disampaikan Butuh Data? TDK YA 4 Pengguna SPSE menerima permintaan data pendukung dari Helpdesk LPSE, dan mengirimkan kembali melalui data pendukung yang diminta kepada Helpdesk LPSE Menerima permintaan data pendukung Mengirim permintaan data pendukung Mengirimkan data pendukung 5 a) Helpdesk LPSE menerima dari pengguna SPSE mengenai data pendukung yang diminta. b) Helpdesk LPSE mengecek kelengkapan data pendukung yang dikirimkan oleh pengguna SPSE Menerima permintaan data pendukung c) Apabila data kurang lengkap maka helpdesk dapat meminta kembali kekurangan data tersebut kepada pengguna, namun apabila sudah lengkap helpdesk LPSE dapat melanjutkan melakukan penanganan permasalahan. TDK Data lengkap? YA

10 6 Heldesk menangani permasalahan yang telah disampaikan melalui oleh pengguna SPSE. Dalam menangani permasalahan helpdesk LPSE dapat berkoordinasi dengan unit terkait di LPSE (admin LPSE, verifikator, dll...) Menangani permaslahan 7 a) apabila permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE segera mengirimkan pemberitahuan melalui kepada pengguna SPSE bahwa permaslahan telah dapat diselesaikan. b) apabila permaslahan tidak dapat dingani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE dapat melakukan eskalasi kepada helpdesk LKPP dengan tidak meminta penggguna SPSE datang langsung kehelpdesk LKPP. Dapat ditangani? YA Mengirimkan penyelesaian permasalahan TDK 8 Pengguna SPSE Menerima penjelasan/solusi atas pertanyaan/permaslahan yang disampaiakan menerima penyelesaianperma salahan Selesai Helpdesk LPSE mempersiapkan dokumen terkait permaslahan untuk dieskalasikan kepada Helpdesk LKPP. Eskalasi dapat dilakukan dengan menggunaka atau TTS Mempersiapkan data untuk dieskalasikan Melakukan eskalasi permasalahan kepada Helpdesk LKPP 3.2 9

11 SOP PENANGANAN PERMASALAHAN YANG DISAMPAIKAN MELALUI No. Uraian Kegiatan Pengguna SPSE Helpdesk LPSE 1 a.) Pengguna SPSE dapat menyampaikan permasalahan/pertanyaan terkait permasalahan e-procurement melalui aplikasi TTS Mulai b) Pengguna SPSE menuliskan judul permasalahan, kategori dan uraian permasalahan, serta lampiran (jika ada) pada kolom yang tersedia di aplikasi TTS dan mengklik submit. tata cara pengisian sesuai dengan petunjuk dan penggunaan Membuka aplikasi TTS Menuliskan uraian permasalahan pada TTS dan mengklik submit 2 a) Helpdesk LPSE menerima tiketb permaslahan melalui aplikasi TTS helpdesk LPSE. Helpdesk LPSE melakukan pengecekan aplikasi TTS secara rutin setiap hari b) Helpdesk LPSE mempelajari permaslahan yang diterima. Menerima Tiket permaslahan pada TTS Helpdesk Mempelajari permasalahan yang disampaikan 3 apabila memerlukan data helpdesk LPSE dapat meminta data tersebut kepada pengguna SPSE melalui TTS Permintaan data dilakukan dengan cara mereplay di aplikasi TTS Butuh Data? TDK YA 4 a) Pengguna SPSE menerima balasan TTS tentang permintaan data pendukung dari Helpdesk LPSE, b) Pengguna SPSE melalui aplikasi TTS mengirimkan kembali data pendukung yang diminta kepada Helpdesk LPSE Menerima balasan TTS ttg permintaan data pendukung Mengirimkan data pendukung melalui aplikasi TTS Meminta data melalui aplikasi TTS

12 5 a) Helpdesk LPSE menerima data pendukung yang diminta melalui aplikasi TTS dari pengguna SPS. b) Helpdesk LPSE mengecek kelengkapan data pendukung yang dikirimkan oleh pengguna SPSE c) Apabila data kurang lengkap maka helpdesk dapat meminta kembali kekurangan data tersebut kepada pengguna, namun apabila sudah lengkap helpdesk LPSE dapat melanjutkan melakukan penanganan permasalahan. TDK Menerima data pendukung melalui aplikasi TTS Data lengkap? YA 6 Setelah data lengkap Heldesk LPSE melakukan penganan permaslahan. Dalam menangani permasalahan helpdesk LPSE dapat berkoordinasi dengan unit terkait di LPSE (admin LPSE, verifikator, dll...) Menangani permaslahan 7 a) apabila permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE segera mengirimkan pemberitahuan melalui aplikasi TTS kepada pengguna SPSE bahwa permaslahan telah dapat diselesaikan. Helpdesk LPSE dapat mengklik tombol replay dan merubah status menjadi closed. b) apabila permasalahan tidak dapat dingani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE dapat melakukan eskalasi kepada helpdesk LKPP. Dapat ditangani? YA Mengirimkan pemberitahuan penyelesaian permasalahan melalui TTS TDK 8 Pengguna SPSE Menerima pemberitahuan melalui TTS yang berisi penjelasan/solusi atas pertanyaan/permaslahan yang disampaiakan menerima pemberitahuan penyelesaian permasalahan melalui TTS Selesai

13 9 a) Helpdesk LPSE mempersiapkan data tambahan apabila ada. B) Helpdesk LPSE melalui aplikasi TTS melakukan eskalasi atas tiket permasalahan yang dikirmkan oleh pengguna SPSE. Mempersiapkan data untuk dieskalasikan Untuk melakukan eskalasi pada TTS helpdesk LPSE dapat mengklik tombol "escalate" Melakukan eskalasi permasalahan kepada Helpdesk LKPP 3.1

14 SOP PENANGANAN PERMASALAHAN YANG BELUM TERAKOMODIR DI SPSE No. Uraian Kegiatan pengguna SPSE Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP 1 a) pengguna SPSE mengalami permasalahan pada proses pemilihan secara elektronik ada beberapa proses yang belum terakomodir di SPSE, misalnya 1. mengganti nama peserta peringkat teknis tertinggi dengan peserta dengan peringkat teknis kedua dikarenakan peserta peringkat teknis pertama mengundurkan diri. 2. mengundang peserta yg lulus prakualifikasi ketika penawaran yang masuk kurang dari 3 dalam pemilihan jasa konsultansi metode prakualifikasi. 3. dsb... Mulai menyampaikan permasalahan ke Helpdesk LPSE 2 Helpdek LPSE menerima permasalahan dari pengguna SPSE terkait belum terakomodirnya pada SPSE terkait pelaksanaan pemilihan secara elektronik. Menerima permaslahan 3 a) Helpdesk mempersiapkan data-data terkait permaslahan pengguna SPSE untuk dieskalasikan kepada helpdesk LKPP. b) apabila helpdesk LPSE masih memerlukan data pendukung, maka helpdesk LPSE meminta data pendukung tersebut kepada pengguna SPSE. mempersiapkan data untuk dieskalasikan Perlu data dari Pengguna 4 a. Pengguna SPSE menerima permintaan data pendukung dari helpdesk LPSE. B. Pengguna SPSE mengirimkan data pendukung yang diminta oleh helpdesk LPSE Menerima permintaan data dari Helpdesk LPSE meminta data pendukung kepada pengguna SPSE mengirimkan data pendukung kepada Helpdesk LPSE 5 Menerima penerimaan data pendukung dari helpdesk LPSE Menerima permintaan data dari Helpdesk LPSE melakukan eskalasi

15 6 a) helpdesk LKPP menerima eskalasi permasalahan beserta data pendukung dari helpdesk LPSE b) helpdesk LPSE memeriksa kelengkapan data pendukung. Menerima eskalasi permaslahan dan data pendukung mempelajari masalah butuh data tambahan TDK 7 Helpdesk lkpp meminta data pendukung yang belum diberikan. Permintaan dilakukan melalui dan dikonfirmasikan melalui telepon YA Meminta data pendukung ke Helpdesk LPSE 8 a) Helpdesk LPSE menerima dan konfirmasi melalui telepon dari helpdesk LKPP untuk mengirimkan data pendukung b)helpdesk LPSE mengirimkan kembali data pendukung yang diminta amelalui dan mengkonfirmasikan melalui telepon. Helpdesk mengirimkan data pendukung melalui helpdesk-lpse@lkpp.go.id Menerima permintaan data pendukung Mengirimkan data pendukung kepada helpdesk LKPP 9 a) Helpdesk LKPP menerima dari Helpdesk LPSE yang berisi data pendukung yang diminta. b) Helpdesk LKPP mengecek kelengkapan data pendukung yang dikirimkan oleh Helpdesk LPSE. c) Jika data pendukung yang dikirimkan oleh Helpdesk LPSE belum sesuai dengan yang diminta maka helpdesk LKPP menghubungi Helpdesk LPSE untuk mengirimkan data. d) Jika data pendukung yang dikirmkan oleh Helpdesk LPSE sudah sesuai maka helpdesk LKPP dapat melanjutkan penanganan permaslahan. Menerima permintaan data pendukung Ya Data lengkap? Tidak

16 14 a)helpdesk LKPP menangani permasalahan yang dieskalasikan oleh Helpdesk LPSE. - Helpdesk LKPP dalam menangani permasalahan dapat berkoordinasi dengan bagian terkait (IT Operational, IT Development, PM, dsb...) - Penanganan permasalahan dilakukan dengan melihat tingkatmendesak atau tidaknya permasalahan Menangani permaslahan Memberitahukan penyelesaian permasalahan kepada Helpdesk LPSE b) Helpdesk memberitahukan informasi kepada helpdesk LPSEmengenai proses penanganan permaslahan baik Permaslahan telah selesai maupun permaslahan yang belum selesai ditangani maka Helpdesk LKPP memberitahukan melalui kepada LPSE LPSE dan mengkonfirmasikan melalui telepon. 15 a) Helpdesk LPSE Menerima pemberitahuan penyelesaian permasalahandari helpdesk LKPP b) Helpdesk LPSE mealakukan follow up kepada helpdesk LKPP c) Jika permasalahan sudah selesai maka helpdesk LPSE memberitahukan kepada pengguna SPSE sudah Menerima pemberitahuan penyelesaian masalah selesai/belum belum Melakukan followup kepada Helpdesk LKPP 16 Pengguna SPSE menerima pemberitahuan penyelesaian permaslahan dari Helpdesk LPSE Menerima pemberitahuan penyelesaian masalah Selesai

17 FLOWCHART SOP UJI FORENSIK No. Uraian Kegiatan Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE HELPDESK LKPP LEMBAGA SANDI NEGARA 1 Panitia pengadaan pada tahap pembukaan penawaran menemukan satu atau lebih file penawaran tidak dapat didekripsi/tidak berhasil dibuka. Membuka penawaran Panitia tidak dapat mendekripsi file penawaran (.rhs) 2 Panitia pengadaan mengisi dan menyampaikan Berita Acara Uji Forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) kepada LPSE 3 LPSE menerima file penawaran yang tidak 4 Panitia pengadaan menerima surat pemeberitahuan dari LPSE bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka, kemudian Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila perlu didampingi oleh LPSE. menyampaikan Berita Acara file penawaran (.rhs) dan kunci privat kepada LPSE Paniitia pengadaan menerima pemberitahuan Ya BA, File Tidak melakukan LPSE bisa dekripsi LPSE Tidak Perlu perlu mengisi dan Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran 5 Jika LPSE tidak berhasil dekripsi dan tidak ingin menyampaikan ke LKPP, maka LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan untuk datang ke LPSE untuk membuka file penawaran (.rhs) disaksikan oleh LPSE, kemudian membuat Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran (.rhs) Panitia pengadaan dan LPSE membuat BA Kesaksian Pembukaan File Penawaran (.rhs) LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan bahwa file penawaran memang tidak dapat di dekripsi 6 Selesai BA, File Penawaran (.rhs) diterima LKPP Helpdesk LKPP mencoba membuka file penawaran Ya bisa didekripsi? 7 LPSE menerima pemberitahuan dari LKPP bahwa file penawaran (.rhs) dapat dekripsi, kemudian LPSE memberitahukan kepada panitia pengadaan untuk mencoba kembali melakukan dekripsi file penawaran (.rhs) LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP Tidak 8 Panitia pengadaan menerima surat pemeberitahuan dari LPSE bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka, kemudian Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila perlu didampingi oleh LPSE. LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP 9 Helpdesk LKPP menyampaikan Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang diterima dari LPSE kepada Lembaga Sandi Negara untuk dilakukan Uji Forensik Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran Helpdesk LKPP Menyampaikan BA forensik dan file rhs kepada Lembaga Sandi negara

18 10 Lembaga Sandi Negara menerima BA Uji Forensik, dan melakukan uji forensik terhadap file penawaran (.rhs) yang dikirimkan oleh LKPP. Setelah melakukan uji forensik Lembaga Sandi Negara memberikan hasil uji forensik secara terulis kepada Helpdesk LKPP yang dituangkan pada Berita Acara Uji Forensik Lembaga Sandi Negara menerima BA forensik dan file penawaran (.rhs) Lembaga Sandi Negara melakukan Uji Forensik 11 Jika file dokumen penawaran (.rhs) dapat didekripsi maka Lembaga Sandi Negara menuangkan dalam Berita Acara Uji Forensik dan mengirimkan Berita Acara tersebut kepada Helpdesk LKPP disertai dengan file dokumen penawaran (.rhs) yang berhasil didekripsi, Namun apabila fille penawaran tersebut gagal dekripsi maka Lembaga Sandi Negara menuangkan hasil uji forensik tersebut pada Berita Acara Uji Forensik dengan mencantumkan penyebab gagal dekripsi Ya bisa didekripsi? Hasil dituangkan pada BA Uji Forensik serta memebrerikan file yang berhasil di Dekripsi Hasil ditua ngka n pada BA Uji Fore 12 LKPP menerima hasil uji forensik dari lembaga Sandi Negara, kemudian membuat Surat Keterangan hasil uji forensik untuk disampaikan kepada LPSE LKPP menerima Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang berhasil di dekripsi LKP P me neri ma Beri 13 LPSE menerima surat keterangan dari LKPP perihal hasil uji forensik (apabila hasil uji forensik menyatakan file penawaran (.rhs) dapat didekripsi). Kemudian LPSE meneruskannya kepada Panitia Pengadaan. LPSE menerima Surat hasil Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang berhasil di dekripsi dari Helpdesk LKPP LKPP menerima Surat hasil uji foresnsik. LKPP membuat dan mengirimkan surat hasil uji forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) yang berhasil didekripsi LKP P me mb uat dan me ngir 14 Panitia pengadaan menerima surat keterangan LKPP dari LPSE dan file penawaran yang dapat didekripsi (apabila hasil uji forensik menyatakan file penawaran (.rhs) dapat didekripsi) LPSE menerima Surat hasil Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang berhasil di dekripsi dari Helpdesk LKPP LKPP menerima Surat hasil uji foresnsik