Daftar Isi. Panduan SPSE V4 User ADMIN PPE [SPSEV ]

Transkripsi

1

2 ii Daftar Isi Pendahuluan Administrator PPE... 3 Memulai Aplikasi Akses ke dalam SPSE... 4 Penjelasan Fungsi dan Fitur Menu Home Fitur Berita... 8 Tambah Berita... 9 Edit Berita Hapus Berita Fitur Konten Multimedia LPSE Tambah Multimedia (Slideshow) Tambah Konten Link Fitur Pesan Berjalan tambah Pesan Berjalan edit Pesan Berjalan Hapus Pesan Berjalan Fitur Pengumuman Pengadaan... 27

3 iii 3.5 Fitur Regulasi Fitur Konten Khusus Fitur Pesan System Fitur User Aktif Fitur Access Log Fitur Nama LPSE Fitur Header Website Fitur Petunjuk Penggunaan Untuk PPE Fitur Ubah Jadwal Lelang Fitur summary lelang Menu FAQ Hapus FAQ Menu Agency Tambah Agency Hapus Agency Menu Pegawai Tambah Pegawai Menu Auditor Tambah Auditor Menu Utility... 75

4 iv Edit Info mail server Menu Log Akses Menu Ganti Password... 81

5 1 Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Perpres 54 Tahun 2010 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah E-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara E-Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2011 tentang Tata Cara E-Tendering. Selain itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (E-Audit), Katalog Elektronik (E- Catalogue), E-Purchasing yang merupakan sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah dan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik (E-Purchasing).

6 2 Sebagai pedoman bagi ULP (pokja/pokja pengadaan) atau pejabat pengadaan dalam menyusun dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik LKPP akan segera merilis Standar Dokumen Pengadaan (SDP E-Procurement) dengan tujuan agar Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan K/L/D/I yang dilakukan secara elektronik berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip dan etika pengadaan.

7 3 1. Administrator PPE Administrator PPE adalah administrator system dari suatu instansi yang menggunakan SPSE yang selanjutnya disebut Admin PPE. Beberapa aktivitas yang dilakukan oleh Admin PPE dalam SPSE, yaitu: mengelola akun Sub Admin PPE, Verifikator, Admin Agency, Helpdesk, PPK sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi yang bersangkutan; mengelola informasi Berita; mengelola Teks berjalan; mengelola konten khusus; mengelola pesan system; mengelola informasi mail server; mengelola pengumuman lelang manual/tunjuk langsung) mutasi satker antar agency dapat melihat user yang sedang aktif dan dapat melihat log akses seluruh akun dapat melihat log perubahan anggota kepanitiaan oleh Admin Agency dapat melihat daftar paket lelang dan daftar rekapnya mengelola Akun Trainer (khusus latihan);

8 4 Memulai Aplikasi 2. Akses ke dalam SPSE Admin PPE mendapat kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke dalam SPSE dari admin LKPP dengan menunjukkan surat pengangkatan sebagai Admin PPE. Dari halaman publik masuk pada halaman khusus login PPE. Gambar 1 Halaman Publik SPSE

9 5 Kemudian akan tampil halaman Login Admin PPE. Ketikkan User Id, Password dan kode captcha yang terlihat pada kolom captcha pada halaman tersebut, lalu klik tombol. 1.isikan user ID dan password yang telah dimiliki 3.klik tombol login 2.isikan kode captcha di samping Gambar 2 halaman login PPE

10 6 Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus sesuai dengan hak akses Pengguna. Penjelasan Fungsi dan Fitur Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus untuk Admin PPE. Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu. 3. Menu Home Menu ini berisi fitur-fitur yang dapat di kelola oleh Admin PPE.

11 7 Link mengakses inaproc Link untuk mendownload petunjuk Gambar 3 Halaman Home Admin PPE

12 8 3.1 Fitur Berita PPE mempunyai wewenang untuk merilis berita-berita seputar pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh LPSE. Berita-berita ini ditampilkan di halaman utama aplikasi SPSE. Pilih menu berita Gambar 4 halaman home menu berita

13 9 Pilih menu tambah Gambar 5 Halaman Daftar Berita yang di kelola oleh Admin PPE Tambah Berita Untuk menambah berita klik link tulisan tambah pada halaman home.

14 10 Pilih menu simpan Gambar 6 halaman sunting berita

15 11 Gambar 7 Halaman Detail Berita Isikan kolom-kolom sesuai ketentuan berikut: - Judul*, adalah judul berita yang akan tampil pada kolom berita pada halaman publik; - lampiran, adalah lampiran pendukung berita; - ditayangkan sampai tanggal, adalah batas terakhir berita akan di tampilkan - isi berita, adalah isi berita

16 12 jika terdapat tanda * artinya kolom tersebut wajib diisi klik tombol jika sudah selesai mengedit berita.

17 13 Edit Berita Untuk edit berita klik berita yang akan di edit pada daftar berita Pilih judul untuk edit berita tampil halaman detail berita kemudian klik link judul berita Gambar 8 halaman daftar berita

18 14 Pilih menu edit Gambar 9 halaman detail Berita

19 15 Kemudian akan tampil halaman Sunting Berita. Lakukan edit berita seperti halnya tambah berita. Lakukan edit berita Pilih simpan Gambar 10 halaman sunting berita

20 16 Hapus Berita Untuk menghapus berita klik berita yang akan di hapus pada daftar berita. klik tombol setelah memilih item yang akan di hapus. cekliskan Pilih menu hapus Gambar 11 halaman daftar berita klik tombol setelah memilih item yang akan di hapus.

21 Fitur Konten Multimedia LPSE Pilih link konten multimedia Gambar 12 halaman home kemudian akan tampil halaman Manajemen Multimedia tab Slideshow seperti tampilan berikut

22 18 Pilih Tab untuk menambah Slideshow Gambar 13 halaman Manajemen Multimedia Tambah Multimedia (Slideshow) Untuk menambahkan slideshow klik tombol tambah slideshow pada tab konten slideshow. Kemudian akan tampil halaman edit Slideshow.

23 19 1.isikan Nama Judul dari gambarjudul 2.klik tombol browse dan pilih gambar yang akan di tampilkan 3.isikan penjelasan gambar 4.isikan tanggal masa berlaku penayangan gambar 4.pilih tombol simpan Gambar 14 halaman edit slideshow

24 20 Tambah Konten Link Pilih tambah link Gambar 15 Halaman Manajemen Multimedia

25 21 Inputkan judul link Pilih browse untuk melampirkan gambar Inputkan url yang dituju Pilih jadwal masa berlaku link Pilih simpan Gambar 16 Halaman Edit Link

26 Fitur Pesan Berjalan Fitur pesan berjalan akan menampilkan pesan berjalan pada halaman utama SPSE. Klik link Pesan Berjalan pada halaman home. kemudian akan tampil halaman daftar pesan berjalan Gambar 17 halaman Home

27 23 klik menu tambah Gambar 18 Halaman Daftar Pesan Berjalan tambah Pesan Berjalan untuk menambahkan pesan berjalan klik tombol

28 24 1.isikan judul dari Pesan yang akan ditampilkan 2.sertakan lampiran pendukung jika diperlukan 3.tentukan waktu penayangan 4.isikan pesan berjalan yang akan di tampilkan pilih simpan Gambar 19 halaman sunting Pesan Berjalan

29 25 Data berhasil tersimpan edit Pesan Berjalan untuk edit pesan berjalan klik pada pesan yang akan di edit Gambar 20 halaman Sunting pesan berjalan

30 26 klik pesan yang akan di edit Gambar 21 daftar Pesan Berjalan Kemudian akan tampil halaman Sunting Pesan Berjalan, edit bagian yang di perlukan seperti langkah pada tambah pesan berjalan. Hapus Pesan Berjalan untuk menghapus pesan berjalan, pilih pesan yang akan di hapus dengan memberi tanda di sebelah pesan yang akan di hapus.

31 27 1.beri tanda check pada pesan yang akan di 2.klik tombol hapus Gambar 22 menghapus pesan berjalan 3.4 Fitur Pengumuman Pengadaan Fitur Pengumuman Pengadaan digunakan untuk menampilkan berita mengenai Pengumuman yang berkaitan dengan pengadaan yang sedang berlangsung.

32 28 klik link Pengumuman kemudian akan tampil halaman daftar pengumuman lelang Gambar 23 halaman home

33 29 Klik menu tambah Gambar 24 Daftar pengumuman Lelang

34 30 1.inputkan judul pengumuman 2.lampirkan file pendukung 3. jadwal tayang pengumuman 4.inputkan isi berita 5.pilih simpan Gambar 25 Halaman Sunting Pengumuman Pengadaan

35 Fitur Regulasi Fitur Regulasi digunakan untuk menampilkan regulasi yang perlu diketahui publik. klik link Regulasi Gambar 26 halaman Home 3.6 Fitur Konten Khusus Fitur Konten Khusus untuk menyediakan

36 32 klik link Konten khusus Gambar 27 halaman home

37 33 klik tombol tambah Gambar 28 Halaman Daftar Konten Khusus

38 34 1.inputkan judul pengumuman 2.lampirkan file pendukung 3. jadwal tayang pengumuman 4.inputkan isi berita 5.pilih simpan Gambar 29 Halaman edit konten khsusus

39 Fitur Pesan System Fitur Pesan System untuk menyediakan klik link Pesan System Gambar 30 halaman home

40 36 Pilih tombol tambah Gambar 31 Daftar Pesan Sistem

41 37 Inputkan judul pesan sistem Pilih jadwal tayang Inputkan isi pesan sistem Pilih simpan Gambar 32 Halaman Sunting Pesan Sistem

42 38 Gambar 33 Halaman Pesan Sistem 3.8 Fitur User Aktif Fitur User Aktif untuk menyediakan

43 39 klik link User Aktif Gambar 34 halaman home

44 40 Daftar user aktif

45 Fitur Access Log Fitur Access Log untuk menyediakan klik link access log Gambar 35 halaman home

46 42 History log akses

47 Fitur Nama LPSE Fitur Nama LPSE untuk menyediakan klik link Nama LPSE Gambar 36 halaman home

48 44 Pilih menu tambah LPSE baru

49 45 1.inputkan id lpse 2.inputkan nama lpse 3.inputkan alamat lpse 3.inputkan public url/link lpse 4.inputkan kontak lpse 5.inputkan jenis lpse 6.inputkan SK LPSE 7.inputkan display Pilih simpan

50 Fitur Header Website Pilih header website Gambar 37 Halaman Admin Panel Header Website

51 47 Poinkan apabila ingin lakukan perubahan Pilih browse untuk mengganti logo instansi Pilih simpan Gambar 38 Halaman Sunting Header Website

52 Fitur Petunjuk Penggunaan Untuk PPE Fitur Petunjuk Penggunaan untuk PPE menyediakan link untuk mengunduh PEtunjuk penggunaan bagi Admin LPSE klik link Petunjuk Penggunaan PPE Gambar 39 halaman home

53 49

54 Fitur Ubah Jadwal Lelang Fitur Ubah Jadwal Lelang untuk menyediakan klik link Ubah jadwal lelang Gambar 40 halaman home Inputkan kode lelang Gambar 41 Edit jadwal lelang

55 Fitur summary lelang Menu ini berisi informasi daftar seluruh pertanyaan dari halaman publik, baik yang sudah dijawab dan yang belum dijawab. Gambar 42 Halaman admin panel

56 52 Gambar 43 View Summary Lelang

57 53 4. Menu FAQ Pertanyaan FAQ berasal dari halaman publik pada tab tanya jawab. Administrator LPSE dapat melengkapi pertanyaan dan menjawab pertanyaan yang masuk menjadi FAQ Pilih jawab Gambar 44 Halaman daftar FAQ

58 54 Inputkan jawaban FAQ Pilih menu simpan Gambar 45 Edit FAQ

59 55 Gambar 46 Detail FAQ 4.1 Hapus FAQ Untuk menghapus data FAQ klik ikon ( ) di sebelah nama pegawai sehingga muncul tanda lalu klik tombol.

60 56 1.Untuk menghapus cekliskan 2.Pilih hapus Gambar 47 Daftar FAQ Klik pada jendela konfirmasi yang muncul Gambar 48 konfirmasi menghapus data

61 57 Menu Agency Menu ini digunakan untuk membuat Agency. 5.1 Tambah Agency Untuk membuat Agency, klik tombol.

62 58 Pilih tambah Gambar 49 Halaman Daftar Agency

63 59 Lalu akan tampil halaman Sunting Data Agency. Gambar 50 Halaman Edit Data Agency

64 60 Nama Agency, adalah nama Agency; Alamat, adalah alamat dari Agency; Provinsi, adalah nama Provinsi dari lokasi Agency; Kabupaten/Kota, adalah nama Kabupaten/Kota dari lokasi Agency; Telepon, adalah nomor telepon Agency; Fax, adalah nomor faximilie Agency; Jenis Agency, adalah jenis dari Agency. Pilih salah satu yang tersedia; Website, adalah alamat website Agency; Tanggal Pendaftaran, adalah tanggal didaftarkannya Agency dalam SPSE; Nomor SK Penunjukan, adalah nomor surat edaran/surat penunjukan/surat lainnya tentang Sub Agency tersebut menggunakan SPSE; Penanggung Jawab, adalah orang sebagai penanggung jawab atau user Admin Agency pada SPSE. Klik tombol dapat mengisi data penanggung jawab. terlebih dahulu untuk

65 61 Gambar 51 detail agency

66 62 5. Hapus Agency Pilih hapus

67 63 Pilih OK Gambar 52 Hapus Agency Untuk menghapus data Agency klik nama Agency yang akan menampilkan halaman Detail Agency, lalu klik tombol.

68 64 6. Menu Pegawai Menu ini digunakan untuk mengisi data pegawai yang bertugas sebagai Admin Agency/Admin PPE/Auditor/Helpdesk/verifikator/Trainer sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi/agency yang bersangkutan. Tambah Pegawai Untuk membuat Pegawai klik tombol.

69 65 Gambar 53 Halaman Daftar Pegawai

70 66 Pilih tambah Kemudian akan tampil halaman Edit Pegawai Gambar 54 Halaman Daftar pegawai

71 67 Inputkan nama pegawai Inputkan NIP Inputkan user id Inputkan password baru Inputkan alamat pegawai Gambar 55 Halaman

72 68 Inputkan pangkat Inputkan jabatan Inputkan golongan Pilih pengangkatan Inputkan SK Pilih Masa berlaku SK Pilih simpan Gambar 56 halaman edit pegawai Nama Pegawai, adalah nama dari pegawai NIP, adalah Nomor Induk Pegawai; User ID, adalah kode akses untuk login ke dalam SPSE.; Password Baru, adalah password untuk login ke dalam SPSE. Untuk pemberian password awal gunakan yang mudah diingat;

73 69 Ulangi Password, adalah konfirmasi dari password baru; Alamat, adalah alamat kantor pegawai; Telepon, adalah nomor telepon kantor atau nomor telepon selularpegawai; , adalah alamat pegawai; Pangkat, adalah pangkat pegawai; Jabatan, adalah jabatan pegawai; Golongan, adalah golongan pegawai; Aktif, adalah status aktif atau tidak sebagai Admin Agency/Admin PPE/Auditor/Helpdesk/verifikator. Jika masih aktif klik ikon ( ) sehingga muncul tanda. Jika sudah tidak aktif kosongkan ikon ( ) sehingga tidak muncul tanda yang berarti pegawai tersebut sudah tidak bisa masuk ke dalam SPSE; Pengangkatan menjadi, adalah jenis user untuk login ke dalam SPSE. Pilih salah satu yang tersedia (Admin Agency/Admin PPE/Auditor/Helpdesk/verifikator/Trainer).; Nomor SK, adalah nomor surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Admin Agency/Admin PPE/Auditor/Helpdesk/verifikator/Trainer; Masa Berlaku SK, adalah masa berlaku surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Admin Agency/Admin PPE/Auditor/Helpdesk/verifikator/Trainer. Klik tombol jika sudah selesai mengisi data pegawai. Hapus Pegawai Untuk menghapus data pegawai klik ikon ( ) di sebelah nama pegawai sehingga muncul tanda lalu klik tombol.

74 70 Kemudian akan tampil konfirmasi untuk menghapus data yang dipilih Gambar 57 Daftar Pegawai

75 71 Gambar 58 konfirmasi menghapus data Klik tombol untuk menghapus data. 7. Menu Auditor Menu ini digunakan untuk mengisi data Auditor yang bertugas sebagai Auditor sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi yang bersangkutan. Tambah Auditor Untuk membuat Auditor klik tombol.

76 72 Gambar 59 Halaman Daftar Auditor Kemudian akan tampil halaman Edit Auditor

77 73 Inputkan seluruh data auditor

78 74 Inputkan seluruh data auditor Gambar 60 halaman Edit Auditor Nama Auditor, adalah nama dari auditor

79 75 NIP, adalah Nomor Induk auditor; User ID, adalah kode akses untuk login ke dalam SPSE.; Password Baru, adalah password untuk login ke dalam SPSE. Untuk pemberian password awal gunakan yang mudah diingat; Ulangi Password, adalah konfirmasi dari password baru; Alamat, adalah alamat kantor auditor; Telepon, adalah nomor telepon kantor atau nomor telepon selular auditor; , adalah alamat auditor; Pangkat, adalah pangkat auditor; Jabatan, adalah jabatan auditor; Golongan, adalah golongan auditor; Aktif, adalah status aktif atau tidak sebagai Auditor. Jika masih aktif klik ikon ( ) sehingga muncul tanda. Jika sudah tidak aktif kosongkan ikon ( ) sehingga tidak muncul tanda yang berarti pegawai tersebut sudah tidak bisa masuk ke dalam SPSE; Pengangkatan menjadi, adalah jenis user untuk login ke dalam SPSE. Pilih yang tersedia (Auditor).; Nomor SK, adalah nomor surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Auditor; Masa Berlaku SK, adalah masa berlaku surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Auditor. Klik tombol jika sudah selesai mengisi data auditor. 8. Menu Utility Menu ini berisi mengenai informasi mail server untuk proses transfer file dan informasi status konfirmasi dari sistem, apakah terkirim, belum terkirim atau gagal terkirim.

80 76 informasi mail server pilihan status: -terkirim -belum terkirim untuk edit informasi mail server

81 77 tombol untuk mengirim ulang yang memiliki status gagal/belum terkirim Gambar 61 halaman Utility

82 78 Edit Info mail server Klik tombol untuk mengedit informasi mail server, kemudian akan tampil isian berikut

83 79 kolom edit mail server klik tombol simpan setelah selesai setelah edit bisa test mail server dengan cara klik tombol test untuk mengirim Gambar 62 halaman edit mail server

84 80 9. Menu Log Akses Menu ini berisi informasi catatan akses user Admin LPSE ke dalam aplikasi. Gambar 63 halaman Log Akses

85 Menu Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat. 1.Password Lama isikan dengan password lama yang telah Anda 2.Password Baru isikan dengan password baru yang anda kehendaki 3.Ulangi password baru yang telah diisikan pada kolom sebelumnya 4.klik tombol simpan Gambar 64 halaman Ganti Password