PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU

Transkripsi

1 PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU STANDARD OPERATING PROCEDURES(SOP) (LPSE) KABUPATEN LAMANDAU NANGA BULIK 2015

2 Kata Pengantar Segala puji syukur kami persembahkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Buku Prosedur Layanan TI, SOP dan Regulasi e-procurement, Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kabupaten Lamandau. Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah. Kami menyadari bahwa Buku ini masih jauh untuk dikatakan sempurna, oleh karena itu kritik, saran dan masukan yang bersifat membangun agar tercapainya tujuan dari Penyusunan Buku ini sangat kami nantikan. Nanga Bulik,Agustus 2015 Tim Penyusun ii

3 Daftar isi Kata Pengantar... ii Daftar Isi... iii SOP Layanan Pengguna SPSE SOP Perubahan Penyedia SOP Perubahan Password Dan Pemberian InformasiUser ID Admin Agency SOP Perubahan Password Dan Pemberian InformasiUserID Auditor SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi UserID Helpdesk SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Verifikator SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID PPK SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi UserID Panitia Pokja ULP SOP Perubahan NPWP Penyedia SOP Perubahan Data Lelang SOP Pemberian Informasi User ID Penyedia SOP Penggunaan Akses Intranet/Internet di Bidding Room SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Kendala Sistem SPSE SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Pemeliharaan Sistem SPSE SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS SOP Eskalasi Permasalahan Melalui SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui Telepon SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui Aplikasi TTS SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE di LPSE SOP Pendampingan Upload di Bidding Room SOP Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Dokumen Penawaran 119 SOP Pedoman Bimbingan Teknis SOP Pelaksanaan Training Penggunaan LPSE SOP Pedoman Pemeliharaan Kinerja dan Kapasitas SPSE SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktu SPSE SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Aplikasi SPSE SOP Monitoring dan Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE SOP Pedoman Pengamanan dan Pemeliharaan Infrastruktur SPSE SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center SOP Pengelolaan Asset Informasi SOP Pengelolaan Software Pendukung Instruksi Kerja Monitoring Security Log Pada Server Instruksi Kerja Pengelolaan Data Center SOP Prosedur Monitoring dan Pemeliharaan Jaringan SOP Pedoman Pengarsipan Dokumen Elektronik SPSE SOP Pengarsipan Dokumen SOP Pelaksanaan Backup Server Instruksi Kerja Backup dan Recovery. 191 SOP Pedoman Pengembangan Sistem e-procurement SOP Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE SOP Pedoman Registrasi dan Verifikasi Pengguna SPSE SOP Registrasi dan Verifikasi Penyedia Barang Jasa SOP Registrasi PPK SOP Registrasi Panitia Pengadaan SOP Registrasi Admin Agency Instansi/SKPD SOP Registrasi Auditor/Pemeriksa/Penyidik SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency LPSE. 252 iii

4 42. SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency untuk LPSE Service Provider SOP Pengaktifan Kembali Akun Penyedia SOP Penonaktifan Akun Penyedia SOP Penonaktifan Akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP 268 SOP Penanganan Masalah SPSE SOP Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis SOP Uji Forensik SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE SOP Penanganan Insiden Infrastruktur SPSE SOP Penanganan Insiden SPSE 294 Lampiran Lampiran Tahapan Proses Lelang Lampiran Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE iv

5 KABUPATEN LAMANDAU STANDARD OPERATING PROCEDURES(SOP) LAYANAN PENGGUNA SPSE NANGA BULIK 2015

6 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES(SOP) PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA KABUPATEN LAMANDAU MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Drs. Arifin L.P. Umbing, MAP.) (Winata Mihel, ST.,Msi.) (Yugian Umpang, SE.) Sekretaris Daerah Kepala LPSE Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kab. Lamandau 2

7 PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) (LPSE) Nomor SOP 1/SOP/LPSE.LMD/2015 Tanggal Pembuatan 10 Agustus 2015 Tanggal Revisi Nomor Revisi Tanggal Efektif 01 Oktober 2015 Disahkan Oleh Yugian Umpang, SE. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 2 Front office 3 Help Desk 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Verifikator dan perubahannya Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012 Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti penyedia. Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Ganti Penyedia Tujuan : 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas 1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar 3 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE di SPSE dalam melakukan permintaan penggantian alamat penyedia barang/jasa. 4 Formulir Tanda Terima Berkas Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Definisi : pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. 3

8 SOP PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA No 1 Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan ganti Pelaksana Mutu Baku Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. N/A Berkas Permohonan 2. Jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir Keterangan 4. Berkas permohonan diatas dimasukan dalam map/amplop dan diberi sampul identitas perusahaan 2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu N/A isian data penyedia pada buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu Telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu 4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai Nomor antrian N/A nomor antrian 5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan Tidak Ya 6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan melalui penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. 7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindakanjuti kepada verifikator Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak ditindaklanjuti Jangka waktu lamanya proses perubahan mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 10 menit permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi 4

9 9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid? Tidak Ya Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi berkas permohonan 10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. 11 Melakukan perubahan penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi 5 menit permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti 10 menit hasil perubahan Tata cara perubahan e- mail penyedia pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan perubahan alamat penyedia telah dilaksanakan 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan dokumen hasil perubahan 5 menit hasil perubahan diterima oleh penyedia hasil perubahan 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat penyedia telah dilaksanakan Selesai hasil perubahan 5 menit perubahan alamat diterima oleh penyedia 5

10 STANDAR OPERATING PROCEDURES(SOP) PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA LAMPIRAN KABUPATEN LAMANDAU 6

11 Template Surat Perubahan Penyediaa Barang/Jasa Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Yth : Lampiran : Kepala LPSE Kabupaten Lamandau Perihal : Permohonan Perubahan Alamat Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan: Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan alamat semula : baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Pimpinan, Hormat kami dicap dan bermaterai ( ) Template Surat Kuasa 7

12 Kop Surat Perusahaan SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumenperusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] Cap &Materai Rp.6000,- [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] Template Form Tanda Terima Berkas 8

13 TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 9

14 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES(SOP) PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSERID ADMIN AGENCY KABUPATEN LAMANDAU MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Drs. Arifin L.P. Umbing, MAP.) (Winata Mihel, ST., M.Si.) (Yugian Umpang, SE.) Sekretaris Daerah Kepala LPSE Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kab. Lamandau 10

15 PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) (LPSE) Nomor SOP 2/SOP/LPSE.LMD/2015 Tanggal Pembuatan 10 Agustus 2015 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 01 Oktober 2015 Disahkan Oleh Yugian Umpang, SE. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Admin Agency 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik 3 Admin PPE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Front Office dan perubahannya PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012 Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID 2 SK Pengangkatan Admin Agency Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Admin Agency sehingga Admin Agency dapat melakukan login pada aplikasi SPSE Tujuan : Definisi : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Admin Agency yang 1. terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 2 ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Pencatatan dan Pendataan : Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 11

16 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Admin Agency Front Office Helpdesk Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output N/A Mulai 1. Surat Permohonan Reset Password atau pemberian informasi User ID 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui lanjut ke nomor 4) 2 Admin Agency melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 4 - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui maka helpdesk membuka 5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Admin Agency untuk melengkapi berkas permohonan 2. SK pengangkatan sebagai Admin Agency (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK pengangkatan sebagai Admin Agency) N/A isian data Admin Agencypada buku tamu telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE) N/A Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan 7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan Tidak Ya N/A Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui Admin Agency yang bersangkutan(softco py) helpdesk membuka pada hari yang sama dengan hari tersebut masuk (hari dan jam kerja) 8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE Berkas permohonan lengkap Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE 12

17 9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Admin Agency melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 15 menit hasil pengecekan berkas permohonan 10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Admin Agency pada aplikasi SPSE Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan password/infor masi user id 11 Memberitahu Admin Agency melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak Selesai Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan permohonan ditolak 12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin Agency melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Admin Agency hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan Diinformasikan hasil perubahan untuk segera password/infor melakukan login masi user id dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan dokumen hasil perubahan password/informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin Agency kepada Admin Agency Selesai hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Admin Agency 13

18 STANDAR OPERATING PROCEDURES(SOP) PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID ADMIN AGENCY LAMPIRAN KABUPATEN LAMANDAU 14

19 Template Surat Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID Admin Agency Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Yth : Lampiran : Kepala LPSE Kabupaten Lamandau Perihal : Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Pemberian Informasi user-id)- Admin Agency Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(atau pemberian informasi user-id)- Admin Agency. semula : baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Pimpinan, dicap dan bermaterai Hormat kami ( ) 15

20 Template Surat Kuasa Kop Surat Perusahaan SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumenperusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) Admin Agency beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] Cap &Materai Rp.6000,- [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] 16

21 Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 17

22 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSERID AUDITOR KABUPATEN LAMANDAU MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Drs. Arifin L.P. Umbing, MAP.) (Winata Mihel, ST., M.Si.) (Yugian Umpang, SE.) Sekretaris Daerah Kepala LPSE Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kab. Lamandau 18

23 PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) (LPSE) Nomor SOP 3/SOP/LPSE.LMD/2015 Tanggal Pembuatan 10 Agustus 2015 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 01 Oktober 2015 Disahkan Oleh Yugian Umpang, SE. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Auditor 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Front Office Elektronik 3 Helpdesk 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Admin PPE dan perubahannya Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID 2 Surat Perintah Pemeriksaan Peringatan : Definisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan ditetapkan. Dukungan Pengguna LPSE. 2. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012 Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Auditor sehingga Auditor dapat melakukan login pada aplikasi SPSE Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Auditor yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Pencatatan dan Pendataan : 2. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). 19

24 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Auditor Front Office Helpdesk Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output N/A Mulai 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui lanjut ke nomor 4) 2 auditor melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 2. Surat Perintah Tugas Pemeriksaan (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli Surat Perintah Tugas Pemeriksaan) N/A isian data auditorpada buku tamu Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui auditor yang bersangkutan(softco py) 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 4 - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesl memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui maka helpdesk membuka 5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Auditor untuk melengkapi berkas permohonan telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE) N/A Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan 7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan Tidak Ya N/A helpdesk membuka pada hari yang sama dengan hari tersebut masuk (hari dan jam kerja) 8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE Berkas permohonan lengkap Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE 20

25 9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Auditor melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 15 menit hasil pengecekan berkas permohonan 10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Auditor pada aplikasi SPSE Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan password/infor masi user id 11 Memberitahu Auditor melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak Selesai Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan permohonan ditolak 12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Auditor melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Auditor hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan Diinformasikan hasil perubahan untuk segera password/infor melakukan login masi user id dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan dokumen hasil perubahan password/informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Auditor kepada Auditor Selesai hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Auditor 21

26 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSERID AUDITOR LAMPIRAN KABUPATEN LAMANDAU 22

27 Template Surat Permohonan Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID Auditor Kop Surat Perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Yth : Lampiran : Kepala LPSE Kabupaten Lamandau Perihal : Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Pemberian Informasi user-id)-auditor Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(ataupemberian informasiuser-id)- Auditor semula : baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Pimpinan, dicap dan bermaterai Hormat kami ( ) 23

28 Template Surat Kuasa Kop Surat Perusahaan SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumenperusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) Auditor beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] Cap &Materai Rp.6000,- [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] 24

29 Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 25

30 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER IDHELPDESK KABUPATEN LAMANDAU MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Drs. Arifin L.P. Umbing, MAP.) (Winata Mihel, ST.,Msi.) (Yugian Umpang, SE.) Sekretaris Daerah Kepala LPSE Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kab. Lamandau 26

31 PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) (LPSE) Nomor SOP 4/SOP/LPSE.LMD/2015 Tanggal Pembuatan 10 Agustus 2015 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 01 Oktober 2015 Disahkan Oleh Yugian Umpang, SE. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Admin PPE Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE 2 Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik 6 Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012 Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Helpdesk sehingga Helpdesk dapat melakukan login pada aplikasi SPSE Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Helpdesk yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya Peringatan : Definisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1. ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk Pencatatan dan Pendataan : Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 27

32 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Helpdesk LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset 1. Surat Permohonan Reset Password dan N/A Mulai Password Dan Info User ID Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui helpdesk (softcopy) 2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 3 Meminta Helpdesk untuk melengkapi berkas permohonan Tidak Berkas permohonan 5 Menit hasil pengecekan berkas berkas permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan untuk melengkapi berkas 4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A Ya 5 Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 15 menit hasil pengecekan berkas 2. Melakukan konfirmasi kepada Helpdesk melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 6 Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin PPE melakukan reset password atau mencari informasi user ID Helpdesk pada aplikasi SPSE 7 Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin PPE Memberitahu Helpdesk bahwa permohonan ditolak 8 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Helpdesk kepada Helpdesk Selesai hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid 15 menit hasil reset password/infor masi user id 5 menit pemberitahuan permohonan di tolak hasil reset password/informasi user id 10 menit pemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh helpdesk Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan dokumen Selesai hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id 5 menit Arsip berkas permohonan 28

33 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER IDHELPDESK LAMPIRAN KABUPATEN LAMANDAU 29

34 Template Surat Permohonan Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID Helpdesk Kop Surat Perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Yth : Lampiran : Kepala LPSE Kabupaten Lamandau Perihal : Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Pemberian Informasi user-id)- Helpdesk Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(atau pemberian informasi user-id)- Helpdesk semula : baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Pimpinan, dicap dan bermaterai Hormat kami ( ) Template Surat Kuasa 30

35 Kop Surat Perusahaan SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumenperusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) Helpdesk beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] Cap&Materai Rp.6000,- [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] Form Tanda Terima Berkas 31

36 TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 32

37 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID VERIFIKATOR KABUPATEN LAMANDAU MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Drs. Arifin L.P. Umbing, MAP.) (Winata Mihel, ST.,Msi.) (Yugian Umpang, SE.) Sekretaris Daerah Kepala LPSE Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kab. Lamandau 33

38 PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) (LPSE) Nomor SOP 5/SOP/LPSE.LPSE/2015 Tanggal Pembuatan 10 Agustus 2015 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 01 Oktober 2015 Disahkan Oleh Yugian Umpang, SE. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Verifikator 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Front Office Elektronik 3 Helpdesk LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Admin PPE dan perubahannya PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012 Penjelasan Singkat : Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID 2 Surat Keputusan/Surat Pengangkatan Verifikator Penjelasan Singkat : Pencatatan dan Pendataan : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Verifikator sehingga Verifikator dapat melakukan login pada aplikasi SPSE Tujuan : Definisi : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Verifikator yang 1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. informasi user ID miliknya Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 2. ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh 3. pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). 34

39 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Verifikator Front Office Helpdesk LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset N/A Mulai 1. Surat Permohonan Reset Password dan Password Dan Informasi User ID (apabila datang Info User ID langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui lanjut ke nomor 4) 2. SK Pengangkatan sebagai Verifikator (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK Pengangkatan sebagai Verifikator ) Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui Verifikator yang bersangkutan(softco py) 2 Verifikator melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) N/A isian data Verifikatorpada buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 4 - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui maka helpdesk membuka 5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Verifikator untuk melengkapi berkas permohonan telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE) N/A Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan N/A 7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan Tidak Ya helpdesk membuka pada hari yang sama dengan hari tersebut masuk (hari dan jam kerja) 35

40 8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE Berkas permohonan lengkap Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE 9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Verifikator melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 15 menit hasil pengecekan berkas permohonan 10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Verifikator pada aplikasi SPSE Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan password/infor masi user id 11 Memberitahu Verifikator melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak Selesai Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan permohonan ditolak 12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Verifikator melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Verifikator hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan Diinformasikan hasil perubahan untuk segera password/infor melakukan login masi user id dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan dokumen hasil perubahan password/informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Verifikator kepada Verifikator Selesai hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan password atau informasi user id diterima oleh Verifikator 36

41 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID VERIFIKATOR LAMPIRAN KABUPATEN LAMANDAU 37

42 Template Surat Permohonan Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID Verifikator Kop Surat Perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Yth : Lampiran : Kepala LPSE Kabupaten Lamandau Perihal : Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Pemberian Informasi user-id)- Verifikator Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(atau pemberian informasi user-id)- Verifikator semula : baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Pimpinan, dicap dan bermaterai Hormat kami ( ) Template Surat Kuasa 38

43 Kop Surat Perusahaan SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumenperusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) Verifikator beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] Cap&Materai Rp.6000,- [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] Form Tanda Terima Berkas 39

44 TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 40

45 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PPK KABUPATEN LAMANDAU MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Drs. Arifin L.P. Umbing, MAP.) (Winata Mihel, ST.,Msi.) (Yugian Umpang, SE.) Sekretaris Daerah Kepala LPSE Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kab. Lamandau 41

46 PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) (LPSE) Nomor SOP 6/SOP/LPSE.LMD/2015 Tanggal Pembuatan 10 Agustus 2015 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 01 Oktober 2015 Disahkan Oleh Yugian Umpang, SE. STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 PPK Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Admin Agency 2 Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012 Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK Penjelasan Singkat : Pencatatan dan Pendataan : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID PPK sehingga PPK dapat melakukan login pada aplikasi SPSE Tujuan : Definisi : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan PPK yang terdaftar di 1 Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia miliknya Pengadaan/Pokja ULP/PPK Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 2. ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 42

47 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas PPK Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset 1. Surat Permohonan Reset Password dan N/A Mulai Password Dan Info User ID Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK (Apabila disampaikan langsung membawa asli Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK) Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui PPK (softcopy) 2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 3 Meminta PPK untuk melengkapi berkas permohonan Berkas permohonan 5 Menit hasil pengecekan berkas berkas permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan untuk melengkapi berkas 4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A Tidak Ya 5 Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 15 menit hasil pengecekan berkas 2. Melakukan konfirmasi kepada PPK melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 6 Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin Agency melakukan reset password atau mencari informasi user ID PPK pada aplikasi SPSE 7 Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu PPK bahwa permohonan ditolak 8 Memberitahukan password baru atau informasi user ID PPK kepada PPK Selesai hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid 15 menit hasil reset password/infor masi user id 5 menit pemberitahuan permohonan di tolak hasil reset password/informasi user id 10 menit pemberitahuan Diinformasikan password untuk segera baru/informasi melakukan login user id diterima dengan User ID dan oleh PPK Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan dokumen Selesai hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id 5 menit Arsip berkas permohonan 43

48 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PPK LAMPIRAN KABUPATEN LAMANDAU 44

49 Template Surat Permohonan Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID PPK Kop Surat Perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Yth : Lampiran : Kepala LPSE Kabupaten Lamandau Perihal : Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Pemberian Informasi user-id)- PPK Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(atau pemberian informasi user-id)- PPK semula : baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Pimpinan, dicap dan bermaterai Hormat kami ( ) Template Surat Kuasa 45

50 Kop Surat Perusahaan SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumenperusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) PPK beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] Cap&Materai Rp.6000,- [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] Form Tanda Terima Berkas 46