STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP)

Transkripsi

1 STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) KABUPATEN MAMUJU SEKRETARIAT DAERAH LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Jl. Soekarno Hatta No. 1 MAMUJU

2 BUPATI MAMUJU Jl. Soekarno Hatta No.1 Telp. ( 0426 ) Fax. ( 0426 ) Kode Pos Mamuju KEPUTUSAN BUPATI MAMUJU NOMOR: /292/KPTS/V/2013 TENTANG STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) KABUPATEN MAMUJU BUPATI MAMUJU, Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaran Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) perlu adanya Standard Operasional Prosedur (SOP); b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a, dipandang perlu menetapkan Keputusan Bupati tentang Standard Operasional Prosedur (SOP) Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kabupaten Mamuju; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 1959 Tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Sulawesi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 62, Tambahan Lembaran Negara Nomor 1822 ); 2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 Tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme ( Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355) Sebagaimana telah di ubah beberapakali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 4. Undang- Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578 );

3 6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 7. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapakali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 (L embaran Negara Republik Indonesia tahun 2012 Nomor 155, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5334); 8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah di ubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011; 9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 Tentang Standard Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 704); 10. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik; 11. Peraturan Bupati Mamuju Nomor Tahun 2013 tentang Pembentukan Layanan Pengadaan Secara Elektronik di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Mamuju; 12. Keputusan Bupati Nomor /274/KPTS/IV/2013 tentang Pembentukan Tim Koordinasi Pelaksanaan Tahapan Penyusunan Standard Operasional Prosedur (SOP) Pada Pemerintah Daerah Kabupaten Mamuju; MEMUTUSKAN : Menetapkan : KEPUTUSAN BUPATI TENTANG STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) KABUPATEN MAMUJU. KESATU : Standard Operasional Prosedur Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Mamuju ditetapkan sebagaimana dalam lampiran keputusan ini. KEDUA : Standard Operasional Prosedur sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU dalam Pelaksanaannya dilakukan evaluasi pada setiap akhir tahun oleh atasan secara berjenjang sebagai bahan penyempurnaan. KETIGA : Atasan langsung secara terus-menerus melakukan pengawasan pelaksanaan SOP dan hasil pelaksanaannya dilaporkan kepada Bupati. KEEMPAT : Segala biaya yang timbul akibat ditetapkannya Keputusan ini di bebankan pada Anggaran Belanja Sekertariat Daerah Kabupaten Mamuju Tahun Anggaran 2013

4 KELIMA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal di tetapkan. Ditetapkan di Mamuju Pada tanggal 7 Mei 2013 Tembusan : disampaikan Kepada yth : 1. Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah (LKPP) di Jakarta 2. Ketua DPRD Kabupaten Mamuju 3. Pertinggal

5 PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) LAMPIRAN I Nomor SOP /292/KPTS/V/2013 Tanggal Pembuatan 03 Januari 2013 Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan 07 Mei 2013 Disahkan Oleh Bupati Mamuju STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENDAFTARAN SECARA ONLINE PENYEDIA BARANG/JASA PADA SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa untuk melakukan pendaftran secara Online di website LPSE Kab. Mamuju Peralatan/Perlengkapan : Tujuan : 1. Komputer / Laptop Penyedia 1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Penyedia yang akan mendaftar sebagai penyedia di SPSE. 2. Jaringan Internet Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Definisi : Keterkaitan : 1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan 1 SOP Pengarsipan Dokumen Dukungan Pengguna LPSE. 2. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

6 SOP PENDAFTARAN ONLINE PENYEDIA BARANG/JASA PENYEDIA SPSE VERIFIKATOR HELPDESK Mulai KETERANGAN GAMBAR : Proses Mengklik Link Mendaftar sebagai Penyedia Barang/Jasa Keputusan Mengisi Alamat , Download Formulir Pendaftaran dan Keikutsertaan Mengklik Tombol Pendaftaran Mengirim Kepada Penyedia Berupa Konfirmasi Pendaftaran Rekanan Dokumen (Fisik Elektronik) Operasi Yang Dilakukan Manual dari Admin LPSE Perihal Konfirmasi Pendaftaran Rekanan Start dan Akhir Lanjut ke Halaman Berikutnya

7 Mengklik Link Untuk Untuk Melanjutkan Pendaftaran Mengisi Formulir Pendaftaran Secara Online Mengklik Tombol Mendaftar Mengirimkan Berisi USER ID dari Admin LPSE Perihal USER ID

8 Mengisi Formulir Pendaftaran dan Formulir Keikutsertaan Mendownload Syarat Verifikasi

9 PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP LAMPIRAN II /292/KPTS/V/2013 Tanggal Pembuatan 03 Januari 2013 Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan 07 Mei 2013 Disahkan Oleh Bupati Mamuju STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMBERIAN INFORMASI USER ID PENYEDIA BARANG/JASA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Verifikator 3 Helpdesk LPSE 4 Front office Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia dan pengelola LPSE untuk memberikan informasi ulang user id Peralatan/Perlengkapan : Tujuan : 1. Surat Permohonan pemberian informasi user id Penyedia 1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar di SPSE 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas dalam melakukan permintaan informasi ulang user id penyedia. 3 Formulir Tanda Terima Berkas Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Definiisi : Keterkaitan : 1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan 1 SOP Pengarsipan Dokumen Dukungan Pengguna LPSE. 2. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

10 SOP PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA No Aktivitas 1 Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan informasi user id Pelaksana Mutu Baku Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas N/A Berkas Mulai berkop perusahaan, ditandatangani Permohonan pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. Keterangan 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir 2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu N/A isian data penyedia pada buku tamu telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu 4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian 5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Tidak Ya Nomor antrian N/A Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan berkas 6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan melalui penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. 7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindakanjuti kepada verifikator Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak ditindaklanjuti 8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi

11 9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid? Tidak Ya Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi berkas permohonan 10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. 11 Melakukan pengecekan user id penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi 5 menit permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti 10 menit hasil pengecekan user id 12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan informasi user id penyedia telah dilaksanakan hasil pengecekan user id 5 menit informasi user id 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat penyedia telah dilaksanakan Selesai informasi user id 5 menit informasi user id diterima oleh penyedia

12 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PEMBERIAN INFORMASI USER ID PENYEDIA BARANG/JASA FORMAT : 1. Permohonan Informasi User Id 2. Format Surat Kuasa 3. Tanda Terima Berkas PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU UNIT LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

13 Template Surat Permohonan Informasi User ID Penyedia Kop Surat perusahan Tempat, dan Tanggal Nomor : Kepada Lampiran : Yth : Kepala LPSE Mamuju Perihal : Permohonan Informasi User ID di Tempat Dengan hormat, yang bertandatangan di bawah ini Nama : Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan Informasi User ID Kami sebagai Penyedia yang telah terdaptar di aplikasi SPSE. Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami Ucapkan terimakasih Hormat kami Pimpinan, dicapdanbermaterairp.6000,- ( )

14 Template Surat Kuasa Kop Surat No : SURAT KUASA Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masingmasing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan Informasi User ID beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] [nama] [jabatan] [nama] [jabatan]

15 Form TandaTerimaBerkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terimadari : BerkasBerupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan

16 PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) LAMPIRAN III Nomor SOP /292/KPTS/V/2013 Tanggal Pembuatan 03 Januari 2013 Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan 07 Mei 2013 Disahkan Oleh Bupati Mamuju STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Verifikator Elektronik 3 Helpdesk LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 Front office 4 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti penyedia. Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Ganti Penyedia Tujuan : 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas 1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar di SPSE 3 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE dalam melakukan permintaan penggantian alamat penyedia barang/jasa. 4 Formulir Tanda Terima Berkas Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Definisi : Keterkaitan : 1. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan 1 SOP Pengarsipan Dokumen Dukungan Pengguna LPSE. 2. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. 1

17 SOP PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA No Aktivitas 1 Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan ganti Pelaksana Mutu Baku Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas N/A Berkas Mulai berkop perusahaan, ditandatangani Permohonan pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. Keterangan 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir 4. Berkas permohonan diatas dimasukan dalam map/amplop dan diberi sampul identitas perusahaan 2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu N/A isian data penyedia pada buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu 4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian 5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Tidak Ya Nomor antrian N/A Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan 6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan melalui penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindakanjuti kepada verifikator Jangka waktu lamanya proses perubahan mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak ditindaklanjuti 8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi

18 9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid? Tidak Ya Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi berkas permohonan 10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi 5 menit permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti 11 Melakukan perubahan penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi 10 menit hasil perubahan Tata cara perubahan e- mail penyedia pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan perubahan alamat penyedia telah dilaksanakan 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas hasil perubahan 5 menit hasil perubahan diterima oleh penyedia hasil perubahan 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat penyedia telah dilaksanakan Selesai hasil perubahan 5 menit perubahan alamat diterima oleh penyedia

19 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA FORMAT : 1. Permohonan Reset Password dan Lupa User ID 2. Format Surat Kuasa 3. Tanda Terima Berkas PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU UNIT LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) 4

20 Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal Nomor : Kepada Lampiran : Yth : Kepala LPSE Mamuju Perihal : Permohonan Perubahan alamat Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat semula : baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai6.000 ( ) 5

21 Template Surat Kuasa Kop Surat Perusahaan SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] Materai Rp.6000,- [jabatan] [nama] [jabatan] [nama] 6

22 Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 7

23 PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) LAMPIRAN IV Nomor SOP /292/KPTS/V/2013 Tanggal Pembuatan 03 Januari 2013 Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan 07 Mei 2013 Disahkan Oleh Bupati Mamuju STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA Dasar 1 Undang-Undang Hukum : Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten / Kota 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kualifikasi Pelaksana : 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Verifikator 3 Helpdesk LPSE 4 Helpdesk LPSE Kab. Mamuju 5 Front office Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti NPWP Penyedia Peralatan/Perlengkapan : Tujuan : 1. Surat Permohonan Perubahan NPWP Penyedia 1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Penyedia yang mendaftar di 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas SPSE dan LPSE Kab. Mmauju dalam melakukan permintaan penggantian NPWP. 3. Tabel Prioritas Penanganan Permasalahn SPSE 4. Formulir Tanda Terima Berkas Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dilakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Definisi : Keterkaitan : 1 Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan 1 SOP Pengarsipan Dokumen verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. 2 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 3 Helpdesk LPSE adalah tim pada LPSE Kab. Mamuju yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement.

24 SOP PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA No Aktivitas 1 Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan perubahan NPWP Pelaksana Mutu Baku Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas N/A Berkas Mulai berkop perusahaan, ditandatangani Permohonan pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. Keterangan 3. Asli dan copy NPWP baru dan Copy NPWP Lama 2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu N/A isian data penyedia pada buku tamu telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu 4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian Nomor antrian N/A 5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Tidak Ya Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan 6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan NPWP melalui penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindakanjuti kepada verifikator 7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak ditindaklanjuti 8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi

25 11 Melakukan perubahan NPWP penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi 10 menit hasil perubahan NPWP Tata cara perubahan NPWP penyedia pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 12 Memberitahu helpdesk LPSE bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia telah dilaksanakan hasil perubahan NPWP 5 menit hasil perubahan NPWP diterima oleh penyedia 13 Helpdesk LPSE menerima pemberitahuan dari verifikator kemudian mengirimkan kepada Helpdesk LKPP untuk melakukan perubahan NPWP secara Nasional dengan menginformasikan bahwa penyedia yang bersangkutan sudah diverifikasi ulang dan data telah sesuai pemberitahuan perubahan npwp dari verifikator 5 menit permohonan perubahan npwp secara nasional berisi data npwp lama dan npwp baru beserta keterangan bahwa data tersebut telah sesuai 14 helpdesk LKPP memproses perubahan NPWP secara nasional permohonan dari helpdesk LPSE N/A hasil perubahan NPWP secara nasional -Mengacu pada Tabel Prioritas Penanganan Permasalahan SPSE - Helpdesk LKPP membuka pada hari dan jam kerja tersebut masuk. 15 helpdesk LKPP memberitahukan kepada verifikator bahwa NPWP telah dilakukan perubahan hasil perubahan npwp secara nasional 5 menit pemberitahuan perubahan NPWP 5 menit setelah dilakukan perubahan 16 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia telah dilaksanakan 17 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai pemberitahuan perubahan NPWP hasil perubahan NPWP 5 menit 10 menit pemberitahuan perubahan NPWP diterima penyedia Arsip berkas permohonan dan perubahan NPWP

26 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA FORMAT : 1. Permohonan Perubahan data NPWP 2. Format Surat Kuasa 3. Tanda Terima Berkas PEMERINTAH KABUPATEN MAMUJU UNIT LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) 4

27 Template Surat Permohonan Perubahan data NPWP Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal Nomor : Kepada Lampiran : NPWP lama dan baru Yth : Kepala LPSE Mamuju Perihal : Perubahan data NPWP Dengan hormat, yang bertandatangan dibawah ini Nama: Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : User ID : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan data NPWP No NPWP semula : No NPWP baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami Ucapkan terimakasih Hormat kami Pimpinan, Dicap dan bermaterai ( ) 5

28 Template Surat Kuasa Kop Surat No : SURAT KUASA Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masingmasing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan perubahan data NPWPbeserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] 6

29 Form TandaTerimaBerkas Tanggal : Telah kami terimadari : BerkasBerupa TANDA TERIMA BERKAS Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 7