LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Transkripsi

1 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) JAKARTA 2012

2 Kata Pengantar Segala puji kami sembahkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas rahmat dan hidayah-nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Buku Prosedur Layanan TI, SOP dan Regulasi e-procurement Direktorat e-procurement, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah. Kami menyadari bahwa Buku ini masih jauh untuk dikatakan sempurna, oleh karena itu kritik, saran dan masukan yang bersifat membangun agar tercapainya tujuan dari Penyusunan Buku ini sangat kami nantikan. Jakarta, Desember 2012 Tim Penyusun ii

3 Daftar isi Kata Pengantar... ii Daftar Isi... iii SOP Layanan Pengguna SPSE SOP Perubahan Penyedia SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Admin Agency SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Auditor SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Helpdesk SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Verifikator SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID PPK SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Panitia Pokja ULP SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Admin PPE SOP Perubahan NPWP Penyedia SOP Perubahan Data Lelang SOP Pemberian Informasi User ID Penyedia SOP Penggunaan Akses Intranet Internet di Bidding Room Bagi Pengguna SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Kendala Sistem SPSE SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Pemeliharaan Sistem SPSE SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS SOP Eskalasi Permasalahan Melalui SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui Telepon SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui TTS SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE di LPSE SOP Pendampingan Upload di Bidding Room SOP Agregasi Data Penyedia SOP Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Dokumen Penawaran 130 SOP Pedoman Bimbingan Teknis SOP Pelaksanaan Training Penggunaan LPSE SOP Sosialisasi e-procurement SOP Pedoman Pemeliharaan Kinerja dan Kapasitas SPSE SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktu SPSE SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Aplikasi SPSE SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE SOP Pedoman Pengamanan dan Pemeliharaan Infrastruktur SPSE SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center SOP Pengelolaan Asset Informasi SOP Pengelolaan Software Pendukung SOP Prosedur Perbaikan Secara Remote Instruksi Kerja Monitoring Log Pada Server Instruksi Kerja Pengelolaan Data Center SOP Prosedur Monitoring dan Pemeliharaan Jaringan SOP Pedoman Pengarsipan Dokumen Elektronik SPSE SOP Pengarsipan Dokumen SOP Pelaksanaan Backup Server Instruksi Kerja Backup and Recovery. 209 SOP Pedoman Pengembangan Sistem e-procurement SOP Pedoman Pengembangan Aplikasi Pendukung e-procurement oleh LPSE SOP Pedoman Implementasi Aplikasi SPSE SOP Pedoman Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE SOP Pedoman User Acceptance Test Terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE SOP Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE 251 iii

4 44. Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi E-procurement 258 SOP Pedoman Registrasi dan Verifikasi Pengguna SPSE SOP Registrasi dan Verifikasi Penyedia Barang Jasa SOP Registrasi PPK SOP Registrasi Panitia Pengadaan SOP Registrasi Admin Agency K/L/D/I SOP Registrasi Auditor/Pemeriksa/Penyidik SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency untuk LPSE Service Provider SOP Registrasi Admin PPE SOP Pengaktifan Kembali Akun Penyedia SOP Penonaktifan Akun Penyedia SOP Penonaktifan Akun PPK dan Panitia Pengadaan Pokja ULP 347 SOP Penanganan Masalah SPSE SOP Prosedur Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis SOP Prosedur Uji Forensik SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE SOP Penanganan Insiden Infrastruktur SPSE SOP Penanganan Insiden SPSE Instruksi Kerja Error Handling E-procurement 378 Lampiran Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE iv

5 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGGUNA SPSE JAKARTA 2012

6 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 2

7 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 1/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Nomor Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA ar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Verifikator 3 Helpdesk LPSE 4 Front office jelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti penyedia. uan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permintaan penggantian alamat penyedia barang/jasa. ingatan : Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. erkaitan : SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Ganti Penyedia 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas 3 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 4 Formulir Tanda Terima Berkas Pencatatan dan Pendataan : Definisi : Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. 3

8 SOP PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA No 1 Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan ganti Pelaksana Mutu Baku Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. N/A Berkas Permohonan 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir Keterangan 4. Berkas permohonan diatas dimasukan dalam map/amplop dan diberi sampul identitas perusahaan 2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu N/A isian data penyedia pada buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu 4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai Nomor antrian N/A nomor antrian 5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan Tidak Ya 6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan melalui penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. 7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindakanjuti kepada verifikator Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak ditindaklanjuti Jangka waktu lamanya proses perubahan mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi 4

9 9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid? Tidak Ya Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi berkas permohonan 10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. 11 Melakukan perubahan penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi 5 menit permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti 10 menit hasil perubahan Tata cara perubahan e- mail penyedia pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan perubahan alamat penyedia telah dilaksanakan 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas hasil perubahan 5 menit hasil perubahan diterima oleh penyedia hasil perubahan 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat penyedia telah dilaksanakan Selesai hasil perubahan 5 menit perubahan alamat diterima oleh penyedia 5

10 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PENYEDIA BARANG/JASA LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 6

11 Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Lampiran : Yth : Kepala LPSE.. Perihal : Permohonan Perubahan alamat Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat semula : baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih Pimpinan, dicap dan bermaterai Hormat kami ( ) 7

12 Template Surat Kuasa Kop Surat Perusahaan SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] Materai Rp.6000,- [jabatan] [nama] [jabatan] [nama] 8

13 Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 9

14 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 10

15 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 2/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Admin Agency 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik 3 Admin PPE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Front Office dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID 2 SK Pengangkatan Admin Agency Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Admin Agency sehingga Admin Agency dapat melakukan login pada aplikasi SPSE Tujuan : Definisi : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Admin Agency yang 1. terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 2 ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Pencatatan dan Pendataan : Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 11

16 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Admin Agency Front Office Helpdesk Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output N/A Mulai 1. Surat Permohonan Reset Password atau pemberian informasi User ID 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui lanjut ke nomor 4) 2 Admin Agency melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 4 - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui maka helpdesk membuka 5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Admin Agency untuk melengkapi berkas permohonan 2. SK pengangkatan sebagai Admin Agency (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK pengangkatan sebagai Admin Agency) N/A isian data Admin Agencypada buku tamu telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE) N/A Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan 7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan Tidak Ya N/A Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui Admin Agency yang bersangkutan(softco py) helpdesk membuka pada hari yang sama dengan hari tersebut masuk (hari dan jam kerja) 8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE Berkas permohonan lengkap Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE 12

17 9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Admin Agency melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 15 menit hasil pengecekan berkas permohonan 10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Admin Agency pada aplikasi SPSE Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan password/infor masi user id 11 Memberitahu Admin Agency melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak Selesai Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan permohonan ditolak 12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin Agency melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Admin Agency hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan Diinformasikan hasil perubahan untuk segera password/infor melakukan login masi user id dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas hasil perubahan password/informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin Agency kepada Admin Agency Selesai hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Admin Agency 13

18 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 14

22 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 18

23 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 3/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR ar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Auditor Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Front Office Elektronik 3 Helpdesk Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Admin PPE dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik jelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Auditor sehingga Auditor dapat melakukan login pada aplikasi SPSE uan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Auditor yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya ingatan : Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. erkaitan : SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID 2 Surat Perintah Pemeriksaan Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 2. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). 19

24 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Auditor Front Office Helpdesk Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output N/A Mulai 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui lanjut ke nomor 4) 2 auditor melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 2. Surat Perintah Tugas Pemeriksaan (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli Surat Perintah Tugas Pemeriksaan) N/A isian data auditorpada buku tamu Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui auditor yang bersangkutan(softco py) 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 4 - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesl memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui maka helpdesk membuka 5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Auditor untuk melengkapi berkas permohonan telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE) N/A Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan 7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan Tidak Ya N/A helpdesk membuka pada hari yang sama dengan hari tersebut masuk (hari dan jam kerja) 8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE Berkas permohonan lengkap Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE 20

25 9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Auditor melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 15 menit hasil pengecekan berkas permohonan 10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Auditor pada aplikasi SPSE Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan password/infor masi user id 11 Memberitahu Auditor melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak Selesai Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan permohonan ditolak 12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Auditor melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Auditor hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan Diinformasikan hasil perubahan untuk segera password/infor melakukan login masi user id dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas hasil perubahan password/informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Auditor kepada Auditor Selesai hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Auditor 21

26 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 22

30 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 26

31 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 4/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK ar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Admin PPE Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik jelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Helpdesk sehingga Helpdesk dapat melakukan login pada aplikasi SPSE uan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Helpdesk yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya ingatan : Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. erkaitan : SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). 2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 27

32 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Helpdesk LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset 1. Surat Permohonan Reset Password dan N/A Mulai Password Dan Info User ID Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui helpdesk (softcopy) 2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 3 Meminta Helpdesk untuk melengkapi berkas permohonan Berkas permohonan 5 Menit hasil pengecekan berkas berkas permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan untuk melengkapi berkas 4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A Tidak Ya 5 Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 15 menit hasil pengecekan berkas 2. Melakukan konfirmasi kepada Helpdesk melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 6 Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin PPE melakukan reset password atau mencari informasi user ID Helpdesk pada aplikasi SPSE 7 Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin PPE Memberitahu Helpdesk bahwa permohonan ditolak 8 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Helpdesk kepada Helpdesk Selesai hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid 15 menit hasil reset password/infor masi user id 5 menit pemberitahuan permohonan di tolak hasil reset password/informasi user id 10 menit pemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh helpdesk Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id 5 menit Arsip berkas permohonan 28

33 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 29

37 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 33

38 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 5/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Verifikator 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Front Office Elektronik 3 Helpdesk LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Admin PPE dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID 2 Surat Keputusan/Surat Pengangkatan Verifikator Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Verifikator sehingga Verifikator dapat melakukan login pada aplikasi SPSE Tujuan : Definisi : 1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Verifikator yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 2. ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh 3. pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Pencatatan dan Pendataan : Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). 34

39 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Verifikator Front Office Helpdesk LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset N/A Mulai 1. Surat Permohonan Reset Password dan Password Dan Informasi User ID (apabila datang Info User ID langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui lanjut ke nomor 4) 2. SK Pengangkatan sebagai Verifikator (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK Pengangkatan sebagai Verifikator ) Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui Verifikator yang bersangkutan(softco py) 2 Verifikator melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) N/A isian data Verifikatorpada buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 4 - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui maka helpdesk membuka 5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Verifikator untuk melengkapi berkas permohonan telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE) N/A Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan N/A 7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan Tidak Ya helpdesk membuka pada hari yang sama dengan hari tersebut masuk (hari dan jam kerja) 35

40 8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE Berkas permohonan lengkap Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE 9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Verifikator melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 15 menit hasil pengecekan berkas permohonan 10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Verifikator pada aplikasi SPSE Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan password/infor masi user id 11 Memberitahu Verifikator melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak Selesai Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan permohonan ditolak 12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Verifikator melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Verifikator hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan Diinformasikan hasil perubahan untuk segera password/infor melakukan login masi user id dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas hasil perubahan password/informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Verifikator kepada Verifikator Selesai hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan password atau informasi user id diterima oleh Verifikator 36

41 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 37

43 Template Surat Kuasa Kop Surat Perusahaan SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] Materai Rp.6000,- [jabatan] [nama] [jabatan] [nama] Form Tanda Terima Berkas 39

44 TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terima dari : Berkas Berupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 40

45 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 41

46 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 6/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK ar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 PPK Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Admin Agency Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK jelasan Singkat : Pencatatan dan Pendataan : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID PPK sehingga PPK dapat melakukan login pada aplikasi SPSE uan : Definisi : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan PPK yang terdaftar di 1 Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia miliknya Pengadaan/Pokja ULP/PPK ingatan : Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. erkaitan : SOP Pengarsipan Dokumen 2. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 42

47 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas PPK Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset 1. Surat Permohonan Reset Password dan N/A Mulai Password Dan Info User ID Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK (Apabila disampaikan langsung membawa asli Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK) Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui PPK (softcopy) 2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 3 Meminta PPK untuk melengkapi berkas permohonan Berkas permohonan 5 Menit hasil pengecekan berkas berkas permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan untuk melengkapi berkas 4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A Tidak Ya 5 Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 15 menit hasil pengecekan berkas 2. Melakukan konfirmasi kepada PPK melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 6 Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin Agency melakukan reset password atau mencari informasi user ID PPK pada aplikasi SPSE 7 Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu PPK bahwa permohonan ditolak 8 Memberitahukan password baru atau informasi user ID PPK kepada PPK Selesai hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid 15 menit hasil reset password/infor masi user id 5 menit pemberitahuan permohonan di tolak hasil reset password/informasi user id 10 menit pemberitahuan Diinformasikan password untuk segera baru/informasi melakukan login user id diterima dengan User ID dan oleh PPK Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id 5 menit Arsip berkas permohonan 43

48 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 44

52 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 48

53 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 7/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP ar Hukum : Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kualifikasi Pelaksana : 1 Panitia Pengadaan/Pokja ULP 2 Admin Agency jelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP sehingga Panitia Pengadaan/Pokja ULP dapat melakukan login pada aplikasi SPSE uan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya ingatan : Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK erkaitan : SOP Pengarsipan Dokumen 49

54 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas ULP Panitia Pengadaan/Pokja Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Info User ID 2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 3 Meminta Panitia Pengadaan/Pokja ULP untuk melengkapi berkas permohonan Mulai 1. Surat Permohonan Reset Password dan N/A Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP (Apabila disampaikan langsung membawa asli Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP) Berkas permohonan 5 Menit hasil pengecekan berkas berkas permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan untuk melengkapi berkas 4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A Tidak Ya Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui Panitia Pengadaan/Pokja ULP (softcopy) 5 Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 15 menit hasil pengecekan berkas 2. Melakukan konfirmasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 6 Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin Agency melakukan reset password atau mencari informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP 7 Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu Panitia Pengadaan/Pokja ULP bahwa permohonan ditolak 8 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP Selesai hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid 15 menit hasil reset password/infor masi user id 5 menit pemberitahuan permohonan di tolak hasil reset password/informasi user id 10 menit pemberitahuan password Diinformasikan untuk segera baru/informasi melakukan login user id diterima dengan User ID dan oleh Panitia Password tersebut Pengadaan/Pok serta mewajibkan ja ULP untuk melakukan perubahan password 9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id 5 menit Arsip berkas permohonan 50

55 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 51

59 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 55

60 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 8/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Admin PPE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik 3 Program Manager Direktorat e-procurement 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Front Office dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Admin PPE sehingga Admin PPE dapat melakukan login pada aplikasi SPSE Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Admin PPE yang terdaftar di SPSE dan Direktorat e-procurement dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Admin PPE Peringatan : Definiisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1. ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen 3. Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID 2 SK Pengangkatan Admin PPE Pencatatan dan Pendataan : Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement Direktorat e-procurement 56

61 SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE No Aktivitas 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui lanjut ke nomor 4) Admin PPE Front Office Helpdesk LPSE Mulai Pelaksana Program Manager Direktorat e- Procurement Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Surat Permohonan Reset Password atau pemberian informasi User ID 2. SK pengangkatan sebagai Admin PPE (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK pengangkatan sebagai Admin PPE) N/A Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui Admin PPE yang bersangkutan(softco py) 2 Admin PPE melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) N/A isian data Admin PPE pada buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) 4 - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui maka helpdesk membuka 5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Admin PPE untuk melengkapi berkas permohonan telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE) N/A Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan N/A 7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan Tidak Ya helpdesk membuka pada hari yang sama dengan hari tersebut masuk (hari dan jam kerja) 57

62 8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Program Manager Direktorat e-procurement Berkas permohonan lengkap Permohonan ditindaklanjuti kepada Program Manager Direktorat e- Procurement 9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid? Tidak Ya 1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Admin PPE melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 15 menit hasil pengecekan berkas permohonan 10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Admin PPE pada aplikasi SPSE Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan password/infor masi user id 11 Memberitahu Admin PPE melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak Selesai Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan permohonan ditolak 12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin PPE melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Admin PPE hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan Diinformasikan hasil perubahan untuk segera password/infor melakukan login masi user id dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas hasil perubahan password/informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin PPE kepada Admin PPE Selesai hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Admin PPE 58

63 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 59

67 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 63

68 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 9/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Verifikator Elektronik 3 Helpdesk LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Helpdesk LKPP dan perubahannya. 5 Front office 4 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti NPWP penyedia. Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Perubahan NPWP Penyedia Tujuan : 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas 1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE, Peyedia yang terdaftar di 3 Tabel Prioritas Penanganan Permasalahan SPSE SPSE dan Direktorat e-procurement dalam melakukan permintaan penggantian NPWP 4 Formulir Tanda Terima Berkas Peringatan penyedia : barang/jasa. Pencatatan dan Pendataan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Defniisi : Keterkaitan : 1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas 1 SOP Pengarsipan Dokumen melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. 2 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 3 Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement. 4 Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 64

69 SOP PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA No 1 Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan perubahan NPWP Pelaksana Mutu Baku Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. N/A Berkas Permohonan 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. Keterangan 3. Asli dan copy NPWP baru dan Copy NPWP Lama 2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu 4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian N/A isian data penyedia pada buku tamu telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu Nomor antrian N/A 5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan Tidak Ya 6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan NPWP melalui penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. 7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindakanjuti kepada verifikator Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak ditindaklanjuti 8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi 65

70 9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid? Tidak Ya Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi berkas permohonan 10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. 11 Melakukan perubahan NPWP penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi 5 menit permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti 10 menit hasil perubahan NPWP Tata cara perubahan NPWP penyedia pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE Memberitahu helpdesk LPSE bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia telah dilaksanakan hasil perubahan NPWP 5 menit hasil perubahan NPWP diterima oleh penyedia Helpdesk LPSE menerima pemberitahuan dari verifikator kemudian mengirimkan kepada Helpdesk LKPP untuk melakukan perubahan NPWP secara Nasional dengan menginformasikan bahwa penyedia yang bersangkutan sudah diverifikasi ulang dan data telah sesuai pemberitahuan perubahan npwp dari verifikator 5 menit permohonan perubahan npwp secara nasional berisi data npwp lama dan npwp baru beserta keterangan bahwa data tersebut telah sesuai helpdesk LKPP memproses perubahan NPWP secara nasional permohonan dari helpdesk LPSE N/A hasil perubahan NPWP secara nasional -Mengacu pada Tabel Prioritas Penanganan Permasalahan SPSE - Helpdesk LKPP membuka pada hari dan jam kerja tersebut masuk. helpdesk LKPP memberitahukan kepada verifikator bahwa NPWP telah dilakukan perubahan hasil perubahan npwp secara nasional 5 menit pemberitahuan perubahan NPWP 5 menit setelah dilakukan perubahan 12 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia telah dilaksanakan 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai pemberitahuan perubahan NPWP hasil perubahan NPWP 5 menit 10 menit pemberitahuan perubahan NPWP diterima penyedia Arsip berkas permohonan dan perubahan NPWP 66

71 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 67

72 Template Surat Permohonan Perubahan data NPWP Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Lampiran :NPWP lama danbaruyth : Kepala LPSE.. Perihal : Perubahan data NPWP Dengan hormat, yang bertandatangan dibawah ini Nama: Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : User ID : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan data NPWP No NPWP semula : No NPWP baru : Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami Ucapkan terimakasih Hormat kami Pimpinan, Dicap dan bermaterai ( ) 68

73 Template Surat Kuasa Kop Surat No : SURAT KUASA Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masingmasing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan perubahan data NPWPbeserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] 69

74 Form TandaTerimaBerkas Tanggal : Telah kami terimadari : BerkasBerupa TANDA TERIMA BERKAS Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 70

75 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN DATA LELANG DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 71

76 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 10/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN DATA LELANG Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Panitia Pengadaan 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LKPP Elektronik 3 Helpdesk LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan data lelang, proses permohonan dan pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang terdaftar di SPSE dan Direktorat e-procurement dalam melakukan permohonan permintaan perubahan data lelang Peringatan : Definiisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1 ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2 Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Perubahan Data Lelang 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan Pencatatan dan Pendataan : Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen 3 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 72

77 SOP PERUBAHAN DATA LELANG No Aktivitas 1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan data lelang kepada Helpdesk LPSE 2 Menerima permohonan dan menindaklanjuti permohonan ke LKPP melalui Helpdesk LKPP 3 Menerima dan menindaklanjuti eskalasi dari Helpdesk LPSE 4 Menerima hasil eskalasi dan menyampaikannya kepada Panitia Pengadaan Pelaksana Mutu Baku Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai Surat Permohonan Perubahan Data Lelang N/A yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat permohonan berkop, tanda tangan dan stample basah instansi) jika dikirimkan melalui harus scan surat asli. 5 Menit setelah surat diterima helpdesk LPSE N/A 5 Menit Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e- mail/tts (softcopy) Mengacu pada SOP eskalasi permasalahan melalui /tts Mengacu pada SOP eskalasi permasalahan melalui /tts 5 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai 10 Menit Arsip berkas permohonan 73

78 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN DATA LELANG LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 74

79 Template Surat Permohonan Permintaan Perubahan Data Lelang Kop Surat Instansi Tempat, Tanggal No : Kepada Lampiran :Yth : Pimpinan LPSE.. Perihal : Permohonan Permintaan Perubahan Data Lelang Denganhormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : NIP : Jabatan : Ketua Panitia Pengadaan No Telepon/HP : Bersama ini kami mengajukan permohonan permintaan perubahan data lelang sebagai berikut Nama Paket : Kode Lelang : No Data Lama Data Baru Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami Ucapkan terimakasih Hormat kami Pemohon, ( ) 75

80 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 76

81 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 11/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Verifikator Elektronik 3 Helpdesk LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Front office dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia dan pengelola LPSE untuk memberikan informasi ulang user id Peralatan/Perlengkapan : Tujuan : 1. Surat Permohonan pemberian informasi user id Penyedia 1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas di SPSE dalam melakukan permintaan informasi ulang user id penyedia. 3 Formulir Tanda Terima Berkas Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Definiisi : Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen 1 2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. 77

82 SOP PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA No 1 Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan informasi user id Pelaksana Mutu Baku Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. N/A Berkas Permohonan 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. Keterangan 2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir N/A isian data penyedia pada buku tamu telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu 4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai Nomor antrian N/A nomor antrian 5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan Tidak Ya berkas 6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan melalui penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. 7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindakanjuti kepada verifikator Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak ditindaklanjuti 8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi 78

83 9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid? Tidak Ya Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi berkas permohonan 10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. 11 Melakukan pengecekan user id penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi 5 menit permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti 10 menit hasil pengecekan user id 12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan informasi user id penyedia telah dilaksanakan hasil pengecekan user id 5 menit informasi user id 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat penyedia telah dilaksanakan Selesai informasi user id 5 menit informasi user id diterima oleh penyedia 79

84 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 80

85 Template Surat Permohonan Informasi User ID Penyedia Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Lampiran :Yth : Kepala LPSE.. Perihal : Permohonan Informasi User ID Dengan hormat, yang bertandatangan di bawah ini Nama: Jabatan : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan Informasi User ID Kami sebagai Penyedia yang telah terdaptar di aplikasi SPSE. Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami Ucapkan terimakasih Hormat kami Pimpinan, dicapdanbermaterairp.6000,- ( ) 81

86 Template Surat Kuasa Kop Surat No : SURAT KUASA Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masingmasing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan Informasi User ID beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] 82

87 Form TandaTerimaBerkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terimadari : BerkasBerupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 83

88 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 84

89 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 12/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Pengguna SPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik 3 Front office 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses penggunaan akses intranet/internet di bidding room LPSE sehingga pengguna SPSE dapat melakukan proses e-procurement dengan lancar Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan pengguna SPSE dalam menggunakan akses intranet/internet di bidding room LPSE Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Kartu Identitas Pengguna Pencatatan dan Pendataan : Definiisi : 1. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 85

90 SOP PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Pengguna SPSE Front office Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Mendatangi lokasi bidding room yang disediakan oleh LPSE N/A Mulai Keterangan 2 Melapor ke front office dan mengisi buku tamu 5 menit isian data pengguna SPSE pada buku tamu 3 Menawarkan fasilitas bidding room (akses isian data pengguna SPSE pada buku tamu 5 menit nomor antrian intranet/internet, tempat untuk laptop, komputer desktop, hot spot) dan memberikan nomor antrian jika fasilitas terpakai semua Meninggalkan KTP / Tanda pengenal asli 4 Memilih fasilitas bidding room yang tersedia dan mengisi daftar penggunaan fasilitas bidding room Nomor antrian 5 menit 5 Menggunakan fasilitas bidding room untuk melakukan proses e-procurement 6 Dalam menggunakan fasilitas bidding room pengguna SPSE memerlukan bantuan Helpdesk Tidak Ya Nomor antrian N/A fasilitas bidding room dapat digunakan Mengalami kendala dalam menggunakan bidding room N/A disesuaikan dengan kebutuhan 7 Meminta Helpdesk untuk melakukan pendampingan Mengalami kendala dalam menggunakan bidding room 5 menit pendampingan oleh helpdesk 8 Mendampingi Pengguna SPSE dalam menyelesaikan permasalahan/kendala yang sedang dihadapi Mengalami kendala dalam menggunakan bidding room N/A pendampingan oleh sesuai dengan helpdesk kebutuhan 9 Setelah selesai menggunakan fasilitas bidding room melapor kembali ke front office 10 Mencatat waktu kapan pengguna SPSE selesai/meninggalkan fasilitas bidding room selesai menggunakan bidding room 5 menit laporan selesai menggunakan bidding room ke front office laporan selesai menggunakan bidding room ke front office 5 menit catatan penggunaan bidding room 11 Mengembalikan kartu identitas Pengguna SPSE catatan penggunaan bidding room 5 menit bidding room dapat Selesai digunakan dengan baik 86

91 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 87

92 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 13/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya kendala pada sistem SPSE melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE atau Admin Sistem, Admin PPE dalam mengumumkan terjadinya kendala dalam system SPSE melalui website Peringatan : Definisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1 ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Pencatatan dan Pendataan : Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE 88

93 SOP PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Administrator Sistem LPSE Helpdesk Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Mengetahui/mendapat informasi adanya kendala N/A Mulai pada sistem SPSE yang menyebabkan aplikasi SPSE tidak dapat diakses/down Keterangan 2 Membuat pengumuman melalui running text,berita di halaman web LPSE, portal resmi K/L/D/I, papan pengumuman dan media lain yang terkait 3 Memberitahukan pengumuman tersebut kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia pengadaan 4 Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman tersebut kepada panitia pengadaan untuk menyesuaikan jadwal paket lelang (jika diperlukan) melalui atau surat dan apabila diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon Pengumumaan berisi informasi mengenai : Jenis kendala yang dialami Waktu mulai terjadinya kendala dan kapan waktu sistem kembali jalan/up (jika bisa dipastikan) Kemungkinan adanya pemunduran jadwal paket lelang oleh Panitia Mencantumkan kontak helpdesk untuk informasi lebih lanjut 15 Menit pengumuman adanya kendala pada sistem SPSE Terjadinya kendala pada sistem SPSE 5 menit kendala pada sistem SPSE terinformasikan kepada helpdesk dan panitia informasi terjadinya kendala pada sistem SPSE 15 menit saran kepada panitia untuk memundurkan jadwal 5 Apabila sistem telah kembali berjalan/up, Admin Sistem menginformasikan kepada pengguna SPSE melalui halaman web LPSE resmi K/L/D/I, dan dapat ditambahkan pada media lain yang terkait serta kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia Pengadaan kendala pada sistem sudah diperbaiki 5 menit pengumuman sistem sudah normal 5 menit setelah sistem normal 6 Helpdesk LPSE meneruskan informasi tersebut melalui atau surat dan apabila diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon kepada panitia pengadaan dan menyarankan untuk menyesuaikan jadwal paket lelang sesuai dengan lamanya terjadi kendala pada sistem. Selesai kendala pada sistem sudah diperbaiki 15 menit panitia terinformasikan bahwa sistem sudah normal kembali 89

94 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 90

95 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 14/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya pemeliharaan pada sistem SPSE melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE (Admin Sistem dan Helpdesk) dalam mengumumkan terjadinya pemeliharaan system SPSE melalui website Peringatan : Definiisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2 Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Pencatatan dan Pendataan : Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 91

96 SOP PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Administrator Sistem Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output LPSE 1 Mengetahui adanya jadwal pemeliharaan pada N/A Mulai sistem SPSE atau mendapat yang menyebabkan aplikasi SPSE tidak dapat diakses untuk sementara Keterangan 2 Menampilkan pengumuman mengenai waktu pemeliharaan dan lamanya melalui Running text dan Pengumuman pada aplikasi SPSE minimal tiga (3) hari sebelum waktu pelaksanaannya 3 Memberitahukan pengumuman tersebut kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia pengadaan adanya pemeliharaan sistem pada SPSE N/A pengumuman waktu pemeliharaan sistem adanya pemeliharaan sistem pada SPSE 30 menit terinformasikan nya helpdesk mengenai adanya pemeliharaan sistem pengumuman dilakukan 5 hari kerja sebelum dilakukan pemeliharaan sistem 4 Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman tersebut kepada panitia pengadaan untuk menyesuaikan jadwal paket lelang (jika diperlukan) melalui atau surat dan apabila diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon Selesai informasi pemeliharaan sistem 30 menit terinformasikan nya panitia pengadaan mengenai adanya pemeliharaan sistem dan saran untuk menyesuaikan jadwal 92

97 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 93

98 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 15/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS ar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik 1 Helpdesk LPSE 2 Helpdesk LKPP 3 Pengguna SPSE jelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai aplikasi TTS oleh Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk uan LKPP : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP dalam mengeskalasikan permasalahan ingatan : Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh erkaitan pelaksana. : Peralatan/Perlengkapan : 1 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1 Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat e-procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE untuk menyampaikan permasalahan. 94

99 SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE Permasalahan tidak dapat 5 menit eskalasi yang tidak dapat ditangani olehnya kepada helpdesk LKPP melalui aplikasi TTS Mulai ditangani oleh helpdesk LPSE permasalahan Keterangan 5 menit setelah helpdesk mengetahui tidak dapat menangani permasalahan 2 Menerima dan mempelajari permasalahan yang disampaikan Helpdesk LPSE. 3 Memutuskan apakah permasalahan dapat ditangani oleh LPSE dan merupakan kewenangan LPSE Ya Tidak eskalasi permasalahan 15 menit mengetahui pokok permasalahan mengetahui pokok permasalahan yang dieskalasikan 5 menit putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP 4 - apabila "ya", helpdesk LKPP membalas tiket permasalahan denganmemberikan informasi bahwa permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE dengan menyertakan panduan tata cara penyelesaiannya. dan menutup tiket dengan mengklik tombol "CLOSED" Selesai putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP 60 menit tindak lanjut penganan masalah berdasarkan kewenangan - Apabila "tidak" maka helpdesk LKPP melanjutkan mempelajari permasalahan dan dapat meminta data tambahan apabila informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari helpdesk LPSE 5 - Apabila memerlukan data tambahan maka lanjut ke nomor 6 sampai dengan 11 - Apabila tidak memerlukan data tambahan maka lanjut ke nomor 11 Ya Tidak permasalahan merupakan permasalahan yang memang ditangani oleh Helpdesk LKPP N/A 6 apabila memerlukan data tambahan maka helpdesk LKPP mengirimkan permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila diperlukan) kepada helpdesk LPSE permasalahan merupakan permasalahan yang memang ditangani oleh Helpdesk LKPP 15 menit permintaa data tambahan kepada Helpdesk LPSE 7 Helpdesk LPSE menerima balasan tiket permasalahan berisi permintaan data tambahan dari Helpdesk LKPP kemudian menyampaikan permintaan tersebut kepada pengguna SPSE permintaan data tambahan 10 Menit permintaa data tambahan kepada Pengguna 10 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk. 8 Pengguna SPSE mengirimkan data tambahan yang diminta kepada helpdesk LPSE Permintaan data tambahan N/A 95

100 9 Helpdesk LPSE menerima data tambahan dan meneruskannya (data tambahan) kepada Helpdesk LKPP Permintaan data tambahan 5 menit data tambahan 5 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk. 10 Helpdesk LKPP menerima balasan tiket permasalahan berisi data tambahan dari Helpdesk LPSE 11 Melanjutkan penanganan penyelesaian permasalahan dan jika diperlukan dapat berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LKPP jika diperlukan 12 Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah berhasil diselesaikan Ya Tidak Permintaan data tambahan N/A data tambahan Apabila dalam 2 hari kerja permasalahan belum dapat diselesaikan maka Helpdesk LKPP wajib memberitahukan status penanganan masalah kepada Helpdesk LPSE melalui aplikasi TTS N/A N/A Mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 13 jika "ya" helpdesk LKPP Membalas tiket yang berisi informasi bahwa permasalahan telah diselesaikan dan menutup tiket dengan mengklik tombol "CLOSED" 14 Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari kerja sampai masalah dapat ditangani melalui aplikasi TTS Selesai Permasalahan dapat diselesaikan 5 menit permasalahan Closed permasalahan tidak dapat diselesaikan N/A perkembanagan penanganan masalah 5 menit setelah permasalahan diselesaikan 96

101 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 97

102 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 16/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Helpdesk LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LKPP Elektronik 3 Pengguna SPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai oleh Helpdesk LPSE untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk LKPP Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE dan Helpdesk LKPP dalam proses eskalasi permasalahan Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Pencatatan dan Pendataan : Definisi : Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 98

103 SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI No Aktivitas 1 Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE yang tidak dapat ditangani olehnya kepada helpdesk LKPP melalui 2 Menerima dan mempelajari permasalahan yang disampaikan Helpdesk LPSE. 3 Memutuskan apakah permasalahan dapat ditangani dan merupakan kewenangan LPSE 4 Membalas dengan mengisi informasi agar permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE dan menyertakan panduan tata cara penyelesaiannya Pelaksana Mutu Baku Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Permasalahan tidak dapat 5 menit eskalasi Mulai ditangani oleh helpdesk LPSE permasalahan Selesai Ya Tidak eskalasi permasalahan 15 menit mengetahui pokok permasalahan mengetahui pokok permasalahan yang dieskalasikan putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP 5 menit putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP 60 menit tindak lanjut penganan masalah berdasarkan kewenangan Keterangan 5 menit setelah helpdesk mengetahui tidak dapat menangani permasalahan 5 Apakah informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari helpdesk LPSE 6 Membalas berisi permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila diperlukan) kepada helpdesk LPSE 7 Menerima balasan berisi permintaan data tambahan dari Helpdesk LKPP kemudian menyampaikan permintaan tersebut kepada pengguna SPSE 8 Menerima dan membalas berisi data tambahan yang diminta kepada helpdesk LPSE 9 Menerima dan meneruskan dari Pengguna SPSE berisi data tambahan kepada Helpdesk LKPP 10 Menerima berisi data tambahan dari Helpdesk LPSE Ya Tidak permasalahan merupakan permasalahan yang memang ditangani oleh Helpdesk LKPP permasalahan merupakan permasalahan yang memang ditangani oleh Helpdesk LKPP N/A 15 menit permintaan data tambahan kepada Helpdesk LPSE permintaan data tambahan 10 Menit permintaa data tambahan kepada Pengguna Permintaan data tambahan N/A 10 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk. Permintaan data tambahan 5 menit data tambahan 5 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk. Permintaan data tambahan N/A data tambahan 99

104 11 Melanjutkan penanganan penyelesaian permasalahan dengan berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LKPP jika diperlukan N/A Berdasarkan pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 12 Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah berhasil diselesaikan Ya Tidak Apabila dalam 2 hari kerja permasalahan belum dapat diselesaikan maka Helpdesk LKPP wajib memberitahukan status penanganan masalah kepada Helpdesk LPSE melalui N/A - Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 13 Membalas kepada helpdesk LPSE berisi informasi bahwa permasalahan telah diselesaikan untuk diteruskan kepada Pengguna SPSE Selesai Permasalahan dapat diselesaikan 5 menit permasalahan selesai 5 menit setelah permasalahan diselesaikan 14 Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari kerja sampai masalah dapat ditangani melalui aplikasi TTS permasalahan tidak dapat diselesaikan N/A perkembangan penanganan masalah 100

105 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 101

106 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 17/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON ar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik 1 Pengguna SPSE 2 Helpdesk LPSE jelasan Singkat : Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan Pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui telepon uan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui telepon ingatan : Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. erkaitan : SOP Pengarsipan Berkas Peralatan/Perlengkapan : 1 Formulir Konsultasi 2 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 3 Rekap Penangannan Permaslahan Melalui Telepon Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 102

107 SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menghubungi helpdesk LPSE melalui telepon N/A Mulai untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait e- Procurement 2 Menerima telepon dengan ramah dan sopan, mengucapkan salam 3 Menanyakan identitas pengguna dan permasalahan yang ingin disampaikan sambil menggali infromasi lebih lengkap dan rinci terkait permasalahan Semua informasi yang didapat dicatat pada Formulir Konsultasi 10 detik 2 menit isian data penyedia pada formulir konsultasi Keterangan 4 Memberikan informasi identitas pengguna dan pertanyaan atas permasalahan yang ingin diajukan oleh helpdesk LPSE secara lengkap dan rinci permintaan informasi dari helpdesk kepada pengguna N/A pemberian informasi dari pengguna Sesuai kebutuhan 5 Apakah helpdesk LPSE dapat menjawab atau memberikan solusi dari permasalahan yang disampaikan Ya Tidak N/A Sesuai kebutuhan 6 Apabila "ya" maka helpdesk memberikan penjelasan/ solusi untuk menyelesaikan permasalahan terebut 7 Mengarsipkan lembar konsultasi dengan mengacu pada SOP Pengarsipan Berkas Selesai Tidak Pertanyaan pengguna N/A jawaban/solusi dituangkan dalam formulir konsultasi jawaban/solusi pada formulir 10 Menit arsip berkas konsultasi sesuai kebutuhan 8 Apabila tidak, helpdesk meminta waktu untuk menemukan solusinya, memberikan nomor formulir konsultasi dan no tiket untuk memudahkan pelacakan penanganan permasalahan dan jika memungkinkan mengalihkan penanganan permasalahan melalui e- mail/tts Selesai Permasalahan tidak dapat diberikan solusi 10 Menit solusi diberikan dengan mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE waktu 10 menit adalah waktu untuk membuat dan memberikan nomor formulir konsultasi serta memberitahukan untuk mengirimkan permasalahan tersebut melalui /tts 103

108 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 104

109 Formulir Konsultasi FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE Hari/Tanggal Konsultasi : Waktu : A. IDENTITAS PENGGUNA SPSE a. Nama : b. Nama Instansi/Perusahaan : c. Alamat : d. Nomor Telepon/HP : B PERMASALAHAN C. JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN Pemberi Penjelasan (...) 105

110 Rekap Penangannan Permasalahan Melalui Telepon REKAP PENANGANNAN PERMASLAHAN MELALUI TELEPON No Tgl Alamat Nama Isi Pesan Kategori DirektoratTujuan Tgljawaban Isi Jawaban Petugas Keterangan : 1 = No Urut Pencatatan 2 = Tanggal Telepon 3 = Alamat 4 = Nama Pengirim sebutkan juga instansinya (kalau ada) 5 = Isi Telepon 6 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi 7 = Sebutkan Direktorat Tujuan 8 = Tgl Penerimaan Form Jawaban 9 = Isi Jawaban 10 = Nama Penginput Rekap Telepon 106

111 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 107

112 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 18/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Pengguna SPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan Pengelola LSPE dalam menyelesaikan permasalahan melalui aplikasi TTS Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui aplikasi TTS Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi TTS Peralatan/Perlengkapan : 1 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 2 Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat e-procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE untuk menyampaikan permasalahan 108

113 SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui aplikasi Tata cara pengisian TTS sesuai N/A Mulai Trouble Ticketing System (TTS) untuk dengan (user guide) petunjuk berkonsultasi atas permasalahan terkait e- pengguna aplikasi TTS Procurement 2 Menerima tiket permasalahan dari pengguna SPSE, mempelajari dan menetukan prioritas 3 Apakah informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari Pengguna SPSE 4 Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas tiket berisi permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya kepada pengguna SPSE melalui telepon 5 Menerima tiket dan membalasnya dengan menyertakan data tambahan yang diminta Helpdesk LPSE Ya Tidak penentuan prioritas masalah berdasarkan Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Data dan informasi yang disampaikan masih kurang pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE 5 Menit hasil penentuan prioritas penanganan permasalahan N/A 5 menit pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE N/A Keterangan 5 Menit adalah waktu untuk mennetukan prioritas permasalahan 6 Menerima balasan tiket berisi data tambahan dari pengguna SPSE 7 Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian permasalahan dan berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE Permasalahan yang disampaikan sudah memiliki cukup data dan informasi untuk dilakukan analisa N/A Data tambahan dari pengguna SPSE 1 hari hasil analisa permasalahan 8 Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh Helpdesk LPSE 9 Apabila dapat diselesaikan, helpdesk Membalas tiket berisi pemberitahuan bahwa permasalahan telah diselesaikan dan menutup tiket dengan mengklik tombol "CLOSED" 10 Apabila tidak dapat diselesaikan maka helpdesk LPSE Mengeskalasikan permasalahan kepada helpdesk LKPP dengan mengklik tombol ESCALATE dan membalas tiket permasalahan yang memberitahukan bahwa permasalahan sedang ditangani helpdesk LKPP serta dimohon untuk menunggu balasan tiket selanjutnya Ya Selesai Selesai Tidak hasil analisa permasalahan N/A Solusi / jawaban/hasil penyelesaian masalah Permasalahan dapat diselesaikan 10 menit pemberitahuan permasalahan selsai kepada pengguna permasalahan tidak dapat diselesaikan oleh helpdesk LPSE 5 menit eskalasi permasalahan Lamanya penyelesaian masalah mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah SPSE 10 Menit setelah permasalahan berhasil diselesaikan Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi TTS 109

114 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 110

115 Rekap penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui TTS REKAPITULASI PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TTS No No TTS Nama Permasalahan Solusi Tglditerima Tglselesai Keterangan Keterangan : 1 = No Urut Pencatatan 2 = No tiket 3 = Nama instansi/perusahaan 4 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi 5 = Jawaban solusi dari permasalahan 6 = Tanggal diterima 7 = Tanggal selesai permasalahan 8 = Keterangan 111

116 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 112

117 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 19/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Pengguna SPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan Pengelola SPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi Peralatan/Perlengkapan : 1 Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah SPSE Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1 Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement. 113

118 SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui N/A Mulai untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait e- Procurement Keterangan 2 Menerima dari pengguna SPSE, mempelajari dan menetukan prioritas penentuan prioritas masalah berdasarkan Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 5 Menit hasil penentuan prioritas penanganan permasalahan 5 Menit adalah waktu untuk mennetukan prioritas permasalahan 3 Apakah informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari Pengguna SPSE Ya Tidak N/A 4 Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas berisi permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya kepada pengguna SPSE melalui telepon 5 Menerima dan membalasnya dengan menyertakan data tambahan yang diminta Helpdesk LPSE 6 Menerima balasan berisi data tambahan dari pengguna SPSE Data dan informasi yang disampaikan masih kurang pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE 5 menit pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE N/A N/A Data tambahan dari pengguna SPSE 7 Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian permasalahan dan berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan Permasalahan yang disampaikan sudah memiliki cukup data dan informasi untuk dilakukan analisa 1 hari hasil analisa permasalahan 8 Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh Helpdesk LPSE 9 Apabila dapat diselesaikan, helpdesk LPSE membalas berisi pemberitahuan bahwa permasalahan telah diselesaikan Ya Selesai Tidak hasil analisa permasalahan N/A Solusi / jawaban/hasil penyelesaian masalah Permasalahan dapat diselesaikan 10 menit pemberitahuan permasalahan selsai kepada pengguna Lamanya penyelesaian masalah mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah 10 Menit setelah permasalahan berhasil diselesaikan 10 Mengeskalasikan permasalahan kepada helpdesk LKPP dengan meneruskan tersebut dan membalas kepada pengguna SPSE yang memberitahukan bahwa permasalahan sedang ditangani helpdesk LKPP serta dimohon untuk menunggu balasan selanjutnya Selesai Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan melalui 5 menit eskalasi permasalahan Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan melalui 114

119 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 115

120 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 20/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Pengguna SPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik 3 Front office 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan dengan datang langsung ke LPSE Tujuan : Menjamin terselesaikannya permasalahan pengguna SPSE dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik melalui LPSE Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Konsultasi 2 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 116

121 SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE No Aktivitas 1 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu Pengguna SPSE Front office Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai Pelaksana Mutu Baku N/A Isian data pengguna SPSE pada buku tamu Keterangan Tugas Front Office dapat dilaksanakan oleh Help Desk, Security, atau Resepsionis 2 Memberikan formulir konsultasi kepada pengguna SPSE formulir konsultasi 5 menit 3 Mengisi formulir konsultasi dan memberikan kembali formulir konsultasi yang telah diisi dengan lengkap kepada front office formulir konsultasi 5 menit Isian Formulir Konsultasi 4 Menerima dan memeriksa formulir konsultasi dari pengguna SPSE. Apakah formulir konsultasi telah diisi dengan lengkap? Tidak Ya Isian Formulir Konsultasi 5 menit Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 5 Jika "Ya" Front Office memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penguna SPSE untuk menunggu panggilan menghadap helpdesk diruang tunggu Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 5 menit Nomor antrian 6 Jika "tidak" Front Office meminta pengguna SPSE untuk melengkapi isian Formulir Konsultasi Isian Formulir Konsultasi belum lengkap 5 menit meminta melengkapi formulir konsultasi 7 Helpdesk menerima formulir konsultasi dari front office LPSE Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 5 menit ditindaklanjuti kepada helpdesk 117

122 8 Memanggil pengguna SPSE sesuai nomor antrian Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap dan Nomor Antrian N/A Jika pengguna SPSE telah dipanggil sebanyak 3 kali namun pengguna SPSE tidak merespon maka Helpdesk akan memanggil nomor antrian berikutnya. Pengguna yang dilewat akan dipanggil kembali pada giliran berikutnya 9 Melakukan analisis permasalahan dengan menggali informasi sedalam-dalamnya dari pengguna SPSE. Apakah solsui permasalahan dapat ditemukan? Tidak Ya Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 30 menit informasi tambahan terkait masalah sesuai dengan kebutuhan (berdasarkan Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE) 10 Apabila "Ya" Memberikan jawaban/solusi atas permasalahan yang disampaikan dalam bentuk tertulis dalam Formulir Konsultasi Formulir konsultasi ditandatangani/diparaf oleh petugas Helpdesk yang memberikan jawaban/solusi 10 menit jawaban/solusi atas permasalahan sesuai dengan kebutuhan 11 Mengeskalasikan permasalahan kepada Helpdesk LKPP melalui /tts. Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS/ 5 menit Tiket/ permasalahan pengguna SPSE yang dieskalasikan 12 Memberikan salinan Formulir Konsultasi kepada pengguna SPSE dan mengarsipkan lembar Formulir Konsultasi asli dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai formulir konsultasi yang telah diisi oleh helpdesk 10 Menit Arsip Formulir Konsultasi 118

123 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 119

125 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 121

126 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 21/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik 3 Front office 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan pemdampingan upload dokumen lelang dan pelaksanan pendampingan kepada Penyedia pada Bidding Room Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan penyedia yang terdaftar di SPSE dalam proses pemberian pendampingan dari Helpdesk untuk proses upload dokumen lelang di biding room LPSE Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 122

127 SOP PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM No Aktivitas 1 Mendatangi lokasi bidding room yang disediakan oleh LPSE Pelaksana Mutu Baku Pengguna SPSE Front office Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 2 Melapor ke front office dan mengisi buku tamu 5 menit isian data pengguna SPSE pada buku tamu 3 Menanyakan kepada Penyedia apakah sudah mengikuti pelatihan aplikasi SPSE? 4 Menyarankan kepada Penyedia untuk mengikuti pelatihan penggunaan SPSE terlebih dahulu 5 Memberikan nomor antrian untuk mendapat pendampingan dari helpdesk Mulai Tidak Selesai Ya Helpdesk hanya memberikan arahan dalam proses upload kepada penyedia yang telah mendapatkan pelatihan aplikasi SPSE 5 menit 5 menit 5 menit Nomor antrian Keterangan 6 Memanggil Penyedia untuk mendapat pendampingan sesuai nomor antrian Telah memiliki nomor antrian dan membutuhkan pendampingan 5 menit pendampingan oleh helpdesk LPSE 7 Menanyakan kepada penyedia apakah telah mengisi data kualifikasi dan upload dokumen pendukungnya Tidak Ya 5 menit 8 Memberikan penjelasan dalam mengisi data kualifikasi dan upload dokumen pendukungnya 10 menit 123

128 9 Mengisi data kualifikasi dan mengupload dokumen pendukungnya dengan didampingi oleh helpdesk LPSE. Apakah pengisian data dan upload dokumen berhasil? 15 menit Ya Tidak 10 Menangani permasalahan untuk diselesaikan dengan meminta bantuan pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan. Apakah permasalahan dapat diselesaikan? Ya Tidak 15 menit 11 Mengeskalasikan permasalahan kepada Helpdesk LKPP melalui /tts. Proses pendampingan selesai, penyedia akan segera dihubungi jika permasalahan yang dieskalasikan telah diselesaikan Selesai Permasalahan yang dieskalasikan dikonfirmasikan melalui telepon kepada helpdesk LKPP 5 menit eskalasi permasalahan Mengacu pada SOP eskalasi melalui atau eskalasi melalui TTS 12 Memberikan penjelasan dan petunjuk dalam mengenkripsi file dokumen penawaran menggunakan aplikasi enkripsi yang disediakan SPSE 15 menit 13 Melakukan enkripsi file dokumen penawaran dan upload dokumen penawaran didampingi oleh helpdesk LPSE. Apakah proses enkripsi dan upload dokumen penawaran berhasil? Ya Tidak 15 menit 14 Proses pendampingan upload dokumen selesai. Penyedia dapat meninggalkan bidding room dengan terlebih dulu melapor kembali ke front office Selesai 5 menit 124

129 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 125

131 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK AGGREGASI DATA PENYEDIA DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 127

132 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 22/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) AGGREGASI DATA PENYEDIA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 LPSE Elektronik 3 LKPP 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat : Menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penyedia pada sistem ADP untuk melakukan aktivasi aggregasi data sebagai sebuah single sign on SPSE Tujuan : Menjamin Penyedia dapat melakukan Login pada sistem SPSE sebagai sebuah mekanisme Single Sign On SPSE di seluruh LPSE yang terintegrasi Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP penanganan permasalahan melalui , TTS atau datang langsung 2 SOP Eskalasi penanganan permasalahan melalui atau TTS Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 128

133 SOP AGGREGASI DATA PENYEDIA Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Penyedia LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Melakukan login pada SPSE. sudah memiliki user id dan password SPSE N/A Mulai Keterangan 2 Apakah pengguna telah melakukan aktivasi? N/A 3 Jika sudah melakukan aktivasi penyedia dan terdaftar di 1 LPSE maka penyedia dapat melakukan login pada semua SPSE yang terintegrasi dengan akun penyedia tersebut. Jika sudah aktivasi tapi terdaftar di lebih 1 LPSE maka penyedia harus melakukan login dengan akun atau UserID Default untuk masuk pada SPSE secara roaming sudah aktivasi N/A 4 Jika penyedia belum aktivasi maka berikutnya muncul halaman aktivasi dilanjutkan kepada proses aktivasi akun penyedia pada SPSE dan ikuti langkah-langkahnya belum aktivasi N/A 5 Jika Penyedia belum aktivasi dan tidak muncul halaman aktivasi setelah itu muncul halaman non aktif maka Akun lokal di non aktifkan dan diganti dengan akun yang tampil pada halaman akun non aktif. Selanjutnya melakukan proses aktivasi akun penyedia SPSE belum aktivasi N/A 6 Jika halaman akun non aktif tidak muncul tetapi yang muncul adalah notifikasi dari admin maka penyedia harus menghubungi LPSE atau LKPP untuk menyelesaikan masalahnya sesuai dengan notifikasi yang muncul belum aktivasi dan mengalami kendala untuk aktivasi N/A Mengacu pada SOP penanganan masalah melalui , datang langsung atau melalui TTS dan SOP Eskalasi penanganan masalah melalui atau TTS 7 LKPP akan menyelesaikan masalahnya sehingga admin dapat melakukan login secara terintegrasi Selesai penyedia tidak dapat aktivasi N/A Mengacu pada SOP penanganan masalah melalui , datang langsung atau melalui TTS dan SOP Eskalasi penanganan masalah melalui atau TTS 8 Penyedia dapat Login Lokal Maupun Roaming di Semua LPSE Ter-Aggregasi Selesai sudah aktivasi N/A aktivasi user penyedia 129

134 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 130

135 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 23/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Panitia Pengadaan 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan jadwal lelang untuk batas akhir upload dokumen pernawaran dan awal pembukaan penawaran mulai dari proses permohonan sampai dengan pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan permintaan perubahan data lelang Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Penawaran 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan 3 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Pencatatan dan Pendataan : Peringatan : Definisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan ditetapkan. Dukungan Pengguna LPSE. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen 131

136 s SOP PERUBAHAN JADWAL LELANG TAHAPAN BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN PENAWARAN Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan Surat Permohonan Perubahan Jadwal Lelang N/A Mulai data lelang kepada Helpdesk LPSE yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat permohonan berkop, tanda tangan dan stample basah instansi), jadwal lama dan baru dengan disertakan dengan alasan dan pernyataan bahwa segala akibat yang timbul dari perubahan jadwal ini seluruhnya tanggung jawab panitia pengadaan/pokja ULP. (jika dikirimkan melalui harus scan surat asli) Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e- mail/tts (softcopy) 2 Menerima permohonan N/A 3 Melakukan pengecekan apakah perubahan tersebut tidak melanggar peraturan perundangundangan yang berlaku? Jia ierlukan dapat meminta rekomendasi dari LKPP 4 Jika melanggar maka helpdesk memberitahukan kepada panitia perubahan tidak dapat dilakukan Selesai Ya Tidak Surat permohonan perubahan jadwal permohonan tidak sesuai dengan aturan yang berlaku N/A hasil pengecekan melanggra/tida knya permohonan Mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 15 Menit permohonan ditolak 5 Jika tidak melanggar maka helpdesk dapat melakukan perubahan jadwal tersebut. permohonan sesuai dengan aturan yang berlaku N/A permohonan di tindaklanjuti Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE 6 Helpdesk memberitahukan kepada panitia pengadaan/pokja ULP bahwa jadwal sudah dilakukan perubahan hasil perubahan 10 Menit pemberitahuan perubahan 10 Menit setelah dilakukan perubaha 7 Panitia/Pokja ULP menerima pemberitahuan perubahan jadwal dari helpdesk LPSE pemberitahuan perubahan N/A Selesai 8 LPSE melakukan arsip dokumen 10 Menit Arsip berkas permohonan 132

137 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 133

138 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN BIMBINGAN TEKNIS JAKARTA

139 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PELAKASANAAN TRAINING PENGGUNA LPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 135

140 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 24/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Kepala SPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Unit Layanan dan Dukungan LPSE Elektronik 3 Training 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses penyusunan program training, persiapan, mengundang peserta dan pelaksanaan training peggunaan SPSE. Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam pelaksanaan training peggunaan SPSE Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1. Form Laporan Training 2 Kuesioner Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 136

141 SOP PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE No 1 Aktivitas Menyusun rencana pelaksanaan training penggunaan SPSE bagi Pengguna SPSE Kepala LPSE Mulai Pelaksana Unit Layanan dan Dukungan LPSE Trainer Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Rencana pelaksanaan meliputi: a. Jadwal pelaksanaan training Mutu Baku N/A Keterangan b. Penentuan peserta training c. Sarana dan prasarana training d. Materi training e. Penentuan trainer f. Anggaran 2 Melakukan persiapan pelaksanaan training Persiapan yang dilakukkan meliputi : N/A a. Memastikan kehadiran peserta maksimal 7 hari kerja sebelum pelaksanaan training dengan meminta lembar konfirmasi kehadiran b. Memastikan ketersedian sarana dan prasarana pelakasanaan training maksimal 7 hari kerja sebelum pelaksanaan training antara lain tempat, akses internet, konsumsi dan lain-lain c. Mempersiapkan materi training maksimal 2 hari kerja sebelum pelaksanaan training d. Memastikan ketersediaan trainer maksimal 5 hari kerja sebelum pelaksanaan training 3 Melaksanaan training penggunaan SPSE Pelaksanaan training meliputi: N/A Kuesioner 15 menit setelah a. Trainer memberikan materi sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh LKPP 4 Menyusun laporan pelaksanaan training sesuai dengan form terlampir Selesai b. Trainer menyediakan waktu tanya jawab minimal 15 menit untuk setiap sesi dan mencatat identitas peserta (nama peserta dan asal instansi/perusahaan). Jika pertanyaan tidak dapat dijawab maka trainer menampung jawaban tersebut untuk dikonsultasikan kepada pihak yang berkompeten dan akan dijawab setelah kegiatan training selesai dengan meminta alamat dan nomor handphone peserta c. Trainer memberikan kuesioner sebagai bahan evaluasi pelaksanaan training pada hari terakhir kegiatan training 1 jam Form Laporan Training Menyesuaikan jadwal training pada masingmasing LPSE 15 menit setelah sesi terakhir berakhir 1 Jam setelah pelaksanaan training berakhir 137

142 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK SOSIALISASI e-procurement DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 138

143 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 25/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) SOSIALISASI e-procurement Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Pimpinan K/L/D/I 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Direktur Direktorat e-procurement Elektronik 3 Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Pejabat ataustaf dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat : Meliputi proses sosialisasi layanan LKPP dilingkungan internal dan eksternal Pencatatan dan Pendataan : Tujuan : Memastikan pelaksanaan sosialisasi layanan LKPP/LPSE di lingkungan internal dan eksternal LKPP/LPSE dapat dilaksanakan dengan efektif dan tepat sasaran Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Definiisi : 139

144 SOP SOSIALISASI E-PROCUREMENT No Aktivitas 1 Mengirimkan surat permohonan sosialisasi e- procurement ditujukan kepada Direktur e- Procurement Pimpinan K/L/D/I Mulai Direktur Direktorat e- Procurement Pelaksana Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Mutu Baku Pejabat ataustaf Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan 2 Menerima dan mendisposisi surat kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE 1 hari kerja 3 Menunjuk pejabat atau staf untuk melaksanakan sosialisasi 4 Memerintahkan staf untuk menyiapkan kebutuhan administrasi dan pembiayaan 1 hari kerja 5 Staf memberikan laporan kesiapan administrasi dan pembiayaan kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE maksimal 3 hari sebelum pelaksanaan 6 Pejabat atau staf yang ditunjuk melaksanakan sosialisasi sesuai surat penugasan yang diterima. 7 Pejabat atau staf yang telah melaksanakan sosialisasi membuat dan memberikan laporan hasil sosialisasi kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE sesuai dengan form terlampir Selesai 1 hari kerja setelah pelaksanaan sosialisasi 140

145 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PEMELIHARAAN KINERJA DAN KAPASITAS SPSE JAKARTA

146 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 142

147 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 26/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 ITO LKPP Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1 Formulir Permintaan Perubahan. 2 Lampiran Pengisian Formulir Permintaan Perubahan. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi Kinerja Pencatatan dan Pendataan : Infrastruktur SPSE. Ruangan lingkup pengawasan dan evaluasi Infrastruktur SPSE adalah dukungan komunikasi data dan komputasi perangkat keras SPSE. Tujuan : 1. Menjamin tingkat ketersediaan infrastruktur pendukung Aplikasi SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan. 2. Mencegah terjadinya gangguan dukungan terhadap aplikasi SPSE. 3 Memastikan dilakukannya lesson learned dari kinerja Infrastruktur SPSE. Definisi : 1 Perubahan Minor Infrastruktur adalah perubahan yang tidak mempengaruhi fitur fisik Peringatan : dalam infrastruktur tetapi hanya merubah setting atau konfigurasinya saja. 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 2 Perubahan Major Infrastruktur adalah perubahan yang mempengaruhi Fitur Fisik ditetapkan. dalam infrastruktur, perubahan ini bisa dalam bentuk upgrade atau penggantian perangkat infrastruktur SPSE. 3 IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E- Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 4 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 143

148 MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE Pelaksana No Aktivitas Administrator Sistem LPSE 1 Memastikan Sistem Monitoring perangkat keras dan jaringan komunikasi data dalam keadaan aktif Mulai a. Secara periodik setiap hari, administrator memantau kinerja dari perangkat komputasi dan perangkat jaringan komunikasi data. b. Pemantauan dilakuan secara khusus pada beban kerja komputasi dan lalu lintas data. 2 Selain secara harian, administrator pada Data Center SPSE melakukan pemantuan beban komputasi dan perangkat jaringan komunikasi data pada saat tahapan pelaksanaan suatu kegiatan e-procurement yang memerlukan proses komputasi, upload dan download pada intensitas tinggi ITO LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki Mutu Baku 15 menit Memastikan software untuk monitoring berjalan tanpa ada N/A masalah Memastikan server aplikasi masih memberi data kepada server monitoring N/A Memastikan kapasitas cpu,memory dan jaringan sesuai dengan beban 30 menit kerja Memastikan < 85% kinerja kapsitas resource maksimal server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan Keterangan 3 Pada aktivitas pemantauan tersebut adminstrator memastikan setiap proses upload dan download yang dilakukan oleh pengguna dapat dilakukan dan diterima oleh sistem SPSE secara lengkap dan utuh Dilakukan test kapasitas harddisk, kualitas koneksi, dan beban aplikasi LPSE 30 menit Memastikan kinerja resource server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan 4 Jika pada saat pemantauan tersebut atau sesudahnya, ada laporan keluhan yang masuk maka adminstrator harus melakukan identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi pada perangkat keras dan jaringan komunikasi data Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki dan akses ke server 30 menit Memastikan kinerja resource server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan 5 Hasil identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi pada perangkat komputasi dan jaringan komunikasi data di analisis dan dikonsultasikan dengan technical support internal ataupun LKPP jika diperlukan Melakukan kontak ke helpdesk lalu helpdesk akan meneruskan ke tim ITO untuk segera ditindaklanjuti 1 jam Permasalahan dijelaskan secara jelas agar solusi yang diambil segera dapat dilakukan 6 Bersama ITO LKPP, administrator menentukan perubahan konfigurasi yang diperlukan pada perangkat. 1-3 jam Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan Jika perubahan minor perangkat yang diperlukan maka technical support akan melakukan perubahan tersebut dan jika perubahan major yang diperlukan maka akan proses pengadaan baik berupa upgrade atau penggantian. Proses pengajuan perubahan harus dilakukan melalui formulir permintaan perubahan 7 Pada setiap kegiatan pemantauan, administrator wajib melakukan dokumentasi begitu juga layanan penyelesaian keluhan yang masuk dan ditangani. Dokumentasi ini akan diperlukan dalam melakukan manajemen kapasitas infrastruktur Selesai Major 1. Formulir Permintaan Perubahan Minor 2. Lampiran Pengisian Formulir Minor Permintaan Perubahan 45 menit Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan Laporan aktifitas administrator 1-3 jam Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE adalah terjaminnya tingkat ketersediaan dukungan komunikasi data dan komputasi perangkat keras Aplikasi SPSE. 144

149 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 145

150 LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian 1. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Infrastruktur 2. Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai 3. A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi perangkat keras dan perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan 4. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas 5. C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan. 146

151 FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Hari/Tanggal : Waktu : Jenis Perubahan Perubahan Aplikasi Perubahan Infrastruktur Perubahan Layanan Prioritas Perubahan Perubahan Kritis (berdampakpadainfrastrukturdanharussegeradiselesaikan) Perubahan Mayor (adaimplikasikeoperasional TIK) Perubahan Minor (tidakberpengaruhlangsungterhadapinfrastruktur) A. URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi) B DASAR ANALISA PERMASALAHAN C. URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN d. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN Disetujui Tidakdisetujui Catatan: Pengusul Pimpinan (...) (...) 147

152 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 148

153 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 27/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 ITO LKPP Elektronik 3 Kepala LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1 Laporan Kinerja Aplikasi SPSE. SOP Monitoring dan Evaluasi Aplikasi SPSE ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE. Ruang lingkup pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE adalah dukungan teknis (database, perangkat) dan fungsionalnya. Tujuan : 1. Menjamin tingkat ketersediaan Aplikasi SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan. Definisi : 2. Mencegah terjadinya gangguan terhadap aplikasi SPSE. 1 3 Memastikan dilakukannya lesson learned dari penggunaan Aplikasi SPSE. 2 Peringatan : sebelumnya. 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 3 ditetapkan. 2 Formulir Permintaan Perubahan. Pencatatan dan Pendataan : 4 5 Perubahan Minor adalah perubahan yang tidak mempengaruhi proses bisnis utama yang didukung oleh aplikasi SPSE dan bersifat melengkapi fitur atau modul saja. Perubahan Major adalah perubahan yang mempengaruhi proses bisnis utama yang didukung oleh aplikasi SPSE dan bersifat mengganti, atau mengupgrade dari versi Teknis dan Fungsional aplikasi adalah suatu bentruk kelengkapan teknis dari aplikasi berupa database, perangkat keras dan insfrastruktur lainnya yang mendukung operasional aplikasi SPSE, sedangkan fungsional adalah bagian dari proses bisnis yang tercakup dalam aplikasi SPSE. IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E- Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 149

154 MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE No 1 Aktivitas Memastikan Sistem Application Monitoring dan Database Server Log dalam keadaan aktif a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja dari Aplikasi dan Database Server berdasarkan Sistem Monitoring dan Log b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan terdiri dari Administrator LPSE ITO LKPP Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai Pelaksana Laporan Kinerja Aplikasi SPSE 1 jam Memastikan software untuk monitoring berjalan tanpa ada masalah sistem monitoring aplikasi dan aktifitas database Mutu Baku 3 jam Memastikan sistem monitoring berjalan sempurna Sistem monitoring serta akses ke server 3 jam Laporan Kinerja Aplikasi SPSE Keterangan Kemunculan Jenis Error yang paling sering muncul pada Database dan Aplikasi. Waktu Transaksi Query yang paling sering digunakan. Kegagalan transaksi data dan proses yang terekam oleh sistem Application Monitoring. 2 Melakukan analisa terhadap kinerja Aplikasi khususnya penentuan kebutuhan perubahan konfigurasi database atau aplikasi yang diperlukan. Sistem monitoring serta akses ke server 1 jam Laporan Kinerja Aplikasi SPSE 3 Secara setiap bulan rutin juga merangkum dokumentasi penyelesaian masalah/layanan kepada pengguna, yang terkait dengan : Laporan Kinerja Aplikasi SPSE 2 jam a. Teknis upload dan download Data. b. Penggunaan Aplikasi SPSE. c. Keluhan lainnya terkait aplikasi SPSE. 4 Rangkuman yang telah dilakukan dilanjutkan dengan melakukan analisa perubahan yang diperlukan terhadap konfigurasi dan/atau Fitur Aplikasi SPSE Laporan Kinerja Aplikasi SPSE Sistem monitoring serta akses ke server 1 jam Laporan Kinerja Aplikasi SPSE 5 Hasil analisa perubahan dipaparkan dalam dokumen permintaan perubahan, jika perubahan bersifat minor atau terkait konfigurasi maka pelaksanaan dapat ditangani sendiri di internal LPSE, tetapi jika perubahan bersifat major maka hal tersebut harus dikonsultasikan dengan Technical Support LKPP Selesai Minor Mayor Laporan Kinerja Aplikasi SPSE 1 jam Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan 6 Jika dari hasil konsultasi diperlukan bantuan teknis dari LKPP maka LPSE mengajukan permohonan bantuan teknis kepada LKPP tetapi jika hasil konsultasi diperlukan bantuan pihak ketiga/vendor maka technical support mengajukan usulan kegiatan kepada kepala LPSE Selesai Tidak Ya Selesai N/A Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Evaluasi aplikasi SPSE adalah terjaminnya tingkat ketersediaan layanan Aplikasi SPSE dari sisi dari sisi teknis maupun fungsional 150

155 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 151

156 LAMPIRAN LAMPIRAN 1. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian 1. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Aplikasi 2. Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai 3. A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam prosedur ini adalah perubahan Aplikasi, maka penjelasan yang diperlukan adalah fitur, alur secara umum dan konfigurasi lingkungan aplikasi serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan 4. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas 5. C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan. 2. Form Kinerja Aplikasi a. Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang dilakukan b. Uraian Kondisi Terkini: adalah isian parameter-parameter berikut ini i. Ukuran Database : ii. Jumlah Pengguna : iii. Jumlah Transaksi Database : iv. Bandwidth Upstream: v. Bandwidth Downstream: c. Uraian Error yang sering muncul adalah pesan kesalahan pada saat penggunaan SPSE yag paling sering terjadi. d. Uraian Lesson Learned dan Analisisnya adalah penjelasan dan rangkuman dari keluhan, masukan, kritik dan usulan yang diberikan oleh pengguna dan diakhiri analisis yang dilakukan terhadap penjelasan sebelumnya dalam Lesson Learned. 152

157 FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Hari/Tanggal Konsultasi : Waktu : Perubahan Aplikasi Perubahan Infrastruktur Perubahan Layanan Perubahan Kritis Perubahan Mayor Perubahan Minor A. URAIAN KONDISI TERKINI B DASAR ANALISA PERMASALAHAN C. URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN Pengusul Pimpinan D. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN Disetujui Tidakdisetujui Catatan: Pengusul Pimpinan (...) (...) 153

158 LAPORAN KINERJA APLIKASI SPSE Hari/Tanggal : Waktu : INSIDENTAL RUTIN BULANAN RUTIN SEMESTERAN A. URAIAN KONDISI TERKINI B 1. Ukuran Database : 2. Jumlah Pengguna : 3. Jumlah Transaksi Database : 4. Bandwidth Upstream: 5. Bandwidth Downstream: URAIAN ERROR YANG PALING SERING MUNCUL C. URAIAN LESSON LEARNED DAN ANALISISNYA Administrator Pimpinan (...) (...) 154

159 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 155

160 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 28/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 ITO LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : SOP Monitoring dan Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkahlangkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas Pencatatan dan Pendataan : infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah Storage, Lalu lintas Data dan Beban Komputasi. Ketiga komponen ini merupakan komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat ketersediaan yang tinggi. Tujuan : 1. Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat Definisi : layanan yang didefinisikan Mencegah terjadinya kelebihan kemampuan terhadap kapasitas maksimum layanan SPSE. 3 Memastikan perencanaan kapasitas sesuai dengan tingkat kebutuhan kapasitas yang 2 terus berkembang. Peringatan : 3 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun 4 output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1 Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE 2 LampiranKinerja Infrastruktur SPSE 3 Formulir Permintaan Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah perangkat keras seperti server ataupun personal komputer Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringan internet Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E- Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 5 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 156

161 MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE No 1 2 Aktivitas Memastikan sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall dan bekerja dengan baik a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan. b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh administrator terdiri dari : Grafik perkembangan kapasitas storage. Grafik beban kerja prosesor dan memory dari perangkat server. Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan. Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan, Administrator melakukan analisa kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta penggantian/upgrade perangkat server. Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa a. Tingkat kekritisan kapasitas storage. b. Tingkat kekritisan beban lalu lintas data. c. Tingkat kekritisan beban kerja komputasi. 3 Membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dalam pelaksanaanya jika diperlukan dapat meminta rekomendasi dan dukungan dari LKPP atas perencanaan tersebut Administrator Sistem LPSE Mulai Pelaksana Mutu Baku ITO LKPP Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Laporan Status dan Unjuk Kerja 15 menit - Infrastruktur SPSE 2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE N/A - - N/A - 2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE 3 jam Memastikan kinerja resource server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan Keterangan Detil pelaksanaan aktifitas 1 dan 2 merujuk pada pedoman pengelolaan infrastruktur LPSE - N/A - Detil pelaksanaan aktifitas 1 dan 2 merujuk pada pedoman pengelolaan infrastruktur LPSE 4 Menyampaikan usulan peningkatan kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas tersebut kepada pimpinan LPSE setempat Formulir Permintaan Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE 3 jam Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan 5 Kepala LPSE memproses usulan tersebut : a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses - 4 jam Segera dilakukan perbaikan agar pengadaan Ya service berjalan b. Jika tidak disetujui administator mendapatkan catatan atas usulan tersebut c. Administrator melakukan perbaikan dan analisa ulang seperti pada langkah 2 Tidak tanpa adanya gangguan Selesai 157

162 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 158

163 LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian 1. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Infrastruktur 2. Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai 3. A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi perangkat keras dan perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan 4. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas 5. C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan. 2. Form Kinerja Infrastruktur a. Jenis Infrastruktur: pilih salah satu jenis infrastruktur yang dilaporkan b. Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang dilakukan c. Uraian Kondisi Terkini: adalah penjelasan terkait parameter-parameter dan nilainya masing-masing sesuai dengan jenis infrastruktur yang sedang dilaporkan. Misalnya Storage, maka dalam Uraian kondisi terkini dijelaskan, Ukuran Volume Total, Ukuran Volume Terpakai, Ukuran Volume Kosong dan seterusnya. d. Tabel dan Grafik Kinerja adalah uraian kondisi jenis infrastruktur yang dilaporkan dalam bentuk tabular dan grafis. e. Analisis Kinerja adalah uraian analisis unjuk kerja dari jenis infrastruktur yang dilaporkan. Analisis ini dapat mempergunakan data pada kegiatan pelaporan sebelumnya sebagai bahan perbandingan perubahan kinerja baik itu menurun atau meningkat. 159

164 Hari/Tanggal : Waktu : FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Jenis Perubahan Perubahan Aplikasi Perubahan Infrastruktur Perubahan Layanan Prioritas Perubahan Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan) Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK) Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur) A. URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi) B DASAR ANALISA PERMASALAHAN C. URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN d. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN Disetujui Tidakdisetujui Catatan: Pengusul Pimpinan (...) (...) 160

165 Hari/Tanggal Konsultasi : Waktu : LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR Jenis Infrastruktur STORAGE LALULINTAS DATA BEBAN KOMPUTASI Periode Laporan INSIDENTAL RUTIN BULANAN RUTIN SEMESTERAN A. URAIAN KONDISI TERKINI B TABEL DAN GRAFIK KINERJA C. ANALISIS KINERJA Administrator Pimpinan (...) (...) 161

166 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN INFRASTRUKTUR SPSE JAKARTA

167 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 163

168 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 29/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Kepala LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : 1 Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center. 2 Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center. Penjelasan Singkat : Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LKPP & LPSE untuk mengelola data center secara terpusat baik perangkatnya sewa atau pun milik sendiri. Prosedur ini Pencatatan dan Pendataan : diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap data center ataupun mitra kerja yang terkait yang diotorisasi. Prosedur ini mencakup beberapa topik yang tidak terbatas hanya pada: keselamatan, keamanan, permintaan ruangan, perbaikan perangkat, instalasi dan un-install perangkat keras, kabel, daya, terkait kebersihan dan perangkat lainnya di dalam data center. Tujuan : 1 Menjamin data center yang reliabel, aman dan terlindungi sebagai fasilitas vital. 2 Mengelola data center secara terpusat agar penanganan lebih terkoordinasi. Definisi : 1 Data center adalah fasilitas vital yang didalamnya terdapat perangkat penyimpanan, komputasi dan komunikasi yang mengendalikan proses TIK di lingkungan LPSE 2 Perangkat adalah alat, media atau peralatan yang terkait dengan pengelolaan teknis TIK Peringatan : di dalam data center 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 3 ditetapkan. Lingkungan adalah alat, media atau peralatan pendukung operasional perangkat didalam 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun data center mendapat jaminan pasokan udara, listrik dan kebersihan. output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh 4 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses pelaksana. administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan Keterkaitan : semestinya. 164

169 MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER No Aktivitas Prosedur Kegiatan Monitoring 1 Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan di dalam data center mencatatkan kegiatannya dalam logbook Pelaksana Mutu Baku Administrator Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Sistem SPSE Mulai 15 menit Catatan aktifitas di dalam data center Keterangan 2 Administrator Sistem LPSE memastikan operasional perangkat keras, penyimpanan dan jaringan berjalan dengan baik serta lingkungan di dalam center sesuai standar A. Secara periodik setiap satu bulan sekali, Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan atas lingkungan dan perangkat data center yang mencakup : Perangkat tetap berada pada rack sesuai dengan penempatannnya. Pintu Rack selalu terkunci. Tidak ada barang-barang diluar perangkat data center. Ruangan dan Lantai dalam keadaan bersih. Kondisi raised floor sesuai pada tempatnya. Suhu udara dalam ruang data center antara 17 C 24 Ventilasi udara dibawah raised floor, dan rack perangkat berjalan dengan baik. APAR dalam kondisi siap pakai Pengkabelan baik untuk data ataupun listrik sesuai pada tempatnya Panel listrik terlindungi dan terkunci B. Rangkuman kondisi lingkungan data center dicatatkan pada laporan bulanan kondisi lingkungan dan perangkat data center 1. Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center 2. Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center 1. Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center 1 jam Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan 1 jam Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan 1 jam Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan Kondisi perangkat Pendingin Udara. Kondisi raised Floor dan lingkungan lainnya. Kondisi rack dan perangkat di dalamnya. Kondisi perangkat pendukung seperti APAR dalam kondisi siap pakai 3 Laporan tersebut disampaikan kepada kepala LPSE untuk didokumentasikan Selesai 2 jam Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center adalah untuk menjamin pengelolaan Data Center yang terpusat dan handal - 165

170 No Aktivitas Prosedur Kegiatan Pemeliharaan 1 Administrator Sistem LPSE menyampaikan Formulir permohonan kunjungan dari luar (vendor pemeliharaan AC, Perangkat dan lingkungan data Center atau pihak lainnya) kepada Kepala LPSE untuk tujuan pemeliharaan, perbaikan dan/atau modifikasi pada lingkungan atau perangkat data center Pelaksana Mutu Baku Administrator Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Sistem LPSE Mulai Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center 1 jam Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan Keterangan 2 Kepala LPSE memproses permohonan tersebut dan menugaskan Administrator Sistem LPSE untuk mendampingi kegiatan yang dilakukan di dalam data center Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center N/A Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan 3 Selama kegiatan dan sesudahnya Administrator Sistem LPSE memastikan kondisi lingkungan Data Center sesuai standar yang ditetapkan - 4 Sesudah Kegiatan selesai dilakukan Administrator Sistem LPSE dan Tamu Pengunjung Data Center membuat berita acara kegiatan selama di dalam data center - 5 Berita acara tersebut di rekam dan didokumentasikan pada sistem Helpdesk Selesai N/A Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan 1 jam Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan 45 menit Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center adalah untuk menjamin pengelolaan Data Center yang terpusat dan handal - 166

171 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 167

172 LAMPIRAN LAMPIRAN 1. Form Permohonan Kunjungan & Kegiatan Di Data Center, petunjuk pengisian: a. Tujuan Kunjugan dan Kegiatan : berisi uraian tujuan dari apa yang akan dilakukan di dalam Data Center dijelaskan secara singkat dan jelas. b. Jenis Kegiatan dipilih salah satu yang sesuai dengan tujuan kunjungan. c. Prioritas Kegiatan dipilih salah satu dari pendefinisian sifat tujuan kunjungan. d. Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan diurakan secara rinci kegiatan selama di dalam Data Center. e. Ruang Lingkup kegiatan adalah cakupan kegiatan yang akan dilaksanakan terhadap lingkungan dan/atau perangkat apa saja. f. Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan adalah uraian pengaruh dan juga hasil nyata kegiatan berupa keluaran yang terukur atau nampak secara fisik. 2. Laporan Kondisi Perangkat & Lingkungan Data Center a. Perangkat dan Lingkungan Data Center ini adalah pilihan yang harus ditandai dan pilihan yang ada bisa ditandai semua atau sebagian ataupun hanya satu tergantung dari laporan kegiatan yang telah dilakukan. b. Kondisi umum adalah penjelasan secara umum terkait perangkat dan lingkungan yang menonjol untuk dijelaskan. c. Tabel Pengamatan Perangkat dan Lingkungan adalah tabel presentasi kondisi perangkat dan lingkungannya sesuai dengan parameternya masing-masing, misalnya terdiri dari kolom nama perangkat/lingkungan, standar parameter yang diharuskan, kondisi/status dari perangkat terkait standar parameter. d. Kesimpulan dan Rekomendasi adalah uraian penutup yang merupakan rangkuman umum perangkat dan lingkungan data center serta usulan yang harus ditindaklanjuti. 168

173 FORM PERMOHONAN KUNJUNGAN & KEGIATAN DI DATA CENTER Hari/Tanggal : Waktu Nama Pemohon Asal Institusi/Dept/Bagian : : : Tujuan Kunjungan & Kegiatan Jenis Kegiatan Perubahan/Modifikasi Perangkat Perubahan/Modifikasi Lingkungan Pemeliharaan Umum Prioritas Kegiatan Kegiatan Kritis Kegiatan Minor Kegiatan Mayor A. Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan B Ruang Lingkup Kegiatan C. Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan Pengusul Pimpinan (...) (...) 169

174 LAPORAN KONDISI PERANGKAT & LINGKUNGAN DATA CENTER Hari/Tanggal Konsultasi : Waktu : Perangkat dan Lingkungan Data Center STORAGE SERVER PERANGKAT JARINGAN RAISED FLOOR PENDINGIN UDARA VENTILASI DAN LAINNYA A. URAIAN KONDISI UMUM B TABEL PENGAMATAN PERANGKAT DAN LINGKUNGAN C. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Administrator Pimpinan (...) (...) 170

175 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGELOLAAN ASSET INFORMASI DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 171

176 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 30/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGELOLAAN ASSET INFORMASI Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Kepala LPSE Elektronik 3 Helpdesk LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Pengguna SPSE dan perubahannya. 5 Vendor 4 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Peralatan/Perlengkapan : Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik 1 Laporan Inventory Asset Informasi. 2 Formulir Dukungan Layanan Asset Informasi. Penjelasan Singkat : Dokumen ini menetapkan prosedur untuk pengelolaan asset informasi seperti komputer desktop, laptop dan tablet dan lain-lainnya. Pengelolaan meliputi pemeliharaan, penggunaan dan mutasi perangkat dan penggantian atau penghapusan perangkat. Pencatatan dan Pendataan : Tujuan : 1 Menjamin asset informasi terlindungi dan digunakan secara semestinya. 2 Mengelola asset informasi untuk mendukung kegiatan di LPSE. Definisi : 1 Asset informasi adalah perangkat yang digunakan dalam pengelolaan TIK yang Peringatan : merupakan perangkat akhir yang digunakan oleh pengguna seperti Komputer Desktop, 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. laptop dan tablet. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2 3 Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan Keterkaitan : semestinya. 172

177 PENGELOLAAN ASSET INFORMASI No Aktivitas Prosedur Kegiatan Pemeliharaan Rutin Asset Informasi 1 Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan pemeliharaan rutin terhadap asset informasi secara rutin 1 bulan sekali dan jika diperlukan melayani perbaikan ringan terhadap perangkat keras atau perangkat lunak Pelaksana Administrator Sistem LPSE Mulai Mutu Baku Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Network tools 1 hari dokumen asset Keterangan 2 Administrator Sistem LPSE membuat laporan kegiatan pemeliharaan dan melakukan pembaharuan status dan konfigurasi asset informasi pada sistem Helpdesk Laporan Kegiatan Pemasaran 1 hari dokumen asset 3 Laporan disampaikan kepada Kepala LPSE untuk didokumentasikan dokumen asset 1 hari dokumen asset Selesai 173

178 No Aktivitas Prosedur Perbaikan Ringan Asset Informasi 1 Administrator Sistem LPSE menerima permintaan perbaikan ringan yang menyangkut perangkat keras atau lunak Pelaksana Mutu Baku Administrator LPSE Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output surat pemohonan perbaikan 1 jam jadwal perbaikan Mulai Keterangan 2 Administrator Sistem LPSE melakukan identifikasi permasalahan berdasarkan diagnosa awal 2 jam hasil analisa permasalahan 3 Administrator Sistem LPSE melakukan perbaikan kecil pada perangkat keras atau perangkat lunak jika diperlukan. Apabila ditemukan permasalahan yang tidak bisa diselesaikan maka dilakukan eskalasi pada prosedur penanganan masalah atau penanganan insiden 4 Jika setelah selesai melakukan perbaikan kecil maka Administrator Sistem LPSE merekam kegiatannya dalam berita acara dukungan layanan asset informasi dan pengguna melakukan pengesahan pada berita acara tersebut 5 Jika masalah tersebut dieskalasi maka Administrator Sistem LPSE mencatatkan rekomendasi yang diperlukan pada berita acara tersebut dan memperbaharui status layanan menjadi di eskalasi ke prosedur berikutnya 6 Eskalasi tersebut dicatatkan dalam berita acara dukungan layanan asset informasi dan disetujui serta disahkan oleh pengguna Selesai 2 hari hasil perbaikan 2 jam Berita Acara 1 hari analisa permasalahan dan rekomendasi 1 hari permasalahan selesai 174

179 No Aktivitas Prosedur Penggunaan Asset Informasi Oleh Pengunjung/Tamu di Bidding Room 1 Pengguna yang merupakan pengunjung/tamu mengisi Mulai logbook penggunaan komputer sebagai Asset Informasi di Bidding Room lingkungan LPSE Pelaksana Mutu Baku Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output logbook layanan asset informasi 30 menit daftar hadir pengunjung Keterangan 2 Petugas mencatatkan dan merekam logbook dalam sistem Helpdesk serta menyiapkan akun sementara serta no komputer yang bisa digunakan 3 Pengguna mengakses dan menggunakan komputer yang telah ditunjukan oleh petugas. Pengguna tidak disarankan menyimpan file yang berisi informasi penting di dalam media penyimpanan lokal logbook layanan asset informasi 30 menit daftar hadir pengunjung Komputer bidding room 1 hari komputer bidding room dapat digunakan 4 Pengguna melakukan logoff, setelah menggunakan komputer sebagai Asset Informasi di lingkugan LPSE Komputer bidding room N/A Log out Selesai No Aktivitas Prosedur Mutasi Perangkat Untuk Perbaikan 1 Pemohon mutasi perangkat mengajukan mutasi perangkat pada Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di LPSE Pelaksana Mutu Baku Administrator LPSE Vendor Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai Formulir Dukungan Layanan Asset Informasi N/A Keterangan 2 Administrator Sistem LPSE merekam permohonan dan melakukan update atas item konfigurasi tersebut menjadi tidak aktif atau sedang dalam perbaikan 3 Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di LPSE mencatatkan informasi mutasi dalam sebuah formulir mutasi perangkat untuk perbaikan 4 Formulir diotorisasi oleh Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Pihak yang berwenang di LPSE sebagai bukti pemeliharaan perangkat 5 Pemohon mutasi perangkat menghubungi vendor untuk melakukan perawatan Formulir Dukungan Layanan Asset Informasi Formulir Dukungan Layanan Asset Informasi formulir mutasi perangkat untuk perbaikan persetujuan formulir mutasi perangkat untuk perbaikan 1 jam status perangkat tidak aktif 1 jam formulir mutasi daftar permasalahan perangkat untuk dituangkan pada formulir perbaikan mutasi perangkat untuk perbaikan 1 hari persetujuan formulir mutasi perangkat untuk perbaikan N/A proses mutasi di pihak vendor 6 Perangkat yang sudah kembali dari vendor akan direkam dan diperbaharui statusnya menjadi aktif kembali dan mencatatkan tanggal kembali perangkat tersebut dalam formulir mutasi perangkat untuk perbaikan Selesai proses mutasi telah diselesaikan 1 hari mengaktifkan perangkat yang telah dimutasi 175

180 No Aktivitas Prosedur Penarikan dan Penghapusan Perangkat 1 Administrator Sistem LPSE melakukan pemberitahuan penarikan dan penghapusan komputer kepada pengguna Pelaksana Mutu Baku Administrator LPSE Vendor Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai surat pemberitahuan 1 hari Keterangan 2 Pengguna diminta untuk melakukan backup jika mampu dan meminta bantuan Administrator Sistem LPSE jika diperlukan 2 hari backup data selesai 3 Jika mampu melakukan backup secara mandiri, pengguna harus melakukan penghapusan data pada perangkat yang akan ditarik 2 hari data terhapus 4 Jika tidak, Administrator Sistem LPSE akan memberikan bantuan teknis proses backup pada pengguna 2 hari backup data 5 Setelah backup selesai dilakukan pemohon menandatangani berita acara penarikan perangkat 1 jam Berita Acara Penarikan 6 Administrator Sistem LPSE akan melakukan update pada item konfigurasi yang ditarik dengan cara menonaktifkan perangkat tersebut atau dihapus jika dimungkinkan Selesai Berita Acara Penarikan 2 hari menonaktifkan perangkat lama 176

181 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGELOLAAN ASSET INFORMASI LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 177

182 Hari/Tanggal : LAMPIRAN LAMPIRAN FORM DUKUNGAN LAYANAN ASSET INFORMASI Waktu Nama Pengguna Jenis Layanan (pilih salah satu) Perbaikan/Troubleshooting Instalasi/Upgrade Konsultasi Lainnya, sebutkan : : Produk Layanan (pilih salah satu) Perangkat Keras Perangkat Lunak Jaringan Lainnya, sebutkan A. URAIAN KELUHAN B LANGKAH DUKUNGAN C. CATATAN-CATATAN d. STATUS PENYELESAIAN DUKUNGAN SELESAI PERLU DIESKALASI DITUNDA Catatan: Personil IT Pengguna (...) (...) 178

183 Hari/Tanggal : LAPORAN INVENTORY ASSET INFORMASI Periode Laporan Nama Penyusun : : A. Rangkuman Asset Informasi: 1. Komputer Server :... unit 2. Komputer Desktop :... unit 3. Komputer Laptop :... unit 4. Printer Fungsi Tunggal :... unit inkjet dan... unit laserjet 5. Printer Multi Fungsi :... unit inkjet dan... unit laserjet 6. Perangkat Lunak Komersial BerLisensi :... paket 7. Perangkat Lunak Berbasis OpenSource :... paket 8. Switch :... unit 9. Access Point :... unit 10. Router :... unit 11. Scanner :... unit 12. Lainnya, sebutkan satu persatu :... unit B Daftar Asset Informasi Normal Beroperasi (terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli) C. Daftar Asset Informasi Bermasalah(terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli) d. Rencana Kebutuhan (sebutkan satu persatu disertai jumlah unit yang diusulkan dan harga pasaran) Personil IT Pengguna (...) (...) 179

184 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 180

185 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 31/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 ITO (LKPP) 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Administrator Sistem LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : 1 Formulir Konsultasi 2 Jawaban atau Tanggapan Penjelasan Singkat : Meliputi pengelolaan lisensi software pada PC / notebook personil unit kerja serta lisensi software yang terdapat di server LKPP/LPSE. Pencatatan dan Pendataan : Tujuan : Mengatur pengelolaan lisensi di LKPP/LPSE agar dapat berjalan secara efektif. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Keterkaitan pelaksana. : Definisi : 1 IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 2 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 181

186 PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG No Aktivitas Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Berlisensi 1 Pemohon mengajukan permohonan lisensi software berupa CD dan serial number kepada ITO / Administrator Sistem LPSE ITO LKPP Kepala LPSE ULP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai Pelaksana Mutu Baku Formulir pengajuan instalasi 1 jam Formulir pengajuan instalasi Keterangan 2 Personil ITO / Administrator Sistem LPSE mengecek ketersediaan lisensi software yang dibutuhkan oleh pemohon Formulir pengajuan instalasi 1 jam pencarian ketersediaan lisensi 3 Memastikan kesersediaan lisensi 1 jam informasi ketersediaan lisensi 4 Apabila lisensi software tersedia, maka ITO / Administrator Sistem LPSE melaksanakan instalasi dan didokumentasikan dalam Berita Acara Instalasi ketersediaan lisensi 1 hari instalasi dan dokumentasi 5 Apabila lisensi belum tersedia, maka ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan verifikasi kebutuhan software untuk personil pemohon lisensi tidak tersedia 2 hari hasil verifikasi kebutuhan lisensi software 6 Personil ITO / Administrator Sistem LPSE memastikan apakah pengadaan bisa diajukan atau tidak 2 hari hasil konfirmasi pengadaan 7 Apabila pengadaan lisensi dapat diajukan, maka ITO / Administrator Sistem LPSE membuat rencana anggaran pengadaan sesuai dengan Prosedur Pengadaan Barang / Jasa 8 Personil ITO / Administrator Sistem LPSE mengajukan permohonan pengadaan software beserta lisensinya kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE 9 Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE memutuskan apakah menyetujui pengadaan software dan lisensinya atau tidak. Jika tidak menyetujui, maka alur proses selesai Selesai Tidak Ya konfirmasi pengadaan disetujui 5 hari rencana anggaran pengadaan 2 hari permohonan pengadaan 2 hari persetujuan permohonan pengadaan lisensi 10 Apabila Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE menyetujui permohonan pengadaan, maka Pejabat Pengadaan / ULP melaksanakan pengadaan software dan lisensi sesuai kebutuhan 11 Pejabat Pengadaan / ULP memberitahukan ITO / Administrator Sistem LPSE untuk pelaksanaan instalasi persetujuan pengadaan N/A proses pengadaan lisensi software yang diperlukan sudah tersedia 1 hari Proses instalasi 12 ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan update database asset register untuk aset perangkat lunak software terinstalasi 2 jam update database asset register Selesai 182

187 No Aktivitas Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Tidak Berlisensi 1 Personil mengajukan pelaksanaan instalasi ke Administrator Sistem LPSE dengan menggunakan form instalasi software Administrator Sistem LPSE Mulai Pelaksana Mutu Baku Kabid Pemeliharaan Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Form Instalasi Software 1 jam permintaan instalasi software Keterangan 2 Administrator Sistem LPSE melakukan pengecekan kesesuaian software yang diajukan dengan Standard Operating Environment (SOE) untuk software di Unit LPSE permintaan instalasi software 2 jam Analisa software yang akan diinstall 3 Apabila software yang diajukan terdapat dalam SOE LPSE, maka Administrator Sistem LPSE dapat melakukan instalasi langsung di PC/Notebook personil. Dan apabila tidak terdapat dalam SOE LPSE, maka Administrator Sistem LPSE meminta persetujuan Kepala Bagian/Bidang Pemeliharaan untuk melakukan instalasi ya Tidak 1 hari proses instalasi software 4 Sub Bagian/Bidang Pemeliharaan Sistem meminta persetujuan Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE untuk melakukan instalasi software yang tidak terdapat di dalam SOE LPSE Software tidak ada pada SOE 2 jam pengajuan instalasi software yang tidak ada pada SOE 5 Apabila Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE menyetujui, maka proses penginstalan dapat dilakukan. Dan apabila tidak disetujui, maka proses selesai ya Tidak Selesai pengajuan instalasi software yang tidak ada pada SOE 2 jam keputusan persetujuan 6 Administrator Sistem LPSE melakukan penginstalan software apabila terdapat dalam SOE LKPP/LPSE atau telah disetujui oleh KepalaBagian/Bidang Pemeliharaan Persetujuan instalasi software 1 hari software terinstal Selesai 183

188 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 184

189 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 32/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-12 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Dit E-Proc/Pihak Yang Diberikan Kewenangan Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : 1 Form Laporan Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote. Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur tata cara pelaksanaan perbaikan secara remote yang dilakukan personil dari luar ruang kerja LKPP/LPSE melalui jaringan internet. Pencatatan dan Pendataan : Tujuan : Prosedur ini bertujuan untuk mencapai dan memelihara sistem perlindungan yang tepat terhadap aset sistem informasi LKPP/LPSE selama pelaksanaan perbaikan secara remote. Definisi : 1 Akses Remote adalahakses terhadap aset teknologi informasi yang dilakukan dari lokasi Peringatan : yang terpisah (jarak jauh) dengan menggunakan fasilitas jaringan internet/ekstranet. 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun 2 Komputer host / server adalah Komputer tempat data maupun aplikasi yang hendak output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh diakses secara pelaksana. Keterkaitan : 3 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 185

190 PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE No A. B. Ketentuan Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote 1 Untuk memastikan keamanan proses perbaikan, hal hal berikut harus diperhatikan pada workstation (PC / Notebook ) yang digunakan untuk melakukan perbaikan secara remote, yaitu a. Diusahakan menggunakan PC/Notebook milik Personil LKPP/LPSE. b. Perbaikan secara Remote yang diizinkan hanya dari jaringan kantor LPSE dan LKPP atau Alamat IP yang diijinkan. c. Akses remote tidak diijinkan untuk menggunakan akun root secara langsung. d. Memiliki kemampuan teknis untuk mendukung pelaksanaan akses secara remote. e. Terhubung ke internet melalui jaringan yang stabil dan aman (workstation tidak berada di tempat umum atau diakses oleh publik / umum dan menggunakan jaringan yang terlindungi dengan baik). 2 Sebagai dokumentasi, rincian pelaksanaan perbaikan secara remote berikut harus didokumentasikan : a. Lokasi perbaikan b. Jaringan yang digunakan Aktivitas c. Waktu pelaksanaan perbaikan (tanggal, waktu mulai akses, waktu selesai) d. Analisa gangguan dan perbaikannya Prosedur Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote 1 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan menerima laporan terjadinya gangguan yang bersifat urgent untuk segera ditangani 2 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan menyiapkan workstation (PC/Notebook ) yang sesuai untuk melakukan perbaikan secara remote sesuai dengan bagian A nomor 2 di atas 3 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan mengakses computer host /server melalui internet untuk memperbaiki sistem yang mengalami gangguan 4 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan melakukan perbaikan awal untuk menutup gangguan sehingga sistem dapat berjalan kembali 5 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan melakukan perbaikan lanjutan dengan mencari akar penyebab gangguan dan memperbaikinya untuk mencegah gangguan terulang lagi. Perbaikan lanjutan ini dilakukan melalui jaringan intranet LKPP/LPSE 6 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan kewenangan mencatatkan pelaksanaan perbaikan secara remote dalam Logbook Pelaksana Administrator Sistem LPSE Mulai Selesai Mutu Baku Dit E-Proc Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Laporan terjadinya gangguan 1 jam informasi gangguan Form Laporan Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote N/A 1 jam Perangkat siap digunakan N/A N/A proses perbaikan penyelesaian masalah N/A Analisa masalah dan perbaikan 1 jam Dokumentasi Keterangan 186

191 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 187

192 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 1/IK/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 ITO LKPP Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat : Instruksi kerja ini menjelaskan tahapan monitoring security log pada : 1 Server, yang meliputi: server aplikasi, database, dan backup. 2 Perangkat jaringan melalui server security. Pencatatan dan Pendataan : Tujuan : Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memonitor log pada server dan jaringan untuk memastikan keamanan server dan jaringan. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Definisi : 1 IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E- Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 2 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 188

193 INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER No Aktivitas 1 Administrator Sistem LPSE mengaktifkan log pada OS server serta mengaturnya untuk dapat menyimpan log sekurangkurangnya selama 90 hari. Jika kapasitas penyimpanan server tidak memadai dapat dipindahkan ke media backup lain. Detail log yang diaktifkan berpedoman pada Pedoman Pengelolaan Infrastruktur Pelaksana Administrator Sistem LPSE Mulai Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Akses ke server 45 menit memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik Keterangan 2 Administrator Sistem LPSE melakukan analisis terhadap log tersebut setiap 3 bulan sekali atau pada saat diperlukan Akses ke server atau software pemroses log sistem 1 jam memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik 3 Administrator Sistem LPSE melakukan analisa jumlah failure audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login serta penyebab failure audit tersebut Akses ke server atau software pemroses log sistem 3 jam memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik 4 Administrator Sistem LPSE melaporkan hasil analisa jumlah Akses ke server atau software pemroses 3 jam failure audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login log sistem serta penyebab failure audit tersebut a. Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kasubdit Pengelolaan dan Pembinaan LPSE b. Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kepala LPSE 5 Administrator Sistem LPSE melaksanakan tindaklanjut apabila diperlukan Selesai Akses ke server atau software pemroses log sistem N/A memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik 189

194 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 190

195 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 2/IK/LPSE/D Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibi STANDARD OPERATING PROCEDURE INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DAT Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 ITO (LKPP) atau Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat : Instruksi Kerja ini mengatur penempatan fisik server di ruang server LKPP/LPSE serta pengelolaan Data Center LKPP/LPSE beserta sarana pendukungnya Pencatatan dan Pendataan : Tujuan : Instruksi kerja ini bertujuan sebagai petunjuk dalam pengelolaan Data Center agar tercapai pengamanan yang memadai. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Definisi : 1 IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari per Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 2 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melaku administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 191

196 INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER Mutu Baku No Aktivitas Administrator Sistem LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Administrator Sistem LPSE memastikan kondisi lingkungan Akses Data Center 4 jam Memastikan data dan perangkat di dalam ruang server. Aspek yang perlu diperhatikan sebagai berikut : Mulai center sesuai sudah dengan Jumlah server. standard yang Jenis server. telah ditetapkan 2 Kapasitas ruang. Kapasitas daya listrik dan sumber cadangannnya. Kapasitas daya UPS. Jadwal Instalasi Server. Kapasitas pendingin ruangan (AC). Kapasitas jaringan data. Kerapian dan Kebersihan Lingkungan Ruang Server Tata letak Perangkat Keteraturan dan pelabelan kabel dan Listrik Raised Floor/Lantai yang ditinggikan CCTV, APAR dan Smoke Detector Sensor Suhu di ruang Data Center dan di dalam Rak Perangkat. Administrator Sistem LPSE memastikan akses fisik kedalam ruang server dibatasi hanya untuk personil yang berwenang, dengan cara : Menerapkan pembatas fisik yang memadai. Menerapkan Logbook Aktivitas Data Center Menerapkan sistem single point of access (hanya ada satu pintu) pada data center Menerapkan Pengelolaan kunci Data Center dilakukan oleh Administrator Sistem LPSE yang bertanggungjawab atas Data Center. 3 Administrator Sistem LPSE memastikan sarana pendeteksi kebakaran (smoke detector ) dan CCTV bekerja dengan baik 4 Administrator Sistem LPSE melaksanakan pemeliharaan APAR sekali dalam 1 tahun untuk memastikan Tersedia dalam jumlah mencukupi, Dalam kondisi siap digunakan, Dimonitor dan dipelihara dengan baik. Masa kadaluarsa belum habis Panduan Penggunaan melekat pada APAR - N/A Memastikan data center sudah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan - N/A Memastikan data center sudah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan N/A Memastikan data center sudah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan Keterangan 192

197 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 193

198 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 33/SOP/LPSE 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibis STANDARD OPERATING PROCEDURE PROSEDUR MONITORING DAN PEMEL JARINGAN Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Kepala LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : 1 Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan Penjelasan Singkat : Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LPSE untuk monitoring dan pemeliharaan jaringan. Prosedur ini diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap jaringan ataupun mitra kerja yang terkait yang diotorisasi. Pencatatan dan Pendataan : 1 Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan Tujuan : 1 2 Menjamin jaringan dapat dimonitoring secara realibel Menjamin kapasitas jaringan tidak melebihi batas yang ditentukan Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Definisi : 1 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakuk administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 194

199 PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN No Aktivitas 1 Memastikan bahwa sistem monitoring jaringan telah terpasang dengan baik Administrator Sistem LPSE Mulai Pelaksana Kepala LPSE Persyaratan/ Perlengkapan Akses ke system monitoring dan akses ke server Mutu Baku Waktu Output 15 menit Memastikan software untuk monitoring berjalan tanpa ada masalah Keterangan 2 Secara periodik atau pada saat dibutuhkan, Admin Sistem SPSE mengambil riwayat atau log yang terkait dengan lalu lintas jaringan komunikasi data dari perangkat jaringan dan server Akses ke system monitoring dan akses ke server 1 jam Log sistem 3 Berdasarkan log tersebut, Admin Sistem SPSE menganalisa aktivitas/status port, service dan alert yang terekam dalam log. Akses ke system monitoring dan akses ke server 3 jam Analisa aktifitas 4 Melakukan klasifikasi hasil analisa terhadap port, service atau alert yang harus segera ditindaklanjuti. Analisa aktifitas 3 jam Analisa aktifitas 5 Dari hasil klasifikasi tersebut apakah ada potensi insiden keamanan informasi maka langkah lanjutan dengan melakukan eskalasi pada Prosedur Penanganan Insiden Kemanan Informasi, jika tidak lanjut ke langkah selanjutnya Analisa aktifitas 3 Jam Analisa aktifitas 6 Melakukan analisa pada konfigurasi dan kapasitas jaringan berdasarkan aktivitas/status service dan port Analisa aktifitas 4 Jam Analisa aktifitas 195

200 7 Dari hasil analisa pada konfigurasi dan kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE melakukan perencanaan perubahan konfigurasi dan kapasitas jaringan jika diperlukan. Jika tidak maka lanjut ke langkah selanjutnya Form hasil analisis pada konfigurasi dan kapasistas jaringan 3 jam hasil analisa pada konfigurasi dan kapasistas jaringan 8 Jika diperlukan perubahan konfigurasi dan kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE melakukan konsultasi/validasi atas rencana tersebut untuk dilaksanakan kepada Kepala LPSE hasil analisa pada konfigurasi dan kapasistas jaringan 2jam Rencana Perbaikan 9 Jika rencana tersebut dapat divalidasi untuk dilanjutkan maka Admin Sistem SPSE menyusun rencana kerja perubahan konfigurasi dan kapasitas jaringan Rencana Perbaikan 1 jam Rencana Perbaikan 10 Melaksanakan rencana kerja tersebut dengan terlebih dahulu melakukan backup yang diperlukan dan membuat dokumentasi pelaksanaan pekerjaan Rencana Perbaikan 2 jam Rencana Perbaikan 11 Setelah selesai makaadmin Sistem SPSE membuat laporan pekerjaan monitoring dan pemeliharaan jaringan untuk dilaporkan/dikonsultasikan atau menjadi bahan pembelajaran di masa mendatang Rencana Perbaikan 3 jam Laporan Akhir Selesai 196

201 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PENGARSIPAN DOKUMEN ELEKTRONIK SPSE JAKARTA

202 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGARSIPAN DOKUMEN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 198

203 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 34/SOP/LPS Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibi STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGARSIPAN DOKUMEN Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Staff LPSE/Pengguna SPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses penentuan lokasi/kategori dokumen, digitalisasi dokumen dan penyimpanan dokumen dalam satu folder. Pencatatan dan Pendataan : Tujuan : Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses pengarsipan dokumen dapat dilaksanakan. Definisi : Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 199

204 PENGARSIPAN DOKUMEN No Aktivitas Prosedur Pengarsipan Dokumen 1 Menentukan lokasi folder dari dokumen yang akan diarsipkan sesuai kategori (penamaan folder) yang telah ditetapkan. Jika folder yang dimaksud belum tersedia maka dibuat baru Mutu Baku Pengguna SPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai 3 jam lokasi file/folder backup Keterangan 2 Membuat folder baru pada dilokasi yang telah ditentukan sebelumnya untuk dokumen yang akan diarsipkan dengan nama folder sesuai ketentuan 3 jam file/folder backup 3 Dokumen yang akan diarsipkan sudah berbentuk file 1 hari file/folder backup komputer? Apabila Ya, maka : Melanjutkan keproses berikutnya Apabila Tidak, maka : Melakukan konversi dokumen ke dalam file komputer, meliputi : Men-scan semua dokumen yang masih berbentuk kertas Memindahkan semua isi percakapan (kirim/balas) dan waktunya yang dilakukan melalui /tts kedalam sebuah file komputer Simpan dengan nama file sesuai ketentuan pada lokasi folder yang telah dibuat sebelumnya. 4 Memasukan semua file yang terkait kedalam folder baru yang telah dibuat sebelumnya Ya Tidak 1 hari file/folder backup Selesai 200

205 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGARSIPAN DOKUMEN LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 201

206 Daftar Informasi Rahasia: Informasi yang ada di LKPP/LPSE digolongkan menjadi empat bagian, yaitu : 1. Informasi Sangat Rahasia (Strictly Confidential), adalah informasi yang sangat khusus dan terbatasuntuk pejabat tertentu yang mengandung kerahasiaan negara. 2. Informas irahasia (Confidential), adalah informasi yang secara khusus terbatas untuk jabatan structural padalkpp/lpse. 3. Informasi Terbatas, adalah informasi yang dibatasi untuk pegawai pada tingkat level manajemen tertentu atau pegawai yang ditunjuk untuk menangani informasi tersebut. Hanya pengguna yang diberi kewenangan yang mendapatkan akses terhadap asset informasi tersebut. 4. Umum :adalah informasi yang dapat dirilis di luar Organisasi. 202

207 Daftar informasi rahasia dan terbatas yang ada di LKPP/LPSE adalah : No NamaInformasi Format Klasifikasi Perlakuan 1 Dokumen Administrasi rekanan Hardcopy Rahasia diberi label "Rahasia" pada ordner 2 Data Aktivasi Softcopy Rahasia diberi label "Rahasia" pada tiap halaman 3 Dokumen Pending Administrasi Hardcopy Rahasia diberi label "Rahasia" pada ordner 4 Laporan Pengelolaan SPSE Hardcopy Rahasia diberi label "Rahasia" pada halaman judul 5 Data User ID dan password Softcopy Rahasia Diberi label Rahasia pada tiap halaman 6 Data Password, IP, dan Security Server Softcopy Terbatas Password 7 Database Production SPSE Softcopy Terbatas Password 8 Database Back-Up SPSE Softcopy Terbatas password 203

208 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PELAKSANAAN BACKUP-SERVER DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 204

209 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 35/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAKSANAAN BACK-UP SERVER Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 ITO 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Administrator Sistem LPSE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses backup, uji coba hasil backup, dan pelaksanaan restore database dan aplikasi. Peralatan/Perlengkapan : 1 Log Pelaksanaan Backup 2 Laporan Analisa Kegagalan Backup 3 Form Permintaan Restore 4 Berita Acara Pelaksanaan Restore 5 Daftar Backup Database dan Aplikasi Pencatatan dan Pendataan : Tujuan : Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses backup dan restore dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Definisi : 1 Back Up Server adalah kegiatan menggandakan file/database agar data tetap tersedia ketika terjadi kegagalan hardware / bencana. Back up dapat juga diartikan sebagai pembuatan salinan untuk data-data penting pada media penyimpanan yang berbeda untuk tujuan keamanan. 2 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 205

210 PELAKSANAAN BACKUP SERVER No Aktivitas Pelaksanaan Backup Server 1 Metode backup yang dilakukan adalah Incremental dengan jangka waktu harian untuk database dan data upload. ITO / Administrator Sistem LPSE memastikan penggunaan media backup yang sesuai dengan urutannya Pelaksana Mutu Baku Administrator Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Sistem LPSE Mulai 3 jam hasil backup Keterangan 2 Untuk mencegah risiko kegagalan, setiap adanya perubahan di sistem (database, konfigurasi ataupun aplikasi), ITO / Administrator Sistem LPSE harus terlebih dahulu melakukan backup perubahan tersebut 3 ITO / Administrator Sistem LPSE mendokumentasikan pelaksanaan backup dan hasilnya dalam Log Pelaksanaan Backup Daftar Backup Database dan aplikasi 3 jam backup data Log Pelaksanaan Backup 3 jam dokumentasi pelaksanaan backup 4 Untuk memastikan kehandalan sistem back-up dan restore, dilakukan pengujian restore hasil back-up sedikitnya 1 (satu) kali dalam tiga bulan secara random sampling yang dilaporkan kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE Form Permintaan Restore 1 hari hasil pengujian restore hasil backup 5 Setiap kegagalan proses back-up harus dilaporkan kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Kepala LPSE untuk ditentukan tindak lanjut pencegahan kegagalan di masa mendatang Laporan Analisa Kegagalan Backup 1 hari laporan kegagagalan analisa dan 6 ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan analisa efektivititas proses backup sekurang kurangnya 1 bulan sekali yang dituangkan dalam notulen rapat. Analisa dilakukan berdasarkan: Laporan Analisa Kegagalan Backup 2 hari laporan backup pengujian a. Jenis kegagalan backup b. Jumlah kegagalan backup c. Tren terjadinya kegagalan backup d. Tindaklanjut yang dilakukan 7 Pelaksanaan Restore dapat dilakukan jika ada permintaan dari ITD (LKPP )/ pergantian perangkat keras Server Form Permintaan Restore 1 hari hasil restore 8 Proses restore database dan aplikasi didokumentasikan oleh ITO / Administrator Sistem LPSE dalam bentuk beritaa cara pelaksanaan restore yang ditandatanganioleh unit unit terkait (pemohon, pelaksana, dan pimpinannya) Selesai Berita Acara Pelaksanaan Restore 1 hari dokumentasi restore 206

211 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PELAKSANAAN BACKUP-SERVER LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 207

212 Daftar Informasi Yang Harus Di Back Up: Daftar informasi yang harus di back up di LKPP/LPSE adalah : No NamaInformasi Format Bentuk File Back Up 2 Dokumentasi Aset Softcopy Softcopy 3 Laporan Kegiatan Layanan Softcopy Softcopy 5 Laporan Pengelolaan SPSE Hardcopy/ Softcopy Softcopy 6 Laporan Kegiatan Infrastruktur Hardcopy/ Softcopy Softcopy 7 Laporan Kegiatan Hukum dan Verifikasi Hardcopy/ Sofcopy Softcopy 8 Data Password, IP, dan Security Server Softcopy Softcopy 9 Database Production SPSE Softcopy Softcopy 10 Database Back-Up SPSE Softcopy Softcopy 12 Database Aplikasi Helpdesk SPSE Production Softcopy Softcopy 14 Dokumen yang dianggap penting oleh personil untuk di back up Softcopy/ Hardcopy Softcopy 208

213 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK INSTRUKSI KERJA BACKUP DAN RECOVERY DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 209

214 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) INSTRUKSI KERJA (IK) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor IK TanggalPembuatan Tanggal Revisi TanggalEfektif DisahkanOleh 3/IK/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana INSTRUKSI KERJA BACKUP AND RECOVERY Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi 1. ITO (Information Technology Operation) Elektronik. 2. LPSE (Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik) 2. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik 3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Tujuan : Perlengkapan : Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Membackup data yang akan dipindahkan dan Membantu proses migrasi server. Penjelasan Singkat : Output Pelaksanaan Kegiatan : 210

215 Backup dan Recovery adalah salah satu aktivitas ITO yang memfasilitasi backup dan recovery data LPSE. Aktivitas ini dilakukan melalui empat prosedur yaitu backup dan recovery HDD external, server via SSH/remote, server via NFS, storage dedicated. Prosedur backup dan recovery dilakukan dengan full backup (database) dan incremental backup (datafile upload/download). 1. Membackup data yang akan dipindahkan. 2. Membantu proses migrasi server. Teknik Penyajian : Peringatan : Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Backup and Recoveryadalah sebagai berikut : 1. Bagan Arus 2. Tabular 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Pelaksana. Keterkaitan : Definisi : 1. HDD: Hard Disk Drive 2. NFS: Network File System 3. SDM: Sumber Daya Masyarakat 4. SSH: Secure Shell 5. PIC: People In Charge 211

216 Instruksi Kerja : 1. Backup and Recovery ITO (II) E-Proc error handling (III) Training admin (I) Instalasi e- Procurement (V) Backup & Recovery (IV) Logistic IT Kebutuhan Infrastruktur Skenario Media/ Storage SDM Cycle data Infrastruktur (5.1) HDD external Server Lain Teknisi PIC (5.3) NFS (5.2) via Remote Gambar 1. Struktur Backup & Recovery 212

217 Tabel 1. Prosedur dan Aktifitas Backup & Recovery Prosedur Aktivitas Jangka waktu B&R HDD External 1. Full backup (database) 2. Incremental (datafile upload/download) B&R Server via SSH (remote) 1. Full backup (database) 2. Incremental (datafile upload/download) B&R Server via NFS 1. Full backup (database) 2. Incremental (datafile upload/download) B&R Storage dedicated 1. Full backup (database) 2. Incremental (datafile upload/download) 2.1 Backup & recovery B&R HDD Eksternal Ruang Lingkup a. Membackup database LPSE ke HDD external. b. Memindahkan database ke HDD external yang tersedia. c. Konfirmasi database yang sudah dipindahkan Definisi HDD External: Hard Disk Drive external LPSE: Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik 213

218 Prosedur Backup & Recovery HDD external B&R HDD External LPSE ITO START Request backup database HDD External Penerimaan request backup database Koneksikan HDD External Mounting HDD External Konfigurasi settingan crontab Pemeriksaan backup database Konfirmasi selesai backup database Complete Error Finish 214

219 Proses backup & recovery melalui HDD External 1. Koneksikan HD eksternal terlebih dahulu. 2. Mounting HD eksternal tersebut dan buat direktori untuk backupnya, tahapannya: # fdisk -l (lihat settingan konfigurasi harddisk, misal kita menggunakan harddisk dengan file system NTFS atau FAT32, akan ada keterangan di System(file system) NTFS atau FAT32, lihat tampilan Device Bootnya, contoh tampilannya seperti di bawah ini: Device Boot Start End Blocks Id System /dev/sda1 * Linux /dev/sda Extended /dev/sda NTFS volume set keterangan : Dari tampilan di atas, diketahui Drive dengan File System NTFS volume set tampilan Device Bootnya /dev/sda5. # mkdir /mnt/backup (membuat direktori backup untuk tempat drive ntfsnya) # mount -t ntfs-3g /dev/sda5 /mnt/backup (mount drive ntfs, menyesuaikan dengan device boot dari harddisk eksternalnya) command : mount -t (file system dari hd eks, mis ntfs=ntfs-3g atau fat32=vfat) (disesuaikan dengan device boot hd ekst) (direktori dalam server yang akan dimount hd ekst) # cd /mnt/backup (masuk ke dalam direktori backup drivenya) 215

220 # mkdir database (membuat direktori untuk backup database) # mkdir file_prod (membuat direktori untuk backup file upload user/ attachment) # mdkir -p /home/backup (membuat direktori backup pada /home sebagai tempat dari hasil backup databasenya). 3. konfigurasi settingan crontab untuk membuat penjadwalan secara otomatis untuk copy data-data yang dibutuhkan, backup database maupun data file upload user/ attachment. # crontab -e (untuk melakukan pengeditan pada crontab) akan terbuka jendela seperti di bawah ini, lalu tambahkan beberapa command. COMMAND 1 (backup database epns) 0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump Fc f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m- %Y'`.backupepns_prod ' (command untuk dump/backup database epns_prod) Keterangan: 5 angka paling depan yaitu 0(menit) 0(jam) *(hari) *(bulan) *(tahun) 0 0 * * * artinya, command untuk backup database tersebut dijalankan pada pukul 12.00, tanda * disini mengartikan semua, jadi command backupdatabase ini dijalankan pada pukul pada semua hari(setiap hari), pada semua bulan(setiap bulan) serta pada semua tahun(setiap tahun). 216

221 Command untuk melakukan backup database : su postgres -c 'pg_dump Fc f (nama file backupnya serta dimana ditempatkan file backupnya(nama database)' contoh: su postgres -c 'pg_dump Fc f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m-%y'`.backupepns_prod ' COMMAND 2 (backup database secman) 0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump Fc f /home/backup/secman_prod_`date '+%d-%m-%y'`.backup secman_prod ' (command untuk dump/backup database secman_prod) Keterangan: seperti penjelasan pada command sebelumnya, yang berbeda hanya nama databasenya saja COMMAND 3 (database file upload ke hard disk external) 217

222 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal) Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di harddisk eksternal : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod COMMAND 4 (backup database dari hard disk system ke hard disk external) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /mnt/backup/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke harddisk eksternal) Keterangan: 218

223 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di harddisk eksternal : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal). 2.2 B&R Server via SSH/remote Ruang Lingkup a. Backup database dari satu server ke server lain. b. Mengubah akses SSH menjadi tanpa password. Definisi SSH: Secure Shell 219

224 Prosedur Backup & Recovery Server via SSH/Remote B&R Server via SSH/Remote LPSE ITO START Request backup & recovery via SSH/ Remote Penerimaan request backup & Recovery via SSH/ Remote Koneksikan server utama dengan server lain Mounting Server External Konfigurasi settingan crontab Pemeriksaan backup & recovery via SSH/Remote Konfirmasi selesai backup & recovery via SSH/Remote Complete Error Finish 220

225 COMMAND SSH tanpa password ssh-keygen ssh-copy-id i /root/.ssh/id_rsa.pub (portal yang dituju) Keterangan ssh-keygen: command ini berfungsi untuk ssh-copy-id i /root/.ssh/id_rsa.pub command ini untuk menambahkan rsa id yang akan meremote ke server tujuan. COMMAND (backup database server ke server) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup / /backup/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke server tujuan) Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di server : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server) COMMAND (backup file upload dari server ke server lainnnya) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* / /backup/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal) 221

226 Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server lainnya: rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server lainnya) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* / /backup/file_prod 2.3 B&R Server via NFS Ruang Lingkup a. Membuat server nfs yang bisa diakses oleh client dan server utama. b. Backup database ke server NFS. c. Membuat server untuk klien. Definisi NFS: Network File System 222

227 Prosedur backup & recovery via NFS 223

228 B&R Server via NFS LPSE ITO START Request backup & recovery via NFS Penerimaan request backup & Recovery via NFS Koneksikan server utama ke server NFS Error Koneksikan server client ke server NFS Konfigurasi settingan crontab Pemeriksaan backup & recovery via NFS Konfirmasi selesai backup & recovery via NFS Complete Finish 224

229 COMMAND (create server) # apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server File /etc/exports # exportfs a # /etc/init.d/nfs-common restart Keterangan: # apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server, command ini untuk install paket yang akan di butuhkan. File /etc/exports, command ini untuk share server yang sudah dibuat. Contoh: /home/ (rw, no_root_squash) # exportfs a, command ini berfungsi untuk mengaktifkan file system nfs tersebut. COMMAND (create client side) $ sudo apt-get install nfs-common File /etc/fstab # mount t nfs :/home /mnt Keterangan: $ sudo apt-get install nfs-common, command ini untuk install paket yang dibutuhkan olehserver client. File /etc/fstab, command ini digunakan untuk mengaktifkan file system dari segi client # mount t nfs :/home /mnt, command ini digunakan untuk COMMAND (backup database server ke nfs) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup / /mnt/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke nfs) 225

230 Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di server nfs : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs) COMMAND (backup file upload dari client server ke nfs) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* / /mnt/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari client server ke nfs) Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server nfs: rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* / /backup/file_prod 226

231 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PENGEMBANGAN SISTEM E-PROCUREMENT JAKARTA

232 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 228

233 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi 36/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif 2-Jan-13 DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Disahkan Oleh Bima H. Wibisana DIREKTORAT e-procurement STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 ITD (IT Development ) 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Kasi Pengembangan e-procurement Elektronik 3 Kasubdit Pengembangan e-procurement 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Direktur e-procurement dan perubahannya. 5 LPSE 4 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang terkait dalam pengembangan aplikasi pendukung e-procurement yang dilakukan oleh LPSE. Apabila diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-procurement. Tujuan : 1. Sebagai standar dan kontrol untuk LPSE dan Direktorat e-procurement dalam melakukan pengembangan aplikasi Pendukung e-procurement. Definisi : 2. Menjamin terlaksananya kegiatan dan pemrosesan pengembangan aplikasi pendukung e- 1. Procurement yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1 Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi 2 Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3 Laporan Pengembangan Aplikasi Pencatatan dan Pendataan : 1 Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi 2 Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi IT Development yang selanjutnya disebut ITD adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Strategi Pengembangan Sistem E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E- Procurement Direktorat e-procurement LKPP. 229

234 PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG e-procurement YANG DILAKUKAN OLEH LPSE Mutu Baku No Aktivitas LPSE ITD Kasi Kasubdit Pengembangan Pengembangan e-procurement e-procurement Direktur e- Procurement Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan PENGEMBANGAN APLIKASI e-procurement 1 LPSE menjabarkan rencana pengembangan aplikasi dalam Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi. Mulai N/A Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 2 LPSE membuat Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi dan mengajukan permohonan pengembangan kepada Direktur e-procurement. 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi N/A 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi Formulir isian beserta daftar rencana pengembangan aplikasi sudah ditandatangani oleh LPSE 3 Direktur e-procurement menyampaikan permohonan tersebut kepada Kasubdit Pengembangan e-procurement. 4 Kasubdit Pengembangan e-procurement akan menyampaikan kembali kepada Kasi Pengembangan e-procurement. 5 Kasi Pengembangan e-procurement akan meminta ITD untuk mempelajari Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi tersebut. Tata cara pengembangan aplikasi pendukung LPSE berpedoman pada Pedoman Pengembangan Aplikasi Pendukung LPSE. 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3. Lembar Disposisi 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 1 hari 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Lembar disposisi 1 hari 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 1 hari N/A kasubdi memberikan arahan kepada Kasie terkait pengembangan aplikasi 230

235 6 ITD akan membuat rekomendasi dan menyampaikannya kepada Kasi Pengembangan e- Procurement. 1.Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3. Formulir rekomendasi 3 hari Hasil laporan dan Rekomendasi 7 Kasi Pengembangan e-procurement akan menyampaikan rekomendasi dari ITD kepada Kasubdit Pengembangan e-procurement. 1. Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Hasil laporan dan Rekomendasi 1 hari 1. Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Hasil laporan dan Rekomendasi 8 Kasubdit Pengembangan e-procurement akan menyampaikan rekomendasi ini kepada Direktur e- Procurement. Jika rekomendasi yang disampaikan adalah rekomendasi persetujuan maka Direktur e- Procurement akan mengeluarkan Keputusan Pengembangan Aplikasi. Jika "Tidak" maka Direktur e-procurement akan mengeluarkan rekomendasi dan LPSE tidak dapat melanjutkan proses pengembangan aplikasi. Selesai Tidak Ya 1. Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Hasil laporan dan Rekomendasi 1 hari 1. Formulir Isian Pengembangan aplikasi 2.Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi 3.Hasil laporan dan Rekomendasi 9 Apabila disetujui, LPSE melakukan pengembangan dan mencatat detail progress pelaksanaan pengembangan aplikasi sesuai dengan jadwal dan rencana kerja yang telah ditentukan. N/A N/A Dokumen rencana pelaksanaan pengembangan 10 LPSE membuat Laporan Pengembangan Aplikasi dan menyampaikannya kepada Direktur e- Procurement. Laporan Pengembangan Aplikasi N/A Laporan penyelesaian pelaksanaan pengembangan aplikasi 231

236 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 232

237 DESKRIPSI RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI e-procurement Nama Aplikasi Release (Versi aplikasi) : : Anggota Tim (Jika pengembangan aplikasi dilakukan secara internal) : Penanggung Jawa : bpengembangan Pihak Pengembang : Internal / Konsultan Estimasi Waktu Pengembangan :... DeskripsiAplikasi Rencana Arsitektur Aplikasi (Arsitektur mencakup rencana aplikasi pendukung dan keterkaitannya dengan SPSE) 233

238 Data yang diperlukan dari SPSE Daftar Pengguna Aplikasi yang dikembangkan Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE) Tanggal :... Nama :

239 DAFTAR RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI Nama Aplikasi :... Release (versi aplikasi) :... Penanggung Jawab Pengembangan :... Jadwal Pengembangan No Tahapan PIC Bulan Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE) Tanggal Nama : :

240 LAPORAN PENGEMBANGAN APLIKASI Nama Aplikasi :... Tanggal: Release (Versiaplikasi) :... Penanggung Jawab Pengembangan :... Deskripsi Aplikasi Tujuan Pengembangan Tanggal Testing : Jenis Testing : Uraian Testing Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE) Ketua Tim Review Aplikasi (TRA) Tanggal :... Tanggal :... Nama :... Nama :

241 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 237

242 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 37/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 PM (Program Manager) 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 TRA (Tim Review Aplikasi) Elektronik 3 ITO (IT Operation) 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Kepala LPSE dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang terkait dalam proses implementasi aplikasi SPSE yang dilakukan oleh Dit e-proc. Apabila diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-procurement. Tujuan : 1. Sebagai standar dan kontrol untuk Direktorat e-procurement dalam melakukan proses implementasi aplikasi e-procurement. 2. Menjamin terlaksananya kegiatan proses implementasi e-procurement yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi e-procurement Peralatan/Perlengkapan : 1 Memo 2 Daftar Rencana Install atau Upgrade Aplikasi 3 Berita Acara Install atau Upgrade Aplikasi 4 Checklist Kelengkapan LPSE Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1 IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E- Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 2 Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement Direktorat e-procurement LKPP 238

243 IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE No Aktivitas INSTALASI APLIKASI e-procurement 1 ITO menerima Form Rencana Instalasi dan Checklist Kelengkapan LPSE dari bagian PM (Program Manager) Pelaksana Mutu Baku PM TRA ITO Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output a). Checklist Kelengkapan LPSE b). Form Rencana Instalasi 1 jam Data server LPSE 2 ITO membuat tanda terima. 30 Menit tanda terima Mulai Keterangan 3 ITO melakukan instalasi aplikasi. Proses instalasi secara detil mengacu pada Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi e-procurement. 4 Proses instalasi berjalan dengan baik? Tidak Ya Berita Acara Install atau Update Aplikasi 5 Membuat Berita Acara Instalasi Aplikasi dan menyampaikan ke bagian PM, satu salinan Berita Acara disimpan untuk arsip. 1 hari N/A 1 jam Laporan Install 6 ITO mengisi Laporan Install atau Update Aplikasi. 1 jam Laporan Install atau Update 7 PM menerima laporan bahwa instalasi telah selesai dari ITO. 8 PM mengkonfirmasikan kepada Kepala LPSE bahwa instalasi telah selesai. Selesai 1 jam 1 jam 239

244 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 240

245 DAFTAR RENCANA INSTALL/UPDATE APLIKASI Nomor:... No LPSE IP Address Release New Release Range Tgl Update Keterangan *) Sebelum melakukan update pastikan tidak bentrok dengan jadwal Lelang. Range Tgl Update adalah range waktu pelaksanaan Update, misal Oktober Program Manager (PM) Tanggal Nama : :

246 BERITA (INSTALL / UPDATE) APLIKASI Telah kami lakukan (install/update) aplikasi release...untuk LPSE berikut:... No LPSE IP Address Tgl Pelaksanaan Update Keterangan IT OPERATION (ITO) Tanggal Nama : :

247 LAPORAN (INSTALL/UPDATE) APLIKASI Bulan:... No LPSE IP Address Release Awal Release Akhir T g l I n s t a l l Tgl Update Akhir Keterangan *) Release Awal = Release aplikasi Pertama kali diinstall Release Akhir = Release aplikasi pada saat laporan ini dibuat Tgl Install = Tgl instalasi aplikasi pertama kali Tgl Update = Tgl update terakhir IT OPERATION (ITO) Tanggal Nama : :

248 Catatan Perihal : KelengkapanPersyaratanPembentukan LPSE Informasi: Instansi :... Checklist ini sebagai dasar Program Manager Alamat :... (PM) untuk meminta memberikan password PIC :... aplikasi LPSE ke instansi terkait Telepon : No Uraian Infrastruktur 1 Komputer Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya 2 Server Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya 3 Jaringan Internet Sebutkan bandwidth dan providernya 4 OS Server Sebutkan nama OS-nya Ruangan 1 Ruang Bidding Sebutkan kapasitas ruangnya 2 Ruang Server Ada Spesifikasi Good NG Good NG Keterangan 3 Ruang Training Sebutkan kapasitas ruangnya 4 Ruang Helpdesk 5 Ruang Admin Regulasi/Peraturan 1 Tentang Pembentukan Tim Sebutkan no registrasinya 2 Tentang Implementasi e-procurement Sebutkan no registrasinya 3 Tentang Organisasi Unit LPSE Sebutkan no registrasinya Training of Trainer 1 Penguasaan aplikasi LPSE 2 TOT dilaksanakan pada Tanggal JumlahPeserta Tempat Dengan ini saya menyatakan bahwa: Instansi diatas sudah memenuhi persyaratan Instansi diatas belum memenuhi persyaratan IT Operation TandaTangan Program Manager Tanggal: Tanggal: 244

249 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTUKTUR IT LPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 245

250 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 38/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT LPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Vendor Pelaksana Kegiatan Elektronik 3 ITO 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Kepala LPSE dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : SOP Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE berisi langkah-langkah pendampingan yang harus dilakukan pada saat kegiatan pembangunan infrastruktur. Kegiatan pembangunan infrastruktur mempunyai ruang lingkup: instalasi perangkat keras server, jaringan, data storage dan juga perangkat pelindung keamanan. Tujuan : Menjamin proses pembangunan dilaksanakan sesuai dengan kerangka acuan kerja. Membantu pelaksana dalam menetapkan pekerjaan sesuai dengan rencana dan jadwal Definisi : 1 yang telah disepakati. Peringatan : 2 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun 3 output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1 Dokumen Rencana Transisi Pencatatan dan Pendataan : 1 Dokumen Rencana Transisi Infrastruktur IT adalah sarana dan prasarana operasional IT yang tidak termasuk di dalamnya perangkat lunak. Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen panduan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh internal LPSE yang ditujukan untuk semua pihak yang terkait dengan pekerjaan tersebut. IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 4 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 246

251 PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT LPSE No Aktivitas 1 Administrator Sistem berkoordinasi dengan ITO dalam melakukan identifikasi kebutuhan pelaksanaan kegiatan. Administrator Sistem LPSE Mulai PELAKSANA Vendor Pelaksana Mutu Baku ITO Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output N/A Lampiran rencana kebutuhan infrastruktur LPSE Keterangan Kegiatan pendampingan dimulai ketika Kick Off proyek sudah dilaksanakan dan pihak LPSE menunjuk salah satu staf-nya untuk melakukan pendampingan pembangunan infrastruktur IT. 2 Administrator Sistem mempersiapkan keperluan pelaksanaan proyek dan memastikan bahwa kebutuhan tersebut tidak mengganggu operasional LPSE. N/A 3 Administrator Sistem melakukan monitoring dan pengendalian pelaksanaan kegiatan secara rutin dengan melakukan workshop. 1 hari 4 Keluaran dari kegiatan monitoring dan pengendalian pelaksanaan kegiatan dilaporkan kepada ITO dan pimpinan LPSE. 1 jam 5 Pada akhir pekerjaan Administrator Sistem memastikan vendor pelaksana sudah mempunyai rencana transisi yang telah disepakati bersama dan disetujui oleh pimpinan LPSE. Rencana Transisi 1 jam 6 Administrator Sistem memastikan setiap tahap transisi dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah disahkan termasuk di dalamnya pengujian infrastruktur sesuai dengan skenario pengujian yang dibuat. 2 jam 7 Pada masa akhir transisi, Administrator Sistem dan vendor pelaksana melakukan review atas semua pekerjaan dan dokumentasi yang disiapkan oleh vendor pelaksana. 2 jam 8 Hasil review diproses oleh Kepala LPSE. Apakah hasilnya disetujui? Tidak N/A 9 Vendor pelaksana melakukan serah terima operasional infrastruktur IT kepada LPSE Selesai Ya 1 jam 10 Administrator Sistem melakukan konfirmasi dan meminta perbaikan pada vendor pelaksana sampai disetujui oleh Kepala LPSE. N/A Selesainya Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE 247

252 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK USER ACCEPTENCE TEST (UAT) TERHADAP HASIL PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT LPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 248

253 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 39/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Pihak Ketiga Elektronik 3 Kepala LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : SOP User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur SPSE berisi langkah-langkah Perencanaan, penetapan, pelaksanaan dan pengesahan User Acceptance Test pada hasil pembangunan Infrastruktur SPSE. Tujuan : 1. Menjamin terlaksananya kegiatan User Acceptance Test untuk memastikan hasil pembangunan infrastruktur dapat diterima. Peralatan/Perlengkapan : 1 Dokumen UAT Pencatatan dan Pendataan : Definisi : Peringatan : 1 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Infrastruktur TIK adalah sarana dan prasarana operasional TIK yang tidak temasuk didalamnya perangkat lunak, 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun 2 User Acceptance Test (UAT) adalah sebuah dokumen panduan pelaksanaan pengujian output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh atas sebuah pekerjaan yang dilakukan, pelaksana. Keterkaitan : 3 Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen panduan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh Internal LPSE ditujukan untuk semua pihak yang terkait dengan pekerjaan tersebut. 4 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 249

254 User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE No Aktivitas 1 Pada tahapan akhir sebuah kegiatan pembangunan infrastruktur Administrator Sistem meminta Pihak Ketiga menyusun rancangan User Acceptance Test dengan ruang lingkupnya. ADMINISTRATOR SISTEM LPSE Mulai PELAKSANA Vendor Pelaksana Mutu Baku Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output N/A Rancangan UAT Keterangan 2 Administrator Sistem harus memastikan bahwa metode test yang akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan infrastruktur. Metode test harus mempunyai ruang lingkup volume, recovery, stress dan performance testing. Volume testing yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa infrastruktur dapat beroperasi sesuai dengan kapasitas dan jangka waktu yang telah ditentukan. N/A Lampiran kapasitas Stress Testing yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa infrastruktur dapat beroperasi pada beban maksimum dan bahkan berlebih dengan toleransi sekitar 25% dari beban maksimum yang didefinisikan. Recovery Testing yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses backup dan restore infrastruktur berjalan dengan baik dan sesuai dengan skenario yang didefiinisikan. Performance Testing yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa kriteria performance dari infrastruktur terpenuhi, misalnya kriteria waktu respon. 3 Administrator Sistem melakukan review atas dokumen UAT yang diajukan oleh Pihak Ketiga. Jika diperlukan perbaikan maka dokumen UAT dikembalikan kepada Pihak Ketiga sampai disepakati. 3 jam Dokumen UAT 4 Administrator Sistem memastikan bahwa Pihak Ketiga telah melaksanakan pengujian internal dan memastikan hasilnya telah diserahkan kepada LPSE. 1 jam Hasil pengujian Interal 5 Administrator Sistem menyusun tim pemeriksa dan penguji untuk melaksanakan kegiatan UAT. 2 jam Tim pemeriksa dan penguji UAT 250

255 6 Administrator Sistem memastikan bahwa tim pemeriksaan dan penguji telah menyelesaikan UAT dan menyerahkan hasilnya. 1 jam Hasil UAT 7 Administrator Sistem berkoordinasi dengan Kepala LPSE untuk melakukan pengesahan hasil UAT N/A Pengesahan UAT 8 Apakah Kepala LPSE menyetujui pengesahan? N/A Tidak 9 Jika disetujui maka vendor harus melaksanakan kegiatan tahap berikutnya 10 Jika tidak disetujui vendor diberitahu dan harus menindaklanjuti rekomendasi hasil UAT. Selesai Ya N/A N/A Rekomendasi UAT 251

256 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 252

257 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 40/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator Sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LKPP Elektronik 3 Pimpinan LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : SOP Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkahlangkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah Storage, Lalulintas Data, memori server dan beban komputasi. Ketiga komponen ini merupakan komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat ketersediaan yang tinggi. Tujuan : 1. Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE dari sisi storage, lalu lintas data dan beban kerja komputasi. Peralatan/Perlengkapan : 1 Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE 2 Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE 3 Formulir Permintaan Perubahan 4 Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE. Pencatatan dan Pendataan : Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun 2 output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Definisi : 1 Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah perangkat keras seperti server ataupun personal komputer, Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringa internet, Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 253

258 PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE No Aktivitas ADMINISTRATOR SISTEM LPSE Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE 1 Administrator Sistem LPSE pada setiap Data Center memastikan Mulai sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall dan bekerja dengan baik a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan. PELAKSANA Mutu Baku Helpdesk LKPP Pimpinan LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE 1 jam Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE Keterangan b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh administrator terdiri dari: o Grafik perkembangan kapasitas storage o Grafik beban kerja prosesor dari server o Grafik penggunaan memori dari server o Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan 2 Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan, Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE 1 jam Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE Administrator Sistem LPSE melakukan analisa kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta penggantian/upgrade perangkat server. Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa pada. a. b. c. d. Tingkat kekritisan kapasitas storage Tingkat kekritisan beban lalu lintas data Tingkat kekritisan beban kerja komputasi Tingkat kekritisan kapasitas memori server 3 Administrator Sistem LPSE membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE dan untuk Adminstrator Sistem LPSE dalam pelaksanaanya mendapatkan rekomendasi dan dukungan dari Direktorat e-proc atas perencanaan tersebut. 2 jam Lampiran penggunaan storage, memori, processor & bandwidth 1 jam Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE 4 Administrator Sistem LPSE menyampaikan usulan peningkatan kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas tersebut kepada Kepala LPSE setempat. Formulir Permintaan Perubahan 1 jam Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE 5 Kepala LPSE memproses usulan tersebut: Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE Ya a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses N/A pengadaan. b. Jika tidak disetujui Administrator Sistem LPSE N/A mendapatkan catatan atas usulan tersebut. c. Administrator Sistem LPSE / ITO melakukan perbaikan dan 1 jam Selesai analisa ulang seperti pada langkah 2. Tidak 1 jam Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE 254

259 PELAKSANA Mutu Baku No Aktivitas ADMINISTRATOR SISTEM LPSE Helpdesk LKPP Pimpinan LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan Prosedur Perencanaan dan Monitoring Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE 1 Administrator sistem pada setiap Data Center LPSE memastikan sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall dan a. bekerja Secara periodik dengan baik. setiap satu bulan sekali, administrator b. merangkum Rangkuman kinerja yang perangkat didokumentasikan keras dan perangkat oleh jaringan. administrator terdiri dari: o Grafik perkembangan kapasitas storage o Grafik beban kerja dan memory dari perangkat server Mulai Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE 1 jam Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE o Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan 2 Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan, Administrator sistem melakukan analisa Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta penggantian/upgrade perangkat server. Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa pada 1 jam Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE a. b. Tingkat kekritisan kapasitas storage Tingkat kekritisan beban lalu lintas data c. Tingkat kekritisan beban kerja komputasi 3 Administrator sistem membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dalam pelaksanaanya jikadiperlukandapatmeminta rekomendasi dan dukungan dari LKPP atas perencanaan tersebut. Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE 1 jam Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE 4 Administrator sistem menyampaikan usulan peningkatan kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas tersebut kepada pimpinan LPSE setempat. Formulir Permintaan Perubahan 1 jam Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE 5 Pimpinan LPSE memproses usulan tersebut: Tidak Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE N/A a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses Ya N/A pengadaan b. Jika tidak disetujui administator mendapatkan catatan atas N/A usulan tersebut c. Administrator melakukan perbaikan dan analisa ulang 1 jam seperti pada langkah 2 Selesai 255

260 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 256

261 Hari/Tanggal : Waktu : FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Jenis Perubahan Perubahan Aplikasi Perubahan Infrastruktur Perubahan Layanan Prioritas Perubahan Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan) Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK) Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur) A. URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi) B DASAR ANALISA PERMASALAHAN C. URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN d. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN Disetujui Tidakdisetujui Catatan: Pengusul Pimpinan (...) (...) 257

262 Hari/Tanggal Konsultasi : Waktu : LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR Jenis Infrastruktur STORAGE LALULINTAS DATA BEBAN KOMPUTASI Periode Laporan INSIDENTAL RUTIN BULANAN RUTIN SEMESTERAN MEMORI SERVER A. URAIAN KONDISI TERKINI B TABEL DAN GRAFIK KINERJA C. ANALISIS KINERJA Administrator Pimpinan (...) (...) 258

263 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK INSTRUKSI KERJA INSTALASI E-PROCUREMENT DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 259

264 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) INSTRUKSI KERJA (IK) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor IK TanggalPembuatan Tanggal Revisi TanggalEfektif DisahkanOleh 4/IK/LPSE/D.2/ Nov Jan-2013 Bima H. Wibisana INTRUKSI KERJA INSTALASI E-PROCUREMENT Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi 1. ITO (Information Technology Operation) Elektronik. 2. PM (Program Manager ) 2. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem 3. Customer (calon SPSE) dan Transaksi Elektronik 4. Dispatcher ITO 3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa 5. ITO Head Pemerintah dan perubahannya. 6. ITO Staff 4. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Tujuan : Perlengkapan : Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Instalasi e-procurement untuk customer (calon LPSE) dan Memudahkan proses lelang di daerah customer (calon LPSE) 1. Form Instalasi 2. Ticketing CRM (Create) 3. Ticketing CRM (assign back) Penjelasan Singkat : Output Pelaksanaan Kegiatan : E-Procurement bertujuan untuk merubah proses lelang yang selama ini dijalankan secara manual menjadi secara otomatis(elektronik). Aplikasi yang Terselesaikannya Instalasi e-procurement untuk customer (calon LPSE) sesuai dengan 260

265 digunakan untuk e-procurement disebut SPSE.Servis instalasi e-procurement di implementasikan melalui beberapa tahap prosedur, Prosedur itu terdiri dari Pre-Instalasi, Proses Instalasi dan Post-Instalasi.Prosedur ini harus dilakukan sesuai urutannya masing-masing.pertama kita harus melaksanakan Pre- Instalasi.Setelah itu kita melaksanakan Proses Instalasi.Terakhir kita melaksanakan Post-Instalasi.Instalasi e-procurement akan dibuat berdasarkan form instalasi yang sudah terisi oleh customer (calon LPSE). Ada 3 peran utama yang saling berhubungan dalam Instalasi e-procurement.mereka adalah Program Manager (PM), calon LPSE (Customer) dan Information Technology operation (ITO).Sebagian besar ITO berperan dalam instalasi e-procurement. standar dan Memudahkan proses lelang di daerah customer (calon LPSE) Teknik Penyajian : Peringatan : Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Instalasi e-procurement adalah sebagai berikut : 1. Bagan Arus 2. Tabular 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Pelaksana. Keterkaitan Definisi : Prosedur Implementasi Aplikasi e-procurement 1. LPSE: Layanan Pengadaan Secara Elektronik 2. SPSE: Sistem Pengadaan Secara Elektronik 261

266 Instruksi Kerja : 1.1 Aktivitas instalasi e-procurement Aktivitas Instalasi E-Procurement Customer PM ITO START Request Konfirmasi 1. Infrastruktur 2. Cara install Visit Remote PM Pengisian form instalasi CRM Menugaskan Staff Check Infrastruktur Check Konfirmasi Selesai CRM Proses Instalasi Finalisasi CRM Finish 262

267 1.2 Pre-instalasi SPSE Request Install Ruang Lingkup a. Pengisian form Instalasi melibatkan dua (2) Instansi internal di LKPP, yaitu Information Technology Operation (ITO) dan Project Manager (PM). b. Pertama PM akan mengisi form instalasi sesuai dengan informasi yang diberikan oleh customer (calon LPSE). Informasi tersebut terdiri dari infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan oleh customer. c. Request tersebut akan disetujui dan diteruskan oleh PIC PM ke dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket. d. Jika dispatcher ITO menyetujui CRM ticket tersebut, maka CRM ticket akan masuk sebagai request di departemen ITO. e. Penerimaan request oleh ITO head dari dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket. f. Penugasan ITO staff ditentukan oleh ITO head. Staff yang ditunjuk akan menjadi penanggung jawab dalam penginstalan untuk customer. Definisi Program Manager (PM): Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP. Information Technology Operation (ITO): Departemen khusus yang menangani masalah IT di LKPP. CRM ticket:form elektronik yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas instalasi e-procurement. PIC PM: Orang yang berhubungan langsung dengan customer. Dispatcher ITO: Orang yang memberikan tugas instalasi ke staff ITO yang sudah ditunjuk oleh ITO head. 263

268 Prosedur request instal aplikasi SPSE Request Install Aplikasi SPSE PM Dispatcher ITO ITO Head ITO Staff Mulai Pengisian form instalasi Form instalasi disetujui oleh PIC PM Pemindahan informasi form install ticketing CRM CRM Ticketing CRM disetujui oleh dispatcher ITO Ticketing CRM masuk sebagai request di ITO CRM Pemilihan staff & penugasan instalasi oleh ITO head CRM Penerimaan tugas dari ITO head Selesai 264

269 1.3 Instalasi SPSE Instalasi Aplikasi SPSE di system operasi Debian Keterangan: Untuk semua tanda #, $, postgres=#, epns_latihan=#, secman_latihan=# tidak perlu diketikan. Untuk perintah yang wajib hurufnya diketik tebal Check user infrastruktur Ruang Lingkup a. Dalam check user infrastruktur ada dua (2) instansi yang terlibat dalam pelaksanaan aktivitas ini yaitu Program Manager (PM) dan Information Technology Operation (ITO). b. Pengecekan infrastruktur dilaksanakan berdasarkan form instalasi CRM. Secara tidak langsung ITO memberikan service kepada customer berupa pengecekan infrastruktur. c. Proses pengecekan infrastruktur sendiri terbagi menjadi 5 aktivitas: Check IP, Check user port, Check remote, Check koneksi internet user dan Check Operating System (OS). d. ITO tidak bisa menghubungi customer secara langsung apabila ada masalah atau kekurangan pada infrastruktur user. ITO harus meminta request update informasi kepada PM, yang diberi istilah call. e. PIC PM akan menghubungi langsung customer untuk meminta informasi yang dibutuhkan ITO terkait pengecekan infrastruktur. Definisi Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-procurement. Form instalasi: Form instal yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas instalasi e-procurement. 265

270 PIC PM: Orang yang berhubungan langsung dengan customer PIC ITO: Orang yang mengerjakan instalasi e-procurement untuk customer Prosedur checking user infrastruktur Checking user infrastructure PM ITO Uraian Mulai Call Not done Check user IP address # Traceroute IP (port SSH) done Not done Call Check user port # nmap IP done Call Not done Check remote # Test SSH done Call Not done Check koneksi internet # Check outgoing post (80.25) done Call Not done Check operating system (OS) # Update repository done Selesai 266

271 Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam check users infrastructure 1. Traceroute Command: traceroute IP 2. nmap IP Command: nmap -p 22 IP 3. test SSH Command: ssh p22 4. Test outgoing post (80.25) Command: TopTraceroute inaproc TopTraceroute mail pengadaan 5. Add Repositori # nano /etc/apt/sources.list Setelah file sources.list terbuka, ketikan url dibawah ini: debhttp://kambing.vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free deb-srchttp://kambing.vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free debhttp://etc.inittab.org/~agi/debian/libapache-mod-security2/old./ 6. Lakukan updating, setiap selesai melakukan add repository, masukan command: # apt-get update Proses Instalasi SPSE Ruang Lingkup a. Di proses instalasi hanya ada 1 instansi yang terlibat, yaitu ITO. b. Pengerjaan proses instalasi dilakukan oleh PIC ITO. 267

272 c. PIC ITO sepenuhnya bertanggung jawab atas proses instalasi. d. Proses instalasi disesuaikan dengan infrastruktur customer yang terdapat di form instalasi. Definisi PIC ITO: Orang yang melakukan instalasi e-procurement untuk customer Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-procurement. Prosedur instalasi Cara Instalasi Aplikasi SPSE di System Operasi Debian ITO Mulai Penyelesaian error aplikasi SPSE sesuai dengan feedback request (terhubung dengan prosedur check aplikasi) Create header application Create customer ID Install database menggunakan postgresql Install webserver menggunakan apache Install java dan tomcat

273 Cara Instalasi Aplikasi SPSE di System Operasi Debian ITO 1 2 Install aplikasi SPSE Konfigurasi Konfirmasi penyelesaian error (terhubung dengan check aplikasi) Selesai 269

274 1. Framework Operating System Apache Java Tomcat SPSE application Postgresql Gambar Framework SPSE 270

275 Production Latihan Gambar Detail Framework SPSE 271

276 Gambar workflow SPSE 272

277 Working Directory komponen SPSE 1. Web Service SPSE File Konfigurasi : /etc/apache2/site-available/default /etc/apache2/apache2.conf /etc/apache2/working.properties Command Binary /usr/sbin/apache2ctl /usr/sbin/apache2 Script /etc/init.d/apache2 273

278 Log system /var/log/apache2/access.log /var/log/apache2/error.log /var/log/apache2/audit_apache.log /var/log/apache2/mod_jk.log /var/log/apache2/modsec_debug.log 2. Java Container SPSE File Konfigurasi /usr/local/src/apache-tomcat-production/conf/server.xml /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/conf/server.xml 274

279 Command Binari /usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/catalina.sh /usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/catalina.sh /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh /usr/local/src/jdk1.6.0/bin/java Log sistem /usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/catalina.out /usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/epns.log 3. Database File Konfigurasi /etc/postgresql/8.3/main/postgresql.conf /etc/postgresql/8.3/main/pg_hba.conf 275

280 Command Binari /usr/lib/postgresql/8.3/bin/* Script binary /etc/init.d/postgresql Log sistem /var/log/postgresql/postgresql-8.3-main.log 4. Mail server File konfigurasi Terdapat di database Command binari Log system 5. File Configuration untuk Upload Download Terdapat di file konfigurasi database 2. Software yang dibutuhkan Install via Console: Install aplikasi yang dibutuhkan, diantaranya; 276

281 a. Aplikasi apache : apache2 apache2-threaded-dev build-essential libapache2-mod-evasive libapache2-mod-security2 libapache2-mod-jk b. Database : postgresql c. Complementary : unzip rsync postfix Perintah untuk melakukan instalasi aplikasi tersebut: #apt-get install apache2 apache2 threaded-dev postgresql unzip build-essential libapache2-modevasive libapache2-mod-security2 rsync #apt-get install apache2 apache2 threaded-dev postgresql unzip build-essential libapache2-modevasive libapache2-mod-security2 rsync postfix Copy Source: Copy semua data yang dibutuhkan untuk proses instalasi SPSE di /home, diantaranya; jdk zip untuk java apache-tomcat-latihan apache-tomcat-production 277

282 epns-web zip (atau disesuaikan dengan nama zip file aplikasinya) untuk source SPSE SQL (atau disesuaikan dengan nama folder tempat file.sql) untuk instal SQL SPSE application.properties untuk konfig connect DB & App SPSE apache2 (configurasi apache), tomcat-connectors src (atau yang lebih baru lagi) 3. Versi WebService apache Versi 2.* Java Container Tomcat versi 6.0.* Database Postgresql 8.* (Recommended 8.4) 4. Langkah-langkah penginstalan: 1. Membuat header aplikasi untuk customer (calon LPSE) 2. Membuat customer ID dan mendaftarkannya di database ITO untuk mempermudah ITO mengontrol customer ID. 3. Penginstalan database menggunakan posgresql Keterangan : versi aplikasi posgresql harus lebih dari 8.3 Perintah konfigurasi postgresql: # su postgres (masuk ke user postgres) $ psql(masuk ke psql) 278

283 postgres=# create user epns password epns ; (membuat user epns dan passwordnya) postgres=# create user secman password secman ; (membuat user secman dan passwordnya) postgres=# \q (keluar dari psql, dan kembali ke user postgres) $ createdb-u postgres O epns epns_latihan (membuat database epns_latihan) $ createdb-u postgres O epns secman_latihan (membuat database secman_latihan) $ psql(masuk ke psql) postgres=# \c epns_latihan (masuk ke dalam database epns_latihan) epns_latihan=#\cd/home/sql_323/master/latihan (untuk membuka direktori file sql yang akan diimport) epns_latihan=#\i./1_epns_master_latihan_220.sql (untuk mengimport database pertama) epns_latihan=#\i./2_sql_upgrade_lengkap.sql (untuk mengimport database kedua) epns_latihan=#\i./3_update_230.sql (untuk mengimport database ketiga) epns_latihan=#\i./4_patch_230.sql (untuk mengimport database keempat) epns_latihan=#\i./5_metode_konsultansi.sql (untuk mengimport database kelima) epns_latihan=#\i./6_update-230r3.sql(untuk mengimport database keenam) epns_latihan=#\i./7_update-epns35.sql(untuk mengimport database ketujuh) epns_latihan=#\i./8_update-3.1.sql(untuk mengimport database kedelapan) 279

284 epns_latihan=#\i./9_lelang_konstruksi.sql(untuk mengimport database kesembilan) epns_latihan=#\i./10_update-to sql(untuk mengimport database kesepuluh) epns_latihan=#\i./11_update-to sql(untuk mengimport database kesebelas) epns_latihan=#\i./12_tahapan-perpres54.sql(untuk mengimport database keduabelas) epns_latihan=#\i./13_update_324.sql(untuk mengimport database ketigabelas) epns_latihan=#\c secman_latihan (masuk ke dalam database secman_latihan) secman_latihan=#\cd SECMAN (masuk ke direktori secman) secman_latihan=#\i./1_secman_master_latihan_220.sql (untuk mengimport database pertama) secman_latihan=#\i./2_update_230_secman_lat.sql (untuk mengimport database kedua) Konfigurasi Postgresql a) ITO harus memastikan bahwa instalasi servis DB sudah selesai. b) Database dibuat menjadi 2 bentuk yaitu 2 folder ( epns dan secman) dan 4 folder (epns_prod & epns_latihan), (secman_prod & secman_latihan). c) Set user untuk masing-masing database (epns-prod and epns-training). d) Beberapa hal yang harus diperhatikan : i. File pg_hba.conf di file konfigurasi postgresql. ii. File postgresql.conf di file konfigurasi postgresql. Konfigurasi postgresql selesai. 280

285 4. Penginstalan webserver menggunakan apache Keterangan : apache harus dilengkapi dengan modul JK, security, deflate dan evasive. Perintah konfigurasi apache2 (debian dan keturunannya)/httpd(redhat/centos dan keturunannya): # cd/home (masuk ke direktori home) # cp -r apache2 /etc (copy folder apache2 (konfigurasi apache) debian di /etc) # cd /etc/apache2 (masuk ke direktori apache2) # vim /etc/apache2/sites-available/default a) Proses instalasi apache harus dipastikan sudah selesai terlebih dahulu. b) Membuat folder akses untuk handler static page Alias /latihan /home/appserv/epns-lat-325/latihan Alias /eproc /home/appserv/epns-prod-325/eproc c) Membuat folder akses untuk file upload/download Alias /file_latihan /home/file/file_latihan Alias /file_prod /home/file_prod 281

286 d) Membuat folder source code SPSE agar tidak bisa diakses dari luar. <DirectoryMatch /home/appserv/epns-prod-325/eproc/web-inf> AllowOverride None Order deny,allow deny from all </DirectoryMatch> <DirectoryMatch /home/appserv/epns-lat-325/latihan/web-inf> AllowOverride None Order deny,allow deny from all </DirectoryMatch> 282

287 e) Konfigurasi untuk koneksi antara apache (webserver) dan tomcat (aplikasi webserver) JkWorkersFile /etc/apache2/workers.properties JkLogFile /var/log/apache2/mod_jk.log JkLogLevel debug JkLogStampFormat "[%a %b %d %H:%M:%S %Y] " JkMount /latihan* worker1 JkMount /eproc* worker2 f) Konfigurasi untuk modul deflate (pertukaran data antara server dan client dimuat dalam bentuk.zip agar lebih ringan.) LoadModule deflate_module /usr/lib/apache2/modules/mod_deflate.so SetOutputFilter DEFLATE DeflateBufferSize DeflateCompressionLevel 9 DeflateFilterNote Input instream DeflateFilterNote Output outstream DeflateFilterNote Ratio ratio DeflateMemLevel 9 283

288 DeflateWindowSize 15 BrowserMatch ^Mozilla/4\.0[678] no-gzip BrowserMatch "Windows 98" gzip-only-text/html BrowserMatch "MSIE [45]" gzip-only-text/html BrowserMatch \bmsi[e]!no-gzip!gzip-only-text/html SetEnvIfNoCase Request_URI \.(?:gif jpeg jpe jpg png ico t?gz zip rar pdf doc xls dat)$ no-gzip dont-vary LogFormat '"%r" %{outstream}n/%{instream}n (%{ratio}n%%)' deflate CustomLog /var/log/apache2/deflate_log deflate g) Konfigurasi client ID. Bertujuan agar setiap client mempunyai ID yang berbeda. <IfModule mod_headers.c> Header append Vary User-Agent env=!dont-vary </IfModule> 284

289 h) Konfigurasi untuk host (identitas host server) <VirtualHost *:80> LogLevel warn CustomLog /var/log/apache2/access.log combined RedirectMatch ^/$ /eproc/app RedirectMatch ^/latihan$ /latihan/app AddOutputFilterByType DEFLATE text/html text/plain text/xml text/css application/x-javascript application/x-httpd-php SetInputFilter DEFLATE SetOutputFilter DEFLATE </VirtualHost> 285

290 i) Konfigurasi untuk modul evasive (Bertujuan untuk mengurangi flooding request/dos/brute force attack.) <IfModule mod_evasive20.c> DOSHashTableSize 6194 DOSPageCount 25 DOSSiteCount 80 DOSPageInterval 1 DOSSiteInterval 1 DOSBlockingPeriod 10 </IfModule> j) Konfigurasi untuk modul security webserver (Membuat aplikasi server firewall) SecAuditEngine RelevantOnly SecRequestBodyAccess On SecResponseBodyAccess On SecAuditLogParts ABCFHZ SecAuditLog /var/log/apache2/audit_apache.log SecDebugLog /var/log/apache2/modsec_debug.log 286

291 SecDebugLogLevel 3 SecDefaultAction log,auditlog,deny,status:403,phase:2,t:none SecRuleEngine On SecServerSignature "Netscape-Enterprise/6.0 PHP5.2.0 mod_asp/3.4.5" SecRule ARGS "\.\./" SecRule ARGS "<[[:space:]]*script" SecRule REQUEST_BODY "(document\.cookie Set-Cookie SessionID=)" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*meta*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*style*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*script*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*iframe*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*object*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*img*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*applet*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*form*\"?[^>]*>" SecRule REQUEST_HEADERS:User-Agent "Nikto" "log,deny,status:403,msg:'nikto Scanners Identified'" 287

292 SecRule HTTP_HOST "\x25" SecRule HTTP_HOST "^$" "log,allow,msg:'no http host'" SecRule HTTP_USER_AGENT "^$" "log,allow,msg:'no user agent'" SecRule REQUEST_BODY "/^(etc bin sbin tmp var opt dev kernel exe)$/" SecRule ARGS "delete[[:space:]]+from" SecRule ARGS "insert[[:space:]]+into" SecRule ARGS "select.+from" SecRule ARGS "\<\!--\#" #SecRule ARGS "((=))[^\n]*(<)[^\n]+(>)" SecRule REQUEST_BODY "(\' \")" SecRule REQUEST_BODY "!^[\x20-\x7f]+$" SecRule REQUEST_URI "^/(bin cgi cgi(\.cgi -91[45] -sys -local s -win -exe -home perl) (mp web)cgi (ht ows-)bin scripts fcgi-bin)/" SecRule REQUEST_BODY "/bin/ps" SecRule ARGS "wget\x20" SecRule ARGS "uname\x20-a" SecRule REQUEST_BODY "/nessus_is_probing_you_" 288

293 SecRule REQUEST_URI "^OR 1=1--*" SecRequestBodyLimit SecResponseBodyLimit <LocationMatch /cgi-bin/> SecRule REQUEST_URI "!(script1\.cgi script2\.cgi custom_ \.pl form\.cgi\.exe)" </LocationMatch> k) Additional apache configuration in file workers.properties ps=/ worker.list=worker1 worker2 worker3 worker.worker1.port=8009 worker.worker1.host=localhost worker.worker1.type=ajp13 worker.worker1.lbfactor=1 worker.worker2.port=7009 worker.worker2.host=localhost 289

294 worker.worker2.type=ajp13 worker.worker2.lbfactor=1 l) Konfigurasi apache selesai. 5. Penginstalan java dan tomcat Keterangan : versi aplikasi java harus lebih dari versi versi aplikasi tomcat harus lebih dari versi # vim /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/conf/server.xml (untuk mengedit file server.xml) Pada context path, sesuaikan isian docbase dengan gambar dibawah ini: 290

295 Konfigurasi Tomcat a) ITO harus memastikan instalasi tomcat sudah selesai. b) Konfigurasi untuk koneksi apache ke tomcat/aplication container <!-- Define an AJP 1.3 Connector on port > <Connector port="8009" protocol="ajp/1.3" redirectport="8443" maxthreads="800" /> c) Konfigurasi untuk letak source (Diletakkan di antara konfigurasi <Host></Host>) 291

296 <Context path="/latihan" docbase="/home/appserv/epns-lat-325/latihan" reloadable="false" ></Context> d) Konfigurasi tomcat selesai. 6. Instal aplikasi SPSE Perintah konfigurasi aplikasi SPSE: # cd /home (masuk ke direktori home) # mkdir p appserv/epns-lat-325/latihan (untuk membuat direktori appserv/epns-prod-325/eproc) # cd appserv/epns-lat-325/latihan (masuk ke direktori appserv/epns-lat-325/latihan) # unzip /home/epns-web zip (melakukan unzip file aplikasi SPSE) # cp /home/application.properties WEB-INF/classes/ (copy file application.properties ke dalam folder WEB-INF/classes) # nano WEB-INF/classes/application.properties (membuka file application.properties untuk melakukan konfigurasi file tersebut). Database dari isi file tersebut dirubah untuk menyesuaikan dengan nama database yang akan kita buat, misalny, database yang akan kita buat adalah epns_latihan dan secman_latihan, maka konfigurasi pada: secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_prod menjadi secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_latihan (secman_prod diganti sesuai dengan database yang kita buat, dalam hal ini secman_latihan) 292

297 jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_prod menjadi jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_latihan (epns_proddiganti menyesuaikan dengan database yang kita buat, dalam hal ini epns_latihan) 7. Test konfigurasi 1. Restart service # /etc/init.d/apache2restart(untuk restart service apache2) # /etc/init.d/postgresql restart(untuk restart service postgresql) 2. Check running aplikasi # /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/catalina.sh run (melakukan start-up java secara debug) Selanjutnya, buka browser, lalu ketikan pada address di browser yang anda pakai: localhost/latihan(jika anda melakukan pengistalan di dalam computer tersebut) (ip-address)/latihan (jika anda melakukan penginstalan di dalam computer yang berbeda) Jika sudah berhasil, untuk keluar dari menu debug catalina ketik Ctrl+C 293

298 3. Perintah aplikasi agar tetap running selama server on : # /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh 4. Perintah aplikasi agar up saat direstart sekalipun : # vim/rtc/rc.local (membuka file rc.local) Setelah terbuka filenya, tambahkan dua command dibawah ini setelah exit 0 /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh 5. Install aplikasi selesai 8. Install snmp 1. Perintah install snmp apt-get install snmp snmpd 294

299 2. Konfigurasi snmp 3. Restart snmp etc/init.d/snmpd restart 295

300 9. Test hasil instalasi Check login Check Check upload 1.4 Post-Instalasi SPSE Konfirmasi hasil instalasi SPSE Ruang lingkup a. Konfirmasi hasil instalasi SPSE berfungsi sebagai pernyataan bahwa proses instalasi e-procurement telah selesai melalui CRM. b. Konfirmasi hasil instalasi SPSE melibatkan dua departemen yaitu ITO dan PM. c. Konfirmasi instalasi SPSEdilaksanakan setelah penginstalan SPSE sudah selesai. d. PM akan menggunakan hasil konfirmasi instalasi SPSE dari ITO untuk pemberitahuan kepada customer bahwa penginstalan SPSE telah selesai. Definisi ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP PM:Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP. 296

301 Prosedur konfirmasi hasil instalasi SPSE Konfirmasi Selesai Penginstalan SPSE ITO PM Mulai Pastikan instalasi aplikasi SPSE selesai Pemberitahuan selesai penginstalan ke PM (Assign back ticketing CRM) CRM Pemberitahuan selesai penginstalan dari PIC ITO Konfirmasi penginstalan selesai Pemberitahuan selesai penginstalan ke customer Selesai 297

302 1.4.2 Check hasil instalasi SPSE Ruang lingkup a. Check hasil instalasi SPSE dilakukan oleh customer. b. Informasi/feedback antara customer, PM, dan ITO dilakukan secara elektronik melalui CRM. c. Setelah pemberitahuan dari PM customer akanmencoba aplikasi SPSE. Apabila aplikasi SPSE tidak berjalan dengan baik atau error maka customer akan menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback). d. Error yang sudah diterima oleh PM akan dilanjutkan ke ITO sebagai permintaan perbaikan. e. Jika instalasi SPSE berjalan dengan baik maka customer akan menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback). f. Feedback yang diterima akan digunakan oleh PM untuk melakukan finalisasi SPSE. g. PM akan mengirim informasi tersebut ke ITO dan digunakan untuk pencatatan buku sebagai tanda bukti bahwa instalasi SPSE sudah selesai dan terlaksana. h. Jika ITO tidak menerima feedback lebih dari 2 hari maka instalasi SPSE dianggap selesai. Definisi ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP PM: Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP. Feedback: Informasi kembali dari customer. 298

303 Prosedur Check SPSE Check Aplikasi SPSE Customer PM ITO Mulai Pemeriksaan aplikasi SPSE oleh customer Pemeriksaan aplikasi SPSE selesai Konfirmasi penyelesaian error ke customer Peyelesaian error aplikasi SPSE (terhubung dengan proses instalasi SPSE) Konfirmasi penyelesaian error Feedback report dari customer Error Penerimaan error aplikasi SPSE (terhubung dengan proses instalasi SPSE) Complete Finalisasi > 2 hari Install aplikasi SPSE dianggap selesai Pencatatan buku < 2 hari (bukti instalasi aplikasi SPSE selesai) Penginstalan e- procurement selesai (ticketing CRM closed) Selesai 299

304 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK INSTRUKSI KERJA INSTALASI APLIKASI E-PROCUREMENT LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 300

305 1. Lampiran-lampiran Form instalasi BERITA (INSTALL ) APLIKASI Telah kami lakukan (install) aplikasi release...untuk Customer berikut:... Nama No Customer Aplikasi Tgl Pelaksanaan Instalasi Keterangan IT OPERATION (ITO) Program Manager (PM) Tanggal :... Tanggal :... Nama :... Nama :

306 Ticketing CRM (Create) Ticketing CRM (assign back) 302

307 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENGGUNA SPSE JAKARTA

308 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 304

309 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 41/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Verifikator Elektronik 3 Helpdesk LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Front office dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses tata cara regristrasi dan verifikasi calon penyedia barang/jasa seperti: mendownload formulir, mengisi formulir, melakukan verifikasi dokumen dan menyetujui atau menolak registrasi penyedia barang/jasa Peralatan/Perlengkapan : Tujuan : 1. Formulir Data Penyedia 1. Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses registrasi dan verifikasi calon 2. Formulir Keikutsertaan penyedia barang/jasa (vendor) untuk mendapatkan akun SPSE 2 Menentukan kelayakan (eligibility) penyedia barang/jasa melalui mekanisme kontrol atas Pencatatan dan Pendataan : registrasi calon penyedia barang/jasa Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Definiisi : Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 305

310 SOP REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Melakukan registrasi oline pada website 1. Wajib menggunakan perusahaan N/A Mulai LPSE/aplikasi SPSE (tidak boleh pribadi) 2 Mengunduh (download) formulir data penyedia dan formulir keikutsertaan yang tersedia pada aplikasi SPSE. 2. Tata cara registrasi pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE N/A Blanko Formulir Data Penyedia dan Blanko Formulir Keikutsertaan Keterangan 3 Mengisi formulir data penyedia N/A Formulir data penyedia yang sudah terisi 4 Mengisi formulir keikutsertaan Dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. N/A Fromulir keikutsertaan yang sudah terisi 5 Membuat Surat Penunjukan Admin 1. Dibuat diatas kertas berkop perusahaan N/A Surat Penunjukan ditandatangani pimpinan perusahaan dan Admin admin yang ditunjuk, dicap serta bermaterai. 2. Apabila Adminnya adalah pimpinan perusahaan itu sendiri maka membuat surat pernyataan bahwa dirinya sebagai admin 6 Membuat Surat Kuasa untuk verifikasi 1. Pimpinan perusahaan dapat menguasakan N/A kepada pihak manapun untuk melakukan proses verifikasi di LPSE. 2. Surat kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan dan ditandatangani pimpinan perusahaan serta penerima kuasa, dicap dan bermaterai. 3. Apabila pimpinan perusahaan yang melakukan verifikasi maka tidak perlu membuat surat kuasa. Surat Kuasa Untuk Verifikasi 7 Mempersiapkan berkas permohonan 1. Formulir data penyedia, Formulir keikutsertaan dan Dokumen perusahaan asli serta copy nya (softcopy/hardcopy) terdiri dari 1.KTP pemilik/ direktur/ pengurus; 2. NPWP; 3. SIUP/ SIUJK/ SBU/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir. Untuk Perseorangan dan Koperasi persyaratan menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku N/A Berkas Permohonan Blanko tersedia/menyatu dengan formulir keikutsertaan Blanko tersedia/menyatu dengan formulir keikutsertaan 8 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu 2. Berkas permohonan dimasukan kedalam amplop/map bersampul identitas perusahaan N/A 306

311 9 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu 5 menit Nomor antrian 10 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian N/A 11 Menanyakan kepada penyedia apakah sudah melakukan registrasi online, belum 5 menit Ya 12 Melakukan aktivitas No.1 di bidding room mengacu pada SOP penggunaan akses intranet/internet di Bidding Room bagi pengguna SPSE N/A mengacu pada SOP penggunaan akses intranet/internet di Bidding Room bagi pengguna SPSE 13 Menerima berkas permohonan dan memeriksa apakah penyedia masuk daftar hitam/black list yang tercantum pada portal inaproc Ya 5 menit Tidak 14 Memberitahu penyedia permohonan ditolak dan mengembalikan berkasnya serta memberitahu verifikator untuk memasukan ID penyedia tersebut kedalam daftar hitam pada aplikasi SPSE 15 Memeriksa apakah berkas permohonan lengkap dengan mengisi formulir ceklis kelengkapan berkas permohonan 16 Membertahu penyedia untuk melengkapi berkas sesuai yang tercantum di formulir ceklis kelengkapan berkas permohonan Selesai Ya Tidak 5 menit 5 menit Formulir ceklis kelengkapan berkas permohonan 5 menit 307

312 17 Menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator 5 menit Tanda terima berkas 18 Menerima berkas permohonan dan memeriksa apakah penyedia sudah terdaftar di LPSE lain Tidak 5 menit 19 Memberitahu penyedia agar penyedia tersebut menggunakan user id yang sudah terdaftar 20 Menerima pemberitahuan dari verifikator melalui helpdesk untuk login pada aplikasi SPSE menggunakan user ID yang sudah terdaftar 21 Melakukan verifikasi dan validitas berkas permohonan. Apakah berkas sesuai/lolos verifikasi? Berkas asli dan copy harus sesuai, dokumen masih berlaku dan data antar dokumen sesuai dan konsisten 5 menit N/A 10 menit Ya 22 Menyetujui permohonan dengan mengklik tombol " SETUJU" pada aplikasi SPSE hasil verifikasi 5 menit 23 Mencantumkan kekurangan pada amplop/map berkas permohonan, menyerahkannya kepada penyedia melalui helpdesk untuk dilengkapi dan kembali dilakukan verifikasi 24 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Ya Tidak Selesai 5 menit hasil verifikasi permohonan disetujui 10 Menit Arsip Berkas 308

313 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI PPK DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 309

314 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 42/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI PPK Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 PPK 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Admin Agency Elektronik Peringatan : Definiisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1. ditetapkan. 2. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan akun PPK, verifikasi dan pembuatan akun oleh Admin Agency sehingga PPK dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi PPK dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun PPK 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK Pencatatan dan Pendataan : 2. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK 310

315 SOP REGISTRASI PPK No Aktivitas 1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Admin Agency 2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 4 Meminta PPK untuk melengkapi/memperbaiki berkas permohonan Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pelaksana Mutu Baku PPK Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai 1. Formulir permohonan pembuatan akun PPK N/A Tidak Ya 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya Admin Agency mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi 10 menit 5 menit N/A Keterangan Berkas dapat disampaikan secara langsung (hardcopy) atau melalui (softcopy) 5 Membuat Akun PPK pada aplikasi SPSE 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE 15 menit berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun PPK 6 Menginformasikan melalui akun (user id dan password) PPK yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE 2. Aktivasi akun dilakukan jika PPK telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 5 menit informasi akun PPK 7 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai 10 Menit Arsip berkas permohonan 311

316 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI PPK LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 312

317 Permohonan Pembuatan Akun PPK NamaInstansi Alamat KodePos Telepon Fax Kontak Person Data Instansi Nama NIP User ID Password Sementara Instansi Alamat Kantor Telepon Pangkat Golongan Jabatan No SK MasaBerlaku SK Data PPK (sesuai SK pengangkatan) Tanggal Pemohon Tandatangan 313

318 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI PANITIA PENGADAAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 314

319 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 43/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI PANITIA PENGADAAN Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Panitia Pengadaan 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Admin Agency Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan akun Panitia Pengadaan, verifikasi dan pembuatan akun oleh Admin Agency sehingga Panitia Pengadaan dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Panitia Pengadaan dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia Pengadaan 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan Panitia Pengadaan Pencatatan dan Pendataan : Peringatan : Definisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan ditetapkan. kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun Pengadaan/Pokja ULP/PPK output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 315

320 SOP REGISTRASI PANITIA PENGADAAN No Aktivitas 1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Admin Agency Pelaksana Mutu Baku Panitia Pengadaan Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai 1. Formulir permohonan pembuatan akun Panitia Pengadaan N/A 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan Panitia Pengadaan (jika disampaikan langsung membawa asli dan copy, jika disampaikan melalui SK asli di scan) Keterangan Berkas dapat disampaikan secara langsung (hardcopy) atau melalui (softcopy) 2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 4 Meminta Panitia Pengadaan untuk melengkapi/memperbaiki berkas permohonan Tidak Ya Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya Admin Agency mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi 10 menit 5 menit Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A 5 Membuat Akun Panitia Pengadaan pada aplikasi 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE 15 menit SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Panitia Pengadaan 6 Menginformasikan melalui akun (user id dan password) Panitia Pengadaan yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE 7 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai 2. Aktivasi akun dilakukan jika Panitia Pengadaan telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 5 menit informasi akun Panitia Pengadaan 10 Menit Arsip berkas permohonan 316

321 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI PANITIA PENGADAAN LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 317

322 Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia Nama Instansi Alamat Kode Pos Telepon Fax Kontak Person Data Instansi No Nama NIP User ID Password sementara Instansi Data Panitia Pengadaan (sesuai SK Pengangkatan) Alamat Kantor Telp Pangkat Golongan Jabatan Pengangkatan Sebagai 1 Ketua Panitia 2 Sekretaris 3 Anggota 4 Anggota 5 Anggota No SK Masa Berlaku SK Nama Kepanitian Tahun Data Kepanitian Tanggal Pemohon Tanda tangan 318

323 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 319

324 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 44/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Pimpinan Instansi Admin Agency K/L/D/I 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Admin PPE Elektronik 3 Kepala LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Admin Agency K/L/D/I dan perubahannya. 4 5 Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan akun admin agency K/L/D/I., verifikasi dan pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga admin agency dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Pimpinan Instansi Admin Agency dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE Peringatan : Definisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1 ditetapkan. 2. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency 2 Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Admin Agency Pencatatan dan Pendataan : 2 Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa) 320

325 SOP REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I No Aktivitas 1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Kepala LPSE 2 Menerima berkas permohonan, menjawab surat permohonan kepada pimpinan instansi pemohon dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk ditindaklanjuti 3 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 4 Meminta Admin Agency untuk melengkapi berkas permohonan Pimpinan Instansi Admin Agency Mulai Pelaksana Admin Agency Kepala LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Formulir permohonan pembuatan akun Admin Agency 2. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Admin Agency 3. Surat Permohonan Kepada Pimpinan LPSE Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya Admin PPE mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi 5 Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A Tidak Ya Mutu Baku N/A N/A 5 Menit 5 Menit Surat Jawaban Permohonan Pembuatan Akun Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui (softcopy) 6 Membuat Akun Admin Agency pada aplikasi SPSE. 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE 15 menit berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Admin Agency 7 Menginformasikan melalui akun (user id dan password) Admin Agency yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE 8 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai 2. Aktivasi akun dilakukan jika Admin Agency telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 1. Akun diberikan melalui milik masing-masing personil (Admin Agency) yang terdaftar pada aplikasi SPSE 10 menit informasi akun Admin Agency 2. Dalam diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password hasil pembuatan akun Admin Agency 10 Menit Arsip berkas permohonan 321

326 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 322

327 Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency Nama Instansi Alamat Propinsi Kab/Kota Telepon Fax Website Nama Penangung Jawab NIP Data Instansi dan Penanggung Jawab Data Admin Agency (sesuai SK Pengangkatan) Nama NIP User ID Password Sementara Instansi Alamat Kantor Telepon Pangkat Golongan Jabatan No SK Tanggal Pemohon Tandatangan 323

328 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 324

329 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 45/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriksa/Penyidik 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Auditor/Pemeriksa/Penyidik Elektronik 3 Kepala LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Admin PPE dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik dan pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga Auditor/Pemeriksa/Penyidik dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriksa/Penyidik dalam melakukan permohonan pembuatan akun kepada Kepala LPSE Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik 2. Surat Perintah Pemeriksaan Pencatatan dan Pendataan : Definiisi : 1 Auditor/Pemeriksa/Penyidik adalah pihak yang ditunjuk dari lembaga yang memerintahkannya dan ditugaskan untuk memeriksa proses pengadaan sejak awal disusun hingga selesai dilaksanakan 2 Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). 325

330 SOP REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK No Aktivitas Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriks a/penyidik Auditor/Pemeriks a/penyidik Kepala LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan 1. Surat Permohonan Pembuatan Akun N/A Berkas dapat Mulai akun (user id, password) kepada Kepala LPSE disampaikan secara 2. Formulir permohonan pembuatan akun (hardcopy) langsung Auditor/Pemeriksa/Penyidik atau melalui 3. Surat Perintah Pemeriksaan (softcopy) 2 Menerima berkas permohonan, menjawab surat permohonan kepada pimpinan instansi pemohon dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk ditindaklanjuti 3 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 4 Meminta Auditor/Pemeriksa/Penyidik untuk melengkapi berkas permohonan Pelaksana Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya Admin PPE mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi 5 Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A Tidak Ya Mutu Baku N/A 5 Menit 5 Menit Surat Jawaban Permohonan Pembuatan Akun Keterangan 6 Membuat Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik pada aplikasi SPSE. 7 Menginformasikan melalui akun (user id dan password) Auditor/Pemeriksa/Penyidik yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE 8 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik 2. Aktivasi akun dilakukan jika Auditor/Pemeriksa/Penyidik telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 1. Akun diberikan melalui milik masing-masing personil (Auditor/Pemeriksa/Penyidik) yang terdaftar pada aplikasi SPSE 2. Dalam diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 15 menit 10 menit informasi akun Auditor/Pemeri ksa/penyidik Hasil pembuatan akun 10 Menit Arsip berkas permohonan 326

331 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 327

332 Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik (untuk 1 orang) Nama Instansi Alamat Kode Pos Telepon Fax Kontak Person Data Instansi Data Auditor/Pemeriksa/Penyidik (sesuai Surat Perintah Pemeriksaan) Nama NIP User ID Password Sementara Instansi Alamat Kantor Telepon ** Pangkat Golongan Jabatan No SK Akhirmasa audit Instansi yang diaudit NamaPaket yang diaudit n.. Tanggal Pemohon Tandatangan 328

333 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 329

334 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 46/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Kepala LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Admin PPE Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses perintah pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada Admin PPE, pembuatan akun oleh Admin PPE dan penyampaian akun yang telah dibuat kepada masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE) Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukan perintah pembuatan akun registrasi verifikator/ helpdesk/admin agency LPSE kepada Admin PPE. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE 2. SK Pembuatan Akun Pencatatan dan Pendataan : Definiisi : 1. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). 330

335 SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE Pelaksana No Aktivitas Kepala LPSE 1 Mengeluarkan SK Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE, Mulai dilengkapi Formulir Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE Memerintahkan Admin PPE untuk membuat akun (User id dan password) Sesuai SK dan Formulir Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE Mutu Baku Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 3 hari SK Pembuatan Akun Verifikator/Helpde sk/admin Agency LPSE N/A Keterangan 2 Membuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE pada aplikasi SPSE 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE saat pembuatan berdasarkan pada data yang tercantum dalam Formulir Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE 60 menit Akun Verifikator/Helpde sk/admin Agency LPSE pada aplikasi SPSE 2. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 3 Menginformasikan melalui akun (user id dan password ) yang telah dibuat kepada Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE dengan tembusan kepada Kepala LPSE 1. Akun diberikan melalui milik masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE) yang terdaftar pada aplikasi SPSE 30 menit informasi akun Verifikator/Helpde sk/admin Agency LPSE 2. Dalam diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 4 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Mulai hasil pembuatan akun 10 menit Arsip Berkas 331

336 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 332

337 Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan) No Nama NIP User ID Pengangkatan Sebagai 1 Admin Agency 2 Verifikator 3 Helpdesk 4 Trainer No SK Tanggal Pemohon Tandatangan 333

338 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 334

339 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 47/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Kepala LPSE Service Provider 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Kepala LPSE Sistem Provider Elektronik 3 Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Admin PPE LPSE Sistem Provider dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider dan pembuatan akun oleh Admin PPE LPSE Sistem Provider sehingga Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE Service Provider dalam melakukan permohonan pembuatan akun kepada Kepala LPSE Sistem Provider Peringatan : Definiisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1 ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. 2 Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen 4 Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider 2. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE Service Provider Pencatatan dan Pendataan : 3 Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK LPSE Service Provider adalah LPSE yang menginduk pada LPSE terdekat dan tidak memiliki fungsi pengelolaan server yang telah terinstalasi SPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. 335

340 SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER Pelaksana No Aktivitas Kepala LPSE Service Provider Verifikator/Helpdes k/admin Agency Service Provider Kepala LPSE Sistem Provider Admin PPE Sistem Provider Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan 1. Surat Permohonan Pembuatan Akun N/A Berkas dapat Mulai akun (user id, password) kepada Kepala LPSE disampaikan secara 2. Formulir permohonan pembuatan akun Sistem Provider (hardcopy) langsung Verifikator/Helpdesk/Admin Agency atau melalui Service Provider (softcopy) 3. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE Service Provider 2 Menerima berkas permohonan, menjawab surat permohonan kepada pimpinan instansi pemohon dan mendisposisikan kepada Admin PPE Sistem Provider untuk ditindaklanjuti 3 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap? 4 Meminta Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider untuk melengkapi berkas permohonan Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya Admin PPE Sistem Provider mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi 5 Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A Tidak Ya Mutu Baku N/A 5 Menit 5 Menit Surat Jawaban Permohonan Pembuatan Akun Keterangan 6 Membuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider pada aplikasi SPSE. 7 Menginformasikan melalui akun (user id dan password) Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE Sistem Provider 8 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider 2. Aktivasi akun dilakukan jika Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 1. Akun diberikan melalui milik masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider) yang terdaftar pada aplikasi SPSE 2. Dalam diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 15 menit 10 menit informasi akun Verifikator/Hel pdesk/admin Agency Service Provider Hasi pembuatan akun 10 Menit Arsip berkas permohonan 336

341 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 337

342 Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE Service Provider Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan) No Nama NIP 1 User ID Pengangkat an Sebagai Admin Agency 2 Verifikator 3 Helpdesk No SK Tanggal Pemohon Tanda tangan 338

343 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK REGISTRASI ADMIN PPE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 339

344 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 48/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI ADMIN PPE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Kepala LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Program Manager Direktorat e-procurement LKPP Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada PM Direktorat e-procurement LKPP dan pembuatan akun oleh PM Direktorat e- Procurement LKPP Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukanpermohonan pembuatan akun Admin PPE kepada PM Direktorat e-procurement LKPP Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1 Surat Keputsan/SK pembentukan dan penunjukan personil LPSE 2 Data Profile LPSE 3 Data Personil Admin PPE 4 KTP Admin PPE Pencatatan dan Pendataan : Peringatan : Definisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1. Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil ditetapkan. pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Direktorat e-procurement LKPP pelaksana. 340

345 SOP REGISTRASI ADMIN PPE No 1 Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Program Manager Direktorat e-procurement LKPP Kepala LPSE Mulai Pelaksana PM Direktorat e-procurement LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Surat Keputsan/SK pembentukan dan penunjukan personil LPSE 2. Data Profile LPSE 3. Data Personil Admin PPE 4. KTP Admin PPE Mutu Baku N/A Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui (softcopy) 2 Menerima dan melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas. Apakah berkas lengkap? Tidak Ya berkas permohonan 10 Menit hasil pemeriksaan berkas 3 Meminta kelengkapan berkas kepada Kepala LPSE 5 Menit 4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A 5 Membuat Akun Admin PPE pada aplikasi SPSE Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 6 Menginformasikan melalui akun (user id dan password ) admin PPE yang telah dibuat kepada Kepala LPSE Dalam diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 30 menit 10 menit informasi akun Admin PPE 7 Memberitahukan user id dan password kepada Admin PPE 8 Pengarsipan Dokumen Selesai hasil pembuatan akun hasil pembuatan akun 5 Menit informasi akun sampai kepada LPSE 10 Menit Arsip Dokumen 341

346 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 342

347 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 49/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Kepala LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Verifikator Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk pengaktifkan kembali akun penyedia Tujuan : Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengaktifkan kembali akun penyedia Peringatan : Definisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas ditetapkan. melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen Peralatan/Perlengkapan : Pencatatan dan Pendataan : 343

348 SOP PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA No 1 Aktivitas Menerima permohonan pengaktifan kembali akun (user ID dan Password) dari penyedia barang/jasa disertai bukti pendukung penyelesaian pelanggaran yang terjadi Pelaksana Mutu Baku Kepala LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Surat Permohonan Pengaktifan kembali N/A Mulai akun 2. Dokumen pendukung penyelesaian pelanggaran Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui (softcopy) 2 Mendisposisi kepada verifikator untuk melakukan klarfikasi kebenaran bukti pendukung yang disampaikan surat disposisi 3 hari kerja 3 Melakukan klarifikasi kebenaran bukti pendukung kepada pihak terkait surat disposisi 1 hari hasil klarifikasi 4 Melaporkan hasil klarifikasi serta usulan tindak lanjut kepada kepala LPSE 5 Menerima laporan hasil klarifikasi dari verifikator dan mengambil keputusan apakah akun penyedia barang/jasa akan diaktifkan kembali atau tidak Tidak Ya 1 hari kerja setelah verifikasi N/A 6 Mengrimkan surat pemberitahuan penolakan permohonan kepada penyedia barang/jasa Selesai 1 hari kerja 7 Memerintahkan Verifikator untuk mengaktifkan kembali akun penyedia Instruksi Kepala LPSE 8 Mengaktifkan kembali akun penyedia barang/jasa melalui aplikasi SPSE Tata cara pengaktifan kembali akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 10 menit Akun penyedia aktif kembali 9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas berkas permohonan dan proses pengaktifan akun 10 Menit Arsip berkas 10 Melaporkan bahwa akun penyedia telah diaktifkan kembali kepada Kepala LPSE 10 Menit 11 Mengrimkan surat pemberitahuan bahwa akun telah diaktifkan kembali kepada penyedia barang/jasa Selesai 1 hari kerja 344

349 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENONAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 345

350 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 50/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Kepala LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LKPP Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk penonaktifan akun penyedia Tujuan : Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun penyedia Pencatatan dan Pendataan : Peringatan : Definiisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas ditetapkan. memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : 1. SOP Pengarsipan 2. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 346

351 SOP PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA No 1 Aktivitas Menerima pengaduan atau informasi bahwa penyedia melakukan pelanggaran terhadap Persyaratan dan Ketentuan Penggunaan SPSE, melakukan pemalsuan dokumen registrasi dan verifikasi penyedia barang/jasa atau telah ditetapkan dalam daftar hitam oleh PA/KPA Pelaksana Mutu Baku Kepala LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Surat Pengaduan N/A Mulai 2. Dokumen pendukung terjadinya pelanggaran Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui (softcopy) 2 Mempelajari pengaduan, dan melakukan klarifikasi kepada pihak terkait atas pengaduan atau informasi yang diterima, apakah akun penyedia tersebut dapat dinonaktifkan /tidak? 3 -Jika tidak dapat dinonaktifkan lanjut ke nomor 4 -Jika dapat di nonaktifkan lanjut ke nomor 5 Tidak Ya Surat Pengaduan 3 hari kerja N/A hasil analisa dan klarifikasi 4 Mengrimkan jawaban atas surat pengaduan bahwa pengaduan atau informasi yang disampaikan tidak benar/tidak dapat dijadikan dasar penonaktifan akun Selesai hasil analisa dan klarifikasi 1 hari kerja Jawaban Surat Pengaduan 5 Menerbitakan surat pernyataan telah terjadinya pelanggaran terhadap Persyaratan dan Ketentuan Penggunaan SPSE, melakukan pemalsuan dokumen registrasi dan verifikasi penyedia barang/jasa atau telah ditetapkan dalam daftar hitam oleh PA/KPA 6 Mengirimkan surat usulan penonaktifan dengan melampirakan surat pernyataan dan bukti-bukti pendukung terjadinya pelanggaran oleh penyedia barang/jasa kepada Helpdesk LKPP hasil analisa dan klarifikasi Surat Pernyataan telah terjadinya pelanggaran 1 hari kerja Surat Pernyataan telah terjadinya pelanggaran 1 hari kerja 7 Menerima surat usulan dan melakukan klarifikasi kepada LPSE yang mengusulkan. Apakah surat usulan yang disampaikan benar? Tidak Ya Surat permohonan/usulan dan Pernyataan telah terjadinya pelanggaran dari LPSE 2 hari kerja hasil analisa dan klarifikasi Selesai 10 8 Menonaktifkan akun penyedia barang/jasa tersebut 9 Memberitahukan penonaktifan kepada penyedia barang/jasa dan LPSE tempat penyedia barang/jasa tersebut terdaftar Melakukan pengarsipan Selesai Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 10 menit akun penyedia non aktif 1 hari kerja berkas pengaduan dan proses penonaktifan akun 10 Menit Arsip berkas 347

352 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN / POKJA ULP DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 348

353 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 51/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 PA/KPA 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Admin Agency Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk penonaktifan akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP Tujuan : Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP Peralatan/Perlengkapan : Pencatatan dan Pendataan : Peringatan : Definiisi : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 1 ditetapkan. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Pengadaan/Pokja ULP/PPK pelaksana. 2 PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Keterkaitan : Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 349

354 SOP PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas PA/KPA Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1 Mengirimkan berkas permohonan penonaktifan 1. Surat Permohonan Penonaktifan Akun N/A Mulai akun kepada Admin Agency 2. Surat Keputusan/SK dari PA/KPA tentang pemberhentian atau perubahan PPK dan/atau Panitia Pengadaan/Pokja ULP Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui (softcopy) 2 Menerima berkas permohonan dari PA/KPA Berkas permohonan N/A 3 Melakukan analisa dan klarifikasi kepada PA/KPA apakah benar mengajukan permohonan Tidak Ya Berkas permohonan 3 hari kerja hasil analisa dan klarifikasi Selesai 4 Menonaktifkan akun pada aplikasi SPSE Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 5 Mengrimkan pemberitahuan kepada PPK dan/atau Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang dinonaktifkan serta tembusan kepada Kepala LPSE 10 menit akun non aktif 1 hari kerja 6 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas Selesai berkas permohonan dan proses non aktif 10 Menit arsip berkas 350

355 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN MASALAH SPSE JAKARTA

356 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT KENDALA TEKNIS DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 352

357 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 52/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT KENDALA TEKNIS Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 ITO 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LKPP Elektronik 3 Vendor/Pihak Ketiga 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : 1 Lembar Perubahan Dokumen Penjelasan Singkat : Mencakup tindakan pemulihan keadaan aplikasi SPSE akibat kendala teknis apapun yang terjadi. 2 Daftar Revisi Tujuan : Untuk memastikan aplikasi SPSE selalu terkendali dan dapat segera dipulihkan pada saat terjadi kendala teknis. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1. IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E- Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP 4 Bagian Infrastruktur LPSE adalah personil yang memiliki tugas dan kewenangan pada infrastruktur LPSE 353

358 No Aktivitas Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis 1.1 Access ke Ruang Data Center Bagian Infrastruktur LPSE Mulai Administrator LPSE/Technical Support Mutu Baku ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 10 menit Keterangan a. Orang yang masuk ruang data center diharuskan mengunakan ID Card ( Secure Access ). 10 menit b. Pembersihan ruang data center petugas yang sudah ditetapkan. 1 jam Selesai Pemulihan Kendala Teknis Akibat Daya Listrik Terputus 2.1 Listrik sering down/mati Mulai a. Administrator/Technical Support menyediakan power listrik backup (second power backup yaitu Genset), disamping power utamanya yaitu PLN b. Administrator/Technical Support memeriksa second power backup yaitu Genset tidak berfungsi untuk menyediakan cadangan listrik Selesai N/A 30 menit power listrik backup hasil pemeriksaan second power backup Pemulihan Kendala Teknis Akibat Akses Internet Terputus 3.1 Akses internet sering down/bottleneck Mulai a. ITO LKPP menghubungi Technical Support Penyedia Jasa Internet b. ITO LKPP segera memindahkan koneksi internet ke akses Link internet backup, jika tersedia c. ITO LKPP melakukan pengecekan Server Collocation, jika tersedia Selesai 30 menit koneksi 15 menit internet ke akses Link internet backup 30 menit hasil pengecekan Server Collocation 354

359 No Aktivitas Pemulihan Kendala Teknis Akibat Server Tidak berfungsi 4.1 Server down/mati a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan power server, power distribution unit rack system dan power UPS b. ITO LKPP melakukan pemeriksaan temperatur server dengan mengecek Led Fan Processor di panel front c. ITO LKPP melakukan pemeriksaan terhadap virus yang menyerang server yang mengakibatkan server selalu restart sendiri Bagian Infrastruktur LPSE Administrator LPSE/Technical Support Mutu Baku ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 15 menit hasil pemeriksaan power server, 15 menit hasil pemeriksaan temperatur 30 menit hasil pemeriksaan terhadap virus d. ITO LKPP melakukan pemeriksaan power supply server 15 menit hasil pemeriksaan power supply e. Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan pemeriksaan atau pengecekan system secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang telah dilakukan Mulai Selesai 1 jam hasil pemeriksaan sistem secara keseluruhan Keterangan 4.2 Server Over Heat Mulai a. ITO LKPP mematikan server terlebih dahulu 5 menit b. ITO LKPP melepaskan kabel power server dari power supply dan mendiamkannya sampai kondisi server dingin kembali c. ITO LKPP melakukan pengecekan suhu Air Conditioner (AC) apakah kondisi pendinginan masih bagus Selesai 1 jam 5 menit hasil pemeriksaan suhu 4.3 Server SPSE tidak dapat diakses dari internet/intranet Mulai a. Setelah menerima keluhan, ITO LKPP untuk melakukan tes akses ke SPSE b. Jika berhasil, maka ITO LKPP akan memberitahukan ke client bahwa seharusnya tidak ada masalah dan memberi masukan perbaikan di tempat client c. Jika tidak berhasil, maka ITO LKPP akan memberitahukan ke Kepala Sub Direktorat e-procurement tentang adanya masalah d. Berkomunikasi dengan Technical Support penyedia akses internet tentang adanya masalah untuk ditindaklanjuti 5 menit 30 menit 30 menit 15 menit e. Kemudian dilakukan pengecekan sistem secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi proses yang telah dilakukan 1 jam Selesai hasil pengecekan 355

360 No Aktivitas Bagian Infrastruktur LPSE Administrator LPSE/Technical Support Mutu Baku ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan Power Distribution Unit (PDU) mati/down a. Melakukan identifikasi masalah yang dilakukan oleh ITO LKPP untuk mengecek kondisi PDU Rack System b. ITO LKPP melakukan pemeriksaan kabel Output dari UPS dan kabel input di PDU Rack System c. Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan pemeriksaan atau pengecekan PDU secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang telah dilakukan TFT 17 Monitor, Mouse, dan Keyboard mati atau tidak bisa tampil di layar LCD TFT a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Kabel power TFT 17 apakah sudah dalam kondisi terhubung dengan sumber listrik b. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Koneksi kabel VGA, mouse, dan keyboard ke Server yang ditujukan c. Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan sistem secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi proses yang telah dilakukan Mulai Selesai Mulai Selesai 15 menit hasil identifikasi masalah hasil 10 menit pemeriksaan kabel Output 1 jam hasil pengecekan keseluruhan 5 menit hasil pemeriksaan Kabel power 5 menit hasil pemeriksaan Koneksi kabel 5 menit hasil pemeriksaan keseluruhan 4.6 Unit Power Supply (UPS) mati atau Battery Rusak Mulai a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Kabel power dari sumber Listrik 10 menit hasil pemeriksaan Kabel power b. Jika masalah tidak temukan, dilakukan pemeriksaan di control front panel UPS tentang pengisian battery 10 menit hasil pemeriksaan di control front c. Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan UPS secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi proses yang telah dilakukan 15 menit hasil pengecekan UPS secara d. Insiden dieskalasikan pada Vendor untuk penyelesaian N/A Selesai eskalasi 356

361 No 4.7 Aktivitas Operating System Server Hang atau Error Bagian Infrastruktur LPSE Administrator LPSE/Technical Support Mutu Baku ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai Keterangan a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan operating sistem server dengan melakukan reboot Server b. ITO LKPP melakukan Repair operating system dengan menggunakan CD Source Operating System yang sama c. Jika masalah tidak bisa diatasi, ITO LKPP melakukan booting dengan Live CD untuk melakukan backup data di server ke media backup d. ITO LKPP berkoordinasi dengan Dit e-proc 30 menit 15 menit 1 jam 2 jam backup data di server ke media backup e. ITO LKPP melakukan penginstallan ulang operating system server dan ITO LKPP melakukan penginstallan aplikasi SPSE dan software-software pendukungnya 2 jam f. ITO LKPP melakukan restore data 1 jam Selesai restore data 5 Pemulihan kendala teknis akibat Aplikasi error/bugs Mulai a. ITO LKPP melakukan print screen pada halaman aplikasi SPSE yang error b. ITO LKPP mengirimkan hasil print screen disertai kronologi permasalahan ke helpdesk-lpse@lkpp.go.id c. Menghubungi Call Center Helpdesk LKPP untuk konfirmasi mengenai permasalahan yang telah dikirimkan 10 menit 5 menit 30 menit print screen aplikasi error Selesai 357

362 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK UJI FORENSIK DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 358

363 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP 53/SOP/LPSE/D.2/2012 Tanggal Pembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-13 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) UJI FORENSIK Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Panitia Pengadaan 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Helpdesk LPSE Elektronik 3 Helpdesk LKPP 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peralatan/Perlengkapan : 1 Berita Acara Uji Forensik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh panitia pengadaan untuk melakukan uji forensik terhadap dokumen penawaran. Tujuan : 1 Menjamin terselesaikannya permasalahan terkait dengan Pembukaan File Penawaran (.rhs) oleh Panitia Pencatatan dan Pendataan : 2 Menjamin didapatkannya kepastian status dokumen penawaran yang gagal didekripsi oleh panitia 3 Menjamin terlaksananya kegiatan pengadaan barang/jasa secara elektronik yang dilaksanakan melalui LPSE, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pengadaan barang/jasa Definisi : Peringatan : 1. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement. ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun 2. output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 3. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 359

364 UJI FORENSIK No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keterangan Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Uji Forensik 1 Panitia pengadaan pada tahap pembukaan penawaran menemukan satu atau lebih file penawaran tidak dapat didekripsi /tidak berhasil Mulai dibuka. N/A File penawaran tidak dapat di buka/didekripsi/didownload 2 Panitia pengadaan mengisi dan menyampaikan Berita Acara Uji Forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) kepada LPSE (Format BA Uji Forensik terlampir). N/A File penawaran tidak dapat di buka/didekripsi/didownload 3 LPSE menerima file penawaran yang tidak dapat didekripsi beserta kunci private yang dicantumkan pada BA Uji forensik dan mencoba untuk mendekripsi file penawaran tersebut : File penawaran yang tidak dapat di buka/didekripsi dan BA Uji Forensik a. LPSE mencoba men-dekripsi file penawaran pada 2 (dua) komputer di bidding room, 2 (dua) komputer yang berbeda di bidding room dan 3 (tiga) laptop yang berbeda dengan laptop di bidding room. File penawaran yang tidak dapat di buka/didekripsi dan BA Uji Forensik hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE b. Jika bisa didekripsi LPSE memberitahukan kepada panitia pangadaan untuk melakukan dekripsi ulang bila perlu dilakukan di LPSE : berhasili Gagal File penawaran yang tidak dapat di buka/didekripsi dan BA Uji Forensik Panitia pengadaan menerima surat pemberitahuan dari LPSE bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka. hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE 1 hari Pemberitahuan file penawaran dapat didekripsi Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila perlu didampingi oleh LPSE. hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE 360

365 c. Jika gagal didekripsi LPSE : hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE ` 1. Mengundang panitia untuk datang ke LPSE membuat berita acara pembukaan file penawaran (.rhs) yang disaksikan oleh LPSE : hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan untuk datang ke LPSE untuk membuka file penawaran (.rhs) disaksikan oleh LPSE. Membuat Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran (.rhs). hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE 1 hari Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran dan surat keterangan bahwa file penawaran tidak dapat dibuka 2. LPSE dapat menyampaikan permohonan dan Berita Acara Uji Forensik kepada LKPP untuk dilakukan Uji Forensik dan meminta Panitia pengadaan memundurkan waktu evaluasi penawaran sampai dengan keluarnya surat dari LKPP. 4 Helpdesk LKPP menerima Permohonan dan BA Uji Forensik dari Helpdesk LPSE 1 hari 1 (hari) adalah 1 (satu) hari sejak di terimanya file penawaran yang tidak dapat dibuka dari panitia 5 LKPP mencoba melakukan pembukaan file penawaran(.rhs) yang diterima dari LPSE Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran yang tidak dapat dibuka/didekripsi a. Apabila bisa didekripsi maka: berhasil Gagal 1 hari 1 (hari) adalah 1 (satu) hari sejak di terimanya file penawaran yang tidak dapat dibuka dari panitia 361

366 Helpdesk LKPP memberitahukan kepada LPSE untuk mendekripsi kembali file penawaran (.rhs) yang tidak bisa didekripsi tersebut, LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP bahwa file.rhs dapat didekripsi. Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran yang tidak dapat dibuka/didekripsi pemberitahuan hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE 1 hari hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE LPSE memberitahukan kepada panitia pengadaan bahwa file.rhs dapat dibuka. Panitia mencoba kembali untuk melakukan dekripsi file.rhs. pemberitahuan hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE file penawaran dapat didekripsi oleh panitia b. namun apabila penawaran (.rhs) tidak berhasil didekripsi LKPP: pemberitahuan hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE N/A file penawaran dapat didekripsi oleh panitia Helpdesk LKPP menyampaikan BA uji forensik dan file penawaran (.rhs) yang diterima dari LPSE kepada Lembaga Sandi Negara untuk dilakukan Uji Forensik. hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE 1 hari Helpdesk lkpp Menerima hasil analisa forensik dari Lembaga Sandi Negara. Helpdesk LKPP memproses surat keterangan hasil uji forensik 1 hari hasil uji forensik dari Lembaga Sandi Negara Helpdesk LPSE menyampaikan surat keterangan dari LKPP atas hasil uji forensik Selesai Hasil uji forensi dari Lembaga Sandi Negara Surat Keterangan dari LKPP 1 hari 1 hari Surat Keterangan dari LKPP Surat Keterngan dari LKPP diterima LPSE 1 hari sejak diterimanya hasil uji forensik 1 hari sejak diterimanya hasil uji forensik 362

367 STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK UJI FORENSIK LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 363

368 LAMPIRAN-LAMPIRAN 1. Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA Tanggal : Telah kami terima dari : Berupa : 1. Pengirim (Asal File) : a. Id Lelang : b. Nama Lelang : c. Jenis Penawaran : d. Nama File : e. Ukuran : f. Hash Key File pada Server : g. Private Key : h. Keterangan : Yang Menerima, Mengetahui, Yang Menyerahkan, Nama Nama Nama Bagian Bagian Bagian 364

369 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN INSIDEN KEMANAN INFORMASI SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 365

370 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 54/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H.Wibisana PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Administrator sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Kepala LPSE Elektronik 3 ITO 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 TUS dan perubahannya. 4 5 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Manajemen Insiden Keamanan Informasi SPSE meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, mengancam, membocorkan dan merusak informasi SPSE. Insiden keamanan informasi ini tidak dapat ditangani oleh technical support LPSE sendirian dan jika dalam organisasi LPSE/LKPP sudah ada fungsi Koordinator Staff Keamanan Informasi tetapi jika belum ada fungsi ini maka Kepala LPSE akan bertindak sebagai Staff Keamanan Informasi yang memberikan arahan manajerial dan technical support sebagai pelaksana teknis Ruang lingkup Insiden Kemanan Informasi terdiridari 2 bagian yaitu disebabkan oleh program jahat (Worm, Virus, Backdoor dan sejenisnya) dan aktivitas peretas. Aktivitas peretas yang harus ditangani adalah percobaan pemaksaan akses pada sistem, akses oleh pengguna yang tidak diotorisasi, penghapusan peretas dari sistem Tujuan : SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE disusun dengan tujuan untuk mencegah atau meminimalkan kerugian yang ditimbulkan dari insiden ini dan jika sudah menggangu layanan SPSE maka SOP ini juga bertujuan mengembalikan operasi layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1 Formulir Eskalasi Insiden 2 Logbook Sistem Pencatatan dan Pendataan : Definisi : 1 2. Insiden Keamanan Informasi SPSE adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur dan sistem TIK di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan bisnis utama LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical Support di Level 1 Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP 3 Administrator Sistem LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Administrasi Sistem Elektronik pada LPSE 366

371 PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI SPSE No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Administrator LPSE Kepala LPSE TUS Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Program Jahat 1 Melakukan isolasi sistem melalui pemutusan koneksi keluar Mulai 10 menit Disconnect Keterangan 2 Mencatat kejadian dalam Logbook Insiden Keamanan Informasi Log book Sistem 10 menit 3 Memberitahu pihak berwenang atau Kepala LPSE untuk mendapatkan pengarahan manajerial dan teknis 1 jam 4 Memerintahkan Administrator sistem LPSE untuk menginformasikan penghentian sementara Sistem SPSE untuk memberikan kesempatan perbaikan 1 jam 5 Menangani insiden Keamanan Informasi dan berkonsultasi pada Support level 2 (TUS) melakukan identifikasi Insiden dan melakukan backup log sistem dan status sistem informasi 1 jam 6 Menangani insiden Keamanan Informasi melakukan pembersihan sistem dari program jahat dengan menghentikan sementara sistem yang berjalan 3 jam 7 Jika pembersihan sistem selesai dilakukan dilanjutkan dengan melakukan patch yang diperlukan dan melakukan imunisasi pada sistem oleh tool /program untuk penangkal program jahat 8 Jika sudah selesai tahapan tersebut, maka Administrator sistem LPSE melakukan tindak lanjut mengembalikan sistem berjalan seperti biasa 2 jam 1 jam 9 Menangani insiden Keamanan Informasi mendokumentasikan penanganan Insiden tersebut untuk keperluan pelaporan atau referensi 1 jam Selesai 367

372 Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Support (TUS Administrator LPSE Kepala LPSE pada LKPP) Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas Yang Memaksa Akses Pada Sistem 1 Mengidentifikasi masalah dengan cara mencari sumber serangan berdasarkan file sistem log dan koneksi jaringan aktif Mulai Log book Sistem 3 jam Keterangan 2 Melakukan pemberitahuan kepada personal dengan tanggung jawab lebih tinggi untuk mendapatkan otorisasi langkah selanjutnya 1 jam 3 Jika sumber serangan diketahui maka dilakukan penutupan akses masuk yang dilakukan peretas pada sistem yang diakses 1 jam 4 Jika sumber serangan tidak diketahui maka sistem yang diretas dinonaktikan terlebih dahulu untuk sementara dan menghubungi Support level 2 (TUS) atau Support Level 3 (ITO atau ID SIRTII) untuk mendapatkan dukungan/bantuan informasi tentang serangan ini 2 jam 5 Setelah penyelidikan dilakukan maka buat laporan pendek berkenaan dengan insiden dan langkah yang harus diambil dan sebarkan informasi kepada pihak yang berkepentingan lainnya Selesai 1 jam 368

373 No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Administrator LPSE Kepala LPSE Support (TUS Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas/Pengguna Yang Tidak Diotorisasi Telah Masuk Ke Sistem 1 Jika diidentifikasi adanya aktivitas pada sistem Mulai 5 menit yang tidak diotorisasi, Administrator sistem LPSE sistem harus mengambil langkah darurat untuk menghubungi pihak yang terkait kurang dari 5 menit setelah kejadian diketahui 2 Pihak yang terkait akan memutuskan untuk 15 menit membiarkan aktifitas tersebut berlanjut dulu atau harus segera dihentikan 3 Langkah yang diambil tersebut akan diberitahukan kepada staf yang lebih tinggi dalam waktu kurang dari 30 menit dan melakukan eskalasi pada level manajement (kepala LPSE/LKPP) serta Support level 2 (TUS ) atau Support Level 3 (ITO ) 30 menit Selesai Keterangan 369

374 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 370

375 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 55/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Helpdesk/Administrator sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Kepala LPSE Elektronik 3 Support (TUS pada LKPP) 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Technical Support dan perubahannya. 4 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peralatan/Perlengkapan : 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Pencatatan dan Pendataan : Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk. Tujuan : SOP Penanganan Insiden Infrastruktur disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan. 'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA Definisi : 1 Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur seperti perangkat komputer, penyimpanan dan jaringan yang ada di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical Support di Level Dampak Dampak ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang terpengaruh. Ada tiga kelas dampak : 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi dalam spesifikasi SLA. 1 - Tinggi Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi. Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan : 3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka. 2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan 4 ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung pelaporan standar. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna pada LPSE. 371

376 PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE No Aktivitas 1 Pengguna SPSE melaporkan insiden kepada Helpdesk LPSE Helpdesk / Administrator sistem LPSE Kepala LPSE Helpdesk LKPP Technical Support Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 2 Helpdesk LPSE melakukan pencatatan insiden 15 menit catatan terjadinya insiden 3 Helpdesk LPSE bersama administrator sistem LPSE melakukan pengelompokan dan prioritas tindak lanjut insiden Mulai Pelaksana Mutu Baku 15 menit 15 menit prioritas tindak lanjut insiden Keterangan 4 Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1 (tinggi) maka Administrator Sistem LPSE melaporkan kejadian ini kepada Kepala LPSE dan menunggu arahan kebijakan prosedur yang harus ditempuh 5 Jika insiden ini tersebut mendapat prioritas 2 (menengah) maka Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kepala LPSE untuk mendapatkan arahan kebijakan dan prosedur yang harus ditempuh. Dalam pelaksanaannya jika pimpinan yang harus dihubungi tidak bisa dikontak maka harus melakukan kontak dengan pimpinan/perwakilan yang mempunyai otoritas berikutnya sesuai dengan struktur organisasi 6 Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 (Helpdesk LKPP) akan diminta untuk melakukan diagnosa awal. Hasil diagnosa direkam dan mendapatkan persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai prioritasnya 7 Support level 2 (Helpdesk LKPP) akan melakukan review atas diagnosa terhadap repository insiden yang ada untuk menyusun tindak lanjut berikutnya 8 Apakah rancangan tindak lanjut melibatkan tecnical support level 3 (vendor)? 9 Jika rancangan tindak lanjut melibatkan tecnical support level 3 (vendor), Technical Support level 3 akan diminta untuk melakukan pemulihan layanan TIK kembali normal 10 Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan technical support level 3 (vendor) maka Support level 2 ((Helpdesk LKPP) akan menyusun langkah teknis pemulihan layanan dengan mempertimbangkan saran/rekomendasi dari pimpinan dan technical support level 3 11 Selama Penyelesaian insiden technical support terlibat secara aktif untuk melakukan dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut dilakukan pihak ketiga diluar LPSE prioritas tindak lanjut insiden 30 menit arahan kepala LPSE (arahan kebijakan prosedur ) prioritas tindak lanjut insiden 30 menit arahan kepala LPSE/arahan pimpinan yang berwenang (arahan kebijakan prosedur ) insiden Pada prioritas 1 dan 2 30 menit hasil diagnosa hasil diagnosa 30 menit hasil review atas hasil diagnosa 1 jam 1 jam 1 jam dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal 372

377 12 Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3 (rendah) maka administratror sistem LPSE harus merancang langkah-langkah normalisasi layanan TIK dengan berkonsultasi dengan Pimpinan diatasnya dan technical support level 2 13 Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam dalam insiden repository pada sistem Helpdesk 14 Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada pimpinan sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditentukan sesuai dengan prioritasnya Selesai 1 jam 1 jam dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut pada sistem helpdesk 30 menit 373

378 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PENANGANAN INSIDEN SPSE DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 374

379 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi 56/SOP/LPSE/D.2/ Nov-12 STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif 2-Jan-13 DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Disahkan Oleh Bima H. Wibisana DIREKTORAT e-procurement PENANGANAN INSIDEN SPSE Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Helpdesk/Administrator sistem LPSE 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Kepala LPSE Elektronik 3 Support (TUS pada LKPP) 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4 Technical Support dan perubahannya. 4 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peralatan/Perlengkapan : 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Pencatatan dan Pendataan : Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Definisi : 1 Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur seperti perangkat komputer, penyimpanan dan jaringan yang ada di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical 2 Dampak Support di Dampak Level 1ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang Penjelasan Singkat : terpengaruh. Ada tiga kelas dampak : Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk dan jika insiden tidak dapat diselesaikan dalam spesifikasi SLA. dieskalasi ke staff di LKPP Tujuan : SOP Penanganan Insiden SPSE disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan. 'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Keterkaitan : Tinggi Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi. Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan : 3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka. 2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif. 1 - Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung pelaporan standar Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-procurement. IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E- Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP. 7 8 Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-procurement LKPP Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. 375

380 PENANGANAN INSIDEN SPSE Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Helpdesk / Administrator LPSE Kepala LPSE TUS ITO Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Keterangan 1 Helpdesk LKPP menerima permasalahan yang dieskalasikan oleh LPSE 2 Helpdesk melakukan pencatatan permasalahan pada aplikasi CRM 3 Helpdek dan Administrator menentukan prioritas penanganan insiden 4 Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1 (tinggi) atau 2 (menengah) maka Administrator Sistem LPSE (Support Level 1) melaporkan kejadian ini kepada kepala LPSE dan menunggu arahan kebijakan prosedur yang harus ditempuh 5 Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 (TUS ) akan diminta untuk melakukan diagnosa awal. Hasil diagnosa direkam dan mendapatkan persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai prioritasnya Mulai 15 menit Muncul permasalahan 15 menit Catatan pada CRM 15 menit Prioritas permasalahan diketahui 20 menit 30 menit 6 Support level 2 (TUS ) akan melakukan review atas diagnosa terhadap repository insiden yang ada untuk menyusun tindak lanjut berikutnya 30 menit 7 Apakah tindak lanjut melibatkan support level 3 (ITO)? 15 menit 8 Jika rancangan tindak lanjut melibatkan support level 3 (ITO ), Technical akan diminta untuk melakukan pemulihan layanan TIK kembali normal. Technical Support dari LKPP jika dimungkin akan didatangkan ke LPSE dan jika tidak memungkinkan maka dilakukan proses remote control dengan terhadap server LPSE. Perbaikan dilakukan secara remote. Pihak Technical Support LKPP setelah selesai perbaikan melakukan dokumentasi teknis yang dikirimkan kepada pihak LPSE yang bersangkutan 9 Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan support level 3 (ITO ) maka Support level 2 (TUS) akan menyusun langkah teknis pemulihan layanan dengan mempertimbangkan saran/rekomendasi dari pimpinan dan support level 3 (ITO ) 2 jam 2 jam 10 Selama Penyelesaian insiden Administrtor Sistem LPSE terlibat secara aktif untuk melakukan dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut dilakukan pihak ketiga diluar LPSE 2 jam 376

381 11 Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3 (rendah) maka Administrator Sistem LPSE harus merancang langkah-langkah normalisasi layanan TIK dengan berkonsultasi dengan Pimpinan diatasnya dan Support level 2 (TUS) serta support level 3 (ITO ) 2 jam hasil konsultasi 12 Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam dalam insiden repository dalam sistem Helpdesk 13 Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada pimpinan sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditentukan sesuai dengan prioritasnya Selesai 1 jam dokumen tasi penyelesaian insiden 1 jam 377

382 LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK ERROR HANDLING E-PROCUREMENT DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI: (Ikak G. Patriastomo) (Selamet Budiharto) (Bima H. Wibisana) Direktur e-procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi 378

383 LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) INSTRUKSI KERJA (IK) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor IK Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 5/IK/LPSE/D.2/ Nov Jan-2013 Bima H. Wibisana ERROR HANDLING E-PROCUREMENT Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi 1. Departemen IT Operation (ITO) Elektronik. 2. Training and User Support (TUS) 2. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik 3. Customer 3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Tujuan : Perlengkapan : Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memberikan solusi tentang penanggulangan error di aplikasi SPSE dan Menyelesaikan masalah error di aplikasi SPSE Penjelasan Singkat : Output Pelaksanaan Kegiatan : 379

384 Errorhandlinge-Procurement berbeda dengan penanganan error yang dilakukan di instalasi e-procurement. Penanganan error di instalasi e-procurement berlangsung selama proses instalasi aplikasi SPSE masih berjalan dan belum selesai. Errorhandlinge-Procurement adalah suatu kegiatan maintenance yang diberikan oleh ITO kepada LPSE, terhadap error/masalah aplikasi SPSE yang digunakan oleh LPSE. Errorhandling terbagi menjadi 3 prosedur check system user, network, danservice/aplikasi. Setiap prosedur terdiri dari aktivitas-aktivitas yang mendukung penyelesaian proses errorhandling. Aktivitas-aktivitas tersebut dilakukan sesuai permintaan/request dari LPSE. Request tersebut akan di kirim melalui CRM oleh TUS. 1. Memberikan solusi tentang penanggulangan error di aplikasi SPSE. 2. Menyelesaikan masalah error di aplikasi SPSE. Teknik Penyajian : Peringatan : Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Error headling e-procurementadalah sebagai berikut : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun 1. Bagan Arus output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan 2. Tabular oleh Pelaksana. Keterkaitan : Definisi : 380

385 Instruksi Kerja : 2. Prosedur errorhandling Error Handling Customer TUS ITO Uraian Mulai Request Penerimaan Penerimaan pemeriksaan error request error oleh CRM request error oleh oleh customer TUS dispatcher ITO Pemeriksaan system user # Check OS : - Memory - CPU Load - HDD Space - Kernel Error Pemeriksaan network # Check Internal #Check External Pemeriksaan service/aplikasi # Check Apache # Check Java # Check PostgreSQL #Check Tomcat Pemeriksaan Konfirmasi selesai Konfirmasi selesai perbaikan error penanganan error CRM penanganan error oleh customer ke LPSE ke TUS Complete Konfirmasi selesai perbaikan error Penerimaan feedback dari customer (perbaikan error selesai) Konfirmasi feedback dari customer Selesai 381

386 Keterangan perintah errorhandling Kalimat-kalimat yang di pertebal adalah command/perintah dalam melaksanakan pengecekan errorhandling. Kalimat-kalimat pada gambar yang di dalam kotak merah adalah poin-poin yang harus diperhatikan dalam pengecekan error. a) Check system user 1. Check memory Free( Check kapasitas memori yang tidak terpakai/free memory, seperti gambar di bawah ini) Apabila memory yang terpakai >90% maka kapasitas memory harus ditambah. Cara mengatasi memory>90%, i. Free cache echo3 > /proc/sys/vm/drop_caches ii. Restart service apache,tomcat, dan database Apache /etc/init.d/apache2 restart Tomcat ps aux \ grep tomcat Kill -9 <#Process ID#> Database /etc/init.d/postgresql restart iii. Upgrade Memory to minimal 8 MB 2. Checking HDD space df h ( Check kapasitas HDD yang tidak terpakai/free, seperti gambar dibawah ini) 382

387 Apabila kapasitas HDD >90% maka kapasitas HDD harus ditambah. Cara mengurangi Harddisk penuh: i. Delete File log ii. Backup File ke hardware HDD lain iii. Tambahkan HDD 3. Check kernel uname a ( Check kernel version) pemeriksaan versi kernel bisa dimonitor dari Operating System. 383

388 4. Check CPU Load top(check effesiensi dari penggunaan resource computer, seperti gambar dibawah ini) 384

389 Vmstat b) Check network connection Tujuan aktivitas ini adalah untuk memeriksa status dari port-port pada di table bawah ini.pastikan port-port pada table dibawah ini aktif. IN OUT 80 (TCP) 80 (TCP) 161 (UDP) 25 (TCP) 1. Inbound/Outbound 385

Menunjukkan lagi