Daftar Isi SISTEM INFORMASI UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Transkripsi

1 1 2 3

2 Daftar Isi Daftar isi... 1 Pendahuluan Alur Proses Kode Akses Satker Alur Proses Admin ULP... 4 Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan Registrasi Admin ULP Login ke Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) Input Data Kepanitiaan Input Anggota Kepanitiaan Input Paket Revisi atau Edit Data Kepanitiaan Kode Token Aktivasi Kepanitiaan Aktivasi Kepanitiaan Berhasil Penutup

3 Pendahuluan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara diatur dalam Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah/Institusi yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Untuk mempermudah memonitor dalam pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah maka diperlukan sitem informasi sehingga pelaku pengadaan barang/ jasa dan paket pekerjaan yang akan dilelangkan dapat dimonitor. Sistem informasi tersebut dinamakan Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan atau SIULP. Sistem ini juga dimaksudkan agar tercapai tertib administrasi dalam penugasan Pokja ULP di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dapat dimonitoring secara berkala dan dipantau progres Pengadaan Barang/ Jasa. Dalam Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) menyampaikan beberapa informasi antara lain data kepanitiaan, data anggota kepanitiaan dan data paket paket yang akan dilelangkan. Selain itu dalam sistem ini berfungsi sebagai sarana pemantauan progres Pengadaan Barang/ Jasa. 2

4 1.1 Alur Proses Kode Akses Satker Satker mengusulkan SK penugasan pokja ke Kepala ULP ULP memverifikasi data usulan pokja Admin ULP menginput data anggota Pokja dan paket yang akan dilelangkan di SIULP Satker memasukan Kode Token Kepanitian untuk registrasi kode akses ke SPSE dan SIPS Kode Token Kepanitiaan diberikan ke Satker Admin ULP mendapatkan Kode Token Kepanitiaan 3

5 1.2 Alur Proses Admin ULP Admin ULP Mendaftar User ID admin ULP Bagian LP Memverifikasi Berkas Pendaftaran Admin ULP Admin ULP Melakukan Login di SIULP Admin ULP Mengisi data paket yang akan dilelangkan Admin ULP Mengisi data anggota pokja pokja Admin ULP Mengisi data kepanitiaan/ pokja Admin ULP Mendapatkan kode token kepanitiaan 4

6 Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan 2.1 Registrasi Admin ULP Sebelum Admin ULP mengoperasikan Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) terlebih dahulu Admin ULP harus mendaftar secara online. Untuk registrasi Admin ULP harus masuk ke portal ulp.pu.go.id dan memilih menu Registrasi Admin ULP di sistem Pendukung. KLIK Gambar 1 Pendaftaran admin ULP 5

7 Admin Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP), terlebih dahulu mengisi formulir registrasi secara online untuk mendapatkan User ID dan Password untuk login ke dalam sistem. Gambar 2 Pendaftaran admin ULP 6

8 Gambar 3 Pendaftaran admin ULP Data yang diisikan pada formulir online adalah sebagai berikut : Nama Pegawai, adalah nama dari pegawai yang telah ditunjuk oleh Kepala ULP melalui SK Pengangkatan untuk menjadi admin ULP; 7

9 NIP, diisi Nomor Induk Pegawai bagi PNS; bagi Non PNS diisi a b c d a, diisi tanggal lahir pegawai; b, diisi tanggal mulai kerja di Kementerian PUPR; c, diisi bila laki laki angka 3 dan bila perempuan angka 4; d, diisi nomor urut; Satuan Kerja, diisi nama Satuan Kerja admin ULP ditempatkan; Password, diisi password yang digunakan untuk masuk/login ke dalam aplikasi SIULP. Gunakan huruf atau angka atau kombinasi keduanya yang mudah diingat oleh admin ULP; Alamat, diisi alamat kantor ULP yang menjadi admin ULP; Telepon, diisi nomor telepon kantor yang menjadi admin ULP; Handphone, diisi nomor handphone admin ULP; , diisi alamat ULP; Pangkat, diisi pangkat dari admin ULP; Golongan, diisi golongan dari admin ULP; Pengangkatan menjadi, adalah pilih admin ULP; Nomor SK, diisi nomor SK Pengangkatan oleh Kepala ULP untuk menjadi admin ULP; Massa Berlaku SK, diisi batas berlakunya SK Pengangkatan tersebut. Setelah selesai mengisi data pendaftaran admin ULP dan mengupload SK Pengangkatan, Admin ULP harus meng klik tombol untuk Submit konfirmasi. 8

10 Gambar 4 Konfirmasi pendaftaran admin ULP berhasil Setelah berhasil melakukan pendaftaran admin ULP diminta untuk mengirimkan bukti pendaftaran ke eprocadm@pu.go.id atau eprocadm@gmail.com untuk proses aktivasi. 9

11 2.2 Login ke Aplikasi Sistem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) Untuk Login ke Aplikasi SIULP, admin masuk sistem melalui Portal ULP yaitu ulp.pu.go.id didalam portal tersebut terdapat menu Sistem Pendukung untuk masuk ke Sistem Informasi ULP. KLIK KLIK Gambar 5 Portal Unit Layanan Pengadaan 10

12 Gambar 6 Login aplikasi SIULP Setelah masuk ke Aplikasi Sitem Informasi Unit Layanan Pengadaan (SIULP) admin harus mengisi User ID dan Password yang telah terdaftar sebagai Admin ULP. 11

13 2.3 Input Data Kepanitiaan Gambar 7 Data kepanitiaan Setelah login di Aplikasi SIULP, klik tombol admin Tambah ULP Data di untuk tambah data kepanitiaan 12

14 Gambar 8 Input kepanitiaan 13

15 Gambar 9 Input kepanitiaan Data yang diisikan pada formulir data kepanitiaan / pokja adalah sebagai berikut : Nama Kepanitiaan, diisi nama kepanitiaan/pokja satker yang akan melelangkan paket pekerjaan; 14

16 Tahun Anggaran, diisi tahun anggaran paket pekerjaan yang akan dilelangkan; Satminkal, diisi nama Satminkal; Satuan Kerja, diisi nama Satuan Kerja; Nomor Surat Usulan, diisi nomor surat usulan Pokja dari Satker ke ULP; Tanggal Surat Usulan, diisi tanggal surat usulan Pokja dari Satker ke ULP; Tanggal Usulan Diterima ULP, diisi tanggal surat usulan pokja diterima ULP; Tanggal Usulan Masuk ke Kepala ULP, diisi tanggal surat usulan pokja masuk ke Kepala ULP; Nomor SK Penetapan Pokja, diisi nomor SK Penetapan Pokja; Tanggal SK Penetapan Pokja, diisi tanggal SK Penetapan Pokja; Nomor SK Penugasan, diisi nomor SK Penugasan Pokja; Tanggal SK Penugasan, diisi tanggal SK Penugasan Pokja; Nomor Surat Penyampaian Penugasan, diisi nomor surat penyampaian penugasan pokja; Tanggal Surat Penyampaian Penugasan, diisi tanggal surat penyampaian penugasan pokja; Tanggal Surat Penyampaian Penugasan dikirim, diisi tanggal surat penyampaian penugasan pokja dikirim; Tanggal Surat Penyampaian Penugasan diterima, diisi nomor surat penyampaian penugasan pokja diterima; Setelah selesai mengisi data kepanitiaan dan mengupload SK dan surat surat yang diperlukan, Admin ULP harus meng klik tombol submit Submit untuk konfirmasi. 15

17 2.4 Input Anggota Kepanitiaan Gambar 10 Input anggota kepanitiaan Data yang diisikan dalam Input Anggota Kepanitiaan adalah sebagai berikut : Nama Panitia, diisi nama anggota panitia/ pokja; NIP, diisi NIP anggota panitia/ pokja; Jabatan, diisi jabatan dalam panitia/pokja; Jika admin akan menambah anggota kepanitiaan klik tombol Tambah Anggota setelah selesai klik tombol Simpan Anggota 16

18 2.5 Input Paket Setelah admin selesai menginput data anggota, selanjutnya admin menginput paket pekerjaan yang akan dilelangkan dengan cara klik tombol Input Paket Gambar 11 Input Paket Pekerjaan 17

19 Gambar 12 Input Waktu Pelaksanaan Lelang Data yang diisikan dalam Input Anggota Kepanitiaan adalah sebagai berikut : Satminkal, diisi nama Satminkal; Satuan Kerja, diisi nama Satuan Kerja; 18

20 Tahun Anggaran, diisi tahun anggaran paket pekerjaan yang akan dilelangkan; Paket, diisi Nama Paket Pekerjaan yang akan dilelangkan; 1. Pengumuman Pemenang, diisi tanggal mulai dan selesai pengumuman pemenang; 2. Evaluasi Prakualifikasi (kosongkan jika tidak ada), diisi tanggal mulai dan selesaievaluasi prakualifikasi; 3. Aanwijzing, diisi tanggal mulai dan selesai aanwijzing; 4. Pembukaan Penawaran Biaya, diisi tanggal mulai dan selesai pembukaan penawaran biaya; 5. Evaluasi Penawaran, diisi tanggal mulai dan selesai evaluasi penawaran; 6. Pengumuman Pemenang, diisi tanggal mulai dan selesai pengumuman pemenang; 7. Penerbitan SPPBJ, diisi tanggal mulai dan selesai penerbitan SPPBJ; 8. Penandatanganan Kontrak, diisi tanggal mulai dan selesai penandatangan kontrak; 9. Penerbitan SPMK, diisi tanggal mulai dan selesai penerbitan SPMK; Jika admin sudah selesai menginput paket dan akan menginput paket lagi klik tombol Tambah Paket, seandainya jadwal dari pelelangan sama admin bisa klik tombol Copy Jadwal setelah semua data paket pekerjan sudah selesai klik tombol Kembali admin akan mendapatkan kode token kepanitiaan. 19

21 2.6 Revisi atau Edit Data Kepanitiaan Gambar 13 Data Kepanitiaan Apabila Admin ULP ingin mengedit atau merevisi data kepanitiaan pilih saja menu Revisi atau Edit di SIULP dan apabila ingin menghapus data kepanitiaan pilih menu Hapus 20

22 2.7 Kode Token Gambar 14 Data Kepanitiaan Kode token tersebut dikirimkan ke Kepala Satuan Kerja dan digunakan untuk kode akses kedalam aplikasi SPSE dan SIPS. 21

23 2.8 Aktivasi Kepanitiaan Setelah Admin ULP selesai melakukan input data kepanitiaan dan data paket yang akan dilelangkan akan mendapatkan kode token, untuk aktivasi kepanitiaan admin masuk kembali ke menu registrasi admin ULP dan pilih menu Pendaftaran Kepanitiaan. Kode Token Kepanitiaan di copy dan di klik tombol Submit KLIK Gambar 14 Aktivasi Kepanitiaan 22

24 2.9 Pendaftaran Kepanitiaan Berhasil Gambar 15 Aktivasi Kepanitiaan Pendaftaran Kepanitiaan Berhasil dan mendapatkan Token Kepanitiaan digunakan untuk aktivasi Anggota Kepanitiaan 23

25 Penutup Petunjuk pengoperasian ini dibuat aplikasi SIULP. Untuk meningkatkan pelayanan, SIULP akan diperbarui pada waktu tertentu sehingga petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian. Jika Anda mendapat kesulitan dalam pengoperasian SIULP, silakan menghubungi alamat dan nomor telepon yang terdapat di Portal ulp.pu.go.id (halaman Kontak Kami ). 24