Buku Manual SIPPang Sistem Integrasi Prosedur Pangkalan 2015 BAB XIX MODUL ABSEN

Transkripsi

1 BAB XIX MODUL ABSEN Modul absen berfungsi untuk mengelola absen pegawai Pangkalan. User yang paling berperan dalam modul ini adalah user pelaksana administrasi Sub Bagian Umum (user buki1). Output modul absen ini adalah rekapitulasi kehadiran pegawai Pangkalan selama sebulan, yang mengacu pada hasil perekaman data pegawai Pangkalan dalam sub modul deaktivasi atau blokir user pada modul user. Kesalahan dalam merekam data pada sub modul tersebut mengakibatkan kesalahan daftar absen yang dihasilkan melalui modul absen. Selain data yang terekam dalam sub modul deaktivasi atau blokir user sebagai data penunjang membuat daftar absen, diperlukan juga data SPB (Surat Perintah Berlayar). Kedua data tersebut dijadikan referensi penyusunan daftar absen bulanan pegawai Pangkalan dan digunakan sebagai dasar perhitungan uang makan pegawai Pangkalan per bulan. Untuk lebih mudah memahami rangkaian kegiatan pembuatan daftar absen bulanan pegawai Pangkalan, berikut penjelasan yang dipaparkan secara berurut yang dibagi menjadi beberapa sub modul berikut : 1. Sub Modul Input Daftar Pegawai Pangkalan dalam Form Absen Sub modul ini dapat dikelola oleh pelaksana administrasi pada masing-masing sub unit kerja (Kasi/Kasubbag) dan sebaiknya dikelola oleh Sub Bagian Umum (user buki1). Sub modul ini berfungsi untuk memasukan daftar pegawai yang akan direkapitulasi data absennya selama sebulan. Setiap awal bulan (sebaiknya tanggal 1 tiap bulan) sudah memulai dan menyelesaikan daftar absen bulanan. Untuk mengelola sub modul ini dimulai dengan membersihkan daftar pegawai yang masih ada dalam data daftar/list pegawai sebelumnya yang ditandai dengan link icon hapus daftar data pegawai pada jendela utama absensi pagawai. Ketika link icon tersebut diklik, maka daftar pegawai akan dibersihkan dan mulai dengan kegiatan absensi dalam SIPPang. Apabila dalam daftar pegawai sudah tidak ada data atau clear, maka pembersihan data tidak perlu dilakukan. Absensi dimulai dengan memilih bulan mana daftar absen akan dibuat. Pada jendela utama absensi pegawai pada bagian form absen pegawai, disediakan pilihan bulan untuk dipilih (bulan yang telah diselesaikan daftar absensinya tidak ditampilkan kembali), kemudian dengan mengklik link icon entry daftar data pegawai, maka daftar pegawai yang akan dibuat rekapitulasi absensi telah siap. Nama-nama pegawai yang ditampilkan dalam daftar pegawai tersebut berasal dari perekaman user pada modul user dengan atributatribut data meliputi : nama dan identitas NIP pegawai Pangkalan. 1 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam

2 Gambar 19.1 : Input dan Clear Daftar Pegawai Pangkalan dalam Form Absensi 2. Sub Modul Input Absensi Per Pegawai Pangkalan Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi pada masing-masing sub unit kerja (Kasi/Kasubbag), masing-masing sub unit kerja mengabsensi pegawai yang berada dibawah pengawasannya. Sub modul ini berfungsi untuk memasukan data absensi pegawai selama sebulan. Sub modul ini baru dapat dilakukan bila sudah ada daftar pegawai yang ditampilkan melalui sub modul input daftar pegawai Pangkalan dalam form absen. Untuk mengelola sub modul ini dimulai dengan memilih nama pada daftar pegawai yang tersedia, mengisi periode absensi dan memilih keterangan absensi tiap harinya yang meliputi keterangan : Hadir, Libur, SPB di hari kerja, SPB di hari libur, Tugas Luar Kota, Tugas Dalam Kota, Cuti, Ijin, Mutasi, Pensiun, Wafat dan Alpa. Setelah isian form absensi tersebut lengkap diisi sesuai kriteria yang ada kemudian disubmit, maka atas nama pegawai bersangkutan telah direkapitulasi data absensinya selama sebulan dan masuk ke dalam daftar absen bulanan pegawai dengan data tambahan jumlah hari absen sebagai dasar perhitungan uang makan bulanan. Data pegawai yang telah terekam absensinya tidak ditampilkan lagi pada daftar pegawai Pangkalan yang akan dibuatkan absensinya. Sebagai data penunjang untuk melengkapi keterangan absensi pegawai, disediakan data absensi dan data SPB. Data absensi berisi kegiatan pegawai selain pegawai yang bersangkutan diwajibkan hadir di kantor, meliputi : data pegawai yang bersangkutan (nama, NIP, golongan dan pangkat), nama kegiatan, jumlah waktu kegiatan dan periode kegiatan. Sedangkan data SPB berisi kegiatan berlayar awak kapal yang meliputi : data awak kapal (nama, NIP, golongan dan pangkat, jabatan kapal), jenis kegiatan berlayar, jumlah waktu dan periode 2 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam

3 kegiatan berlayar. Data absensi dan data SPB dapat dikelola dengan mengklik link icon data absensi atau data SPB pada jendela utama absensi pegawai. Gambar 19.2 : Form Absensi Pegawai 3 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam

4 3. Sub Modul Pembatalan Absensi Per Pegawai Pangkalan Sub modul ini dikelola oleh pelaksana administrasi pada masing-masing sub unit kerja (Kasi/Kasubbag) dan berfungsi untuk membatalkan data absensi pegawai selama sebulan yang telah terekam sebelumnya melalui sub modul input absensi per pegawai Pangkalan. Sub modul ini hanya dapat dilakukan bila validasi daftar absensi bulanan belum divalidasi oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Untuk mengelola sub modul ini dimulai dengan memilih link icon nama bulan (warna kuning) pada jendela utama absensi pegawai pada bagian table absensi pegawai. Ketika diklik, maka akan muncul jendela baru daftar absensi pegawai bulan bersangkutan. Pada masingmasing data absensi pegawai di tandai dengan link icon pembatalan absensi, ketika icon tersebut diklik maka data absensi bulanan pegawai yang bersangkutan dibatalkan. Gambar 19.3 : Daftar Absensi Bulanan Pegawai Pangkalan 4. Sub Modul Validasi Daftar Absensi Bulanan Pegawai Pangkalan Sub modul ini dikelola oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk memvalidasi daftar absensi bulanan pegawai Pangkalan. Sub modul ini dilakukan setelah masing-masing sub unit kerja telah selesai mengabsensi semua pegawai yang berada dalam pengawasannya. Untuk mengelola sub modul ini dimulai dengan memilih link icon nama bulan (warna kuning) pada jendela utama absensi pegawai pada bagian table absensi pegawai. Ketika diklik, maka akan muncul jendela baru daftar absensi pegawai bulan bersangkutan. Pada jendela tersebut ditampilkan absensi seluruh pegawai Pangkalan untuk bulan yang bersangkutan. Untuk memvalidasinya adalah dengan mengklik link icon validasi, maka daftar absensi bulanan pegawai Pangkalan selesai dan siap dicetak. Terhadap daftar absensi tersebut sudah tidak dapat dibatalkan lagi melalui sub modul pembatalan absensi per pegawai pangkalan oleh pelaksana administrasi masing-masing sub unit kerja. 4 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam

5 Gambar 19.4 : Daftar Absensi Bulanan Pegawai Pangkalan (belum validasi) 5. Sub Modul Pembatalan Validasi Daftar Absensi Bulanan Pegawai Pangkalan Sub modul ini dikelola oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Sub modul ini berfungsi untuk membatalkan validasi daftar absensi bulanan pegawai Pangkalan. Sub modul ini dilakukan apabila dalam daftar absensi bulanan pegawai Pangkalan yang sudah divalidasi terdapat kesalahan absensi pegawai atau beberapa pegawai, sehingga jika dibatalkan user pelaksana administrasi sub unit kerja dapat memperbaikinya lagi. Untuk mengelola sub modul ini dimulai dengan memilih link icon nama bulan (warna hijau) pada jendela utama absensi pegawai pada bagian table absensi pegawai. Ketika diklik, maka akan muncul jendela baru daftar absensi pegawai bulan bersangkutan. Pada jendela tersebut ditampilkan absensi seluruh pegawai Pangkalan untuk bulan yang bersangkutan. Untuk membatalkan validasinya adalah dengan mengklik link icon pembatalan validasi, maka daftar absensi bulanan pegawai Pangkalan dapat diperbaiki kembali oleh user pelaksana administrasi sub unit kerja masing-masing. 5 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam

6 Gambar 19.5 : Daftar Absensi Bulanan Pegawai Pangkalan (sudah validasi) 6. Sub Modul Cetak Daftar Absensi Bulanan Pegawai Pangkalan Sub modul ini dikelola oleh petugas pelaksana administrasi Sub Bagian Umum (user buki1) dan berfungsi untuk mencetak konsep daftar absensi bulanan pegawai Pangkalan. Konsep daftar absensi tersebut hanya dapat dicetak apabila telah divalidasi oleh Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal atau kasi lain sebagai plh. Kasubbag Umum dan Kepatuhan Internal. Untuk mengelola sub modul ini dimulai dengan memilih link icon nama bulan (warna hijau) pada jendela utama absensi pegawai pada bagian table absensi pegawai. Ketika diklik, maka akan muncul pada jendela yang terpisah Rekapitulasi Absensi Pegawai Pangkalan bulan bersangkutan yang siap cetak. Contoh lampiran konsep Rekapitulasi Absensi Pegawai Pangkalan bulan bersangkutan tersebut dilekatkan pada halaman belakang buku manual ini. 6 Pangkalan Sarana Operasi Bea dan Cukai Tipe B Batam