PROSEDUR PELAYANAN CUTI AKADEMIK

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR PROSEDUR PELAYANAN CUTI AKADEMIK NO. DOKUMEN : POB-FEMA-17 REVISI : 02 NO. SALINAN : Bogor, 12 Januari 2015 Dekan Fakultas Ekologi Manusia Dr. Arif Satria NIP:

2 1. TUJUAN Tertib administrasi dalam pelayanan ijin cuti akademik bagi mahasiswa dilingkungan Fakultas Ekologi Manusia Institut Pertanian Bogor. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa FEMA-IPB mulai mengajukan sampai surat ijin cuti diterima mahasiswa. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. Cuti adalah cuti yang alasannya telah diketahui oleh mahasiswa yang bersangkutan sebelum/setelah periode registrasi FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia IPB adalah Institut Pertanian Bogor Wadek AK adalah Wakil Dekan Bidang dan Kemahasiswaan. 4. REFERENSI 4.1. Surat Keputusan Rektor Nomor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun KETENTUAN UMUM 5.1. Persyaratan cuti akademik : a. Fotocopy kartu mahasiswa (KTM), b. Tanda bukti pembayaran SPP semester sebelumnya/semester berjalan, c. Bukti pendukung alasan permohonan cuti, d. Surat pertimbangan Ketua Departemen/Pembimbing (PA)/Konselor. 2

3 5.2. diajukan selambat-lambatnya 14 hari kerja sebelum hari pertama periode registrasi Pengajuan permohonan cuti yang sesuai dengan butir 5.2. pemohon dikenakan pembayaran SPP 25% dari biaya SPP. Apabila tidak sesuai akan dikenakan pembayaran 100% biaya SPP Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi, status cuti akademiknya gugur dan mahasiswa yang bersangkutan dinyatakan tidak aktif. 6. PROSEDUR 6.1 Mahasiswa mengisi surat permohonan cuti berencana/khusus (akademik) yang disetujui Orang Tua/Wali, melengkapi persyaratan, selanjutnya menyerahkan kepada Dosen Pembimbing. 6.2 Dosen Pembimbing menerima, meneliti permohonan cuti akademik dan menandatangani Surat Permohonan Cuti selanjutnya menyerahkan kepada Komdik Departemen. 6.3 Komdik Departemen memeriksa dan paraf pada surat permohonan cuti akademik, menyampaikan kepada Ketua/Sekretaris Departemen untuk tanda tangan. 6.4 Ketua/Sekretaris Departemen memeriksa dan tanda tangan surat Permohonan Cuti, mengembalikan kepada Komdik Departemen untuk diserahkan kepada Kepala TU Departemen. 6.5 Kepala TU Departemen menyerahkan surat permohonan cuti kepada Dekan/Wakil Dekan Bidang dan Kemahasiswaan. 6.6 Staf Bagian Fakultas menerima Surat Permohonan Cuti dari Departemen, mencatat dan membuat Draf Surat Ijin Cuti 3

4 6.7 Dekan/Wakil Dekan Bidang dan Kemahasiswaan memeriksa dan tanda tangan Surat Ijin Cuti dan mengembalikan kepada Staf Bagian Fakultas 6.8 Staf Bagian Fakultas menggandakan surat ijin cuti akademik berencana/khusus lengkap dengan lampiran sesuai dengan yang akan diserahkan sesuai tujuan, menyerahkan kepada Mahasiswa dan menyimpan salinan sebagai arsip. 4

5 7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN Mulai MAHASISWA Mengajukan permohonan cuti berencana/khusus 1 Cuti berencana/ khusus disebut juga cuti akademik DOSEN PA Menerima, meneliti dan tanda tangan surat permohonan cuti akademik 2 KOMISI PENDIDIKAN DEPARTEMEN Memeriksa, meneliti dan paraf pada surat permohonan 3 KADEP/SEKDEP Memeriksa dan tanda tangan surat permohonan cuti akademik 4 KEPALA TU 5 DEPARTEMEN Menyerahkan surat permohonan cuti kepada Dekan/Wakil Dekan AK STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS Menerima, mencatat dan membuat draf surat ijin cuti akademik 6 Agenda Persuratan Bagian A 5

6 AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN A DEKAN/WADEK AK 7 Memeriksa dan tanda tangan surat ijin cuti akademik Surat ijin cuti STAF BAGIAN 8 AKADEMIK FAKULTAS Menerima, menggandakan surat sesuai tujuan dan menyerahkan kepada mahasiswa Selesai 6

7 8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas. 9. DOKUMEN PENDUKUNG No Kode Nama Dokumen Lokasi 1 FRM/FEMA/ Surat Ijin Cuti Bag. Fakultas 2 - Agenda Persuratan Bag. 3 FRM/FEMA/ Surat Permohonan Cuti Berencana/Khusus dan Lampiran. 4 FRM/FEMA/ Surat Permohonan Cuti Berencana/Khusus (dari mahasiswa) Bag. Fakultas Bag. Departemen Bag. Departemen 7