ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS PT. MEDIX SOFT MENGGUNAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS PT. MEDIX SOFT MENGGUNAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 Mufita Avianti Wulandari 1) 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, Abstract: Recognition of the quality of products and services become a necessity for all stakeholder, including customer. To meet customer need, customer can implement the Quality Management System ISO 9001:2008. PT. Medix Soft is a software house that brought the concept of agile programming which avoid to writing document that does not contribute to the finished system. While ISO 9001:2008 requires to documented the entire process. ISO 9001:2008 can be included as one of the requirement in the development agile process without destroying the very concept of agility. Almost all business process in PT. Medix Soft is IT based, making IT Strategic Planning is needed so that IT investment can be aligned with business need. Analysis of business process compliance with ISO 9001:2008 requirement is 53%. From the result of exsiting gap, ISO documentation is designed and consist a quality manual, 22 SOP documents, 23 work instruction documents, and 76 forms. In addition, analysis of IT strategic plan obtained 20 investments of information system. Keywords: Business Process, Quality Management System, ISO 9001:2008, IT Strategic Plan. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pengakuan atas kualitas produk dan pelayanan menjadi suatu kebutuhan utama bagi semua pelaku bisnis. Penilaian suatu kualitas yang bersifat kualitatif menyebabkan perbedaan pandangan bagi setiap pemegang kepentingan, termasuk konsumen. Dalam pemenuhan kebutuhan konsumen, perusahaan dapat menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 merupakan salah satu keluarga ISO Beberapa perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 karena beberapa hal, diantaranya adalah untuk meningkatkan proses bisnis internal perusahaan dan mutu produk atau layanan, memperluas jaringan pemasaran dan pemenuhan akan persyaratan konsumen atas mutu produk (White dkk, 2009). PT. Medix Soft merupakan salah satu perusahaan software yang bergerak di bidang industri medical imaging software (radiologi). PT.Medix Soft memerlukan ISO 9001 sebagai pemenuhan persyaratan dalam mengurus ijin edar produk. Selain itu, penerapan ISO 9001 juga diperlukan untuk mengatasi beberapa kelemahan yang ada di perusahaan terkait dengan proses bisnis internal perusahaan. PT. Medix Soft belum dapat melakukan pengendalian dan pemantauan hasil pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan oleh semua departemennya. Semua prosedur kerja yang ada di PT. Medix Soft masih belum didokumentasikan namun beberapa dokumen hasil pelaksanaan prosedur kerja telah didokumentasikan. Salah satu proses bisnis inti yang ada di PT. Medix Soft adalah proses pengembangan software. Hampir keseluruhan proses bisnis pada PT. Medix Soft yang dijalankan berbasis 1

2 teknologi informasi. Terdapat dua aplikasi utama yang digunakan untuk operasional bisnis perusahaan, yaitu aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berbasis desktop dan aplikasi Medixsoft Issue Tracker yang berbasis web. Aplikasi SIM ini digunakan untuk komunikasi dalam pengelolaan bisnis perusahaan. Aplikasi Medixsoft Issue Tracker digunakan dalam komunikasi internal antar pengembang perangkat lunak. Berdasarkan permasalahan di atas, tugas akhir ini akan menganalisis dan merancang proses bisnis PT. Medix Soft menggunakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 versi 2008 (ISO 9001:2008). Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, diharapkan PT. Medix Soft dapat meningkatkan mutu produk yang dihasilkan serta dapat memperbaiki proses internal perusahaan. Selain itu juga dibutuhkan perencanaan strategis TI agar investasi TI dapat sejalan dengan kebutuhan bisnis di PT. Medix Soft dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001: Tujuan Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah: 1. Menganalisis kesesuaian kebutuhan proses bisnis untuk mendapatkan hasil kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: Merancang dokumentasi proses bisnis yang ada pada PT. Medix Soft sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan hasil kesenjangan. 3. Membuat rencana strategis TI pada PT. Medix Soft. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Proses Bisnis Proses bisnis adalah serangkaian instrumen untuk mengorganisir suatu kegiatan dan untuk meningkatkan pemahaman atas keterkaitan suatu kegiatan (Weske, 2007). 2.2 Business Process Modelling Notation BPMN merupakan singkatan dari Business Process Modelling Notation, yaitu suatu metodologi yang dikembangkan Business Process Modelling Initiative (BPMI) dalam memodelkan proses bisnis (Object Management Group, 2008). Tujuan dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis dan yang tidak kalah pentingnya adalah untuk memastikan bahwa bahasa XML yang dirancang untuk pelaksanaan proses bisnis dapat dinyatakan secara visual dengan notasi yang umum (Owen dan Raj, 2003). Adapun notasi dasar yang ada pada BPMN dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1 Notasi Dasar BPMN 2.3 Portofolio Aplikasi Model portofolio dapat menggambarkan keseluruhan struktur dan logika proses dari aplikasi SI/TI untuk bisnis (Ward dan Peppard, 2002). Model portofolio yang dikembangkan oleh McFarlan mempertimbangkan kontribusi SI/TI untuk kebutuhan 2

3 bisnis saat ini dan masa yang akan datang berdasarkan dampak bagi industri (Ward dan Peppard, 2002). Gambar 2 Portofolio Aplikasi 2.4 Tata Kelola Tata kelola TI merupakan bagian terintegrasi dari pengelolaan perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi (Surendro, 2009). 2.5 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ISO merupakan suatu badan federasi dunia yang menetapkan suatu standarisasi. ISO dapat menjembatani dalam pemenuhan kebutuhan bisnis dan kebutuhan konsumen. ISO 9001 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987, kemudian diperbarui pada tahun 1994, tahun 2000, dan terakhir pada tahun 2008 (Poza, A.S. dkk, 2009). Terdapat 8 klausul dalam ISO 9001:2008. Klausul 4 membahas tentang sistem manajemen mutu. Klausul 5 membahas tentang tanggung jawab manajemeen. Klausul 6 membahas tentang manajemen sumber daya. Klausul 7 membahas tentang realisasi produk. Klausul 8 membahas tentang pengukuran, analisis dan peningkatan. 2.6 Capability Maturity Model Integration Tujuan dari CMMI adalah sebagai paduan dalam peningkatan proses- proses yang ada di dalam organisasi (LLC, 2010). CMMI mempunyai lima tingkat model kematangan, dimana setiap tingkatan mempunyai tahapan dasar untuk proses perbaikan yang sedang berlangsung (Jan van Bon dkk, 2007). Kelima tahapan tersebut adalah tahap initial, managed, defined, quantitatively managed, dan tahap optimizing. 2.7 Audit Internal Audit internal merupakan suatu kegiatan konsultasi dan assurance yang independen yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan kegiatan operasi perusahaan (Chartered Institute of Internal Auditors, 2012). Adanya internal audit dapat membantu organisasi dalam pencapaian tujuan organisasinya dengan melakukan pendekatan yang sistematis dan berdisiplin dalam melakukan evaluasi dan peningkatan efektivitas dari manajemen resiko, pengen-dalian, dan proses tata kelola (governance processes). 2.8 Software Engineering Software Engineering merupakan ilmu dasar pengembangan semua jenis perangkat lunak, termasuk sistem multi-media, software networking, software data-base, web application dan mobile application (Kurniawan, 2012). Metode pengembangan perangkat lunak yang sangat dikenal adalah metode Prototyping, 3

4 metode Spiral, metode Waterfall, dan metode Agile Programming Metode Scrum Scrum adalah suatu pendekatan iteratif pada pengembangan perangkat lunak yang mengusung prinsip agile (ketangkasan). Metode Scrum membuat beberapa blok waktu yang dinamakan sprint. Panjang sprint biasanya antara dua hingga empat minggu dan ditentukan dari tujuan akhir yang membantu untuk mengklarifikasikan objek dalam sprint (Blankenship dkk, 2011). 3 METODE PENELITIAN 3.1 Model Penelitian Model yang digunakan dalam penelitian ini adalah model pengembangan. Adapun model penelitian dapat ditunjukkan pada Gambar 3. Proses Bisnis Lama SMM ISO 9001:2008 Analisis dan Perancangan Gambar 3 Model Penelitian 3.2 Skema Prosedur Penelitian Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir Rencana Strategis TI Penjelasan tahapan penelitian dapat dirangkum pada skema prosedur penelitian yang digunakan dalam penyelesaian masalah. Hasil dari penelitian ini berupa hasil analisis kesenjangan (gap analysis), rencana strategis TI dan dokumen pedoman pedoman mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, dan format formulir. Adapun skema prosedur penelitian dapat ditunjukkan pada Gambar 4. Studi Pendahuluan Analisis Perancangan Mulai Kajian Pustaka Visi Misi Organisasi SMM ISO 9001:2008 Audit Internal Penyusunan Instrumen 1 Pedoman Wawancara Proses Bisnis dan Uraian Jabatan Pedoman Wawancara Pemenuhan Persyaratan ISO 9001:2008 Pengumpulan Data 1 Struktur Organisasi Proses Bisnis saat ini Uraian Jabatan Pengolahan dan Analisis Data 1 Gap Analysis menggunakan CMMI Analisis SWOT Penggambaran Strategi Bisnis Pelaksana Strategi Analisis BSC Analisis Value Chain Analisis Kebutuhan Informasi Pengelompokan TI pada kuadran McFarlan Gambar 4 Skema Prosedur Penelitian 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Paparan dan Analisis Data Dari kegiatan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti, maka akan didapatkan informasi mengenai struktur organisasi, proses bisnis, dan uraian jabatan masing-masing fungsi yang ada di PT. Medix Soft. Struktur organisasi yang ada di PT. Medix Soft seperti digambarkan pada Gambar 5. Purchasing Purchasing RUPS Finance and Accounting Finance and Accounting HRD HRD Output Hasil Gap Analysis Menggunakan CMMI Renstra TI Penyusunan Instrumen 2 Pedoman Wawancara tentang Detil Proses Bisnis Pedoman Checklist Pengujian Logistic Logistic DIREKTUR Operational Operational Sales and Marketing Sales and Marketing Pengumpulan dan Pengolahan Data 2 Pemetaan Proses Bisnis disesuaikan dengan ISO 9001:2008 Perancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir Pengujian Dilakukan Uji Ahli oleh Pihak Ketiga Menggunakan Checklist Output Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Format Formulir Product Selesai DEWAN KOMISARIS Research and Development Gambar 5 Struktur Organisasi PT. Medix Soft Program Penggambaran proses bisnis saat ini digambarkan dengan menggunakan notasi 4 Tester Developer User Release Experience Management

5 PT. Medix Soft BPMN. Penggambaran proses bisnis yang ada di departemen Research and Development dapat dilihat pada Gambar 6. Operational Research and Development Product Developer Tester User Experience Program Release Management Proses Instalasi dan Training Menerima Informasi Permasalahan A A Melakukan Tidak Perbaikan Baru? Modifikasi? Tidak? D Tidak Ditindaklanjuti? C Menerima Desain Menerima Menerima Melakukan Monitoring Jadwal Kerja Gambar 6 Proses Bisnis Departemen RND Gambar 7 Peta Strategi Bisnis PT. Medix Soft Melakukan Perancangan Terkait Tidak Desain? Membuat atau Memperbaiki Melakukan Uji Coba Membuat Panduan Penggunaan Membuat Paket dan Jadwal Release B Tidak Pembuatan Desain Sistem dan Desain Interface Menyerahkan Ada Perubahan? ke Tidak Tester Menyerahkan Ada Error? ke User Tidak Experience Panduan Penggunaan Paket Menerima Informasi Penyelesaian C Menginformasikan ke Operational D Menyerahkan Desain ke Developer B Dari hasil rangkuman strategi yang dimiliki perusahaan, maka dapat digambarkan peta strategi bisnis perusahaan yang dikelompokkan kedalam empat perspektif Balanced Scorecard. Keempat perspektif tersebut adalah finansial, pelanggan, internal, dan pembelajaran dan pertumbuhan. Hasil penggambaran strategi bisnis PT. Medix Soft ditunjukkan pada Gambar Pembahasan Hasil Penelitian Hasil Gap Analysis Dari penilaian kesenjangan yang telah dilakukan dengan menggunakan CMMI, diperoleh hasil kesenjangan antara persyaratan yang diharuskan ISO 9001:2008 dengan proses bisnis yang sedang berjalan di PT. Medix Soft. Adapun nilai pemenuhan terhadap proses bisnis di PT. Medix Soft ditunjukkan pada Tabel 1. Tabel 1 Prosentase Pemenuhan ISO 9001:2008 Persyaratan ISO 9001:2008 Nilai Pemenuhan Pemenuhan Klausul 4 40% Pemenuhan Klausul 5 54% Pemenuhan Klausul 6 50% Pemenuhan Klausul 7 67% Pemenuhan Klausul 8 55% Pemenuhan ISO 9001: % Rancangan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Format Formulir Dari hasil kesenjangan yang ada, peneliti merancang dokumentasi dari semua proses dan sistem manajemen mutu yang ada di PT. Medix Soft. Dokumen Pedoman Mutu digunakan untuk menjelaskan lingkup sistem manajemen mutu yang ada di PT. Medix Soft. Adapun rangkuman dari hasil rancangan dokumentasi sistem manajemen mutu di PT. 5

6 Medix Soft yang dikelompokkan berdasarkan departemen dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2 Rancangan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu PT. Medix Soft Departemen Jumlah Prosedur Kerja Jumlah Intruksi Kerja Jumlah Format Formulir HRD Logistic Operational Purchasing Research and Development Sales and Marketing Manajemen Representative TOTAL Aplikasi yang sedang berjalan saat ini masih terdapat beberapa kekurangan jika disesuaikan dengan persyaratan ISO 9001:2008. Ada beberapa rancangan peneliti yang berupa user interface aplikasi yang dapat digunakan untuk memperbaiki aplikasi yang sedang berjalan saat ini. Salah satu rancangannya adalah form yang digunakan untuk permintaan pelatihan. Form Permintaan Pelatihan digunakan karyawan dalam meminta ke departemen HRD untuk diadakan atau diikutsertakan pelatihan. Gambar 8 Rancangan Form Permintaan Pelatihan Gambar 9 Rancangan Form Peserta Pelatihan Form Permintaan Pelatihan mempunyai tab data pelatihan yang digunakan untuk mencatat data pelatihan apa yang diinginkan karyawan seperti yang terlihat pada Gambar 8. Form ini juga memiliki tab peserta pelatihan yang digunakan untuk mencatat data karyawan yang akan mengikuti pelatihan tersebut seperti yang ditunjukkan Gambar Hasil Portofolio Aplikasi PT. Medix Soft telah memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Dari teknologi informasi atau sistem informasi yang ada, akan dilakukan analisis untuk pengembangan investasi SI/TI jangka panjang. Investasi ini didasarkan pada startegi bisnis perusahaan. Investasi SI/TI dikelompokkan menggunakan kuadran McFarlan. Terdapat enam (6) aplikasi yang dapat dikategorikan dalam kuadran Strategic, tiga (3) aplikasi yang termasuk dalam kuadran High Potential, enam (6) aplikasi yang termasuk kedalam kuadram Key Operational, dan lima (5) aplikasi yang termasuk kedalam kuadran Support. Hasil analisis portofolio aplikasi yang dikelompokkan kedalam kuadran McFarlan dapat dilihat pada Tabel 3. 6

7 Tabel 3 Portofolio Aplikasi pada PT. Medix Soft STRATEGIC a. Sistem Informasi Manajemen modul akuntansi keuangan sub modul akuntansi perbankan b. Sistem Informasi Manajemen modul segmentasi pelanggan c. Sistem Informasi Manajemen modul perencanaan keuangan d. Sistem Informasi Manajemen modul pelatihan karyawan e. Sistem Informasi Manajemen modul data pelanggan f. Sistem Informasi Manajemen modul pengukuran harga a. Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian keuangan b. Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian keuangan sub modul penelusuran data c. Sistem Informasi Manajemen modul transaksi d. Sistem Informasi Manajemen modul akuntansi keuangan e. Sistem Informasi Manajemen modul integrasi data f. Sistem informasi modul integrasi jaringan KEY OPERATIONAL 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan HIGH POTENTIAL a. Sistem informasi modul integrasi arsitektur sistem b. Sistem informasi modul perencanaan ketersediaan data c. Sistem informasi modul perencanaan operasional a. Sistem Informasi Manajemen modul pengendalian operasional b. Sistem Informasi Manajemen modul integrasi proses c. Sistem Informasi Manajemen modul insentif karyawan d. Sistem Informasi Manajemen modul absensi dan target kerja e. Sistem informasi modul perencanaan infrastruktur SUPPORT Setelah melakukan analisis dan perancangan proses bisnis PT. Medix Soft menggunakan SMM ISO 9001:2008, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut: 1. Hasil analisis kesenjangan antara kebutuhan proses bisnis yang ada di PT. Medix Soft dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah 53%. Hasil kesenjangan ini didapatkan dari rata-rata nilai pemenuhan pada masing-masing klausul. Pemenuhan terhadap klausul 4 adalah 40%, pemenuhan terhadap klausul 5 adalah 54%, pemenuhan terhadap klausul 6 adalah 50%, pemenuhan klausul 7 adalah 67% dan pemenuhan klausul 8 adalah 55%. 2. Perancangan proses bisnis pada PT. Medix Soft yang disesuaikan dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menghasilkan dokumen pedoman mutu, dua puluh dua (22) dokumen prosedur kerja, dua puluh dua (23) dokumen instruksi kerja, dan tujuh puluh enam (76) format formulir baik secara manual maupun komputasi. 3. Pembuatan rencana strategis TI pada PT. Medix Soft menghasilkan dua puluh (20) investasi sistem informasi yang terbagi menjadi empat kuadran, yaitu enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Strategic, tiga (3) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran High Potential, enam (6) sistem informasi yang termasuk dalam kuadran Key Operational, dan lima (5) sistem informasi yang termasuk kuadran Support. 5.2 Saran Dari penelitian tentang analisis dan perancangan proses bisnis pada PT. Medix Soft ini masih terdapat beberapa kekurangan yang diharapkan di kemudian hari dapat diperbaiki oleh pihak lain. Beberapa kekurangan tersebut antara lain: 1. Penelitian dapat dikembangkan dengan mengikutsertakan bagian keuangan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:

8 2. Penelitian dapat dikembangkan sampai pada tahap implementasi hasil perancangan yang telah dibuat peneliti. 3. Penelitian dapat dikembangkan sampai pendefinisian detil tindakan dan kebutuhan yang diperlukan dalam mencapai rencana strategis TI. DAFTAR PUSTAKA Blankenship, Jerrel dkk Pro Agile.NET Development with Scrum. New York: Springer. Chartered Institute of Internal Auditors Chartered Institute of Internal Auditors. 5 Desember < Centre/global_professional_guidance/ Definition.cfm> ISO. ISO 9001:2008 Quality Management System Requirements. ISO. Jan van Bon dkk Foundations of IT Service Management Based on ITIL V3. Van Haren Publishing. Zaltbommel. Kurniawan, Aditya The Power of Software Engineering. 4 Oktober < LLC Requirements Management Database - Quality Certification Guide Revision LLC. Object Management Group Welcome to BPMI.org. 27 Desember < Owen, M. dan Raj, J BPMN and Business Process Management- Introduction to the New Business Process Modelling Standard. New Jersey: Popkin Software & System Inc. Poza, A. S. dkk Implementing a Functional ISO 9001 Quality Management System in Small and Medium-Sized Enterprises. International Journal of Engineering (IJE), Vol. 3 (3). Surendro, Kridanto Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi. Informatika. Bandung Ward, J. dan Peppard, J Strategic Planning for Information Systems Third Edition. England: John Wiley & Sons. Ltd Weske, Mathias Business Process Management: Concept, Languages, Architectures. New York: Springer. White, G. R. T, Samson, P. dan Rowland-Jones, R The Implementation of a Quality Management System in the Not-For-Profit Sector. TQM Journal. 8