BAB 1 PENDAHULUAN. menawarkan solusi bisnis yang dapat diandalkan sehingga mampu menghasilkan

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penggunaan sistem informasi ( SI ) untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan kini telah menjadi suatu tuntutan agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karenanya, penerapan SI yang tepat diharapkan menjadi nilai tambah (value added) untuk menjaga agar mata rantai perusahaan tetap berputar dalam menghadapi persaingan secara global dengan menyediakan data dan informasi yang akurat untuk digunakan dalam setiap pengambilan keputusan bisnis. Berangkat dari kondisi dinamika bisnis yang sangat dinamis dan arus informasi yang begitu cepat dan tersebar, maka saat ini perusahaan sangat memerlukan suatu alat yang dapat memproses informasi dengan cepat, tepat dan spesifik yang dapat membantu proses pengambilan keputusan. Saat ini banyak penyedia sistem aplikasi terintegrasi (ERP) berusaha menawarkan solusi bisnis yang dapat diandalkan sehingga mampu menghasilkan best practice bagi penggunanya. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang 1

2 2 sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), shiping, pembayaran dan akuntansi perusahaan. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan masyarakat secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Secara teknis, ERP berfungsi mengintegrasikan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga. Dengan adanya sistem yang terintegrasi tersebut maka masing masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya. ERP juga membantu kita dalam melakukan standarisasi proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi, dan peningkatan kualitas produk. Dalam pencapaian standarisasi proses operasi, terlebih dahulu dilakukan standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang memiliki banyak unit bisnis dengan jumlah dan jenis yang berbeda beda. Banyak perusahaan di Indonesia yang berhasil mengimplementasi sistem ERP bagi perusahaan mereka. Oleh karena itu, vendor ERP berhasil memperoleh banyak peminat yang mencakup berbagai tingkatan perusahaan dari perusahaan menengah ke bawah hingga perusahaan multinasional dan transnasional. Sudah banyak manfaat yang diperoleh perusahaan tersebut dengan pengimplementasian produk ERP yang mereka gunakan. Diantaranya meningkatkan nilai penjualan, meningkatkan prestige perusahaan sehingga meningkatkan kepercayaan pelanggan

3 3 terhadap perusahaan, menstandarisasi proses bisnis untuk mencapai nilai integrasi yang diinginkan. Beberapa vendor ERP yang telah banyak digunakan jasa dan produknya oleh sebagian besar perusahaan (khususnya) di Indonesia saat ini, antara lain; SAP, JD Edwards, BAAN, MFGPro, Protean, Adempiere serta Compiere. Dari beberapa vendor ERP yang ada, SAP merupakan penguasa pasar produk ERP saat ini dengan jumlah lebih dari perusahaan dari 120 negara di dunia. Sedangkan pengguna SAP di Indonesia sendiri mencapai lebih dari 250 perusahaan. Perusahaan perusahaan baik dalam maupun luar negeri yang telah mengimplementasikan sistem SAP antara lain Nestle, Montblanc, The Body Shop, Adidas, BMW, Bluebird, Indofood, Pertamina, BRI, Mandiri, BCA, Smart, XL, Ranchmarket, Bumitama Gunajaya Agro. PT Bumitama Gunajaya Agro ( PT BGA ) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang bisnis minyak kelapa sawit. Pengalaman mengelola perkebunan menjadi sumber keunggulan kompetitif dalam meraih pertumbuhan bisnis. Membangun keunggulan kompetitif untuk meraih pertumbuhan bisnis menjadi energi mencapai visi dan misi. Visi,misi dan nilai dasar organisasi menjadi instrumen perusahaan dalam merapatkan barisan (alignment of organization) organisasi membangun budaya memaksimalisasi nilai tambah sumber daya perusahaan. Pada awalnya BGA menggunakan modul terpisah, dimana ketika dibutuhkan individual report, membutuhkan proses yang cukup lama untuk

4 4 mengumpulkan data data termasuk laporan dari masing masing unit. Seiring dengan semakin bertambahnya jangkauan bisnis, bertambahnya unit-unit kerja baru, semakin meningkatnya jumlah informasi dan data yang harus dikelola, kemudian dibutuhkan suatu alat yang mampu mengelola informasi dan menyediakan data yang akurat, selalu aktual dan terintegrasi. Hal ini menjadi sangat penting agar proses bisnis dapat menjadi lebih efisien, sehingga dapat meningkatkan nilai perusahaan Hal inilah yang mendasari BGA memutuskan untuk mengimplementasi SAP Business All-in-One versi 7.10 pada awal tahun 2008 melalui sebuah proyek yang dinamakan Birdie Project. Dengan mengimplementasikan SAP Business All-in-One versi 7.10 ini, diyakini dapat meningkatkan efisiensi waktu, menghasilkan analisa dan solusi yang lebih tepat serta mampu meningkatkan kapasitas produksi menjadi ton CPO per tahun. (Sejarah implementasi SAP) Dalam upaya untuk mengidentifikasikan hasil yang telah diperoleh perusahaan dengan pengimplementasian SAP Business All-in-One versi 7.10 serta upaya pengoptimalisasian atas hasil implementasi yang telah berjalan, maka kami menyusun skripsi yang berjudul Evaluasi Implementasi SAP Modul Material Management Pada PT Bumitama Gunajaya Agro. 1.2 Ruang Lingkup Pembatasan ruang lingkup skripsi ini mencakup : 1. Evaluasi atas implementasi produk SAP Business All-in-One versi 7.10 yang telah dilakukan oleh PT BGA;

5 5 2. Pembahasan hanya mencakup modul MM (Material Management); 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan umum yang dapat tercapai setelah proses evaluasi dan penelitian terhadap sistem ERP yang diterapkan adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi kesesuaian user requirement dengan proses bisnis yang telah didukung oleh SAP; 2. Menganalisa penggunaan sistem SAP; 3. Menganalisa proses bisnis yang berjalan namun belum tercakup dalam pengimplementasian sistem SAP; 4. Menganalisa permasalahan yang muncul setelah proses implementasi sistem SAP. 5. Mengevaluasi kinerja departemen IT melalui IT Balanced Scorecard dalam proses evaluasi implementasi SAP modul Material Management pada PT BGA Adapun manfaat yang akan dihasilkan sebagai hasil evaluasi dan penelitian yang kami lakukan, antara lain: 1. Memperoleh informasi atas hasil implementasi SAP yang telah berjalan apakah telah memenuhi semua user requirement; 2. Mengoptimalkan penggunaan sistem pada proses bisnis perusahaan terutama siklus pembelian dan persediaan untuk mendukung

6 6 tercapainya suatu goal congruence antara perusahaan dan seluruh stakeholder; 3. Meningkatkan nilai integritas sistem sehingga mengurangi proses proses yang tidak seharusnya ada; 4. Memberikan rekomendasi solusi bagi perusahaan terhadap sistem SAP yang telah diimplementasikan guna memecahkan permasalahan yang ada. 5. Mengoptimalkan pencapaian sasaran dari strategi yang telah ditetapkan oleh tim IT. 1.4 Metodologi Penelitian Dalam melakukan penelitian mengenai Evaluasi Implementasi SAP Modul Material Management yang telah berjalan di PT BGA digunakan beberapa metode antara lain : 1. Metode Pengumpulan Data Dalam metode ini dilakukan pengumpulan data dan informasi dari objek penelitian secara langsung untuk mendapatkan data primer. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data ini yaitu: Wawancara, yang melibatkan bagian IT, Purchasing, dan logistik Observasi secara langsung terhadap proses bisnis yang berjalan di PT BGA

7 7 2. Metode analisis data Metode yang digunakan dalam menganalisa data didasarkan pada konsep Fit and Gap, IT Balanced Scorecard dan Business Process Improvement. 3. Metode Studi Kepustakaan Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi dari literatur-literatur yang membahas konsep SAP Business All-in-One, Fit and Gap, IT Balanced Scorecard dan Business Process Improvement. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada penelitian ini disusun sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang pemilihan topik, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat serta metodologi penelitian. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan mengenai teori-teori dasar/umum dan teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu metode evaluasi SAP Business All-in-One, Fit and Gap, Business Process Improvement, IT Balanced Scorecard dan teori-teori pendukung lainnya. BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi mengenai gambaran umum perusahaan, proses bisnis yang berjalan, analisa kinerja departemen IT, serta evaluasi sistem yang berjalan. BAB 4 HASIL EVALUASI IMPLEMENTASI SAP Bab ini berisi hasil dan pembahasan analisa dan evaluasi dengan menggunakan metode Fit and Gap dan Business Process Improvement yang

8 8 akan menghasilkan sebuah pengukuran kesesuaian antara user requirement dengan kondisi aktual saat ini melalui implementasi SAP yang telah berjalan selama hampir setahun. Serta perubahan yang terjadi setelah implementasi SAP. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisi mengenai kesimpulan berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan dan saran-saran untuk perusahaan di masa mendatang.