Aplikasi Pelaporan dan Manajemen Informasi Sekolah

Transkripsi

1 Oktober, 2010 T ool for R eporting and I nformation M anagement by S chool Panduan Penggunaan TRIMS Aplikasi Pelaporan dan Manajemen Informasi Sekolah i

2 Daftar Isi ALUR KERJA APLIKASI TRIMS...iv A. PENDAHULUAN... 1 B. MEMULAI MENGGUNAKAN APLIKASI... 4 C. MEMASUKKAN DATA PENDIDIKAN... 6 D. MEMASUKKAN DATA KEUANGAN...11 E. MENYIMPAN FILE...14 F. MELAKUKAN VALIDASI DATA...15 G. MENCETAK LAPORAN TRIMS...17 LAMPIRAN 1: PENGATURAN PENGAMANAN APLIKASI TRIMS...19 ii

3 Daftar Gambar Gambar 1. Aplikasi TRIMS dan Laporan Analisis Satu Halaman... 1 Gambar 2 Indikator indikator utama yang dihasilkan oleh Aplikasi TRIMS... 3 Gambar 3. Contoh Diagram yang Menggambarkan Indikator... 3 Gambar 4. Window Perkenalan... 4 Gambar 5. Perkenalan... 5 Gambar 6. Instruksi Singkat Cara Menggunakan Aplikasi... 5 Gambar 7. Kaca Pembesar... 5 Gambar 8. Tingkat dan Jenis Sekolah... 6 Gambar 9. Contoh Menu Drop Down... 7 Gambar 10. Contoh Menu Tombol Geser... 7 Gambar 11. Contoh window informasi tambahan... 7 Gambar 12. Tabel data siswa... 8 Gambar 13. Contoh Isian Jumlah Siswa Lulus dan Ranking Sekolah... 9 Gambar 14. Contoh Bendera Evaluasi... 9 Gambar 15. Isian Guru... 9 Gambar 16. Rekapitulasi Data Guru Gambar 17. Tabel input data keuangan Gambar 18. Output data keuangan Gambar 19. Diagram Keuangan Gambar 21. Tombol Simpan Gambar 22. Window Pilihan Simpan Gambar 23. Tombol Validasi Gambar 24. Peringatan setelah validasi Gambar 25. Yang Perlu Diperhatikan Gambar 26. Tombol Cetak Gambar 27. Pilihan Cetak iii

4 ALUR KERJA APLIKASI TRIMS iv

5 A. PENDAHULUAN Pedoman ini disusun untuk membantu sekolah dalam menggunakan aplikasi TRIMS (Lihat Gambar 1) antara lain : untuk memasukkan, melakukan analisis dan menggunakan data sekolah anda dalam proses perencanaan, melakukan pengawasan dan membuat keputusan secara partisipatif dan terinformasi dalam rangka meningkatkan kinerja sekolah anda. Anda diharapkan untuk memasukkan data sekolah anda ke aplikasi TRIMS pada setiap semester atau setiap tahun. Semua sekolah akan memasukkan data masing-masing ke aplikasi TRIMS pada waktu yang bersamaan Gambar 1. Aplikasi TRIMS dan Laporan Analisis Satu Halaman Data sekolah yang anda masukkan dalam aplikasi TRIMS dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan sebagai berikut: Identifikasi apa yang dimiliki dan tidak dimiliki sekolah Menetapkan tolok ukur yang disesuaikan dengan Standar Pelayanan Minimum (SPM) 1

6 Sebagai bahan informasi untuk penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) Sebagai alat untuk memonitor kemajuan sekolah Sebagai bahan untuk menginformasikan keadaan sekolah ke komite sekolah Sebagai bahan untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tepat Sebagai bahan dalam diskusi antar staf di lingkungan sekolah Merespon dan mengkomunikasikan informasi yang relevan ke dinas pendidikan dan pihak terkait lainnya, seperti manajemen BOS Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi Memastikan kualitas kinerja sekolah Mengembangkan profil sekolah yang dapat terus diperbaharui Anda juga dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengetes berbagai skenario, misal untuk menjawab pertanyaan apa yang akan terjadi dengan jumlah guru dan besar rombel jika kita menaikkan jumlah siswa sebesar 5%? Indikator-indikator dalam aplikasi ini didasarkan pada definisi dan prosedur internasional, agar dapat membandingkan keadaan sekolah anda dengan negara-negara lain berdasarkan standar internasional. Aplikasi ini juga dapat dianggap sebagai sebuah kalkulator, anda bisa memasukkan data yang mana saja, tanpa mengikuti urutan tertentu. Anda dapat mencoba menggunakan aplikasi ini sesuai kebutuhan anda, baik memasukkan data ke sel atau pun mencoba melihat hasil dari pengolahan data TRIMS. Silahkan masukkan data apapun agar anda bisa melihat apa yang akan terjadi selanjutnya. Bila anda telah merasa nyaman menggunakan aplikasi ini silahkan menggunakan data aktual. Setelah anda selesai memasukkan semua data ke dalam aplikasi TRIMS, anda bisa mencetak laporan analisis yang terdiri dari 2 halaman. Informasi yang tercetak pada laporan tersebut, terbagi dalam 2 kelompok: Kelompok pertama adalah data mentah yang anda masukkan ke kotak abu-abu gelap pada aplikasi TRIMS, data ini mencakup: Jumlah siswa (berdasarkan jenis kelamin, kelas, tidak naik kelas, masuk, dan kelompok umur) Guru (tanggal lahir, posisi, kualifikasi, status kepegawaian, mata pelajaran yang diajar, status sertifikasi, tanggal mulai kerja, masa kerja) 2

7 Tenaga pendidikan non guru (tanggal lahir, posisi, kualifikasi, status kepegawaian, tanggal mulai kerja, masa kerja) Sumber daya (buku teks, materi belajar mengajar) Prasarana (air, sanitasi, listrik, internet) Peralatan (komputer dan furnitur) Sumber daya keuangan (pemasukan dan pengeluaran) Kinerja (nilai rata-rata ujian per kelas, nilai ujian nasional, ranking sekolah, akreditasi, pedagogi, hasil penilaian) Efisiensi (siswa putus sekolah, tinggal kelas, absen) Kelompok kedua adalah berbagai indikator yang merupakan hasil pemprosesan data mentah yang anda masukkan (lihat Gambar 2) Indikator-indikator tersebut dihitung secara otomatis dan ditayangkan dalam bentuk tabel dan diagram (lihat Gambar 3). Berikut ini adalah beberapa indikator yang dihasilkan aplikasi TRIMS Gambar 2 Indikatorindikator utama yang dihasilkan oleh Aplikasi TRIMS Keuangan Akses dan Partisipasi Kualitas Pengajaran Biaya Aktual per siswa Jml rombel di sekolah Guru dengan ijasah S1 S2 Penggunaan Pemasukkan Jml siswa laki2 Guru dengan ijasah D4 % Bos dari Total pemasukkan Jml siswa perempuan Guru yang tersertifikasi Kesenjangan BOS pengeluaran Jml total siswa Guru yang melakukan RPL % Siswa yang tdk dikenakan iuran % siswa perempuan Guru yang melakukan evaluasi belajar Rata2 iuran perbulan Angka partisipasi murni Guru yang terlatih menggunakan TIK Sumber Daya Sekolah Kinerja Sekolah SDM Siswa/ Rombel Tingkat Putus Sekolah % guru tidak tetap Siswa/ Guru Tingkat Tinggal kelas Guru/ tenaga non guru Siswa laki2/wc Tingkat Naik Kelas % guru perempuan Siswa Perempuan/WC Tingkat Absensi Siswa Indeks absensi guru Staf/WC Nilai Ujian Rata rata per kelas Surplus dan kekurangan guru Siswa/ Komputer Nilai Ujian Nasional Guru PNS/ tetap Gambar 3. Contoh Diagram yang Menggambark an Indikator TRIMS bukan hanya pengumpul data tetapi juga menghasilkan bahan informasi 3

8 B. MEMULAI MENGGUNAKAN APLIKASI Pastikan anda memiliki Ms Office 2003 atau versi yang lebih baru di komputer anda. Check security level pada MS Excel dan pastikan security level berada pada level medium. Petunjuk lebih lanjut untuk mengecek dan mengubah security level dapat di lampiran 1: Pengaturan pengamanan aplikasi TRIMS Copy file bernama TRIMS.xls ke dekstop anda dari DVD atau flash disk Buka microsoft excel, dan klik open pada TRIMS.xls untuk membuka aplikasi TRIMS Program Excel akan terbuka. Pada input bar (bagian atas pada MS Excel 2007 atau di tengah-tengah pada Ms Excel 2003) akan ditanya apakah anda ingin Enable Macros atau tidak. Langkah ini sangat penting dilakukan karena kalau tidak, aplikasi TRIMS tidak akan bisa berfungsi Aplikasi TRIMS ini tidak akan terbuka secara otomatis (lihat gambar 1 untuk melihat bentuk tayangnya di komputer) Window pertama Silahkan Perkenalkan Diri Anda akan terbuka otomatis (lihat Gambar 4) dan Anda akan diminta memasukkan detil kontak Anda. Setelah mengisi semua informasi yang diminta, klik Lanjut. Gambar 4. Window Perkenalan Bila Window Perkenalan Tidak Muncul, bukan berarti computer anda rusak. Lihat Lampiran 1 Informasi lebih lengkap bisa dilihat di langkah awal menggunakan TRIMS pada lampiran. 4

9 Window berikutnya berjudul Apa sebenarnya aplikasi ini? yang akan menyediakan sekilas informasi awal (lihat Gambar 5). Klik OK jika Anda siap untuk meneruskan. Gambar 5. Perkenalan Anda siap mulai menggunakan aplikasi TRIMS. Klik tombol biru berjudul untuk memulai klik disini yang akan membuka window baru berjudul instruksi (lihat Gambar 6) Gambar 6. Instruksi Singkat Cara Menggunaka n Aplikasi Setelah anda selesai membaca instruksi klik tombol ok, setelah itu klik tombol bergambar kaca pembesar (Gambar 7) untuk memperbesar layar jika anda ingin melihat keseluruhan lembar secara utuh. Gambar 7. Kaca Pembesar 5

10 C. MEMASUKKAN DATA PENDIDIKAN Pada aplikasi TRIMS, klik salah satu tombol hijau di bagian atas sesuai dengan tingkat dan jenis pendidikan sekolah tempat Anda bekerja. Pilihannya adalah: SD, MI, SMP, MT, SMA, SMK, and MA. Silahkan pilih salah satu (Gambar 8) Gambar 8. Tingkat dan Jenis Sekolah Setelah itu, silahkan memasukkan data Anda ke dalam seluruh kotak yang berwarna abu-abu gelap. Aplikasi ini akan mengisi secara otomatis seluruh kotak yang berwarna abu-abu terang sesuai dengan data yang Anda masukkan. Aplikasi ini sudah memastikan bahwa Anda tidak akan bisa menuliskan apapun dalam kotak yang berwarna abu-abu terang kalaupun Anda mencobanya. Silahkan mulai dengan mengisi Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) Anda, lalu isi kotak abu-abu gelap lainnya, sesuai keinginan Anda. Setelah itu pilih semester untuk memilih apakah data yang diisikan adalah data semester 1 atau data semester 2 dengan klik kiri sel putih (gambar bawah) Bila memilih semester 1, maka data siswa dan nilai yang dimasukkan adalah data siswa dan nilai semester 1 tahun ajaran saat ini dan data siswa dan nilai semester 1 tahun ajaran sebelumnya. Sedangkan data keuangan yang diisikan adalah laporan keuangan sekolah semester 2 tahun ajaran sebelumnya (atau semester 1 tahun fiscal/ tahun anggaran saat ini) Bila memilih semester 2, maka data siswa dan nilai yang dimasukkan adalah data siswa dan nilai semester 2 tahun ajaran saat ini dan data siswa dan nilai semester 2 tahun ajaran sebelumnya. Sedangkan data keuangan yang diisikan adalah laporan keuangan sekolah semester 1 tahun ajaran saat ini (atau semester 2 tahun fiscal/ tahun anggaran sebelumnya). Setelah semester dipilih, akan muncul peringatan apakah anda ingin mengubah data, klik Yes untuk memilih semester 6

11 Gambar 9. Contoh Menu Drop Down Beberapa kotak abu-abu gelap menyediakan menu drop down (lihat Gambar 9). Jika anda mengklik kotak-kotak tersebut, menu drop down akan keluar dan anda harus memilih jawaban anda. Untuk kotak-kotak ini, anda harus memilih jawaban yang tersedia dan tidak bisa mengetikkan jawaban anda sendiri Gambar 10. Contoh Menu Tombol Geser Beberapa kotak abu-abu gelap menyediakan menu tombol geser (Gambar 10). Anda bisa mengklik tombol geser tersebut atau langsung mengisi kedalam kotak abu-abu gelap. Sel Warna Abu abu Terang Tidak Perlu Diisi Gambar 11. Contoh window informasi tambahan Setiap kotak abu-abu gelap yang memiliki segitiga merah kecil di sudut kanan memiliki window yang menyediakan informasi tambahan untuk memandu Anda mengisi kotak tersebut (lihat Gambar 11). Tempatkan kursor ketengah agar window muncul dan silahkan baca informasi yang tersedia di window tersebut agar Anda bisa mengetahui lebih banyak mengenai definisi dan Standar Pelayanan Minimum (SPM) terkait. 7

12 Sebelum mengisi tabel data siswa (lihat Gambar 12), anda harus mengecek data semester semester apa yang akan anda masukkan. Setelah itu, silahkan memasukkan data untuk tahun ini dan tahun sebelumnya ke dalam sesuai dengan semester yang anda isi. Bila memilih semester 1, maka data siswa dan nilai yang dimasukkan adalah data siswa dan nilai semester 1 tahun ajaran saat ini dan data siswa dan nilai semester 1 tahun ajaran sebelumnya. Bila memilih semester 2, maka data siswa dan nilai yang dimasukkan adalah data siswa dan nilai semester 2 tahun ajaran saat ini dan data siswa dan nilai semester 2 tahun ajaran sebelumnya. Tabel ini meminta jumlah siswa per kelas dan jenis kelamin, jumlah siswa tinggal kelas per kelas, dan netto jumlah siswa yang pindah dari dan ke sekolah Anda per kelas. Data ini sangat penting untuk menghitung tingkat putus sekolah, tinggal kelas, naik kelas, dan tingkat keberlangsungan, yang akan ditayangkan pada tabel efisiensi. Gambar 12. Tabel data siswa Tabel data siswa (Gambar 12) juga akan meminta data nilai rapor dan nilai ujian rata-rata per kelas (yaitu jumlah total nilai rapor dan nilai ujian seluruh siswa untuk seluruh mapel di tiap kelas, dibagi dengan jumlah siswa yang mengambil ujian di kelas tersebut). Untuk kelas I-V SD dan MI, kelas VII-VIII SMP dan MTS, data yang yang dimasukkan adalah data rata-rata nilai rapor. Untuk kelas VI SD dan MI, kelas IX SMP dan MTS, data yang yang dimasukkan adalah data rata-rata nilai ujian akhir. Semua nilai rata-rata tersebut dikonversi menjadi skala Anda akan diminta untuk memasukkan jumlah siswa yang lulus pada tahun ajaran sebelumnya. Anda juga perlu memasukkan informasi tentang jumlah sekolah di kabupaten/kota yang sederajat dengan sekolah Anda dan ranking sekolah Anda dalam ujian nasional (infomasi tentang jumlah sekolah dan ranking sekolah bisa diperoleh dari dinas pendidikan kab/kota). Contoh isian tersebut bisa dilihat di Gambar 13. 8

13 Gambar 13. Contoh Isian Jumlah Siswa Lulus dan Ranking Sekolah Ketika Anda memasukkan data nilai rata-rata siswa pada ujian nasional per mata pelajaran, pada TRIMS yang dibuka dengan Ms Excel 2007 akan muncul bendera kecil ( ) yang mendeskripsikan seberapa baik kinerja siswa Anda dalam tiga tingkat (merah, kuning, hijau), sebagaimana ditentukan oleh Badan Standarisasi Nasional Pendidikan (BSNP) (lihat Gambar 14). Gambar 14. Contoh Bendera Evaluasi Core Sujects IPA Matematika Bahasa Bhs Ing Kelas Tergantung pada tingkat dan jenis pendidikan sekolah anda, Anda akan diminta memasukkan data guru yang mengajar di sekolah Anda beserta informasi terkait, termasuk mapel yang mereka ajarkan, kualifikasi akademik, status kepegawaian, dan status sertifikasi (Gambar 15). Gambar 15. Isian Guru ID Nama Tanggal Lahir Position Status Tanggal Mulai Mapel S D bersertifikasi Umur Pengalaman suhartatik 28/09/1957 Guru Senior PNS 01/10/1980 Matematika S 1 Ya endang pudjiati 10/05/1957 Guru Senior PNS 10/02/1977 Guru Kelas S 1 Ya djuariyah 10/05/1959 Guru Senior PNS 10/03/1978 Guru Kelas S 1 Ya sri endang hidayati 16/02/1961 Guru Senior 01/10/1980 Guru Kelas S 1 Ya muhamad abdul syukur 31/12/1965 Guru Senior PNS 01/03/1987 Agama S 1 Ya endang astutik 18/10/1972 Guru PNS 01/01/2005 Guru Kelas D II Tidak laily nur qomariyah 30/03/1980 Guru PNS 01/01/2007 Guru Kelas D II Tidak abdul qodir 09/08/1971 Guru PNS 01/01/2007 Bhs Inggris D II Tidak restu dwi setyoningsih 31/03/1984 Guru PNS 01/01/2008 Guru Kelas D II Tidak hary didik kurniawan 05/05/1984 Guru PNS 01/03/2009 Penjas S 1 Tidak 26 1 widya eka asfiana 28/12/1989 Guru Kontrak 08/09/2008 Seni Budaya Tidak 21 2 Informasi yang Anda masukkan akan dirangkum (Gambar 16) dan akan digunakan untuk mengkalkulasi kelebihan atau kekurangan guru serta menunjukkan apakah sekolah Anda memenuhi Standar Pelayanan Minimal (SPM). Jangan Lupa Simpan, tidak usah tunggu selesai isi 9

14 Gambar 16. Rekapitulasi Data Guru 10

15 D. MEMASUKKAN DATA KEUANGAN Setelah Anda mengisi seluruh halaman pertama di aplikasi TRIMS, klik tombol Isi Data Keuangan berwarna merah. Pastikan nomor NPSN sudah diisi sebelum memilih semester. Untuk memilih apakah data yang akan diisikan adalah data semester 1 atau data semester 2, klik kiri sel putih pada gambar. Bila memilih semester 1, maka data keuangan yang diisikan adalah laporan keuangan sekolah semester 2 tahun ajaran sebelumnya (atau semester 1 tahun fiscal/ tahun anggaran saat ini) Bila memilih semester 2, maka data keuangan yang diisikan adalah laporan keuangan sekolah semester 1 tahun ajaran saat ini (atau semester 2 tahun fiscal/ tahun anggaran sebelumnya). Sebuah lembar baru akan terbuka secara otomatis (lihatgambar 17. Tabel input data keuangan). Silahkan isi seluruh kotak berwarna abu-abu gelap. Untuk mengisi data keuangan harap konsisten terhadap periode waktunya (contohnya per semester atau per tahun), termasuk isian besaran BOS per siswa harus konsisten (persemester). Tidak diperbolehkan menambah katakata pada isian angka (hanya angka yang diperbolehkan). Tidak perlu titik dan koma. Apabila pada cell sekolah tidak ada pemasukan maupun pengeluaran maka sekolah diminta mengisi dengan angka 0 (nol) dan jangan dikosongi. Gambar 17. Tabel input data keuangan 11

16 Setelah data keuangan terisi, secara otomatis akan muncul nilai di lembar output data keuangan yang akan menampilkan tabel yang mirip dengan tabel memasukkan data keuangan yang juga memberikan beberapa hasil kalkulasi indikator. Contoh tabel output keuangan bisa dilihat di Gambar 18. Output data keuangan. Gambar 18. Output data keuangan Jika anda ingin kembali ke halaman pertama TRIMS, silahkan klik tanda panah hitam berjudul Kembali ke Halaman Awal Setelah Anda memasukkan seluruh data di halaman keuangan, tiga diagram lingkaran akan muncul secara otomatis di bagian bawah halaman keuangan yang menunjukkan pengeluaran sekolah Anda, baik untuk program dan non program serta juga pemasukan sekolah. Tiga diagram batang juga akan muncul, menunjukkan Penerimaan BOS aktual vs yang diharapkan, Kesenjangan antara BOS dan pengeluaran total dan Penggunaan pemasukan sekolah (Gambar 19) 12

17 Gambar 19. Diagram Keuangan Ingat. Isi angka saja, tidak perlu tanda titik atau koma 13

18 E. MENYIMPAN FILE Simpan Hanya 1 File di Direktori yang Bersangkutan Gambar 20. Tombol Simpan Gunakan tombol Simpan berwarna ungu di sebelah kanan kolom isian TRIMS halaman pertama untuk menyimpan hasil kerja Anda. TRIMS akan secara otomatis menyimpan file Anda dengan menggunakan Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) sebagai nama file sekolah Anda dalam aplikasi TRIMS. File tersebut akan disimpan di default lokasi penyimpanan Microsoft Excel komputer anda. Untuk membantu Anda mencari file yang tersimpan tersebut, TRIMS akan menuliskan lokasi tempat file tersebut disimpan pada catatan kaki di hasil cetak (printout) laporan Anda. Anda bisa menyimpan file kapanpun Anda mau dengan mengklik tombol Simpan (lihat Gambar 20). Anda bisa membuka kembali file tersebut kapan saja dan melanjutkan proses pemasukkan data. File aplikasi TRIMS Anda akan diberi nama sesuai dengan NPSN sekolah Anda. Ketika Anda ingin menyimpan file dengan mengklik tombol Simpan berwarna ungu, sebuah window akan muncul (Gambar 21) dan menanyakan apakah Anda ingin Simpan dan lanjut, atau Simpan dan tutup atau Tidak menyimpan. Klik Simpan dan lanjut jika Anda ingin terus mengerjakan file tersebut. Gambar 21. Window Pilihan Simpan Ingat Ingat!!! Nama File Jangan Ditambahtambahi!! 14

19 F. MELAKUKAN VALIDASI DATA Setelah Anda selesai memasukkan semua data, klik tombol Validasi berwarna jingga di bagian atas aplikasi TRIMS. Tombol validasi berada di kanan Gambar 22 dan dilingkari. Gambar 22. Tombol Validasi Setelah tombol validasi di klik, akan muncul lingkaran warna merah di sel yang lupa diisi dan membantu mencari data salah isi. Selain itu, setelah dilakukan validasi, akan muncul peringatan (alert) yang memberitahukan bila ada sel yang belum diisi atau salah isi dengan pilihan ya atau tidak (Gambar 23. Peringatan setelah validasi). Setelah itu, bila hendak mengisi sel yang belum terisi atau perbaiki data yang salah isi, tekan No dan isi sel tersebut. Bila hendak melihat peringatan lain, tekan Yes Gambar 23. Peringatan setelah validasi Whoi!!! Jangan Lupa Klik Validasi 15

20 Klik tombol Yang perlu diperhatikan berwarna merah di samping kanan isian halaman pertama TRIMS. Tombol ini akan memberikan warna merah pada unsur-unsur yang perlu menjadi perhatian sekolah Anda, yaitu hal-hal yang perlu diperbaiki atau belum memenuhi Standar Pelayanan Minimum (lihat Gambar 24) Gambar 24. Yang Perlu Diperhatikan Klik yang perlu diperhatikan Agar anda tahu bagian mana yang perlu diperbaiki 16

21 G. MENCETAK LAPORAN TRIMS Klik tombol Cetak berwarna biru di halaman pertama aplikasi TRIMS yang dilingkari warna merah (Gambar 25) untuk mencetak laporan TRIMS Anda. Gambar 25. Tombol Cetak Setelah tombol Cetak ditekan, maka akan muncul window yang memberikan pilihan bagian dari TRIMS yang hendak dicetak seperti yang terlihat di Gambar 26. Pilihan Cetak 17

22 Gambar 26. Pilihan Cetak Saat mencetak, gunakan kertas ukuran A4. File TRIMS bisa dikirimkan langsung melalui maupun diberikan melalui flash disk. Jangan Lupa Klik Validasi Sebelum dicetak atau dikirim 18

23 LAMPIRAN 1: PENGATURAN PENGAMANAN APLIKASI TRIMS Pendahuluan Aplikasi TRIMS dibuat menggunakan spread sheet Ms Excel, yang merupakan bagian dari paket Microsoft Office. Untuk keperluan tool ini, pengembang aplikasi ini telah dibuat dua versi. Aplikasi TRIMS, yang pertama adalah versi untuk Excel 2007 dan yang kedua adalah versi untuk Excel Sehingga sebelum memasang TRIMS dikomputer masing masing harus dipastikan Ms Officeversi yang mana yang ada di komputer. Berikut ini adalah tahapan yang harus dilakukan sebelum menggunakan aplikasi TRIMS, langkah ini meliputi bagaimana menempatkan aplikasi TRIMS pada folder dan bagaimana melakukan setting pada Excel sebelum menggunakan aplikasi TRIMS. Beberapa langkah harus dilakukan agar aplikasi TRIMS yang didalamnya terdapat makro dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Baik pada Excel 2007 maupun 2003 terdapat sistem security yang dapat mencegah penggunaan makro, sedangkan pada aplikasi TRIMS didalamnya mengandung makro yang menjalankan proses otomatisasi. Sehingga apabila seting security tidak diset sesuai kebutuhan maka program Excel akan mengeblok program makro yang ada pada file aplikasi TRIMS. Pengaturan security pada Excel yang tepat akan mengijinkan operasi makro yang ada pada aplikasi TRIMS. Penempatan Aplikasi TRIMS di komputer Aplikasi TRIMS ditempatkan dalam satu folder yang khusus untuk aplikasi tersebut, sehingga dalam folder tersebut hanya ada satu file saja yaitu file aplikasi TRIMS. Penempatan sub direktori bisa dipasang di salah satu sub direktori pada My Document atau pada sub direktori di drive D atau drive lainnya. Jangan memasang aplikasi TRIMS lebih dari satu versi pada satu folder, dan jangan menjalankan aplikasi TRIMS lebih dari satu versi pada satu kesempatan. Menjalankan aplikasi TRIMS bisa dilakukan dengan melakukan doubel klik file TRIMS atau dengan membuka terlebih dahulu Ms Excel dan selanjutnya membuka file TRISMS dengan menggunakan open file dst. Contoh penempatan Sub Directory TRIMS pada Folder My Documents 19

24 Pada Folder Aplikasi TRIMS hanya ada satu file saja yaitu file aplikasi TRIMS Setting Ms Excel Sebelum menjalankan aplikasi TRIMS pastikan bahwa setting security systemnya sudah disesuaikan dengan kebutuhan. Apabila tingkat securityanya tidak pas, maka aplikasi tidak berfungsi sebagaimana mestinya karena makronya tidak berfungsi. Berikut ini adalah langkah yang harus dilakukan untuk memastikan level security dapat diterim A. Untuk Ms Excel 2007: Tekan Lingkaran ini Setelah mengklik pada tombol berbentuk lingkaran seperti gambar diatas, maka akan muncul tampilan sbb: 20

25 Lalu tekan Tombol ini Setelah keluar tampilan seperti gambar diatas selanjutnya yang dilakukan adalah menekan tombol yang bertuliskan Excel Options (lihat pada lingkaran merah pada gambar diatas), maka Pilih Trust Center selanjutnya akan muncul tampilan sbb: Setelah memilih tombol Trust Center, kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut: 21

26 Pilih Trust Center Settings. Pilih Trust Center Setting sehingga muncul tampilan seperti gambar dibawah ini: Dengan pilih Message Bar sehingga berwarna oranye, dan pastikan bahwa: Show the Message Bar in all application when content has been blocked terpilih atau lingkaran didepannya berisi titik hijau seperti gambar dibawah ini. Pastikan lingkaran pertama tidak kosong dan harus ada titik hijaunya Tekan tombol Message Bar sehingga berwarna oranye Kemudian pilih Macro Setting dan klik lingkaran dengan tulisan Enable all macros (not recommended; potentially dangerous cone can run) seperti gambar dibawah ini. 22

27 Pilih salah satu pada Disable all macros with notification atau pada Enable all macros not recommended; potentially dangerous code can run Tekan tombol Macro Setting sehingga berwarna oranye B. Untuk Ms Excel 2003: Pada Ms Excel 2003 proses seting agak berbeda, yang harus dilakukan adalah sbb: Tekan Tools kemudan pilih Option Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini dan selanjutnya pilih Tab Security : Pilih Tab Security 23

28 Setelah memilih Tab Security, selanjutnya pilih tombol Macro Security seperti gambar di bawah ini: Pillih tombol Macro Security Setelah ditekan tombol Macro Security maka muncul tampilan seperti gambar dibawah ini: Pastikan bahwa salah satu tombol Medium atau Low yang terpilih Setelah proses diatas telah dilakukan maka Ms Excel bisa menerima semua file yang mengandung makro dengan peringatan. Menjalankan Aplikasi TRIMS Ketika mulai menjalankan aplikasi TRIMS kemungkinan akan muncul peringatan dari security system karena adanya aplikasi makro dalam file tersebut. Peringatan ini muncul baik pada Excel 2007 maupun 2003, dan apabila peringatan tersebut tidak muncul maka ada dua kemungkinan yang terjadi pertama setting security pada tingkat yang tinggi sehingga aplikasi makro langsung di blok oleh Excel dan aplikasi TRIMS tidak bisa berfungsi. Kemungkinan kedua adalah setting securitynya pada level paling rendah, sehingga aplikasi macro langsung dapat diterima. Apabila muncul peringatan security, maka cara penyelesaiannya adalah sbb: Pada Ms Excel 2007: Apabila membuka aplikasi TRIMS kemudian muncul pita Security Warning seperti gambar dibawah ini maka berikut ini adalah langkah langkah yang harus dilakukan: Catatan: Peringatan seperti diatas akan muncul bila pada security setting dipilih: Disable all macros with notification 24

29 Klik pada option Pita Security Warning 1. Klik tombol option, sehingga muncul tampilan Securyti Alerts Macros&ActiveX seperti pada gambar dibawah. 2. Tekan lingkaran didepan tulisan Enable this content, sehingga muncul titik hijau ditengahnya. 3. Tekan tombol OK (lihat gambar dibawah). 4. Setelah klik tombol OK maka makro akan mulai bekerja sehingga muncul tampilan pembuka aplikasi TRIMS seperti gambar dibawah ini. Pita security warning akan hilang. Klik pada lingkaran di depan Enable this content 25

30 Bila muncul tampilan seperti diatas maka aplikasi TRIMS bisa berfungsi. Pada Excel 2003 Apabila setting security pada posisi medium ketika membuka aplikasi TRIMS akan muncul peringatan seperti gambar dibawah ini. Peringatan ini menunjukan bahwa pada file Excel yang dibuka mengandung makro atau ActiveX. Klik pada tombol Enable Macros 26

31 Langkah langkah yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa makro bisa berfungsi adalah sbb: 1. Klik pada tombol Enable Macros Setelah mengklik, maka makro akan langsung bekerja dan menampilkan pembukaan aplikasi TRIMS seperti tampilan berikut: Maka aplikasi TRIMS siap digunakan. 27