DAFTAR ISI. Pengantar

Transkripsi

1

2

3 DAFTAR ISI Halaman Pengantar I 1. Panduan Instalasi Aplikasi Database PVUK 1 2. Panduan Merubah Region dan Language ke format Indonesia 8 3. Panduan Tambah Formulir Isian Peternakan Panduan Edit/Ubah Isian Peternakan Panduan Cetak Laporan Otomatis Panduan Cetak Peta Panduan Penggabungan Database Panduan Import Form Excel Panduan Export Tabel Database ke Excel 35

4 Aplikasi Database Pelayanan Veteriner Unggas Komersial (PVUK) Aplikasi database Pelayanan Veteriner Unggas Komersial (PVUK) adalah aplikasi yang dibangun untuk mendukung kegiatan pelayanan veteriner unggas komersial yang dilakukan oleh petugas. Pada saat ini, aplikasi database PVUK adalah aplikasi yang telah dikembangkan mengikuti perkembangan yang terjadi pada kegiatan pelayanan veteriner unggas komersial dalam kaitan dengan pengendalian penyakit Avian Influenza. Aplikasi database PVUK ini menggunakan database Microsoft Access (MS. Access) untuk penyimpanan data dan tidak membutuhkan koneksi internet untuk melakukan input data. Adapun petugas pengelola data saat ini adalah Data Encoder di tingkat Kabupaten/Kota yang akan mengirimkan database ini via ke Data Encoder di tingkat Provinsi untuk digabungkan di tingkat Provinsi dan diteruskan kembali via ke tingkat Pusat. Namun, jika tidak terdapat data encoder, maka petugas manapun di Dinas dapat dilatih menggunakan database ini dengan mudah dan cepat. Adapun kegiatan lapangan yang dapat diinput dan diolah adalah sebagai berikut: Profiling (Formulir Isian Peternakan. Bentuk: kertas/hardcopy) Pertemuan Kelompok Peternak (Formulir khusus untuk Peternak Individu. Bentuk: Ms. Excel terformat) Kunjungan ke Peternak Individual (Formulir pertemuan kelompok Petugas PVUK khusus untuk kegiatan pada kelompok Peternak. Bentuk: Ms. Excel terformat) Evaluasi Penyelidikan Masalah Monitoring Halaman I

5 Setiap petugas pelayanan Veteriner (PPV) yang telah dilatih untuk kegiatan Pelayanan Veteriner Unggas Komersial (PVUK) ini harus terlebih dahulu mengisikan Biodata Pribadi Petugas sehingga namanya dapat tersimpan di dalam database dan dilanjutkan untuk proses input formulir kegiatan ke dalam database. Pada aplikasi database PVUK ini, terdapat jenis laporan dan peta yang dapat dicetak langsung dari aplikasi yaitu: Laporan 1: List peternakan (yang sudah diprofiling) Laporan 2: Rincian Kinerja Petugas Laporan 3: Kegiatan di Peternak Laporan 4: Kegiatan di Pertemuan Kelompok Peta Lokasi Peternakan Hasil Profiling Pela Lokasi Peternakan Hasil Profiling (per jenis unggas) Contoh laporan #3 Kegiatan di Peternak Contoh Cetak Peta:Peta Lokasi Peternakan Hasil Profiling (per jenis unggas) Informasi lebih detil mengenai laporan dan peta ini dapat dilihat pada bagian cetak laporan dan peta. Panduan ini juga dapat diakses di *** Halaman II

6 PANDUAN INSTALASI APLIKASI DATABASE PVUK Langkah pertama untuk menggunakan aplikasi database PVUK ini adalah dengan melakukan instalasi aplikasi database PVUK. Pendahuluan : Mohon untuk membaca petunjuk ini sampai selesai sebelum memulai proses instalasi. Aplikasi yang digunakan adalah PVUK dan akan diinstal di Drive D dengan folder D:\PVUK Jika menggunakan komputer/laptop yang sudah pernah terinstal aplikasi PVUK dengan versi sebelumnya, lakukanlah langkah ini : Pastikan untuk membackup database PVUK terakhir yang dimiliki pada komputer, dengan cara melakukan copy dan paste file database PVUK.mdb ke folder lain (misalkan: ke folder Backup. Tuliskan/rename nama file mdb tersebut. Contoh : PVUK Lama backup 15 DESEMBER 2014.mdb ). kan backup database lama itu ke alamat database.pvuk@gmail.com Backup database selesai, delete/hapus folder PVUK yang ada di drive D anda Jika menggunakan komputer baru yang tidak memiliki aplikasi database PVUK yang lama, pastikan komputer : Memiliki drive D untuk instalasi program. Jika tidak ada drive D, pilihlah drive lain yang tersedia. Jangan menginstal di drive C karena jika terkena virus, maka program/data nya akan mudah rusak/hilang. Regional setting harus dalam Indonesian. Cara merubah Regional Setting ada pada : Panduan Merubah Region Dan Language Ke Format Indonesia. Karena aplikasi database PVUK bersifat offline, jangan menginstalkan program ini di lebih dari 1 computer. Karena jika dilakukan input data secara paralel, tidak ada sinkronisasi data sehingga data akan tetap terpisah di 2 lokasi yang berbeda. Halaman 1

7 Panduan Instalasi Aplikasi Database PVUK: 1. Jalankan file Setup PVUK dengan cara mengklik 2 kali pada file tersebut. Jika muncul Kotak Pesan Do you want to allow program from unknown publisher to make changes to the computer. Pilihlah YES/YA 2. Selanjutnya akan muncul Kotak Pesan instalasi Setup PVUK. Pilihlah Next Halaman 2

8 3. Memilih folder instalasi, by default akan muncul D:\PVUK. Klik Next. 4. Pilih Create a desktop icon untuk menampilkan shortcut icon aplikasi PVUK pada desktop komputer. Kemudian pilih Next. Halaman 3

9 5. Pastikan lokasi instalasi anda sudah benar di D:\PVUK. Sesudah itu, klik Install. 6. Proses instalasi akan berjalan. Tunggu hingga proses selesai. Halaman 4

10 7. Proses instalasi selesai, klik Finish. *** Halaman 5

11 Konfigurasi Lokasi Pengguna Aplikasi PVUK Setelah selesai melakukan proses intalasi aplikasi, maka langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi lokasi untuk aplikasi database PVUK yang telah diinstal. Langkah-langkah untuk melakukan konfigurasi lokasi adalah sebagai berikut: 1. Pilih setting lokasi yang sesuai : Jika di Propinsi, pilihlah Propinsi sesuai dengan propinsi Anda. Jika di Kabupaten : 1. Pilihlah Propinsi sesuai dengan propinsi Anda 2. Lanjutkan dengan memilih Kabupaten sesuai dengan nama kabupaten Anda. Halaman 6

12 2. Pilih tombol Simpan jika sudah selesai melakukan konfigurasi lokasi. *** Halaman 7

13 PANDUAN MERUBAH REGION DAN LANGUAGE KE FORMAT INDONESIA Aplikasi database PVUK ini harus menggunakan seting regional komputer dan Bahasa dalam format INDONESIA. Langkah-langkah untuk melakukan atau memastikan format regional komputer dan Bahasa ke dalam format Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Region dan Language yang digunakan adalah Indonesia, Jika belum menggunakan format Indonesia maka perlu melakukan seperti pada langkah dibawah ini (Panduan ini menggunakan Microsoft Windows 7) 1. Klik Icon windows pada bagian kiri bawah layar komputer. 2. Pilih Control Panel 3. Pilih Clock, Language, and Region (Untuk memudahkan pastikan View by adalah Category) Halaman 8

14 4. Pilih Region and Language 5. Pada Formats, ubahlah format ke Indonesian (Indonesia) Jika format yang digunakan sudah Indonesian(Indonesia), pilih OK, dan dengan begitu maka Region dan Language komputer adalah Indonesia. *** Halaman 9

15 APLIKASI DATABASE PVUK : TAMBAH FORMULIR ISIAN PETERNAKAN Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Tambah Formulir Isian Peternakan Fitur ini digunakan untuk menambahkan data mengenai kegiatan profiling ke dalam database PVUK yang berasal dari formulir Isian Peternakan. Formulir Isian Peternakan berupa hardcopy yang diisikan oleh PPV setelah selesai melakukan kegiatan di lapangan. Pendahuluan : Harap dipastikan bahwa REGION DAN LANGUAGE pada komputer yang digunakan adalah format INDONESIA. (Untuk Pengecekan Region dan Language dapat dilihat pada Panduan Merubah REGION DAN LANGUAGE Ke format Indonesia ) Halaman 10

16 Panduan Tambah Isian Peternakan : 1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu Tambah. 3. Pilih Formulir Isian Peternakan. 4. Tampilan Formulir Isian Peternakan. 5. Isilah selengkap mungkin pada setiap daftar isian yang ada pada Formulir Isian Peternakan. Halaman 11

17 6. Lanjutkan dengan memilih tombol Simpan + Tutup Form untuk menyimpan penambahan isian peternakan yang telah ditambahkan pada Formulir Isian Peternakan. 7. Jika ingin membatalkan penambahan isian peternakan pilihlah tombol Tidak Simpan + Tutup Form tersimpan pada database. maka data yang telah ditambahkan tidak *** Halaman 12

18 APLIKASI DATABASE PVUK : EDIT/UBAH ISIAN PETERNAKAN Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Edit/Ubah Isian Peternakan Fitur ini digunakan untuk melakukan perubahan isi data pada laporan kegiatan profiling (Isian Peternakan) yang sebelumnya sudah tersimpan di dalam database PVUK. Pendahuluan : Harap dipastikan bahwa REGION DAN LANGUAGE pada komputer yang digunakan adalah format INDONESIA. (Untuk Pengecekan Region dan Language dapat dilihat pada Panduan Merubah REGION DAN LANGUAGE Ke format Indonesia ) Halaman 13

19 Panduan Edit/Ubah Isian Peternakan : 1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu Edit. 3. Pilih Formulir Isian Peternakan. 4. Tampilan mencari isian peternakan yang ingin diedit/diubah Halaman 14

20 5. Memilih data peternakan yang ingin diedit/diubah dari hasil pencarian. 6. Tampilan Edit/Ubah Isian Peternakan. 7. Lakukanlah edit/ubah data, kemudian lanjutkan dengan memilih tombol Simpan + Tutup Form untuk menyimpan data peternakan yang telah diubah pada pada database. 8. Jika ingin membatalkan edit/rubah isi data peternakan pilihlah tombol Tidak Simpan + Tutup Form pada database. maka data yang telah diubah tidak tersimpan *** Halaman 15

21 APLIKASI DATABASE PVUK : CETAK LAPORAN OTOMATIS Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Cetak Laporan Otomatis Fitur ini digunakan untuk menampilkan dan mencetak hasil ringkasan isi data yang telah tersimpan di dalam database secara cepat, mudah dan otomatis sesuai dengan pilihan jenis cetak laporan yang ada. Hasil laporan ini akan tercetak dalam bentuk file MS Excel yang berisi informasi perkembangan situasi terkait pelayanan veteriner unggas komersial di peternakan dan dapat digunakan untuk keperluan analisis lebih lanjut. Pendahuluan : Harap dipastikan bahwa REGION DAN LANGUAGE pada komputer yang digunakan adalah format INDONESIA. (Untuk Pengecekan Region dan Language dapat dilihat pada Panduan Merubah REGION DAN LANGUAGE Ke format Indonesia ) Halaman 16

22 Panduan Menu Cetak Laporan : 1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu Laporan. 3. Pilih Laporan Yang ingin dicetak. 4. Proses Cetak Laporan (1-4) A) Tentukan Periode yang ingin dicetak dalam laporan URC Provinsi Kabupaten/Kota Keperluan Cetak Laporan (Keperluan Dinas, Lainnya atau keduanya) B) Pilih Tombol Cetak Laporan Halaman 17

23 5. Memilih tempat menyimpan hasil cetak laporan, kemudian pilih tombol Save 6. Proses Cetak Laporan akan berjalan. Halaman 18

24 7. Proses Cetak Laporan Selesai, kemudian pilih tombol OK 8. Hasil Cetak Laporan akan terbuka dalam file MS Excel Halaman 19

25 Contoh Hasil Cetak Laporan PVUK: Laporan 1: List peternakan (yang sudah diprofiling) Berisi daftar data peternakan unggas komersial hasil profiling (koordinat GPS, populasi, jenis unggas dan nama PPV yang melakukan profiling) Laporan 2: Rincian Kinerja Petugas Berisi rincian kinerja per PPV saat melakukan kegiatan profiling, pertemuan kelompok peternak dan pertemuan individu per peternak (jumlah hari kerja dan tanggal kunjungan terakhir) Halaman 20

26 Laporan 3: Kegiatan di Peternak Berisi data tanggal kegiatan yang dilakukan per individu peternak (kunjungan awal, evaluasi, penyelidikan masalah dan monitoring), hasil RAT dan diagnosa akhir saat penyelidikan masalah di peternakan yang dikunjungi. Laporan 4: Kegiatan di Pertemuan Kelompok Berisi ringkasan data kegiatan di pertemuan kelompok peternak per desa (jumlah kegiatan, alasan kegiatan dan jumlah peserta) *** Halaman 21

27 APLIKASI DATABASE PVUK : CETAK PETA Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Cetak Peta Fitur ini digunakan untuk menampilkan situasi terkait pelayanan veteriner unggas komersial dalam bentuk peta sesuai dengan isi data yang telah tersimpan di dalam database sehingga informasi yang disampaikan dapat lebih mudah untuk dipahami dan lebih menarik untuk disajikan. Pendahuluan : Harap dipastikan bahwa REGION DAN LANGUAGE pada komputer yang digunakan adalah format INDONESIA. (Untuk Pengecekan Region dan Language dapat dilihat pada Panduan Merubah REGION DAN LANGUAGE Ke format Indonesia ) Halaman 22

28 Panduan Menu Cetak Peta : 1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu Laporan. 3. Pilih Peta yang ingin ditampilkan/dicetak. 4. Pilih jenis peta yang ingin ditampilan, per tanggal dan label wilayah yang hendak ditampilkan di peta Ada 2 jenis peta yang dapat dipilih: 1. Peta lokasi peternakan hasil profiling 2. Peta lokasi peternakan hasil profiling (per jenis unggas) 5. Setelah selesai, pilih tombol Tampilkan Halaman 23

29 6. Kemudian pilih tombol Simpan untuk menyimpan hasil cetak peta. 7. Pilih lokasi menyimpan peta, kemudian pilih tombol Save Halaman 24

30 8. Peta akan tersimpan dalam file Ms Word Contoh Peta yang dapat ditampilkan : Peta 1: Peta lokasi peternakan hasil profiling Halaman 25

31 Peta 2: Peta lokasi peternakan hasil profiling (per jenis unggas) *** Halaman 26

32 APLIKASI DATABASE PVUK : PENGGABUNGAN DATABASE Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Penggabungan Database Fitur ini digunakan untuk menggabungkan database PVUK dimana penamaan setiap file database tersebut harus sudah sesuai dengan format standar penamaan untuk dapat digabungkan ke dalam database utama di aplikasi ini. Proses ini dilakukan oleh tingkat Propinsi dan Pusat. Pendahuluan : Harap dipastikan bahwa REGION DAN LANGUAGE pada komputer yang digunakan adalah format INDONESIA. (Untuk Pengecekan Region dan Language dapat dilihat pada Panduan Merubah REGION DAN LANGUAGE Ke format Indonesia ) Halaman 27

33 Panduan Penggabungan Database : 1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu Utilitas. 3. Pilih Penggabungan Database. 4. Tampilan awal penggabungan Database, pilih tombol Pilih Database Halaman 28

34 5. Pilih salah satu database yang ingin digabungkan, kemudian pilih tombol Open Penggabungan database hanya dapat dilakukan satu per satu. 6. Pilih tombol Gabungkan Database 7. Biarkan proses penggabungan berjalan sampai selesai dan diharapkan tidak melakukan aktifitas lain di komputer untuk menghindari terganggunya proses penggabungan database. Dan setelah proses penggabungan selesai maka akan muncul tampilan dibawah ini, pilih tombol Ok. Halaman 29

35 Catatan : Jika dalam proses penggabungan muncul tampilan dibawah ini Maka kemungkinan yang terjadi adalah sebagai berikut: database yang ingin digabungkan sudah pernah digabungkan sebelumnya. database yang dikirimkan dan ingin digabungkan belum dilakukan perubahan nama file dan masih standar nama database didalam aplikasi PVUK, yaitu PVUK.MDB. Jika ingin dapat melakukan penggabungan, lakukanlah perubahan nama file pada database yang ingin digabungkan sesuai dengan periode yang berlaku pada saat proses penggabungan, kemudian ulangi proses penggabungan. 8. Pilih Tombol untuk kembali ke tampilan awal aplikasi PVUK, dan ulangi mulai langkah 2-7 untuk menggabungkan database selanjutnya. *** Halaman 30

36 APLIKASI DATABASE PVUK : IMPORT FORM EXCEL Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Import Form Excel Fitur ini digunakan untuk menggabungkan atau mengimpor laporan kegiatan PVUK yang berbentuk file MS Excel. Laporan kegiatan yang dapat digabungkan adalah laporan kegiatan untuk individu peternak dan laporan kegiatan pertemuan kelompok peternak. File MS Excel yang hendak digabungkan harus memiliki penamaan file yang sudah sesuai dengan format standar penamaan untuk dapat digabungkan ke dalam database utama di aplikasi ini. Pendahuluan : Harap dipastikan bahwa REGION DAN LANGUAGE pada komputer yang digunakan adalah format INDONESIA. (Untuk Pengecekan Region dan Language dapat dilihat pada Panduan Merubah REGION DAN LANGUAGE Ke format Indonesia ) Halaman 31

37 Panduan Import Form Excel: 1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu Utilitas. 3. Pilih Import Form Excel. 4. Tampilan awal Import Form Excel, pilih tombol Pilih File Excel Halaman 32

38 5. Pilih file Excel yang ingin di import, kemudian pilih tombol Open Catatan : File excel yang dapat di import hanyalah file Excel yang tersimpan dalam format Microsoft Excel 2003 yang ditandai dengan ektensi file XLS File excel yang dapat di import hanya dapat dilakukan secara satu per satu. 6. Pilih tombol Import File Excel Halaman 33

39 7. Jika muncul tampilan ini pada saat import file excel, pilih Yes. Catatan : Jika file excel yang ingin di import merupakan file terbaru yang diterima dari file excel sebelumnya, sehingga jika dilakukan update akan memperbarui isi data dalam database dengan isi data yang terbaru. 8. Jika muncul tampilan ini pada saat import file excel, pilih No 9. Biarkan proses import berjalan sampai selesai dan diharapkan tidak melakukan aktifitas lain di komputer untuk menghindari terganggunya proses import file excel. Dan setelah proses import file excel selesai maka akan muncul tampilan dibawah ini, pilih tombol Ok. 10. Pilih file excel selanjutnya yang ingin di import ke dalam database seperti pada langkah 4. *** Halaman 34

40 APLIKASI DATABASE PVUK : EXPORT TABEL DATABASE KE EXCEL Lokasi instalasi yang disarankan: Drive D:\ Export Tabel Database ke Excel Fitur ini digunakan untuk melakukan Expor isi Tabel database PVUK ke dalam bentuk file MS Excel. Seluruh tabel dan data di dalam aplikasi database PVUK dapat diekspor isinya sebagai bahan analisis data lebih lanjut oleh pengguna dengan menggunakan formula yang ada dalam MS Excel. Pendahuluan : Harap dipastikan bahwa REGION DAN LANGUAGE pada komputer yang digunakan adalah format INDONESIA. (Untuk Pengecekan Region dan Language dapat dilihat pada Panduan Merubah REGION DAN LANGUAGE Ke format Indonesia ) Halaman 35

41 Panduan Export Tabel Database ke Excel : 1. Jalankan/klik aplikasi PVUK. 2. Pilih menu Utilitas. 3. Pilih Export to Excel. 4. Tampilan awal Export Tabel Database ke Excel Halaman 36

42 5. Pilih Tabel Database yang ingin di Export, kemudian proses Export Tabel akan berjalan. Keterangan nama tabel pada MS Access dan isi data nya adalah sebagai berikut: Tabel POULTRY_FARMS PVUK_NEW_FORM PVUK_NEW_FORM_MEETING Isi data (sesuai Formulir) Profiling Peternakan Laporan Kegiatan Petugas PVUK Laporan Pertemuan Kelompok Petugas PVUK Halaman 37

43 6. Hasil Export Tabel akan terbuka dalam file MS Excel. Pada contoh dibawah ini adalah hasil dari export table Poultry Farms yang berisi data kegiatan profiling. Contoh Hasil Export Tabel Poultry Farms 7. Jika ingin menyimpan hasil export tersebut, silahkan lakukan penyimpanan data/file yang biasa dilakukan menggunakan MS Excel. Pilih gambar logo yang ada pada pojok kiri tampilan MS Excel. 8. Kemudian pilih Save Halaman 38

44 9. Tentukan lokasi dimana ingin menyimpan dan berikan nama untuk file yang ingin disimpan, kemudian pilih tombol Save. *** Halaman 39

45