Panduan Pembekalan Fasilitator Rekonstruksi

Transkripsi

1 0

2 PANDUAN PENYELENGGARAAN PEMBEKALAN FASILITATOR KEGIATAN REKONSTRUKSI SEKTOR PERMUKIMAN BERBASIS MASYARAKAT (RELOKASI) PASCA BENCANA BANJIR MANADO TAHUN ANGGARAN 2015 I. Pendahuluan Pelatihan pembekalan merupakan suatu kegiatan awal yang wajib di ikuti oleh fasilitator sebelum melaksanakan tugasnya. Kegiatan pelatihan ini dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan dan pehamanan kepada fasilitator mengenai peran, tugas dan fungsinya pada saat melaksanakan tugas dilapangan. Pengetahuan dan pemahaman terhadap peran dan fungsi dari calon fasilitator merupakan indikator awal dari sukses tidaknya fasilitator dalam melaksanakan tugas dan perannnya di tengah-tengah masyarakat. Mengingat tugas yang dilakukan fasilitator adalah memfasilitatsi masyarakat dalam berbagai kegiatan persiapan dan pelaksanaan membangun rumah dan infrastruktrur permukiman. Kegiatan pelatihan pratugas ini selain memberikan pembekalan terhadap peran, fungsi dan tugas calon fasilitator juga diberikan pengetahuan dan keterampilan empirik pelaksanaan kegiatan lapangan. Namun pada tahap pelatihan awal hanya diberikan pengetahuan empiric mengenai persiapan dan tahapan kegiatan dalam rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado tahun anggaran Pengetahuan dan keterampilan empirik ini dinilai sangat bermanfaat bagi calon fasilitator dalam memahami tupoksinya, tetapi lebih dari itu diharapkan memotivasi kinerja mereka agar lebih siap untuk melaksanakan tugas selesai pelatihan tahap pertama ini. Pada pelatihan pratugas ini juga merupakan seleksi kompetensi individual dan sekaligus seleksi perankingan untuk memilih calon fasilitator yang langsung ditempatkan dan calon fasilitator cadangan. Mengingat pelaksanaan pelatihan pratugas yang dilaksanakan dalam bulan maret 2016 ini, agar semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pelatihan ini memiliki pengetahuan, visi dan misi yang sama. Kesamaan pengetahuan dan kesamaan visi dalam melaksanakan pelatihan diantara pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan pelatihan sangat menentukan output dari pelatihan tersebut. Mengingat suatu proses pelatihan merupakan suatu sistem yang saling terkait satu sama lain, maka kesamaan visi dan misi antara anggota tim 1

3 akan sangat menentukan kedinamisan dan keharmonisan pelaksanaan kegiatan pelatihan. II. Tujuan Pelatihan Secara umum tujuan pelatihan ini adalah memberikan orientasi dan pembekalan kepada calon fasilitator baru agar siap secara mental, pengetahuan, dan ketrampilan sebelum diterjunkan di lokasi-lokasi penugasan. pada pelatihan pra tugas kali ini, fasilitator diharapkan agar lebih banyak mempersiapkan pelaku dari masyarakat dan aparat untuk lebih banyak mengambil peran di dalam pelaksanaan kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado tahun anggaran 2015 dengan model pendekatan ini diharapkan masyarakat dan aparat akan mandiri. Secara khusus pembekalan calon fasilitator dilaksanakan dengan tujuan: Meningkatkan pemahaman peserta tentang latar belakang, tujuan, kebijakan, prinsip-prinsip, prosedur dan ketentuan rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado Meningkatkan ketrampilan peserta dalam memfasilitasi proses persiapan dalam tahapan kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado tersedianya fasilitator dalam pendampingan pokmas yang memiliki standard kompetensi dan pemahaman yang utuh terhadap proses pekerjaan pendampingan yang dilakukan. Menumbuhkan komitmen dan sikap kepedulian peserta terhadap masyarakat korban bencana dan kemandirian masyarakat. Merupakan bagian dari proses seleksi bagi fasilitator. Pembekalan tugas ini juga sebagai ajang seleksi untuk menentukan calon-calon fasilitator yang telah lulus seleksi aktif untuk ditetapkan sebagai fasilitator senior dan fasilitator yang akan segera diterjunkan ke lapangan. III. Jenis Pelatihan Kegiatan pembekalan fasilitator yang diatur dalam panduan adalah Pembekalan Fasilitator Rehabilitasi dan Rekonstruksi Sektor Permukiman Berbasis Masyarakat (RELOKASI) Pasca Bencana Banjir Manado. 2

4 IV. Peserta Pembekalan Peserta pembekalan tugas ini adalah fasilitator dengan kriteria sbb: 1. Calon fasilitator yang telah ditetapkan lulus/diterima dalam berita acara seleksi aktif fasilitator rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado 2. Calon fasilitator yang telah ditetapkan lulus/diterima dalam berita acara seleksi aktif fasilitator rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado 3. Semua peserta telah mengisi surat pernyataan. Peserta calon sudah memperhitungkan kebutuhan yang akan ditempatkan ditambah 10 % cadangan dari kebutuhan untuk antisipasi kekosongan setelah penempatan untuk rinciannya dapat dilihat pada tabel rencana jadwal pelatihan pra tugas. Pembekalan ini akan dilaksanakan selama 2 hari efektif dan tempat penyelenggaraannya hotel kawanua sahid di kota manado V. Materi Pelatihan Modul pembekalan telah disiapkan oleh tim konsultan manajemen Fasilitator Pemberdayaan & Ekonomi Fasilitator Teknik 1. Pengorganisasian kelas 2. Kebijakan program rehabilitasi dan rekonstruksi sector permukiman berbasis masyarakat (relokasi) 3. Alur tahapan kegiatan relokasi 4. Peran fasilitator 5. Key Performance Indikator (KPI) 6. Mekanisme pencairan dana 7. Laporan keuangan 8. Kinerja keuangan 9. RKTL pengendalian tahapan kegiatan : RKTL 1. Pengorganisasian kelas 2. Kebijakan program rehabilitasi dan rekonstruksi sector permukiman berbasis masyarakat (relokasi) 3. Alur tahapan kegiatan relokasi 4. Peran fasilitator 5. Key Performance Indikator (KPI) 6. Manajement konstruksi 7. Bangunan tahan gempa 8. Penyusunan desain RAB 9. Pelaporan prasarana 10. RKTL Pengendalian Tahapan Kegiatan Materi pembekalan/pelatihan selengkapnya dapat dilihat pada matrik kurikulum dan modul pelatihan. 3

5 VI. Metodologi Pembekalan /pelatihan fasilitator dilaksanakan ditingkat kota madia yang menyelenggarakan. Secara teknis desain pelatihan fasilitator ini melalui proses Sbb: 1. Peserta dan lokasi pembekalan ditentukan di masing-masing kota oleh konsultan manajement. Hari pertama diberikan materi-materi umum yang berkaitan dengan konsepsi dasar pemberdayaan, kebijakan konsepsi rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado dan kompetensi standar yang harus dimiliki fasilitator dan pada hari ke- dua diberikan materi bidang spesialisasi dalam kelas terpisah,out putnya tertuang dalam RKTL 7 bulan Dan di akhir sesi dilaksanakan post test pada jam serentak di satu kelas gabung Pada setiap akhir sesi di sore hari dilakukan refleksi pelaksanaan pelatihan yang difasilitasi oleh koordinator pelatih. pelatih menyampaikan hasil supervisinya, dan memberikan penegasan-pengesan untuk hal-hal yang masih diragukan atau yang belum diketahui peserta. 2. Peserta mengisi evaluasi harian yang diberikan setiap akhir sesi pembahasan materi pokok bahasan/sub pokok bahasan. Agar dapat menjaga kualitas dan keobyektifan dalam penseleksian, maka akan dilaksanakan proses seleksi yang mengkombinasikan antara metode pengamatan oleh pelatih dan metode tertulis yang menggali pengetahuan dan pemahaman peserta setelah diberikan materi pembekalan. Pendekatan Yang digunakan dalam pembekalan ini adalah pendidikan orang dewasa (andragogy) yang dikombinasikan dengan metode accelerated learning, untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang aplikasi beberapa prinsip, alur tahapan dan kegiatan fasilitasi maka digunakan beberapa metode seperti ceramah dan tanya-jawab, brainstorming, latihan (mengisi form, analisa kasus, dll.) dan diskusi. VII. Pelatih Tim pelatih berasal dari konsultan manajement (tenaga ahli), rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado. 4

6 Setiap kelas difasilitasi oleh 3 orang pelatih, dengan jumlah peserta diatas 15 orang pada kelas khusus, dan 2 orang pelatih dengan jumlah peserta dibawah 15 orang pada kelas khusus. komposisi setiap tim pelatih disepakati oleh KM dan PPK Kota Manado dengan mempertimbangkan latar belakang pelatih teknis dan non teknis. kriteria pemilihan tim pelatih adalah sebagai berikut: 1. Memahami rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado 2. Memiliki wawasan tentang konsepsi pemberdayaan masyarakat 3. Memiliki pengalaman sebagai trainer atau fasilitator dengan model/ metodologi pelatihan orang dewasa. 4. Memiliki keterampilan fasilitasi partisipatif. 5. Senang bekerjasama dalam tim. 6. Materi kompetensi harus dilatihkan oleh fasilitator/pelatih dengan latar belakang kompentensi yang sama. VIII. Narasumber Nara sumber yang dihadirkan pada pembekalan tugas dimaksudkan untuk memberikan wawasan, pengetahuan dan pendalaman materi tentang operasional konsep rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado terkait dengan peran dan fungsi pelaku, tahapan alur kegiatan. Nara sumber dari tim koordinasi PPK fungsi dan tugas dari nara sumber tim koordinasi selain untuk mensupervisi dan memonitor pelatihan juga memberikan wawasan/penegasan-penegasan muatan lokal/peran dan fungsi dari tim PPK. IX. Tugas Dan Tanggungjawab Pihak-pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan pelatihan pra tugas berikut peran dan tugas-tugasnya dapat diuraikan sebagai berikut: fasilitator 1. Tim Koordinasi PPK ( Pejabat Pembuat Komitmen ) Tim koordinasi di dalam persiapan kegiatan pelatihan dapat memberikan masukan didalam penyusunan modul pelatihan. Pada saat pelaksanaan pelatihan akan memantau pelaksanaan pelatihan. 5

7 2. Konsultan Manajemen ( KM ) KM bertanggung-jawab terhadap mutu pelaksanaan pelatihan yang diselenggarakan di wilayah tugasnya. adapun tugas - tugas yang diberikan kepada konsultan manajement meliputi: Melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan. Membantu penyelenggara pelatihan di dalam mencari tempat pelatihan yang memenuhi kriteria kelayakan. Berkoordinasi dengan tim PPK Kota Manado untuk kebutuhan pembukaan penutupan pelatihan, pemantauan pelatihan, dan pembentukan tim pelatih. Mengundang fasilitator sebagai peserta pembekalan berdasarkan surat penetapan dari penanggung-jawab. Memastikan materi, modul, dan pto sudah didistribusikan kepada peserta pada saat pelaksanaan pembekalan/pelatihan. Menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan pembekalan / pelatihan. Bersama tim PPK Kota Manado melakukan penempatan fasilitator. Membuat laporan kegiatan pembekalan/pelatihan. 3. Pelatih Pelatih bertugas untuk memfasilitasi proses pembekalan/pelatihan sesuai dengan modul yang telah dipersiapkan. Pelatih bertanggungjawab terhadap kelancaran penyampaian materi dan pemahaman peserta terhadap pokok bahasan. Pelatih juga menyusun laporan proses fasilitasi dan hasil pelatihan lengkap (termasuk evaluasi pelatihan dan evaluasi peserta) untuk selanjutnya diserahkan kepada km sebagai bahan laporan pelatihan. 4. Pemantau (Supervisor) Pelatihan Pada setiap lokasi pelatihan akan ditugaskan minimal 1 orang pemantau yang bertugas: Memastikan seluruh proses berjalan lancar dari mulai persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan pelatihan. Memberikan supervisi kepada tim pelatih dan penyelenggara agar proses pelatihan mencapai output yang diharapkan. Memberikan bimbingan dan umpan balik kepada tim pelatih terkait substansi materi dan teknik/proses pelatihan. Memberikan evaluasi kepada tim pelatih dalam lembar umpan balik yang sudah diberikan. Pemantau dapat berasal dari tim PPK Kota Manado, KM (TL Dan jajaran tenaga ahli /spesialis). 6

8 X. Waktu Dan Tempat Pembekalan Pelaksanaan pembekalan tugas fasilitator diselenggarakan Sebelum pelaksanaan pembekalan dilakukan konsolidasi pelatih difasilitasi oleh tenaga ahli sosialisasi dan pelatihan selama (satu ) hari efektif. Tempat pembekalan dapat memanfaatkan kantor km sejauh memenuhi persyaratan untuk penyelenggaraan konsolidasi konsolidasi. Pengaturan waktu dan tempat pelatihan selanjutnya dikoordinasikan oleh penyelenggara dan konsultan manajement. XI. Pendanaan Pelatihan Pembekalan fasilitator tahun ini didanai oleh program melalui dana yang ada di penggunaan dana pelatihan dikelola oleh PPA sebagai penyelenggara pelatihan dengan memperhatikan beberapa hal berikut: 1. Peralatan dan bahan meliputi atk peserta (alat tulis) dan bahan bahan bacaan diberikan kepada setiap peserta dan atk kelas/pelatih. Pelatih akan mendapatkan modul pelatihan dan peralatan atau media lainnya untuk kebutuhan fasilitasi. Materi dan bahan bacaan a) Pelatih: Rencana pelajaran (disediakan oleh To) Bahan bacaan (disediakan oleh To) Buku pedum, PTO (disediakan oleh pelatih) b) Materi dan bahan bacaan peserta Buku PTO dan penjelasan (disediakan To) Bahan bacaan (disediakan To) c) Perlengkapan kelas Ruang kelas yang memuat 30 orang Meja kursi untuk peserta dan pelatih Sound system (wireless, mick) 1 set In-focus dan layar (1 unit/kelas) Whiteboard, penghapus, spidol (1 set/kelas) Kuda-kuda/tripod (1 unit/kelas) Kertas plano/flipchart dan spidol permanent Metaplan 7

9 Kertas Hvs (jumlah sesuai kebutuhan) 1 set komputer untuk setiap 1 kelas untuk pengetikan notulen harian 1 set printer untuk tiap hotel d) ATK kelas terdiri dari: Meta plan disediakan sebanyak 200 lembar/kelas per hari (potongan karton manila dengan ukuran: 10 x 25 cm), Kertas flipchart (50 lembar/kelas/hari), Spidol marker permanen besar untuk diskusi (12 buah/kelas/hari), Spidol permanen kecil snowmen warna hitam semua (12 set/kelas), Kertas Hvs (6 rim per per kelas), Lakban kertas ukuran 2 cm (1 gulung per kelas per hari), Spidol whiteboard (4 warna) sebanyak 1 box per kelas per hari 2. Peserta dan pelatih akan diberikan sertifikat yang dibebankan kepada penyelenggara pelatihan. Sertifikat ditandatangani oleh tim PPK. 3. Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk persiapan pelatihan dibebankan pada dana operasional KM. 4. Supervisi dan monitoring kegiatan pelatihan yang dilakukan oleh ppk, km dengan menggunakan alokasi dana supervisi-monitoring dari masing-masing lembaga/pihak. 5. Khusus: Peserta dan Pelatih tidak di siapkan akomodasi (tidak nginap di hotel) XII. Mekanisme Penyelenggaraan Pelatihan Mekanisme penyelenggaraan pembekalan diatur sebagai berikut: 1. Setiap peserta wajib membuat surat pernyataan di atas materei untuk bersedia ditempatkan di lokasi tugas yang telah di tetapkan dan bekerja sesuai dengan SPT. 2. Selama proses pembekalan akan dilakukan pengamatan terhadap kemampuan peserta dan di akhir pembekalan akan dilakukan tes tertulis untuk menentukan peserta yang akan ditempatkan sebagai senior fasilitator dan yang akan menjadi fasilitator. Tugas penilaian peserta dilakukan oleh tim pelatih/fasilitator di tiap kelas dengan mengacu pada panduan seleksi aktif pembekalan pelatihan fasilitator. 3. Penempatan fasilitator mengacu pada berita acara penempatan fasilitator. Berita acara ini ditandatangani oleh team leader dan tim ppk kota manado dimana seleksi aktif diadakan, berdasarkan hasil seleksi akhir pada pembekalan. 8

10 Team Leader Dan Tim PPK Kota Manado tidak berhak merubah hasil penilaian pada seleksi akhir. 4. Penanggungjawab mutu pembekalan adalah konsultan manajement dalam quality mutu pelatih, dalam quality materi pelatihan dalam quality penyelenggaraan (EO/PT Phibetha Kalamwijaya). Seluruh kegiatan pelatihan penanggungjawab penyelenggaraan pelatihan adalah Team Leader. 5. Pada setiap lokasi penyelenggaraan pembekaln di support oleh 1 tenaga koordinator penyelenggara pelatihan, 1 tenaga administrasi keuangan, 1 tenaga perlengkapan dan masing-masing kelas disupport oleh 1 tenaga notulensi dan 1 tenaga penjaga kelas. Kesekretariatan dan kelipatannya sesuai dengan jumlah kelas. XIII. Proses Penempatan Fasilitator Penempatan fasilitator mengacu pada berita acara penempatan fasilitator akhir baik. Berita acara ini ditandatangani oleh Team Leader dan Tim PPK Dan KM dimana seleksi aktif diadakan, berdasarkan hasil seleksi akhir pada pelatihan pembekalan. Team Leader dan Tim PPK Kota Manado tidak berhak mengubah hasil penilaian pada seleksi akhir. Berkenaan dengan penempatan fasilitator perlu memperhatikan beberapa hal penting berikut ini: 1. Pada saat mengundang, peserta pelatihan sudah diberitahukan tentang keharusan menandatangani surat pernyataan. 2. Fasilitator yang ditempatkan adalah fasilitator dengan hasil evaluasi baik berdasarkan hasil evaluasi akhir pelatihan. XIV. Persiapan Peserta 1. Peserta sudah harus membaca PEDUM, PTO Sebelum mengikuti pelatihan (pada saat chek-in peserta sudah dibagikan PEDUM, PTO dan sudah harus membaca. 2. Peserta boleh membawa bacaan, materi pelatihan yang sudah pernah diperoleh. 9

11 XV. Pelaporan Pelaporan pelaksanaan pembekalan pelatihan yang disusun oleh konsultan manajement meliputi: 1. Data peserta 2. Data pelatih 3. Berita acara hasil seleksi akhir di pelatihan pembekalan fasilitator dilengkapi dengan rekap nilai hasil seleksi akhir peserta 4. Daftar fasilitator yang ditempatkan. 5. Rangkuman proses dan hasil pelatihan dari tim pelatih. 6. Analisa hasil kegiatan pelatihan dengan menggunakan basis data dari format evaluasi harian peserta, format pengamatan pelatih 7. Lampiran-lampiran pendukung (review harian peserta, rekapitulasi hasil evaluasi harian pelatihan, dokumentasi proses, dokumentasi foto) 8. Hasil penempatan fasilitator Pelaporan Team Leader disampaikan kepada PPK paling lambat 7 hari setelah pelaksanaan pelatihan pembekalan. Pelaporan oleh Konsultan Manajement sebagai penyelenggara pelatihan meliputi : 1. Surat pernyataan peserta 2. Daftar hadir peserta pelatihan 3. Daftar hadir tim pelatih 4. Tanda terima pedum PTO, bahan bacaan, dan media pelatihan. Laporan disampaikan kepada penanggujawab kegiatan. XVI. Penutup Hal-hal yang belum diatur atau perubahan di dalam panduan penyelenggaraan pembekalan tugas fasilitator ini dan menjadi kebutuhan pelaksanaan pembekalan akan disampaikan dalam bentuk surat penetapan atau penegasan oleh penanggujawab kegiatan. 10

12

13 Format Laporan Pembekalan Jadwal pelaksanaan dan lokasi pelatihan pembekalan : 1. Daftar jumlah peserta pelatihan pembekalan 2. Daftar pelatih/fasilitator (per kelas) 3. Panduan pelaksanaan seleksi dan penempatan fasilitator pada pelatihan pembekalan 4. Soal tes tertulis 5. Rangkuman proses pelatihan 6. Hasil penempatan. 7. Surat pernyataan peserta 8. Panduan evaluasi pelatihan 9. Panduan dokumentasi proses 10. Formulir pemantauan pelatihan 1

14 Formulir Laporan Kegiatan Pembekalan Tugas Km : Jenis Pelatihan : Tanggal Pelaksanaan : Tempat Pelatihan : Jumlah Kelas : Data Peserta Jumlah Undangan Total Calon Fasilitator Teknik Calon Fasilitator Ekonomi Calon Fasilitator Pemberdayaan Jumlah Hadir Total Calon Calon Jumlah Tidak Hadir Total FT Fas Ekonomi Fas Pemberdayaan Mengundurkan Diri Total Calon Calon 2

15 Data Pelatih Total Sekretariat Km Nara Sumber Format Penempatan: Fasilitator Fasilitator Kegiatan Rehabilitasi Dan Rekonstruksi Sektor Permukiman Berbasis Masyarakat (Relokasi) Pasca Bencana Banjir Manado Tahun Anggaran 2015 Ditempatkan sebagai: Cadangan untuk FK FT Fas Ekonomi Ringkasan Proses No Pokok Bahasan Ringkasan Proses Fasilitasi Kesepakatan/Rekomendasi Masalah-Masalah Yang Muncul No Masalah Tindakan Penyelesaian Status Selesai Belum 3

16 Evaluasi a. Hasil evaluasi harian tiap kelas (lampirkan grafik evaluasi harian) b. Hasil evaluasi materi (dibuat rekapitulasi dan analisanya) c. Rekapitulasi evaluasi harian tiap kelas dilampirkan dalam bentuk grafik line d. Komentar masukan umum peserta terhadap pelatihan (uraian) e. Lihat panduan terlampir..,..,, 2016 ( ) Team Leader 4

17 Surat Pernyataan Saya yang bertandatangan dibawah ini Nama : No. Ktp/Sim : Alamat Domisili : Posisi : Peserta Pembekalan Tugas Fasilitator Menyatakan bersedia: 1. Mengikuti seluruh proses dari awal sampai akhir dan mengikuti seleksi akhir. 2. Menerima keputusan hasil seleksi akhir. Jika saya lulus sebagai konsultan yang ditempatkan, saya siap ditempatkan sebagai rehabilitasi dan rekonstruksi sektor permukiman berbasis masyarakat (relokasi) pasca bencana banjir manado] seluruh wilayah kota manado serta bersedia untuk mengganti biaya pelatihan jika saya mengundurkan diri pada saat pelatihan atau sebelum menyelesaikan masa waktu spt bekerja dilokasi yang sudah di tetapkan 1. Jika saya lulus sebagai cadangan, saya siap dipanggil sewaktu-waktu proyek membutuhkan tanpa menerima tanggungan apa pun dari proyek selama masa tunggu penempatan. Surat pernyataan ini saya buat dengan kesadaran diri sepenuhnya tanpa ada paksaan dari pihak manapun.., Pembuat Pernyataan Materei Rp ,- ( ) Nama Lengkap 5

18 Panduan Evaluasi * Pilih Salah Satu. Aspek dan parameter evaluasi pembekalan fasilitator relokasi No Aspek yang dinilai Manfaat materi untuk menunjang perbaikan kinerja Pencapaian tujuan dan output pokok/sub pokok bahasan Dinamika kelas (partisipasi peserta) Kemampuan fasilitator dalam menciptakan suasana belajar yang partisipatif & penguasaan materi Dukungan panitia (konsumsi, peralatan/perlen gkapan belajar) Parameter / Indikator A B C D Sangat bermanfaat Pembahasan materi mencapai tujuan/output sangat dinamis (seluruh peserta aktif) Sangat menguasai materi, kreatif dalam penggunaan media serta partisipatif Sangat baik/memuaskan (sangat menun-jang kelancaran proses belajar) Cukup bermanfaat Pembahasan materi belum sepenuhnya mencapai tujuan/output cukup dinamis (sebagian besar peserta aktif) Sebagian besar materi dikuasai, penggunaan media & metode standard dan partisipatif Baik (sesuai dengan standard pelatihan) Kurang bermanfaat Pembahasan materi kurang mencapai tujuan/output kurang dinamis (separuh kelas pasif) Tidak seluruh fasilitator menguasai materi, penggunaan media dan metode kurang merangsang dinamika kelas/partisipasi peserta Cukup (masih ada beberapa kekurangan) Tidak bermanfaat Pembahasan materi tidak mencapai tujuan/output tidak dinamis (sebagian besar peserta pasif) Sebagian besar materi kurang dikuasai, penggunaan media dan metode sangat membosankan dan tidak partisipatif Kurang (tidak sesuai dengan standard dan menghambat proses belajar) 6

19 Format Evaluasi Harian Pembekalan Fasilitator Relokasi Hari/Tanggal : Kelas : Pokok Bahasan : Pelatih : Perintah: Beri tanda pada nilai A, B, C, atau D yang sesuai dengan penilaian anda, dan berikan komentar/masukan pada kolom kosong yang tersedia untuk mendukung alasan/uraian anda. No Aspek Yang Dinilai 1 Manfaat Materi 2 Pencapaian Tujuan/Output Pelatihan 3 Dinamika Kelas / Partisipasi Peserta 4 Kemampuan Fasilitator 5 Dukungan Panitia Keterangan: A = Baik Sekali (80) B = Baik (70) C = Cukup (60) D = Kurang (50) Nilai A B C D Total Komentar/Masukan: 7

20 Matriks Rekapitulasi Evaluasi Pelatihan Hari/Tangga l : Kelas : Pokok Bahasan : Pelatih : No Aspek Yang Dinilai 1 Manfaat Materi 2 Pencapaian Tujuan/Output Pelatihan 3 Dinamika Kelas/Partisipasi Peserta 4 Kemampuan Fasilitator 5 Dukungan Panitia Nilai/Jumlah Penilai (*) A B C D Total Keterangan: (*) Jumlahkan peserta dan masukkan ke dalam kolom skor yang dipilih untuk tiap aspek Komentar/masukan peserta secara umum: Dst.. 8

21 Mekanisme Evaluasi Pelatihan : 1. Perbanyak form evalusi harian sebanyak peserta dikalikan hari efektif pelatihan (proses evaluasi dilakukan secara transparan, untuk setiap pokok bahasan pada setiap akhir sessi, 10 menit sebelum sessi berakhir. Jika dalam satu hari dibahas 3 pokok bahasan, maka terdapat rekapitulasi hasil evaluasi terhadap 3 pokok bahasan tersebut. 2. Bagikan lembar evaluasi kepada setiap peserta dan berikan waktu 5 menit untuk mengisinya. 3. Selanjutnya, langsung dilakukan perhitungan. serahkan pada petugas kelas yang bertugas pada hari itu untuk memfasilitasi proses perhitungan cepat. Caranya adalah, minta peserta mengedarkan kertas ke samping kirinya dua kali kemudian dilakukan perhitungan skor dengan mengangkat tangan dan dihitung bersama. Hasilnya dimasukkan ke dalam matriks yang sudah disediakan (di kertas flipchart). lakukan perhitungan untuk seluruh aspek yang dinilai. 4. Hasilnya langsung diserahkan kepada petugas kelas untuk dimasukkan dalam komputer dan dibuatkan grafiknya. 5. Hasil perhitungan evaluasi harian dalam bentuk grafik dan rekapitulasi masukan/komentar ditempel di kelas pada esok paginya dan direview bersama dalam sessi review pagi oleh petugas kelas yang bertugas bersama dengan review materi hari kemarin. 6. Review hasil evaluasi diberikan umpan balik oleh fasilitator untuk perbaikan hari itu. Tampilan Grafik Evaluasi Pelatihan Fasilitator Evaluasi harian tiap kelas ditampilkan dalam bentuk grafik batang/balok 1. Rekapitulasi evaluasi pelatihan tiap kelas (4 hari) ditampilkan dalam bentuk grafik line/garis 9

22 Nama : Kelas : Peer Assessment Peserta Petunjuk Pengisian: Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini sesuai dengan apa yang anda rasakan atau alami dalam kegiatan pelatihan di kelas anda. Cantumkan nama anda pada tempat yang telah disediakan, di sudut kanan atas. Pencantuman nama anda amat penting agar kuesioner ini dapat diolah lebih lanjut. Terima Kasih. 1) Sebutkan 3 (tiga) nama diantara peserta yang anda anggap paling mempunyai kemampuan untuk bekerjasama No Nama Alasan ) Sebutkan 3 (tiga) nama diantara peserta yang paling mau berbagi pengetahuan dengan peserta lainnya? No Nama Alasan

23 3) Sebutkan 3 (tiga) nama diantara peserta pelatihan yang paling memiliki rasa percaya diri di dalam berpendapat? (sebutkan satu nama!) No Nama Alasan ) Sebutkan 3 (tiga) nama diantara peserta yang menurut anda paling dapat menghargai pendapat orang lain? No Nama Alasan ) Sebutkan 3 (tiga) nama diantara peserta yang dianggap paling memiliki jiwa kepemimpinan? No Nama Alasan

24 Nama: Kelas : Penilaian peserta terhadap pelatih Petunjuk Pengisian: Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini sesuai dengan apa yang anda rasakan atau alami dalam kegiatan pelatihan di kelas anda. Cantumkan nama anda pada tempat yang telah disediakan, di sudut kanan atas. Pencantuman nama anda amat penting agar kuesioner ini dapat diolah lebih lanjut. Terima kasih. 1) Siapakah pelatih pelatihan yang anda anggap menguasai substansi materi yang disampaikan? (boleh lebih dari satu orang) Alasannya apa? 2) Siapakah pelatih pelatihan yang anda anggap mampu memfasilitasi proses pelatihan dan mudah dipahami di dalam penyampaian materi? (boleh lebih dari satu orang) Alasannya apa? 3) Siapakah diantara pelatih pelatihan yang anda anggap menguasai substansi materi yang disampaikan, sekaligus juga mampu memfasilitasi dan mudah dipahami didalam penyampaian materi? (boleh lebih dari satu orang) Alasannya apa? Saran untuk pelatih? 12

25 Panduan Dokumentasi Proses Pelatihan A. Dokumentasi Proses Harian Dokumentasi proses (dokpres) pelatihan dimaksudkan untuk mencatat berbagai hal penting yang terjadi dalam pelatihan pada setiap harinya. Dokumentasi proses merupakan bagian penting dalam pelatihan karena dari hasil dokumentasi proses dapat diperoleh gambaran proses pembelajaran yang berlangsung antara fasilitator dan peserta, yang mencakup: Sharing gagasan/gagasan, curah pendapat, isu-isu yang berkembang dalam kelas, pembahasan materi, pemerkayaan/pemberian input oleh fasilitator maupun nara sumber, kendala dan masalah yang muncul dan alternatif solusi yang diambil, dan kesepakatan-kesepakatan yang dibangun (Learning Contract). dokumentasi proses sangat bermanfaat untuk peserta karena hasil-hasil yang terekam adalah hasil pemikiran bersama selama pelatihan, yang dapat dimanfaatkan pasca pelatihan (kembali di lapangan). Bagi fasilitator, dokumentasi proses merupakan instrumen/alat untuk mendapatkan gambaran bagaimana proses fasilitasi berjalan pada hari yang bersangkutan, bagaimana dinamika yang terjadi, efektivitas proses fasilitasi, dan tingkat pemahaman peserta. Dari gambaran tersebut maka tim fasilitator dapat merumuskan strategi fasilitasi yang lebih baik pada hari berikutnya dan sekaligus menemukan titik-titik pembahasan yang masih bolong atau perlu penegasan dan penjelasan lebih. Jika diketahui masih ada materi yang belum dipahami atau isu-isu yang masih perlu diperjelas/diberi umpan balik maka dapat diberikan pada hari berikutnya dan atau dimasukkan dalam rangkuman akhir pelatihan. Dalam pelatihan dengan pendekatan pendidikan orang dewasa, peserta, fasilitator dan panitia merupakan warga belajar yang posisinya dapat saling mengisi. Sehubungan dengan itu, dokumentasi proses belajar merupakan tanggung-jawab bersama. oleh karena itu, baik peserta maupun fasilitator dapat membuat dokumentasi proses bersama, dengan penekanan yang berbeda. Untuk mendapatkan dokumentasi proses yang berkualitas, diperlukan kerjasama yang baik antara peserta, fasilitator maupun panitia. Berikut Adalah pembagian tugas dan tanggungjawab pendokumentasian proses antara peserta, fasilitator dan panitia: 1. Dokumentasi proses yang dibuat oleh peserta a. Pembagian tim dokpres Pada awal sessi pelatihan (sessi orientasi pelatihan/membangun suasana) di hari pertama, sebaiknya fasilitator sudah melakukan 13

26 pengorganisasian peserta yakni membentuk pengurus kelas (ketua dan sekretaris) dan tim petugas harian. Petugas harian tugasnya salah satunya adalah merekam proses belajar. sebaiknya tim penyusun dokpres terdiri dari 4 orang setiap harinya, dengan pembagian tugas masing-masing dapat berkonsentrasi pada satu sessi per orangnya atau dipersilakan untuk membagi diri menurut kesepakatan dalam tim. b. Aspek-aspek yang dicermati (format) Dokumentasi proses harian (dibuat oleh tim peserta) Hari/Tanggal : Sessi/Jam : Kelas : Materi : Fasilitator : Nara Sumber : Tim Pencatat : No Uraian Hasil Pencermatan 1 Poin penjelasan awal sessi oleh fasilitator: Sessi tanya-jawab: Pertanyaan-pertanyaan peserta: Dst. Tanggapan-tanggapan (peserta lain, fasilitator, nara Sumber) Dst 14

27 3 Sessi diskusi kelompok: a. Pembagian kelompok - Kelompok 1: (nama-nama) - Kelompok 2: (nama-nama) - Kelompok 3: (nama-nama) - Kelompok 4 : (nama-nama) - dst b. Hasil pembahasan diskusi kelompok hasil disko kelp. 1, 2, 3, 4 dst diketik dari kertas flipchart oleh petugas kelas( dilampirkan ) c. Hasil diskusi pleno: (Aspek - aspek yang paling menonjol dipertanyakan, dikomentari, diberikan masukan, tanggapan-tanggapan kelompok lain) d. Penegasan/penyimpulan/pembulatan akhir oleh fasilitator: Poin - poin input/pemerkayaan materi oleh fasilitator & atau nara sumber:... 5 Kesepakatan - kesepakatan yang dibangun fasilitator dengan peserta untuk perbaikan kinerja konsultan terkait materi yang dibahas: 15

28 6 Lain - lain:... Keterangan : Format Ini Bisa Dimodifikasi, Dan Jika Kolom Kurang Lebar Dapat Dituliskan Di Lembar Belakang 16

29 Dokumentasi Proses Yang Dibuat Oleh Fasilitator Dokumentasi Proses Harian Fasilitator Hari/Tanggal : Sessi/Jam : Kelas : Materi : Fasilitator : Nara Sumber : Tim Pencatat : No 1 Uraian Hasil Pencermatan Dinamika kelas/tingkat partisipasi peserta (uraikan dengan singkat, apakah fasilitator pembawa materi telah dapat mendinamisir kelas, apakah seluruh peserta aktif terlibat dalam pembahasan, apakah peserta perempuan cenderung pasif, apakah ada peserta yang mendominasi, apakah masih ada peserta yang sama sekali tidak pernah berbicara/mengungkapkan pendapatnya? dll Rangkuman materi yang disampaikan fasilitator: (uraikan ringkasan materi pokok bahasan disampaikan fasilitator) 3 Efektivitas metode dan media yang digunakan: (Beri ulasan/analisa apakah metode dan media yang digunakan oleh fasilitator pembawa materi cukup efektif? yang dimaksud Efektif adalah: dapat merangsang partisipasi/minat peserta, dapat menjadikan proses dinamis dan mencapai output yang diharapkan. jika tidak efektif, apa masalahnya dan beri catat untuk refleksi) 17

30 . 4 Hal-hal/isu/materi yang masih perlu pendalaman/penegasan ulang:. 5 Kendala/masalah yang perlu segera direspon dan dipecahkan: (catat kendala-kendala/masalah yang berlangsung selama pembahasan materi, baik yang menyangkut: kendala teknis (sound system kurang mendukung, bahan presentasi materi tidak efektif/tulisan terlalu kecil, suara bising dari luar, udara panas di ruang pelatihan karena ac macet, dll), format/bahan bacaan, materi tidak mencukupi peserta, dll). 6 Perubahan-perubahan yang diperlukan untuk memperlancar proses fasilitasi: (Catat perubahan yang diperlukan berkaitan dengan setting tempat duduk peserta, tata cahaya/lampu, posisi papan tulis/infocus, alternatif diskusi di luar ruangan, perubahan suasana kelas (dengan lelucon, humor, musik relaksasi?), dll.) 18

31 7 Catatan-catatan penting lainnya: 19

32 Dokumentasi Yang Dibuat Oleh Panitia/Supporting Kelas Hari/Tanggal : Sessi/Jam : Kelas : Materi : Fasilitator : Nara Sumber : Tim Pencatat : No 1 Dokumentasi Oleh Panitia/Supporting Kelas Pengetikan hasil diskusi kelompok (per kelompok) Seluruh hasil diskusi kelompok dari tiap kelompok harus sudah diketik begitu sessi diskusi selesai untuk menghindari penumpukan materi yang harus diketik. jangan lupa tulis kelompok dan nama anggotanya, judul/topik diskusi, dan hari/tanggal Pengetikan hasil dokumentasi proses peserta Seluruh hasil dokumentasi proses yang dibuat peserta/tim yang bertugas harus segera diserahkan pada akhir sessi pelatihan sore itu sehingga malamnya dapat diketik oleh panitia. Jangan lupa menuliskan tanggal/hari, tim yang bertugas, judul/materi, dll. Pengetikan hasil dokumentasi proses fasilitator Khususnya yang berkenaan dengan penguatan/pemberian input/pemerkayaan materi yang akan melengkapi dokumentasi proses yang dibuat peserta. supporting kelas dapat mengkonsultasikan hal ini kepada fasilitator. Menyiapkan daftar hadir, matriks, format, media yang diperlukan untuk proses belajar, grafik evaluasi harian, dll. (Pada malam harinya panitia mendukung tim fasilitator menyiapkan format yang diperlukan (format evaluasi harian, format latihan di kelas), matriks untuk diskusi, dll, media-media yang digunakan dalam fasilitasi. cek seluruh kelengkapan dan konsultasikan kepada tim fasilitator, mengecek presensi/absensi peserta, dll. Mendokumentasikan momen-momen kegiatan (foto) Mengambil foto-foto kegiatan belajar, yang mewakili kegiatan tiap sessi serta peristiwa-peristiwa menarik dan menonjol yang terjadi di kelas. Konsultasikan hal ini dengan fasilitator untuk mendapatkan gambaran momen mana yang akan diambil. 20

33 6 7 8 Mendokumentasikan/mengarsip copy bahan bacaan/materi yang diberikan ke peserta oleh fasilitator atau nara sumber Arsipkan minimal 1 copy bahan bacaan/materi yang diberikan fasilitator atau nara sumber kepada peserta. Menyiapkan kelengkapan atk kelas dan penggandaan materi siapkan kertas flipchart, spidol market, spidol whiteboard, meta plan, lembar transparan dan spidol ohp, dll atk yang diperlukan untuk pembahasan materi tiap sesinya. Siapkan juga seluruh materi yang harus digandakan dan dibagikan kepada peserta. konsultasikan hal ini kepada tim fasilitator. Untuk pembagian materi bisa kerjasama dengan pengurus kelas. Merekap hasil evaluasi harian pelatihan Hasil evaluasi harian yang sudah direkap oleh tim yang bertugas pada sore hari harus segera dimasukkan dalam komputer untuk diketik ulang dan dibuatkan grafiknya. Hasil evaluasi dan grafik harus sudah diserahkan fasilitator pada saat refleksi malam hari sebagai umpan balik bagi fasilitator, dan esoknya sudah diserahkan kepada tim review untuk dibacakan dan ditempelkan di kelas. B. Dokumentasi Shooting Handycam Mekanisme Dokumentasi Pelatihan Dengan Shooting Handycam 1. Tiap hotel perlu 1 buah handycam yang merekam kegiatan belajar/momen pelatihan tiap kelas secara bergantian. 2. Momen-momen yang diambil mencakup: a. Momen pembukaan dan penutupan pelatihan b. Momen diskusi kelompok dan pleno (kelas teknik dan non teknik) c. Momen tanya jawab (kelas teknik dan non teknik) d. Momen latihan mengoreksi desain/rab (kelas teknik) 3. Pengambil shooting handycam adalah salah seorang dari tim panitia yang dipandu oleh salah satu tim fasilitator yang tidak bertugas sebagai pembawa materi di kelas, dengan dilakukan secara mobile (dari satu kelas ke kelas lainnya dalam satu hotel/yang bisa dijangkau). Hal ini harus disepakati pada saat konsolidasi pelatihan. fasilitator yang bertugas sebaiknya sudah familiar dengan handycam yang akan dipakai. 4. Hasil shooting handycam diserahkan kepada panitia untuk ditransfer ke kaset vcd dan dicopy untuk lampiran laporan pelatihan (diserahkan ke PPK dan KM). 21