PANDUAN UJI COBA PROSES KERJA LAM-PTKES PROGRAM STUDI KEDOKTERAN DAN KEDOKTERAN GIGI

Transkripsi

1 PANDUAN UJI COBA PROSES KERJA LAM-PTKES PROGRAM STUDI KEDOKTERAN DAN KEDOKTERAN GIGI TASK FORCE LAM-PTKes HPEQ PROJECT DIKTI September 2013

2 i KATA PENGANTAR Akreditasi yang akan dilakukan oleh LAM-PTKes memiliki komponen formatif maupun sumatif. Komponen Sumatif dilakukan oleh asesor seperti yang selama ini dilakukan oleh asesor BAN-PT. Sedangkan Komponen Formatif akan dilakukan oleh fasilitator/ pendamping yang ahli (coach). Proses Kerja LAM-PTKes merupakan suatu perangkat prosedur kerja yang terstruktur yang terdiri atas langkah-langkah dan prosedur-prosedur yang menentukan bagaimana sumber daya organisasi digunakan untuk menghasilkan produk dan layanan dalam rangka memenuhi kebutuhan akreditasi program studi pendidikan tinggi kesehatan. Sebagai suatu perangkat prosedur kerja yang terstruktur, Proses Kerja dapat diuraikan menjadi kegiatan-kegiatan spesifik yang terukur yang selalu dapat dilakukan perbaikan. Upaya untuk selalu dapat melakukan perbaikan (continuous quality improvement) terhadap Proses KerjaLAM-PTKes inilah yang menjadi tujuan uji coba Proses Kerja untuk program studi pendidikan Kedokteran dan Kedokteran Gigi. Kedua program studi tersebut telah memiliki instrumen/ borang akreditasi yang spesifik yang mencakup juga pendidikan profesi dokter umum dan dokter gigi. Buku Panduan ini ditulis untuk mempermudah pemahaman dan pelaksanaan uji coba Proses Kerja akreditasi kedua program studi tersebut di atas. Bab 1 dari Buku Panduan ini menguraikan Tahap-Tahap Proses Kerja Akreditasi. Untuk mempermudah pemahaman dan pelaksanaan uji coba, Bab 2 merupakan Peta Proses Kerja Akreditasi sebagai visualisasi perangkat prosedur kerja yang sudah dibuat. Selanjutnya, Bab 3 menerangkan tentang Tahap-Tahap Uji Coba Proses Kerja LAM-PTKes diikuti oleh Bab 4 berisi Personil yang akan melakukan uji coba ini. Terakhir, Bab 5 memuat Jadwal Uji Coba Proses Kerja LAM-PTKes. Mengingat bahwa Uji Coba Proses KerjaLAM-PTKes ini sebenarnya merupakan suatu penelitian terapan (action research) yang sangat dibutuhkan untuk operasionalisasi LAM- PTKes, maka bagi personil danpengamat/ observer dari proses uji coba ini kami sajikan Kuesioner yang kami harap dapat diisi untuk optimalisasi Proses KerjaLAM-PTKes. Demikian pula bagi program studi yang diakreditasi, kami sajikan kuesioner untuk dapat menangkap kesan dan harapan program studi yang bersangkutan. Buku Panduan ini kemudian diakhiri dengan Lampiran-Lampiran yang memuat berbagai langkah, tata laksana dan prosedur kerja yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari uji coba Proses KerjaLAM-PTKes. Mohon maaf atas segala kekurangan dalam penulisan maupun penyajian buku panduan ini. Terima kasih. Task Force LAM-PTKes

3 ii DAFTAR ISI Hal. Kata Pengantar... i Daftar Isi... ii Daftar Lampiran... ii LAM-PTKes... 1 Pendahuluan Bab 1. Tahap - Tahap Proses Kerja Akreditasi Bab 2. Peta Proses Kerja Akreditasi Bab 3. Tahap - Tahap Uji Coba Proses KerjaLAM-PTKes Bab 4. Personil Uji Coba Proses KerjaLAM-PTKes Bab 5. Jadwal Uji Coba Kuesioner Uji Coba Proses Kerja LAM-PTKes Check List Kegiatan Tahap-tahap Uji Coba Proses Kerja LAM-PTKES Kuesioner Program Studi Yang Diakreditasi Referensi DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Pedoman Pembentukan dan Pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi Lampiran 2 : Pedoman Penanggung Jawab Laporan Evaluasi Diri, Borang Program Studi, dan Borang Pengelola Program Studi Lampiran 3 : Pedoman Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi Lampiran 4 : SOP Fasilitator / Pendamping Lampiran 5 : SOP Verifikasi Kelengkapan Dokumen dan Persyaratan Prodi Lampiran 6 : SOP Majelis Lampiran 7 : SOP Asesor Lampiran 8 : Formulir 1: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi Lampiran 9 : Formulir 2: Penilaian Borang Program Studi Lampiran 10 : Formulir 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi Lampiran 11 : SOP Penilaian Kecukupan (Desk Evaluation) Secara Elektronik 88 Lampiran 12 : SOP Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Desk Evaluation Secara Elektronik Hal.

4 iii Lampiran 13 : Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan Lampiran 14 : SOP Persiapan Pemberangkatan Asesor Lampiran 15 : SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi Lampiran 16 : Rambu-Rambu Wawancara Lampiran 17 : Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi Lampiran 18 : Form 5. Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi Lampiran 19 : Form 6. Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi Lampiran 20 : Form 7. Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi Lampiran 21 : Form 8. Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi Lampiran 22 : Form 9.Rekomendasi Pembinaan Program Studi Lampiran 23 : SOP Validasi Lampiran 24 : SOP Asesmen Lapangan Ulang

5 1

6 2

7 3

8 4

9 5

10 6

11 7

12 8

13 9

14 10

15 11

16 12 PENDAHULUAN Proses Kerja adalah seperangkat tugas / kegiatan yang saling berkaitan untuk mewujudkan hasil akhir (outcome) organisasi yang memiliki nilai tambah bagi pelanggannya [1;2]. Prosedur-prosedur/kegiatan-kegiatan yang saling terkait dalam Proses Kerja secara kolektif mewujudkan Misi organisasi yang akan menentukan peran, fungsi dan hubungan dalam struktur organisasi tersebut [3]. Jadi Proses Kerja merupakan langkah-langkah dan prosedur-prosedur yang menentukan bagaimana sumber daya organisasi digunakan untuk menghasilkan produk dan layanan dalam rangka memenuhi permintaan pelanggan dan pasar. Sebagai suatu perangkat prosedur kerja yang terstruktur, Proses Kerja dapat diuraikan menjadi kegiatan-kegiatan spesifik yang terukur yang selalu dapat dilakukan perbaikan. [4] Penerapan Proses Kerja dalam organisasi :[3] Proses Kerja berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam organisasi sendiri maupun dalam hubungan dengan pelanggannya, misalnya proses klaim asuransi. Mulainya setiap Proses Kerja dipicu oleh kejadian tertentu (misalnya datangnya sebuah klaim asuransi) dan selesainya dalam bentuk luaran (output) yang jelas (misalnya selesainya sebuah klaim asuransi). Suatu Proses Kerja dapat mencakup interaksi yang formal maupun informal antara pelaku dan peserta yang terlibat di dalamnya. Proses Kerja dapat mencakup kegiatan otomatis yang terkomputerisasi dan / atau kegiatan manual. Gambar di bawah memperlihatkan berbagai proses dan terminologi yang berkaitan dengan Proses Kerja. Gambar : Proses dan Terminologi yang Berkaitan dengan Proses Kerja [3] dideskripsikan dalam bentuk Proses Kerja (Proses yang diinginkan untuk terjadi) Subproses Deskripsi Proses Kerja (Uraian / representasi dari apa yang diinginkan untuk terjadi ) terdiri atas menciptakan & mengatur Sistem Alur Kerja Otomatis (Mengendalikan aspek otomatis yang terkomputerisasi dari Proses Kerja) Kegiatan atau Deskripsi Proses (Uraian / representasi dari apa yang sebenarnya terjadi ) mencakup satu / lebih Kegiatan Manual (Tidak dikelola dalam Sistem Alur Kerja Otomatis) Kegiatan Otomatis Rincian Tugas (Tugas yang dibebankan kepada pelaku dalam alur kerja ) Deskripsi Kegiatan dan / atau Perangkat Pemicu Aplikasi (Perangkat / aplikasi komputer untuk menunjang kegiatan)

17 13 BAB 1 TAHAP-TAHAP PROSES KERJA AKREDITASI NO. Waktu TAHAPAN AKREDITASI I. PERSIAPAN 1-18 s/d-12 Dua belas (12) s/d 18 bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir, Sekretariat LAM-PTKes memberitahu program studi untuk meminta diakreditasi melalui surat elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS. 2 Idem Setelah menerima pemberitahuan dari Sekretariat, Prodi bersama Unit Pengelola Prodi membentuk Tim Persiapan Akreditasi yang minimal terdiri atas : 1) Ketua Prodi / Wakil Dekan / Wakil Ketua Sekolah Tinggi sebagai Ketua Tim Persiapan; 2) Sekretaris Prodi sebagai Sekretaris Tim Persiapan; 3) Dosen di Prodi yang memiliki pengalaman di dalam sistem penjaminan mutu internal dan eksternal (asesor). (Lihat Lampiran 1: Pedoman Pembentukan dan Pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi) 3 Idem Ketua Tim Persiapan Akreditasi mengangkat penanggung jawab untuk masingmasing : 1) Evaluasi Diri Program Studi; 2) Borang Program Studi; 3) Borang Unit Pengelola Program Studi; dan 4) Data.(Lihat Lampiran 2: Pedoman Penanggung Jawab Laporan Evaluasi Diri, Borang Program Studi, dan Borang Pengelola Program Studi dan Lampiran 3: Pedoman Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi) 4 Idem Prodi menanggapi surat LAM-PTKes dengan menyampaikan susunan Tim Persiapan Akreditasi untuk komunikasi selanjutnya dengan Sekretariat 5-15 s/d-9 Sembilan (9) s/d 15 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Ketua Tim Persiapan Akreditasi mendiseminasi data yang sudah lengkap dari Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi kepada Penanggung JawabLaporan Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi. 6 Idem Prodi dengan Tim Persiapan Akreditasi menyusun jadwal pendampingan oleh fasilitator dan menyampaikannya ke LAM-PTKes permintaan untuk didampingi persiapan akreditasinya melalui surat elektronik 7 Idem Sekretariat menyiapkan daftar fasilitator yang akan bertugas berdasarkan usulan ketua divisi. Keputusan penugasan adalah berdasarkan hasil rapat pleno majelis sebelumnya 8-12 s/d-8 Delapan (8) s/d 12 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Fasilitator (pendamping) menyatakan kesediaannya ke Sekretariat 9 Idem Sekretariat menyiapkan surat tugas yang berlaku selama 3 bulan (untuk fasilitasi tahap pertama) dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan 10 Idem Sekretariat mengirimkan surat jawaban secara elektronik kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk

18 14 serta jadwal pendampingan sesuai dengan jadwal yang diminta Prodi (lihat tahap 2) atau jadwal yang diusulkan Fasilitator 11 Idem Prodi mengkonfirmasi jadwal pendampingan dan menyampaikannya ke LAM-PTKes 12-9 s/d-6 Enam (6) s/d 9 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Ketua Tim Persiapan Akreditasi bersama anggota timnya melakukan pemutakhiran, analisis dan perbaikan pengisian Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi Pendampingan oleh fasilitator/pendamping dapat dilakukan secara: a. Melalui surat elektronik b. Tim Persiapan Akreditasi Program Studi datang berkonsultasi tatap muka ke fasilitator. Konsultasi tatap muka dapat dilakukan jika program studi sudah mengirimkan dokumen evaluasi diri. Tugas Fasilitator (Lihat Lampiran 4 : SOP Fasilitator/Pendamping): 1. Memberi penjelasan tentang proses akreditasi dan hal-hal yang perlu dipersiapkan. 2. Memperkenalkan lebih jauh tentang standar yang harus dipenuhi. 3. Mengevaluasi kesiapan untuk akreditasi. 4. Jika semua dokumen sudah memenuhi syarat fasilitator/pendamping merekomendasi kelengkapan dokumen akreditasi ke LAM-PTKes 14-6 s/d-3 Tiga (3) s/d 6 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,program Studi melakukan perbaikan dokumen akreditasi sesuai hasil pendampingan 15 Idem Fasilitator/Pendamping membantu melakukan identifikasi mulai dari keabsahan program studi, evaluasi diri, borang prodi, borang pengelola, renstra, rencana operasional, dll serta menyerahkan formulir evaluasi kinerja fasilitator kepada prodi untuk dikirim ke Sekretariat setelah proses fasilitasi selesai 16 A Idem Sesuai kesepakatan waktu, jika dalam 3 bulan pertama pendampingan program studi telah memenuhi standar maka program studi dapat mengajukan akreditasi kepada LAM-PTKes 16 B -3 s/d 0 Tiga (3) bulan sebelum masa kreditasi berakhir, Jika Fasilitator/Pendamping menyatakan dokumen usulan akreditasi program studi belum lengkap dan layak, maka merekomendasikan untuk pendampingan tahap 2 selama 3 bulan lagi 17 Idem Berkas akreditasi yang sudah lengkap dikirim oleh prodi ke LAM-PTKes berikut dengan formulir evaluasi kinerja fasilitator II. ASESMEN KECUKUPAN / DESK EVALUATION 18 0 s/d + 1 Sekretariat memastikan semua dokumen sudah lengkap dan memenuhi persyaratan. (Lampiran 5: SOP Verifikasi Kelengkapan Dokumen dan Persyaratan Prodi) 19 Idem Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor yang akan bertugas berdasarkan keputusan penugasan menurut rapat pleno majelis, yang diteruskan oleh ketua divisi untuk

19 15 diinformasikan ke asesor (Lampiran 6: SOP Majelis) 20 Idem Asesor menyatakan kesiapannya ke Sekretariatsetelah melihat SOP Asesor (lihat Lampiran 7: SOP Asesor 21 Idem Sekretariat mengirimkan file (dalam bentuk PDF) meliputi: Laporan evaluasi diri, borang program studi, borang unit pengelola program studi (fakultas/sekolah tinggi/politeknik/akademi), lampiran-lampiran, informasi jadwal lama waktu pemeriksaan/penilaian, rentang waktu visitasi program studi kepada para asesor secara elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS(rencana: otomatisasi jawaban penerimaan dokumen) 22 Idem Asesor membuka file yang telah dikirimkan dengan kode/password yang dimiliki para asesor kemudian melakukan pemeriksaan dan penilaian satu persatu mulai dari Formulir 1: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi (Lihat Lampiran 8), Formulir 2: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran 9) dan Formulir 3: Penilaian Borang Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran 10) (rencana: dengan melakukan cross check data PDPT) 23 Idem Asesor diberikan waktu 2 minggu untuk melakukan asesmen kecukupan per prodi di lokasi keberadaan asesor. (Lampiran 11: SOP Penilaian Kecukupan (Desk Evaluation) Secara Elektronik 24 Idem Asesor dapat meminta klarifikasi kepada fasilitator, bila diperlukan 25 Idem Hasil penilaian kemudian dikirim oleh Asesor kembali ke Sekretariat melalui surat elektronik. 26 Idem Sekretariat memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima dari Asesor. (lihat Lampiran 12: SOP Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Desk Evaluation Secara Elektronik) 27 Idem Tim Asesor menyepakati antar mereka jadwal visitasi dan melaporkan ke Sekretariat III. ASESMEN LAPANGAN / VISITASI Sekretariat menginformasikan ke program studi tentang jadwal visitasi. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan) 29 Idem Prodi mengkonfirmasi jadwal visitasi, informasi tentang hotel dan transportasi serta menyampaikannya ke LAM-PTKes 30 Idem Sekretariat LAM-PTKes mengirimkan kepada asesor dan prodi surat tugas visitasi asesor, nama dan alamat prodi serta nomor telepon kontak, surat pemberitahuan resmi ke prodi berikut nama, dan nomor telepon kontak asesor. 31 Idem Sekretariat mempersiapkan dokumen (tiket, hotel, surat tugas, format laporan visitasi (termasuk berita acara), dokumen-dokumen asesmen kecukupan prodi pada laptop masing-masing asesor dan biaya perjalanan bagi asesor. (lihat Lampiran 14:

20 16 SOP Persiapan Pemberangkatan Asesor 32 Idem Prodi yang telah menerima surat pemberitahuan resmi dari LAM-PTKes mempersiapkan sarana yang meliputi dokumen pendukung dan ruang khusus yang dilengkapi dengan peralatan kantor (printer, kertas, proyektor LCD, dan wifi) di kampus untuk digunakan sebagai ruang kerja tim asesor termasuk ruangan untuk pertemuan dengan dosen, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan 33 Idem Tim asesor melakukan koordinasi persiapan visitasi yang difasilitasi oleh sekretariat 34 Idem Asesor berangkat dari tempat masing-masing langsung menuju lokasi visitasi (lihat Lampiran 15: SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi 35 Idem Asesor menemui pimpinan unit pengelola program studi, yang didampingi oleh pimpinan program studi dan tim penyusun borang akreditasi, untuk memperkenalkan diri, menjelaskan maksud, tujuan, dan rangkaian kerja visitasi serta membacakan kode etik asesor. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan) 36 Idem Presentasi dan penjelasan dari pimpinan unit pengelola program studi dan pimpinan program studi, yang dihadiri oleh pimpinan unit pendukung program studi (misal: kepala lab, kepala perpustakaan, kepala bagian akademik, kepala bagian kemahasiswaan, dan kepala departemen) 37 Idem Asesor memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah disiapkan oleh program studi dan keadaan lapangan lainnya, di lokasi yang terkait (asesor dapat membagi tugas untuk mengunjungi tempat yang berbeda).lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan 38 Idem Asesor mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/instalasi pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas alumni, dan wahana praktek (rumah sakit, puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan). Lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan 39 Idem Asesor mewawancarai dosen tahap akademik, dosen/pembimbing klinik, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitrakerja yang dianggap perlu. (Lihat Lampiran 16: Rambu-Rambu Wawancara) 40 Idem Asesor melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil visitasi dan menyusun Berita Acara. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi) 41 Idem Asesor mengadakan pertemuan dengan pimpinan program studi, pimpinan unit pengelola program studi, dosen, alumni, mahasiswa, dan pemangku kepentingan untuk mendiskusikan berita acara hasil visitasi 42 Idem Asesor menandatangani berita acara visitasi dengan ketua program studi untuk borang program studi dan dengan pimpinan unit pengelola program studi untuk borang unit pengelola program studi. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi).

21 17 43 Idem Asesor menyusun rekomendasi dan hal-hal yang urgen untuk ditindaklanjuti prodi yang disampaikan pada acara penutupan asesmen lapangan serta menyerahkan form evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) ke program studi 44 Idem Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi hasil visitasi. (lihat Lampiran 19: Form 6. Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi, Lampiran 20: Form 7. Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi, Lampiran 21: Form 8. Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi, dan Lampiran 22: Form 9.Rekomendasi Pembinaan Program Studi Jenjang S1) Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik serta dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes, selambat-lambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi. 46 Idem Program studi mengirim form evaluasi kinerja LAM-PTKes ke sekretariat paling lambat 1 minggu setelah hari terakhir asesmen lapangan dilakukan IV. VALIDASI 47 Idem Sekretariat LAM-PTKes memeriksa kelengkapan hasil asesmen lapangan termasuk evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) untuk dikirim ke validator secara elektronik dan meng-entry rekap data hasil asesmen lapangan 48 Idem ValidatorLAM-PTKes melakukan validasi hasil asesmen lapangan tim asesor. (lihat Lampiran 23: SOP Validasi) untuk kemudian dilaporkan ke Sekretariat melalui surat elektronik. 49 A Idem Dokumen hasil asesmen yang BELUM memadai untuk pengambilan keputusan tentang status/peringkat akreditasi dilakukan revalidasi olehvalidatorlain (lihat Lampiran 23: SOP Validasi) 49 B Idem Laporan yang valid dikirim oleh validator ke Sekretariat 50 Idem Setelah menerima berkas prodi dari Validator, Sekretariat mengirim berkas ke divisi 51 Idem Setelah menerima berkas prodi dari sekretariat, Divisi mempersiapkan rapat pleno majelis V. KEPUTUSAN STATUS / PERINGKAT AKREDITASI 52 Idem Rapat Pleno Majelis memutuskan status/peringkat akreditasi prodi berdasarkan hasil asesmen lapangan yang valid untuk dikirim ke sekretariat 53 Idem Sekretariat LAM-PTKes membuat dan mengirim SK, Sertifikat Akreditasi dan Rekomendasi Tindak Lanjut bagi Prodi yang Terakreditasidan Tidak Terakreditasi Fasilitator yang membimbing pertama kali atau fasilitator yang lebih sesuai memantau kepatuhan prodi terhadap Rekomendasi Tindak Lanjut yang diberikan oleh LAM-PTKes

22 18 VI. PENGAJUAN KEBERATAN PRODI ATAS KEPUTUSAN AKREDITASI s/d + 10 Jika Prodi keberatan terhadap keputusan tentang status/peringkat akreditasi, maka mengajukan surat keberatan terhadap keputusan akreditasi dengan dokumen pendukung keberatannya selambat-lambatnya 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik 56 Idem Sekretariat LAM-PTKes menerima dan mengajukan surat keberatan yang masuk ke Rapat Pleno Majelis bagi pengajuan yang tidak melebihi batas waktu 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik 57 A Idem Jika keputusan Rapat Pleno Majelis adalah keberatan itu LAYAK dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda. 57 B Idem Jika keputusan Rapat Pleno Majelis adalah bahwa keberatan itu TIDAK LAYAK Sekretariat LAM-PTKes membuat surat pemberitahuan penolakan keberatan prodi. 58 A Idem Sekretariat membuat surat pemberitahuan kepada Prodi bahwa akan dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda (Lampiran 24: SOP Asesmen Lapangan Ulang) 58 B Idem SekretariatLAM-PTKes mengirim surat penolakan keberatan prodi 59 - Prodi mengajukan akreditasi ulang paling cepat 1 (satu) tahun setelah penetapan status terakreditasi untuk meningkatkan peringkat terakreditasinya.

23 Prodi /Tim Sekretariat Persiapan LAM-PTKes A 19 BAB 2 PETA PROSES KERJAAKREDITASI B Fasilitator Asesor Validator Divisi / Pleno Majelis A 50 49B A 57A B 57B

24 20 BAB 3 TAHAP - TAHAP UJI COBA PROSES KERJA LAM-PTKes I. Pra Persiapan Sekretariat : 1. Mempersiapkan pertemuan Penilaian dan rekrutmen Asesor dan Validator Kedokteran dan Kedokteran Gigi untuk Uji Coba Proses Kerja Akreditasi FK dan FKG a. Pembahasan kriteria asesor dan validator serta penyusunan short list b. Pemilihan asesor dan validator berdasarkan shortlist yang ada - Seleksi dan penetapan 2. Mempersiapkan pertemuan Penyusunan Kurikulum Pelatihan Asesor 3. Mempersiapkan Refreshing asesor kedokteran dan kedokteran gigi 4. Mempersiapkan pertemuan Pembahasan kriteria fasilitator 5. Mempersiapkan pertemuan Pembahasan Kurikulum Pelatihan Fasilitator 6. Mempersiapkan Pelatihan fasilitator 7. Mempersiapkan Pelatihan validator 8. Mempersiapkan pertemuan Sosialisasi instrumen akreditasi kepada Prodi FK UNHAS dan FKG UI 9. Mengirim Surat Pemberitahuan Uji Coba Proses Kerja Akreditasi ke FK UNHAS dan FKG UI paling lambat 3 minggu sebelum jadwal uji coba proses kerja beserta Panduan Uji Coba nya 10. Memberitahu kepada asesor, fasilitator, dan validator mengenai penugasan mereka dalam rangka uji coba 11. Mengkonfirmasi kesediaan asesor, fasilitator, dan validator sesuai jadwal 12. Mengirimkan softcopy dokumen (buku panduan dan borang) kepada asesor, fasilitator, dan validator 13. Mengirimkan secara elektronik kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan 14. Mempersiapkan rapat tim uji coba secara lengkap bersama dengan asesor, fasilitator dan validator 15. Briefing kepada seluruh asesor tentang instrumen / borang akreditasi prodi pendidikan kedokteran dan kedokteran gigi 16. Mempersiapkan softcopy dokumen untuk asesor (borang/instrumen dan Form 1-9) 17. Mempersiapkan softcopy dokumen untuk fasilitator borang/instrumen & Form 1-9)

25 Mempersiapkan softcopy dokumen sekretariat (borang/instrumen, Form 1-9, dokumen lampiran panduan uji coba, dokumen persuratan) 19. Mempersiapkan softcopy dokumen prodi (Form 1-5) 20. Memastikan komunikasi dokumen diterima oleh prodi dan fasilitator II. Persiapan a. Sekretariat 1. Dua belas (12) s/d 18 bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir, Sekretariat LAM-PTKes memberitahu program studi untuk meminta diakreditasi melalui surat elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS. 2. Sekretariat menyiapkan daftar fasilitator yang akan bertugas berdasarkan usulan ketua divisi. Keputusan penugasan adalah berdasarkan hasil rapat pleno majelis sebelumnya 3. Sekretariat menyiapkan surat tugas yang berlaku selama 3 bulan (untuk fasilitasi tahap pertama) dan dapat diperpanjang sesuai kebutuhan 4. Sekretariatmengirimkan surat jawaban secara elektronik kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan sesuai dengan jadwal yang diminta Prodi (lihat tahap 2) atau jadwal yang diusulkan Fasilitator b. Program Studi 1. Setelah menerima pemberitahuan dari Sekretariat, Prodi bersama Unit Pengelola Prodi membentuk Tim Persiapan Akreditasi yang minimal terdiri atas : 1) Ketua Prodi / Wakil Dekan / Wakil Ketua Sekolah Tinggi sebagai Ketua Tim Persiapan; 2) Sekretaris Prodi sebagai Sekretaris Tim Persiapan; 3) Dosen di Prodi yang memiliki pengalaman di dalam sistem penjaminan mutu internal dan eksternal (asesor).(lihat Lampiran 1: Pedoman Pembentukan dan Pelaksanaan Tim Persiapan Akreditasi Prodi) 2. Ketua Tim Persiapan Akreditasi mengangkat penanggung jawab untuk masingmasing : 1) Evaluasi Diri Program Studi; 2) Borang Program Studi; 3) Borang Unit Pengelola Program Studi; dan 4) Data. (Lihat Lampiran 2: Pedoman Penanggung Jawab LaporanEvaluasi Diri Program Studi dan Lampiran 3 : Pedoman Penanggung Jawab Data Prodi dan Unit Pengelola Prodi) 3. Prodi menanggapi surat LAM-PTKes dengan menyampaikan susunan Tim Persiapan Akreditasi untuk komunikasi selanjutnya dengan Sekretariat 4. Sembilan (9) s/d 15 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,ketua Tim Persiapan Akreditasi mendiseminasi data yang sudah lengkap dari Penanggung Jawab Data

26 22 Prodi dan Unit Pengelola Prodi kepada Penanggung JawabLaporan Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi. 5. Prodi dengan Tim Persiapan Akreditasi menyusun jadwal pendampingan oleh fasilitator dan menyampaikannya ke LAM-PTKes permintaan untuk didampingi persiapan akreditasinya melalui surat elektronik 6. Prodi mengkonfirmasi jadwal pendampingan dan menyampaikannya ke LAM-PTKes 7. Enam (6) s/d 9 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Ketua Tim Persiapan Akreditasi bersama anggota timnya melakukan pemutakhiran, analisis dan perbaikan pengisian Evaluasi Diri Program Studi; Borang Program Studi; Borang Unit Pengelola Program Studi. 8. Tiga (3) s/d 6 bulan sebelum masa akreditasi berakhir,program Studimelakukan perbaikan dokumen akreditasi sesuai hasil pendampingan 9. Sesuai kesepakatan waktu, jika dalam 3 bulan pertama pendampingan program studi telah memenuhi standar maka program studi dapat mengajukan akreditasi kepada LAM-PTKes 10. Berkas akreditasi yang sudah lengkap dikirim oleh prodi ke LAM-PTKes berikut dengan formulir evaluasi kinerja fasilitator c. Fasilitator 1. Delapan (8) s/d 12 bulan sebelum masa akreditasi berakhir, Fasilitator (pendamping) menyatakan kesediaannya ke Sekretariat 2. Pendampingan oleh fasilitator/pendamping (Lihat Lampiran 4 : SOP Fasilitator/Pendamping) 3. Fasilitator/Pendamping membantu melakukan identifikasi mulai dari keabsahan program studi, evaluasi diri, borang prodi, borang pengelola, renstra, rencana operasional, dll serta menyerahkan formulir evaluasi kinerja fasilitator kepada prodi untuk dikirim ke Sekretariat setelah proses fasilitasi selesai 4. Tiga (3) bulan sebelum masa kreditasi berakhir, Jika Fasilitator/Pendamping menyatakan dokumen usulan akreditasi program studi belum lengkap dan layak, maka merekomendasikan untuk pendampingan tahap 2 selama 3 bulan lagi 5. Membuat laporan fasilitasi untuk diberikan ke sekretariat d. Koordinator Uji Coba FK dan FKG - Tugas dan tanggung jawab koordinator 1. Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba 2. Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi

27 23 3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan 4. Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi e. Observer Uji Coba 1. Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi f. Tim Uji Coba 1. Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik 2. Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dalam proses persiapan akreditasi III. Asesmen Kecukupan / Desk evaluation a. Sekretariat 1. Sekretariat memastikan semua dokumen sudah lengkap dan memenuhi persyaratan. (Lampiran 5: SOP Verifikasi Kelengkapan Dokumen dan Persyaratan Prodi) 2. Sekretariat menyiapkan daftar tim asesor yang akan bertugas berdasarkan keputusan penugasan menurut rapat pleno majelis, yang diteruskan oleh ketua divisi untuk diinformasikan ke asesor (Lampiran 6: SOP Majelis) 3. Sekretariat mengirimkan file (dalam bentuk PDF) meliputi: Laporan evaluasi diri, borang program studi, borang unit pengelola program studi (fakultas/sekolah tinggi/politeknik/akademi), lampiran-lampiran, informasi jadwal lama waktu pemeriksaan/penilaian, rentang waktu visitasi program studi kepada para asesor secara elektronik yang dikonfirmasi melalui SMS(rencana: otomatisasi jawaban penerimaan dokumen) 4. Sekretariat memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima dari Asesor. (lihat Lampiran 12: SOP Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Desk Evaluation Secara Elektronik) b. Asesor 1. Asesor menyatakan kesiapannya ke Sekretariatsetelah melihat SOP Asesor (lihat Lampiran 7: SOP Asesor 2. Asesor membuka file yang telah dikirimkan dengan kode/password yang dimiliki para asesor kemudian melakukan pemeriksaan dan penilaian satu persatu mulai dari Formulir 1: Penilaian Evaluasi Diri Program Studi (Lihat Lampiran 8), Formulir 2: Penilaian Borang Program Studi (Lihat Lampiran 9) dan Formulir 3: Penilaian Borang

28 24 Unit Pengelola Program Studi (Lihat Lampiran 10) (rencana: dengan melakukan cross check data PDPT) 3. Asesor diberikan waktu 2 minggu untuk melakukan asesmen kecukupan per prodi di lokasi keberadaan asesor.(lampiran 11: SOP Penilaian Kecukupan (Desk Evaluation) Secara Elektronik) 4. Asesor dapat meminta klarifikasi kepada fasilitator, bila diperlukan 5. Hasil penilaian kemudian dikirim oleh Asesor kembali ke Sekretariat melalui surat elektronik. 6. Tim Asesor menyepakati antar mereka jadwal visitasi dan melaporkan ke Sekretariat c. Koordinator Uji Coba FK dan FKG - Tugas dan tanggung jawab koordinator d. Observer 1. Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba 2. Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi 3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan 4. Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi 1. Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi e. Tim Uji Coba 1. Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik 2. Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment IV. Asesmen Lapangan / Visitasi a. Sekretariat 1. Sekretariat menginformasikan ke program studi tentang jadwal visitasi. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan)

29 25 2. SekretariatLAM-PTKes mengirimkan kepada asesor dan prodi surat tugas visitasi asesor, nama dan alamat prodi serta nomor telepon kontak, surat pemberitahuan resmi ke prodi berikut nama, dan nomor telepon kontak asesor. 3. Sekretariat mempersiapkan dokumen (tiket, hotel, surat tugas, format laporan visitasi (termasuk berita acara), dokumen-dokumen asesmen kecukupan prodi pada laptop masing-masing asesor dan biaya perjalanan bagi asesor. (lihat Lampiran 14: SOP Persiapan Pemberangkatan Asesor b. Program Studi 1. Prodi mengkonfirmasi jadwal visitasi, informasi tentang hotel dan transportasi serta menyampaikannya ke LAM-PTKes 2. Prodi yang telah menerima surat pemberitahuan resmi dari LAM-PTKes mempersiapkan sarana yang meliputi dokumen pendukung dan ruang khusus yang dilengkapi dengan peralatan kantor (printer, kertas, proyektor LCD, dan wifi) di kampus untuk digunakan sebagai ruang kerja tim asesor termasuk ruangan untuk pertemuan dengan dosen, mahasiswa, alumni, dan pemangku kepentingan 3. Presentasi dan penjelasan dari pimpinan unit pengelola program studi dan pimpinan program studi, yang dihadiri oleh pimpinan unit pendukung program studi (misal: kepala lab, kepala perpustakaan, kepala bagian akademik, kepala bagian kemahasiswaan, dan kepala departemen) 4. Program studi mengirim form evaluasi kinerja LAM-PTKes ke sekretariat paling lambat 1 minggu setelah hari terakhir asesmen lapangan dilakukan c. Asesor 1. Tim asesor melakukan koordinasi persiapan visitasi yang difasilitasi oleh sekretariat 2. Asesor berangkat dari tempat masing-masing langsung menuju lokasi visitasi (lihat Lampiran 15: SOP Koordinasi Keberangkatan Asesor dari Masing-Masing Lokasi) 3. Asesor menemui pimpinan unit pengelola program studi, yang didampingi oleh pimpinan program studi dan tim penyusun borang akreditasi, untuk memperkenalkan diri, menjelaskan maksud, tujuan, dan rangkaian kerja visitasi serta membacakan kode etik asesor. (lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan) 4. Asesor memeriksa data, informasi, dan bukti yang telah disiapkan oleh program studi dan keadaan lapangan lainnya, di lokasi yang terkait (asesor dapat membagi tugas untuk mengunjungi tempat yang berbeda).lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan 5. Asesor mengobservasi/meninjau kegiatan pembelajaran dan fasilitas/instalasi pendukung, seperti: ruang pimpinan, ruang dosen, ruang administrasi, perpustakaan dan aksesnya, laboratorium yang sesuai, ruang kuliah, fasilitas mahasiswa, fasilitas

30 26 alumni, dan wahana praktek (rumah sakit, puskesmas, klinik, atau laboratorium lapangan). Lihat Lampiran 13: Jadwal Kegiatan Asesmen Lapangan 6. Asesor mewawancarai dosen tahap akademik, dosen/pembimbing klinik, mahasiswa, tenaga kependidikan, alumni, pengguna lulusan dan mitrakerja yang dianggap perlu. (Lihat Lampiran 16: Rambu-Rambu Wawancara) 7. Asesor melakukan pertemuan harian untuk membahas hasil visitasi dan menyusun Berita Acara. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program St 8. Asesor mengadakan pertemuan dengan pimpinan program studi, pimpinan unit pengelola program studi, dosen, alumni, mahasiswa, dan pemangku kepentingan untuk mendiskusikan berita acara hasil visitasi udi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi) 9. Asesor menandatangani berita acara visitasi dengan ketua program studi untuk borang program studi dan dengan pimpinan unit pengelola program studi untuk borang unit pengelola program studi. (Lihat Lampiran 17: Form 4. Berita Acara Visitasi Program Studi dan Lampiran 18: Form. 5 Berita Acara Visitasi Fakultas / Sekolah Tinggi). 10. Asesor menyusun rekomendasi dan hal-hal yang urgen untuk ditindaklanjuti prodi yang disampaikan pada acara penutupan asesmen lapangan serta menyerahkan form evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) ke program studi 11. Asesor mengisi dokumen format penilaian dan rekomendasi hasil visitasi. (lihat Lampiran 19: Form 6. Laporan Penilaian Akhir Evaluasi Diri (ED) Program Studi, Lampiran 20: Form 7. Laporan Penilaian Akhir Borang Program Studi, Lampiran 21: Form 8. Laporan Penilaian Akhir Borang Unit Pengelola Program Studi, dan Lampiran 22: Form 9.Rekomendasi Pembinaan Program Studi Jenjang S1) 12. Asesor mengirim berita acara dan seluruh hasil penilaian secara elektronik serta dokumen perjalanan (tiket, boarding pass, kuitansi transportasi lokal dan kuitansi penginapan) melalui pos kepada Sekretariat LAM-PTKes, selambat-lambatnya satu minggu setelah visitasi di program studi. d. Koordinator Uji Coba FK dan FKG 1. Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba 2. Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi 3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan 4. Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi

31 27 e. Observer 1. Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi f. Tim Uji Coba 1. Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik 2. Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment V. Validasi 1. Sekretariat 1. Sekretariat LAM-PTKes memeriksa kelengkapan hasil asesmen lapangan termasuk evaluasi kinerja LAM-PTKes (fasilitator, asesor, dan sekretariat) untuk dikirim ke validator secara elektronik dan meng-entry rekap data hasil asesmen lapangan 2. Setelah menerima berkas prodi dari Validator, Sekretariat mengirim berkas ke divisi 2. Validator 1. ValidatorLAM-PTKes melakukan validasi hasil asesmen lapangan tim asesor. (lihat Lampiran 23: SOP Validasi) untuk kemudian dilaporkan ke Sekretariat melalui surat elektronik. 2. Dokumen hasil asesmen yang BELUM memadai untuk pengambilan keputusan tentang status/peringkat akreditasi dilakukan revalidasi olehvalidatorlain (lihat Lampiran 23: SOP Validasi) 3. Laporan yang valid dikirim oleh validator ke Sekretariat 3. Divisi / Pleno Majelis 1. Setelah menerima berkas prodi dari sekretariat, Divisi mempersiapkan rapat pleno majelis 4. Koordinator Uji Coba FK dan FKG 1. Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba 2. Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi 3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan

32 28 4. Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi e. Observer 1. Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi f. Tim Uji Coba 1. Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik 2. Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment VI. Keputusan Akreditasi a. Divisi / Pleno Majelis 1. Rapat Pleno Majelis memutuskan status/peringkat akreditasi prodi berdasarkan hasil asesmen lapangan yang valid untuk dikirim ke sekretariat b. Sekretariat 1. Sekretariat LAM-PTKes membuat dan mengirim SK, Sertifikat Akreditasi dan Rekomendasi Tindak Lanjut bagi Prodi yang Terakreditasidan Tidak Terakreditasi c. Fasilitator 1. Fasilitator yang membimbing pertama kali atau fasilitator yang lebih sesuai memantau kepatuhan prodi terhadap Rekomendasi Tindak Lanjut yang diberikan oleh LAM-PTKes d. Koordinator Uji Coba 1. Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba 2. Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi 3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan 4. Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi e. Observer 1. Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi

33 29 f. Tim Uji Coba 1. Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik 2. Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment VII. Keberatan Prodi a. Program Studi 1. Jika Prodi keberatan terhadap keputusan tentang status/peringkat akreditasi, maka mengajukan surat keberatan terhadap keputusan akreditasi dengan dokumen pendukung keberatannya selambat-lambatnya 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik 2. Prodi mengajukan akreditasi ulang paling cepat 1 (satu) tahun setelah penetapan status terakreditasi untuk meningkatkan peringkat terakreditasinya. b. Sekretariat 1. Sekretariat LAM-PTKes menerima dan mengajukan surat keberatan yang masuk ke Rapat Pleno Majelis bagi pengajuan yang tidak melebihi batas waktu 6 bulan setelah SK diterbitkan dan dikirim secara elektronik 2. Sekretariat membuat surat pemberitahuan kepada Prodi bahwa akan dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda (Lampiran 24: SOP Asesmen Lapangan Ulang) 3. SekretariatLAM-PTKes mengirim surat penolakan keberatan prodi c. Divisi / Pleno Majelis 1. Jika keputusan Rapat Pleno Majelis adalah keberatan itu LAYAK dilakukan asesmen lapangan ulang dengan tim Asesor yang berbeda. 2. Jika keputusan Rapat Pleno Majelisadalah bahwa keberatan itu TIDAK LAYAK Sekretariat LAM-PTKes membuat surat pemberitahuan penolakan keberatan prodi d. Koordinator Uji Coba 1. Mengklarifikasi kepada asesor, fasilitator dan validator tentang tujuan dan pelaksanaan uji coba 2. Melakukan koordinasi terhadap personil tim uji coba termasuk berkoordinasi dengan pihak prodi 3. Memastikan bahwa uji coba berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan

34 30 4. Mencermati kecocokan penerapan tahapan uji coba dengan situasi lapangan dan membahas dengan tim uji coba untuk mengatasi ketidakcocokan/hambatan bilamana ada/terjadi e. Observer 2. Menjawab kuesioner yang telah disiapkan pada saat proses uji coba berlangsung sejak tahap persiapan uji coba akreditasi f. Tim Uji Coba 1. Mencermati penerapan proses uji coba dan SOP terkait dengan persiapan akreditasi secara elektronik 2. Menyiapkan biaya operasional bagi fasilitator dan validator dalam proses asesmen kecukupan / desk assesment 3. Mengolah dan menganalisis data hasil jawaban kuesioner

35 31 KOORDINATOR UMUM : M.K. Tadjudin BAB 4 PERSONIL UJI COBA PROSES KERJA LAM-PTKES KEDOKTERAN Prodi Kedokteran FK UNHAS 1) Ketua Divisi Uji Coba Proses Kerja Prodi Kedokteran FK UNHAS: Prijo Sidipratomo 2) Majelis ( 9 orang ) Uji Coba Proses Kerja Prodi Kedokteran FK UNHAS 1. Wahyuning Ramlan UI Jakarta 2. Abdul Salam M. Sofro Univ YARSI Jakarta 3. Budu UNHAS Makassar 4. Kiagus Muhammad Arsyad UNSRI Palembang 5. Liliana Sugiharto UNIKA ATMAJAYA 6. Tjipto Suwandi UNAIR Surabaya 7. Armasastra Bahar FKG UI 8. Erwan Sugiatno FKG UGM 9. Murni Hartanti PPNI Jakarta 3) Asesor (5 orang) Uji Coba Proses Kerja Prodi Kedokteran FK UNHAS - Ketua: Ambar Mudiqdo UNS Solo - Sekretaris: Wiwien Heru Wiyono - Anggota (3 orang): 1. Titi Savitri 2. Sonny Pamuji Laksono 3. Felicia Kurniawan 4) Validator Uji Coba Proses Kerja Prodi Kedokteran FK UNHAS Soewadi FK UGM

36 32 KEDOKTERAN GIGI - Prodi Kedokteran Gigi FKG UI 1) Ketua Divisi Prodi Kedokteran Gigi FKG UI: Zaura K. Anggraeni 2) Majelis ( 9 orang ) Prodi Kedokteran Gigi FKG UI 1. Bambang Sarjono Trenggono FKG USAKTI 2. Endang Wahyuningtyas FKG UGM 3. Latief Mooduto FKG UNAIR 4. Harum Sasanti FKG UI 5. Menik Priaminiarti FKG UI 6. Tri Erri Astoeti - Universitas Trisakti 7. Moh. Richata Fadil UNPAD 8. Sugito FK UI 9. Emi Nurjasmi - Kebidanan 3) Asesor (5 orang) Prodi Kedokteran Gigi FKG UI 1. Ketua: Munakhir Mudjosemedi FKG UGM 2. Sekretaris: Mohammad Dharmautama FKG UNHAS 3. Anggota (3 orang) - Grace Virginia Gumuruh - FKG UNPAD - Diatri Nari Ratih - FKG UGM - Diah Savitri Ernawati - FKG UNAIR 4) Validator Prodi Kedokteran Gigi FKG UI Burhanuddin D. Pasiga FKG UNHAS OBSERVER 1. Pengurus LAM-PTKes 2. Iwang Yusuf - PDPTKes 3. Task Force LAM-PTKes

37 33 BAB 5 Jadwal Kegiatan Proses Uji Coba Akreditasi FK dan FKG LAM-PTKes 10 September 2013 (Fix tanggal) No. Keterangan Sept Okt Nov Des PIC Penilaian dan rekrutmen Asesor dan Validator Kedokteran dan Kedokteran Gigi untuk Uji Coba Proses Bisnis Akreditasi FK dan FKG a. Pembahasan kriteria asesor dan validator serta penyusunan short list X X a.tf / Sekretariat b. Pemilihan asesor dan validator berdasarkan short list yang ada - Seleksi dan penetapan X b. TF / Sekretariat 2. Penyusunan Kurikulum Pelatihan Asesor (kedokteran, kedokteran gigi) a. Kedokteran X TF / Sekretariat X X b. Kedokteran Gigi X TF / Sekretariat X X

38 34 No. Keterangan Sept Okt Nov Des PIC Refreshing asesor kedokteran dan kedokteran gigi 4. Pembahasan kriteria fasilitator (kedokteran, kedokteran gigi) a. Kedokteran X b. Kedokteran gigi X 5. Pembahasan Kurikulum Pelatihan Fasilitator (kedokteran, kedokteran gigi) a. Kedokteran X b. Kedokteran gigi X X X X X X TF / Sekretariat TF / Sekretariat TF / Sekretariat 6. Pelatihan fasilitator untuk kedokteran, kedokteran gigi a. Kedokteran X TF / Sekretariat b. Kedokteran gigi X 7. Pelatihan validator untuk kedokteran, kedokteran gigi TF / Sekretariat

39 35 No. Keterangan Sept Okt Nov Des PIC a. Kedokteran X b. Kedokteran gigi X 8. Sosialisasi instrumen akreditasi kepada Prodi FK UNHAS dan FKG UI - Melalui dokumen langsung dan pengiriman ke prodi FK UNHAS dan FKG UI 9. Mengirim Surat Pemberitahuan Uji Coba Proses Bisnis Akreditasi ke FK UNHAS dan FKG UI paling lambat 3 minggu sebelum jadwal uji coba proses bisnis beserta Panduan Uji Coba nya 10. Memberitahu kepada asesor, fasilitator, dan validator mengenai penugasan mereka dalam rangka uji coba 11. Mengkonfirmasi kesediaan asesor, fasilitator, dan validator sesuai jadwal 12. Mengirimkan softcopy dokumen (buku panduan dan borang) kepada asesor, fasilitator, dan validator 13. Mengirimkan secara elektronik kepada prodi yang dikonfirmasi melalui SMS tentang nama Fasilitator/Pendamping yang telah ditunjuk serta jadwal pendampingan 14. Rapat persiapan tim uji coba prodi secara lengkap bersama dengan asesor, fasilitator dan validator X X X X X X TF / Sekretariat TF / Sekretariat TF / Sekretariat TF / Sekretariat TF / Sekretariat TF / Sekretariat TF / Sekretariat

40 36 No. Keterangan Sept Okt Nov Des PIC a. Kedokteran X b. Kedokteran Gigi X 15. Briefing kepada seluruh asesor tentang instrumen / borang akreditasi a. Kedokteran X TF / Sekretariat b. Kedokteran Gigi X 16. Mempersiapkan softcopy dan hardcopy dokumen sekretariat untuk uji coba kedokteran, kedokteran gigi (borang/instrumen, Form 1-9, dokumen lampiran panduan uji coba, dokumen persuratan) a. Kedokteran X TF / Sekretariat b. Kedokteran gigi X TF / Sekretariat 17. Mempersiapkan softcopy dan hardcopy dokumen untuk fasilitator kedokteran, kedokteran gigi (borang/instrumen dan Form 1-9) a. Kedokteran X TF / Sekretariat b. Kedokteran gigi X 18. Mempersiapkan softcopy dan hardcopy dokumen untuk asesor kedokteran, kedokteran gigi TF / Sekretariat

41 37 No. Keterangan Sept Okt Nov Des PIC (borang/instrumen & Form 1-9) a. Kedokteran X b. Kedokteran gigi X 19. Mempersiapkan softcopy dan hardcopy dokumen untuk prodi kedokteran, kedokteran gigi (Form 1-5) a. Kedokteran X TF / Sekretariat b. Kedokteran gigi X 20. Memastikan komunikasi dokumen diterima oleh prodi dan fasilitator kedokteran, kedokteran gigi a. Kedokteran X TF / Sekretariat b. Kedokteran gigi X TF / Sekretariat 21. Uji Coba : Fasilitasi / Pendampingan Uji Coba Proses Bisnis kedokteran, kedokteran gigi a. Kedokteran X TF / Sekretariat b. Kedokteran gigi X TF / Sekretariat 22. Pembuatan laporan fasilitasi oleh fasilitator a. Kedokteran X Sekretariat

42 38 No. Keterangan Sept Okt Nov Des PIC b. Kedokteran gigi X 23. Presentasi laporan hasil fasilitasi Sekretariat a. Kedokteran X b. Kedokteran Gigi X 24. Uji Coba : Asesmen Kecukupan Sekretariat # Pengiriman Bahan asesmen kecukupan (Sekretariat LAM) ke asesor a.kedokteran 1. Pemeriksaan dan penilaian oleh asesor satu persatu mulai dari Form 1: Evaluasi Diri Form 2: Borang Program Studi, Form 3: Borang Fakultas 2. Asesor mengirim asesmen kecukupan ke secretariat LAM b.kedokteran Gigi 1. Pemeriksaan dan penilaian oleh asesor satu persatu mulai dari Form 1: Evaluasi Diri Form 2: Borang Program Studi, Form 3: Borang Fakultas 2. Asesor mengirim asesmen kecukupan ke secretariat LAM 25. Validator memeriksa kelengkapan hasil penilaian asesmen kecukupan 18 Okt 20 Okt 20 Okt 2 Nov 3 Nov 2 Nov 3 Nov 5 Nov Sekretariat Asesor Sekretariat Asesor Sekretariat Validator

43 39 No. Keterangan Sept Okt Nov Des PIC Uji Coba : Asesmen Lapangan Sekretariat (siapkan biaya Asesor) tehnik asesmen lapangan a. Kedokteran 10 Nov b. Kedokteran gigi 10 Nov 23 Nov 27. Pengumpulan Laporan Hasil Asesmen 25 Lapangan (sekretaris asesor) ke Nov secretariat LAM a. Kedokteran 25 Nov b. Kedokteran Gigi 25 Nov 28. Uji Coba : Validasi prodi kedokteran, kedokteran gigi a. Sekretariat mengirim hasil asesmen lapangan ke Tim validasi b. Tim Validator melakukan validasi Nov c. Validator mengirim hasil validasi ke secretariat LAM 29. Uji Coba: Majelis a. Sekretariat LAM menyerahkan hasil validasi ke rapat pleno majelis b. Ketua Devisi mengirim hasil akreditasi ke ketua pengurus LAM 23 Nov 27 Nov 1-2 Des 5 Des 6 Des Asesor FK Asesor FKG Sekretaris Asesor Sekretariat mengirim lewat Validator Rapat Pleno majelis (Sekretariat menyiapkan biaya dan tempat) Ketua devisi (secretariat menvasiliasi)

44 40 No. Keterangan Sept Okt Nov Des PIC Uji Coba : Keputusan Akreditasi prodi kedokteran, kedokteran gigi a. Ketua LAM menerbitkan SK & Sertifikat b. Sekretariat LAM mengirim SK & Sertifikat Ke PS (FK-FKG) 31. Uji Coba : Keberatan Prodi(Banding) 10 Des Mei Kedokteran 7 Des 8 Des Sekretariat (menyiapkan disaing Sertifikat) Sekretariat Sekretariat PS ke Sekretariat a. Sekretariat menerima surat keberatan dari prodi dan meneruskan surat pengajuan keberatannya ke majelis b. Majelis memutuskan kelayakan pengajuan keberatan hasil uji coba proses bisnis 2.Kedokteran Gigi a. Sekretariat menerima surat keberatan dari prodi dan meneruskan surat pengajuan keberatannya ke majelis b. Majelis memutuskan kelayakan pengajuan keberatan hasil uji coba proses bisnis 32. Pambuatan laporan uji coba proses 10 Des