Menggunakan dasar baseline untuk menetapkan rencana dan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk perbaikan.

Transkripsi

1 K U T I P A N M a n a j e m e n P e r c e t a k a n d a n D o k u m e n M a t u r i t y S c a p e I D C : S e b u a h K e r a n g k a A c u a n u n t u k M e n g o p t i m a l k a n S a r a n a P e n c e t a k a n d a n P e n c i t r a a n A n d a Holly Muscolino Angèle Boyd D A L A M K U T I P A N I N I Global Headquarters: 5 Speen Street Framingham, MA USA P F Isi dari kutipan ini diambil dari IDC MaturityScape: Print and Document Management, oleh Holly Muscolino dan Angèle Boyd, IDC Doc #241441, Juni R I N G K A S A N Organisasi-organisasi sekarang ini terus mencari cara melakukan efisiensi secara operasional dan menghemat biaya. Organisasi cerdas juga mencari kesempatan mendorong pertumbuhan pendapatan. Hal ini menjadi penggerak bagi organisasi mengembangkan atau mengumpulkan berbagai kompetensi baru berhubungan percetakan serta alur kerja dan infrastruktur dokumen elektronik sebagai aplikasi berbasis komputasi awan, mobile, dan peningkatan sosialisasi pada aplikasi-aplikasi bisnis, dimana berbagai kompetensi ini berkontribusi terhadap perubahan cepat dalam kebutuhan percetakan dan hasil akhir. Arsitektur, percetakan, konten, dan layanan cetak mobil serta penawaran pemindaian sedang berkembang saat ini. Teknologi-teknologi ini memungkinkan sebuah organisasi melangkah lebih jauh lagi dalam mengoptimalkan infrastruktur percetakannya, ke arah perampingan dan pengoptimalan proses bisnis manfaat bisnis lebih nyata. Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC (IDC's Print and Document Management [PDM] MaturityScape) menyediakan sebuah kerangka acuan mendukung organisasi dalam mengoptimalkan infrastruktur pencitraan dan percetakan serta proses bisnis berbasis dokumen intensif. Upaya ini dapat dilembagakan secara internal, walaupun rekomendasi IDC adalah alih daya penyedia jasa pihak ketiga memiliki teknologi serta keahlian PDM. Mitra alih daya memberikan nilai berkelanjutan dalam bentuk efisiensi tambahan, penghematan biaya, kesempatan pertumbuhan dan inovasi. Model MatuityScape ini memungkinkan organisasi : Menilai kematangan percetakan dan dokumen Mengungkap kesenjangan kematangan di seluruh unit bisnis Menggunakan dasar baseline menetapkan rencana dan tujuan jangka pendek dan jangka panjang perbaikan. Mengutamakan keterlibatan layanan dokumen dan percetakan dikelola dan/atau teknologi, staf, dan keputusan investasi lainnya dokumen dan percetakan Filing Information: July 2014, IDC #241441E, Volume: 1 BuyerPulse Analysis: Managed Print and Document Services: Industry Developments and Models

2 Evaluasi terhadap penyedia layanan dan penawaran dokumen dan percetakan dikelola. Manajemen Percetakan dan Dokumen MaturityScape IDC (IDC's Print and Document Management [PDM] MaturityScape) mengidentifikasi lima tahap kematangan, hasil, dan tindakan memungkinkan sebuah organisasi memaksimalkan manfaat dari pendekatan PDMnya. Tabel 1 merangkum karakteristik kunci, tujuan, dan hasil dari lima tahap tersebut. T A B E L 1 I k h t i s a r T a h a p a n K e m a t a n g a n Karakteristik utama Manajemen percetakan terfragmentasi Tanggung jawab terbagi kepada bagian pembelian, IT dan lini bisnis Ad hoc, inisiatif tersendiri Tidak ada dasar pembelanjaan Usaha individu atau kelompok kecil Jumlah halaman dan dilacak Terpusat, inisiatif melibatkan beberapa grup Mengimplemen tasi teknologi pemantauan Pemeliharaan proaktif Pembentukan dasar pembelanjaan Perangkat dioptimalkan mempertimba ngkan kebutuhan dan alur kerja pengguna serta kemampuan Struktur tata kelola dan/atau pelaksanaan perubahan Analisis berkelanjutan perbaikan proses Pengelolaan percetakan dan dokumen melibatkan seluruh Termasuk dari rumah, jarak jauh, kantor cabang, tenaga kerja mobile dan pekerja luar kota Dukungan mobile Bisa termasuk fasilitas produksi terpusat dan/atau pembelian percetakan eksternal Rekayasa ulang dan transformasi lini bisnis dan/atau alur kerja dokumentasi intensif vertikal Cara baru dalam melibatkan pemangku kepentingan Integrasi lebih kuat sistem Rencana baru mengubah alur kerja berbasis kertas ke alur kerja digital Tujuan Operasi bisnis fundamental Meningkatkan kendali dan visibilitas Penghematan biaya lebih besar, efisiensi, dan produktifitas Pengawasan dan kendali holistik kepada percetakan/ dokumen Mendukung tujuan bisnis strategis 2 #241441E 2014 IDC

3 T A B E L 1 I k h t i s a r T a h a p a n K e m a t a n g a n Hasil Teknologi mendukung bisnis Nilai pengetahuan baru berkaitan proyek pilot/lokal Peningkatan visibilitas serta kendali dan pengawasan Nilai pengetahuan berkembang, nilai kesempatan bisnis semakin terlihat Penghematan biaya berlanjut, tujuan keamanan terpenuhi Realisasi dari nilai bisnis Manfaat menyebar ke seluruh Batas diperluas diluar pagar Keunggulan kompetitif berlanjut Realisasi dari nilai bisnis sebelumnya tidak tercapai Sumber: IDC, 2013 L a n g k a h - l a n g k a h u n t u k K e m a t a n g a n M a n a j e m e n P e r c e t a k a n d a n D o k u m e n Pada setiap tahap dalam model kematangan PDM, organisasi harus terus melakukan evaluasi terhadap empat langkah utama, setiap langkah ini berkontribusi kepada kemampuan maju ke tahap lebih tinggi dalam tingkat kematangan PDM. Manajemen percetakan dan dokumen sukses bergantung pada strategi multipronged bukan hanya menghitung teknologi keras dan piranti lunak saja, namun juga inisiatif, budaya, dan sistem serta proses bisnis dan IT. PDM MaturityScape IDC mendefiniskan empat langkah penting dinilai pada setiap tahapan kematangan: Maksud: Atribut seperti strategi, permodalan, dan biaya operasional, ukuran kinerja, sponsorship, dan pembenaran program. Teknologi: Atribut seperti kecanggihan, integrasi, dan kesejajaran tujuan. Orang: Atribut seperti tata kelola dan pengelolaan bisnis, begitu juga struktur organisasi, kepemimpinan, pelatihan dan kesiapan budaya. Proses: Atribut seperti pengumpulan data, analisa data, penyebaran dan penggunaan informasi, serta pembuatan keputusan. Tabel 2 menjelaskan langkah-langkah ini rinci IDC #241441E 3

4 T A B E L 2 I k h t i s a r L a n g k a h - L a n g k a h s e s u a i T a h a p a n Maksud (strategi, sponsorship, justifikasi) Tidak adanya strategi terpadu Proyek tidak memiliki anggaran, hanya berdasarkan upaya perseorangan Kasus bisnis tidak terdefinisikan Pengakuan atas kebutuhan visibilitas, kendali dan pengurangan biaya Inisiatif teranggarkan di departemen, unit bisnis, di tempat, dan/atau pada level divisi Inisiatif penyedia Tidak ada mandat diambil oleh level tinggi Strategi dan anggaran ada pada level depatemen, unit bisnis, di tempat, dan/atau pada level divisi Tujuan spesifik pengurangan biaya dicanangkan Tujuan berhubungan keamanan dan keberlanjutan juga dinyatakan Mandat diambil oleh mendukung tata kelola / mengubah inisiatif Strategi dan anggaran ditetapkan di seluruh Dijamin oleh dukungan dari tingkat atas Metode dan alat pengukuran berlaku di seluruh. Pengakuan atas kesempatan mengoptmalkan proses bisnis utama lebih jauh Proses pembangunan kasus bisnis, dan pengukuran imbal balik hasil 4 #241441E 2014 IDC

5 T A B E L 2 I k h t i s a r L a n g k a h - L a n g k a h s e s u a i T a h a p a n Teknologi (adopsi, kinerja, fungsionalitas ) Teknologi cetak terbatas atau terlalu umum menyediakan kinerja sesuai Adopsi teknologi berdasarkan kebutuhan perorangan, sedikit atau tidak ada strategi sama sekali Banyak merek output Rasio pengguna terhadap rendah Banyak komputer pengguna tunggal Piranti lunak dipasang melacak dan melaporkan penggunaan Piranti lunak bisa terdapat pemicu penggantian kembali baik layanan dan/atau penyedianya Kemampuan dukungan dasar bagi percetakan / duplikasi/ faks /pemindaian Pengurangan dalam merek HW dan pengguna tunggal cara brute force daripada analisa dan desain Pengkajian teknologi terperinci mempertimban gkan kebutuhan pengguna akhir begitupun Optimalisasi lebih lanjut berdasarkan analisa data Analisa metrik perbaikan berkelanjutan Piranti sejalan aturan bisnis dan tujuan kontrak Otentikasi karyawan dibutuhkan pada hampir semua Pull printing Terbatasnya pilihan pindai ke ( scan to ) Teknologi diadaptasi secara luas pelacakan/ pengendalian jarak jauh Peralatan dipasang mendukung akses dan pelacakan secara mobile Follow me printing Terdapat beberapa pilihan pindai ke ( scan to ) Berbagai macam teknologi sesuai keinginan (fitfor-purpose) terpasang dan diadopsi baik Piranti lunak dan keras dioptimalkan, serta otomasi tingkat tinggi hadir proses vertical dan lini bisnis tertentu Integrasi lebih ketat aplikasi Orang (Tata kelola, budaya, struktur organisasi) Aturan bisnis tidak terkoordinir secara menyeluruh di setiap unit bisnis Kurangnya ketertarikan dan dukungan Dukungan bagian tengah percetakan Aturan bisnis terbatas Tidak ada perubahan Tujuan percetakan tercanang baik Kebijakan percetakan dan aturan bisnis sudah terbangun Aturan bisnis diperluas ke seluruh Aturan spesifik seputar penggunaan mobile Prioritas eksekutif dalam mengoptimalka n proses membutuhkan banyak dokumen Sebuah grup terpusat memegang tanggung jawab 2014 IDC #241441E 5

6 T A B E L 2 I k h t i s a r L a n g k a h - L a n g k a h s e s u a i T a h a p a n dalam program dan tata kelola Program dan tata kelola berubah secara resmi atau BYOD akses/output terhadap dokumen milik utama mengatur layanan percetakan dan dokumen, serta bagi penyedia layanan/produk Proses (pelacakan, analisa, pembuatan keputusan) TI, penjualan, dan lini bisnis mengejar proyeknya masingmasing kurangnya kerjasama dan kolaborasi Pelacakan data namun tidak ada analisa data atau dukungan proses pembuatan keputusan TI dan bisnis mulai bekerjasama dalam mendefinisikan kebutuhan dan membiayai proyek Strategi menjabarkan kebutuhan akan kolaborasi lintas fungsional antara IT dan berbagai grup bisnis berbeda Proses mapan pemantauan dan keputusan proses dokumentasi serta hasil dari keputusan tersebut Kolaborasi, alur kerja, dan teknologi meningkatkan informasi inti dan proses analisa Pelacakan dan analisa diperluas para pekerja jarak jauh/ dari rumah/ dari kantor cabang Pelacakan dan analisa diperluas mobile, termasuk BYOD Proses dikategorikan dalam kinerja dan percobaan, dukungan, susunan kepegawaian, teknologi, dan pembiayaan masingmasing sesuai. Teknik keputusan memungkinkan perbaikan proses bisnis secara terus menerus Sumber: IDC, 2013 P A N D U A N P E N T I N G Konsep percetakan dan dokumen bukan merupakan hal baru, dan banyak organisasi sudah melakukan inisiatif ini melacak serta mengendalikan biaya percetakan serta ketidakefisienan. Hal ini benar, terutama bagi skala besar (1000+ karyawan) serta industri sangat 6 #241441E 2014 IDC

7 bergantung pada dokumen, seperti layanan keuangan, layanan kesehatan, dan pendidikan. Akan tetapi, IDC menemukan bahwa paling banyak organisasi saat ini masih berada pada tahapan awal dari kematangan PDM, banyak diantaranya berada di tingkat 2 (oportunis) atau tingkat 3 (berulang), dan ada juga persentase kecil berada di tingkat 4 atau 5. Ada beberapa alasan hal ini: Inisiatif percetakan selama ini difokuskan pada hardcopy, dan organisasi serta penyedia layanan saat ini baru menyadari pentingnya alur kerja dan elemen manusia. Teknologi percetakan dan metodologi terbaru saat ini menganalisa alur kerja bisnis dan data tingkah laku pengguna. Semakin bertambahnya mobilitas para pekerja serta semakin bertumbuhnya penggunaan telepon pintar dan tablet, hal ini mengubah bagaimana dan darimana pengguna membuat, mengakses, dan menghasilkan dokumen. Departemen TI saat ini berjuang dalam mengendalikan dan mengatur, serta mengamankan paradigma baru dari para pekerja, dan mendorong urgensi bermigrasi ke tingkat lebih tinggi dalam tahapan kematangan PDM. Saat kontrak layanan percetakan terkelola sudah melalui siklus pembaruan kedua atau ketiga, organisasi mulai mencari penyedia layanan menawarkan nilai tambah melebihi infrastruktur hardcopy. IDC menyediakan panduan berikut ini bagi organisasi dalam memanfaatkan model kematangan PDM: Sekarang: Menilai keadaan kematangan dokumen dan percetakan saat ini, baik dari sisi inisiatif internal maupun kontrak layanan percetakan dikelola. Memahami struktur dan/atau tata kelola PDM apa digunakan dan ditegakkan. Metrik-metrik kunci termasuk diantaranya adalah pengeluaran per karyawan, rasio karyawan-ke- hardcopy, dan volume relatif dari hasil warna dibandingkan hasil hitam putih. Inisiatif ini harus memasukkan juga TI dan pembelian, begitu juga berbagai lini bisnis. Siklus anggaran belanja selanjutnya dan satu hingga dua tahun depan: Mengembangkan rencana konsolidasi infrastruktur percetakan dan dokumen dibawah satu kerangka acuan seragam. Rencananya harus termasuk sebuah strategi membawa seluruh organisasi kepada satu tahap kematangan PDM sama. Secara ideal, hal ini setidaknya mengacu pada tingkat berulang dari kematangan PDM, sebuah fondasi ideal menuju tingkat kematangan lebih tinggi. Tiga hingga lima tahun: Tinjau kembali kemajuan organisasi Anda. Pastikan bahwa organisasi masih berfungsi dan berjalan pada tahapan kematangan sudah ditentukan sebelumnya. Perbarui asumsi agar bisa sinkron kemajuan teknologi. Bangunlah sebuah roadmap mendorong organisasi pada level kematangan dioptimalkan. N i l a i T a m b a h d a r i A l i h d a y a Cara paling efektif bagi melakukan evaluasi dari kematangan percetakan dan dokumen ada saat ini dan berkembang ke tahapan lebih 2014 IDC #241441E 7

8 tinggi lagi dalam tingkat kematangan adalah melakukan kerjasama/partnership penyedia layanan jasa percetakan terkelola. Alih daya memungkinkan akses kepada teknologi canggih, dan keahlian domain PDM mungkin tidak berada di dalam atau organisasi Anda. Alih daya juga mengurangi biaya administrasi disebabkan oleh menjaga dan mengendalikan beberapa penyedia layanan sekaligus. Sebuah provider MPS akan: Mengevaluasi kondisi saat ini: Mereka memasang teknologi canggih mengukur penggunaan hardcopy terhadap waktu dalam tingkat sangat terperinci, juga menilai biaya terhadap total biaya dari data kepemilikan dari terbaru. Mereka menggunakan keahlian domain dalam dokumen melakukan survey di tempat dan survey pengguna akhir secara efektif. Merancang kondisi di masa depan: Berbagai peralatan digunakan membuat beragam skenario akan kondisi di masa depan. Penyedia layanan jasa berpengalaman akan memilih rancangan paling sesuai berdasarkan tujuan organisasi rencana pemasangan dan implementasi. Membangun dan mengimplementasi sebuah roadmap bagi pertumbuhan PDM: Para penyedia jasa membangun sebuah roadmap masukan dari mencapai level kematangan dokumen dan percetakan lebih tinggi, dan mampu mengimplementasi teknologi, manusia, dan proses. P e m b e r i t a h u a n H a k C i p t a Publikasi eksternal dari IDC Information dan Data Setiap informasi IDC akan digunakan dalam iklan, berita pers, atau materi promosi lainnya membutuhkan pers izin terlebih dahulu dari IDC Vice President atau Country Managers. Rancangan dokumen diajukan harus menyertai permohonan tersebut. IDC berhak tidak memberikan persetujuan penggunaan eksternal alasan apapun. Hak Cipta IDC Reproduksi tanpa izin tertulis sepenuhnya dilarang. 8 #241441E 2014 IDC