PERANCANGAN ULANG PROSES BISNIS DENGAN METODE MODEL-BASED AND INTEGRATED PROCESS IMPROVEMENT (MIPI) DI CV. INDOGRAPHIA PRIMA UTAMA

Transkripsi

1 PERANCANGAN ULANG PROSES BISNIS DENGAN METODE MODEL-BASED AND INTEGRATED PROCESS IMPROVEMENT (MIPI) DI CV. INDOGRAPHIA PRIMA UTAMA Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik EKA SYAFITRI I JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014

2 PERANCANGAN ULANG PROSES BISNIS DENGAN METODE MODEL-BASED AND INTEGRATED PROCESS IMPROVEMENT (MIPI) DI CV. INDOGRAPHIA PRIMA UTAMA Skripsi EKA SYAFITRI I JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit 2014 to user i

3 perpustakaan.uns.ac.id

4 perpustakaan.uns.ac.id

5 KATA PENGANTAR Syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan berkah dan rahmat-nya sehingga penulis dapat meyelesaikan laporan Skripsi ini dengan baik. Serta shalawat dan salam tak lupa penulis haturkan kepada Nabi Muhammad SAW. Laporan skripsi ini dapat terselesaikan berkat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penulisan laporan: 1. Ayah dan Ibu tercinta yang senantiasa memberikan doa, perhatian, kasih sayang, dukungan, dan motivasi kepada penulis. 2. Adik-adikku, Novi, Ica dan Alam yang senantiasa memberikan doa dan motivasi untuk segera menyelesaikan skripsi ini. 3. Bapak Dr. Cucuk Nur Rosyidi, ST, MT selaku Ketua Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Yusuf Priyandari, ST, MT selaku pembimbing I dan Bapak Yuniaristanto, ST, MT selaku pembimbing II, terima kasih atas bimbingan, ilmu, waktu, kesabaran, dukungan, dan arahan yang telah diberikan kepada penulis, hingga terselesaikan skripsi ini. 5. Ibu Azizah Aisyati, ST, MT dan Bapak Dr. Cucuk Nur Rosyidi, ST, MT selaku dosen penguji yang telah memberikan evaluasi dan saran untuk penulis demi perbaikan skripsi ini. 6. Bapak Ilham Priadythama, ST, MT selaku dosen pembimbing akademik, terima kasih atas nasihat dan waktu yang diberikan kepada penulis. 7. Seluruh dosen Teknik Industri UNS yang telah memberikan ilmu kepada penulis selama mengikuti perkuliahan di Teknik Industri UNS. 8. Mbak Yayuk, Mbak Tutik, Mbak Rina dan seluruh Admin TI, terima kasih atas bantuan administrasinya. 9. Bapak Budi, Bapak Ari, dan Bapak Teguh serta seluruh karyawan pihak CV. Indographia Prima Utama yang telah membantu dan memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian. v

6 10. My girls Novita, Hurrur, Rosma, Fitri, Nindy. Terima kasih untuk motivasi, bantuan, nasihat, keceriaan, keakraban dan kebersamaannya selama ini. Terima kasih telah menjadi sahabatku. 11. My boys Hakim, Akbar, Drestanta, Hamid, Adnan, Rafy. Terima kasih untuk bantuan dan canda tawanya selama ini. Maaf banyak merepotkan kalian, ayo semangat meraih gelar sarjananya. 12. Teman- teman seperjuangan skripsi Arizal, Fikri, Anggriyawan, Nariska, Febrinia, Ferry, Yudha, Arief, Bekti, Desy dan juga teman-teman satu bimbingan Cynthia, Ringgo, Yudhi, Putra. Terima kasih untuk keceriaan dan motivasinya yang diberikan saat konsultasi dan masa pengerjaan skripsi. 13. Teman-teman 09 lainnya Indah, Dyah, Ayudia, Esti, Syarifah, Kartika, Evi, Bara, Iqbal, Noel, Eko, Febrinata, Febri, Quraish, Desta, Ardi, Anjar, Anto. Terima kasih keluarga besar TI UNS 09 untuk bantuan, kebersamaan, keceriaan dan kerja samanya selama ini. 14. Kakak tingkat dan adik tingkat TI UNS. Terima kasih untuk dukungannya. 15. Teman-teman kost Bu Mali Atas Tiya, Yogi, Mba Reny, Mba Rika, Mba Esti, Mba Ndaru, Mba Aning terima kasih untuk bantuan, motivasi dan kebersamaannya. 16. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuan, doa, semangat, dan dukungan yang telah diberikan. Penulis menyadari bahwa laporan skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis membuka diri atas segala kritik, masukan dan saran yang membangun. Semoga laporan skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan pembaca sekalian. Amiin. Surakarta, Januari 2014 Penulis vi

7 ABSTRAK Eka Syafitri, NIM: I PERANCANGAN ULANG PROSES BISNIS DENGAN METODE MODEL-BASED AND INTEGRATED PROCESS IMPROVEMENT (MIPI) DI CV. INDOGRAPHIA PRIMA UTAMA. Skripsi. Surakarta: Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Januari CV. Indographia Prima Utama (CV.IPU) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan komponen printer seperti catridge kompatibel dan original, refill tinta, serta servis printer. Perusahaan ini bergerak pada dua jenis kegiatan industri, yaitu industri manufaktur dan jasa. Kegiatan manufaktur meliputi kegiatan memproduksi catridge kompatibel sedangkan kegiatan jasa terlihat dari kegiatan refill tinta dan jasa perbaikan printer. Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan masih mengalami beberapa kendala. Permasalahan yang terjadi terkait dengan proses bisnis perusahaan. Dampak yang terjadi yaitu adanya kerancuan pada status pencatatan order dan ketidaksesuaian informasi stok barang. Perusahaan juga belum memiliki panduan yang baku dalam pelaksanaan proses bisnisnya sehingga pembagian wewenang serta tanggung jawab kerja masih kurang jelas. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk memperbaiki proses bisnis perusahaan dan juga merancang Standard Operating Procedure (SOP). Perbaikan proses bisnis yang dilakukan menggunakan pendekatan Business Process Improvement (BPI) yang penerapannya mengacu pada metodologi Model-based and Integrated Process Improvement (MIPI). Langkah MIPI yang dilakukan yaitu mengidentifikasi kebutuhan proses bisnis, mengidentifikasi proses bisnis awal, melakukan analisis proses dan merancang proses bisnis usulan. Setelah dilakukan perbaikan proses bisnis maka langkah selanjutnya ialah perancangan SOP. Perancangan SOP dibutuhkan sebagai panduan baku dalam melaksanakan kegiatan di perusahaan. Penelitian ini menghasilkan rancangan proses bisnis usulan dan rancangan SOP untuk CV. IPU. Perbaikan proses bisnis yang dilakukan yaitu pada proses penanganan order dan proses inventori barang. Usulan perbaikan proses bisnis disesuaiakan dengan kondisi CV. IPU atau yang mampu diakomodasi oleh perusahaan. Selain itu dilakukan juga penyederhanaan proses bisnis dengan cara penggabungan dan eliminasi proses agar prosedur proses bisnis perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien. Rancangan SOP yang dibuat terdiri dari lima SOP yang merupakan tindak lanjut dari perbaikan pada tiap proses bisnis yaitu proses penanganan order, pengadaan barang, penanganan gudang, produksi dan refill. Kata kunci: Business Process Improvement, Model-based and Integrated Process Improvement, Standard Operating Procedure. xiv + 61 halaman; 16 gambar; 17 tabel Daftar pustaka : 19 ( ) vii

8 ABSTRACT Eka Syafitri, NIM: I REDESIGN OF BUSINESS PROCESS USING MODEL-BASED AND INTEGRATED PROCESS IMPROVEMENT (MIPI) METHODOLOGY IN CV. INDOGRAPHIA PRIMA UTAMA. Thesis. Surakarta: Industrial Engineering Department, Faculty of Engineering, Sebelas Maret University, January CV. Indographia Prima Utama (CV.IPU) is a company which is focused on selling the printer component such as compatible cartridge and original, ink refill, and printer services. The business area of the company are manufacture and services. Manufactures activity are to produce the compatible cartridge, whereas the services activity are on ink refill and printer services. While carried out the business, the company still have a few obstacle. The company has problem interrelated with their business process. The impact is there is a confused on listed the order status and an inappropriate information about the supply of the goods. The company still doesn t have standard procedures in implementation of business processes so that authority and responsibility of work are less clear. Therefore, this research was conducted to improve business processes and design the company's Standard Operating Procedure (SOP). Redesign of business process is performed using Business Process Improvement (BPI) approaches, which refers to the implementation of methodology Model-based and Integrated Process Improvement (MIPI). MIPI steps are understanding business needs, understanding the process, model and analysis process and redesigning process. Designing SOP is a next step after improvement of business process. SOP is conducted as standard procedures in carrying out activities in the company. The result of this research are redesign of business process and SOP documents for CV. IPU. Improvement of business process are performed on process order and inventory process. Redesign of business process adapted by condition of CV. IPU and able to be accommodated by company. Besides, streamlining process is performed with merging and elimination the process so that company can run the business process more effectively and efficiently. SOP design consist of five SOPs, which are a follow up of on each redesign business process, such as order process, procurement process, inventory process, production process and refill process. Key words: Business Process Improvement, Model-based and Integrated Process Improvement, Standard Operating Procedure xiv + 61 pages; 16 pictures; 17 tables References: 19 ( ) viii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i LEMBAR PENGESAHAN... ii SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH... iii SURAT PERNYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH... iv KATA PENGANTAR... v ABSTRAK... vii ABSTRACT... viii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xii DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... I Perumusan Masalah... I Tujuan Penelitian... I Manfaat Penelitian... I Batasan Masalah... I Asumsi Penelitian... I Sistematika Penulisan... I-5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Gambaran Umum Perusahaan... II Sejarah Perusahaan... II Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan... II Struktur Organisasi... II Landasan Teori... II Proses Bisnis... II Business Process Improvement (BPI)... II Standard Operating Procedure (SOP)... II Analisis Stakeholder... II Flowchart... II-15 ix

10 2.2.6 Value Added Analysis... II Brainstorming... II Focus Group Discussion... II-18 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tahap Pendahuluan... III Studi Lapangan... III Studi Pustaka... III Perumusan Masalah... III Penetapan Tujuan Penelitian... III Tahap Perancangan... III Memahami Kebutuhan Proses Bisnis... III Memahami Proses Bisnis Awal... III Melakukan Analisis Proses Bisnis... III Merancang Proses Bisnis Usulan... III Merancang Standard Operating Procedure... III Tahap Akhir... III Analisis dan Interpretasi Hasil... III Kesimpulan dan Saran... III-6 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Perancangan Proses Bisnis... IV Memahami Kebutuhan Proses Bisnis... IV Memahami Proses Bisnis Awal... IV Melakukan Analisa Proses Bisnis... IV Merancang Proses Bisnis Usulan... IV Perancangan SOP dan Form Transaksi... IV-20 BAB V ANALISIS 5.1 Analisis Rancangan Proses Bisnis Usulan... V Analisis Rancangan SOP... V Analisis Kendala dalam Penerapan MIPI... V Analisis Rencana Implementasi Hasil... V-7 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan... VI-1 x

11 6.2 Saran... VI-2 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xi

12 DAFTAR PUSTAKA Adesola dan Baines Developing and evaluating methodology for business process improvement. Business Process Management Journal, Vol. 11 No. 1, hal Asari, D. D Analisis dan Perbaikan Prosedur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru di Universitas Sebelas Maret dengan Metode Business Process Improvement (BPI). Tugas Akhir. Teknik Industri: UNS Surakarta [Unpublished]. Biazzi dan Muscat Administrative Process Improvement Methodology in the Brazilian Public Sector. POMS 20 th Annual Conference, Orlando, Florida, USA, 1-4 May Bryson, J. M What to do when Stakeholders Matter: Stakeholder Identification and Analysis Techniques. Public Management Review, Vol. 6 No. 1, hal Gough, J dan Hamrell, M Standard Operating Procedures (SOPs): Why Companies Must Have Them and Why They Need Them. Drug Information Jurnal, Vol. 43 No. 1, hal 69. Harrington, H. J Bussiness Process Improvement: The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productivity, and Competitiveness. New York: McGraw-Hill. Keyte, B dan Locher, D The Complete Lean Enterprise: Value Stream Mapping for Administrative and Office Processes. USA: CRC Press. Lee K. T. dan Chuah K. B A SUPER methodology for business process improvement. International Journal of Operations & Production Management, Vol. 21 No. 5/6, hal Liker, J. K The Toyota Way 14 Prinsip Manajemen dari Perusahaan Manufactur Terhebat di Dunia. Jakarta: Erlangga. Mayers, J Stakeholder Power Analysis. Tersedia di h.pdf. Diakses tanggal 5 Oktober Paradise, C. V. dan Lystianingtyas, N Analisis Risiko Tools Brainstorming, Delphi, dan Hazop. Tersedia di Hazop-PDF. Diakses tanggal 10 Oktober 2013.

13 Putri, F. D. A Pangsa Pasar Printer Masih Akan Tumbuh pada Tersedia di Diakses tanggal 15 Mei Saleh, A. S Standard Operating Procedure di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Tersedia di Diakses tanggal 7 September Tambunan, R. M Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP). Jakarta: Maiestas Publishing. Tinnila, M Strategic perspective to business process redesign. Business Process Reengineering & Management Journal, Vol. 1, No. 1 hal Yusuf, I, A Riset Audiens dalam Kajian Komunikasi. Yogyakarta: PKMBP. Zagloel, T. Y., Dachyar, M., dan Arfiyanto, F. N Quality Improvement Using Model-based and Integrated Process Improvement (MIPI) Methodology. Proceeding of the 11 th International Conference on QIR (Quality in Research), Depok, Indonesia, 3-6 Agustus Zaheer, A., Rehman, K., dan Khan, M.A Development and testing of a business process orientation model to improve employee and organizational performance. African Journal of Business Management, Vol.4 No.2, hal Zairi, M Business process management: a boundaryless approach to modern competitiveness. Business Process Management Journal, Vol. 3 No. 1, hal

14 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Kerangka kerja BPI... II-5 Tabel 2.2 Aktivitas dan teknik MIPI... II-8 Tabel 2.3 Kategori pemborosan... II-17 Tabel 3.1 Rincian kegiatan mengidentifikasi kebutuhan proses bisnis... III-3 Tabel 3.2 Rincian kegiatan mengidentifikasi proses bisnis awal... III-4 Tabel 3.3 Rincian kegiatan analisis proses bisnis... III-4 Tabel 3.4 Rincian kegiatan merancang proses bisnis usulan... III-5 Tabel 3.5 Rincian kegiatan perancangan SOP... III-5 Tabel 4.1 Kebutuhan proses bisnis... IV-1 Tabel 4.2 Identifikasi value added analysis pada proses penanganan order IV-10 Tabel 4.3 Identifikasi value added analysis pada proses pengadaan barang IV-11 Tabel 4.4 Identifikasi value added analysis pada proses penangnan gudang IV-12 Tabel 4.5 Identifikasi value added analysis pada proses produksi... IV-12 Tabel 4.6 Identifikasi value added analysis pada proses refill... IV-13 Tabel 4.7 Perancangan SOP... IV-21 Tabel 5.1 Perbandingan proses bisnis awal dan proses bisnis usulan... V-1 Tabel 5.2 Perbaikan SOP... V-6 xii

15 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur organisasi CV. IPU... II-3 Gambar 2.2 Langkah penerapan MIPI... II-7 Gambar 2.3 Struktur hierarki MIPI... II-7 Gambar 2.4 Tahap teknis penyusunan SOP... II-13 Gambar 3.1 Diagram alir penelitian... III-1 Gambar 4.1 Proses bisnis umum CV. IPU... IV-2 Gambar 4.2 Proses penanganan order... IV-4 Gambar 4.3 Proses pengadaan barang... IV-6 Gambar 4.4 Proses penanganan gudang... IV-7 Gambar 4.5 Proses produksi... IV-8 Gambar 4.6 Proses refill... IV-9 Gambar 4.7 Rancangan usulan proses penanganan order... IV-15 Gambar 4.8 Rancangan usulan proses pengadaan barang... IV-17 Gambar 4.9 Rancangan usulan proses penanganan gudang... IV-18 Gambar 4.10 Rancangan usulan proses produksi... IV-19 Gambar 4.11 Rancangan usulan proses refill... IV-20 xiii

16 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Standard Operating Procedure (SOP)... L1-1 Lampiran 2 : Form Transaksi... L2-1 xiv