8(b) LAPORAN DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016

Transkripsi

1 8(b) SISTEM PENGURUSAN KUALITI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/ SEPTEMBER 2016

2 1.0 PENGENALAN Laporan ini membentangkan urusan dokumen bagi tempoh 30 Jun 2015 hingga 30 Jun Urusan dokumentasi merangkumi segala pindaan pembatalan dokumen dan penggubalan serta dokumen kualiti baharu. 2.0 PERMOHONAN URUSAN DOKUMEN KUALITI UNIVERSITI MALAYA Lima puluh lapan (58) permohonan urusan dokumen telah diproses dalam tempoh 30 Jun 2015 hingga 30 Jun Pengagihan bilangan permohonan mengikut kategori permohonan dipaparkan dalam Jadual 1 dan Rajah 1. Sebahagian besar urusan dokumen adalah berkaitan permohonan untuk pindaan dokumen. Dari jumlah ini, 29 dokumen dipohon untuk pindaan, 25 dokumen dipohon untuk pembatalan dan 4 dokumen baharu dipohon untuk dimasukkan dalam Sistem Dokumentasi SPK UM. Jadual 1 : Pecahan Kategori Permohonan KATEGORI PERMOHONAN BILANGAN PERATUSAN (%) PENULISAN Dokumen BAHARU 4 7 PINDAAN Dokumen PEMBATALAN Dokumen JUMLAH % 1

3 Rajah 1 : Pecahan Kategori Permohonan. Proses Teras berikut adalah di antara yang aktif memohon pindaan dokumen: Proses Teras Manual Kualiti (Induk) (PT00) Bilangan dokumen Tiada Pengajaran dan Pembelajaran (PT01) 17 Pengurusan Penyelidikan (PT02) 1 Pengurusan Sumber Manusia (PT03) 2 Pengurusan Infrastruktur dan Harta (PT04) 12 Pengurusan Kewangan (PT05) 16 Pengurusan Komersialisasi (PT06) 1 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar (PT07) 3 Pengurusan Perpustakaan (PT08) 6 Pengurusan Kolej Kediaman (PT09) Pengurusan Perkhidmatan Sukan/Kebudayaan (PT10) Tiada Tiada 2

4 Rajah 2 menunjukkan bilangan dokumen yang dipinda mengikut Proses Teras. Rajah 2: Bilangan dokumen yang dipinda mengikut Proses Teras (30 Jun 2015 hingga 30 Jun 2016) 3

5 Jadual 2 dan Rajah 3 adalah trend urusan dokumen sejak tahun 2002 hingga 30 Jun Jadual 2: Trend urusan dokumen sejak tahun 2002 hingga 30 Jun 2016 TEMPOH BILANGAN PERMOHONAN DOKUMEN MKSP 1 & 2 (KHAS) 239 MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP MKSP JUMLAH 3,238 4

6 Rajah 3: Trend urusan dokumen sejak tahun 2002 hingga 30 Jun

7 Bermula tahun 2010, QMEC juga menyelaraskan dokumen dasar berkaitan proses teras. Setakat ini enam (6) dari tujuh (7) dasar telah di terbitkan dan diedarkan ke PTj yang berkenaan. Hanya dasar bagi Pengurusan Sumber Manusia yang belum selesai. 6

8 3.0 SEMAKAN OBJEKTIF KUALITI PROSES TERAS Keperluan semakan Objektif Kualiti Proses Teras sedia ada seringkali dibangkitkan pada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Objektif kualiti adalah keperluan kepada Standard MS ISO Tahun 2016, QMEC telah mengambil langkah awal dengan mengadakan Bengkel Penyelarasan Objektif Kualiti Proses Teras Dan Dokumentasi UM Bagi Pelaksanaan MS ISO 9001:2015 pada 15 Mac 2016 selaras dengan KPI strategik UM ( ). Susulan daripada bengkel beberapa siri perbincangan dengan Pemilik Proses Teras diadakan. Jadual 3 menyatakan tarikh perbincangan tersebut. Jadual 3: Perbincangan dengan Pemilik Proses Teras PT01 PT10 Proses Teras Pemilik Proses Tarikh Perjumpaan PT01 Pengajaran dan Pembelajaran TNC (A&A) 31 Mac 2016 PT02 - Pengurusan Penyelidikan TNC (P&I) 5 Ogos 2016 PT03 Pengurusan Sumber Manusia Pendaftar 28 Mac 2016 PT04 - Pengurusan Infrastruktur & Harta TNC (Pembangunan) 5 April 2016 PT05 - Pengurusan Kewangan Pengawal Kewangan 20 April 2016 PT06 - Pengurusan Komersialisasi TNC (P&I) 5 Ogos 2016 PT07 - Pengurusan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni TNC (HEPA) 12 April 2016 PT08 - Pengurusan Perpustakaan Ketua Pustakawan 5 April 2016 PT09 - Pengurusan Kolej Kediaman TNC (HEPA) 12 April 2016 PT10 - Pengurusan Perkhidmatan Sukan / Kebudayaan TNC (A&A) 12 April