PELAN AUDIT PEMANTAUAN

Transkripsi

1 PELAN AUDIT PEMANTAUAN 1. PELANGGAN : UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA (UPM) SERDANG SELANGOR DE 2. LOKASI AUDIT: Kampus Serdang 3. OBJEKTIF AUDIT (a) (b) (c) Untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) organisasi masih mematuhi standard ISO 9001 Untuk menilai pindaan kepada SPK organisasi Untuk menentusah keberkesanan pelaksanaan tindakan pembetulan kepada penemuan audit terdahulu 4. SKOP AUDIT/PENSIJILAN i. Perkhidmatan pendidikan untuk pra-siswazah, siswazah, penyelidikan dan pembangunan ii. iii. Penyelidikan dan pembangunan Perkhidmatan sokongan (seperti perpustakaan, ko-kurikulum, jaringan industri masyarakat dan perkhidmatan korporat) Nota: UPM akan mencadangkan penyataan skop yang akan dibincang semasa audit 5. DOKUMEN RUJUKAN ISO 9001:2008 Requirements; Manual Kualiti and Prosedur-Prosedur UPM: Keperluan pelanggan dan undang-undang yang berkaitan 6. TARIKH AUDIT : 20hb 29hb September PASUKAN AUDIT (a) Ketua Pasukan Audit : Haliza Ibrahim (b) Auditor : seperti dinyatakan dibawah Page 1 of

2 Pasukan Audit Tarikh/Sept HALIZA IBRAHIM 20, 26 & 29 HANIDA GHAZALI & 29 MOHAMMAD HAMIDI YUSOP & MANI MAARAN PARIMALA DEVI TIONG AH LEY HAWA MA AROF (Sekiranya terdapat bantahan kepada mana-mana auditor yang dilantik, pihak UPM hendaklah memaklumkan secara bertulis kepada Ketua Pasukan Audit / Ketua Seksyen Servis secara bertulis) 8. TATACARA AUDIT Menyaksikan operasi, penilaian berdasarkan dokumen dan rekod dan temubual dengan anggota kerja termasuk pengurusan yang bertanggungjawab untuk proses yang diaudit. 9. KEMUDAHAN DAN BANTUAN YANG DIPERLUKAN OLEH PASUKAN AUDIT i) Bilik mesyuarat ii) Kemudahan untuk photostate iii) Alat Keselamatan diri / Personal protective equipment (jika berkaitan) iv) Wakil UPM untuk membantu auditor dari segi logistic dan sebagai saksi 10. KEPERLUAN KERAHSIAAN (CONFIDENTIALITY REQUIREMENTS) Ahli pasukan audit dari SIRIM QAS International telah menandatangani perjanjian untuk tidak mendedahkan makluman atau dokumen yang diperolehi semasa audit termasuk laporan akhir, kepada pihak ketiga tanpa kelulusan pihak UPM. 11. BAHASA Bahasa Inggeris & Bahasa Malaysia 12. LAPORAN (i) Bahasa : Inggeris / Bahasa Malaysia (ii) Format : Lisan dan bertulis (iii) Jangkaan tarikh dikeluarkan : Selepas mesyuarat penutup Page 2 of

3 JADUAL AUDIT PEMANTAUAN Hari 1 20hb September 2011 (Selasa) 09:00 10:00 Mesyuarat Pembukaan (di Dewan Auditorium Jurutera, Fakulti Kejuruteraan) - Penerangan oleh UPM mengenai perubahan keatas Sistem Pengurusan UPM (sejak audit yang terdahulu) - Penerangan oleh Ketua Pasukan Audit Tanggungjawab Pengurusan Pengukuran, analisa & penambahbaikan termasuk Tindakan Pembetulan, Tindakan Pencegahan dan Pengendalian Aduan Pusat Pembangunan Akademik (CADE) : - Latihan untuk pengajaran & pembelajaran - Perancangan dan pelaksanaan penilaian sistem pengajaran dan pembelajaran - Pemantauan dan penyelenggaraan sistem aplikasi yg berkaitan Haliza Hanida Bahagian Akademik: - Kemasukan & pengambilan pelajar termasuk pelajar antarabangsa - Proses mengemaskini maklumat berkaitan program pengajian, calendar akademik, penjadualan dan pendaftaran,penilaian/peperiksaan, dll - TNC Penyelidikan & Innovasi: o Permohonan dan kelulusan projek penyelidikan o Pemantauan kemajuan projek o Projek penyelidikan (berdasarkan sampling) Fakulti Perubatan Veterinar - Proses semakan program pendidikan sediaada / rekabentuk & - Pengurusan Makmal Fakulti Ekologi Manusia Hamidi Wakil UPM 2. * tertakluk kepada standard ISO 9001: Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan Page 3 of

4 Hari 2 21hb September 2011 (Rabu) Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran Fakulti Pertanian: Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - audit berdasarkan record semester semasa dan lawatan ke lokasi baru Fakulti* Pusat Asasi Sains Pertanian: Proses pengajaran dan pembelajaran Hanida Taman Pertanian Universiti - Proses pengajaran dan pembelajaran - Pengurusan Taman Hamidi Fakulti Sains Teknologi Makanan: Fakulti Perhutanan: Sekolah Pengajian Siswazah - Pengambilan dan pendaftaran pelajar - Proses pengajaran dan pembelajaran siswazah - Penyeliaan penyelidikan pelajar siswazah - Pengesahan pengurniaan ijazah 2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan Page 4 of

5 Hari 3 22hb September 2011 (Khamis) Pengurusan Peperiksaan Akhir Pra-Siswazah: - Penyediaan soalan dan skrip jawapan - Penyediaan tempat peperiksaan - Pendaftaran pelajar pada hari peperiksaan - Pengendalian kertas jawapan - Keputusan peperiksaan - Proses rayuan keputusan Hamidi Institut Biosains: - Pengajaran & pembelajaran siswazah Fakulti Ekonomi dan Pengurusan & siswazah - Institut Gerontologi: - Pengajaran & pembelajaran siswazah Kolej Kediaman berdasarkan sampling pada hari audit Proses untuk perkhidmatan domestik dan aktiviti pelajar * Hawa Nota: 2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan Page 5 of

6 Hari 4 23hb September 2011 (Jumaat) Pengurusan Peperiksaan Akhir Siswazah: - Penyediaan soalan dan skrip jawapan - Penyediaan tempat peperiksaan - Pendaftaran pelajar pada hari peperiksaan - Pengendalian kertas jawapan - Keputusan peperiksaan - Proses rayuan keputusan Hamidi Institut Pertanian Tropika - Pengajaran & pembelajaran siswazah Fakulti Sains - Pengurusan Makmal Fakulti Rekabentuk dan Senibina: & siswazah Menyambung audit di Kolej Kediaman 16:00 - Semakan Penemuan Audit Hawa Wakil-Wakil UPM 2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan Page 6 of

7 Hari 5 26hb September 2011 (Isnin) Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi Haliza Akademi Sukan: TNC Hal Ehwal Pelajar & Alumni: Pengurusan hal-ehwal pelajar & Alumni merangkumi korikulum credited / non-credited, jaringan alumni dan aktiviti sukan kolej Jaringan Industri & Masyarakat Pengurusan Latihan Industri Pusat Antarabangsa Perkhidmatan bukan akademik untuk pelajar antarabangsa Pusat Kesihatan Universiti 1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisas 2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan Page 7 of

8 Hari 6 27hb September 2011 (Selasa) Institut Teknologi Maju: - Pengajaran & pembelajaran siswazah Fakulti Kejuruteraan (Hari 6 & Hari 7) & siswazah - Pengurusan Makmal (Ketua audit untuk Fakulti Kejuruteraan) Perpustakaan Sultan Abdul Samad - Perolehan bahan bacaan/rujukan termasuk cataloging, indexing, dll - Proses pinjaman bahan bacaan/rujukan - Penyediaan & penyelenggaran ruang membaca 2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan Page 8 of

9 Hari 7 28hb September 2011 (Rabu) Sambungan audit di Fakulti Kejuruteraan & siswazah - Pengurusan Makmal & Hamidi Audit di Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan bersama Pn (Ketua audit untuk Fakulti ini) Kampus Bintulu merangkumi pemantauan program pendidikan audit secara remote dari UPM Serdang Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan - Pengurusan Makmal 2. * tertakluk kepada standard ISO 9001: Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan Page 9 of

10 Hari 8 29hb September 2011 (Khamis) Audit Kualiti Dalaman Haliza Bendahari: - Pengurusan bayaran yuran pelajar - Proses perolehan - Penilan pembekal - Pusat Islam pengurusan masjid & pengurusan jenazah - Pusat Kebudayaan & Kesenian (permohonan, fasiliti dan post mortem) Hanida Hamidi Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset: - Pengurusan Projek - Penyelenggaraan fasiliti - Pengurusan Hartanah Bahagian Keselamatan Pengurusan Keselamatan UPM merangkumi jadual rondaan, pengendalian pintu masuk, pengendalian aduan keselamatan/siasatan dan tindakan susulan dan lain-lain yang berkaitan Pengurusan Sumber Manusia UPM - Sampling dari proses pengambilan anggota kerja baru/kenaikan pangkat /perpindahan/bersara/meletak jawatan - Pembangunan termasuk latihan anggota kerja bukan akademik - Proses pengendalian cuti anggota kerja Penyediaan Laporan di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran 1630 Mesyuarat Penutup - Penyampaian Laporan Audit - Tindakan susulan (jika ada) Pasukan Audit Pasukan Audit & 2. * tertakluk kepada standard ISO 9001: Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan Page 10 of