PEDOMAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 2015

Transkripsi

1 I. PENDAHULUAN Analisa kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah proses yang berkelanjutan dalam pengumpulan data untuk menentukan apa kebutuhan pelatihan ada, sehingga pelatihan dapat dikembangkan untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Melakukan analisis kebutuhan merupakan dasar keberhasilan program pelatihan. Seringkali organisasi mengembangkan dan melaksanakan pelatihan tanpa terlebih dahulu melakukan analisis kebutuhan. Organisasi-organisasi ini akan menjalankan risiko Pendidikan dan Pelatihan yang tidak efektif. Sebuah analisa kebutuhan pelatihan digunakan untuk menentukan apakah pelatihan merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan di tempat kerja. Analisis kebutuhan ini merupakan "proses yang berkelanjutan pengumpulan data, untuk menentukan apa kebutuhan pelatihan ada, sehingga pelatihan apa yang dapat dikembangkan untuk membantu organisasi mencapai tujuannya" ( Brown, 2002, hal. 569). Pelatihan sering kali dipandang sebagai suatu gangguan dan sebagai upaya aktifitas mahal, daripada sebagai alat untuk meningkatkan bottom line organisasi. Langkah paling utama dan pertama dalam penyusunan rancang bangun suatu program Pendidikan dan Pelatihan adalah kegiatan Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan (AKD) atau Training Needs Assessment (TNA). Analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan memiliki kaitan erat dengan perencanaan Pendidikan dan Pelatihan. Perencanaan yang paling baik didahului dengan identifikasi kebutuhan. Kebutuhan pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dengan membandingkan antara tingkat pengetahuan dan kemampuan yang diharapkan (sebagaimana terlihat pada misi, fungsi dan tugas) dengan pengetahuan dan kemampuan yang senyatanya dimiliki oleh pegawai. Pendidikan dan Pelatihan dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya banyak Pendidikan dan Pelatihan yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya Page 2

2 yang diperlukan sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A, akibatnya investasi yang ditanamkan melalui Pendidikan dan Pelatihan kurang dapat dilihat hasilnya. Kenyataan yang sering terjadi juga pada saat pembukaan Pendidikan dan Pelatihan, peserta tidak mencapai jumlah alokasi yang telah ditentukan bahkan sampai 3 hari setelah pembukaan masih kurang peserta Pendidikan dan Pelatihan. Hal ini menandakan Pendidikan dan Pelatihan tersebut sudah mengalami kejenuhan atau materi Pendidikan dan Pelatihan sudah tidak sesuai dengan kebutuhan peserta Pendidikan dan Pelatihan. Di lain sisi, banyak alasan pegawai menolak mengikuti Pendidikan dan Pelatihan, antara lain : 1. Mendapat perintah menjalankan tugas lainnya. 2. Tidak mau tinggal di mess dengan alasan keluarga. 3. Setelah mengikuti Pendidikan dan Pelatihan mendapat tugas yang tidak sesuai dengan hasil Pendidikan dan Pelatihan. 4. Kehilangan pekerjaan/penghasilan tambahan. Dan sangat kontradiksi bila kita menanyakan kepada mereka yang menjadi peserta Pendidikan dan Pelatihan tentang tujuannya mengikuti Pendidikan dan Pelatihan, antara lain : a. Menambah wawasan. b. Menambah angka kredit untuk promosi kenaikan pangkat atau jabatan. c. Mengikuti perintah atasan. d. Istirahat dari pekerjaan rutin. Timbulnya masalah ini tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya terletak pada Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan (Training Needs Assessment/TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlu dilakukan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, khususnya di satuan kerja. Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukenali adanya kesenjangan kompetensi (pengetahuan, sikap dan ketrampilan) yang dapat ditingkatkan melalui Pendidikan dan Pelatihan. Page 3

3 Kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan diharapkan akan menghasilkan jenis-jenis Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi, sehingga dapat mewujudkan Pendidikan dan Pelatihan yang tepat sasaran, tepat isi kurikulum dan tepat strategi untuk mencapai tujuan. Melalui kegiatan Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, maka idealnya setiap program yang disusun dan dijabarkan dalam bentuk kegiatan merupakan perwujudan dari pemenuhan kebutuhan. Hasil yang diharapkan dari Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, akan memperjelas kaitan antara pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, dengan peningkatan kinerja lembaga yang merupakan akumulasi dari kinerja aparatur di suatu organisasi, disebutkan demikian karena setiap aparatur seyogyanya dilengkapi dengan jenis-jenis Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan sesuai dengan kompetensi bidang tugasnya, selanjutnya akan dapat melaksanakan setiap rincian tugas dalam jabatannya. Page 4

4 II. DEFINISI ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Menurut Morrison (2001: 27), kebutuhan (need) adalah kesenjangan antara apa yang diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah harapan ke depan atau cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu masalah. Sedangkan analisa kebutuhan adalah alat untuk mengidentifikasi masalah, guna menentukan tindakan yang tepat. Kebutuhan menurut Briggs (AKD LAN, 2005 ) adalah ketimpangan atau gap antara apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya. Gilley dan Eggland ( AKD LAN, 2005 ) menyatakan bahwa kebutuhan adalah kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini dengan seperangkat kondisi yang diharapkan. Dalam dunia kerja, kebutuhan juga diartikan sebagai masalah kinerja (Anung Haryono, 2004). Pendidikan dan Pelatihan mempunyai arti penyelenggaraan proses belajar mengajar, dalam rangka meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan jabatan tertentu. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah jenis Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan oleh seorang pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan tiap jenis jabatan atau unit organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam melaksanakan tugas yang efektif dan efisien (Dephutbun dan ITTO, 2000). Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah kekurangan pengetahuan, ketrampilan dan sikap seorang pegawai sehingga kurang mampu melaksanakan tugas, tanggung jawab, wewenang dan haknya dalam suatu satuan organisasi. Dengan demikian kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dapat diartikan sebagai kesenjangan kemampuan pegawai yang terjadi, karena adanya perbedaan antara kemampuan yang diharapkan, sebagai tuntutan pelaksanaan tugas dalam organisasi dan kemampuan yang ada (Hermansyah dan Azhari, 2002). Page 5

5 Konsep dasar pemikiran analisa kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah adanya deskrepansi kemampuan kerja,sesuai dengan tingkatan dalam pengungkapan kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, maka deskrepansi dapat terjadi pada seseorang pejabat/pelaksana pekerjaan terhadap tugas di dalam organisasi, jabatan maupun terhadap tugas individu. Secara umum diskrepansi kemampuan kerja dinyatakan perbedaan antara kemampuan kerja seseorang pada saat kini dengan kemampuan kerja yang diinginkan atau seharusnya yang umumnya juga di kenal kemampuan kerja standar / baku. Page 6

6 III. JENIS TINGKATAN KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan Pendidikan dan Pelatihan. Pendidikan dan Pelatihan dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan sikap berdasarkan tingkat kebutuhannya\. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dibedakan menjadi Kebutuhan Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat Individu. 1. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi merupakan himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai kebutuhan Pelatihan. 2. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Jabatan Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, baik yang bersifat periodik/ insidentil. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat jabatan dapat diketahui dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas yang diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensi-kompetensi itu dikelompokkan sedemikan rupa sehingga menghasilkan standar Pendidikan dan Pelatihan untuk tiap-tiap jabatan. 3. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Individu Berkaitan dengan siapa dan jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang diperlukan. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu dapat disusun dengan mempergunakan TNA Tool (Training Needs Assessment), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut. Page 7

7 IV. FUNGSI DAN MANFAAT ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Hasil TNA adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja. Adapun fungsi dari analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah : 1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja; 2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context; 3. Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional; 4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan; 5. Memberi data untuk keperluan perencanaan Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, yaitu manfaat langsung dan tidak langsung. Manfaat langsung adalah : a. Menghasilkan program Pendidikan dan Pelatihan yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu. b. Sebagai dasar penyusunan program Pendidikan dan Pelatihan yang tepat. c. Menambah motivasi peserta Pendidikan dan Pelatihan dalam mengikuti Pendidikan dan Pelatihan karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya. Sedangkan manfaat tidak langsung adalah : 1. Menjaga produktivitas kerja 2. Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru. 3. Efisiensi biaya organisasi Page 8

8 Program Pendidikan dan Pelatihan yang diselenggarakan harus sesuai dengan standar kompetensi untuk memenuhi kebutuhan pasar kerja (customer). Oleh karena itu untuk memberikan pelayanan yang berkualitas dan menitikberatkan pada unsur kepuasan kepada masyarakat umum maupun industri maka setiap peyelenggaraan program Pendidikan dan Pelatihan perlu melakukan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan pelanggan. Program Pendidikan dan Pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kompetensi yang ada saat ini, dengan kompetensi standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh seseorang.maka dalam hal ini analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan merupakan alat untuk mengidentifikasi gap yang ada, dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu program Pendidikan dan Pelatihan. Selain itu, dengan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan maka lembaga penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan (HRD atau Divisi Training) dapat memperkirakan, manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu (masyarakat umum) maupun bagi perusahaan/industri. Menurut Johanes Popu ( 2002) Analisis kebutuhan pelatihan, memberikan beberapa tujuan, diantaranya adalah sebagai berikut: a. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan. b. Memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benarbenar orang-orang yang tepat. c. Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan tertentu. d. Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan. Page 9

9 e. Memastikan bahwa penurunan kinerja/kurangnya kompetensi atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan memperhitungkan untungruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana. Page 10

10 V. TEKNIS MELAKUKAN ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 1. Jenis Analisis Kebutuhan Banyak penilaian kebutuhan yang tersedia untuk digunakan dalam konteks kerja yang berbeda. Sumber-sumber yang dapat membantu Anda menentukan analisis kebutuhan yang sesuai untuk situasi akan dijelaskan di bawah ini. a. Analisis konteks. Analisis kebutuhan bisnis atau alasan lain pelatihan yang diinginkan.. Pertanyaan-pertanyaan penting yang dijawab oleh analisis ini adalah yang memutuskan bahwa pelatihan harus dilakukan, mengapa suatu program pelatihan yang disarankan dilihat sebagai solusi untuk masalah bisnis, apa yang sejarah organisasi telah berkaitan dengan pelatihan karyawan dan intervensi manajemen lainnya. b. Analisis user. Analisis berurusan dengan potensi peserta dan instruktur yang terlibat dalam proses. Pertanyaan-pertanyaan penting yang dijawab oleh analisis ini adalah siapa yang akan menerima pelatihan dan tingkat pengetahuan yang ada pada subjek, apa gaya belajar mereka, dan siapa yang akan melakukan pelatihan. c. Analisis kerja. Analisis dari tugas-tugas yang dilakukan. Ini adalah analisis tentang pekerjaan dan persyaratan untuk melakukan pekerjaan. Juga dikenal sebagai analisis tugas atau pekerjaan analisis, analisis ini berusaha untuk menentukan tugas pokok dan tingkat keterampilan yang diperlukan. Ini akan membantu memastikan bahwa pelatihan yang dikembangkan akan berisi link yang relevan dengan isi pekerjaan. d. Analisis konten. Analisis dokumen, hukum, prosedur yang digunakan pada pekerjaan. Analisis ini menjawab pertanyaan tentang pengetahuan atau informasi apa yang digunakan pada pekerjaan ini.. Informasi ini berasal dari manual, dokumen, atau peraturan. Adalah penting bahwa isi dari pelatihan tidak bertentangan atau bertentangan dengan persyaratan pekerjaan. Pekerja yang berpengalaman dapat membantu (sebagai ahli materi subjek) dalam menentukan konten yang sesuai. Page 11

11 e. Pelatihan Analisis Kesesuaian. Analisis dari apakah pelatihan merupakan solusi yang diinginkan. Pelatihan adalah salah satu dari beberapa solusi untuk masalah pekerjaan.. Namun, hal itu mungkin tidak selalu menjadi solusi terbaik. Penting untuk menentukan apakah pelatihan akan efektif dalam penggunaannya. f. Analisis Biaya-Manfaat. Analisis laba atas investasi (ROI) dari pelatihan. Pelatihan yang efektif menghasilkan kembalinya nilai bagi organisasi yang lebih besar dari investasi awal untuk menghasilkan atau melaksanakan pelatihan. 2. Teknik Penilaian Prinsip penilaian menggunakan instrument penilaian yang dapat dimengerti dan kompherensif. Beberapa teknik Penilaian Kebutuhan dasar meliputi: 1. pengamatan langsung 2. kuesioner 3. konsultasi dengan orang-orang di posisi kunci, dan / atau dengan pengetahuan yang spesifik 4. tinjauan literatur yang relevan 5. wawancara 6. kelompok fokus 7. tes 8. catatan & laporan penelitian 9. bekerja sampel 3. Checklist untuk Analisis Kebutuhan Pelatihan Akan sangat membantu untuk memiliki metode yang terorganisir untuk memilih tes yang tepat untuk kebutuhan anda. Sebuah daftar periksa dapat membantu Anda dalam proses ini. Daftar-pembanding Anda harus meringkas jenis informasi yang dibahas di atas. Sebagai contoh, apakah tes valid untuk tujuan yang dimaksudkan? Apakah ini dapat dipercaya Page 12

12 dan adil? Is Apakah biayanya efektif? Apakah instrumen mungkin akan dilihat sebagai adil dan sah oleh tes takers?. Juga mempertimbangkan kemudahan atau kesulitan administrasi, mencetak, dan interpretasi yang diberikan sumber daya yang tersedia. Page 13

13 VI. ANALISA KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Training Need Analysis) Analisa kebutuhan pelatihan (training) dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yakni : a. Task Analysis : Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi tertentu. Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang dibutuhkan. Dari sini, kemudian dapat ditentukan jenis training semacam apa yang diperlukan. Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang posisi tersebut. b. Person Performance Analysis : Analis yang berfokus pada kinerja orang yang memegang posisi tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Dari sini, kemudian dapat disusun jenis training apa saja yang diperlukan untuk orang tersebut. c. Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan SDM Level kompetensi Yang Dimiliki oleh Karyawan Saat ini Apakah ada kesenjangan kompetensi? Level kompetensi yang dibutuhkan untuk Posisi tertentu Identifikasi Level Kompetensi Karyawan Program Pelatihan dan Pengembangan d. Identifikasi Kebutuhan Melalui Observasi Kompetensi Suatu metode untuk mengukur level kompetensi karyawan melalui pengamatan langsung di lapangan (real and direct observation). Pengamatan/observasi dilakukan secara sistematis dengan mengacu pada profil kompetensi yang telah ditentukan. Page 14

14 Memberikan gambaran yang real dan memiliki akurasi yang relatif tinggi karena merupakan refleksi langsung dari kondisi di lapangan e. Prinsip dalam Melakukan Observasi Observe Melakukan observasi Record Mencatat hasil observasi Classify Mengkalisifikasikan hasil observasi Evaluate Melakukan evaluasi Dalam melakukan observasi, perlu diperhatikan prinsip-prinsip berikut : 1. Mengacu pada perilaku (behavior), dan bukan pada sifat pribadi/tabiat (trait). Observasi perlu difokuskan pada perilaku karena perilaku merupakan sesuatu yang dapat diamati, dapat diukur (diverifikasi) dan juga dapat dilatih (trainable). Sementara, sifat pribadi/tabiat merupakan sesuatu yang bersifat subyektif, sulit diukur dan tidak spesifik. 2. Didasarkan pada fakta riil dan bukti-bukti perilaku dan bukan sekedar impresi atau judgement (penilaian) semata. Contoh Berdasar pengamatan saya, sdr. A tidak mampu datang menghadiri pertemuan dengan tepat waktu. Ia selalu terlambat 15 menit dalam tiga pertemuan terakhir yang kami lakukan (kata-kata miring atau italics dalam contoh ini merujuk pada perilaku dan bersifat spesifik) Sdr. A tergolong orang yang malas. (contoh ini kurang tepat, karena merujuk pada tabiat atau sifat pribadi). Page 15

15 3. Menunjuk pada perilaku yang spesifik Sebutkan perilaku spesifik karyawan apa yang benar-benar telah diucapkan atau dilakukannya. Hindari untuk menghakimi, mengevaluasi atau menggunakan bahasa yang subyektif Contoh :..Sdr. Adi mampu melakukan analisa kerusakan mesin XYZ secara akurat dan menyelesaikan proses perbaikannya dalam waktu kurang dari 1 jam. (contoh ini merupakan deskripsi perilaku yang spesifik).. Sdr. Adi merupakan orang yang cekatan (contoh ini kurang tepat, karena bersifat evaluatif) Pada dasarnya, informasi yang dikumpulkan dan dianalisis sehingga rencana pelatihan dapat dibuat. Analisa ini menentukan kebutuhan untuk pelatihan, mengidentifikasi pelatihan apa yang diperlukan, dan memeriksa jenis dan ruang lingkup sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung program pelatihan (Sorenson, 2002, hal. 32). Menurut Rossett (1987, hal 15), sebuah instansi melakukan analisa kebutuhan pelatihan untuk mencari informasi tentang 1. kinerja yang optimal atau pengetahuan; 2. kinerja aktual atau saat ini atau pengetahuan; 3. perasaan peserta dan orang-orang penting lainnya; 4. penyebab masalah, dan 5. solusi untuk masalah ini. Page 16

16 VII. TUJUAN DAN FAKTOR Agar program pelatihan dan pengembangan dapat berhasil baik maka harus diperhatikan delapan faktor sebagai berikut : 1. Faktor Individu (Individual differences) Sebuah program Pendidikan dan Pelatihan akan berhasil jika kita memperhatikan individual diference para peserta Pendidikan dan Pelatihan. Perbedaan individu meliputi faktor fisik maupun psikis. Oleh karena itu dalam perencanaan program Pendidikan dan Pelatihan harus memperhatikan faktor fisik seperti bentuk dan komposisi tubuh, dan fisik, kemampuan panca indera maupun faktor psikis seperti intelegensi, bakat, minat, kepribadian, motivasi, pendidikan para peserta Pendidikan dan Pelatihan. Keberhasilan program Pendidikan dan Pelatihan sangat ditentukan oleh pemahaman karakteristik peserta Pendidikan dan Pelatihan terkait dengan individual difference. 2. Kemampuang untuk membangun relasi Untuk memberikan program Pendidikan dan Pelatihan terlebih dahulu harus diketahui keahlian yang dibutuhkan. Dengan demikian program Pendidikan dan Pelatihan dapat diarahkan atau ditujukan untuk mencapai keahlian tersebut. Suatu program Pendidikan dan Pelatihan yang tidak disesuaikan dengan kebutuhan pasar kerja pada keahlian tertentu akan merugikan semua pihak baik masyarakat, industri maupun lembaga penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan itu sendiri. 3. Motivasi Motivasi adalah suatu usaha menimbulkan dorongan untuk melakukan tugas. Sehubungan dengan itu, program Pendidikan dan Pelatihan sebaiknya dibuat sedemikian rupa gara dapat menimbulkan motivasi bagi peserta. Penumbuhan motivasi itu sangat pentng sehingga mampu mendoromng peserta untuk mengikuti program Pendidikan dan Pelatihan dengan baik dan mampu memberikan harapan lebih baik dibidang pekerjaan setelah berhasil menyelesaikan program Pendidikan dan Pelatihan. Page 17

17 4. Partisipasi Aktif Didalam pelaksanaan program Pendidikan dan Pelatihan harus diupayakan keaktifan peserta didalam setiap materi yang diajarkan. Pemilihan materi dan strategi pembelajaran yang tepat oleh para trainer sangat menentukan keberhasilan. Pemberian umpan balik kepada peserta pada setiap komunikasi maupun evaluasi akan semakin mengembangkan motivasi dan pengetahuan yang diperoleh. Penyusunan materi(kurikulum) yang berbasis kompetensi maupun berbasis luas dengan pengembangan aspek kecakapan hidup peserta menjadi kekuatan untuk menarik perhatian dan minat peserta Pendidikan dan Pelatihan. 5. Seleksi calon peserta diklat Program Pendidikan dan Pelatihan sebaiknya ditujukan kepada mereka yang berminat dan menunjukkan bakat untuk dpat mengikuti program Pendidikan dan Pelatihan. Oleh karena ini sangan pentingan dilakukan proses seleksi untuk pelaksanaan program dilakukan. Berbagai macam tes seleksi dapat dilakukan misalnya test potensi akademik. Disampin itu adanya seleksi juga merupakan faktor perangsang untuk meningkatkan image peserta maupun penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan. 6. Pemilihan pemateri/pengajar Pemilihan pemateri/pengajar untuk penyampaian materi Pendidikan dan Pelatihan harus disesuaikan dengan kualifikasi yang dibutuhkan dan kemampuan mengajar. Seorang trainer yang cakap belum tentu dapat berhasil menyampaikan kepandaiannya kepada orang lain. Oleh karena itu pengajar program Pendidikan dan Pelatihan harus memiliki kualifikasi dalam bidang pengajaran dan mampu memilih strategi pembelajaran yang tepat dengan memeprhatikan individual difference peserta Pendidikan dan Pelatihan. Page 18

18 7. Kompetensi Pelatih/instruktur Kompetensi trainer juga perlu ditingkatkan. Untuk itu mengingat trainer menjadi ujung tombak dalam keberhasilan program Pendidikan dan Pelatihan maka sebelum mengemban tanggung jawab untuk memberikan pelatihan maka para pelatih (trainers) harus diberikan pendidikan sebagai pelatih. 8. Metode Pendidikan dan Pelatihan Metode yang digunakan dalam program Pendidikan dan Pelatihan harus sesuai dengan jenis Pendidikan dan Pelatihan yang diberikan. Strategi pembelajaran menjadi senjata utama dalam keberhasilan program Pendidikan dan Pelatihan. Berdasarkan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan sebagai sarana pengenalan pelanggan dan pengetahuan tentang faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan program Pendidikan dan Pelatihan maka dapat dijadikan dasar penyusunan standar pelayanan (excellent service) di lembaga pendidikan dan pelatihan. Analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dapat dilakukan dengan wawancara, angket, kuesioner, analisis jabatan, observasi dan lain-lain. Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan Pendidikan dan Pelatihan. Pendidikan dan Pelatihan dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan sikap. Berdasarkan tingkat kebutuhannya, Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dibedakan menjadi Kebutuhan Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat Individu. 1. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat Organisasi. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Organisasi merupakan himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai kebutuhan Pelatihan. Page 19

19 2. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Jabatan. Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan baik yang bersifat periodik/ insidentil. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat jabatan dapat diketahui dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas yang diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensikompetensi itu dikelompokkan sedemikan rupa sehingga menghasilkan standar Pendidikan dan Pelatihan untuk tiap-tiap jabatan. 3. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Tingkat Individu Berkaitan dengan siapa dan jenis Pendidikan dan Pelatihan apa yang diperlukan. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan tingkat individu dapat disusun dengan mempergunakan Training Needs Assessment (TNA Tool), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut. Page 20

20 VIII. Fungsi dan Manfaat Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan Hasil AKD adalah identifikasi kesenjangan kinerja (performance gap). Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja. Adapun fungsi dari analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan adalah : 1. Mengumpulkan informasi tentang Keahlian, pengetahuan dan sikap pegawai; 2. Mengumpulkan informasi tentang beban kerja dan konteks pekerjaan; 3. Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional; 4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan; 5. Memberi data untuk keperluan perencanaan Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, yaitu manfaat langsung dan tidak langsung. a. Manfaat langsung adalah : 1. Menghasilkan program Pendidikan dan Pelatihan yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu. 2. Sebagai dasar penyusunan program Pendidikan dan Pelatihan yang tepat. 3. Menambah motivasi peserta Pendidikan dan Pelatihan dalam mengikuti Pendidikan dan Pelatihan karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya. b. Sedangkan manfaat tidak langsung adalah : 1. Menjaga produktivitas kerja 2. Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru. 3. Efisiensi biaya organisasi Page 21

21 IX. LANGKAH ANALISIS KEBUTUHAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Untuk mendapatkan hasil pelatihan yang diinginkan, dibutuhkan analisis dari siapa yang mengikuti pelatihan, pelatihan apa yang dilakukan dan sebagainya. Analisis kebutuhan diartikan sebagai proses mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan dalam rangka mengidentifikasi hal-hal apa saja dalam sebuah perusahaan atau organisasi yang perlu ditingkatkan. Tujuannya untuk mendapatkan data yang akurat mengenai pelatihan apa yang seharusnya dilakukan. Analisis kebutuhan dilakukan untuk menganalisis atau mengidentifikasi kesenjangan yang ada sehingga dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan. Langkah-langkah dalam analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, adalah sebagai berikut 1. Merancang Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dengan merumuskan masalah dan tujuannya melalui model-model analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Model analisis kebutuhan diklat tersebut adalah : a) Model Internal. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan pada model ini dilihat dari dalam organisasi. Aktivitas dimulai dengan analisis kesenjangan antara tingkah laku dan keberhasilan pegawai dalam melaksanakan tugas, dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. b) Model Eksternal. Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan pada model ini dilihat dari luar organisasi. Aktivitas dimulai dengan melihat manfaat dari hasil didik bagi masyarakat atau organisasinya. c) Model Gabungan. Model ini mengacu pada model sistem organisasi bahwa sesuatu terjadi di dalam organisasi tidak dapat lepas dari apa yang terjadi di luar organisasi (lingkungan eksternal mempengaruhi lingkungan internal) 2. Menyusun instrumen dengan pertanyaan tentang Pendidikan dan Pelatihan, misalnya apa saja yang dibutuhkan dan topik apa yang perlu dipelajari oleh peserta Pendidikan dan Pelatihan. Data yang harus didapat melalui Page 22

22 instrumen ini adalah uraian tugas pokok, kompetensi kerja standar, dan kompetensi kerja nyata dari masukan dari atasan (pimpinan), bawahan, teman sejawat, dst, serta tingkat kesulitan, kepentingan, keseringan dari pekerjaan. 3. Mengumpulkan dan menganalisis data dengan menggunakan teknik dan metode yang tepat. Teknik yang dapat digunakan dalam melaksanakan aktivitas ini, yaitu : a. berdasarkan perencana Pendidikan dan Pelatihan yang secara intuitif merencanakan kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan berdasarkan pada kebutuhan riil organisasi atau berdasarkan ulasan pimpinan. b. analisis data sekunder yaitu upaya menemukan kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dengan cara mempelajari dokumen (catatan-catatan/laporan pelaksanaan kegiatan Pendidikan dan Pelatihan, tata kerja dan struktur organisasi, serta perencanaan tenaga kerja). c. analisis litingring adalah analisis yang berdasarkan pada analisis jabatan dengan memperhatikan tingkat kesulitan, tingkat kepentingan dan tingkat keseringan. d. pendekatan kompetensi dengan mencari diskrepansi kinerja yaitu selisih antara kinerja standar dan kinerja yang dimiliki. e. rapid rural appraisal (RRA) atau participatory rural appraisal (PRA). RRA adalah bentuk kegiatan pengumpulan data/informasi yang dilaksanakan oleh orang dari luar organisasi. PRA adalah bentuk kegiatan pengumpulan data/informasi dan menganalisisnya dengan supervisi dari luar oraganisasi. f. fokus group dan nominatif group. Fokus group adalah upaya penilaian kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan secara kualitatif dengan cara memusatkan pada kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan apa dalam satu kelompok sasaran. Nominatif group adalah penelusuran Pendidikan dan Pelatihan kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan berdasarkan pada materi Pendidikan Page 23

23 dan Pelatihan yang diunggulkan dalam satu kelompok sasaran penilaian kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Semakin banyak data dan informasi yang bisa dikumpulkan dalam analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan maka akan semakin mudah bagi perancang program Pendidikan dan Pelatihan untuk menggambarkan persyaratan-peryaratan yang diinginkan oleh organisasi, kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki pegawai, kesenjangan antara pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang ada dengan yang diharapkan serta bagaimana cara terbaik untuk menghilangkan kesenjangan tersebut. 4. Menyusun laporan. Laporan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan berisi fokus kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, tujuan kegiatan, metoda serta peralatan yang digunakan, kerangka kerja, tahapan kerja dan teknik analisis data, interprestasi dan formulasi kesimpulan serta saran analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Laporan ini digunakan untuk menetapkan jenis kegiatan Pendidikan dan Pelatihan. Laporan ini juga sebagai alat monitoring pelaksanaan kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, alat pengawasan dan pengendalian. Kualifikasi laporan yang baik dan benar mengikuti persyaratan sebagai berikut : a. Isi laporan harus benar dan objektif; b. Bahasa laporan harus jelas dan mudah dimengerti; c. Laporan harus langsung mengenai sasaran atau inti permasalahan; d. Laporan harus lengkap dalam segala segi laporan tertulis; e. Uraian isi laporan harus tegas dan konsisten; f. Waktu pelaporan harus tepat; dan g. Penerima laporan harus tepat. Rincian jenis Pendidikan dan Pelatihan, jenjang Pendidikan dan Pelatihan dan kompetensi Pendidikan dan Pelatihan merupakan kesimpulan dan saran yang menjadi essensi dari kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan. Page 24

24 Kegiatan analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan mutlak dan wajib dilaksanakan oleh analis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan di unit Pendidikan dan Pelatihan dalam hal ini adalah PusPendidikan dan Pelatihan untuk mendapatkan potret kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan, jenis pelatihan dan kompetensi Pendidikan dan Pelatihan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan kegiatan Pendidikan dan Pelatihan. Page 25

25 X. KESIMPULAN Berdasarkan uraian pada bab-bab terdahulu dapat disimpulkan bahwa : Hasil Analisis kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan bermanfaat sebagai dasar pengambilan suatu keputusan, disamping memberi solusi / arah, Dalam hal mengembangkan program pendidikan dan pelatihan sangat bergantung pad identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan disertai biaya dan manfaat bagi organisasi dan Pendidikan dan pelatihan akan berhasil berhasil jika program yang dikembangkan dan dilaksanakan dapat memenuhi kebutuhan pribadi yang nantinya akan berpengaruh pada peningkatan program pelatihan kinerja dan hasil yang lebih baik mengikutii pelatihan. Hasil Analisis kebutuhan Diklat bermanfaat sebagai dasar pengambilan keputusan pelatihan yang dibutuhkan memberi solusi/arh, petunjuk tentang apa yang dilaksanakan bagaimana cara melaksanakan dan hasil apa yang diperoleh. Kebutuhan akan adaanya pelatihan dilakukan karen adanya ketimpangan atau gap antar apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya atau kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini dengan seperangkat kondisi yang diharapkan. Pendidikan dan Pelatihan merupakan peningkatan kompetensi/kemampuan yang dilakukan melalui proses belajar dalam melaksanakan tugas dan jabatan tertentu. XI. SARAN Agar penyelenggaraan Diklat dapat menghasilkan kualitas /bobot lulusan/alumni diklat yang mempunyai kompetensi standar atau kompetensi yang diharapkan untuk dilakukan seseorang dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dalam organisasi, disarankan dalam menentukan skala prioritas pelaksanaan diklat berdasarkan hasil Analisa Kebutuhan Diklat. Page 26

26 DAFTAR PUSTAKA 1. Anonimous, Modul bagi Pengelola Pendidikan dan Pelatihan, Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta. 2. Abdorrakhman Gintings, Materi Perkuliahan Konsentrasi PLS, Program Pasca Sarjana (S2) UNINUS, Medan. 3. Allan, Leslie.Training needs or training wants analysis? Training and development in Australia 36.2(Apr 2009): Brown, Judith.Training needs assessment: A must for developing an effective training program Public Personnel Management 31.4 (Winter 2002): Marpaung, Dr, MSc., Training Need Assesment (TNA),LAN RI, Jakarta. 6. Moh. Entang, dkk., Analisis Kebutuhan Pelatihan, Bahan Ajar MOT), PusPendidikan dan Pelatihan Administrasi Kementerian Agama RI, Jakarta. 7. Hasibuan, M.S.P., 2000, Manajemen sumber daya manusia, Penerbit :Bumi aksara, Jakarta. 8. htttp// Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan: Mangkuprawira, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta. 10. Muhammad Zahid Iqbal; Rashid Ahmad Khan, The growing concept and uses of training needs assessment,journal of European Industrial Training35.5 (2011): Ritonga Idris, Manfaat Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan dalam pelatihan, Kemenag Sumut. 12. Vincent, P. Costa dkk, (2000), Panduan Pelatihan Untuk Pengembangan Sekolah, Jakarta: Depdiknas. Page 27