MODUL PELATIHAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIPEG) V.2

Transkripsi

1 MODUL MODUL PELATIHAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIPEG) V.2 - Kelola User - Biodata Kepegawaian - Attachment - Print CV - Personal Message PUSAT DATA DAN INFORMASI (PUSDATIN) BADAN PENJAMINAN MUTU (BPM) UNIVERSITAS SINGAPERBANGSA KARAWANG

2 DAFTAR ISI 1. PENGENALAN SIPEG UNSIKA... 3 A. Fitur Aplikasi... 3 B. Hak Akses... 4 C. Memulai SIPEG Pendaftaran Akun... 5 A. Mendaftar Akun... 5 B. Login Pegawai... 6 C. Lupa Password Akun Mengelola Data Pegawai... 9 A. Merubah Data Pegawai... 9 B. Riwayat Pegawai C. Edit Data Riwayat Aktivitas Pegawai A. Cari data Pegawai B. Mengirim Pesan C. Mencetak Curriculum Vitae (CV)

3 1. PENGENALAN SIPEG UNSIKA Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEG) v.2 adalah merupakan lanjutan dari modul rintisan yang digunakan untuk merekam data kepegawaian Unsika. Sesuai Peraturan Kepegawaian Unsika tahun 2007, Pegawai Unsika terdiri dari : a. Tenaga Pendidik adalah Dosen Unsika b. Tenaga Kependidikan adalah Tenaga Administrasi, Laboran, Pustakawan, Petugas Kebersihan dan Satuan Pangamanan yang bekerja di Unsika. Modul SIPEG v.2 yang dibangun merupakan bagian dari Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Unsika yang menyediakan master data pegawai untuk kebutuhan layanan akademik dosen yaitu pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat serta jenjang karir pegawai yang terintegrasi. Modul SIPEG masih terus dikembangkan sesuai rujukan peraturan yang berlaku untuk memenuhi kebutuhan Unsika, Pemerintah, Bisnis dan Masyarakat. Rujukan pengembangan modul yang digunakan adalah : a. Permendikbud No. 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi b. Sistem Informasi Pengembangan Karir Dosen (SIPKD) Dikti c. Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Dikti d. Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (SIMLITABMAS) Dikti e. Peraturan Kepegawaian Unsika Tahun 2007 SIPEG v.2 dibangun dengan manajemen data kepegawaian menggunakan software sebagai berikut : a. Code Igniter (CI) b. Database Management System MySQL Dengan dukungan software tersebut, SIPEG v.2 dapat membantu pengelolaan kepegawaian baik pada tingkat universitas maupun fakultas/unit kerja dengan tujuan lebih rinci sebagai berikut : a. Merekam biodata pegawai termasuk bukti lampiran dokumen yang dibutuhkan b. Menampilkan data kepegawaian sesuai dengan kriteria yang tersedia baik tampilan layar maupun cetak dalam format dokumen PDF, XLS, dan DOC c. Menjadi database master kepegawaian yang menjadi sumber dalam kegiatan akademik maupun akademik setiap pegawai Unsika menuju PDPT Unsika 1 A. Fitur Aplikasi SIPEG v.2 memiliki kelengkapan Fitur sebagai berikut : 1) Input Biodata Pegawai Unsika meliputi : Identitas diri, Identitas Pekerjaan, Riwayat Pendidikan, Data Sertifikasi Pendidikan, Data Sertifikat, Penghargaan dan Pelatihan 2) Lampiran berkas bukti dokumen yang di upload meliputi : Foto, KTP, Ijasah Pendidikan, SK Kepegawaian, Sertifikat Kependidikan, dan Piagam/Sertifikat Pelatihan 3

4 3) Pencarian data berdasarkan kriteria : Nama Pegawai, NIP, NIDN dan Unit Kerja 4) Dapat mencetak Curriculum Vitae (CV) berdasarkan identitas diri pegawai 5) Dapat mengirim pesan pribadi antar pegawai. B. Hak Akses SIPEG v.2 dibangun untuk dapat digunakan oleh seluruh sivitas akademika dan tenaga kependidikan. Dalam rangka menjamin lalu lintas data yang sesuai dengan kebutuhan pengguna maka aplikasi telah mengatur beberapa jenis pengguna yaitu : 1) Pengelola TIK Universitas : memiliki level administrator untuk mengelola dinamika SIPEG v.2 pada tingkat universitas. Pada level ini bertanggungjawab atas kelangsungan SIPEG v.2 bagi kebutuhan pengguna. 2) Pengguna Unsika : merupakan level pengguna secara umum di lingkungan Unsika yang dapat melakukan input, edit, dan pencarian data dirinya dan pegawai lainnya. C. Memulai SIPEG SIPEG v.2 dibuat berbasis web dalam subdomain web unsika.ac.id. Memulai menggunakan aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1) Jalankan browser internet 2) Pada URL ketikkan : Gambar 1 : Layar SIPEG v.2 4

5 2 2. Pendaftaran Akun Pendaftaran akun dilakukan oleh pegawai secara pribadi. Pendaftaran dilakukan untuk mendapatkan akses pengguna dalam penggunaan aplikasi SIPEG v.2 ini. Catatan : Sebelum anda mendaftar akun, pastikan anda sudah terdata oleh admin SIPEG. Silahkan hubungi admin terlebih dahulu. A. Mendaftar Akun Cara untuk membuat akun user pegawai/dosen adalah sebagai berikut : 1) Klik menu Daftar Baru, (lihat gambar). 2) klik daftar akun baru yang ada di pojok kanan bawah, (lihat gambar). 3) Lakukan pengisian form data pengguna sesuai perintah. Lalu klik daftar. (Pengisian NIS harus benar sesuai dengan NIS pegawai anda karena tidak dapat dirubah). 5

6 4) Jika sudah berhasil mendaftar, silahkan buka anda sesuai dengan alamat yang anda daftarkan tadi. 5) Bila ada notifikasi dari SIPEG (lihat gambar), maka selanjutnya klik Link tersebut untuk validasi aktivasi akun anda. 6) Setelah berhasil validasi akun anda, silahkan login dengan Username ( anda) dan Passsword yang anda daftarkan sebelumnya. B. Login Pegawai Tahap login dapat dilakukan setelah anda mendaftarkan akun anda. Bila anda sudah terdaftar, silahkan Login dengan cara sebagai berikut : 1) Isi Username dan Password anda. (Bisa login di kedua form login seperti gambar) 6

7 2) Bila pengisian Username dan Password anda benar, maka anda dialihkan ke halaman akun anda. C. Lupa Password Akun Bila anda lupa akan password akun anda, silahkan kembali ke menu Daftar Baru. Lupa password dilakukan dengan cara : 1) Klik menu Daftar Baru, (lihat gambar). 2) Klik Lupa Password yang ada pada pojok kiri bawah. 3) Ketikkan alamat yang telah anda daftarkan sebelumnya, lalu isi Captcha sesuai gambar yang tertera pada form. Lalu klik Kirim. 7

8 4) Sekarang buka anda dan lihat apakah ada notifikasi dari sistem SIPEG (Lihat Gambar). 5) Bila sudah ada notifikasi, silahkan login kembali dengan password yang baru. 6) Password baru tersebut dapat diubah kembali sesuai keinginan anda, silahkan anda login terlebih dahulu dengan password yang baru. 7) Lalu pilih menu Profil, klik Ubah Profil, lalu pilih Tab Akun (Lihat gambar) 8) Silahkan anda ubah kembali password yang anda inginkan. Lalu klik Simpan. 8

9 3 3. Mengelola Data Pegawai Penelolaan data pegawai dapat dilakukan oleh pegawai secara personal sesuai dengan identitas masing-masing. Semua identitas diri pegawai bersifat umum, sehingga dapat dilihat oleh pegawai lain yang sudah memiliki akun. Pegawai dapat menggunakan SIPEG v.2 setelah mendaftarkan akun dengan UNSIKA. Pegawai memiliki tanggungjawab untuk mengelola data kepegawaiannya secara benar dengan lampiran bukti yang dimiliki. Permasalahan yang mungkin timbul dalam penggunaan akunnya dapat berkonsultasi kepada admin SIPEG. A. Merubah Data Pegawai Merubah data pegawai adalah melakukan input baru atau mengganti atau mengisi data pegawai bila data masih kosong atau sudah terisi. Cara melakukan ubah data pegawai adalah sebagai berikut : 1) Klik Profil, lalu pilih Ubah Profil, lalu klik Tab profil (Lihat Gambar). 2) Ada beberapa Tab terletak disamping kiri yaitu Tab Identitas, Umum, Kontak, Sertifikasi. Lakukan pengisian data identitas diri anda dengan benar dan sesuai dengan format. Setelah mengisi data lakukan Simpan. 9

10 Data identitas pegawai yang diinputkan dalam Menu Ubah Profil adalah meliputi : a) Tab Identitas : Nama Lengkap, Gelar, Foto, No. KTP, NPWP, NIS (Sesuai yang didaftarkan), No. SK Pegawai, Ikatan Kerja, NIDN (Bila anda dosen), Status Aktifitas, Status Perkawinan. b) Tab Umum : Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Agama. c) Tab Kontak: Alamat, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, No. Telpon, , Website. 10

11 d) Tab Sertifikasi: Nomor sertifikasi, Tanggal, Lampiran berkas (Format JPG,PNG, DOC). B. Riwayat Pegawai Riwayat pegawai berguna untuk memberikan informasi tentang riwayat diri pegawai. Menu riwayat terdiri dari Riwayat Pendidikan, Organisasi, Struktural, Fungsional, Kegiatan, Penghargaan dan Karya Ilmiah. Berikut cara pengisian masing masing riwayat pegawai: 1) Menu Riwayat Pendidikan Bila anda belum mengisi data riwayat pendidikan. Silahkan ikuti beberapa langkah berikut: a) Klik Tambah Riwayat Pendidikan. 11

12 b) Lalu isi data sesuai format yang ada. Kemudian Klik Save. 2) Menu Riwayat Organisasi Bila anda belum mengisi data riwayat organisasi. Silahkan ikuti beberapa langkah berikut: a) Klik Tambah Riwayat Organisasi. b) Lalu isi data sesuai format yang ada. Kemudian klik Save. 12

13 3) Menu Riwayat Struktural Bila anda belum mengisi data riwayat struktural. Silahkan ikuti beberapa langkah berikut: a) Klik Tambah Status Struktural. b) Lalu isi data sesuai format yang ada. Kemudian klik Save. 4) Menu Riwayat Fungsional Bila anda belum mengisi data riwayat fungsional. Silahkan ikuti beberapa langkah berikut: a) Klik Tambah Status Fungsional. b) Lalu isi data sesuai format yang ada. Kemudian klik Save. 13

14 5) Menu Riwayat Kegiatan Bila anda belum mengisi data riwayat kegiatan. Silahkan ikuti beberapa langkah berikut: a) Klik Tambah Riwayat Kegiatan. b) Lalu isi data sesuai format yang ada. Kemudian klik Save. 6) Menu Riwayat Penghargaan Bila anda belum mengisi data penghargaan. Silahkan ikuti beberapa langkah berikut: a) Klik Tambah Penghargaan. b) Lalu isi data sesuai format yang ada. Kemudian klik Save. 14

15 7) Menu Riwayat Karya Ilmiah Bila anda belum mengisi data karya ilmiah. Silahkan ikuti beberapa langkah berikut: c) Klik Tambah Karya Ilmiah. d) Lalu isi data sesuai format yang ada. Kemudian klik Save. C. Edit Data Riwayat Edit data riwayat dapat dilakukan apabila data data riwayat telah dimasukkan sebelumnya oleh pegawai. Cara melakukan edit data adalah : 1) Pilih menu riwayat yang akan di edit. 2) Lalu pilih salah satu data yang akan di edit. Kemudian klik tombol dibawah ini (yang terletak di sebelah kanan setiap data) 3) Kemudian muncul sebuah form Edit data, lakukan pengisian / edit sesuai format. Setelah itu klik Save. 4) Untuk semua menu riwayat cara edit datanya sama seperti cara diatas. 15

16 4. Aktivitas Pegawai Aktivitas Pegawai di dalam aplikasi SIPEG v.2 ini selain mengisi data identitas diri, juga dapat mengirim pesan pribadi antar pegawai yang memiliki akun, melihat data pegawai lain dan laporan pegawai UNSIKA. Serta dapat mencetak Curriculum Vitae (CV) pribadi secara otomatis dari data yang sudah diisi sebelumnya. A. Cari data Pegawai Melakukan pencarian data pegawai dilakukan dengan cara : 1) Klik menu Daftar Pegawai, lalu ada menu Filter. 4 2) Ketik kata kunci pencarian yang anda inginkan atau cari berdasarkan Unit Kerja. Lalu klik Apply. 3) Maka tampil data pegawai sesuai kata kunci atau unit kerja yang dicari. B. Mengirim Pesan Mengirim pesan kepada pegawai lain dapat dilakukan dengan cara : 1) Klik menu Pesan, lalu klik Buat Percakapan Baru. 2) Ketikkan nama pegawai yang akan anda kirimkan pesan. 3) Ketikkan pesan yang akan anda kirimkan pada field kosong yang terletak disebelah kanan field nama pegawai. Setelah selesai tekan tombol Kirim. 16

17 C. Mencetak Curriculum Vitae (CV) Mencetak Curriculum Vitae atau CV dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Pilih menu Cetak. 2) Klik Curriculum Vitae. 3) Maka akan muncul print preview CV pribadi anda sesuai data yang telah diisi. 4) Klik Print bila anda ingin mencetak CV, klik Cancel bila anda ingin melihat. 17