OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P015. PROSEDUR PERKHIDMATAN MAKLUMAT Tarikh: 01/07/2016

Transkripsi

1 Halaman 1/ TUJUN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan kaedah pengendalian penyediaan perkhidmatan maklumat. dan 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua permohonan daripada pelanggan dalam dan luar UPM dengan menggunakan sumber maklumat yang berkaitan 3.0 TNGGUNGJWB bertanggungjawab memastikan semua yang terlibat mengikuti langkah-langkah dalam prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKN Kod OPR/PSS/GP06/VOT OPR/PSS/GP06/PPD OPR/PSS/GP03/KW UPM/OPR/PSS/K22 Tajuk - The British Library utomated Requesting International User Guide - The British Library International Customer Handbook http//webopac.upm.edu.my8000 http// http// http// Koleksi Rujukan dan Koleksi Bibliografi http// http// http// ml.en Garis Panduan Pembayaran Melalui Potongan Vot Garis Panduan Penghantaran Garis Panduan Kutipan Wang rahan Kerja Sirkulasi OPC Pangkalan Data Dalam Talian Pangkalan Data Dalam Talian Tempatan E-buku Judul Indeks dan bstrak Senarai Kadar Bayaran Maklumat Pangkalan Data Paten

2 Halaman 2/17 http// http//worldwide.espacenet.com/ http//www19.ipdl.inpit.go.jp http// tml http// http//analytics.patsnap.com/ https//patents.google.com/ 5.0 TERMINOLOGI/SINGKTN BPP BPPM BR BPP Bahagian Pengguna Bahagian Penyelidikan dan Maklumat Bahagian Rujukan Bahagian Pengguna Bahagian Penyelidikan dan Maklumat / Bahagian Rujukan / Bahagian Kualiti dan Perpustakaan Cawangan / Bahagian Pengguna KP OPC Katalog Perpustakaan PPF Penghubung Fakulti Penyelidik di Seksyen Penyelidikan Bahagian Penyelidikan dan Maklumat Pemohon Pengguna dari luar UPM dan warga UPM PenP PPK PP PO Penolong Pembantu Perpustakaan Kanan Pembantu Perpustakaan Pembantu Operasi PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab PPD SPP Sistem PSS Perpustakaan Sultan bdul Samad (merangkumi PerpustakaanUtama dan Perpustakaan Cawangan) PS Perpustakaan Kampus Bintulu, Sarawak UPM Universiti Putra Malaysia

3 Halaman 3/ PROSES TERPERINCI. PERKHIDMTN PENELITIN MKLUMT Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula / PenP 6.2 Terima pertanyaan dan maklum tempoh pemprosesan serta kadar bayaran 6.2 Terima pertanyaan Penelitian Maklumat secara bersemuka, surat, e-mel atau faks. Maklumkan kepada pemohon sebelum proses penelitian dilakukan i. Tempoh pemprosesan penelitian maklumat iaitu 5 hari bekerja atau tempoh yang dipersetujui. ii. Kadar bayaran yang ditetapkan (Rujuk Senarai Kadar Bayaran Maklumat (http// / PenP 6.3 Pemohon setuju? Tidak 6.3 dakah pemohon bersetuju dengan kadar bayaran? i. Jika Ya, ikut langkah 6.4. ii. Jika Tidak, ikut langkah Ya B

4 Halaman 4/17 / PenP 6.4 Isi borang dengan lengkap 6.4 Pastikan pemohon mengisi borang permohonan perkhidmatan penelitian maklumat (OPR/PSS/BR07/PPM) dengan lengkap. Borang Permohonan Penelitian Maklumat (OPR/PSS/BR07/PPM) / PenP 6.5 Buat penelitian 6.5 Buat penelitian i. Teliti topik pencarian, bina strategi pencarian dan tentukan sumber maklumat yang digunakan, jika perlu. ii. Lakukan Penelitian Maklumat menggunakan sumber / koleksi yang terdapat di PSS atau sumber luar yang berkaitan dalam tempoh 5 hari bekerja atau tempoh yang dipersetujui. iii. Kumpulkan hasil penelitian maklumat seperti format yang dikehendaki oleh pemohon seperti dalam Borang Permohonan Penelitian Maklumat (OPR/PSS/BR07/PPM) iv. Hubungi pemohon untuk maklumkan permohonan mereka telah dilaksanakan. v. Tentukan jumlah bayaran (Rujuk Senarai Kadar Bayaran Maklumat (http// / PenP 6.6 Serah bahan dan terima bayaran 6.6 Serah bahan mengikut format yang dipersetujui. a) Terima bayaran, sediakan Resit Bil Tunai dan serahkan Bil Tunai Salinan Pelanggan kepada pemohon. b) Rekod maklumat berkaitan dalam Log Rekod Penyerahan Wang ke Pejabat (OPR/PSS/BL03/PW).

5 Halaman 5/17 B / PenP 6.7 Serah kutipan wang 6.7 Serah kepada Bahagian / i. Borang Permohonan Penelitian Maklumat (OPR/PSS/BR07/PPM) ii. Log Rekod Penyerahan Wang ke Pejabat (OPR/PSS/BL03/PW) iii. Bil Tunai (Salinan Juruwang dan Salinan PTJ) iv. Wang Tunai Hasil Penelitian v. Borang Penyerahan Kutipan Wang (OPR/PSS/BR03/PKW) Serah kepada Pejabat i. Bayaran secara tunai, rujuk Garis Panduan Kutipan Wang, (OPR/PSS/GP03/KW) Bahagian 3, Langkah ii. Bayaran melalui potongan vot, rujuk Garis Panduan Pembayaran melalui Potongan Vot (OPR/PSS/GP06/VOT). Simpan Borang Permohonan Penelitian Maklumat (OPR/PSS/BR07/PPM) dan Borang Potongan Vot untuk / Penelitian Maklumat (OPR/PSS/BR06/VOT). 6.8 Sediakan Laporan Penelitian Maklumat. Failkan Laporan Penelitian Maklumat dalam Fail Penelitian Maklumat (UPM/PSS/BR/ ). / PenP 6.8 Sediakan dan failkan laporan bulanan 6.9 Bentangkan Laporan Penelitian Maklumat dalam Mesyuarat Pengurusan PSS Tamat. 6.9 Bentang laporan 6.10 Tamat

6 Halaman 6/17 B. PERKHIDMTN PEMBEKLN DOKUMEN (PERMOHONN LUR) Tanggungjawab Carta alir Perincian 6.1 Mula 6.1 Mula Rekod/ Rujukan 6.2 Terima Permohonan 6.2 Terima permohonan sama ada melalui borang permohonan SPP, surat, e-mel atau faksimili. 6.3 Semak butiran permohonan lengkap/tidak? Tidak lengkap 6.4Lengkapkan permohonan 6.3 Semak butiran permohonan. a) Jika lengkap ikut langkah 6.5. b) Jika Tidak lengkap, ikut langkah 6.4. Lengkap 6.4 Minta pemohon lengkapkan maklumat dan ikut langkah 6.2. PP/ PenP / 6.5 Rekod Permohonan 6.5 Rekod permohonan di Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL03/PPD2). ( nombor rujukan, cop tarikh penerimaan dan catat butiran permohonan). Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL03/ PPD2) 6.6 Semak bahan dalam OPC / pangkalan data PSS da Tiada B 6.6 Semak bahan dalam OPC / pangkalan data PSS a) Jika da, ikut langkah 6.7. b) Jika Tiada, ikut langkah 6.12.

7 Halaman 7/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.7 Buat pinjaman bahan / salinan foto / cetakan artikel 6.7 Uruskan pinjaman bahan/ salinan foto / cetakan artikel dalam tempoh 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima. rahan Kerja Sirkulasi (UPM/OPR/PSS/K2 2) Sekiranya bahan dalam pinjaman,buat tempahan. 6.8 Hantar bahan 6.8 Hantar bahan (berserta makluman kadar bayaran, jika perlu) ke Institusi yang berkenaan. Garis Panduan Penghantaran (OPR/PSS/GP03/PPD ) 6.9 Pembaharuan Ya 6.10 Lakukan pembaharuan bahan 6.9 Pembaharuan bahan a) Jika Ya, ikut langkah b) Jika Tidak, ikut langkah rahan Kerja Sirkulasi (UPM/OPR/PSS/K2 2). Tidak 6.10 Lakukan pembaharuan bahan dan rekod di Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL03/PPD2) Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL03/PPD 2) rahan Kerja Sirkulasi (UPM/OPR/PSS/K2 2) Pemulangan bahan 6.11 Lakukan pemulangan bahan dan rekod di Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL03/PPD2) Log Permohonan (Permohonan Luar) (OPR/PSS/BL03/ PPD2) 6.12 Tamat B 6.12 Tamat

8 Halaman 8/17 C. PERKHIDMTN PEMBEKLN DOKUMEN (PERMOHONN DLM) Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula 6.2 Terima Permohonan 6.3 Semak butiran permohonan lengkap/tidak? Tidak lengkap 6.4Lengkapkan permohonan 6.2 Terima permohonan melalui Borang (Buku/Tesis) (OPR/PSS/BR03/PPD1) / Borang (rtikel) (OPR/PSS/BR03/PPD2), surat, e- mel atau faksimili. 6.3 Semak butiran permohonan. c) Jika Lengkap ikut langkah 6.5. d) Jika Tidak lengkap, ikut langkah 6.4. Borang (Buku/Tesis) (OPR/PSS/BR03 /PPD1) Borang (rtikel) (OPR/PSS/BR03 /PPD2) Lengkap 6.4 Minta pemohon lengkapkan maklumat dan ikut langkah Failkan borang permohonan 6.5 Failkan borang permohonan di Fail Borang (Permohonan Dalam). (nombor rujukan, cop tarikh penerimaan dan catat butiran permohonan) Fail Borang (Permohonan Dalam)

9 Halaman 9/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.6 Semak bahan dalam OPC / pangkalan data PSS da 6.6 Semak bahan dalam OPC / pangkalan data PSS a) Jika da, ikut langkah b) Jika Tiada, ikut langkah 6.7 Tiada 6.7 Semak OPC Institusi lain Tiada 6.7 Semak bahan dalam OPC Institusi lain untuk mengesan bahan yang dipohon da a) Jika da, ikut langkah 6.8. b) Jika Tiada, ikut langkah Hantar permohonan C 6.8 Hantar permohonan ke Institusi berkenaan melalui e-mel, faks atau menggunakan borang SPP dan catat tarikh dihantar pada borang permohonan. Hantar dalam tempoh 5 hari bekerja (dalam keadaan biasa) dari tarikh penerimaan Untuk permohonan ke British Library rujuk manual Fail Borang (Permohonan Dalam) a)the British Library utomated Requesting International User Guide b)the British Library International Customer Handbook Gagal bekal 6.9 Terima maklumbalas bahan boleh dibekal atau tidak Gagal bekal 6.9 Terima maklumbalas bahan sama ada dokumen boleh dibekalkan atau tidak a) Jika Boleh bekal i) Bahan dibekalkan tanpa bayaran, ikut langkah Boleh bekal ii) Bahan berbayar, dapatkan persetujuan pemohon, jika setuju, ikut langkah 6.10.Jika tidak, ikut langkah 6.13 B b) Jika Gagal bekal, ikut langkah 6.13 / hubungi pemohon dan ulangi langkah 6.7.,

10 Halaman 10/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan B 6.10 Berbayar? Ya 6.11 Maklum kepada pemohon 6.10 Berbayar? a) Jika Ya, ikut langkah b) Jika Tidak, ikut langkah Tidak 6.11 Maklum kepada pemohon (Rujuk Senarai Kadar Bayaran Maklumat Senarai Kadar Bayaran Maklumat 6.12 Setuju bayar? Ya Tidak 6.12 Setuju bayar? a) Jika Ya, ikut langkah b) Jika Tidak, ikut langkah Batalkan permohonan 6.13 Batalkan Permohonan Batalkan permohonan yang tidak dapat dipenuhi atau yang tidak dapat dikesan dari mana-mana Insititusi dalam tempoh 2 bulan dari tarikh permohonan, serta cop dibatalkan pada borang permohonan. Maklumkan pemohon sebab pembatalan dan rekodkan pada borang permohonan maklumat yang berkaitan. Ikut langkah Fail Borang (Permohonan Dalam) 6.14 Terima dokumen 6.14 Terima dokumen dari Institusi pembekal dan catat pada borang permohonan. Fail Borang (Permohonan Dalam) B

11 Halaman 11/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian C Rekod/ Rujukan 6.15 Semak betul atau salah Betul Salah 6.16 Maklum kepada Institusi Pembekal 6.15 Semak sama ada dokumen betul/berkeadaan baik seperti dimohon a) Jika Betul, ikut langkah b) Jika Salah, ikut langkah Maklumkan institusi pembekal, pulangkan dokumen dan mohon semula dokumen(jika perlu), ikut langkah Maklumkan pemohon untuk ambil dokumen 6.17 Maklumkan pemohon melalui e mel atau telefon, untuk mengambil dokumen Serah dokumen kepada pemohon 6.18 Serah dokumen kepada pemohon a) Catat tarikh penyerahan pada borang permohonan, serta cop Dibenarkan sehingga bagi dokumen berbentuk buku. Fail Borang (Permohonan Dalam) b) Lekatkan slip pemulangan yang telah di cop, dicatit dengan tarikh pemulangan dan ditandatangan di dalam buku yang dibekalkan. Jika dikenakan bayaran a) Bayaran secara tunai, keluarkan bil tunai Senarai Kadar Bayaran Maklumat b) Bayaran melalui potongan vot Rujuk Garis Panduan Kutipan Wang, Bahagian 3, Langkah 5-11 (OPR/PSS/GP03 /KW). Garis Panduan Pembayaran Melalui Potongan Vot (OPR/PSS/GP06 /VOT).

12 Halaman 12/17 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.19 Terima kembali dokumen dari peminjam 6.19 Terima kembali /permohonan pembaharuan bahan dari peminjam. Perlu pembaharuan? a) Jika Ya, dapatkan pengesahan dari Institusi pembekal, catat tarikh baru dan kadar bayaran (jika perlu) pada Borang Permohonan berkenaan dan maklumkan kepada pemohon. b) Jika tidak, semak keadaan bahan i) Jika bermasalah, minta bayaran ganti rugi daripada peminjam mengikut kadar yang ditetapkan oleh Institusi pembekal. Sekiranya peminjam gagal membuat bayaran, maklumkan kepada Bahagian Sirkulasi untuk tindakan seterusnya. ii) Jika tiada masalah, ikut langkah Catat di borang PPD 6.20 Kemaskini butiran di FailBorang (Permohonan Dalam) (OPR/PSS/BL03/PPD1) dan Cop Dikembalikan pada borang permohonan berkenaan. Fail Borang (Permohonan Dalam) PO/ PP/ PenP 6.21 Hantar dokumen ke Institusi pembekal 6.21 Pulangkan buku ke Institusi yang membekalkannya. Garis Panduan Penghantaran (OPR/PSS/GP03 /PPD) 6.22 Tamat B 6.22 Tamat

13 Halaman 13/17 D. Verifikasi Harta Intelek Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula Penyelidik 6.2 Terima Maklumat Untuk Verifikasi Harta Intelek 6.2 Terima maklumat permohonan daripada Putra Science Parkuntuk verifikasi harta intelek. Penyelidik 6.3 Laksanakan Verifikasi 6.3 Laksanakan verifikasi menggunakan sumber /koleksiyang terdapat di PSS atau sumber luar. Penyelidik 6.4 Rekodkan Maklumat Pada Borang Verifikasi 6.4 Rekodkan maklumat verifikasi pada Borang Verifikasi Harta Intelek(OPR/PSS/BR06/VHI). Borang Verifikasi Harta Intelek Penyelidik 6.5 Dapatkan Pengesahan hasil verifikasi pencarian 6.5 Dapatkan pengesahan hasil verifikasi pencarian daripada pegawaibahagian Perlindungan Harta Intelek dan Pemindahan Teknologi, Putra Science Park pada borang tersebut. Borang Verifikasi Harta Intelek / PPM 6.6 Serah Borang dan Laksana Semakan 6.6 Serahkan borang kepada PPM untuk semakan. Borang Verifikasi Harta Intelek PP 6.7 Rekod Data 6.7 Rekodkan data dalam Microsoft Excel PP 6.8 Failkan Borang Verifikasi Harta Intelek 6.8 Failkan Borang Verifikasi Harta Intelek Penyelaras Harta Intelek 6.9 Buat nalisis Bulanan 6.9 Buat analisis bulanan dan fail dalam Fail Laporan Verifikasi Harta Intelek (UPM/PSS/BSP/8.7.43) Fail Laporan Verifikasi Harta Intelek PPM 6.10 Bentang Laporan 6.10 Bentangkan laporan pada Mesyuarat Pengurusan PSS Tamat 6.11 Tamat

14 Halaman 14/ REKOD Bil 1. - Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Borang Permohonan Penelitian Maklumat Borang Permohonan Penelitian Maklumat (OPR/PSS/BR07/PPM) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail / PenP/PYB Tanggungjawab Menyelenggara / PenP/PYB Tempat dan Tempoh Simpanan BR PS 2 tahun Kuasa Melupus /3/3 Fail Penelitian Maklumat / PenP/PYB / PenP/PYB BR PS 2 tahun 3. OPR/PSS/BL03/PW Log Rekod Penyerahan Wang ke Pejabat / PenP/PYB / PenP/PYB BR PS 2 tahun 4. - Borang (Permohonan Dalam) PenP/PYB BPP PS 2 Tahun PTJ 5. - Borang (Buku/Tesis) (OPR/PSS/BR03/PPD1) Borang (rtikel) (OPR/PSS/BR03/PPD2) Log (Permohonan Luar) OPR/PSS/BL03/PPD2 PenP/PYB BPP PS 2 Tahun PTJ

15 Halaman 15/17 Bil 6. - Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PenP/PO BPM Kuasa Melupus PTJ Log Rekod Perjalanan (OPR/PSS/BL03/PPD3) 7. OPR/PSS/BL06/VOT Log Potongan Vot Untuk Diproses 1 Tahun PenP/PYB BPP PS Borang Potongan Vot Untuk / Penelitian Maklumat (OPR/PSS/BR06/VOT) 8. UPM/PSS/BPM/ Tahun PenP PenP BPP Pinjaman antara perpustakaan 9. UPM/PSS/PS/ Surat Menyurat m 10. OPR/PSS/BL03/PW 2 Tahun PYB PYB PS 2 Tahun PenP PenP BPP Log Rekod Penyerahan Wang Ke Pejabat / Pejabat PS 11. UPM/PSS/BPM/ Tahun PenP BPP PTJ 2 Tahun 12. UPM/PSS/PS/ PYB PYB PS Pengesahan Penerimaan Buku 2 Tahun

16 Halaman 16/17 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 13. OPR/PSS/BR06/VHI Fail Borang Verifikasi Harta Intelek Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PP BPPM 1 Tahun Kuasa Melupus PPM 14. UPM/PSS/BSP/ PP PP BPPM PPM Fail Laporan Verifikasi Harta Intelek 2 Tahun

17 Halaman 17/ SEJRH SEMKN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan WP 03/01/ OPR(PSS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses WP 22/08/ OPR(PSS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 WP 30/01/ OPR(PSS)- 2/2013 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSS 1/2013 WP 30/04/ OPR(PSS)- 3/2011 Mesyuarat Pengurusan PSS Kali ke-31 WP 18/11/ OPR(PSS)- 2/2012 Mesyuarat Pengurusan PSS Kali ke-33 WP 14/08/ OPR(PSS)- 1/2014 Mesyuarat Pengurusan PSS Kali ke-38 WP 20/02/ OPR(PSS)- 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSS Khas WP 30/05/ OPR(PSS)- 4/2014 Mesyuarat Pengurusan PSS Khas 3/2014 WP 11/08/ OPR (PSS)- 2/2015 Mesyuarat Pengurusan PSS ke-42 WP 05/06/ QMS (OPR) (PSS) 2/2016 QMS (OPR) (PSS) 3/2016 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSS ke-6 Mesyuarat Pengurusan PSS Khas 3/2016 TPKD PP TWP PP 13/05/2016 TPKD PP TWP PP 01/07/2016