UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2002/2003 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG PT GRIFONE MILRIA INDONESIA Aries Wijaya NIM: 0300480145 Abstrak Penjualan kredit merupakan salah satu cara yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan penjualannya. Dengan adanya penjualan kredit, maka munculnya piutang menjadi sesuatu yang pasti. Pelaksanaan penjualan kredit dan piutang akan sangat beresiko jika tidak didukung dengan sistem akuntansi yang memadai dan sistem pengendalian intern yang baik. Penelitian dan analisis ini ditujukan untuk mengetahui keandalan dari sistem akuntansi penjualan dan piutang dari perusahaan, juga untuk memberikan usulan perbaikan pada perusahaan dan melakukan perancangan Sistem Informasi Akuntansi yang dapat mendukung kegiatan operasional dari perusahaan sehari-hari. Untuk dapat memperoleh data-data yang diperlukan dalam melakukan penelitian, penulis melakukan metodologi penelitian lapangan dan kepustakaan. Metodologi penelitian lapangan bertujuan untuk mendapatkan data-data langsung dari perusahaan dengan mendatangi langsung perusahaan yang bersangkutan, sedangkan metodologi penelitian kepustakaan bertujuan untuk memperoleh data-data sekunder yang membantu penulis dalam penelitian lapangan dan melakukan analisis. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ditemukan adanya kelemahan pada sistem yang berjalan, yaitu sistem penjualan kredit yang kurang baik, karena tidak adanya record historis dari pelanggan, syarat pembayaran, limit kredit dan batas waktu retur, sehingga piutang yang seharusnya telah dapat diterima pun mejadi terlambat. Berdasarkan hasil temuan tersebut, perusahaan sebaiknya mengganti sistem yang lama dengan yang baru, sehingga kelemahan-kelemahan yang ada dapat diminimalisasi untuk dapat membantu memperlancar kegiatan penjualan kredit dan pemberian piutang ke pelanggan. Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan dan Piutang iv
PRAKATA Puji Syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat yang dikarunikan-nya yang telah membimbing dan membuka jalan pikiran saya dan kesehatan yang saya miliki sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi saya dengan baik. Penulisan skripsi ini merupakan persyaratan didalam menyelesaikan studi Strata- 1 pada Program Ganda Jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Ibu Dr, Ir. Th. Widia S, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi. 3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 4. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini. 5. Bapak Drs. E Kustaman, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini. 6. Pimpinan dan staf perusahaan PT. GRIFONE MILRIA INDONESIA khususnya kepada Ibu Melissa Limara selaku Manajer Akuntansi dan Finance yang telah memberikan kesempatan serta meluangkan waktunya untuk memberikan keterangan serta data-data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini. 7. Staf perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu kami dengan meminjamkan buku-buku sebagai panduan kami dalam menyusun skripsi ini. 8. Kepada Ayah, Ibu, Kakak dan Adik yang telah memberikan doa restu dan dukungan moril dalam menyelesaikan penyusunan skripsi ini.
vi 9. Teman-teman dari Kelas 09 PAZ Angkatan Semester Ganjil 2003/2004 yang ikut serta mendukung dalam meyusun skripsi ini. 10. Serta semua pihak yang mungkin belum disebutkan yang telah membantu penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung Akhir kata penulis mengucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam skripsi ini terdapat kesalahan-kesalahan, baik yang disengaja maupun tidak dan bagi pihak-pihak yang memberikan kritik dan saran atas skripsi ini, penulis mengucapkan terima kasih. Jakarta, Januari 2004 Penulis ARIES WIJAYA
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Abstrak Prakata Daftar Gambar Daftar Lampiran Halaman i ii iii iv v xi xv BAB 1 PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan dan Manfaat 2 1.4 Metodologi Penelitian 3 1.5 Sistematika Penulisan 4 BAB 2 LANDASAN TEORI 6 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 6 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 6 2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi 6 2.2 Penjualan 7 2.2.1 Pengertian Penjualan dan Sistem Akuntansi Penjualan 7 2.2.1.1 Pengertian Penjualan Tunai 7 2.2.1.2 Pengertian Penjualan Kredit 7 2.2.2 Prosedur Penjualan 8 2.2.3 Dokumen Sistem Penjualan 9 2.3 Piutang 10 2.3.1 Pengertian Piutang dan Sistem Akuntansi Piutang 10 vii
2.3.2 Standar Kredit 11 2.3.3 Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Piutang 12 2.3.4 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Piutang 13 2.3.5 Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Piutang 14 2.4 Pengendalian Intern 14 2.4.1 Pengertian Pengendalian Intern 14 2.4.2 Unsur dan Tujuan Pengendalian Intern 15 2.4.3 Jenis Pengendalian Intern 15 2.4.4 Struktur Pengendalian Intern 17 2.4.5 Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit 17 2.5 Tahapan Pengembangan Sistem 19 2.5.1 Analisis Sistem 19 2.5.1.1 Pengertian Analisis Sistem 19 2.5.1.2 Tujuan Analisis Sistem 20 2.5.1.3 Tahapan Analisis Sistem 20 2.5.2 Perancangan Sistem 21 2.5.2.1 Pengertian Perancangan Sistem 21 2.5.2.2 Langkah-langkah Perancangan Sistem 21 2.5.3 Implementasi Sistem 22 2.5.3.1 Pengertian Implementasi Sistem 22 2.5.3.2 Langkah-langkah Implementasi Sistem 22 2.6 Alat Bantu Analisis dan Perancangan Sistem 23 2.6.1 Bagan Alir Dokumen 23 2.6.2 Diagram Aliran Data ( DAD ) 23 2.6.3 Kamus Data ( Data Dictionary ) 24 2.6.4 Normalisasi 24 2.6.5 Entity Relationship Diagram ( ERD ) 25 2.6.6 Bagan Terstruktur ( Structured Chart ) 25 2.6.7 Spesifikasi Proses 25 2.6.8 Spesifikasi File 26 viii
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 27 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 27 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan 27 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan 28 3.1.2.1 Struktur Organisasi PT Grifone Milria Indonesia 28 3.1.2.2 Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab 30 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan 40 3.1.3.1 Visi 40 3.1.3.2 Misi 41 3.2 Analisis Sistem yang sedang berjalan 41 3.2.1 Prosedur Sistem yang berjalan 41 3.2.1.1 Prosedur Penjualan 41 3.2.1.2 Prosedur Retur Penjualan 42 3.2.1.3 Prosedur Penagihan 43 3.2.2 Diagram Alir Dokumen Sistem berjalan 44 3.2.3 Diagram Aliran Data ( Data Flow Diagram / DFD ) Sistem Berjalan 51 3.2.3.1 Diagram konteks 51 3.2.3.2 Diagram Nol 53 3.3 Permasalahan yang ditemukan dari system berjalan 54 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 57 4.1 Rancangan Struktur Organisasi Perusahaan 57 4.2 Diagram Alir Dokumen 59 4.3 Rancangan Diagram Data Sistem 68 4.3.1 Rancangan Diagram Konteks 68 4.3.2 Rancangan Diagram Nol 69 4.3.3 Rancangan Diagram Rinci 70 4.4 Data Sistem 75 4.4.1 Kamus Data 75 ix
4.4.1.1 Kamus Data Aliran Data 75 4.4.1.2 Kamus Data Laporan 75 4.4.1.3 Kamus Data Data Store 76 4.4.2 Normalisasi 78 4.4.3 Spesifikasi File 83 4.4.4 Entity Relational Diagram 88 4.5 Perancangan Proses 89 4.5.1 Bagan Terstruktur 89 4.5.2 Spesifikasi Proses 99 4.6 Rancangan Masukan dan Keluaran 107 4.6.1 Rancangan Masukan 107 4.6.1.1 Rancangan Menu 109 4.6.1.2 Rancangan Form 115 4.6.2 Rancangan Keluaran 121 4.6.2.1 Rancangan Formulir 122 4.6.2.2 Rancangan Laporan 129 4.7 Rancangan Implementasi 137 4.7.1 Tata Laksana Sistem yang diusulkan 137 4.7.2 Jadwal Implementasi Sistem 139 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 140 5.1 Simpulan 140 5.2 Saran 141 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVAI xvi xviii L1 x
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Grifone Milria Indonesia 29 Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan 45 Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan) 46 Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan) 47 Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan) 48 Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan) 49 Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan dan Piutang Sistem Yang Berjalan (Lanjutan) 50 Gambar 3.8 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan 52 Gambar 3.9 Diagram Nol Sistem Yang Berjalan 53 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yang Diusulkan 58 Gambar 4.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Sistem Yang Diusulkan 60 Gambar 4.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan) 61 xi
Gambar 4.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan Sistem Yang Diusulkan 62 Gambar 4.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan Sistem Yang Diusulkan 63 Gambar 4.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan) 64 Gambar 4.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan) 65 Gambar 4.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penagihan Sistem Yang Diusulkan 66 Gambar 4.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penagihan Sistem Yang Diusulkan (Lanjutan) 67 Gambar 4.10 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan 68 Gambar 4.11 Diagram Nol Sistem Yang Diusulkan 69 Gambar 4.12 Diagram Rinci1.0 Sistem Yang Diusulkan 70 Gambar 4.13 Diagram Rinci2.0 Sistem Yang Diusulkan 71 Gambar 4.14 Diagram Rinci3.0 Sistem Yang Diusulkan 72 Gambar 4.15 Diagram Rinci4.0 Sistem Yang Diusulkan 73 Gambar 4.16 Diagram Rinci5.0 Sistem Yang Diusulkan 74 Gambar 4.17 Entity Relational Diagram Sistem Yang Diusulkan 88 Gambar 4.18 Bagan Terstruktur SIA Penjualan dan Piutang 89 Gambar 4.19 Bagan Terstruktur Pendataan Pelanggan 90 Gambar 4.20 Bagan Terstruktur Penjualan 91 Gambar 4.21 Bagan Terstruktur Retur Barang 92 xii
Gambar 4.22 Bagan Terstruktur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran 93 Gambar 4.23 Bagan Terstruktur Pembuatan Laporan 94 Gambar 4.24 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Barang 95 Gambar 4.25 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Tanggal 95 Gambar 4.26 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Pelanggan 96 Gambar 4.27 Bagan Terstruktur Laporan Penjualan per Sales 96 Gambar 4.28 Bagan Terstruktur Laporan Retur Penjualan per Barang 97 Gambar 4.29 Bagan Terstruktur Laporan Analisis Piutang 97 Gambar 4.30 Bagan Terstruktur Laporan Piutang per Pelanggan 98 Gambar 4.31 Bagan Terstruktur Laporan Record Pelanggan 98 Gambar 4.32 Rancangan Tampilan Input Password 109 Gambar 4.33 Rancangan Menu Awal 109 Gambar 4.34 Rancangan Menu Pendataan 110 Gambar 4.35 Rancangan Menu Penjualan 111 Gambar 4.36 Rancangan Penjualan Faktur dan DO 112 Gambar 4.37 Rancangan Menu Retur Barang 112 Gambar 4.38 Rancangan Menu Penagihan dan Penerimaan Pembayaran 113 Gambar 4.39 Rancangan Menu Pembuatan Laporan 113 Gambar 4.40 Rancangan Menu Laporan Penjualan 114 Gambar 4.41 Rancangan Form Pendataan Pelanggan 115 Gambar 4.42 Rancangan Form Cek Limit Kredit 116 Gambar 4.43 Rancangan Form Surat Tolakan Order 117 Gambar 4.44 Rancangan Form Delivery Order 117 Gambar 4.45 Rancangan Form Faktur 118 xiii
Gambar 4.46 Rancangan Form Surat Tolakan Retur 118 Gambar 4.47 Rancangan Form Nota Retur 119 Gambar 4.48 Rancangan Form Surat Tagihan 119 Gambar 4.49 Rancangan Form Tanda Terima Pembayaran 120 Gambar 4.50 Rancangan Formulir Faktur 122 Gambar 4.51 Rancangan Formulir Delivery Order 123 Gambar 4.52 Rancangan Formulir Surat Tolakan Order 124 Gambar 4.53 Rancangan Formulir Surat Tolakan Retur 125 Gambar 4.54 Rancangan Formulir Nota Retur 126 Gambar 4.55 Rancangan Formulir Surat Tagihan 127 Gambar 4.56 Rancangan Formulir Tanda TerimaPembayaran 128 Gambar 4.57 Rancangan Laporan Penjualan per Sales 129 Gambar 4.58 Rancangan Laporan Penjualan per Tanggal 130 Gambar 4.59 Rancangan Laporan Penjualan per Barang 131 Gambar 4.60 Rancangan Laporan Penjualan per Pelanggan 132 Gambar 4.61 Rancangan Laporan Retur Penjualan per Barang 133 Gambar 4.62 Rancangan Laporan Piutang per Pelanggan 134 Gambar 4.63 Rancangan Laporan Analisis Piutang 135 Gambar 4.64 Rancangan Laporan Record Pelanggan 136 Gambar 4.60 Bagan Rencana Implementasi 139 xiv
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Simbol Flowchart L1 Lampiran 2 Simbol Data Flow Diagram (DFD) L2 Lampiran 3 Simbol Kamus Data L3 Lampiran 4 Simbol Bagan Terstruktur L4 xi